5 idées utiles pour les paiements d'impôts à distance que vous devez connaître

Points clés à retenir

• 1. L'emplacement influence vos obligations fiscales. En tant que travailleur à distance, vous devez comprendre comment leur lieu de travail et l’état de l’employeur peuvent conduire à une double imposition.
• 2. Les travailleurs à distance internationaux doivent déclarer leurs impôts aux États-Unis. Même lorsqu'ils travaillent à l’étranger, les citoyens américains doivent déposer une déclaration de revenus et considérer les exclusions ou crédits pour revenus étrangers.
• 3. La tenue de registres et la compréhension des lois fiscales sont cruciales. Rester conforme implique de suivre les lieux de travail, de déclarer les comptes étrangers et de bénéficier des conventions fiscales.

Le travail à distance devient sans aucun doute la "nouvelle norme". Les employeurs explorent des solutions de télétravail qui ouvrent des opportunités d’emploi à l’échelle mondiale. Une enquête Gartner a montré que 74 % des directeurs financiers et des responsables financiers prévoient de transférer 5 % à du télétravail. Cela concerne des employés auparavant sur site, donc le passage au statut permanent de télétravail en dit long.

Mais avec ces opportunités de travail à distance viennent aussi des questions fiscales complexes. Le télétravail permet de travailler de n’importe où dans le monde. Mais, la fiscalité est compliquée, surtout lorsque les employés travaillent dans différents États ou pays.

Voici ce que vous devez savoir pour éviter des complications fiscales inattendues.

L’emplacement est essentiel

Votre nouveau lieu de télétravail peut et influencera vos obligations fiscales. Par exemple, certains États aux États-Unis vous demanderont de déposer une déclaration de non-résident, incluant la retenue d’impôt d’État, dès que vous y mettiez les pieds. New York, par exemple, est connu pour imposer les travailleurs à distance en fonction du lieu de leur employeur. Donc, si vous vivez et travaillez dans des États différents, vous risquez une double imposition.

Vos impôts d’État dépendent à la fois de l’emplacement de votre employeur et du lieu où vous travaillez à distance. Cela peut créer des charges fiscales indésirables, surtout dans les États qui recherchent activement des recettes fiscales. Il est essentiel de consulter un conseiller fiscal pour planifier ces situations et s’assurer que vous ne payez pas plus que ce que vous devriez.

Comprendre le nexus : comment les États imposent les travailleurs à distance

En termes fiscaux, le "nexus" est le lien qui détermine les obligations fiscales d’une entreprise dans un État particulier. Pour les travailleurs à distance, ce nexus peut entraîner des taxes supplémentaires. Cela peut se produire si la présence d’un employé dans un autre État établit une présence commerciale pour leur employeur.

Généralement, le nexus d’un État dépend de facteurs comme la propriété, la paie et les ventes. Si vous êtes un travailleur à distance basé dans un autre État que celui de votre employeur, vous pourriez devoir déposer une déclaration d’impôt sur le revenu de non-résident. De plus, vous pourriez être responsable de certaines retenues fiscales dans votre lieu de travail.

Mais, si vous résidez dans un État doté d’un accord multi-États, vous pourriez bénéficier d’une réduction des taxes. Recherchez les accords de réciprocité entre certains États. Certains États offrent également des crédits d’impôt sur le revenu aux résidents travaillant ailleurs, ce qui réduit votre charge fiscale.

Considérations fiscales internationales pour les travailleurs à distance

Pour les citoyens américains déménageant à l’étranger, votre situation fiscale devient plus compliquée. Même si vous travaillez et vivez dans un autre pays, vous devez toujours déposer une déclaration de revenus aux États-Unis, peu importe la durée de votre séjour à l’étranger. Vous devrez choisir entre réclamer un crédit pour les impôts étrangers payés ou exclure tous les revenus étrangers des impôts américains.

Réclamer un crédit peut vous aider à éviter la double imposition. La Foreign Earned Income Exclusion vous permet d’exclure jusqu’à 107 600 $ (année fiscale 2020) de revenus étrangers. Choisir la bonne approche dépend de nombreux facteurs. Il faut considérer votre revenu total, votre emplacement et la législation fiscale du pays, il est donc crucial de consulter un expert fiscal.

Comptes étrangers et obligations déclaratives supplémentaires

Si vous décidez de vivre à l’étranger, soyez conscient des obligations déclaratives supplémentaires. Tout intérêt détenu dans un compte financier étranger d’un montant supérieur à 10 000 $ à tout moment de l’année doit être déclaré. Vous devez le signaler au département du Trésor américain via un Foreign Bank and Financial Accounts Report (FBAR).

Selon vos avoirs, vous devrez peut-être aussi soumettre le Formulaire 8398 à l’IRS. Il est vital de conserver des dossiers précis et de déposer ces rapports pour éviter des pénalités lourdes.

Exigences de déclaration d’État pour les travailleurs à distance

Les déclarations fiscales d’État peuvent être compliquées pour les travailleurs à distance. Des États à forte fiscalité comme New York peuvent vous obliger à payer l’impôt sur le revenu même si le gouvernement fédéral vous a reconnu comme résident étranger.

Les États peuvent vous considérer comme résident à des fins fiscales si vous possédez une propriété, détenez un compte bancaire, ou même simplement si vous avez une carte de bibliothèque là-bas. Si vous envisagez de déménager à l’étranger, il est conseillé d’établir votre résidence dans un État à faible ou sans impôt pour réduire vos obligations fiscales.

Conventions fiscales et mauvaise classification des employés

Les travailleurs à distance internationaux doivent également connaître les conventions fiscales. Celles-ci aident à éviter la double imposition entre pays. Si votre pays de destination possède une convention fiscale avec les États-Unis, cela pourrait signifier des exemptions, crédits ou taux d’imposition réduits, ce qui rend la fiscalité plus avantageuse.

D’un autre côté, les entreprises et les travailleurs doivent faire attention à la mauvaise classification. Si vous êtes considéré comme un entrepreneur plutôt qu’un salarié, vous risquez de manquer des avantages et de faire face à des factures fiscales inattendues. Les entreprises doivent garantir une classification correcte pour éviter des pénalités.

Bonnes pratiques de tenue de registres et déductions

Conserver des dossiers détaillés de vos lieux de travail et de leur durée est essentiel pour prouver votre résidence fiscale et éviter des vérifications. Les travailleurs à distance doivent suivre leurs jours de travail dans chaque État pour démontrer leur conformité. De plus, connaître les déductions auxquelles vous avez droit peut faire économiser de l’argent.

Voici quelques bonnes pratiques pour gérer vos taxes :

1. Établir votre résidence fiscale

Des dossiers précis de vos lieux de travail et de votre temps passé dans chaque endroit sont cruciaux pour établir votre résidence fiscale. En documentant où vous vivez et travaillez, ainsi que la durée, vous pouvez prouver aux autorités fiscales que vous respectez les lois fiscales des États et locales. Ceci est particulièrement important pour les travailleurs à distance qui traversent souvent plusieurs États ou travaillent dans différentes juridictions. La résidence fiscale et les obligations peuvent changer même en cas de relocalisations temporaires.

2. Suivre vos jours de travail pour assurer la conformité

Les travailleurs à distance doivent suivre régulièrement leurs jours de travail dans chaque État pour garantir leur conformité. Cela implique de tenir un journal ou d’utiliser des outils numériques pour enregistrer le nombre de jours consacrés à chaque lieu.

Ces enregistrements peuvent servir de preuve en cas de contrôle fiscal ou de litige sur la résidence, vous aidant à éviter des pénalités ou arriérés d’impôts. Il ne s'agit pas seulement de respecter les exigences des États. Ces dossiers attestent votre conformité aux différentes lois fiscales dans plusieurs régions.

3. Identifier les déductions éligibles

De plus, comprendre quelles déductions vous pouvez réclamer peut entraîner des économies substantielles. De nombreuses juridictions fiscales proposent des déductions spécifiques aux travailleurs à distance.

Par exemple, si vous avez un bureau à domicile, vous pouvez être éligible à déduire certains frais. Cela couvre des aspects comme le loyer, les services publics ou le matériel de bureau, à condition de remplir certains critères. Cependant, les déductions pour bureau à domicile varient énormément entre États et pays. Connaître les règles locales peut faire toute la différence.

4. Utiliser les crédits pour formation et voyage

Certains États et pays offrent des crédits ou déductions pour les dépenses liées à la formation ou aux déplacements. Cela peut inclure des frais pour des cours améliorant vos compétences professionnelles ou des coûts liés à des voyages professionnels.

Il est essentiel d’explorer toutes les options disponibles dans votre État ou pays, car ces déductions peuvent réduire collectivement votre revenu imposable et votre charge fiscale globale. Comprendre ces règles et documenter les dépenses pertinentes vous place dans une position plus favorable lors de la déclaration.

Gérer la fiscalité pour les travailleurs à distance

Le travail à distance ouvre la porte à une main-d'œuvre mondiale, mais apporte aussi des considérations fiscales complexes. Que vous déménagiez d’un État à un autre ou que vous travailliez depuis un pays étranger, il est essentiel de comprendre comment les lois fiscales s’appliquent à vous. En tant qu’Employer of Record, cela peut également faciliter la gestion de ces complexités.

Être conscient de l’impact de votre localisation sur vos impôts, rester conforme aux déclarations, et utiliser crédits et exonérations peut vous aider à éviter la double imposition et à respecter la loi. Maintenir des dossiers clairs et comprendre la réglementation fiscale américaine et internationale est la clé pour profiter de votre expérience de travail à distance sans mauvaises surprises avec les autorités fiscales.

FAQ

Comment mon lieu de travail influence-t-il mes impôts ?

Vos impôts dépendent de votre lieu de résidence et de l’emplacement de votre employeur. Certains États exigent des déclarations pour non-résidents si vous travaillez à distance depuis un autre État.

Les citoyens américains travaillant à l’étranger doivent-ils encore déposer une déclaration fiscale ?

Oui, les citoyens américains doivent déposer une déclaration d’impôt, peu importe où ils se trouvent. Ils peuvent choisir d’exclure leurs revenus étrangers ou de réclamer des crédits pour taxes étrangères payées afin d’éviter la double imposition.

Qu’est-ce que le tax nexus et comment impacte-t-il les travailleurs à distance ?

Le tax nexus désigne un lien qui établit les obligations fiscales dans un État. Pour les travailleurs à distance, résider dans un État différent de celui de leur employeur peut créer des obligations fiscales supplémentaires.