5 idées utiles pour les paiements d'impôts à distance que vous devez connaître

Principaux enseignements

• 1. L'emplacement influence vos obligations fiscales. En tant que travailleur à distance, vous devez comprendre comment leur lieu de travail et l’état de l’employeur peuvent entraîner une double imposition.
• 2. Les travailleurs à distance internationaux doivent déposer des déclarations fiscales américaines. Même en travaillant à l’étranger, les citoyens américains doivent remplir leurs déclarations de revenus et prendre en compte les exclusions ou crédits d’impôt étrangers.
• 3. La tenue de registres et la compréhension des lois fiscales sont essentielles. Rester conforme implique de suivre les lieux de travail, de déclarer les comptes étrangers et de bénéficier des conventions fiscales.

Le travail à distance devient sans aucun doute la « nouvelle normalité ». Les employeurs explorent des solutions de travail à distance qui ouvrent des opportunités d’emploi mondiales. Une enquête Gartner a révélé que 74 % des directeurs financiers et responsables financiers ont l’intention de faire évoluer 5 % de leur personnel vers le travail à distance. Cela concernait auparavant des employés sur site, donc le passage à un statut permanent de travail à distance en dit long.

Mais avec ces opportunités de travail à distance viennent des questions fiscales complexes. Le travail à distance vous permet de travailler depuis n’importe quel endroit, dans le monde entier. Mais, les impôts sont compliqués, surtout lorsque les employés travaillent dans différents États ou pays.

Voici donc ce que vous devez savoir pour éviter des complications fiscales inattendues.

L’emplacement est la clé

Votre nouveau lieu de travail à distance peut et influencera vos obligations fiscales. Par exemple, certains États aux États-Unis vous demanderont de déposer une déclaration pour non-résident, qui inclut la retenue à la source d’impôt d’État, dès que vous y mettez le pied. New York, par exemple, est connu pour imposer les travailleurs à distance en fonction de l’emplacement de leur employeur. Donc, si vous vivez et travaillez dans des États différents, vous risquez une double imposition.

Vos impôts d’État dépendent à la fois de l’emplacement de votre employeur et de votre lieu de travail à distance. Cela peut entraîner des charges fiscales indésirables, notamment dans des États qui recherchent activement des recettes fiscales. Il est essentiel de consulter un conseiller fiscal pour planifier ces situations et garantir que vous ne payez pas plus que vous ne le devriez.

Comprendre le nexus : comment les États taxent les travailleurs à distance

En termes fiscaux, le « nexus » est le lien qui détermine les obligations fiscales d’une entreprise dans un État particulier. Pour les travailleurs à distance, ce nexus peut déclencher des taxes supplémentaires. Cela peut arriver si la présence d’un employé dans un autre État établit une présence commerciale pour leur employeur.

Généralement, le nexus d’un État dépend de facteurs comme la propriété, la paie, et les ventes. Si vous êtes un travailleur à distance basé dans un État autre que celui de votre employeur, vous pourriez devoir déposer une déclaration de revenu pour non-résident. De plus, vous pourriez être responsable des exigences de retenue d’impôt dans votre lieu de travail.

Mais, si vous vivez dans un État avec un accord multi-États, vous pourriez bénéficier d’une réduction d’impôt. Recherchez les accords de réciprocité entre certains États. Certains États offrent aussi des crédits d’impôt sur le revenu aux résidents qui travaillent ailleurs, réduisant ainsi votre charge fiscale.

Considérations fiscales internationales pour les travailleurs à distance

Pour les citoyens américains qui déménagent à l’étranger, votre situation fiscale devient plus compliquée. Même si vous travaillez et vivez dans un autre pays, vous devrez toujours déposer une déclaration de revenus américaine, peu importe la durée de votre séjour à l’étranger. Vous devrez choisir entre demander un crédit pour les impôts étrangers payés ou exclure tous les revenus étrangers de l’impôt américain.

Demander un crédit peut vous aider à éviter la double imposition. L’Exclusion des revenus étrangers permet d’exclure jusqu’à 107 600 $ (année fiscale 2020) de revenus étrangers. Choisir la bonne approche dépend de nombreux facteurs. Il faut prendre en compte des éléments comme vos gains totaux, l’emplacement, et la législation fiscale du pays, il est donc crucial de consulter un expert fiscal.

Comptes étrangers et exigences supplémentaires de déclaration

Si vous choisissez de vivre à l’étranger, soyez conscient des obligations supplémentaires de déclaration. Toute participation à un compte financier étranger avec un solde supérieur à 10 000 $ à un moment donné dans l’année doit être déclarée. Vous devez le signaler au Département du Trésor américain via un rapport sur les Comptes Bancaires et Financiers Étrangers (FBAR).

Selon vos avoirs, vous pourriez également devoir soumettre le formulaire 8398 à l’IRS. Il est vital de tenir des dossiers détaillés et de déposer ces déclarations pour éviter des pénalités lourdes.

Exigences de déclaration d’État pour les travailleurs à distance

Les déclarations fiscales d’État peuvent être complexes pour les travailleurs à distance. Des États à forte taxation comme New York peuvent toujours vous faire payer des impôts sur le revenu même si le gouvernement fédéral vous a reconnu comme résident étranger.

Les États peuvent vous considérer comme résident à des fins fiscales si vous possédez une propriété, maintenez un compte bancaire ou même avez une carte de bibliothèque là-bas. Si vous envisagez de déménager à l’étranger, il est conseillé d’établir votre résidence dans un État à faibles ou sans impôts afin de minimiser vos obligations fiscales.

Conventions fiscales et classification erronée des employés

Les travailleurs à distance internationaux doivent aussi connaître les conventions fiscales. Celles-ci aident à éviter la double imposition entre pays. Si votre pays de destination a une convention fiscale avec les États-Unis, cela pourrait signifier des exemptions, crédits ou taux d’imposition réduits, offrant une situation fiscale plus avantageuse.

D’un autre côté, les entreprises et les travailleurs doivent faire attention à une mauvaise classification. Si vous êtes considéré comme un contractor au lieu d’un employé, vous pourriez perdre des avantages et faire face à des factures fiscales inattendues. Les entreprises doivent assurer une classification précise pour éviter des sanctions.

Meilleures pratiques pour la tenue de registres et les déductions

Tenir des registres détaillés de vos lieux de travail et de leur durée est essentiel pour prouver votre résidence fiscale et éviter les audits. Les travailleurs à distance doivent suivre leurs journées de travail dans chaque État pour démontrer leur conformité. De plus, connaître les déductions auxquelles vous avez droit peut vous faire économiser de l’argent.

Voici quelques bonnes pratiques pour gérer vos impôts :

1. Établir votre résidence fiscale

Des registres précis de vos lieux de travail et du temps passé dans chacun sont cruciaux pour établir votre résidence fiscale. En documentant où vous vivez et travaillez, ainsi que leur durée, vous pouvez démontrer aux autorités fiscales que vous respectez les lois fiscales d’État et locales. Cela est particulièrement important pour les travailleurs à distance qui traversent souvent des frontières d’État ou travaillent dans plusieurs juridictions. La résidence fiscale et les obligations peuvent changer même lors de relocations temporaires.

2. Suivre les jours travaillés pour la conformité

Les travailleurs à distance doivent suivre régulièrement leurs jours de travail dans chaque État pour garantir leur conformité. Cela implique de tenir des journaux ou d’utiliser des outils numériques pour enregistrer le nombre de jours passés à travailler dans chaque lieu.

De tels registres peuvent servir de preuve en cas d’audit fiscal ou de litige sur la résidence, et vous aider à éviter des pénalités importantes ou le paiement d’arriérés. Il ne s’agit pas seulement de respecter les exigences d’État. Ces documents prouvent votre conformité aux diverses lois fiscales des régions concernées.

3. Identifier les déductions éligibles

De plus, comprendre quelles déductions vous pouvez obtenir peut vous faire réaliser d’importantes économies. De nombreuses juridictions fiscales offrent des déductions spécifiques aux travailleurs à distance.

Par exemple, si vous maintenez un bureau à domicile, vous pourriez déduire certaines dépenses, comme le loyer, les services publics ou les fournitures de bureau, à condition de respecter certains critères. Cependant, les déductions pour bureau à domicile varient considérablement entre États et pays. Connaître les règles dans votre région peut faire une grande différence.

4. Exploiter les crédits pour la formation et les déplacements

Certains États et pays offrent des crédits ou déductions pour les frais de formation ou de déplacement. Cela peut inclure des dépenses pour des cours visant à améliorer vos compétences professionnelles ou les coûts engagés lors de déplacements liés au travail.

Il est essentiel d’examiner toutes les options disponibles dans votre État ou votre pays, car ces déductions peuvent réduire votre revenu imposable et diminuer votre charge fiscale globale. Comprendre ces règles et documenter les dépenses pertinentes peut vous mettre dans une meilleure position lors de la déclaration fiscale.

Gérer la fiscalité pour les travailleurs à distance

Le travail à distance ouvre les portes à une main-d’œuvre mondiale, mais introduit aussi des considérations fiscales complexes. Que vous déménagiez d’un État à un autre ou travailliez depuis un autre pays, il est essentiel de comprendre comment les lois fiscales s’appliquent à vous. En tant qu’Employer of Record, embaucher un EOR pourrait aider à simplifier ces complexités.

Être conscient de l’impact de votre localisation sur les impôts, rester conforme aux exigences de déclaration, et tirer parti des crédits et exclusions fiscales peut vous aider à éviter la double imposition et à respecter la législation. Tenir des registres précis et connaître les réglementations fiscales américaines et internationales sont essentiels pour tirer le meilleur parti de votre expérience de travail à distance sans surprises désagréables de la part des autorités fiscales.

FAQ

Comment mon lieu de travail influence-t-il mes impôts ?

Vos impôts dépendent de l’endroit où vous vivez et de celui où votre employeur est basé. Certains États exigent des dépôts pour non-résidents si vous travaillez à distance depuis un autre État.

Les citoyens américains qui travaillent à l’étranger doivent-ils toujours déposer une déclaration ?

Oui, les citoyens américains doivent déposer des déclarations, peu importe leur localisation. Ils peuvent choisir de déduire leurs revenus étrangers ou de demander des crédits pour les impôts étrangers payés afin d’éviter la double imposition.

Qu’est-ce que le nexus fiscal, et comment affecte-t-il les travailleurs à distance ?

Le nexus fiscal est un lien qui établit les obligations fiscales dans un État. Pour les travailleurs à distance, vivre dans un État différent de celui de leur employeur peut entraîner des déclarations fiscales supplémentaires dans cet État.