Impuestos en Malawi

Malawi opera un sistema progresivo de impuestos para las personas, donde las tasas de impuestos sobre la renta aumentan con mayores ingresos. Los empleadores desempeñan un papel crucial en este sistema al retener el impuesto sobre la renta de los salarios de los empleados y remitirlo a la Malawi Revenue Authority (MRA). Además, los empleadores son responsables de contribuir a los esquemas de seguridad social en nombre de sus empleados. Comprender estas obligaciones es esencial para un procesamiento de nómina conforme y la gestión de empleo dentro del país.

El cumplimiento de las leyes fiscales malauíes requiere que los empleadores calculen y remitan con precisión diversos impuestos y contribuciones. Esto incluye no solo el impuesto sobre la renta, sino también las contribuciones a programas de seguridad social obligatorios diseñados para proporcionar beneficios como pensiones. La correcta preparación de registros y la presentación oportuna son componentes clave para cumplir con estos requisitos y evitar sanciones.

Obligaciones del Employer of Record y del impuesto sobre nóminas en Seguridad Social

Los empleadores en Malawi deben contribuir al National Pension Scheme (NPS). Este es un esquema de contribución definida obligatorio. Tanto el empleador como el empleado deben contribuir con un porcentaje de los ingresos brutos mensuales del empleado.

Para el año fiscal 2025, se espera que las tasas de contribución estándar para el National Pension Scheme sean:

• Contribución del Employer of Record: 5% de los ingresos brutos mensuales
• Contribución del Employee: 5% de los ingresos brutos mensuales

La contribución total del 10% de los ingresos brutos debe ser remitida por el empleador al administrador correspondiente del fondo de pensiones antes del 14º día del mes siguiente. No existen otros impuestos de nómina específicos del empleador significativos más allá de la contribución a la pensión y la obligación de retener y remitir PAYE.

Requisitos para la retención del impuesto sobre la renta

Los empleadores son responsables de calcular y retener el impuesto Pay As You Earn (PAYE) de los salarios o sueldos mensuales de sus empleados. El sistema PAYE en Malawi se basa en una escala progresiva de impuestos, lo que significa que los niveles de ingresos más altos se gravan a tasas mayores. El impuesto se calcula sobre los ingresos brutos mensuales del empleado después de deducir las asignaciones o contribuciones aprobadas.

Para el año fiscal 2025, los rangos y tasas de impuesto sobre la renta mensual previstos son los siguientes:

Ingreso mensual (MWK)	Tasa de Impuesto (%)
0 - 100,000	0
100,001 - 300,000	25
300,001 - 600,000	30
600,001 - 1,500,000	35
Más de 1,500,000	40

El empleador debe calcular el impuesto adeudado para cada empleado en función de su ingreso mensual y las bandas y tasas impositivas aplicables. La cantidad de PAYE calculada debe ser deducida del sueldo neto del empleado y remitida a la Malawi Revenue Authority (MRA) antes del 14º día del mes siguiente.

Deducciones de impuestos y asignaciones para empleados

Los empleados en Malawi pueden ser elegibles para ciertas deducciones y asignaciones que pueden reducir su ingreso gravable, disminuyendo así su obligación del PAYE. La principal deducción disponible para los empleados es su contribución obligatoria al National Pension Scheme.

• Contribuciones al National Pension Scheme: La contribución obligatoria del 5% del empleado al NPS generalmente es deducible de su ingreso bruto para fines de cálculo de PAYE.

Otras potenciales asignaciones o beneficios proporcionados por el empleador pueden ser gravables a menos que estén específicamente exentos por la ley fiscal. Es importante que los empleadores identifiquen correctamente los beneficios gravables e incluyan en el cálculo del ingreso bruto para PAYE.

Fechas límite para el cumplimiento fiscal y de informes

Los empleadores en Malawi tienen fechas límite específicas para remitir los impuestos y contribuciones retenidos y para presentar los informes relevantes. Cumplir con estos plazos es crucial para evitar sanciones y cargos por intereses.

• Remesas mensuales de PAYE y pensiones: Tanto el PAYE retenido a los empleados como las contribuciones del empleador y del empleado al National Pension Scheme deben ser remitidas a la MRA y al administrador correspondiente del fondo de pensiones, respectivamente, antes del 14º día del mes siguiente a la nómina.
• Declaraciones anuales de PAYE: Se requiere que los empleadores presenten una declaración anual que resuma las remuneraciones totales pagadas y el PAYE retenido para cada empleado durante el año fiscal. La fecha límite para esta presentación anual suele ser 31 de marzo siguiente al final del año fiscal (que va del 1 de abril al 31 de marzo).

Los empleadores deben mantener registros precisos de la nómina, incluyendo detalles de las ganancias de los empleados, deducciones y impuestos retenidos, ya que estos registros están sujetos a auditoría por parte de la MRA.

Consideraciones fiscales especiales para trabajadores y empresas extranjeras

Las personas extranjeras que trabajan en Malawi y las empresas extranjeras que emplean personal en el país enfrentan consideraciones fiscales específicas.

• Residencia fiscal: Las obligaciones fiscales de los trabajadores extranjeros en Malawi dependen de su condición de residencia fiscal. Las personas consideradas residentes fiscales en Malawi son gravadas sobre sus ingresos mundiales, mientras que los no residentes generalmente solo están gravados sobre ingresos originados en Malawi. La residencia generalmente se determina por la cantidad de días que pasan en el país (por ejemplo, 183 días o más en un año fiscal).
• PAYE para trabajadores extranjeros: Los empleadores de trabajadores extranjeros están obligados a retener PAYE de la misma forma que para los empleados locales, en base a las tasas impositivas progresivas, siempre que el trabajador extranjero gane ingresos por empleo en Malawi.
• Establecimiento Permanente: Una empresa extranjera puede estar sujeta a obligaciones fiscales corporativas en Malawi si establece un establecimiento permanente (EP) en el país. Emplear personal y realizar actividades comerciales puede crear potencialmente un EP.
• Acuerdos de Double Taxation (DTA): Malawi ha firmado Acuerdos de Doble Imposición con varios países. Estos acuerdos pueden afectar el tratamiento fiscal de los trabajadores y empresas extranjeras, ofreciendo alivio en la doble tributación sobre los mismos ingresos. Los empleadores de trabajadores extranjeros de países con DTA deben considerar las disposiciones del acuerdo correspondiente.
• Número de Identificación Fiscal (TPIN): Todos los empleados, incluidos los trabajadores extranjeros, deben tener un Número de Identificación del Contribuyente (TPIN) emitido por la MRA. Los empleadores son responsables de asegurar que sus empleados tengan un TPIN para fines de nómina y reporte fiscal.