Impuestos en Malawi

Malawi opera un sistema de impuestos progresivo para individuos, donde las tasas del impuesto sobre la renta aumentan con mayores ingresos. Los empleadores desempeñan un papel crucial en este sistema al retener el impuesto sobre la renta de los salarios de los empleados y remitirlo a la Malawi Revenue Authority (MRA). Además, los empleadores son responsables de contribuir a los esquemas de seguridad social en nombre de sus empleados. Comprender estas obligaciones es esencial para un procesamiento de nómina conforme y la gestión de empleo dentro del país.

El cumplimiento de las leyes fiscales malauíes requiere que los empleadores calculen y remitan con precisión varios impuestos y contribuciones. Esto incluye no solo el impuesto sobre la renta, sino también las contribuciones a programas obligatorios de seguridad social diseñados para proporcionar beneficios como pensiones. La correcta llevanza de registros y la presentación oportuna son componentes clave para cumplir con estos requisitos y evitar sanciones.

Obligaciones de Seguridad Social y de Impuestos sobre la Nómina del Empleador

Los empleadores en Malawi están obligados a contribuir al National Pension Scheme (NPS). Este es un esquema de contribución definida obligatorio. Tanto el empleador como el empleado deben contribuir con un porcentaje de las ganancias brutas mensuales del empleado.

Para el año fiscal 2025, se espera que las tasas de contribución estándar al National Pension Scheme sean:

• Contribución del Empleador: 5% de las ganancias brutas mensuales
• Contribución del Empleado: 5% de las ganancias brutas mensuales

La contribución total del 10% de las ganancias brutas debe ser remitida por el empleador al administrador del fondo de pensiones respectivo antes del día 14 del mes siguiente. No existen otros impuestos sobre la nómina específicos del empleador más allá de la contribución a la pensión y la obligación de retener y remitir el PAYE.

Requisitos de Retención del Impuesto sobre la Renta

Los empleadores son responsables de calcular y retener el impuesto Pay As You Earn (PAYE) de los salarios o sueldos mensuales de sus empleados. El sistema PAYE en Malawi se basa en una escala progresiva de impuestos, lo que significa que los niveles de ingreso más altos se gravan a tasas mayores. El impuesto se calcula sobre el ingreso mensual bruto del empleado después de deducir cualquier asignación o contribución aprobada.

Para el año fiscal 2025, los tramos y tasas de impuesto sobre la renta mensual previstos son los siguientes:

Ingreso Mensual (MWK)	Tasa de Impuesto (%)
0 - 100,000	0
100,001 - 300,000	25
300,001 - 600,000	30
600,001 - 1,500,000	35
Más de 1,500,000	40

El empleador debe calcular el impuesto debido para cada empleado en función de su ingreso mensual y las correspondientes tasas y tramos de impuesto. La cantidad de PAYE calculada debe ser deducida de la remuneración neta del empleado y remitada a la Malawi Revenue Authority (MRA) antes del día 14 del mes siguiente.

Deducciones y Asignaciones del Impuesto para Empleados

Los empleados en Malawi pueden ser elegibles para ciertas deducciones y asignaciones que pueden reducir su ingreso gravable, lo que disminuye su obligación de PAYE. La principal deducción disponible para los empleados es su contribución obligatoria al National Pension Scheme.

• Contribuciones al National Pension Scheme: La contribución obligatoria del 5% del empleado al NPS suele ser deducible de su ingreso bruto para el cálculo del PAYE.

Otras posibles asignaciones o beneficios provistos por el empleador pueden ser gravables a menos que estén específicamente exentos por la ley fiscal. Es importante que los empleadores identifiquen correctamente los beneficios gravables y los incluyan en el cálculo del ingreso bruto para PAYE.

Plazos de Cumplimiento y Reporte Fiscal

Los empleadores en Malawi tienen plazos específicos para remitir los impuestos y contribuciones retenidos y para presentar los informes correspondientes. Cumplir con estos plazos es crucial para evitar sanciones y cargos por intereses.

• Remesas Mensuales de PAYE y de la Pensión: Tanto el PAYE retenido a los empleados como las contribuciones del empleador y del empleado al National Pension Scheme deben ser remitidos a la MRA y al administrador del fondo de pensiones respectivo, respectivamente, antes del 14º día del mes siguiente a la nómina.
• Declaraciones Anuales de PAYE: Los empleadores deben presentar una declaración anual que resuma las remuneraciones totales pagadas y el PAYE retenido para cada empleado durante el año fiscal. La fecha límite para esta presentación anual generalmente es el 31 de marzo después del cierre del año fiscal (que va del 1 de abril al 31 de marzo).

Los empleadores deben mantener registros precisos de la nómina, incluyendo detalles de las ganancias de los empleados, deducciones y impuestos retenidos, ya que estos registros están sujetos a auditoría por parte de la MRA.

Consideraciones Fiscales Especiales para Trabajadores y Empresas Extranjeras

Las personas extranjeras que trabajan en Malawi y las empresas extranjeras que emplean personal en el país enfrentan consideraciones fiscales específicas.

• Residencia Fiscal: Las obligaciones fiscales de los trabajadores extranjeros en Malawi dependen de su estado de residencia fiscal. Las personas consideradas residentes fiscales en Malawi están gravadas sobre sus ingresos mundiales, mientras que los no residentes generalmente solo sobre los ingresos generados en Malawi. La residencia se determina típicamente por el número de días en el país (por ejemplo, 183 días o más en un año fiscal).
• PAYE para Trabajadores Extranjeros: Los empleadores de trabajadores extranjeros están obligados a retener el PAYE de la misma manera que para los empleados locales, en base a las tasas progresivas, siempre que el trabajador extranjero obtenga ingresos por empleo en Malawi.
• Establecimiento Permanente: Una empresa extranjera puede estar sujeta a obligaciones fiscales corporativas en Malawi si establece un establecimiento permanente (EP) en el país. La contratación de personal y la realización de actividades comerciales pueden crear potencialmente un EP.
• Acuerdos de Doble Imposición (DTAs): Malawi ha suscrito Acuerdos de Doble Imposición con varios países. Estos acuerdos pueden afectar el tratamiento fiscal de los trabajadores y empresas extranjeras, proporcionando alivio para evitar la doble imposición sobre los mismos ingresos. Los empleadores de trabajadores extranjeros de países con DTA deben considerar las disposiciones del acuerdo correspondiente.
• Número de Identificación Fiscal (TPIN): Todos los empleados, incluidos los trabajadores extranjeros, deben tener un Número de Identificación Fiscal (TPIN) emitido por la MRA. Los empleadores son responsables de asegurar que sus empleados tengan un TPIN para fines de reporte de nómina e impuestos.