Navigating the complexities of employment taxation is a critical aspect of operating in any country, and Kenya is no exception. The Kenyan tax system, overseen primarily by the Kenya Revenue Authority (KRA), requires employers to understand and comply with various obligations related to their workforce. This includes correctly calculating and remitting payroll taxes, social security contributions, and ensuring accurate income tax withholding from employee salaries.
Compliance with Kenyan tax laws is essential for businesses to avoid penalties, interest, and legal issues. Both employers and employees have distinct responsibilities regarding contributions and deductions, which are designed to fund public services and social welfare programs. Understanding these requirements is key to smooth and lawful business operations in Kenya.
Employer of Record y Obligaciones de Impuestos sobre la Seguridad Social y de Nómina
Los empleadores en Kenia son responsables de contribuir a varios esquemas obligatorios de seguridad social y nómina en nombre de sus empleados. Las contribuciones principales incluyen el National Social Security Fund (NSSF) y el National Hospital Insurance Fund (NHIF).
National Social Security Fund (NSSF)
El NSSF es un esquema obligatorio de ahorro para la jubilación. Las contribuciones son compartidas entre el empleador y el empleado. La Ley del NSSF, 2013, introdujo una estructura de contribución por niveles basada en los ingresos pensionables mensuales de un empleado.
Para 2026, se espera que las contribuciones sigan la implementación faseada de la Ley del NSSF, 2013. La contribución se calcula en base a dos niveles de ingresos pensionables:
- Nivel I: Ingresos hasta el Límite Inferior (KSh 9,000 por mes).
- Nivel II: Ingresos entre el Límite Inferior y el Límite Superior (KSh 108,000 por mes).
La tasa total de contribución es del 12% de los ingresos pensionables, dividida en partes iguales entre el empleador y el empleado (6% cada uno).
| Nivel | Rango de Ingresos Pensionables | Contribución Mensual Total (12%) | Parte del Empleador | Parte del Empleado |
|---|---|---|---|---|
| Nivel I | Hasta KSh 9,000 | KSh 1,080 | KSh 540 | KSh 540 |
| Nivel II | KSh 9,001 a KSh 108,000 | KSh 11,880 (sobre KSh 99,000) | KSh 5,940 | KSh 5,940 |
| Máximo | KSh 108,000 | KSh 12,960 | KSh 6,480 | KSh 6,480 |
Los empleadores deben registrarse en el NSSF y remitir las contribuciones mensualmente, antes del día 9 del mes siguiente.
National Hospital Insurance Fund (NHIF)
El NHIF es un esquema obligatorio de seguro de salud. Las contribuciones se basan en los ingresos brutos mensuales de un empleado. La contribución se deduce únicamente del salario del empleado, pero el empleador es responsable de remitirla al NHIF.
| Ingreso Bruto Mensual | Contribución Mensual |
|---|---|
| Hasta KSh 5,999 | KSh 150 |
| KSh 6,000 - 7,999 | KSh 300 |
| KSh 8,000 - 11,999 | KSh 400 |
| KSh 12,000 - 14,999 | KSh 500 |
| KSh 15,000 - 19,999 | KSh 600 |
| KSh 20,000 - 24,999 | KSh 750 |
| KSh 25,000 - 29,999 | KSh 850 |
| KSh 30,000 - 34,999 | KSh 900 |
| KSh 35,000 - 39,999 | KSh 950 |
| KSh 40,000 - 44,999 | KSh 1,000 |
| KSh 45,000 - 49,999 | KSh 1,100 |
| KSh 50,000 - 59,999 | KSh 1,200 |
| KSh 60,000 - 69,999 | KSh 1,300 |
| KSh 70,000 - 79,999 | KSh 1,400 |
| KSh 80,000 - 89,999 | KSh 1,500 |
| KSh 90,000 - 99,999 | KSh 1,600 |
| KSh 100,000 y arriba | KSh 1,700 |
Los empleadores deben registrarse en el NHIF y remitir las contribuciones mensualmente, antes del día 9 del mes siguiente.
Requisitos de Retención del Impuesto sobre la Renta
Los empleadores están obligados a retener el impuesto sobre la renta de los salarios y remuneraciones de sus empleados bajo el sistema Pay As You Earn (PAYE). Este impuesto retenido se remite a la KRA en nombre del empleado. La retención PAYE se calcula en base a los ingresos imponibles del empleado después de considerar deducciones y derechos permitidos.
El ingreso imponible incluye salario básico, asignaciones, beneficios (salvo que estén específicamente exentos) y bonificaciones.
Las tasas del impuesto sobre la renta para residentes son progresivas, es decir, los ingresos mayores se gravan a tasas más altas. Para 2026, se espera que las bandas y tasas de impuestos sean las siguientes:
| Ingreso Mensual Imponible | Ingreso Anual Imponible | Tasa de Impuesto |
|---|---|---|
| Hasta KSh 24,000 | Hasta KSh 288,000 | 10% |
| KSh 24,001 - 32,333 | KSh 288,001 - 388,000 | 25% |
| KSh 32,334 - 500,000 | KSh 388,001 - 6,000,000 | 30% |
| KSh 500,001 - 800,000 | KSh 6,000,001 - 9,600,000 | 35% |
| Más de KSh 800,000 | Más de KSh 9,600,000 | 40% |
Los empleadores deben calcular la cantidad correcta de PAYE para cada empleado en función de sus ingresos mensuales y las bandas y tasas correspondientes, considerando cualquier relief fiscal aplicable.
Deducciones y Subsidios de Impuestos para Empleados
Los empleados en Kenia tienen derecho a ciertos subsidios fiscales y pueden reclamar deducciones que reducen su ingreso gravable, disminuyendo así su obligación de PAYE. Los empleadores deben considerar estos en el cálculo de PAYE.
Reducción Personal: Un subsidio mensual fijo otorgado a todas las personas residentes. Para 2026, se espera que este subsidio sea de KSh 2,400 mensuales (KSh 28,800 anuales). Esta cantidad se deduce directamente de la obligación fiscal calculada.
Reducción por Seguro: Disponible para empleados que pagan primas de seguros de vida, seguros de salud o pólizas educativas para sí mismos, su cónyuge o hijos. La reducción se concede al 15% de las primas pagadas, con un tope de KSh 5,000 mensuales (KSh 60,000 anuales).
Reducción por Intereses Hipotecarios: Disponible para empleados que han contraído un préstamo hipotecario en una institución financiera registrada para comprar o mejorar su vivienda residencial ocupada por ellos. La reducción se otorga sobre los intereses pagados, con un tope de KSh 8,333.33 mensual (KSh 100,000 anuales).
Reducción por Vivienda Asequible: Introducida para apoyar el Impuesto a la Vivienda Asequible. La reducción se concede al 15% de la contribución del empleado al Impuesto a la Vivienda Asequible, con un tope de KSh 2,400 mensuales.
Contribuciones a Pensiones: Las contribuciones obligatorias a esquemas de pensión registrados (como NSSF) y las contribuciones voluntarias a esquemas aprobados son deducibles del ingreso imponible, sujeto a ciertos límites.
Los empleadores deben obtener la documentación necesaria de los empleados para aplicar correctamente subsidios y deducciones.
Plazos de Cumplimiento y Presentación de Informes de Impuestos
Los empleadores tienen plazos estrictos para presentar declaraciones y remitir impuestos y contribuciones en Kenia. El incumplimiento resulta en sanciones e intereses.
- PAYE mensual, NSSF y NHIF: Los empleadores deben presentar declaraciones y remitir las retenciones de PAYE y contribuciones para NSSF y NHIF antes del 9º día del mes siguiente. La presentación y el pago generalmente se realizan electrónicamente a través del portal iTax de la KRA y los portales respectivos de NSSF/NHIF.
- Declaraciones anuales de PAYE: Los empleadores deben presentar una declaración anual (formulario P10) que resuma los emolumentos totales pagados y el PAYE retenido para todos los empleados durante el año. Esta declaración se presenta antes del último día de febrero posterior al fin del año calendario (p. ej., para el año que termina el 31 de diciembre de 2025, el P10 debe presentarse antes del 28 de febrero de 2026). Además, los empleadores deben proporcionar a cada empleado un formulario P9A detallando sus ingresos y deducciones de PAYE durante el año.
- Otras declaraciones anuales: Dependiendo de la estructura y actividades del negocio, también vencen otras declaraciones anuales como la declaración del impuesto sobre la renta empresarial en fechas específicas.
Mantener registros precisos de la nómina es crucial para informar de manera oportuna y correcta.
Consideraciones Fiscales Especiales para Trabajadores y Empresas Extranjeras
Los trabajadores y empresas extranjeras que operan en Kenia enfrentan consideraciones fiscales específicas según su situación de residencia y la naturaleza de sus actividades.
Trabajadores Extranjeros:
- Estatús de Residencia: Las obligaciones fiscales de un trabajador extranjero dependen de si se considera residente o no residente para efectos fiscales. La residencia generalmente se determina por la cantidad de días en Kenia (183 días en un año fiscal o un promedio de 122 días en tres años consecutivos, entre otros criterios).
- Tasas de Impuesto: Los trabajadores extranjeros residentes son gravados sobre sus ingresos mundiales a las mismas tasas progresivas que los ciudadanos kenianos. Los trabajadores no residentes solo se gravan sobre los ingresos obtenidos en Kenia. Las tasas de impuestos para no residentes en ingresos laborales generalmente son las mismas que las de residentes, pero no tienen derecho a subsidios personales.
- PAYE: Los empleadores deben aplicar PAYE a los ingresos de los trabajadores extranjeros que obtengan ingresos en Kenia, independientemente de su estatús de residencia, aunque los cálculos pueden diferir ligeramente para no residentes (sin subsidios personales).
- Seguridad Social: Los trabajadores extranjeros en misión temporal o bajo contratos específicos pueden estar exentos de contribuciones al NSSF si están cubiertos por un esquema de seguridad social en su país de origen con un acuerdo recíproco con Kenia. El NHIF generalmente es obligatorio para todos los empleados que obtengan ingresos en Kenia.
Empresas Extranjeras:
- Establecimiento Permanente (EP): La obligación fiscal de una empresa extranjera en Kenia depende de si establece un establecimiento permanente (EP). Un EP generalmente surge si la empresa tiene un lugar fijo de negocios o realiza actividades en Kenia por un período significativo.
- Impuesto sobre Sociedades: Si una empresa extranjera tiene un EP en Kenia, es responsable del impuesto sobre la renta de las sociedades por las ganancias atribuibles a ese EP, a la tasa de impuesto corporativo vigente (actualmente 30%). Si no existe un EP, la empresa aún puede estar sujeta a retenciones fiscales sobre ciertos tipos de ingresos fuente en Kenia (por ejemplo, tarifas de gestión, regalías).
- Obligaciones del Empleador: Una empresa extranjera
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