Impuestos en España

España opera un sistema fiscal integral que incluye componentes tanto nacionales como regionales, impactando tanto a empleadores como a empleados. Comprender estas obligaciones es crucial para las empresas que operan en el país, ya sea empleando talento local o extranjero. Los impuestos principales relevantes para el empleo son el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y las contribuciones a la Seguridad Social. Los empleadores son responsables de calcular, retener y remitir estos montos a las autoridades correspondientes, asegurando el cumplimiento de las leyes laborales y fiscales españolas.

Navegar por las complejidades de la nómina y las regulaciones fiscales españolas requiere atención cuidadosa a los detalles, ya que las reglas pueden variar ligeramente según los gobiernos regionales y las circunstancias específicas de los empleados. Una gestión adecuada de estos procesos garantiza el cumplimiento legal, evita sanciones y mantiene relaciones positivas con los empleados al manejar con precisión sus contribuciones fiscales y de seguridad social.

Obligaciones del Employer de Record y de la Nómina en Seguridad Social

Los empleadores en España están obligados a contribuir al sistema de Seguridad Social en nombre de sus empleados. Estas contribuciones cubren diversos beneficios, incluyendo jubilación, desempleo, baja por enfermedad y formación profesional. La base de cotización generalmente es el salario bruto del empleado, sujeto a límites mínimos y máximos que se actualizan anualmente.

La tasa total de contribución a la Seguridad Social se divide entre el employer y el employee. La mayor parte la paga el employer. Las tasas específicas varían dependiendo del tipo de contrato y la categoría profesional del empleado, pero se aplican tasas estándar en la mayoría de las situaciones laborales comunes.

Concepto	Tasa del Employer	Tasa del Employee	Tasa Total
Contingencias comunes	23.60%	4.70%	28.30%
Desempleo	5.50%	1.55%	7.05%
Formación profesional	0.60%	0.10%	0.70%
Fondo de Garantía Salarial (FOGASA)	0.20%	0.00%	0.20%
Total (Estándar)	29.90%	6.35%	36.25%

Nota: Las tasas de desempleo pueden variar ligeramente para contratos temporales.

Además, los empleadores deben contribuir para cubrir accidentes laborales y enfermedades profesionales. Esta tasa es variable y depende del sector de actividad de la empresa y del riesgo asociado al trabajo del empleado, oscilando aproximadamente entre 0.9% y más del 7%.

La base de cotización a la Seguridad Social está limitada por un tope mensual máximo, que se ajusta cada año. Para 2025, se espera que este límite se actualice respecto a las cifras del año anterior. Las contribuciones se calculan mensualmente en base al salario bruto del empleado hasta esa base máxima.

Requisitos de Retención del Impuesto sobre la Renta

Los empleadores son responsables de retener el Impuesto sobre la Renta (IRPF) de los salarios de los empleados y remitirlo a la Agencia Tributaria. El IRPF es un impuesto progresivo, es decir, la tasa aumenta con los ingresos. La cantidad a retener se calcula en función de los ingresos anuales esperados del empleado, circunstancias personales y familiares (como estado civil, número de hijos, discapacidad), y ciertos gastos deducibles.

El cálculo de la tasa de retención es complejo y generalmente se realiza utilizando software oficial o herramientas en línea proporcionadas por la Agencia Tributaria. La tasa se aplica a la renta gravable del empleado después de considerar ciertas reducciones y deducciones.

Se espera que los tramos y tasas del IRPF nacional para 2025 sigan una estructura progresiva similar a la de años anteriores. Los gobiernos regionales también tienen la facultad de establecer sus propias tasas para una parte de la base imponible, lo que conduce a variaciones en la carga fiscal total dependiendo de la residencia del empleado.

A continuación, los tramos y tasas nacionales del IRPF previstos para 2025. Las tasas regionales se aplican además de estas tasas nacionales, usando normalmente tramos similares pero con diferentes porcentajes.

Ingreso Gravable (€)	Tasa Nacional
Hasta 12,450	9.50%
12,450.01 - 20,200	12.00%
20,200.01 - 35,200	15.00%
35,200.01 - 60,000	18.50%
60,000.01 - 300,000	22.50%
Más de 300,000	24.50%

Nota: Estas son las tasas nacionales. La tasa total es la suma de la tasa nacional y la tasa regional aplicable.

Los empleadores deben obtener información sobre la situación personal y familiar del empleado (generalmente mediante el Formulario 145) para calcular la tasa de retención correcta. Cualquier cambio en las circunstancias durante el año puede requerir una recalculación de la tasa.

Deducciones y Asignaciones Fiscales para Empleados

Los empleados en España pueden beneficiarse de varias deducciones y asignaciones que reducen su renta gravable y, en consecuencia, su carga fiscal por IRPF. Estos se consideran al calcular la tasa de retención y también al presentar su declaración anual de impuestos.

Las principales deducciones y asignaciones incluyen:

• Asignaciones Personales y Familiares: Se conceden asignaciones estándar según la edad, número de dependientes (hijos, ascendientes) y discapacidad. Estas deducciones se restan del ingreso bruto para determinar la base imponible.
• Gastos relacionados con el Trabajo: Ciertos gastos laborales, como cuotas sindicales obligatorias o costes de defensa legal en disputas laborales, pueden deducirse.
• Contribuciones a la Seguridad Social: La parte del empleado en las cotizaciones a la Seguridad Social es deducible del ingreso bruto.
• Contribuciones a Planes de Pensiones: Las contribuciones a planes de pensiones privados aprobados son deducibles, sujetos a unos límites.
• Deducciones por Vivienda: Aunque la deducción general por adquisición de vivienda habitual fue en gran medida eliminada, todavía pueden aplicarse reglas transitorias para propiedades compradas antes de 2013. Los gobiernos regionales también pueden ofrecer deducciones relacionadas con la vivienda (por ejemplo, deducciones por alquiler).
• Otras Deducciones: Estas pueden incluir deducciones por donaciones a ONGs, inversiones en determinadas nuevas empresas, y deducciones regionales específicas (por ejemplo, gastos educativos, nacimiento de hijos).

Los importes específicos para las asignaciones personales y familiares y las reglas para otras deducciones se establecen anualmente y pueden variar ligeramente según la región.

Plazos de Cumplimiento Fiscal y Presentación de Declaraciones

Los empleadores en España tienen plazos estrictos para informar y remitir las retenciones de IRPF y las contribuciones a la Seguridad Social.

• Contribuciones a la Seguridad Social: Se pagan normalmente mensualmente. La fecha límite para el pago es el último día del mes calendario siguiente al mes en que se pagaron los salarios. El pago generalmente se realiza de forma electrónica.
• Retenciones de IRPF: Las cantidades retenidas de IRPF se reportan y pagan trimestral o mensualmente, dependiendo del tamaño de la empresa y el volumen de retenciones.
  • Trimestral: Para la mayoría de las pymes y autónomos, se presentan trimestralmente el Modelo 111 (ingresos por trabajo y actividades profesionales) y el Modelo 115 (ingresos por alquileres urbanos). La fecha límite es el día 20 del mes siguiente al cierre del trimestre (20 de abril, 20 de julio, 20 de octubre, 20 de enero).
  • Mensual: Las grandes empresas con volumen de operaciones importante o con altas retenciones deben presentar mensualmente los Modelos 111 y 115. La fecha límite es el día 20 del mes siguiente.
• Resumen Anual: Los empleadores deben presentar declaraciones resumen anuales.
  • Modelo 190: Resumen anual de todas las retenciones de IRPF declaradas en el Modelo 111 durante el año. La fecha límite suele ser el 31 de enero del año siguiente.
  • Modelo 180: Resumen anual de todas las retenciones de IRPF declaradas en el Modelo 115 durante el año. La fecha límite suele ser el 31 de enero del año siguiente.
  • Resumen Anual de la Seguridad Social: Aunque no es un formulario único como los resúmenes del IRPF, los empleadores deben asegurarse de reportar correctamente todas las contribuciones mensuales mediante el sistema online de la Seguridad Social (Sistema RED).

El incumplimiento de estos plazos o la presentación incorrecta puede acarrear sanciones, recargos e intereses.

Consideraciones fiscales especiales para trabajadores y empresas extranjeras

España tiene reglas específicas para trabajadores y empresas extranjeras, dependiendo de su condición de residencia fiscal y la naturaleza de su presencia en el país.

• Residencia fiscal: Las personas generalmente se consideran residentes fiscales en España si pasan más de 183 días en un año natural en el país o si su centro de intereses económicos principales está en España. Los residentes tributan por su renta mundial, mientras que los no residentes en general solo tributan por los ingresos de fuente española.
• Impuesto sobre la Renta de No Residentes (IRNR): Los empleados no residentes que trabajen en España están sujetos a IRNR, generalmente a una tasa fija sobre su renta bruta, sin la escala progresiva ni muchas deducciones disponibles para residentes. La tasa estándar para ingresos por trabajo de no residentes es del 24%. Para residentes de países de la UE/EEE con convenio de intercambio de información, la tasa sobre ciertos tipos de ingresos puede ser menor.
• Regimen fiscal especial (Ley Beckham): Trabajadores extranjeros altamente cualificados que se trasladen a España pueden optar por un régimen fiscal especial (conocido como la "Ley Beckham"). Este régimen les permite tributar como no residentes durante los primeros seis años en España, independientemente del número de días en el país. Bajo este régimen, los ingresos por empleo hasta €600.000 se gravan a una tasa fija del 24%, mientras que los ingresos superiores a este umbral se gravan al 47%. Otros tipos de ingresos (como dividendos, intereses) suelen tributar a tasas planas (por ejemplo, 19%, 21%, 23%). Este régimen puede ser beneficioso para altos ingresos, ya que evita las tasas progresivas más altas del IRPF y limita la tributación a ingresos de fuente española (con algunas excepciones). Se requieren condiciones estrictas para calificar y mantener este régimen.
• Empresas extranjeras: Una empresa extranjera que emplea trabajadores en España puede necesitar registrarse como employer de record ante la Seguridad Social española y la Agencia Tributaria, incluso si no tiene un establecimiento permanente en el país. Esto es necesario para cumplir con las obligaciones del employer respecto a las contribuciones a la Seguridad Social y la retención de IRPF. Los requisitos específicos dependen de si la empresa emplea directamente a personas bajo la legislación laboral española o las contrata bajo otros arreglos. Un Employer of Record puede ayudar a las empresas extranjeras a navegar estas complejidades y asegurar un cumplimiento completo sin necesidad de establecer una entidad local.