Penalizaciones para los empleadores que presentan los formularios W-2 tarde ante el IRS

No es tan común que los empleadores olviden presentar sus formularios W2 ante el IRS antes de la fecha límite del 31 de enero. Pero puede suceder, y si eso ocurre, necesitas saber con qué estás tratando.

El incumplimiento se trata con bastante estricta severidad por parte del IRS porque desean desalentar esta conducta, así que, desafortunadamente, habrá sanciones por la presentación tardía. Analizaremos los tipos de sanciones que puedes esperar pagar, cuánto tiempo tienes para corregir el problema y qué pasos puedes tomar para evitar sanciones en el futuro.

Puntos clave

• Los empleadores deben presentar los formularios W2 ante el IRS antes del 31 de enero para evitar pagar sanciones.
• Las sanciones por presentación tardía oscilan entre $60 y $340 por formulario. Las multas por descaro intencional son de $680+ por formulario.

¿Por qué es importante presentar el formulario W2 antes de la fecha límite?

El formulario W2 es la declaración principal de salarios y impuestos requerida por el Internal Revenue Service (IRS) y la Social Security Administration (SSA). La declaración muestra el impuesto sobre la renta, el impuesto de seguridad social y el impuesto de Medicare que se han retenido de los salarios de los empleados durante un determinado año fiscal. Estas agencias federales reconcilian los números de reporte de salarios y retenciones fiscales basándose en estos informes.

Si el problema se extiende a que el empleador no proporciona un W2 al empleado antes de la fecha límite, entonces las declaraciones de impuestos personales tampoco podrán completarse.

Podemos imaginar la disrupción que esto causa cuando los empleadores no presentan los formularios W2 a tiempo. No solo el IRS y la SSA no pueden concluir rápidamente el año fiscal, sino que los empleados deben presentar formularios alternativos, y también pueden pagar sanciones por presentación tardía si no están al tanto de procedimientos alternativos.

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¿Por qué debes pagar sanciones por presentaciones tardías del W2?

De nuestra discusión, las implicaciones de presentar los W2 tarde quedan más claras. Debido a que provoca disrupciones en múltiples procesos gubernamentales, el IRS quiere desalentar el incumplimiento generalizado. Las sanciones son una respuesta punitiva por no presentar o presentar con retraso. La teoría es que cuando las personas sienten el peso en su bolsillo, esto disuade errores futuros.

Por esta razón, es improbable que puedas evitar pagar sanciones por presentaciones tardías del W2. El IRS es bastante coherente en aplicar las reglas de penalización. Para transgresiones graves y continuadas, el IRS incluso puede imponer sanciones penales, pero tales casos pueden evitarse simplemente manteniéndose en cumplimiento.

Cronogramas exactos de presentación del formulario W2

El plazo principal para presentar el W2 es el 31 de enero de cada año. Si este día cae en fin de semana o feriado público, generalmente se interpreta como el primer día hábil después de esa fecha. El IRS publica los plazos exactos para cada temporada fiscal, y estos aplican tanto a presentaciones en papel como electrónicas. Los empleadores deben enviar las copias a los empleados antes de esa misma fecha.

Cualquier persona que planee solicitar una extensión para presentar un W2 a la SSA debe hacerlo antes de la fecha límite. Esto se realiza usando el Formulario 8809, que aplica para la presentación de declaraciones informativas (W2, y 1099-NEC para contratistas independientes incluidos). Las extensiones son por un período de 30 días y solo se otorgan por razones específicas, como desastres naturales, incendios o enfermedades graves.

Sanciones potenciales por presentaciones tardías del W2

Una vez que pasa la fecha límite del 31 de enero (u otra publicada), se activan automáticamente las sanciones por formularios W2 pendientes. Por eso, presentar a tiempo es tan crucial. Cuando begins a incurrir en sanciones, puedes esperar que estas aumenten hasta que envíes la información necesaria. Es poco probable que sean exoneradas, y más retrasos pueden llevar a acciones más severas.

Las sanciones se calculan por formulario y pueden ser ajustadas por inflación. Las fallas en las declaraciones informativas se penalizan en función de una estructura escalonada. Básicamente, esto significa que mientras más tardes en presentar los formularios, más pagarás en sanciones.

Límite de Tiempo	Sanción	Sanción máxima
Presentado dentro de 30 días tras la fecha límite	$60 por formulario	$664,500 por año. $232,500 para pequeñas empresas.
31 días - 1 de agosto	$130 por formulario	$1,993,500 por año. $664,500 para pequeñas empresas
Después del 1 de agosto	$340 por formulario	$3,987,000 por año.$1,329,000 para pequeñas empresas
Descaro intencional	$680 por formulario	Sin límite superior

La IRS determina ‘descaro intencional’ usando varios criterios, incluyendo:

• Si tienes antecedentes de presentar W2 atrasados.
• La rapidez con la que se abordó el problema una vez que se determinó que la presentación del W2 fue tardía.
• La respuesta a las solicitudes del IRS para rectificar el problema.
• Si hubo una decisión empresarial intencional de omitir la presentación del W2 para evitar otras obligaciones financieras. Esto se considera muy grave y puede atraer sanciones, multas o cargos separados.

Si una empresa puede demostrar una razón seria para el incumplimiento (como un desastre natural, la muerte del propietario, enfermedad grave, etc.), o que un profesional fiscal proporcionó información incorrecta, el IRS no clasificará el incumplimiento como descaro intencional.

Otras razones por las cuales se pueden emitir sanciones relacionadas con los formularios W2

Hay varias otras razones por las que pueden emitirse sanciones contra las presentaciones de W2. Generalmente, estas corresponden a errores relacionados con la precisión de la información, y se imponen porque interfieren con los reportes realizados por las autoridades federales.

• Números de identificación fiscal (TIN) faltantes.
• Información requerida omitida.
• Presentar formularios en papel cuando se requiere presentación electrónica.
• No proporcionar copias a los empleados.
• Presentar formularios falsificados.

Un empleador podría enfrentar sanciones adicionales costosas dependiendo de lo ocurrido. Por ejemplo, información incorrecta puede corregirse usando los formularios W2c y W3, y debe hacerse lo antes posible después de la fecha límite. Pero si el IRS identifica un posible fraude, el negocio enfrenta sanciones civiles y potencialmente procedimientos penales.

Para empresas que gestionan empleados remotos (localmente o globalmente) la conformidad con W2 puede ser compleja. Al asociarse con un Employer of Record, puedes transferir la responsabilidad de cumplimiento regulatorio fuera de tu negocio. Habla con un experto de Rivermate sobre cómo funcionaría esto.

Qué puedes hacer ahora mismo para rectificar presentaciones tardías de W2

Si has perdido la fecha límite del W2, requiere una acción decisiva. No esperes hasta la próxima temporada fiscal. Si puedes rectificar el problema dentro de los 30 días posteriores a la fecha límite, pagarás la sanción menor de $60 por formulario en comparación con $340 o más.

1. Presenta dentro de los 30 días posteriores a la fecha límite

Envía tus formularios W2 pendientes a la Social Security Administration (SSA) lo antes posible (verificando que la información sea precisa antes de enviar). Se recomienda en este momento usar el portal SSA Business Service Online para una presentación rápida y confirmación de recibo. Aún pagarás una multa por presentación tardía de $60 por formulario, a menos que hayas solicitado y te hayan concedido una extensión.

2. Presenta antes del 1 de agosto

Si no puedes cumplir con el primer plazo de 30 días, tu siguiente objetivo urgente debe ser hacer una presentación precisa antes del 1 de agosto, a más tardar. Si no has emitido formularios W2 a los empleados entre el 31 de enero y el final de la temporada fiscal, debes priorizar esto. Las sanciones ahora serán de $130 por formulario, con un monto máximo de $1,993,500 y $664,500 para pequeñas empresas. La cifra aumenta sustancialmente en función del retraso.

El siguiente paso implicará sanciones mucho mayores y posibles auditorías para determinar las causas del incumplimiento. Esa etapa debe evitarse si es posible, ya que pone a los empleadores en muchas dificultades.

3. Corregir errores en las presentaciones del W2
Si el problema es con información incorrecta u omitida, lo más sencillo es presentar el formulario correcto dentro de los 30 días posteriores a la fecha límite (lo antes posible).

4. Prevenir exposiciones repetidas
Al mismo tiempo que corriges el problema actual, implementa estos pasos sencillos para evitar pagar sanciones en el futuro.

• Realiza una conciliación de nómina antes del cierre del año, asegurando que toda la información sea precisa. Siempre verifica los W2 antes de enviar.
• Verifica todos los TIN de empleados y contratistas independientes antes del cierre del año.
• Asigna a una persona la responsabilidad de presentar los W2 y otras declaraciones informativas, y asegúrate de que cumpla con los plazos establecidos.
• Usa un software de nómina que te ayude a preparar los W2 en un formato aceptado por la SSA.

Conclusión

Las sanciones por no presentar o presentar tarde los formularios W2 al SSA conllevan sanciones punitivas sustanciales para los empleadores. Cuanto más tardes en corregir el asunto, mayores serán las sanciones que tendrás que pagar.

El objetivo principal es rectificar la situación lo antes posible y responder rápidamente a cualquier comunicación del IRS que se active por incumplimiento.

Para empleadores con situaciones laborales particulares, como trabajadores remotos globales (incluidos ciudadanos de EE. UU.) y contratistas independientes, existe una solución en la forma de un Employer of Record o Contractor of Record, quienes velarán porque se cumpla toda la normativa regulatoria. Esto transferirá totalmente la responsabilidad de las presentaciones del W2 o 1099-NEC fuera de tu negocio.

Preguntas frecuentes: Sanción por no enviar W2 al empleador

1. ¿Puede un empleador tener problemas por no enviar el W2?

Sí, un empleador puede tener problemas por no enviarlo antes de la fecha límite establecida. Las sanciones se aplican una vez que pasa el plazo, en función de un esquema escalonado. Cuanto más tiempo permanezcan pendientes los formularios, mayor será la multa. En casos de incumplimiento intencional o negligente (definido como la negativa consciente y deliberada a cumplir con una solicitud), pueden tomar medidas más graves.

2. ¿Qué pasa cuando un empleador no envía un W2?

Un empleador está obligado por ley a brindar un W2 a un empleado antes del 31 de enero (o la fecha establecida más cercana). Un empleado debe contactar al empleador una vez pasada esa fecha para solicitar el formulario; si no recibe respuesta, puede llamar al IRS al 800-829-1040 después del 15 de febrero. Si no ha recibido el formulario antes de la fecha fiscal, puede usar el Formulario 4852 para presentar la información.

3. ¿Qué formularios deben presentar los empleadores a la IRS para contratistas independientes?

La IRS requiere que los empleadores presenten dos formularios diferentes por la compensación. Uno para los salarios del empleado, llamado formulario W2. El otro para contratistas independientes, el Formulario 1099-NEC (compensación a no empleados). El 1099-NEC debe presentarse antes del 31 de enero, e informa pagos de $600+ por el año fiscal. Si un contratista independiente no ha presentado un formulario W9, se requerirá hacer una “retención de respaldo” en los pagos y luego presentar el Formulario 945 para reportar esto.