¿Cuándo debes usar un employer of record vs. una agencia de staffing?

Contratar a través de fronteras o incluso escalar rápidamente en un mismo mercado no es sencillo. Los fundadores, líderes de RR. HH. y equipos de operaciones a menudo luchan con una pregunta crítica: ¿cómo podemos incorporar talento rápidamente mientras nos mantenemos en conformidad y evitamos costos inesperados?

Elegir el modelo de contratación equivocado puede exponer a las empresas a riesgos de cumplimiento, trabajadores mal clasificados o una carga administrativa creciente. En 2025, los trabajadores en roles como transporte o construcción perdieron más de $20,000 por año en ingresos debido a la mala clasificación, mientras que los empleadores enfrentan penalizaciones del IRS por pasivos tributarios no pagados y multas.

Para startups en expansión, estos contratiempos significan retrasos en lanzamientos, inversores insatisfechos y empleados frustrados.

Aquí entran en juego dos modelos distintos: un Employer of Record (EOR) y una agencia de staffing. Ambos pueden ayudar a agregar talento, pero sirven a propósitos muy diferentes. Entender cuándo usar cada uno es esencial para gestionar un crecimiento global de manera efectiva.

Esta guía desglosa las diferencias entre un EOR y una agencia de staffing, los beneficios de cada uno y cómo decidir qué opción se alinea mejor con tus objetivos.

¿Cuáles son las diferencias clave entre un employer of record y una agencia de staffing?

A simple vista, tanto un employer of record (EOR) como una agencia de staffing ayudan a las empresas a cubrir roles rápidamente. Pero la forma en que operan y las responsabilidades que asumen son muy diferentes.

Aquí las diferencias clave:

Aspecto	Employer of Record (EOR)	Agencia de staffing
Relación laboral	Actúa como el empleador legal en el país	Fuente de candidatos
Cumplimiento	Gestiona contratos laborales, impuestos sobre nómina, beneficios para empleados, leyes laborales internacionales, seguro de salud y otros aspectos legales y administrativos	Limitado a Reclutamiento; cumplimiento gestionado por el empleador
Nómina	Ejecuta la nómina, paga salarios, y presenta impuestos localmente	Típicamente no incluido (excepto en algunos modelos de trabajo temporal)
Mejor para	Contrataciones globales a largo plazo, construcción de equipos internacionales, mercados con alta carga regulatoria	Proyectos a corto plazo, cobertura temporal, roles estacionales o por contrato
Mitigación de riesgos	Reduce la mala clasificación, exposición fiscal y sanciones legales	Limitado; riesgos legales y financieros recaen en la empresa cliente
Alcance	Solución integral de empleo	Servicio de Reclutamiento y colocación

Pie de foto: Explora las diferencias entre una agencia de staffing y un employer of record

Las empresas los utilizan a menudo para diferentes objetivos: las agencias de staffing se especializan en cubrir vacantes inmediatas y los EOR se usan para expandir equipos a través de fronteras sin riesgo legal u operacional.

$865K en acuerdo subraya por qué la conformidad es lo primero Pie de foto: Weee! clasificó erróneamente a sus conductores de reparto como contratistas. Supermercado online Weee! acordó pagar $865,000 en agosto de 2025 para resolver acusaciones de mal clasificación en Massachusetts. Más de 160 empleados recibirán restitución tras sernegada la obtención de recibos de pago adecuados y tiempo de enfermedad legalmente obligatorio. La oficina del Fiscal General encontró que la empresa trató a sus empleados como contratistas independientes, sin acceso a beneficios protegidos por el estado como 40 horas de tiempo de enfermedad con protección laboral. Como parte del acuerdo, Weee! se comprometió a clasificar correctamente a sus conductores y cumplir con las leyes laborales de salario y horario en adelante. Este caso subraya los costos financieros y de reputación de la mal clasificación y por qué los modelos de contratación con enfoque en la conformidad, como un employer of record o un contractor of record, ayudan a las empresas a evitar estos riesgos desde el principio.

¿Cuáles son los beneficios de usar un employer of record?

Un Employer of Record (EOR) va más allá del reclutamiento para asumir la responsabilidad legal y administrativa completa por tus empleados en el extranjero. Este modelo ofrece varias ventajas claras:

• La conformidad global se simplifica: Un EOR se convierte en el empleador legal, redactando contratos, presentando impuestos y gestionando beneficios estatutarios en línea con leyes laborales internacionales. Esto reduce el riesgo de mala clasificación o sanciones regulatorias.

• Entrada más rápida en nuevos mercados: Establecer una entidad extranjera puede tomar de seis a 12 meses y costar más de $20,000–$50,000, con costos recurrentes. Con un EOR como Rivermate, puedes contratar legalmente en días sin demoras por la formación de entidad.

• Procesamiento consolidado de nómina y beneficios: En lugar de tratar con múltiples proveedores, las empresas pagan una sola factura mensual.
  Los empleados obtienen una integración, nómina y beneficios consistentes en distintas geografías. Rivermate, por ejemplo, ofrece a cada empleado de nuestra empresa cliente—ya sea que se incorporen por primera vez o cambien de mercado—una sesión de integración dedicada. En esta sesión en vivo, no solo escuchan las políticas. Experimentan cómo funciona todo:

  • Qué significa estar empleado a través de un EOR
  • Cómo navegar con confianza en el panel de Rivermate
  • Cómo acceder a recibos, solicitar reembolsos y rastrear gastos

• Carga operativa reducida: Los equipos de RR. HH., finanzas y legales ahorran tiempo externalizando tareas administrativas como documentación de visas, presentaciones de nómina y registro de beneficios. Esto los libera para enfocarse en estrategia y compromiso con los empleados.

• Escalabilidad con confianza: Ya sea para contratar 10 empleados en un nuevo mercado o expandirse en varios países, el modelo EOR ofrece previsibilidad y protección legal a medida que los equipos crecen.

Para startups y empresas medianas que escalan internacionalmente, estos beneficios convierten a un modelo EOR en la opción más segura y sostenible en comparación con contratar por partes o establecer una entidad local.

Estudio de caso: Cómo IT Svit retuvo talento clave con Rivermate Pie de foto: Estudio de caso de IT Svit Cuando uno de los ingenieros clave de IT Svit necesitó trasladarse a Canadá, la empresa enfrentaba una decisión difícil: perder a un miembro crítico del equipo o averiguar cómo emplearlo conforme a la ley en el extranjero. Crear una entidad local habría tomado meses y costado decenas de miles de dólares. Ahí fue donde intervino Rivermate. Al asociarse con nosotros como su Employer of Record, IT Svit mantuvo a su ingeniero, evitó riesgos de cumplimiento y ahorró tiempo y dinero. ¿Por qué eligieron Rivermate? Flexibilidad que importaba: Configuramos la contratación en la provincia canadiense solicitada, sin costos adicionales sorpresa. Servicio personalizado: Respuestas rápidas y detalladas a cada solicitud única. Mentalidad resolutiva: Sin importar la dificultad, encontramos una solución. ¿Qué cambió para IT Svit? 150+ países cubiertos: ahora pueden retener talento adecuado más allá de las fronteras, con cumplimiento legal completo. Sin interrupciones: Los proyectos continuaron sin contratiempos mientras su ingeniero se trasladaba. Tiempo ahorrado: Nos encargamos de contratos, nómina y trámites para que su equipo no tuviera que hacerlo. Control de costos: Sin necesidad de establecer una entidad costosa ni gastos innecesarios. Satisfacción del empleado: Su ingeniero tuvo una transición sencilla y apoyo continuo. Pie de foto: Testimonio del cliente IT Svit para Rivermate Al escoger Rivermate, IT Svit convirtió lo que pudo haber sido un contratiempo importante en una historia de éxito, reteniendo a un ingeniero estrella, asegurando el cumplimiento y demostrando que las fronteras no tienen que limitar el crecimiento.

¿Cuáles son los beneficios de usar una agencia de staffing?

Una agencia de staffing ayuda a las empresas a buscar, evaluar y colocar candidatos. A diferencia de un employer of record, no asume responsabilidades de nómina ni de cumplimiento a largo plazo, pero puede ofrecer ventajas reales cuando necesitas flexibilidad o rapidez. Aquí algunas de ellas:

1. Ciclos de contratación rápidos

Una agencia de staffing mantiene redes amplias de candidatos, a menudo organizadas por industria. Esto permite cubrir roles rápidamente—a veces en días—cuando enfrentan picos de carga de trabajo o plazos urgentes en proyectos.

2. Opciones flexibles de fuerza laboral

Una agencia de staffing es adecuada para empresas que necesitan escalar su personal hacia arriba o abajo. Puede proveer:

• Trabajadores temporales para demanda estacional
• Contratistas para trabajos por proyecto
• Personal temporario a permanente que empieza en contrato y luego pasa a roles fijos

Esta flexibilidad mantiene costos laborales alineados con ciclos de negocio y reduce el riesgo de sobrecontratación.

3. Menor carga de reclutamiento

El proceso de reclutamiento consume muchos recursos. La agencia se encarga de publicaciones, verificaciones y entrevistas iniciales, permitiendo que tu equipo de RR. HH. se concentre en integrar y retener a los empleados internacionales clave.

4. Acceso a talento especializado y pasivo

Las agencias de staffing suelen especializarse en sectores como TI, cuidado de salud o finanzas. Sus reclutadores entienden habilidades específicas y mantienen relaciones con candidatos activos y profesionales “pasivos” que no están buscando empleo activamente, pero están abiertos a nuevas oportunidades.

5. Costo alineado con proyectos

Para proyectos cortos o pilotos, una agencia de staffing puede ser rentable. Solo pagas por el tiempo de la asignación en lugar de comprometerse con salarios permanentes, beneficios y costos de cumplimiento.

6. Menor riesgo en la selección de candidatos

Aunque las agencias no asumen toda la responsabilidad legal, muchas ofrecen garantías. Si un candidato no funciona en un período establecido, ofrecen un reemplazo, minimizando interrupciones en tu equipo.

¿Sabías que? Con Rivermate puedes: Reducir costos de RR. HH. y administración hasta un 70% Conseguir candidatos en cinco días en más de 150 países Escalar en cualquier momento. Incluso convertir contratistas en empleados.*

7. Confidencialidad y discreción

Para contrataciones ejecutivas o sensibles, una agencia puede realizar búsquedas discretas que protejan la confidencialidad durante transiciones como restructuración o cambios en liderazgo.

8. Apoyo estratégico en sitio

Algunas agencias integran reclutadores en tu equipo, ofreciendo planificación de fuerza laboral, estrategias de retención y alineación cultural que van más allá del simple colocamiento de candidatos.

9. Reclutamiento impulsado por tecnología

Las agencias de staffing suelen usar sistemas de seguimiento de candidatos, automatización y análisis para agilizar el proceso, dándote mejor visibilidad de los canales y decisiones.

En resumen, una agencia de staffing destaca cuando prioridad es rapidez, flexibilidad y acceso a talento especializado. Son ideales para contratación temporal, roles en proyectos o industrias con fluctuaciones en la demanda laboral.

¿Cuándo debes usar un employer of record?

Pie de foto: Rivermate, tu potencia global en RR. HH.

Un Employer of Record (EOR) se vuelve imprescindible al contratar en mercados internacionales o cuando el riesgo de cumplimiento es alto. Aquí los escenarios más comunes donde las empresas eligen un EOR en lugar del modelo tradicional:

1. Expansión a nuevos países

Si quieres contratar en un país donde tu empresa no tiene una entidad legal, un EOR te permite emplear personal legalmente en días en lugar de meses para montar una entidad. Esto es especialmente valioso para startups y empresas medianas que prueban nuevos mercados.

Con Rivermate, por ejemplo, puedes lanzar en 150+ países de inmediato, saltándote los costos y retrasos de crear una entidad.

2. Evitar la mala clasificación del trabajador

Confiar en contratistas en el extranjero implica riesgos si las autoridades locales determinan que esa persona debe ser clasificada como empleado. Las multas por mala clasificación y los impuestos atrasados pueden ser considerables. Un EOR elimina este riesgo al ser el empleador legal y gestionar contratos conformes a la ley.

¿Sabes qué es el riesgo de establecimiento permanente? Riesgo de establecimiento permanente (PE) puede exponer a tu negocio a impuestos inesperados, multas severas y daños en la reputación. Para multinacionales, gestionar este riesgo es crucial para operar de forma segura en múltiples países. Cuando gestionas proactivamente el riesgo PE, tú: Mantienes cumplimiento con la regulación fiscal local Evitas multas, impuestos atrasados y cargos por intereses Proteges tu reputación con clientes, inversores y reguladores La gestión efectiva del riesgo PE requiere analizar dónde tus actividades pueden activar presencia fiscal, mantenerse al día con cambios regulatorios y establecer controles internos para monitorear la exposición. Muchas compañías también confían en socios legales y fiscales expertos para estructurar operaciones defensivamente. Un EOR ayuda actuando como el empleador legal en el país, reduciendo el riesgo de creación de presencia fiscal no deseada, manteniendo el proceso de contratación en conformidad.

3. Gestionar nómina y beneficios globales

Ejecutar la nómina en varias jurisdicciones es complejo, cada una con leyes laborales, requisitos de beneficios y reglas de reporte locales. Un EOR centraliza la administración de nómina y beneficios en un sistema único, garantizando consistencia en todos los empleados en cualquier país.

Rivermate, por ejemplo, unifica nómina, beneficios y trámites fiscales en un panel con una sola factura mensual.

4. Contratar para roles a largo plazo en el extranjero

Una agencia de staffing es útil para proyectos temporales, pero para empleados fijos, se necesita una estructura conforme a la ley. Un EOR está diseñado para empleos continuos, asegurando continuidad y estabilidad para los miembros de equipos internacionales.

5. Escalar sin carga administrativa

A medida que las empresas crecen en diferentes países, los equipos de RR. HH. y legales pueden verse abrumados por papeleo y verificaciones de cumplimiento. Un EOR reduce esta carga al encargarse de contratos, declaraciones fiscales y leyes laborales, permitiendo que los equipos internos se enfoquen en estrategias y desarrollo del talento.

Por ejemplo, Rivermate asigna un gestor de cuenta dedicado y soporte experto 24/7/365, reduciendo la carga interna a medida que escalas.

6. Reubicar talento clave

Si un empleado existente se traslada al extranjero, la empresa puede enfrentar retos fiscales y de cumplimiento. Un EOR ofrece una forma conforme de retener ese empleado sin montar una filial local ni arriesgar presencia fiscal permanente.

En resumen, usa un modelo EOR cuando tu prioridad sea contratar internacionalmente a largo plazo, con cumplimiento y protección legal. Es la manera más confiable de expandirse sin riesgos legales ni retrasos.

¿Cuándo debes usar una agencia de staffing?

Mientras un employer of record cubre contrataciones internacionales a largo plazo y con cumplimiento, hay situaciones donde una agencia de staffing resulta más práctica.

1. Cubrir vacantes cortas

Una agencia de staffing destaca cuando las empresas necesitan apoyo inmediato en roles temporales, como cubrir licencia de maternidad, demanda estacional o proyectos urgentes. Estas agencias pueden colocar candidatos en días.

Ejemplo: Un hospital necesita cubrir licencia de una enfermera registrada. Una agencia puede colocar una profesional calificada en días, asegurando la atención al paciente.

2. Contratación por proyectos

Para proyectos con tiempo limitado, una agencia de