Cómo Registrarse como Contratista Independiente en Canadá

Imagine despertarte, saltarte el traslado, establecer tu propio horario y trabajar en proyectos que realmente te importan. Esa es la realidad cotidiana para muchos contratistas independientes en Canadá. Sin una estructura rígida de oficina. Sin horarios fijos. Solo la libertad de construir una carrera a tu manera.

Pero esa libertad viene con responsabilidad. Los impuestos, contratos, papeleo legal y las reglas de cumplimiento pueden convertirse rápidamente en desafíos si no estás preparado. El sueño de trabajar de forma independiente es real, pero se necesitan los pasos correctos para hacerlo sostenible.

Esta guía te proporciona todo lo que necesitas para avanzar con claridad. Ya sea que estés comenzando tu propio negocio en solitario o buscando contratar talento independiente, encontrarás ideas prácticas para mantenerte en cumplimiento, evitar errores y triunfar en tu próximo capítulo.

¿Qué es un Contratista Independiente en Canadá?

Los contratistas independientes desempeñan un papel crucial en la economía de Canadá. En 2023, Canadá contaba con más de 140,000 contratistas independientes en construcción residencial y en ciencias de la computación, que superaron las 100,000. También, escritores y artistas independientes superaron los 60,000. Revisión de qué hace que este tipo de trabajo sea especial. Primero, revisaremos sus definiciones y elementos clave.

Definición y Características Clave de un Contratista Independiente en Canadá

Los contratistas independientes son personas que trabajan por cuenta propia y que brindan servicios a diferentes clientes. Es la estructura más básica y sencilla para los autónomos en Canadá.

En Canadá, esa independencia es posible debido a sus características particulares. Es importante entenderlas. Esto se debe a que no existe una única ley definitiva que liste explícitamente todas las características. En cambio, para clasificar a alguien como contratista independiente, es necesario analizar varios factores.

El derecho consuetudinario, las decisiones judiciales y las interpretaciones de las leyes forman parte del proceso. Entonces, para clasificar como un contratista independiente en Canadá, deberías tener al menos las siguientes características:

• Autonomía: Libertad para escoger horarios de trabajo, ubicación y métodos para lograr los objetivos.

• Gestión de recursos: Responsable de proveer las herramientas, equipos y recursos necesarios para completar las tareas.

• Responsabilidad financiera: Gestión de gastos comerciales y generación de beneficios.

• Diversificación de clientes: Capacidad para trabajar con múltiples clientes simultáneamente.

• Acuerdos contractuales: Negociar tarifas y términos de servicio directamente con los clientes.

• No beneficios laborales: Los empleadores no están obligados a pagar beneficios laborales como vacaciones, permisos o seguros de empleo legales.

Diferencias Entre Contratistas Independientes y Empleados en Canadá

En Canadá, las principales diferencias entre contratistas independientes y empleados se centran en sus roles distintos. La empresa integra a los empleados, mientras que los contratistas mantienen su propia estructura. Los empleados reciben pagos regulares y beneficios como seguros de empleo y Pensiones de Canadá.

Pero los contratistas tienen diferentes clientes, que pueden variar. Y no reciben beneficios laborales. Los empleados están sujetos al control del empleador. Sin embargo, los contratistas independientes tienen autonomía sobre su trabajo.

También asumen riesgos financieros y gestionan sus propios impuestos y beneficios. La clasificación errónea puede traer consecuencias legales y financieras para ambas partes. Pero esto es solo una introducción a muchas otras diferencias que abordaremos en este artículo.

Beneficios de Trabajar como Contratista Independiente en Canadá

Ser contratista independiente en Canadá trae beneficios. Por ello, cada vez más canadienses optan por este estilo de trabajo. Revisemos los más comunes:

1. Flexibilidad: A diferencia de los empleados, los contratistas independientes pueden elegir el estilo de trabajo que mejor les convenga. Eso incluye horarios, ubicación e incluso la ropa que usan. Además, pueden seleccionar la estrategia para tratar con los clientes. Todo esto puede diferenciarles de la competencia.

2. Potencial para mayores ingresos: Algunos contratistas especializados pueden cobrar tarifas más altas. Algunos clientes están dispuestos a pagar más para evitar los costes de contratar a un empleado. Además, el contratista puede encontrar más clientes y obtener más contratos.

3. Expansión internacional: Algunos campos son adecuados para expandirse de forma remota a nivel internacional. Caso típico para diseñadores gráficos, escritores, artistas, especialistas en ciencias de la computación o marketers, entre otros. Actualmente, el mundo freelance está en auge y lleno de oportunidades también.

4. Acceso a oportunidades para expansión global: Al expandirse, los contratistas independientes en Canadá pueden contratar talento internacional para apoyar su crecimiento. En tales casos, una firma de Employer of Record destaca como opción. Ellos ofrecen soluciones competitivas para contratar equipos remotos en todo el mundo.

5. Equilibrio entre vida laboral y personal: Como consecuencia de horarios flexibles y otras condiciones laborales, los contratistas pueden encontrar un mejor balance. Esto podría significar más tiempo para la familia. También, más tiempo para invertir en relaciones, hobbies e intereses.

¿Cómo Convertirse en Contratista Independiente en Canadá?

Aprender a ser un contratista independiente en Canadá implica conocer lo básico. Temas sobre documentación, impuestos y funcionamiento del negocio.

Además, los empleadores pueden necesitar que demuestres cierta prueba de tu estado contractual. Usan esa información para respaldar la clasificación correcta que hacen. Y evitar sanciones, multas y otras consecuencias por clasificaciones incorrectas.

Pasos para Registrarse como Contratista Independiente en Canadá

Algunas personas pueden apresurarse a convertirse en contratistas independientes y saltarse pasos esenciales para el éxito a largo plazo. Para ayudarte a comenzar de la forma correcta, el portal Starting a Business del Gobierno de Canadá ofrece guía paso a paso sobre planificación, registro y cumplimiento.

Aquí el proceso completo:

• Comprender la estructura para tu negocio

En la práctica, es común que las personas asocien y agrupen otras estructuras de trabajo independiente en un conjunto de contratistas independientes. Pero nada está más lejos de la realidad que eso.

Por ejemplo, los propietarios de negocios que operan como propietarios únicos o incorporados también están en situación de autónomos. Pero antes que ellos, están los contratistas independientes. Y cada opción tiene diferentes implicaciones legales y fiscales.

Estríctamente hablando, un contratista independiente no es una entidad legal. Tampoco requiere un proceso de registro o incorporación de negocio. Pero pueden hacerlo y comenzar un negocio de esa manera. En muchos casos, un contratista independiente en Canadá es la primera etapa de un nuevo negocio.

Pero a este punto no es necesario invertir para crear una empresa o estructura formal. Por ejemplo, en Ontario, solo es necesario registrar un Sole Proprietorship si tu negocio no usa tu nombre personal como nombre comercial.

• Obtener permisos y visas si no eres canadiense:

Si no eres ciudadano canadiense o residente permanente, también podrías necesitar obtener un permiso de trabajo o visa.

• Obtener un Número de Negocio

Necesitarás un business number (BN) de la Agencia Tributaria de Canadá (CRA). Este identifica tu negocio a efectos fiscales. Pero si no proyectas ganar más de 30k al año, puedes saltarte este paso al principio. Si tu negocio crece más allá de ese nivel, se vuelve obligatorio.

• Registrarse para GST/HST

Si un trabajador autónomo obtiene ingresos anuales superiores a los 30k, debe registrarse para GST/HST (Impuesto Goods and Services / Impuesto Armonizado sobre las Ventas).

Observa que cada una de las cinco provincias que participan en el HST tiene su propio porcentaje. Por ejemplo, Nueva Escocia lo tiene en 14%, y Ontario en 13%. Hay excepciones y reglas sobre qué negocios deben registrarse.

Por ejemplo, los taxistas que siempre deben registrarse, incluso si son pequeños proveedores que ganan menos de 30k. Por otro lado, dentistas, optometristas y médicos siempre están exentos.

• Obtener licencia o permiso

Algunas habilidades y profesiones requieren una licencia o permiso. A veces los otorgan las provincias y otras a nivel federal.

• Configurar tu sistema contable

Un contratista independiente no está obligado a tener un sistema para rastrear ingresos y gastos. Pero puede facilitar la gestión financiera y la preparación de declaraciones de impuestos.

• Obtener Seguro

Considera obtener seguro de responsabilidad civil para protegerte ante pérdidas financieras. También otros tipos de seguro relevantes para tu negocio. Como no serás un empleado, no obtendrás seguro de salud ni seguridad social. Por eso, es recomendable que consigas uno propio.

• Entender tus obligaciones contractuales

Revisa cuidadosamente cualquier contrato que firmes con clientes para asegurarte de entender tus derechos y responsabilidades. Presta especial atención a las reglas que puedan confundir tu estatus con el de un empleado. Puedes familiarizarte con las reglas generales en tu campo con anticipación.

Documentación Necesaria para Contratistas Independientes

Los contratistas independientes en Canadá deben mantener registros precisos y organizados. Especialmente para efectos de impuestos y para demostrar tu estatus de autónomo. Los documentos necesarios pueden variar según tu industria, provincia o territorio, y tipo de trabajo.

Sin embargo, algunos documentos comunes que probablemente deberás conservar incluyen:

• Registros: Si obtuviste una licencia, deberás mantener esos documentos a mano.

• Contratos y Acuerdos: Es esencial guardar copias de todos los contratos con clientes o consumidores. Estos describen los términos y ayudan a resolver disputas.

• Facturas y recibos: Necesitarás mantener registros detallados de todos los ingresos y gastos relacionados con tu negocio. Esto incluye facturas y recibos de todos los gastos comerciales.

• Registros fiscales: Debes conservar los registros de todas las declaraciones fiscales.

• Registros de GST/HST: Si estás registrado, deberás guardar registros de toda la GST/HST recaudada y remitida.

• Gastos del negocio: Guardar registros de gastos, como suministros de oficina, gastos de viaje y honorarios profesionales. Puedes deducirlos para reducir tu responsabilidad fiscal.

• Seguros: Si tienes seguro de negocio, guarda copias de tus pólizas.

• Permisos y visas: Guarda copias de cualquier documento de inmigración relevante.

Entendiendo tus Obligaciones como Contratista en Canadá

Como Contratista Independiente en Canadá, también es importante pagar impuestos por trabajador autónomo, como:

• Impuesto sobre la renta: Debes reportar todos los ingresos obtenidos de tu negocio en tu declaración de impuestos personal.

• GST/HST: Si tus ingresos anuales superan los 30k, debes registrarte para un número de GST/HST y cobrar y remitir el impuesto en tus ventas.

• Deducciones: Como contratista, puedes deducir gastos comerciales elegibles de tus ingresos para reducir tu renta gravable. Esto puede incluir alquiler de oficina, suministros y gastos de viaje.

• Registro de ingresos y gastos: Es fundamental que lleves registros de tus ingresos y gastos. Esto facilitará la presentación de impuestos y respaldará las deducciones que reclames.

• Pagos por cuotas: Dependiendo de tu nivel de ingresos, puedes estar obligado a realizar pagos trimestrales.

• Impuestos provinciales: Además de los impuestos federales, es posible que también debas pagar impuestos provinciales según tu provincia o territorio de residencia.

Para una visión general completa sobre cómo gestionar tus impuestos como contratista, visita la Guía de Impuestos para Autónomos de QuickBooks Canadá. Explica en lenguaje sencillo todo lo que necesitas saber, incluyendo consejos para presentar declaraciones, gastos deducibles y mejores prácticas para mantenerte organizado.

¿Cuáles son las Obligaciones Legales de los Contratistas Independientes?

Aunque brindar servicios de forma independiente ofrece flexibilidad, los contratistas deben conocer sus obligaciones legales. Aquí revisaremos algunas responsabilidades y deberes que los contratistas en Canadá deben cumplir.

Obligaciones y Acuerdos Contractuales

Las obligaciones contractuales son legalmente vinculantes. Además, definen los términos y condiciones para la prestación de servicios. Estos contratos garantizan que todas las partes entiendan sus derechos y responsabilidades. También, proporcionan un marco para resolver disputas.

Los elementos clave de un contrato válido en Canadá incluyen:

• Oferta y aceptación

• Intercambio de dinero, bienes o servicios.

• Intención de crear relaciones legales

• Capacidad para contratar

• Legalidad del propósito

Cumplimiento con las Regulaciones de la Agencia Tributaria de Canadá (CRA)

La CRA es la autoridad fiscal responsable de administrar las leyes tributarias. Esto incluye asegurarse de que los contratistas paguen su parte justa de impuestos.

Las áreas clave de cumplimiento para los contratistas independientes incluyen:

• Registrar un Número de Negocio (BN): Un BN es un número de nueve dígitos para identificar al contratista ante la CRA. Es opcional, a menos que tus ingresos superen los 30k anuales.

• Reportar ingresos: Los contratistas independientes son responsables de reportar todos los ingresos personales y comerciales a la CRA.

• Deducir gastos elegibles: Los contratos pueden deducir gastos actuales y elegibles razonables que incurren para obtener ingresos.

• Cobrar y remitir GST/HST: Si el contratista independiente gana más de 30k al año, debe registrarse para una cuenta de GST/HST y cobrar y remitir ese impuesto en las ventas.

• Presentar impuestos: Los contratistas independientes deben presentar una declaración de impuestos anual (formulario T1) ante la CRA. Es similar al formulario 1099 en EE.UU.

• Mantener registros: Los contratistas también deben conservar documentos de respaldo de ingresos y gastos por al menos 6 años.

Penalizaciones por Incumplimiento:

El incumplimiento de las regulaciones de la CRA del Income Tax Act puede resultar en multas desde $25 diarios, además de intereses y, en casos graves, proceso penal. Otras fallas específicas incluyen:

• No proporcionar información extranjera

• Declaraciones falsas y omisiones

La ley ofrece una excepción de Diligencia Debida, que consiste en comunicar esfuerzos diligentes para obtener la información solicitada. También, si entregas los documentos relevantes en 90 días.

Comprendiendo la Relación Laboral en Canadá

En Canadá, los contratos y leyes regulan las relaciones laborales. Cada provincia tiene sus propios estándares laborales. Establecen las condiciones en el lugar de trabajo para empleados a tiempo completo y otros tipos de empleados. La relación empleador-empleado generalmente implica control y supervisión por parte de los empleadores canadienses. Los contratistas independientes son autónomos.

Los empleadores son responsables de cumplir con leyes de salud y seguridad, derechos humanos, igualdad y compensated de los trabajadores. Los empleados tienen derecho a un trato justo y condiciones laborales seguras. Finalmente, los tribunales en Canadá tienen la última palabra sobre las relaciones laborales.

Diferencias Clave en Tributación y Beneficios entre Contratistas Independientes en Canadá y Empleados

Para descubrir las diferencias clave en impuestos y beneficios en Canadá entre contratistas independientes y empleados, respondamos algunas preguntas:

Diferencias en Impuestos

¿Quién es responsable de pagar los impuestos?

• Empleados: Los impuestos, el CPP y el EI son retenidos por el empleador.

• Contratistas Independientes: Responsables de gestionar sus propios impuestos, incluyendo impuestos sobre la renta y contribuciones al CPP. Reportan ingresos en el formulario T2125 y quizá deban registrarse para GST/HST.

¿Cómo se reporta el pago de impuestos?

• Empleados: Reciben un formulario T4 para la declaración de impuestos.

• Contratistas Independientes: Reportan ingresos en el formulario T2125 y pueden necesitar registrarse para GST/HST.

Diferencias en Beneficios

¿Qué beneficios tienen los contratistas independientes y empleados?

• Empleados: Tienen derecho a beneficios del empleador como seguro de empleo, CPP, pago de vacaciones y, a menudo, seguro de salud.

• Contratistas Independientes: Deben asegurar sus propios beneficios y seguros. Pueden optar por beneficios laborales y contribuciones al CPP bajo condiciones específicas.

¿Te interesa saber cómo se comparan las tarifas de contratista con los salarios de empleados? La Guía Salarial de Canadá ofrece una comparación útil por roles e industrias.

Flexibilidad y Autonomía como Contratista

Según estadísticas oficiales del gobierno de Canadá, “La autonomía y control es la razón más común que motiva el autoempleo”. Y eso es lo primero que encuentras al comenzar una carrera como contratista en Canadá.

Es, sin duda, el aspecto principal que la empleo tradicional suele carecer. Los contratistas independientes no tienen derecho a beneficios estatutarios. Además, disfrutan de mayor flexibilidad en horarios, horas de trabajo, pago regular o ubicación. Como contratista, puedes:

• Elegir tus proyectos según tus intereses y criterios.

• Establecer tus horas y horarios de trabajo.

• Seleccionar tu ubicación de trabajo, desde casa, oficina, espacio de coworking o en la playa, según tus habilidades.

En general, la flexibilidad y autonomía que ofrece la contratación en Canadá están comúnmente asociadas con una experiencia laboral más satisfactoria.

Riesgos y Responsabilidades de Ser Contratista

Los contratistas independientes en Canadá enfrentan un conjunto único de riesgos y responsabilidades. Gestionar tu negocio es diferente a las responsabilidades de un empleado. Veamos cuáles son.

Responsabilidades financieras:

• Impuestos: Los contratistas deben calcular, presentar y administrar impuestos sobre la renta y GST/HST.

• Beneficios: El contratista debe unirse al CPP y pagar las contribuciones necesarias.

• Facturación y pagos: Los contratistas deben manejar su propia facturación y cobro de pagos.

• Gastos: Los contratistas son responsables de cubrir sus propios gastos comerciales.

• Seguro: Los contratistas deben obtener su propio seguro de salud privado, sin deducciones en pagos de clientes.

Responsabilidades legales:

• Contratos: Entender y cumplir los términos de sus contratos.

• Propiedad intelectual: Los contratistas deben tener derechos o permisos sobre cualquier propiedad intelectual que usen.

• Responsabilidad: Podrían ser responsables por daños o pérdidas causadas por su trabajo.

• Cumplimiento y licencias: Los contratistas deben cumplir con todas las leyes aplicables y licencias relacionadas con su industria o profesión.

Otros riesgos y responsabilidades:

• Variabilidad de ingresos: Puede haber fluctuaciones