Cómo Configurarse como Contratista Independiente en Canadá

Imagina despertarte, saltarte el desplazamiento, establecer tu propio horario y trabajar en proyectos que realmente te importan. Esa es la realidad cotidiana de muchos contratistas independientes en Canadá. Sin una estructura rígida de oficina. Sin horas fijas. Solo la libertad de construir una carrera a tu manera.

Pero esa libertad conlleva responsabilidad. Impuestos, contratos, papeleo legal y reglas de cumplimiento pueden convertirse rápidamente en desafíos si no estás preparado. El sueño de trabajar de forma independiente es real, pero se necesitan los pasos adecuados para hacerlo sostenible.

Esta guía te proporciona todo lo que necesitas para avanzar con claridad. Ya sea que estés comenzando tu propio negocio en solitario o buscando contratar talento independiente, encontrarás ideas prácticas para mantenerte en cumplimiento, evitar errores y tener éxito en tu próximo capítulo.

¿Qué es un Contratista Independiente en Canadá?

Los contratistas independientes desempeñan un papel crucial en la economía de Canadá. En 2023, Canadá tenía más de 140,000 contratistas independientes en construcción residencial y ciencias de la computación superando las 100,000. Además, escritores y artistas independientes superaron los 60,000. Analizaremos qué hace especial este tipo de trabajo. Primero, revisaremos sus definiciones y elementos clave.

Definición y Características Clave de un Contratista Independiente en Canadá

Los contratistas independientes son personas autoempleadas que trabajan o brindan servicios a diferentes clientes. Es la estructura más básica y sencilla para los autónomos en Canadá.

En Canadá, esa independencia es posible gracias a sus características particulares. Es importante entenderlas. Esto se debe a que no existe una ley única y definitiva que liste explícitamente todas las características. En cambio, para clasificar a alguien como contratista independiente, es necesario analizar diversos factores.

La ley común, decisiones judiciales e interpretaciones de estatutos forman parte del proceso. Por lo tanto, para clasificarse como contratista independiente en Canadá, deberías tener al menos las siguientes características:

• Autonomía: Libertad para seleccionar horarios de trabajo, ubicación y métodos para alcanzar los objetivos.

• Gestión de Recursos: Responsable de proporcionar las herramientas, equipos y recursos necesarios para completar las tareas.

• Responsabilidad Financiera: Gestión de gastos del negocio y generación de beneficios.

• Diversificación de Clientes: Capacidad para trabajar con múltiples clientes simultáneamente.

• Acuerdos Contractuales: Negociar tarifas y términos de servicio directamente con los clientes.

• Sin Beneficios Laborales: Los empleadores no están obligados a pagar beneficios laborales como pago por vacaciones, permisos o seguro de empleo legal.

Diferencia Entre Contratistas Independientes y Empleados en Canadá

En Canadá, las diferencias clave entre contratistas independientes y empleados se centran en sus roles distintos. La empresa integra empleados, mientras que los contratistas independientes mantienen su propia estructura. Los empleados reciben pagos regulares y beneficios como seguro de empleo y Plan de Pensiones de Canadá.

Pero los contratistas tienen diferentes clientes que pueden variar. Y no reciben beneficios laborales. Los empleados están sujetos al control del empleador. Sin embargo, los contratistas independientes tienen autonomía sobre su trabajo.

También asumen riesgos financieros y gestionan sus propios impuestos y beneficios. La mala clasificación puede acarrear consecuencias legales y financieras para ambas partes. Pero esto es solo una introducción a muchas otras diferencias que abordaremos en este artículo.

Beneficios de Trabajar como Contratista Independiente en Canadá

Convertirse en contratista independiente en Canadá trae beneficios. Por eso, cada vez más canadienses optan por este estilo de trabajo. Veamos los más comunes:

1. Flexibilidad: A diferencia de los empleados, los contratistas independientes pueden elegir el estilo de trabajo que mejor les convenga. Eso incluye horarios, ubicación e incluso la ropa que usan. Además, pueden seleccionar la estrategia para tratar con los clientes. Todo esto puede distinguirlos de la competencia.

2. Potencial de mayores ingresos: Algunos contratistas especializados pueden cobrar tarifas más altas. Algunos clientes están dispuestos a pagar más para evitar los costos de contratar a un empleado. El contratista también puede encontrar más clientes y ganar más.

3. Expandirse internacionalmente: Algunos campos son adecuados para expandirse de forma remota a nivel internacional. Esto puede ser el caso de diseñadores gráficos, escritores, artistas, especialistas en ciencias de la computación o mercadólogos, entre otros. Actualmente, el mundo freelance está en auge y lleno de oportunidades también.

4. Acceso a oportunidades de expansión global: Mientras expanden, los contratistas independientes en Canadá pueden contratar talento internacional para apoyar su crecimiento. En tales casos, una firma de Employer of Record destaca como opción. Ofrecen soluciones competitivas para contratar equipos remotos en todo el mundo.

5. Equilibrio entre vida laboral y personal: Como consecuencia de horarios flexibles y otras condiciones laborales, los contratistas pueden encontrar un mejor equilibrio. Eso podría significar más tiempo para estar con la familia. También, más tiempo para invertir en relaciones, hobbies e intereses.

¿Cómo Convertirse en Contratista Independiente en Canadá?

Aprender cómo convertirse en contratista independiente en Canadá incluye conocer lo básico. Los temas abarcan documentación, impuestos y el funcionamiento de tu negocio.

Además, los empleadores podrían necesitar que muestres alguna prueba de tu estado contractual. Utilizan esa información para respaldar la clasificación correcta que hacen y evitar sanciones, multas y otras consecuencias de una mala clasificación.

Pasos para Configurarse como Contratista Independiente en Canadá

Algunas personas pueden apresurarse a convertirse en contratistas independientes y omitir pasos esenciales que son importantes para el éxito a largo plazo. Para ayudarte a comenzar de la manera correcta, el portal de Inicio de Negocios del Gobierno de Canadá ofrece una guía paso a paso sobre planificación, registro y cumplimiento.

Aquí tienes la secuencia que muestra todo el proceso:

• Entender la Estructura para tu Negocio

En la práctica, es común que las personas asocien e incluyan otras estructuras de trabajo independiente en un grupo de contratistas independientes. Pero nada está más lejos de la realidad que eso.

Por ejemplo, los propietarios de negocios que operan como propietario único o incorporados también son autoempleados. Pero antes que ellos, están los contratistas independientes. Y cada opción tiene diferentes implicaciones legales y fiscales.

Hablando estrictamente, un contratista independiente no es una entidad legal. Tampoco requiere un proceso de registro o incorporación de un negocio. Pero pueden hacerlo y comenzar un negocio de esa manera. En muchos casos, un contratista independiente en Canadá es la primera etapa de un nuevo negocio.

Pero en este punto no es necesario invertir para crear una empresa o estructura formal. Por ejemplo, en Ontario, solo es necesario registrar un Propietario Único si tu negocio no usa tu nombre como razón social.

• Obtener Permisos de Trabajo y Visas si No Eres Canadiense:

Si no eres ciudadano canadiense o residente permanente, también podrías necesitar obtener un permiso de trabajo o visa.

• Obtener un Número de Negocio

Necesitarás un número de negocio (BN) de la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA). Identifica tu negocio a efectos fiscales. Pero si no proyectas ganar más de $30,000 al año, puedes omitir este paso al principio. Si tu negocio crece más allá de ese monto, se vuelve obligatorio.

• Registrarse para GST/HST

Si un trabajador autónomo obtiene ingresos anuales superiores a $30,000, debe registrarse para GST/HST (Impuesto sobre Bienes y Servicios / Impuesto Armonizado de Ventas).

Ten en cuenta que cada una de las cinco provincias que participan en el HST tiene su propia participación. Por ejemplo, Nueva Escocia lo tiene al 14%, y Ontario al 13%. Existen excepciones y reglas sobre qué negocios necesitan registrarse.

Por ejemplo, los taxistas que siempre deben registrarse incluso si son pequeños proveedores que ganan menos de $30,000. Por otro lado, dentistas, optometristas y médicos están siempre exentos.

• Obtener una Licencia o Permiso

Algunas habilidades y profesiones requieren licencia o permiso. A veces los emiten las provincias y otras a nivel federal.

• Configurar tu Sistema Contable

Un contratista independiente no está obligado a tener un sistema para rastrear ingresos y gastos. Pero puede ayudar a gestionar las finanzas y preparar declaraciones de impuestos.

• Obtener Seguro

Considera obtener un seguro de responsabilidad civil para protegerte de pérdidas financieras. También, otros tipos de seguros relevantes para tu negocio. Como no serás empleado, no obtendrás seguro de salud ni seguridad social. Así que considera adquirir uno propio.

• Entender tus Obligaciones Contractuales

Revisa cuidadosamente cualquier contrato que firmes con clientes para asegurarte de entender tus derechos y responsabilidades. Presta especial atención a las reglas que podrían confundir tu estatus con el de un empleado. Puedes familiarizarte con las reglas generales en tu campo con anticipación.

Documentación Requerida para Contratistas Independientes

Los contratistas independientes en Canadá deben mantener registros precisos y organizados. Especialmente para fines fiscales y para demostrar su estatus de autoempleados. Los documentos necesarios pueden variar según tu industria, provincia o territorio, y el tipo de trabajo que realizas. Sin embargo, algunos documentos comunes que probablemente debas conservar incluyen:

• Registros: Si obtuviste una licencia, deberás mantener esos documentos a mano.

• Contratos y Acuerdos: Es esencial guardar copias de todos los contratos con clientes o consumidores. Describen los términos y pueden ayudar a resolver disputas.

• Facturas y Recibos: Necesitarás mantener registros detallados de todos los ingresos y gastos relacionados con tu negocio. Esto incluye facturas y recibos de todos los gastos del negocio.

• Registros de Impuestos: Deberás guardar registros de todas las declaraciones de impuestos.

• Registros de GST/HST: Si estás registrado, deberás mantener registros de todo el GST/HST recaudado y remitido.

• Gastos del Negocio: Guarda registros de gastos, como suministros de oficina, gastos de viaje y honorarios profesionales. Puedes deducirlos para reducir tu carga fiscal.

• Seguro: Si tienes seguro de negocio, guarda copias de tus pólizas.

• Permisos de Trabajo y Visas: Guarda copias de cualquier documento de inmigración relevante.

Entendiendo Tus Obligaciones como Contratista en Canadá

Como Contratista Independiente en Canadá, también es importante pagar impuestos por autoempleo, de la siguiente manera:

• Impuesto sobre la Renta: Debes reportar todos los ingresos obtenidos de tu negocio de contratación en tu declaración de impuestos personal.

• GST/HST: Si tus ingresos anuales superan los $30,000, debes registrarte para un número de GST/HST y recaudar y remitir el GST/HST en tus ventas.

• Deducciones: Como contratista, puedes deducir gastos comerciales elegibles de tus ingresos para reducir tu renta gravable. Estos pueden incluir gastos como alquiler de oficina, suministros y gastos de viaje.

• Mantenimiento de Registros: Es fundamental mantener registros de tus ingresos y gastos. Esto facilitará la presentación de impuestos y respaldará cualquier deducción que reclames.

• Pagos a Plazos: Dependiendo de tu nivel de ingresos, puede que debas realizar pagos a plazos trimestrales.

• Impuestos Provinciales: Además de los impuestos federales, también podrías tener que pagar impuestos provinciales según tu provincia o territorio de residencia.

Para una visión general completa sobre cómo gestionar tus impuestos como contratista, visita la Guía de Impuestos para Autónomos de QuickBooks Canadá. Desglosa todo lo que necesitas saber en un lenguaje sencillo, incluyendo consejos para presentar declaraciones, gastos deducibles y mejores prácticas para mantenerte organizado.

¿Cuáles son las Obligaciones Legales de los Contratistas Independientes?

Aunque ofrecer servicios de forma independiente brinda flexibilidad, los contratistas deben estar conscientes de sus obligaciones legales. Aquí examinaremos algunos deberes y responsabilidades que los contratistas independientes en Canadá deben cumplir.

Obligaciones Contractuales y Acuerdos

Las obligaciones contractuales son legalmente vinculantes. Además, describen los términos y condiciones para brindar servicios. Estos contratos aseguran que todas las partes entiendan sus derechos y responsabilidades. También, proporcionan un marco para resolver cualquier disputa.

Los elementos clave de un contrato válido en Canadá incluyen:

• Oferta y Aceptación

• Intercambio de dinero, bienes o servicios.

• Intención de Crear Relaciones Legales

• Capacidad para Contratar

• Legalidad del Propósito

Cumplimiento con las Regulaciones de la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA)

La CRA es la autoridad fiscal responsable de administrar las leyes tributarias. Eso incluye asegurar que los contratistas paguen su parte justa de impuestos.

Las áreas clave de cumplimiento para contratistas independientes incluyen:

• Registrarse para un Número de Negocio (BN): Un BN es un número de nueve dígitos para identificar al contratista ante la CRA. Es opcional a menos que tus ingresos superen los 30k anuales.

• Reportar Ingresos: Los contratistas independientes son responsables de reportar todos los ingresos personales y del negocio a la CRA.

• Deducir Gastos Elegibles: Los contratistas pueden deducir gastos razonables y elegibles que incurren para obtener ingresos.

• Recaudar y Remitir GST/HST: Si el contratista gana más de $30k al año, debe registrarse para una cuenta de GST/HST y recaudar y remitir el impuesto en sus ventas.

• Presentar Impuestos: Los contratistas independientes deben presentar una declaración anual de impuestos sobre la renta ante la CRA, usando el formulario T1. Es el equivalente al formulario 1099 en EE.UU.

• Mantener Registros: Los contratistas también son responsables de conservar documentos de respaldo de ingresos y gastos durante 6 años.

Penalizaciones por Incumplimiento:

El incumplimiento de las regulaciones de la CRA del Income Tax Act puede resultar en multas desde $25 por día, además de intereses y, en casos graves, procesamiento penal. Otros incumplimientos específicos incluyen:

• No proporcionar información extranjera

• Declaraciones falsas y omisiones

La ley ofrece una excepción de Diligencia Debida si se informa sobre esfuerzos diligentes para obtener la información solicitada y se proporcionan documentos relevantes en 90 días.

Entendiendo la Relación Laboral en Canadá

En Canadá, los contratos y leyes regulan las relaciones laborales. Cada provincia tiene sus propios estándares laborales. Establecen las condiciones en el lugar de trabajo para empleados a tiempo completo y otros tipos de empleados. La relación empleador-empleado generalmente implica control y supervisión por parte de los empleadores canadienses. Los contratistas independientes son autónomos.

Los empleadores son responsables de cumplir con leyes de salud y seguridad, derechos humanos, equidad y compensación laboral. Los empleados tienen derecho a un trato justo y condiciones laborales seguras. Finalmente, los tribunales en Canadá tienen la última palabra sobre las relaciones laborales.

Diferencias Clave en Fiscalidad y Beneficios entre Contratistas Independientes en Canadá y Empleados

Para identificar las diferencias clave en impuestos y beneficios en Canadá entre contratistas independientes y empleados, respondamos algunas preguntas:

Diferencias en Impuestos

¿Quién es responsable de pagar impuestos?

• Empleados: Los impuestos, el Plan de Pensiones de Canadá (CPP) y el Seguro de Empleo (EI) son retenidos por el empleador.

• Contratistas Independientes: Responsables de gestionar sus propios impuestos, incluyendo impuesto sobre la renta y contribuciones al CPP. Reportan ingresos en el formulario T2125 y pueden necesitar registrarse para GST/HST.

¿Cómo se reporta el pago de impuestos?

• Empleados: Reciben un formulario T4 para la declaración de impuestos.

• Contratistas Independientes: Reportan ingresos en el formulario T2125 y pueden necesitar registrarse para GST/HST.

Diferencias en Beneficios

¿Qué beneficios tienen los contratistas independientes y los empleados?

• Empleados: Tienen derecho a beneficios del empleador como seguro de empleo, CPP, pago por vacaciones y, a menudo, seguro de salud.

• Contratistas Independientes: Deben asegurar sus propios beneficios y seguros. Pueden optar por beneficios laborales y contribuciones al CPP bajo condiciones específicas.

¿Te interesa cómo comparan las tarifas de los contratistas con los salarios de los empleados? La guía salarial de Canadá ofrece una comparación útil entre roles e industrias.

Flexibilidad y Autonomía como Contratista

Según estadísticas oficiales del gobierno de Canadá, “La autonomía y el control son la razón más común que motiva el autoempleo”. Y eso es lo primero que encuentras al comenzar una carrera como contratista en Canadá.

Es, sin duda, el aspecto principal que a menudo falta en el empleo tradicional. Los contratistas independientes no tienen derecho a beneficios estatutarios y tienen mayor flexibilidad en horarios, horas de trabajo, pago regular o ubicación. Como contratista, puedes:

• Elegir tus proyectos según tus intereses y criterios.

• Establecer tus horarios y tu calendario de trabajo.

• Seleccionar tu lugar de trabajo: desde casa, oficina, espacio de coworking o la playa, según tus habilidades.

En general, la flexibilidad y autonomía que ofrece el trabajo por contrato en Canadá se asocian comúnmente con una experiencia laboral más satisfactoria.

Riesgos y Responsabilidades de Ser Contratista

Los contratistas independientes en Canadá enfrentan un conjunto único de riesgos y responsabilidades. Por ello, gestionar tu negocio difiere de las responsabilidades de un empleado. Veamos cuáles son.

Responsabilidades Financieras:

• Impuestos: Los contratistas independientes deben calcular, presentar y gestionar impuestos sobre la renta y GST/HST.

• Beneficios: El contratista debe unirse al Plan de Pensiones de Canadá (CPP) y pagar todas las contribuciones necesarias.

• Facturación y Pago: Los contratistas independientes deben encarg