Employer of Record in Vanuatu

Die Erweiterung Ihres Teams nach Vanuatu bietet Zugang zu einem vielfältigen Talentpool, aber das Verständnis der lokalen Beschäftigungslandschaft ist entscheidend. Um legal Mitarbeiter in Vanuatu zu beschäftigen, haben Unternehmen in der Regel einige Hauptwege, die jeweils unterschiedliche Auswirkungen auf Compliance, Kosten und operative Komplexität haben. Eine effektive Navigation dieser Optionen stellt sicher, dass Ihre Expansion sowohl konform als auch strategisch ist.

Wenn Sie eine Einstellung in Vanuatu in Betracht ziehen, umfassen Ihre Hauptoptionen:

• Gründung einer lokalen juristischen Person: Dies beinhaltet die Registrierung einer Tochtergesellschaft oder Zweigstelle in Vanuatu, was Ihrem Unternehmen die Möglichkeit gibt, direkt Mitarbeiter zu beschäftigen. Dieser Weg erfordert erhebliche Vorlaufinvestitionen in Zeit, Rechtskosten und administrative Ressourcen.
• Partnerschaft mit einem Employer of Record (EOR): Ein EOR, wie Rivermate, agiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Mitarbeiter in Vanuatu, übernimmt alle lokalen Compliance- und Verwaltungstätigkeiten, während Sie die volle Kontrolle über das tägliche Management behalten.
• Engagement von unabhängigen Contractors: Diese Option ermöglicht projektbezogene Arbeit ohne formelle Beschäftigung, erfordert jedoch eine sorgfältige Klassifizierung, um Risiken der Fehlklassifizierung nach den Arbeitsgesetzen von Vanuatu zu vermeiden.

Wie ein Employer of Record (EOR) in Vanuatu funktioniert

Ein Employer of Record vereinfacht globale Einstellungen, indem er die rechtlichen Verantwortlichkeiten der Beschäftigung in Ihrem Namen übernimmt. In Vanuatu kümmert sich ein EOR typischerweise um:

• Rechtliche Compliance: Sicherstellung der Einhaltung der spezifischen Arbeitsgesetze, Arbeitsverträge und gesetzlichen Anforderungen von Vanuatu, einschließlich Mindestlohn, Arbeitszeiten und Kündigungsprotokollen.
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Abwicklung der lokalen Gehaltsabrechnung, Steuerabzüge, Sozialversicherungsbeiträge und anderer obligatorischer Abzüge gemäß den Vorschriften von Vanuatu.
• HR-Administration: Verwaltung des Mitarbeitereintritts, Benefits-Management (falls zutreffend), Urlaubsverwaltung und Überwachung gesetzeskonformer Kündigungsprozesse.
• Risikominderung: Übernahme der rechtlichen und compliancebezogenen Risiken im Zusammenhang mit Beschäftigung in Vanuatu, zum Schutz Ihres Unternehmens vor möglichen Strafen oder Streitigkeiten.

Vorteile für Unternehmen, die in Vanuatu ohne lokale Einheit einstellen

Die Nutzung eines EOR-Services bietet bedeutende Vorteile für Unternehmen, die in Vanuatu einstellen möchten, ohne sich langfristig an eine lokale Einheit zu binden:

• Schnelligkeit beim Markteintritt: Schnelles Onboarding von Mitarbeitern in Vanuatu ohne den langwierigen Prozess der Registrierung und Einrichtung einer Einheit.
• Reduzierte Kosten: Vermeidung der erheblichen Ausgaben für die Gründung und den Betrieb einer lokalen Tochtergesellschaft, einschließlich Rechtskosten, Büroräumen und Verwaltungskosten.
• Compliance-Garantie: Vollständige Einhaltung der komplexen und sich entwickelnden Beschäftigungsregelungen in Vanuatu, wodurch Compliance-Risiken minimiert werden.
• Flexibilität: Testen des Vanuatu-Marktes oder Einstellen von spezialisiertem Talent für bestimmte Projekte ohne langfristige Unternehmensverpflichtungen.
• Fokus auf das Kerngeschäft: Delegieren Sie administrative, HR- und Compliance-Aufgaben an den EOR, sodass sich Ihre internen Teams auf strategische Initiativen und Wachstum konzentrieren können.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Vanuatu umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Vanuatu gewährleistet.

Das Steuersystem von Vanuatu kennt keine Einkommensteuer, Kapitalertragssteuer oder Quellensteuer und basiert hauptsächlich auf indirekten Steuern wie Mehrwertsteuer (VAT) und Zollgebühren. Arbeitgeber haben spezifische Sozialversicherungsverpflichtungen, hauptsächlich durch Beiträge zum Vanuatu National Provident Fund (VNPF), der Renten-, Invaliditäts- und Todesleistungen finanziert. Arbeitgeber müssen 4 % des Bruttogehalts der Mitarbeiter abziehen und zusätzlich 4 % beitragen, insgesamt also 8 %, wobei die Zahlungen monatlich bis zum 15. fällig sind.

Vanuatu erhebt keine Einkommensteuer-Quellensteuer, und es gibt keine Steuerabzüge oder -freibeträge für Arbeitnehmer. Ausländische Arbeitskräfte und Unternehmen müssen die Beiträge zum VNPF leisten; ausländische Einheiten müssen zudem bei Bedarf eine VAT-Registrierung vornehmen. Bei verspäteten oder falschen Zahlungen können Strafen verhängt werden, was die Bedeutung einer rechtzeitigen Einhaltung unterstreicht.

In Vanuatu variieren die Gehaltsniveaus je nach Branche, Rolle, Erfahrung und Standort, wobei städtische Zentren wie Port Vila höhere Löhne bieten. Zum Beispiel verdienen Hotelmanager zwischen 4.000.000 und 7.000.000 VT jährlich, während IT-Support-Spezialisten zwischen 2.200.000 und 4.000.000 VT liegen. Der Mindestlohn ab 2025 ist auf 220 VT/Stunde für allgemeine Arbeiter festgelegt, mit möglichen sektorspezifischen Erhöhungen. Arbeitgeber müssen diese gesetzliche Mindestgrenze einhalten und sich über gesetzliche Änderungen auf dem Laufenden halten.

Vergütungspakete umfassen häufig Boni und Zulagen wie Leistungsboni, Unterkunft, Transport, Essenszulagen, Überstundenzahlungen (bei 1,5-fachem Satz) und gesetzliche Urlaubsansprüche. Einige Unternehmen gewähren auch ein 13. Monatsgehalt als Jahresendbonus. Die Gehaltsabrechnung erfolgt in der Regel alle zwei Wochen oder monatlich per Banküberweisung, wobei Arbeitgeber für Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich sind. Es wird erwartet, dass die Gehaltstrends aufgrund von Wirtschaftswachstum, Inflation, Fachkräftemangel und politischen Änderungen steigen, was die Bedeutung für Arbeitgeber unterstreicht, ihre Vergütungsstrategien regelmäßig zu überprüfen und anzupassen.

Mitarbeiter in Vanuatu haben Anspruch auf mindestens 2 Wochen (10 Arbeitstage) Jahresurlaub bei ununterbrochener Betriebszugehörigkeit, wobei der Urlaub anteilig erworben wird und zum regulären Lohn bezahlt wird. Die Urlaubsplanung ist flexibel, in der Regel wird sie zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer abgestimmt und kann unter bestimmten Bedingungen im Voraus genommen oder ausgezahlt werden.

Gesetzliche Feiertage werden mit bezahlter Freistellung begangen, einschließlich wichtiger Termine wie Neujahr, Tag der Arbeit, Unabhängigkeitstag, Weihnachten und andere. Arbeitnehmer, die an gesetzlichen Feiertagen arbeiten, haben in der Regel Anspruch auf Überstundenvergütung oder einen Freizeitausgleich.

Krankheitstage gewähren 6 bezahlte Tage pro Jahr, wobei bei Abwesenheit von mehr als zwei Tagen eine ärztliche Bescheinigung erforderlich ist. Elternzeit umfasst 14 Wochen Mutterschaftsurlaub, 5 Tage Vaterschaftsurlaub und Adoptionsurlaub, alle mit Zahlungen aus dem Vanuatu National Provident Fund (VNPF). Weitere Urlaubsarten wie Trauerurlaub, Bildungsurlaub, Sabbatical und Sonderurlaub sind je nach Arbeitgeberpolitik möglich.

In Vanuatu müssen Arbeitgeber verpflichtende Leistungen wie einen Mindestlohn, bezahlten Jahresurlaub, Feiertage, Krankheitsurlaub, Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub sowie Abfindungszahlungen bereitstellen, um die grundlegende Sicherheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Zusätzlich werden häufig optionale Vorteile wie Krankenversicherung, Lebensversicherung, zusätzlicher bezahlter Urlaub, Transport- und Wohnungszuschüsse, berufliche Weiterbildung und Employee Assistance Programs (EAPs) angeboten, um die Vergütungspakete zu verbessern und Talente zu gewinnen.

Krankenversicherung ist ein bedeutender Vorteil, wobei die Deckung in der Regel medizinische Konsultationen, Krankenhausaufenthalte und Medikamente umfasst; Arbeitgeber können die vollständigen oder teilweisen Prämien übernehmen, um den Erwartungen der Mitarbeitenden gerecht zu werden, insbesondere bei Fachkräften. Der nationale Provident Fund (VNPF) erfordert sowohl Beiträge des Arbeitgebers als auch der Mitarbeitenden, wobei die Ersparnisse bei Renteneintritt oder unter bestimmten Umständen zugänglich sind. Die Leistungspakete variieren je nach Branche und Unternehmensgröße, wobei größere Firmen und Sektoren wie Finanzen und Tourismus umfassendere Vorteile bieten.

Arbeitsverträge in Vanuatu sind entscheidend, um die Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern zu definieren, die rechtliche Einhaltung sicherzustellen und Streitigkeiten zu reduzieren. Sie enthalten typischerweise wesentliche Klauseln wie Stellenbeschreibung, Vergütung, Leistungen, Urlaubsansprüche und Kündigungsverfahren. Die Verträge können entweder befristet sein, geeignet für temporäre Rollen, oder unbefristet, was eine kontinuierliche Beschäftigungssicherheit bietet.

Probezeiten, die in der Regel 1-3 Monate dauern, ermöglichen es Arbeitgebern, neue Mitarbeitende zu beurteilen, mit kürzeren Kündigungsfristen während dieser Phase. Vertraulichkeits- und Wettbewerbsverbotsklauseln sind üblich, um Geschäftsinteressen zu schützen, aber Wettbewerbsverbotsklauseln müssen in Umfang und Dauer angemessen sein, um durchsetzbar zu sein. Vertragsänderungen erfordern gegenseitiges Einvernehmen und schriftliche Dokumentation, während eine Kündigung den gesetzlichen Kündigungsfristen basierend auf der Dauer der Beschäftigung folgen muss, mit potenziellem Anspruch auf Abfindung.

Vanuatu entwickelt sich zu einem günstigen Ziel für Remote-Arbeit aufgrund seines entspannten Lebensstils, des tropischen Klimas und der verbesserten digitalen Infrastruktur. Obwohl es keine spezifische Gesetzgebung für Remote-Arbeit gibt, gelten die bestehenden Arbeitsgesetze—wie das Employment Act—gleichzeitig für Remote-Mitarbeiter und umfassen Rechte, Mindestlöhne, Gesundheit und Sicherheit sowie Steuerpflichten. Arbeitgeber sind verantwortlich für die Bereitstellung eines sicheren Arbeitsumfelds, die Einhaltung gesetzlicher Standards sowie eine klare Kommunikation und die Bereitstellung notwendiger Ressourcen für Remote-M staff.

Flexible Arbeitsmöglichkeiten umfassen Vollzeit-Remote, Hybridmodelle, verkürzte Arbeitswochen, Flextime, Jobsharing und Teilzeitvereinbarungen. Die Implementierung effektiver Richtlinien, Kommunikationsprotokolle und regelmäßiger Leistungsüberprüfungen wird für einen reibungslosen Ablauf empfohlen. Der Datenschutz bleibt eine Priorität, wobei Arbeitgeber geraten wird, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Sicherheitsmaßnahmen und Mitarbeiterschulungen durchzusetzen, trotz der sich entwickelnden Datenschutzgesetze in Vanuatu. Geräte- und Spesenrichtlinien sollten Details zur Bereitstellung, Erstattungsgrenzen (z.B. Internet bis zu VUV 5.000/Monat, Büromaterial bis zu VUV 2.000/Monat) sowie potenzielle Home-Office-Zuschüsse (z.B. VUV 20.000) festlegen.

Die Konnektivität kann variabel sein, insbesondere außerhalb der städtischen Zentren, mit verfügbaren, aber manchmal unzuverlässigen Internet- und Mobilfunknetzen. Arbeitgeber sollten in Betracht ziehen, VPNs, Kollaborationstools und Backup-Lösungen wie mobile Hotspots bereitzustellen, um einen konsistenten Remote-Zugang zu gewährleisten.

Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Vanuatu wird durch das Employment Act und das Common Law geregelt, wobei Arbeitgeber verpflichtet sind, bestimmte Verfahren einzuhalten, Kündigungsfristen oder Abfindungen zu gewähren und den Prozess zu dokumentieren. Die Kündigungsfrist variiert je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters, mit Mindestfristen von 1 Woche bei weniger als 1 Jahr, 2 Wochen bei 1-3 Jahren und 4 Wochen bei 3 oder mehr Jahren. Arbeitgeber können sich für eine Zahlung in lieu of notice entscheiden, und Arbeitsverträge können längere Fristen vorsehen.

Abfindungszahlungen sind in der Regel fällig, wenn Mitarbeiter ohne triftigen Grund oder aufgrund von Redundanz gekündigt werden, berechnet als etwa zwei Wochen Gehalt pro Jahr der Betriebszugehörigkeit, vorausgesetzt, der Mitarbeiter hat mindestens ein Jahr Beschäftigung abgeschlossen. Kündigungsgründe umfassen "just cause" (z.B. Fehlverhalten, schlechte Leistung), bei denen keine Kündigungsfrist oder Abfindung erforderlich ist, sowie "without cause" (z.B. Redundanz), die eine Kündigungsfrist oder Zahlung in lieu of notice sowie Abfindung vorschreiben.

Arbeitgeber müssen sich an Verfahrensschritte halten, wie z.B. Untersuchungen durchführen, schriftliche Kündigungen ausstellen, Mitarbeitende die Möglichkeit zur Stellungnahme geben, Dokumentationen führen und sicherstellen, dass letzte Zahlungen umgehend erfolgen. Mitarbeiterschutz gegen unrechtmäßige Kündigungen umfasst Ansprüche auf unfaire Entlassung und Diskriminierung, mit Abhilfen wie Wiedereinstellung oder Entschädigung. Es wird empfohlen, rechtlichen Rat einzuholen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und rechtliche Risiken zu minimieren.

Vanuatu bietet vielfältige Freelancing-Möglichkeiten in Branchen wie Tourismus, Bauwesen, IT, Business Services und Landwirtschaft. Zu den wichtigsten Rollen gehören Reiseleiter, Handwerker, Entwickler, Berater sowie Farmarbeiter. Die Beschäftigung von Freelancern erfordert ein Verständnis der rechtlichen Unterschiede; Contractors zeichnen sich durch begrenzte Kontrolle, Unabhängigkeit und Eigentum an Werkzeugen aus, während Employees stark kontrolliert und in die Kernprozesse integriert sind.

Die rechtliche Einhaltung erfordert klare Verträge, die Umfang, Bezahlung, IP-Rechte und Streitbeilegung regeln. IP-Rechte können abgetreten oder lizenziert werden, wobei Verträge Eigentum und Nutzung festlegen. Contractors sind für ihre Steuern verantwortlich, einschließlich Einkommensteuer und Mehrwertsteuer (MwSt.), falls zutreffend, und müssen ihre eigene Versicherung abschließen, da Unternehmen nicht verpflichtet sind, eine Deckung bereitzustellen.

Das Arbeitserlaubnissystem von Vanuatu richtet sich hauptsächlich an ausländische Staatsangehörige, die eine Beschäftigung suchen, mit den wichtigsten Visatypen einschließlich Work Permit Visa, Business Visa, Investor Visa und Special Category Visa. Das Work Permit Visa erfordert eine Sponsoring durch einen lokalen Arbeitgeber, eine Arbeitsfreigabe sowie die Einreichung von Dokumenten wie Passkopien, Qualifikationen, polizeilichen Führungszeugnissen und medizinischen Berichten. Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel 4 bis 8 Wochen, wobei die Gebühren je nach Beschäftigungsdauer und -art variieren.

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle ausländischen Arbeitnehmer gültige Permits besitzen, die Arbeitsgesetze einhalten und die Behörden über Beschäftigungsänderungen informieren. Arbeitnehmer sind verantwortlich dafür, die Visabedingungen einzuhalten und die Permits rechtzeitig zu verlängern. Für einen langfristigen Aufenthalt sind Wege zur dauerhaften Aufenthaltserlaubnis in der Regel an 10 Jahre ununterbrochenen Aufenthalt, gutes Verhalten und wirtschaftlichen Beitrag geknüpft, wobei Anträge durch Aufenthalts- und Finanzdokumente unterstützt werden.