Employer of Record in Sambia

Ein Employer of Record (EOR) in Sambia ist ein Unternehmen, das legal Mitarbeiter in Ihrem Namen einstellt. Das bedeutet, dass Sie in Sambia ein Team aufbauen können, ohne eine lokale Einheit zu gründen, was ein komplexer und teurer Prozess sein kann. Ein EOR, wie Rivermate, übernimmt alle rechtlichen und HR-Aufgaben, die mit Beschäftigung verbunden sind. Dazu gehören Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze. Sie verwalten die tägliche Arbeit Ihres Teams, während der EOR sich um die administrative Seite kümmert.

Wie ein Employer of Record (EOR) in Sambia funktioniert

Die Nutzung eines EOR in Sambia vereinfacht den Prozess der Mitarbeitereinstellung. So funktioniert es typischerweise:

1. Sie finden das Talent: Sie rekrutieren und wählen den Kandidaten aus, den Sie in Sambia einstellen möchten.
2. Der EOR stellt Ihren Kandidaten ein: Die lokale Einheit des EOR in Sambia stellt den Mitarbeiter rechtlich ein. Sie werden der offizielle Arbeitgeber.
3. Rechtssichere Verträge: Der EOR erstellt einen Arbeitsvertrag, der den sambischen Arbeitsgesetzen entspricht. Diese Gesetze werden vom Ministry of Labour and Social Security (https://www.mlss.gov.zm/) überwacht.
4. Onboarding: Der EOR übernimmt den Onboarding-Prozess, einschließlich aller notwendigen Registrierungen bei den lokalen Behörden.
5. Gehaltsabrechnung und Steuern: Der EOR verarbeitet die monatliche Gehaltsabrechnung in sambischen Kwacha. Er kümmert sich auch um alle Steuerabzüge, wie Pay As You Earn (PAYE), und überweist diese an die Zambia Revenue Authority (https://www.zra.org.zm/).
6. Sozialversicherung: Der EOR verwaltet die Beiträge zur National Pension Scheme Authority (NAPSA).
7. Sie verwalten die Arbeit: Sie leiten die täglichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ihres Mitarbeiters, genau wie bei jedem anderen Teammitglied.

Warum einen Employer of Record in Sambia nutzen

Die Nutzung eines EOR in Sambia bietet eine einfache Möglichkeit, Ihr Team im Land zu erweitern. Es ermöglicht Ihnen, schnell und legal in den Markt einzutreten, ohne die große Investition, eine lokale Firma zu gründen.

Hier sind einige wichtige Vorteile:

• Schnelligkeit: Sie können Mitarbeiter einstellen und den Betrieb viel schneller aufnehmen, als wenn Sie eine eigene rechtliche Einheit gründen würden.
• Compliance: EORs sind Experten im sambischen Arbeitsrecht. Sie stellen sicher, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen für die Beschäftigung erfüllen, was Ihr Risiko von Bußgeldern oder rechtlichen Problemen reduziert.
• Kosteneinsparungen: Die Gründung und der Betrieb eines Unternehmens in einem anderen Land sind teuer. Ein EOR hilft Ihnen, diese erheblichen Kosten zu vermeiden.
• Fokus auf Ihr Geschäft: Während der EOR sich um HR und rechtliche Verwaltung kümmert, können Sie sich auf Ihre Kernziele und die Leitung Ihres Teams konzentrieren.
• Flexibilität: Ein EOR ermöglicht es Ihnen, ein oder mehrere Mitarbeiter einzustellen, sodass Sie Ihr Team bei Bedarf skalieren können.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Sambia umfassende HR-Unterstützung, Leistungsverwaltung, Compliance-Management und den Zugang zu unserem firmeneigenen Dashboard für Belegschaftsanalyse in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfaches Preismodell, das sich an den Bedarf Ihres Unternehmens anpasst und gleichzeitig die vollständige Rechtskonformität in Sambia sicherstellt.

Die Einstellung in Sambia bietet die Chance, in eine wachsende Wirtschaft mit einem vielfältigen Talentpool einzutauchen. Schlüsselbranchen wie Bergbau, Landwirtschaft, Finanzen und Bauwesen treiben die Nachfrage nach qualifizierten Fachkräften voran. Allerdings bedeutet eine erfolgreiche Einstellung in Sambia, die lokalen Beschäftigungsgesetze zu verstehen, um sicherzustellen, dass Sie konform sind. Das Employment Code Act ist die wichtigste Gesetzgebung, die das Beschäftigungsrecht regelt, daher ist es wichtig, mit den Anforderungen vertraut zu sein.

Arbeitsverträge & Muss-Klauseln

Wenn Sie einen Mitarbeiter in Sambia einstellen, ist für jede Beschäftigungsbeziehung, die sechs Monate oder länger dauert, ein schriftlicher Vertrag erforderlich. Es wird dringend empfohlen, für alle Mitarbeiter einen schriftlichen Vertrag zu haben, um Klarheit zu schaffen.

Ihre Arbeitsverträge müssen die folgenden Klauseln enthalten:

• Namen von Ihnen und Ihrem Mitarbeiter
• Datum des Arbeitsbeginns
• Berufsbezeichnung und Tätigkeitsbeschreibung
• Arbeitsort
• Arbeitszeiten
• Gehalt und Zahlungsweise
• Urlaubsansprüche (Jahresurlaub, Krankheitsurlaub usw.)
• Kündigungsfrist

Probezeiten

In Sambia können Sie in einem Arbeitsvertrag eine Probezeit festlegen, um die Eignung eines neuen Mitarbeiters für die Rolle zu beurteilen.

• Die anfängliche Probezeit kann bis zu drei Monate dauern.
• Sie können diese um weitere drei Monate verlängern, aber die gesamte Probezeit darf sechs Monate nicht überschreiten.
• Während der Probezeit können entweder Sie oder der Mitarbeiter den Vertrag mit 24 Stunden Kündigungsfrist kündigen.
• Sie müssen den Mitarbeiter schriftlich darüber informieren, ob er die Probezeit bestanden hat, bevor sie endet.
• Wenn Sie keine schriftliche Bestätigung oder Kündigung vorlegen, wird der Mitarbeiter automatisch in seiner Rolle bestätigt.

Arbeitszeiten & Überstunden

Die regulären Arbeitszeiten in Sambia sind acht Stunden pro Tag, mit maximal 48 Stunden pro Woche.

Öffentliche & regionale Feiertage

Ihre Mitarbeiter in Sambia haben Anspruch auf bezahlten Urlaub an öffentlichen Feiertagen. Hier sind die Feiertage für 2024:

• Januar 1: Neujahr
• März 8: Internationaler Frauentag
• März 12: Jugendtag
• März 29: Karfreitag
• März 30: Karsamstag
• April 1: Ostermontag
• April 28: Geburtstag von Kenneth Kaunda
• Mai 1: Tag der Arbeit
• Mai 25: Afrikatag
• Juli (erster Montag): Helden-Tag
• Juli (Dienstag nach Helden-Tag): Einheitstag
• August (erster Montag): Tag der Landwirte
• 18. Oktober: Nationaler Gebetstag
• 24. Oktober: Unabhängigkeitstag
• 25. Dezember: Weihnachten

Einstellung von Contractors in Sambia

Die Einstellung unabhängiger Contractors in Sambia kann Ihnen Flexibilität und Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten verschaffen, ohne die langfristige Verpflichtung eines Mitarbeiters einzugehen. Contractors verwalten ihre eigene Arbeit und sind für ihre Steuern selbst verantwortlich.

Sie müssen jedoch vorsichtig sein, wie Sie Arbeiter klassifizieren. Wenn ein Contractor wie ein Arbeitnehmer behandelt wird (zum Beispiel, wenn Sie seine Arbeitszeiten und Methoden kontrollieren), könnte er falsch klassifiziert werden. Eine falsche Klassifizierung kann rechtliche und finanzielle Strafen nach sich ziehen.

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, dieses Risiko zu minimieren. Ein EOR kann Contractors in Ihrem Auftrag einstellen und bezahlen, sodass sie gemäß sambischer Gesetzgebung korrekt klassifiziert werden. So können Sie mit den benötigten Talenten arbeiten, ohne sich um Compliance-Probleme sorgen zu müssen.

Das Verständnis von Vergütung und Gehaltsabrechnung in Sambia ist entscheidend, um Mitarbeiter im Land erfolgreich zu beschäftigen. Sie benötigen ein klares Verständnis der lokalen Arbeitsgesetze, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Team genau und pünktlich bezahlen. Dabei geht es um mehr als nur die Überweisung eines monatlichen Gehalts. Sie müssen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnen und einbehalten. Wenn Sie dies richtig machen, bleiben Sie gesetzeskonform mit sambischen Gesetzen und bauen Vertrauen bei Ihren Mitarbeitern auf.

Gehaltsabrechnungszyklen & Lohnstruktur

In Sambia ist der Standard-Gehaltsabrechnungszyklus monatlich. Sie zahlen Ihre Mitarbeiter in der Regel am Ende jedes Monats. Direkte Banküberweisungen sind die gängigste Zahlungsmethode.

Ein typisches Vergütungspaket in Sambia umfasst ein Grundgehalt plus etwaige Zulagen. Gängige Zulagen sind:

• Wohnungszulage: Zur Unterstützung bei Unterkunftskosten.
• Transportzulage: Zur Deckung der Pendelkosten.
• Verpflegungszulage: Zur Unterstützung bei den täglichen Essenskosten.

Überstunden & Mindestlöhne

Die Standardarbeitswoche in Sambia beträgt 48 Stunden. Wenn Ihre Mitarbeiter über diese Stunden hinaus arbeiten, müssen Sie ihnen Überstunden bezahlen. Überstunden werden in der Regel mit dem 1,5-fachen des normalen Stundenlohns des Mitarbeiters berechnet. Für Arbeit an einem Feiertag oder einem Sonntag (wenn es kein normaler Arbeitstag für den Mitarbeiter ist) beträgt der Satz das Doppelte des normalen Stundenlohns.

Sambia hat einen gesetzlichen Mindestlohn, der je nach Kategorie des Mitarbeiters variiert. Zum Beispiel sind nach den neuesten Vorschriften die monatlichen Mindestlöhne für einige Kategorien:

• Haushaltshilfen: ZMW 1.300
• Verkäufer: ZMW 1.600
• Allgemeine Arbeiter: ZMW 1.600

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Als Arbeitgeber in Sambia sind Sie für mehrere Gehaltsabrechnungssteuern und Beiträge verantwortlich. Diese sind Ihre direkten Verpflichtungen und werden zusätzlich zum Bruttogehalt Ihrer Mitarbeiter berechnet.

Mitarbeitersteuern und Abzüge

Sie müssen auch bestimmte Steuern und Beiträge direkt vom Gehalt Ihrer Mitarbeiter abziehen. Sie sind verantwortlich für das Einbehalten dieser Beträge und die Überweisung an die zuständigen Regierungsbehörden.

In Sambia ist die Bereitstellung wettbewerbsfähiger Leistungen und das Verständnis der Urlaubsregelungen entscheidend, um großartige Talente anzuziehen und zu halten. Es geht nicht nur darum, gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Es geht darum, ein unterstützendes Arbeitsumfeld aufzubauen. Wenn Sie sich um Ihr Team kümmern, können sie ihre beste Arbeit leisten. Dieser Leitfaden erklärt, was Sie über Urlaub und Leistungen in Sambia wissen müssen.

Gesetzlicher Urlaub

Das sambische Recht sieht mehrere Arten von obligatorischem Urlaub für Mitarbeitende vor.

• Jahresurlaub: Sie haben Anspruch auf 24 bezahlte Urlaubstage pro Jahr nach 12 Monaten ununterbrochener Beschäftigung. Dieser Urlaub wird mit einer Rate von zwei Tagen pro Monat angesammelt.
• Krankheitstage: Wenn Sie mindestens 12 Monate gearbeitet haben, können Sie bis zu sechs Monate bezahlten Krankheitsurlaub erhalten. Die ersten drei Monate sind voll bezahlt, die nächsten drei sind mit halbem Gehalt. Für kürzere Verträge können Sie bis zu 52 Tage Krankheitsurlaub bekommen. Ein ärztliches Attest ist erforderlich, um sich zu qualifizieren.
• Mutterschaftsurlaub: Weibliche Mitarbeitende erhalten 14 Wochen bezahlten Mutterschaftsurlaub. Um Anspruch zu haben, müssen Sie in der Regel mindestens zwei Jahre bei Ihrem Arbeitgeber beschäftigt sein.
• Familienverantwortungsurlaub: Sie können bis zu sieben Tage teilweise bezahlten Urlaub pro Jahr nehmen, um sich um ein krankes Kind, den Ehepartner oder Angehörige zu kümmern. Dies ist möglich, nachdem Sie sechs Monate bei Ihrem Arbeitgeber beschäftigt sind.

Feiertage & regionale Feiertage

Mitarbeitende haben Anspruch auf einen bezahlten freien Tag an Feiertagen. Falls ein Feiertag auf ein Wochenende fällt, wird in der Regel der folgende Montag als Feiertag genommen.

Typische zusätzliche Leistungen

Neben den gesetzlichen Vorgaben bieten viele Arbeitgeber zusätzliche Leistungen an, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Leistungen helfen kann

Die Einrichtung und Verwaltung von Mitarbeitendenleistungen in einem neuen Land kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht diesen Prozess für Sie.

Ein EOR übernimmt die rechtlichen und administrativen Aspekte der Beschäftigung. Dazu gehört, sicherzustellen, dass Ihre Leistungspakete den sambischen Gesetzen entsprechen. Sie verwalten die Gehaltsabrechnung, Sozialversicherungsbeiträge und alle erforderlichen Urlaubsregelungen. Das gibt Ihnen die Freiheit, sich auf das Wachstum Ihres Geschäfts und die Unterstützung Ihres Teams zu konzentrieren. Ein EOR hilft Ihnen, wettbewerbsfähige Leistungen anzubieten, ohne den Kopf über lokale Vorschriften zerbrechen zu müssen.

Wenn Sie in Sambia ein Arbeitsverhältnis beenden, müssen Sie einem klaren Prozess folgen. Es geht nicht nur darum, sich zu verabschieden. Sie müssen die Kündigung und das Offboarding korrekt abwickeln, um die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze sicherzustellen. Dies beinhaltet, einen gültigen Kündigungsgrund anzugeben, die richtige Kündigungsfrist einzuhalten und alle ausstehenden Zahlungen zu leisten. Das Nichtbefolgen dieser Schritte kann zu rechtlichen Problemen führen.

Kündigungsfristen

Sie müssen den Mitarbeitenden eine angemessene Kündigungsfrist gewähren, bevor ihr Vertrag endet, es sei denn, sie sind wegen Fehlverhaltens schuldig. Sie können ihnen auch anstelle dieser Frist eine Abfindung zahlen. Die gesetzlich vorgeschriebene Mindestkündigungsfrist hängt von der Dauer des Arbeitsvertrags ab:

• 24 Stunden bei einem Vertrag von einem Monat oder weniger.
• 14 Tage bei einem Vertrag zwischen einem und drei Monaten.
• 30 Tage bei einem Vertrag, der länger als drei Monate dauert.

Wenn Ihr Arbeitsvertrag eine längere Kündigungsfrist vorsieht, müssen Sie diese einhalten. Für jeden Vertrag, der länger als sechs Monate dauert, muss die Kündigung schriftlich erfolgen.

Abfindung

Das sambische Recht schreibt in bestimmten Situationen, wie z.B. bei Entlassungen, eine Abfindung vor. Die Höhe wird oft durch die Arbeitsvereinbarung oder durch Verhandlung festgelegt. Bei Beendigung eines Vertrags aufgrund von Entlassung müssen Sie dem Mitarbeiter oder seinem Vertreter mindestens 30 Tage Kündigungsfrist geben. Diese Frist sollte die Anzahl der betroffenen Mitarbeitenden und den Zeitraum für die Kündigungen angeben.

Wie Rivermate rechtskonforme Austritte handhabt

Wir stellen sicher, dass jeder Schritt des Offboarding-Prozesses korrekt und rechtlich einwandfrei durchgeführt wird. Wir wissen, dass die Navigation durch das sambische Arbeitsrecht komplex sein kann.

So verwalten wir den Prozess für Sie:

• Dokumentation: Wir stellen sicher, dass alle Kündigungsschreiben schriftlich erfolgen und den gültigen Kündigungsgrund klar angeben.
• Fairer Ablauf: Bei Kündigungen im Zusammenhang mit Leistung oder Fehlverhalten folgen wir einem fairen Verfahren. Dazu gehört die Durchführung einer Untersuchung und die Möglichkeit für den Mitarbeitenden, Stellung zu nehmen.
• Endzahlungen: Wir berechnen und verarbeiten alle Schlusszahlungen. Dazu gehören ausstehendes Gehalt, angesammter Urlaub und etwaige erforderliche Abfindungen.
• Compliance-Check: Unser Team bleibt stets auf dem neuesten Stand der sambischen Arbeitsgesetze, um sicherzustellen, dass jede Kündigung vollständig rechtskonform ist und Sie vor möglichen rechtlichen Ansprüchen schützt.

Das Navigieren durch Visa- und Arbeitserlaubnisse in Sambia ist ein entscheidender Schritt, um Ihr Team im Land zu erweitern. Das sambische System unterscheidet zwischen einem Visum, das die Einreise erlaubt, und einer Erlaubnis, die die Arbeit autorisiert. Für ausländische Staatsangehörige ist die richtige Arbeitserlaubnis erforderlich, um in Sambia zu arbeiten. Die beiden Haupttypen von Arbeitserlaubnissen sind kurzfristig, für bis zu sechs Monate, und langfristig, für bis zu zwei Jahre. Es ist wichtig, von Anfang an die richtige Erlaubnis zu beantragen, da ein Wechsel von einem Typ zum anderen nach der Ankunft in Sambia nicht möglich ist.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Ein Employer of Record (EOR) kann Arbeitserlaubnisse für ausländische Mitarbeitende in Sambia sponsern. Dies ist ein gängiger Weg für Unternehmen, die keine registrierte juristische Person im Land haben. Der EOR fungiert als rechtlicher Arbeitgeber und übernimmt alle formalen Beschäftigungsverantwortlichkeiten, einschließlich der Sponsoring von Arbeitserlaubnissen und Visa.

Hier sind einige praktische Wege und Realitäten des Sponsorings:

• Employer of Record Sponsoring: Ein EOR kann sowohl kurzfristige als auch langfristige Arbeitserlaubnisse sponsern. Dafür muss er eine registrierte Einheit in Sambia haben.
• Rolle des Arbeitgebers: Der sponsornede Arbeitgeber, egal ob es Ihr Unternehmen oder ein EOR ist, spielt eine entscheidende Rolle im Antragsprozess. Er muss Unternehmensdokumente vorlegen und die Notwendigkeit der Einstellung eines ausländischen Mitarbeiters rechtfertigen.
• Arbeitsmarktprüfung: Für eine langfristige Employment Permit muss der Arbeitgeber oft nachweisen, dass er zuerst versucht hat, einen geeigneten sambischen Kandidaten zu finden.
• Spezifität der Erlaubnis: Arbeitserlaubnisse in Sambia sind an einen bestimmten Arbeitgeber und eine bestimmte Rolle gebunden. Wenn ein Mitarbeiter seinen Job oder Arbeitgeber wechselt, muss er einen neuen Antrag stellen.

Geschäftsreise-Compliance

Für kurzfristige Geschäftsreisen gibt es in Sambia spezifische Regeln, die beachtet werden müssen. Diese Reisen können Aktivitäten wie die Teilnahme an Meetings, Konferenzen oder Verhandlungen umfassen.

Hier eine Übersicht, was Sie wissen müssen:

• Visumfreie Einreise: Staatsbürger einiger Länder können bis zu 30 Tage ohne Visum nach Sambia einreisen.
• Geschäftsvisum: Wenn Sie nicht aus einem visumfreien Land kommen, müssen Sie ein Geschäftsvisum beantragen. Dies ist oft online über ein e-visa-System möglich.
• Erlaubte Aktivitäten: Geschäftsreisen sind für kurzfristige Aktivitäten gedacht. Sie erlauben keine Beschäftigung.
• Länger bleiben: Wenn ein Geschäftsreisender länger als 30 Tage bleiben muss, muss er eine temporäre Arbeitserlaubnis beantragen.

Hier eine Tabelle, die die verschiedenen Arten der Einreise für Geschäftsreisende zusammenfasst: