Beschäftigungssteuern in Kenia

Die Bewältigung der Komplexität der Beschäftigungsbesteuerung ist ein entscheidender Aspekt bei der Geschäftstätigkeit in jedem Land, und Kenia bildet keine Ausnahme. Das kenianische Steuersystem, das hauptsächlich von der Kenya Revenue Authority (KRA) überwacht wird, erfordert von Arbeitgebern, die verschiedenen Verpflichtungen im Zusammenhang mit ihrer Belegschaft zu verstehen und einzuhalten. Dies umfasst die korrekte Berechnung und Abführung von Lohnsteuern, Sozialversicherungsbeiträgen und die Sicherstellung der genauen Einkommenssteuerabzüge von den Mitarbeitern.

Die Einhaltung der kenianischen Steuergesetze ist für Unternehmen unerlässlich, um Strafen, Zinsen und rechtliche Probleme zu vermeiden. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben unterschiedliche Verantwortlichkeiten bezüglich Beiträgen und Abzügen, die dazu dienen, öffentliche Dienstleistungen und soziale Wohlfahrtsprogramme zu finanzieren. Das Verständnis dieser Anforderungen ist der Schlüssel zu reibungslosen und rechtmäßigen Geschäftstätigkeiten in Kenia.

Arbeitgeber Sozialversicherung und Lohnsteuerpflichten

Arbeitgeber in Kenia sind verantwortlich für die Beiträge zu mehreren obligatorischen Sozialversicherung- und Lohnschaftssystemen im Namen ihrer Mitarbeiter. Die wichtigsten Beiträge umfassen die National Social Security Fund (NSSF) und den National Hospital Insurance Fund (NHIF).

National Social Security Fund (NSSF)

Der NSSF ist ein obligatorisches Sparprogramm für den Ruhestand. Die Beiträge werden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Das NSSF-Gesetz von 2013 führte eine gestufte Beitragsstruktur ein, basierend auf den monatlichen pensionsfähigen Einkommen eines Mitarbeiters.

Für 2025 wird erwartet, dass die Beiträge gemäß der schrittweisen Umsetzung des NSSF-Gesetzes von 2013 erfolgen. Der Beitrag wird anhand von zwei Stufen des pensionsfähigen Einkommens berechnet:

Stufe I: Einkommen bis zum unteren Limit (KSh 7.000 pro Monat).
Stufe II: Einkommen zwischen dem unteren und oberen Limit (KSh 36.000 pro Monat).

Der Gesamtbeitragssatz beträgt 12 % des pensionsfähigen Einkommens, gleichmäßig auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer verteilt (je 6 %).

Stufe	Bereich der pensionsfähigen Einkünfte	Gesamtrate (12%)	Anteil Arbeitgeber	Anteil Arbeitnehmer
Stufe I	Bis zu KSh 7.000	KSh 840	KSh 420	KSh 420
Stufe II	KSh 7.001 – KSh 36.000	KSh 3.480 (auf KSh 29.000)	KSh 1.740	KSh 1.740
Maximum	KSh 36.000	KSh 4.320	KSh 2.160	KSh 2.160

Arbeitgeber müssen sich bei der NSSF registrieren und die Beiträge monatlich bis zum 9. Tag des folgenden Monats abführen.

National Hospital Insurance Fund (NHIF)

Der NHIF ist ein obligatorisches Krankenversicherungsprogramm. Die Beiträge basieren auf dem Bruttomonatsgehalt eines Mitarbeiters. Der Beitrag wird ausschließlich vom Gehalt des Mitarbeiters abgezogen, aber der Arbeitgeber ist verantwortlich für die Abführung an den NHIF.

Bruttomonatsgehalt	Monatlicher Beitrag
Bis zu KSh 5.999	KSh 150
KSh 6.000 - 7.999	KSh 300
KSh 8.000 - 11.999	KSh 400
KSh 12.000 - 14.999	KSh 500
KSh 15.000 - 19.999	KSh 600
KSh 20.000 - 24.999	KSh 750
KSh 25.000 - 29.999	KSh 850
KSh 30.000 - 34.999	KSh 900
KSh 35.000 - 39.999	KSh 950
KSh 40.000 - 44.999	KSh 1.000
KSh 45.000 - 49.999	KSh 1.100
KSh 50.000 - 59.999	KSh 1.200
KSh 60.000 - 69.999	KSh 1.300
KSh 70.000 - 79.999	KSh 1.400
KSh 80.000 - 89.999	KSh 1.500
KSh 90.000 - 99.999	KSh 1.600
KSh 100.000 und mehr	KSh 1.700

Arbeitgeber müssen sich beim NHIF registrieren und die Beiträge monatlich bis zum 9. Tag des folgenden Monats abführen.

Einkommenssteuerabzugsanforderungen

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Einkommensteuer (PAYE) von den Gehältern und Löhnen ihrer Mitarbeiter einzubehalten. Dieser einbehaltene Steuerbetrag wird im Namen des Mitarbeiters an die KRA abgeführt. PAYE wird basierend auf dem steuerpflichtigen Einkommen des Mitarbeiters nach Abzug zulässiger Abzüge und Freibeträge berechnet.

Das steuerpflichtige Einkommen umfasst das Grundgehalt, Zulagen, Leistungsaufschläge (sofern nicht ausdrücklich befreit) und Boni.

Die Einkommensteuersätze für Einwohner sind progressiv, das heißt, höheres Einkommen wird zu höheren Sätzen besteuert. Für 2025 werden die Steuerbänder und Sätze voraussichtlich wie folgt aussehen:

Monatliches steuerpflichtiges Einkommen	Jährliches steuerpflichtiges Einkommen	Steuersatz
Bis zu KSh 24.000	Bis zu KSh 288.000	10 %
KSh 24.001 – 32.333	KSh 288.001 – 388.000	25 %
KSh 32.334 – 500.000	KSh 388.001 – 6.000.000	30 %
KSh 500.001 – 800.000	KSh 6.000.001 – 9.600.000	35 %
Über KSh 800.000	Über KSh 9.600.000	40 %

Arbeitgeber müssen für jeden Mitarbeiter den korrekten PAYE-Betrag anhand seines monatlichen steuerpflichtigen Einkommens und der anwendbaren Steuerbänder und -sätze berechnen, wobei sie etwaige zulässige Steuervordrucke berücksichtigen.

Arbeitnehmerabzüge und Freibeträge

Arbeitnehmer in Kenia haben Anspruch auf bestimmte Steuervorteile und können Abzüge geltend machen, die ihr steuerpflichtiges Einkommen reduzieren und somit ihre PAYE-Schuld senken. Arbeitgeber müssen diese bei der PAYE-Berechnung berücksichtigen.

Persönlicher Freibetrag: Ein festgelegter monatlicher Freibetrag, der allen im Land ansässigen Personen gewährt wird. Für 2025 wird erwartet, dass dieser Freibetrag KSh 2.400 pro Monat (KSh 28.800 jährlich) beträgt. Dieser Betrag wird direkt vom berechneten Steuerschuldbetrag abgezogen.

Versicherungsfreibetrag: Für Arbeitnehmer, die Beiträge zu Lebens-, Kranken- oder Bildungspolicen für sich selbst, ihren Ehepartner oder Kinder zahlen. Der Freibetrag beträgt 15 % der gezahlten Prämien, begrenzt auf KSh 5.000 pro Monat (KSh 60.000 jährlich).

Hypothekenzinsenfreibetrag: Für Arbeitnehmer, die ein Hypothekendarlehen bei einer registrierten Finanzinstitution aufgenommen haben, um ihr selbst genutztes Wohnhaus zu kaufen oder zu verbessern. Der Freibetrag bemisst sich an den gezahlten Zinsen und ist auf KSh 8.333,33 pro Monat (KSh 100.000 jährlich) begrenzt.

Bezahlbarer Wohnungsfreibetrag: Eingeführt zur Unterstützung der Bezahlbaren Wohnungsabgabe. Dieser Freibetrag beträgt 15 % des Beitrags des Arbeitnehmers zur Bezahlbaren Wohnungsabgabe und ist auf KSh 2.400 pro Monat begrenzt.

Pensionsbeiträge: Obligatorische Beiträge zu registrierten Pensionsschemen (wie NSSF) und freiwillige Beiträge zu zugelassenen Schemen können vom steuerpflichtigen Einkommen abgezogen werden, wobei bestimmte Grenzen zu beachten sind.

Arbeitgeber müssen die erforderlichen Unterlagen von den Arbeitnehmern erhalten, um Freibeträge und Abzüge korrekt anzuwenden.

Steuerkonformität und Meldefristen

Arbeitgeber haben strenge Fristen für die Einreichung von Steuererklärungen und die Abführung von Steuern und Beiträgen in Kenia. Die Nichteinhaltung führt zu Strafen und Zinsen.

Monatliche PAYE, NSSF und NHIF: Arbeitgeber müssen die entsprechenden Erklärungen einreichen und die einbehaltenen PAYE- und Beiträge für NSSF und NHIF bis zum 9. Tag des folgenden Monats abführen. Die Einreichung und Zahlung erfolgen in der Regel elektronisch über das KRA iTax-Portal und die jeweiligen NSSF/NHIF-Portale.
Jährliche PAYE-Erklärungen: Arbeitgeber sind verpflichtet, eine jährliche PAYE-Erklärung (P10-Formular) einzureichen, die die insgesamt gezahlten Vergütungen und die abgezogene PAYE für alle Mitarbeiter im Jahr zusammenfasst. Diese Erklärung ist bis zum letzten Tag im Februar nach Ablauf des Kalenderjahres fällig (z. B. für das Jahr zum 31. Dezember 2024 ist die P10 bis zum 28. Februar 2025 fällig). Arbeitgeber müssen jedem Mitarbeiter auch ein P9A-Formular mit den Einkünften und PAYE-Abzügen für das Jahr ausstellen.
Andere Jahreserklärungen: Je nach Unternehmensstruktur und Tätigkeiten sind weitere Jahreserklärungen, wie die Körperschaftsteuererklärung, ebenfalls fristgebunden.

Die Pflege genauer Lohn- und Gehaltsaufzeichnungen ist entscheidend für eine rechtzeitige und korrekte Berichterstattung.

Besondere Steuerüberlegungen für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen

Ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen mit Sitz in Kenia unterliegen spezifischen steuerlichen Überlegungen, die auf ihrem Residenzstatus und der Art ihrer Tätigkeiten basieren.

Ausländische Arbeitnehmer:

Residenzstatus: Die steuerlichen Verpflichtungen eines ausländischen Arbeitnehmers hängen davon ab, ob er als ansässig oder nicht ansässig gilt. Die Residency wird im Allgemeinen anhand der in Kenia verbrachten Tage (183 Tage in einem Steuerjahr oder durchschnittlich 122 Tage über drei aufeinanderfolgende Jahre, neben anderen Kriterien) bestimmt.
Steuersätze: Ansässige ausländische Arbeitnehmer werden auf ihr weltweites Einkommen zu denselben progressiven Sätzen wie kenianische Staatsbürger besteuert. Nicht ansässige ausländische Arbeitnehmer werden nur auf Einkünfte aus Kenia besteuert. Die Steuersätze für Nicht-Residenten auf Beschäftigungseinkommen sind im Allgemeinen gleich wie bei Residenzpersonen, aber sie sind nicht berechtigt auf persönliche Freibeträge.
PAYE: Arbeitgeber müssen PAYE auf das Einkommen ausländischer Arbeitnehmer anwenden, die in Kenia Einkünfte erzielen, unabhängig von ihrem Residenzstatus, wobei die Berechnung für Nicht-Residenten leicht abweichen kann (keine persönlichen Freibeträge).
Sozialversicherung: Ausländische Arbeitnehmer, die vorübergehende Einsätze oder bestimmte Verträge absolvieren, können von NSSF-Beiträgen befreit sein, wenn sie durch ein Sozialsystem in ihrem Heimatland mit einem gegenseitigen Abkommen mit Kenia abgedeckt sind. NHIF ist im Allgemeinen für alle Arbeitnehmer, die Einkommen in Kenia erzielen, obligatorisch.

Ausländische Unternehmen:

Ständige Niederlassung (PE): Die Steuerpflicht eines ausländischen Unternehmens in Kenia hängt davon ab, ob es eine ständige Niederlassung (PE) errichtet hat. Eine PE entsteht in der Regel, wenn das Unternehmen eine feste Geschäftsstelle hat oder Aktivitäten in Kenia über einen längeren Zeitraum durchführt.
Körperschaftsteuer: Hat ein ausländisches Unternehmen eine PE in Kenia, unterliegt es der Körperschaftsteuer auf die Gewinne, die dieser PE zurechenbar sind, mit dem aktuellen Satz von 30 %. Falls keine PE besteht, kann das Unternehmen dennoch auf bestimmte in Kenia erzielte Einkünfte Quellensteuer zahlen (z.B. Managementgebühren, Lizenzgebühren).
Arbeitgeberpflichten: Ein ausländisches Unternehmen, das Mitarbeiter in Kenia beschäftigt, auch ohne eine PE, kann verpflichtet sein, sich als Arbeitgeber zu registrieren und die Verpflichtungen aus PAYE, NSSF und NHIF für diese Mitarbeiter zu erfüllen.

Das Verständnis dieser Feinheiten ist für ausländische Unternehmen und deren Mitarbeiter entscheidend, um die vollständige Einhaltung der kenianischen Steuergesetze zu gewährleisten. Die Nutzung eines Employer of Record kann ausländischen Firmen helfen, diese komplexen lokalen Beschäftigungs- und Steuerpflichten zu verwalten, ohne eine lokale juristische Person oder PE zu gründen.