Employer of Record in Kenia

Ein Employer of Record (EOR) in Kenia ist eine unkomplizierte Lösung für die Einstellung von Mitarbeitenden, ohne eine lokale Gesellschaft zu gründen. Denken Sie an einen EOR als Partner, der alle rechtlichen und HR-Aufgaben übernimmt, die mit Beschäftigung verbunden sind. Sie finden die Talente, und der EOR setzt sie auf seine Gehaltsliste. Das bedeutet, dass er sich um Gehälter, Steuern, Sozialleistungen und die Einhaltung des kenianischen Arbeitsrechts kümmert. Sie verwalten die tägliche Arbeit Ihres Teams, während der EOR die Bürokratie erledigt. Für Unternehmen, die in Kenia einstellen möchten, können Anbieter wie Rivermate den Prozess vereinfachen.

Wie ein Employer of Record (EOR) in Kenia funktioniert

Die Nutzung eines EOR in Kenia folgt einem einfachen Ablauf. So funktioniert es:

• Sie wählen Ihren Kandidaten: Sie rekrutieren und wählen die Person aus, die Sie in Kenia einstellen möchten.
• Der EOR erstellt einen rechtskonformen Vertrag: Der EOR erstellt einen Arbeitsvertrag, der den kenianischen Arbeitsgesetzen entspricht.
• Der EOR onboardingiert Ihren neuen Mitarbeiter: Er kümmert sich um alle notwendigen Formalitäten, um Ihren neuen Teammitglied offiziell zu beschäftigen.
• Er verwaltet Gehaltsabrechnung und Steuern: Der EOR verarbeitet die Gehaltsabrechnung und sorgt dafür, dass alle erforderlichen Steuern und Sozialabgaben gezahlt werden. Dazu gehören Zahlungen an die Kenya Revenue Authority (KRA) (https://www.kra.go.ke), den National Social Security Fund (NSSF) (https://www.nssf.or.ke) und den National Hospital Insurance Fund (NHIF) (https://www.nhif.or.ke).
• Laufende HR-Unterstützung: Der EOR bietet kontinuierliche Unterstützung bei HR-Angelegenheiten, von der Verwaltung der Sozialleistungen bis zur Beantwortung von Mitarbeiterfragen.
• Sie verwalten die Arbeit des Mitarbeiters: Sie leiten seine täglichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, genau wie bei jedem anderen Teammitglied.

Warum einen Employer of Record in Kenia nutzen

Die Nutzung eines EOR in Kenia kann Ihnen helfen, Ihr Geschäft schneller und mit weniger Risiko auszubauen. Es ist eine praktische Möglichkeit, ein Team in einem neuen Land aufzubauen, ohne durch administrative Hürden gebremst zu werden.

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

• Schnell in den Markt eintreten: Sie können Mitarbeitende einstellen und den Betrieb in wenigen Tagen aufnehmen, anstatt Monate für die Registrierung eines lokalen Unternehmens zu benötigen.
• Rechtssicher bleiben: Kenianische Arbeitsgesetze können komplex sein. Ein EOR verfügt über die lokale Expertise, um sicherzustellen, dass Ihre Einstellungspraktiken vollständig rechtskonform sind, und reduziert so Ihre rechtlichen Risiken.
• Verwaltungsaufwand reduzieren: Der EOR übernimmt die Gehaltsabrechnung, Steuererklärungen und die Verwaltung der Sozialleistungen. Das gibt Ihnen mehr Freiraum, sich auf Ihre Kernaktivitäten zu konzentrieren.
• Kosten sparen: Die Gründung und der Betrieb einer juristischen Person in Kenia sind mit erheblichen Kosten verbunden. Ein EOR bietet eine kostengünstigere Möglichkeit, im Land zu rekrutieren.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität mit einer einzigen, wettbewerbsfähigen monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Kenia umfassende HR-Unterstützung, Benefits-Verwaltung, Compliance-Management und den Zugriff auf unser firmeneigenes Dashboard für Analysen der Belegschaft in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfach klare Preisgestaltung, die sich am Bedarf Ihres Unternehmens ausrichtet, während in Kenia gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität gewährleistet ist.

Einstellung in Kenia ist eine Mischung aus der Navigation durch eine dynamische, junge Belegschaft und dem Verständnis spezifischer Arbeitsgesetze. Sie finden einen starken Talentpool, insbesondere im Bereich Technologie und mobile Innovation, zentriert um die "Silicon Savannah". Aber um erfolgreich zu rekrutieren, müssen Sie die lokalen Beschäftigungsregelungen richtig umsetzen. Das bedeutet, genau auf Verträge, Arbeitszeiten und die Klassifizierung Ihrer Arbeiter zu achten.

Arbeitsverträge & Muss-Klauseln

Jeder Mitarbeiter, den Sie für mehr als drei Monate einstellen, benötigt einen schriftlichen Vertrag. Dieses Dokument bildet die Grundlage Ihrer Beziehung, daher ist Klarheit entscheidend. Es schützt sowohl Sie als auch Ihren Mitarbeiter, indem es von Anfang an klare Erwartungen setzt.

Unter Kenias Employment Act, 2007, müssen in jedem Arbeitsvertrag bestimmte Details enthalten sein. Denken Sie an diese als die unverhandelbaren Punkte.

Wesentliche Klauseln für Ihre kenianischen Arbeitsverträge:

• Mitarbeiterinformationen: Vollständiger Name, Alter, Geschlecht und permanente Adresse.
• Arbeitgeberinformationen: Name Ihres Unternehmens.
• Stellenbeschreibung: Eine klare Jobbeschreibung und das Datum des Arbeitsbeginns.
• Vertragsdauer: Geben Sie an, ob es sich um einen befristeten oder unbefristeten Vertrag handelt.
• Arbeitsort: Der primäre Arbeitsort.
• Arbeitszeiten: Die erwarteten Arbeitsstunden.
• Vergütung: Das Gehalt, wie es berechnet wird und wann es ausgezahlt wird.
• Urlaubsanspruch: Details zu Jahresurlaub, Feiertagen und Krankheitsurlaub.
• Kündigungsfrist: Die erforderliche Kündigungsfrist für die Beendigung des Vertrags.

Probezeiten

Probezeiten sind in Kenia üblich und geben Ihnen die Möglichkeit zu sehen, ob ein neuer Mitarbeiter passt. Die anfängliche Probezeit kann bis zu sechs Monate dauern. Wenn Sie mehr Zeit benötigen, können Sie sie um weitere sechs Monate verlängern, aber nur mit schriftlicher Zustimmung des Mitarbeiters. Damit beträgt die maximale Probezeit ein Jahr.

Während der Probezeit können entweder Sie oder der Mitarbeiter den Vertrag mit einer schriftlichen Kündigungsfrist von mindestens sieben Tagen beenden.

Arbeitszeiten & Überstunden

Eine typische Arbeitswoche in Kenia umfasst in der Regel 40 bis 52 Stunden, verteilt auf sechs Tage. Mitarbeiter müssen mindestens einen Ruhetag pro Woche haben.

Überstunden sind alle Arbeiten, die über die normalen Stunden hinausgehen. Für diese müssen Sie einen höheren Satz zahlen.

Öffentliche & regionale Feiertage

Kenia feiert jedes Jahr mehrere nationale Feiertage. Ihre Mitarbeiter haben Anspruch auf einen bezahlten freien Tag. Wenn sie an einem Feiertag arbeiten, müssen Sie ihnen das Doppelte ihres normalen Satzes zahlen.

Einige der wichtigsten Feiertage sind:

• Neujahr
• Karfreitag
• Ostermontag
• Tag der Arbeit
• Madaraka Day
• Mashujaa Day
• Jamhuri Day
• Weihnachten
• Boxing Day

Muslimische Feiertage wie Eid al-Fitr und Eid al-Adha werden ebenfalls begangen, wobei die Termine jedes Jahr anhand des Mondkalenders variieren.

Einstellung von Contractors in Kenia

Sie können in Kenia auch unabhängige Contractors einstellen, was Flexibilität für projektbasierte Arbeit bietet. Contractors gelten als Selbständige und sind für ihre eigenen Steuern verantwortlich. Sie fallen nicht unter die gleichen Arbeitsgesetze wie Ihre Festangestellten. Das bedeutet, dass die Bedingungen Ihrer Beziehung durch den Vertrag geregelt werden, den Sie beide unterschreiben.

Es ist jedoch entscheidend, Arbeiter korrekt zu klassifizieren. Wenn ein Gericht entscheidet, dass ein Contractor tatsächlich ein Arbeitnehmer ist, könnten Sie mit erheblichen Strafen konfrontiert werden. Dies wird als Risiko der Fehlklassifizierung bezeichnet.

Ein Employer of Record (EOR) hilft Ihnen, dieses Risiko zu vermeiden. Ein EOR beschäftigt rechtlich im Auftrag von Ihnen Arbeiter, stellt die vollständige Einhaltung der kenianischen Arbeitsgesetze sicher. So können Sie mit Talenten in Kenia arbeiten, ohne eine lokale Einheit zu gründen oder sich Sorgen um Fehlklassifizierung zu machen. Der EOR übernimmt Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und alle rechtlichen Formalitäten, sodass Sie sich auf die Führung Ihres Teams und das Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren können.

Navigieren durch Vergütung und Gehaltsabrechnung in Kenia

Die Bezahlung Ihres Teams in Kenia umfasst mehr als nur Geldüberweisungen. Sie müssen die lokalen Vorschriften bezüglich Gehältern, Steuern und Beiträgen verstehen. Richtig umgesetzt, sorgt dies dafür, dass Ihr Unternehmen konform bleibt und Ihre Mitarbeitenden zufrieden sind. Es ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Betriebs im Land.

Gehaltsabrechnungszyklen & Lohnstruktur

In Kenia ist der Gehaltsabrechnungszyklus typischerweise monatlich, wobei die meisten Arbeitgeber die Mitarbeitenden am letzten Arbeitstag des Monats bezahlen. Obwohl wöchentliche oder zweiwöchentliche Zahlungen möglich sind, sind monatliche Zeitpläne Standard.

Ein kenianisches Gehalt besteht aus zwei Hauptteilen:

• Grundgehalt: Dies ist der feste Teil des Gehalts eines Mitarbeitenden. Es muss dem vom Staat festgelegten Mindestlohn für die jeweilige Stelle und den Standort entsprechen oder darüber liegen.
• Zuschläge: Diese sind zusätzliche Zahlungen für Dinge wie Wohnen oder Transport. Einige sind gesetzlich vorgeschrieben, andere werden von Arbeitgebern angeboten, um Talente anzuziehen und zu halten.

Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung für einen 13. Monatsbonus in Kenia.

Überstunden & Mindestlöhne

Die reguläre Arbeitswoche in Kenia beträgt 45 bis 52 Stunden. Alles, was darüber hinausgeht, gilt als Überstunden.

• Überstunden an Wochentagen: Bezahlt mit dem 1,5-fachen des normalen Stundenlohns des Mitarbeitenden.
• Überstunden an Feiertagen & Ruhetagen: Bezahlt mit dem Doppelten des normalen Stundenlohns.

Ab 2025 beträgt der allgemeine Mindestlohn KES 15.201 pro Monat. Dieser kann jedoch je nach Branche und Standort variieren, daher ist es wichtig, den spezifischen Satz für Ihre Mitarbeitenden zu prüfen.

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Als Arbeitgeber in Kenia sind Sie für mehrere Beiträge zusätzlich zum Bruttogehalt eines Mitarbeitenden verantwortlich. Diese Zahlungen finanzieren Sozialversicherung, Gesundheits- und Ausbildungsprogramme.

Mitarbeitende Steuern und Abzüge

Sie müssen Steuern und Beiträge von den Gehältern Ihrer Mitarbeitenden abziehen und an die entsprechenden Regierungsstellen überweisen. Die wichtigsten Abzüge sind Einkommensteuer, Sozialversicherung und Krankenversicherung.

In Kenia ist die Bereitstellung von Mitarbeitervorteilen und Urlaub ein wichtiger Bestandteil der Teamführung. Es geht um mehr als nur die Einhaltung der Gesetze. Gute Vorteile zeigen Ihren Mitarbeitern, dass Sie sie schätzen. Dies kann Ihnen helfen, ein starkes, engagiertes Team aufzubauen. Das Verständnis der lokalen Regeln für Urlaub und Vorteile ist Ihr erster Schritt.

Gesetzlicher Urlaub

Das kenianische Recht legt den Mindesturlaub fest, auf den Mitarbeiter Anspruch haben.

• Jahresurlaub: Mitarbeiter erhalten nach einem Jahr Dienst 21 Arbeitstage bezahlten Jahresurlaub. Das entspricht 1,75 Tagen pro Monat Arbeit.
• Krankheitstage: Nach zwei Monaten Dienst haben Mitarbeiter Anspruch auf sieben Tage Krankheitsurlaub mit vollem Gehalt und weitere sieben Tage mit halbem Gehalt pro Jahr. Für diesen Urlaub muss ein ärztliches Attest vorgelegt werden.
• Mutterschaftsurlaub: Weibliche Mitarbeiter erhalten drei Monate vollständig bezahlten Mutterschaftsurlaub. Sie können diesen zusätzlich zu ihrem Jahresurlaub nehmen.
• Vaterschaftsurlaub: Männliche Mitarbeiter erhalten zwei Wochen bezahlten Vaterschaftsurlaub.

Öffentliche Feiertage & regionale Feiertage

Mitarbeiter in Kenia haben Anspruch auf bezahlte freie Tage an öffentlichen Feiertagen. Wenn ein Mitarbeiter an einem Feiertag arbeiten muss, müssen Sie ihm den doppelten normalen Satz zahlen.

Typische zusätzliche Vorteile

Um die besten Talente anzuziehen und zu halten, bieten viele Arbeitgeber mehr als das gesetzliche Minimum an. Hier ein Überblick über die erforderlichen und die zusätzlichen Vorteile, die Sie anbieten können.

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Vorteilen helfen kann

Die Einrichtung von Mitarbeitervorteilen in einem neuen Land kann kompliziert sein. Ein Employer of Record (EOR) macht es einfach.

Ein EOR kennt bereits die lokalen Gesetze und die Erwartungen der Mitarbeiter. Er kann Ihnen helfen, ein Vorteilsprogramm zu erstellen, das sowohl rechtskonform als auch wettbewerbsfähig ist. Das bedeutet, Sie müssen keine Zeit mit der Ermittlung komplexer Vorschriften verbringen.

Ein EOR übernimmt die Verwaltung der Vorteile. Dazu gehört alles von der Anmeldung der Mitarbeiter bei der Krankenversicherung bis zur Verwaltung der Rentenbeiträge. So können Sie sich auf das Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren. Mit einem EOR können Sie sicher sein, dass Sie sich gut um Ihr Team in Kenia kümmern.

Wenn Ihre Geschäftsbeziehung mit einem Mitarbeiter in Kenia endet, müssen Sie einem klaren Prozess folgen. Das kenianische Recht, insbesondere das Employment Act von 2007, legt die Schritte sowohl für die Beendigung als auch für das Offboarding fest. Sie müssen einen gültigen Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses haben und ein faires Verfahren einhalten. Dies schützt sowohl Sie als auch Ihren Mitarbeiter und hilft Ihnen, rechtliche Probleme zu vermeiden.

Kündigungsfristen

Sie müssen Ihrem Mitarbeiter vor der Kündigung eine schriftliche Kündigung zukommen lassen. Die Dauer der Kündigungsfrist hängt davon ab, wie häufig Sie Ihren Mitarbeiter bezahlen.

Quelle: Rivermate

Sie können sich entscheiden, den Mitarbeiter für die Kündigungsfrist zu bezahlen, anstatt ihn arbeiten zu lassen. Dies nennt man Zahlung anstelle der Kündigungsfrist. Wenn Sie dies tun, endet das Arbeitsverhältnis sofort.

Abfindung

Sie müssen nur dann eine Abfindung zahlen, wenn Sie einen Mitarbeiter kündigen, weil er überflüssig wird. Überflüssigkeit tritt auf, wenn Sie Ihre Belegschaft aus betrieblichen Gründen reduzieren müssen.

Um die Abfindung zu berechnen, erhalten Sie 15 Tage Grundlohn für jedes volle Jahr, das der Mitarbeiter bei Ihnen gearbeitet hat.

Hier sind die wichtigsten Punkte zur Abfindung:

• Anspruch: Sie gilt für Mitarbeiter, die überflüssig gemacht werden.
• Berechnung: Die Formel lautet (Grundlohn / 30 Tage) * 15 Tage * Anzahl der vollendeten Dienstjahre.
• Prozess: Sie müssen den Mitarbeiter und den lokalen Arbeitsbeauftragten über die Überflüssigkeit informieren. Außerdem müssen Sie mit dem Mitarbeiter oder seinem Vertreter konsultieren.

Wie Rivermate rechtssichere Austritte handhabt

Die Navigation bei Mitarbeiteraustritten in einem anderen Land kann komplex sein. Wir stellen sicher, dass jede Kündigung korrekt und gemäß kenianischem Recht erfolgt.

So helfen wir:

• Rechtliche Konformität: Wir bleiben stets auf dem neuesten Stand der kenianischen Arbeitsgesetze, damit Sie es nicht müssen. Wir stellen sicher, dass jede Kündigung den erforderlichen rechtlichen Verfahren folgt.
• Dokumentation: Wir übernehmen alle notwendigen Unterlagen, vom ersten Hinweis bis zu den Abschlusszahlungen. So bleiben Sie organisiert und konform.
• Klare Kommunikation: Wir helfen Ihnen, klar mit Ihren ausscheidenden Mitarbeitern zu kommunizieren. Dazu gehört die Erklärung ihrer letzten Zahlungen und Leistungen.
• Risikominimierung: Durch die Einhaltung der richtigen Verfahren helfen wir Ihnen, rechtliche Ansprüche wegen ungerechtfertigter Kündigung zu vermeiden. In Kenia kann dies zu einer Entschädigung von bis zu 12 Monaten des Gehalts des Mitarbeiters führen.

Wir übernehmen den gesamten Offboarding-Prozess für Sie. Das gibt Ihnen Sicherheit und ermöglicht es Ihnen, sich auf die Führung Ihres Geschäfts zu konzentrieren.

Das Navigieren durch die Visa- und Arbeitserlaubnislandschaft in Kenia ist unkompliziert, wenn man die Anforderungen versteht. Für jeden Nicht-Staatsbürger, der im Land arbeiten möchte, ist die Sicherung der richtigen Genehmigungen unerlässlich. Die kenianische Regierung verlangt von allen ausländischen Staatsangehörigen, dass sie die entsprechende Genehmigung besitzen, bevor sie legal arbeiten dürfen. Dieser Prozess stellt sicher, dass Sie die lokalen Einwanderungs- und Arbeitsgesetze einhalten.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Der häufigste Weg für einen ausländischen Staatsbürger, in Kenia zu arbeiten, ist über eine Class D Arbeitserlaubnis. Diese Erlaubnis ist für Personen, denen eine spezifische Beschäftigung angeboten wurde. Um eine Class D Erlaubnis zu erhalten, müssen Sie Fähigkeiten und Qualifikationen vorweisen, die in Kenia nicht verfügbar sind.

Ein Employer of Record (EOR) kann Arbeitserlaubnisse für ausländische Mitarbeitende sponsern. Dies ist eine praktische Option, wenn Ihr Unternehmen keine juristische Person in Kenia hat. Der EOR wird zum rechtlichen Arbeitgeber und übernimmt alle beschäftigungsbezogenen Verantwortlichkeiten, einschließlich Visa- und Arbeitserlaubnis-Sponsoring.

Hier sind die wichtigsten Realitäten zu Beschäftigungsvisa und Sponsoring:

• EOR Sponsoring: Ein EOR mit einer registrierten juristischen Person in Kenia kann eine Class D Arbeitserlaubnis für Vollzeit-Auslandsmitarbeiter sponsern.
• Lokale Entität erforderlich: Um einen ausländischen Arbeitnehmer zu sponsern, muss ein Arbeitgeber eine rechtlich registrierte Entität in Kenia sein.
• Freelancers und Contractors: Freelancer und unabhängige Contractors sind nicht förderfähig für Arbeitgeber-Sponsoring und müssen einen anderen Prozess durchlaufen.

Der Antragsprozess für eine Arbeitserlaubnis dauert in der Regel zwei bis sechs Monate. Es ist wichtig, den Prozess frühzeitig vor Ihrem geplanten Startdatum zu beginnen.

Geschäftliche Reisethematik (Kurz‑Besuche)

Für kurzfristige Geschäftsreisen hat Kenia ein Electronic Travel Authorization (eTA)-System. Dies gilt für nicht arbeitsbezogene Aktivitäten wie Meetings, Konferenzen oder Verhandlungen. Die eTA ist für alle Besucher verpflichtend und muss vor Ihrer Reise nach Kenia beantragt werden.

Hier ist, was Sie über kurzfristige Geschäftsreisen wissen müssen:

• eTA-Anforderung: Alle Besucher müssen vor der Einreise nach Kenia eine genehmigte eTA besitzen.
• Reisezweck: Die eTA ist geeignet für kurzfristige geschäftliche Engagements, die nicht als Arbeit gelten.
• Antrag: Sie müssen die eTA online über das offizielle Regierungsportal beantragen.

Für die Beantragung einer geschäftlichen eTA benötigen Sie in der Regel die folgenden Dokumente: