Wie Mobile Easykey GmbH einen internationalen Mitarbeiter in der Slowakei eingestellt hat

Über Mobile Easykey GmbH

Mobile Easykey GmbH ist ein in Deutschland ansässiges Technologieunternehmen für Flottenmanagement mit Hauptsitz in Friedrichsdorf. Ihr modulares System ermöglicht Intralogistikbetrieben – Lager- und Verteilzentren mit industriellen Güterwagen und Gabelstaplern – die Kontrolle über Zutritt, Sicherheit und Flottendatenleistung, unabhängig vom Fahrzeughersteller. Das Unternehmen verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der Branche und bezeichnet sich selbst als führender Anbieter in Europa mit über 1.700 Kunden in mehr als 20 Ländern. Mobile Easykey GmbH ist Teil der Domnick+Müller Gruppe.

Der Hire in der Slowakei war Teil einer gezielten Expansion, um eine spezielle Vertriebsregion in Osteuropa aufzubauen, die vor Ort und nicht vom Hauptsitz aus geführt wird.

Die Herausforderung

Mobile Easykey GmbH musste einen Area Sales Manager für Osteuropa einstellen, der in Slowakei ansässig ist. Das Unternehmen verfügte über keine lokale Rechtspersönlichkeit in der Slowakei, und die Einrichtung erforderte die Navigation durch einen neuen Beschäftigungsrahmen und lokale Vorschriften.

Zwei Aspekte machten die Situation komplexer als eine Standardanstellung. Erstens war der genaue Standort des Kandidaten bei Beginn nicht festgelegt – das Unternehmen war sich nicht sicher, in welchem osteuropäischen Land der passende Kandidat sein würde, was bedeutete, dass sie einen EOR-Partner mit zuverlässiger Abdeckung mehrerer Märkte benötigten, nicht nur Slowakei. Zweitens brachte die Rolle erhebliche Reise- und Mobilitätsanforderungen mit sich, einschließlich eines Firmenwagens – ein Beschäftigungsvorteil, der die Einhaltung von Vorschriften und den Verwaltungsaufwand bei den meisten EOR-Arrangements erhöht und den viele Anbieter nicht abdecken können.

Melanie Spisla und ihr Team hatten keinerlei vorherige Erfahrung mit EOR-Anbietern, was bedeutete, dass der gesamte Prozess – Verträge, Gehaltsabrechnung, Benefits-Strukturierung, lokale Arbeitsgesetze – Neuland war. Die Hauptfokusbereiche während des Prozesses waren die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung und Einhaltung des slowakischen Arbeitsrechts.

Was auf dem Spiel stand

Grenzüberschreitende Einstellungen ohne lokale Rechtspersönlichkeit bedeuten, dass das Risiko in Bezug auf die Einhaltung primär bei der korrekten Beschäftigungsklassifizierung, Sozialversicherung und Gehaltsabrechnung nach local law liegt. In der Slowakei müssen Mitarbeiter bei der entsprechenden Sozialversicherungsbehörde registriert werden, und Einkommensteuerpflichten müssen gemäß slowakischem Steuerrecht erfüllt werden.

Der Firmenwagen-Teil fügte eine zusätzliche Komplexitätsebene hinzu, die über den Standard-Onboarding-Prozess eines EOR hinausging. Firmenwagen, die in der Slowakei als Beschäftigungsvorteil gewährt werden unterliegen speziellen steuerlichen Behandlung und Anforderungen an Benefits-in-Kind-Berichte. Fehler hierbei – oder das vollständige Versäumnis, es korrekt umzusetzen – hätten sowohl eine Compliance-Lücke als auch eine gebrochene Zusage gegenüber dem zukünftigen Mitarbeiter zur Folge gehabt.

Warum sie Rivermate gewählt haben

Mobile Easykey GmbH entschied sich hauptsächlich für Rivermate wegen der geografischen Abdeckung. Zu Beginn der Zusammenarbeit war das Unternehmen noch in der finalen Abstimmung, in welchem osteuropäischen Land ihr Kandidat ansässig sein würde. Sie benötigten einen EOR-Partner, der in mehreren osteuropäischen Ländern tätig sein konnte, nicht nur für einen einzelnen Markt.

Die Entscheidung, voranzuschreiten, wurde nach einem ersten Gespräch mit Daan de Wildt, Rivermates Account Executive für die Zusammenarbeit, getroffen. Melanie Spisla schilderte den Ausgang dieses Gesprächs deutlich: Daan de Wildt vermittelte dem Team ein starkes Vertrauensgefühl und zeigte sich äußerst unterstützend im Verständnis dessen, was Mobile Easykey GmbH zu erreichen versuchte. Für das Team war die Kombination aus breiter Abdeckung und einer direkten, reaktionsschnellen Beziehung zu einem festen Ansprechpartner ausschlaggebend.

Kostenklarheit war ebenfalls wichtig. Eines der Anliegen von Melanie Spisla zu Beginn war die Gebührenstruktur und die Handhabung der Kosten im Zusammenhang mit ausländischem Arbeitsrecht. Rivermates Ansatz von keinen versteckten Gebühren und direkter Kommunikation erfüllte dieses Anliegen.

Wie Rivermate geholfen hat

Daan de Wildt leitete die Zusammenarbeit vom ersten Treffen bis zum Onboarding. Die Anstellung war für einen Area Sales Manager für Osteuropa, mit Sitz in der Slowakei.

Das aufwändigste operative Element beim Onboarding war der Firmenwagen. Firmenwagen sind innerhalb von EOR-Arrangements bekannt für Schwierigkeiten: Sie erfordern Koordination zwischen dem lokalen Partner des EOR, dem Arbeitgeber und dem Mitarbeiter, und bringen Benefits-in-Kind- und Steuerberichtepflichten mit sich, die Standard-Gehaltsabrechnungsvorlagen nicht out-of-the-box abdecken. Rivermate handhabte dies in Zusammenarbeit mit Balanced HR, ihrem lokalen Partner in der Slowakei. Die Einrichtung des Firmenwagens und der Reisekosten erforderte zusätzliche Zeit und Koordination, wurde jedoch vor dem Starttermin des Mitarbeiters vollständig umgesetzt.

Während des gesamten Onboardings sammelte Daan de Wildt relevante Informationen vom lokalen Team und erhielt zusätzliche Einblicke, wie lokale Gehaltsbenchmarks, die die Rekrutierungsphase unterstützten.

Der tägliche Umgang seit dem Onboarding ist durch Gehaltsabrechnungsmanagement über ein zentrales Dashboard gekennzeichnet, das auf Unternehmensseite mit geringem Aufwand verbunden ist.

Was das für ähnliche Unternehmen bedeutet

Wenn Sie ein mittelständisches europäisches Hardware- oder Industrietechnologieunternehmen sind, das seine erste grenzüberschreitende Anstellung in Osteuropa ohne eine lokale Rechtspersönlichkeit vornimmt, stehen Sie wahrscheinlich vor ähnlichen Herausforderungen wie Mobile Easykey GmbH: ungeklärtes Arbeitsrecht im Zielland, Unsicherheit darüber, in welchem Land der Kandidat ansässig sein wird, bis in späte Phasen des Prozesses, sowie Benefits wie Firmenwagen, die die Komplexität erhöhen und mit internen HR-Teams in der Vergangenheit noch nicht vertraut sind.

Rivermate bewältigt dieses Muster regelmäßig in Osteuropa, arbeitet mit etablierten lokalen Partnern zusammen, um Benefits-Strukturen zu verwalten, die über die Standardgehaltsabrechnung hinausgehen – einschließlich Firmenwagen und Reisekostenerstattungen. Das EOR-Modell bedeutet, dass Sie keine lokale Rechtspersönlichkeit oder ein lokales HR-Team benötigen, um dies compliant umzusetzen.