Zentralisierte vs. dezentralisierte globale Gehaltsabrechnung: Ein Vergleich

Nichts wird im Bereich Human Resources häufiger diskutiert als die Frage, welches System – zentralisiertes versus dezentralisiertes globales Gehaltswesen – das bessere Gehaltsystem ist. Es wäre klug, zunächst ein umfassendes Verständnis der Unterschiede zwischen diesen beiden Systemen zu erlangen, bevor eine Entscheidung getroffen wird.

Wenn es Ihre Verantwortung ist, die Gehaltsabrechnung der Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen zu verwalten, haben Sie wahrscheinlich viele Fragen, insbesondere zur richtigen Vorgehensweise bei der Gehaltsabrechnung. Sind Sie unsicher, ob ein zentralisiertes Gehaltswesen besser ist als ein dezentralisiertes, oder umgekehrt? Welche Vorteile können Sie aus beiden Ansätzen ziehen?

Die Suche nach dem perfekten Ansatz für Ihre Organisation wird niemals eine leichte Aufgabe sein. Zum Glück hat Rivermate die Arbeit für Sie erledigt. Dieser Artikel hilft Ihnen, mehr über die beiden Ansätze der Gehaltsabrechnung zu verstehen, damit Sie entscheiden können, welche Option für Ihre Organisation am besten geeignet ist.

Vorteile und Nutzen eines dezentralisierten Gehaltswesens

Ein dezentralisiertes globales Gehaltsmodell integriert mehrere Gehalts-Teams innerhalb der Zentrale einer Organisation mit ausgelagerten inländischen Gehaltsmanagement-Partnern für jedes Land, in dem das Unternehmen tätig ist.

Basierend auf einer Studie von Deloitte, einer Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft, verwenden nur 13 Prozent der großen Unternehmen den Ansatz des dezentralisierten globalen Gehaltswesens, während 60 Prozent der Befragten angaben, das zentralisierte globale Gehaltswesen umzusetzen. Dies kann auf seine Kosteneffizienz zurückzuführen sein.

Benötigt nur eine geringe Anzahl an Ressourcen

Beim zentralisierten Gehaltswesen muss ein Unternehmen eine eigene Abteilung und Mitarbeitende haben, die für die Gehaltsabrechnung verantwortlich sind. Es muss kontinuierlich in die technischeren Aspekte der Gehaltsabrechnung investiert werden, wie Hardware, Mitarbeitende, Raum und Software. Im Gegensatz dazu vermeidet der dezentralisierte Ansatz diese Probleme. Bei diesem System kann jeder Mitarbeitende, der eine zusätzliche Stunde frei hat, die Gehaltsverwaltung und -aufgaben übernehmen, auch wenn er nicht für Human Resources-Aufgaben vorgesehen ist. Dadurch sind weniger Ressourcen, Geld und Zeit erforderlich, um die Gehaltsaufgaben in diesem System zu erledigen.

Günstigere Systemumstellungskosten

Der Wechsel von einem System zu einem anderen kann teuer sein und die Finanzen Ihres Unternehmens belasten. Mit einem dezentralisierten Gehaltswesen ist es einfacher und günstiger, kompatible Buchhaltungssysteme zusammenzuführen, insbesondere wenn Probleme bezüglich Ihres Informationssystems und Ihrer Managementstruktur auftreten. Dieser Vorteil ist einer der Hauptgründe, weshalb immer mehr Unternehmen auf dezentrale Gehaltsysteme aufrüsten und erweitern.

Reduziertes Risiko

Ein Nachteil eines zentralisierten Gehaltswesens ist, dass bei Systemausfällen die Mitarbeitenden ihre Monatsgehälter oder Löhne nicht erhalten können. Das ist wahrscheinlich nur eines der vielen Risiken, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt sein könnte, wenn Sie sich für die Zentralisierung Ihrer Gehaltsabrechnung entscheiden. Bei einem dezentralisierten Gehaltswesen jedoch, wenn das System ausfällt, sind nur die Mitarbeitenden betroffen, die von diesem System abhängen; alle anderen Gehälter werden weiterhin ausgezahlt.

Bei der Wahl des besseren Gehaltsansatzes sollten Sie bedenken, dass Ihre Mitarbeitenden auf ihre Bezahlung angewiesen sind. Verzögerungen bei der Gehaltsabrechnung aufgrund eines Systemausfalls können Kettenreaktionen auslösen, die Ihrem Unternehmen schaden.

Verbesserte Mitarbeitenden-Daten

Ein weiterer Vorteil dezentraler Systeme ist eine bessere Headcount-Verwaltung. In diesem Ansatz kann jeder Mitarbeitende seine Daten selbst verwalten, ohne lange Anweisungen zu benötigen. Damit entfällt die Notwendigkeit, eine Person zu beauftragen oder einzustellen, die diese Aufgabe übernimmt. Dies reduziert nicht nur die Ausgaben Ihres Unternehmens, sondern spart auch viel Zeit.

Dennoch liegt es in Ihrer Verantwortung, ein effektives Planungssystem für Ihre Mitarbeitenden aufzubauen. Außerdem könnten Ihre Mitarbeitenden, wenn sie mit Anforderungen überhäuft sind, keine Zeit mehr für die Gehaltsabrechnung haben.

Echtzeit-Feedback

Ein dezentralisiertes Gehaltswesen bedeutet, dass die Mitarbeitenden besseren Zugang zu ihren Gehaltszetteln haben und eine engere Beziehung zu den Personen, die diese ausstellen. Das erleichtert es den Mitarbeitenden, Probleme mit ihren Gehaltszetteln schnell zu klären. Wenn zum Beispiel eine Person, die für die Arbeitsstunden der Mitarbeitenden verantwortlich ist, versehentlich angibt, dass der Mitarbeitende 30 Stunden in einer Woche gearbeitet hat, obwohl es tatsächlich 34 waren, kann der Mitarbeitende diese Person problemlos ansprechen und das Anliegen vorbringen.

Dieses System bietet auch den Vorteil, dass mehr Rückmeldungen und Vorschläge zum Gehaltswesen an die Geschäftsleitung herangetragen werden. Beispielsweise könnte eine dezentrale Gehaltsstelle feststellen, dass es für die Belegschaft besser wäre, wenn sie zweimal oder dreimal im Monat bezahlt werden, anstelle von wöchentlich. Das obere Management kann dann entscheiden, diese Anpassung vorzunehmen, insbesondere wenn die Organisation noch klein und flexibel ist.

Vorteile und Nutzen eines zentralisierten Gehaltswesens

Viele Unternehmen, insbesondere große globale Konzerne, führen ihre Gehaltsabrechnungen mit einem zentralisierten Gehaltssystem durch. Bei diesem Ansatz haben Arbeitgeber und Agenturen mehr Kontrolle über die Kosten und Ausgaben ihrer Organisationen, was vorteilhaft ist, da es ihre Hauptverantwortung ist, etwaige Probleme oder Anliegen in ihrem Unternehmen zu behandeln. Nachfolgend sind die Vorteile und Nutzen des zentralisierten Gehaltsansatzes aufgeführt.

Geschützte Daten

Ein Nachteil eines dezentralen Zahlungssystems ist das mangelnde Sicherheitsniveau bei Gehaltsdaten. Dieser Ansatz kann Fehler in der Dokumentation, Wartung, beim Technologiekauf, Wissensverlust und anderen Konsequenzen fördern. Viele Unternehmen, die einen dezentralen Gehaltsansatz verwenden, haben Schwierigkeiten, Lösungen für diese Probleme zu finden. Unternehmen mit einem zentralisierten Gehaltswesen hingegen vermeiden diese Probleme, indem sie mehr Sicherheit und Kontrolle über die Gehaltsdaten durchsetzen.

Neben besserer Kontrolle und Autorität über Ihre Mitarbeitenden kann ein zentralisierter globaler Gehaltsansatz auch die Kosten Ihrer Organisation senken und wahrscheinlich hochwertige Produkte hervorbringen.

Organisierte Daten

Wie bereits erwähnt, sind bei einem zentralisierten Gehaltswesen die Gehaltsdaten besser geschützt. Dies liegt vor allem daran, dass bei einem zentralisierten System Ihre Daten in nur einem System oder an einem einzigen Ort gespeichert werden, was die Organisation deutlich vereinfacht. Dadurch werden Probleme wie Daten-Duplikation, Inkonsistenz und Speicherplatzverschwendung vermieden.

Besserer Zugriff auf Daten

Ein gut organisiertes zentrales Gehaltswesen bietet einen besseren und bequemeren Zugriff auf die Daten, die in der Organisation genutzt werden, an einem einzigen Ort. Das bedeutet, dass alle Mitarbeitenden, Freelancer, Contractors und die gesamte Belegschaft jederzeit auf die Datenbank zugreifen können. Dies macht die organisationsweite Planung und Durchführung einfacher und schneller. Zentrale Planung und Operationen ermöglichen zudem die Einführung kompatibler Technologien und Fähigkeiten.

Ausblick

Nun, da Sie die Vor- und Nachteile beider Ansätze, des zentralisierten und dezentralisierten Gehaltswesens, besser verstehen, können Sie eine umfassendere Analyse und Diskussion darüber führen, welcher Ansatz am besten zu Ihrer Organisation passt. Obwohl es stimmt, dass beide Ansätze für Unternehmen jeglicher Größe und Branche geeignet sind, ist es dennoch ratsam, eine gründliche Prüfung des optimalen Gehaltswesens für Ihr Unternehmen vorzunehmen.

Für multinationale Unternehmen kommen Herausforderungen durch unterschiedliche Vorschriften, Sprachen und Währungen hinzu. Daher sollten Sie strategisch vorgehen, um ein geeignetes Gehaltsmodell für Ihr Unternehmen zu wählen. Das Management des globalen Gehaltswesens spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg Ihrer Organisation. Daher ist die Planung und Bewältigung dieser Herausforderungen allein schwierig, und ein Fehler in einer Abteilung kann den Rest Ihrer Organisation beeinträchtigen.

Rivermate bietet Dienstleistungen und Werkzeuge an, um Ihnen bei der effektiven Planung und Verwaltung Ihrer Gehaltsabrechnung zu helfen – ohne Ihr Budget zu belasten. Kontaktieren Sie uns, um mehr über diese Dienstleistungen zu erfahren.