Einstellungen in New Jersey sind mehr als eine routinemäßige HR-Funktion; sie sind eine strategische Geschäftsentscheidung, eingebettet in rechtliche Verpflichtungen und sich entwickelnde Arbeitsstandards. Ob Sie ein Startup sind, das in Newark startet, oder ein mittelständisches Unternehmen, das in Trenton expandiert – das Verständnis der Feinheiten des Arbeitsrechts, der Klassifizierung, der Steuerstrukturen und der Compliance-Anforderungen ist entscheidend.
Der Arbeitsmarkt in New Jersey wird durch vielfältige Branchen, eine hochqualifizierte Belegschaft und einen komplexen regulatorischen Rahmen angetrieben.
Dieser Leitfaden fasst diese Elemente zu einer klaren, umsetzbaren Roadmap für Arbeitgeber zusammen, die das Einstellen in New Jersey effektiv navigieren möchten, von Registrierung und Onboarding bis hin zu Arbeitsgesetzen, Gehaltsabrechnung und Klassifizierung.
Was sind die wichtigsten Anforderungen für Arbeitgeber in New Jersey?
Bevor Sie rechtlich Mitarbeiter in New Jersey beschäftigen können, müssen Sie die spezifischen Beschäftigungs- und Rechtsverpflichtungen des Staates erfüllen. Dies beginnt mit dem Abschluss des Arbeitgeberregistrierungsprozesses, der Bestätigung der Identität und der Beschäftigungsberechtigung sowie der Einhaltung wichtiger Lohn- und Arbeitsgesetze. Jedes Unternehmen im Bundesstaat muss ordnungsgemäß eingerichtet sein, um sowohl den bundesstaatlichen als auch den bundesweiten Standards zu entsprechen.
Was ist der Arbeitgeberregistrierungsprozess?
Um mit der Einstellung von Mitarbeitern in New Jersey zu beginnen, müssen Sie sich zunächst sowohl auf Bundes- als auch auf Landesebene als Arbeitgeber registrieren.
- Erhalten Sie eine Federal Employer Identification Number (FEIN): Beantragen Sie eine FEIN beim Internal Revenue Service (IRS). Diese Nummer ist für Bundessteuerzwecke erforderlich und eine Voraussetzung für die Registrierung auf Landesebene.
- Registrieren Sie sich bei der New Jersey Division of Revenue and Enterprise Services: Reichen Sie das Formular NJ-REG online über das New Jersey Online Business Registration portal ein. Dieses Formular ermöglicht die Registrierung für staatliche Lohnsteuer, einschließlich der Quellensteuer auf das Bruttoeinkommen in New Jersey, Verkaufs- und Nutzungsteuer (falls zutreffend) sowie Arbeitgeberbeiträge zur Arbeitslosen- und Invalidenversicherung.
- Beantragen Sie eine Business Registration Certificate (BRC): Nach Einreichung des Formulars NJ-REG erhält Ihr Unternehmen eine BRC, die für die Vergabe von Aufträgen mit öffentlichen Stellen und die Beantragung von Steuervergünstigungen oder Anreizen in New Jersey verpflichtend ist.
- Registrieren Sie sich bei der New Jersey Department of Labor and Workforce Development (NJDOL): Stellen Sie die Einhaltung der Programme Arbeitslosenversicherung (UI), Temporäre Invalidenversicherung (TDI) und Familienurlaubversicherung (FLI) sicher. Diese werden vom NJDOL verwaltet.
- Melden Sie Neueinstellungen beim Department of Human Services (DHS): Innerhalb von 20 Tagen nach Einstellung melden Sie alle neuen Mitarbeiter über das New Jersey Child Support Employer Services Portal. Dieser Schritt unterstützt die Durchsetzung des Kindesunterhalts und hilft, betrügerische Arbeitslosen- oder Unfallversicherungsansprüche zu erkennen.
Was sind die Zulassungskriterien für Einstellungen?
Arbeitgeber in New Jersey müssen sicherstellen, dass jeder Neueinstellung rechtlich befugt ist, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten. Die Berechtigung wird durch Form I-9, Employment Eligibility Verification überprüft, die nach Bundesrecht erforderlich ist. Der Mitarbeiter muss Abschnitt 1 des Formulars I-9 am oder vor seinem ersten Arbeitstag ausfüllen, und der Arbeitgeber muss Abschnitt 2 innerhalb von drei Arbeitstagen nach dem Beschäftigungsbeginn des Mitarbeiters durch Überprüfung akzeptabler Identitäts- und Arbeitserlaubnisdokumente ausfüllen.
Während die Nutzung des bundesweiten E-Verify-Systems für die meisten privaten Arbeitgeber in New Jersey optional ist, ist sie für bestimmte Bundesauftragnehmer verpflichtend und kann von lokalen Jurisdiktionen oder öffentlichen Aufträgen vorgeschrieben werden. E-Verify bietet eine Echtzeitüberprüfung der I-9-Daten eines Mitarbeiters gegen Bundesaufzeichnungen, ersetzt jedoch nicht das Formular I-9.
Für Mitarbeiter unter 18 Jahren verlangen die Kinderarbeitsgesetze in New Jersey, dass der Arbeitgeber ein Beschäftigungszertifikat, allgemein bekannt als „Working Papers“, einholt. Ab Juni 2023 erfolgt dieser Prozess vollständig online über MyWorkingPapers.nj.gov.
Darüber hinaus müssen Arbeitgeber auch strenge Grenzen hinsichtlich der Arbeitszeiten und -arten für Minderjährige einhalten, die je nach Alter, Schulstatus und Branche variieren. Alle minderjährigen Mitarbeiter müssen eine sichere und gesetzeskonforme Arbeitsumgebung erhalten, die sowohl den Landesgesetzen als auch den bundesweiten Kinderarbeitsstandards unter dem Fair Labor Standards Act (FLSA) entspricht.
An welche Arbeitsgesetze müssen sich Arbeitgeber halten?
Alle Arbeitgeber in New Jersey müssen sowohl die Landes- als auch die Bundesarbeitsgesetze einhalten, von denen viele Schutzmaßnahmen über die bundesweiten Standards hinaus bieten. Dazu gehören Mindestlohngesetze, Arbeitsschutzvorschriften, Anspruch auf Krankheitsurlaub und Antidiskriminierungsgesetze. Arbeitgeber sind verpflichtet, eine Unfallversicherung für Arbeitnehmer abzuschließen, Informationen über Arbeitsrechte bereitzustellen und offizielle Arbeitsrechtsplakate an sichtbaren Stellen im Betrieb auszuhängen.
Insbesondere verbietet das New Jersey Law Against Discrimination (NJLAD) Diskriminierung am Arbeitsplatz aufgrund einer Vielzahl von Merkmalen, einschließlich Rasse, Religion, Alter, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Behinderung und mehr. Das Conscientious Employee Protection Act (CEPA) schützt Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen, wenn sie illegale oder unethische Handlungen melden.
Die fortschrittlichen Lohn- und Arbeitsgesetze des Staates werden vom New Jersey Department of Labor durchgesetzt, das die Befugnis hat, Arbeitgeber zu prüfen und bei Nichteinhaltung Strafen zu verhängen. Die Einhaltung dieser Gesetze ist keine Option; Nichtbeachtung kann schnell zu rechtlichen und finanziellen Komplikationen führen.
Planen Sie, neue Mitarbeiter in anderen US-Bundesstaaten einzustellen? Schauen Sie sich unseren Leitfaden an How to Hire Employees in New York.
Wie kann die Einhaltung der Arbeitsgesetze in New Jersey sichergestellt werden?
Das Einstellen in New Jersey bedeutet mehr als nur ein Jobangebot zu machen. Arbeitgeber müssen die Arbeitsgesetze in New Jersey verstehen, um sicherzustellen, dass ihre Praktiken sowohl den bundesstaatlichen als auch den bundesweiten Anforderungen entsprechen. Dazu gehören Mindestlohnbestimmungen, die Handhabung von Steuerabzügen und das Verständnis der Rolle des New Jersey Department of Labor bei der Überwachung der Einhaltung.
Was sind die Mindestlohnbestimmungen?
Ab 2025 beträgt der Mindestlohn in New Jersey $15,49 pro Stunde für die meisten Arbeitnehmer und liegt damit deutlich über dem bundesweiten Mindestlohn. Einige Arbeitgeber, wie saisonale Betriebe oder solche mit weniger als sechs Mitarbeitern, unterliegen möglicherweise einem etwas niedrigeren Satz, derzeit bei $13,73 pro Stunde. Diese Sätze werden jährlich im Rahmen des gestaffelten Plans des Staates auf einen universellen Mindestlohn von $15 angepasst.
Als „tip“ klassifizierte Mitarbeiter müssen mindestens $5,26 pro Stunde in bar bezahlt werden, wobei Trinkgelder den Rest ausmachen. Wenn Trinkgelder sie nicht auf den Mindestlohn in New Jersey bringen, müssen Arbeitgeber die Differenz ausgleichen. Arbeitgeber müssen außerdem die Lohn- und Arbeitsgesetze bezüglich Überstunden einhalten. Nach Bundes- und Landesvorschriften müssen die meisten Arbeitnehmer 1,5-mal ihren regulären Stundenlohn für alle Stunden über 40 in einer Arbeitswoche bezahlt bekommen.
Arbeitgeber sind verpflichtet, Gehaltsabrechnungen bereitzustellen und Lohnaufzeichnungen zu führen, sowohl für interne Zwecke als auch im Falle einer Lohnprüfung durch das New Jersey Department of Labor.
Wie verwaltet man die Steuerabzüge für neue Mitarbeiter?
Sobald Ihr neuer Mitarbeiter mit der Arbeit beginnt, müssen Sie die Einhaltung der bundesstaatlichen und landesweiten Steuerabzugsanforderungen sicherstellen. Dazu gehört das Sammeln und Abführen von:
- Bundes-Einkommensteuer
- FICA (Sozialversicherung und Medicare)
- New Jersey Bruttoeinkommensteuer
- Beiträge zur Arbeitslosenversicherung, Temporären Invalidenversicherung und Familienurlaubversicherung
- Das Workforce Development Partnership Fund
Die Steuerabzüge sind vierteljährlich über das Formular NJ-927 und WR-30 zu melden, die bei der Division of Revenue in New Jersey eingereicht werden. Arbeitgeber in New Jersey haben zudem spezifische Fristen und Formate für die Steuererklärung, wie im Employer’s Tax Guide des Staates beschrieben.
Welche Rolle spielt das Department of Labor?
Das New Jersey Department of Labor and Workforce Development ist eine zentrale Regulierungs- und Ressourcebehörde für alle Arbeitgeber in New Jersey. Diese Agentur überwacht die Arbeitsstandards, sorgt dafür, dass Arbeitgeber die erworbenen Leistungen bereitstellen, und untersucht Beschwerden wegen Lohnklau, Fehlklassifizierung und Diskriminierung. Das Department verwaltet auch Programme wie das New Jersey Earned Sick Leave, Temporäre Invaliden- und Familienurlaubversicherung.
Die Einhaltung durch das Department kann durch Mitarbeiterbeschwerden, Unstimmigkeiten bei Einreichungen oder Zufallsauswahl ausgelöst werden. Arbeitgeber müssen Aufzeichnungen über die Bezahlung, Arbeitsstunden, Leistungen und die Arbeitsklassifikation jedes Mitarbeiters führen, um die Einhaltung im Falle einer Prüfung nachweisen zu können.
Wie läuft das Onboarding neuer Mitarbeiter ab?
Nachdem Sie eine erfolgreiche Einstellung vorgenommen haben, besteht der nächste Schritt darin, einen reibungslosen und rechtskonformen Übergang in den Arbeitsplatz zu gewährleisten. Das Onboarding neuer Mitarbeiter in New Jersey ist eine rechtliche Notwendigkeit. Arbeitgeber in New Jersey müssen bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters mehrere bundesstaatliche und landesweite Anforderungen erfüllen, von der Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung und der Meldung neuer Mitarbeiter bis hin zur Bereitstellung wichtiger Hinweise zu erworbenem Krankheitsurlaub und Arbeitsrechten. Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess hilft Unternehmen im Bundesstaat, die Einhaltung zu wahren und die Grundlage für langfristigen Mitarbeitserfolg zu legen.
Welche Schritte sollten beim Onboarding beachtet werden?
Effektives Onboarding geht über das Ausfüllen von Formularen hinaus. Für Arbeitgeber in New Jersey bedeutet das Onboarding neuer Mitarbeiter, rechtliche Dokumentationen zu erstellen, Mitarbeiter in Leistungen einzubinden und sie in die Unternehmenskultur zu integrieren.
Nach Annahme eines Jobangebots muss jeder neue Mitarbeiter das Formular I-9 ausfüllen, um Identität und Beschäftigungsberechtigung zu verifizieren. Arbeitgeber müssen außerdem die Formulare W-4 und NJ-W4 für die Einkommenssteuerabzüge sammeln.
Arbeitgeber sind verpflichtet, neue Mitarbeiter beim New Jersey Department of Human Services über das New Jersey Child Support Employer Services Portal zu melden. Dieser Schritt ist gesetzlich vorgeschrieben und hilft, den Kindesunterhalt durchzusetzen und Betrug zu verhindern.
Mitarbeiter sollten folgende Unterlagen erhalten:
- Einen Mitarbeitendenhandbuch
- Hinweise auf die Rechte auf erworbenen Krankheitsurlaub in New Jersey
- Eine Zusammenfassung der Zahlungsbedingungen und -pläne
- Informationen zur Unfallversicherung und zu optionalen Leistungen
Orientierungssitzungen umfassen oft Sicherheitsschulungen, Leistungsaufklärung und Einführungen in Unternehmensrichtlinien. Strukturierte Einarbeitung erhöht die Mitarbeiterbindung, reduziert Fehler und zeigt, dass Ihr Unternehmen in Ihre Mitarbeitenden investiert.
Wie können Arbeitgeber bei der Personalentwicklung unterstützen?
Der Bundesstaat New Jersey bietet zahlreiche Instrumente zur Unterstützung von Arbeitgebern bei der Ausbildung und Entwicklung von Talenten. Programme, die vom New Jersey Department of Labor verwaltet werden, wie Return & Earn und das On-the-Job Training Grant, helfen, Ausbildungskosten für förderfähige Neueinstellungen zu decken.
Arbeitgeber in New Jersey können auch mit lokalen Workforce Development Boards zusammenarbeiten, um Zugang zu Rekrutierungspipelines, Ausbildungszuschüssen und sektorspezifischen Initiativen zu erhalten. Diese Ressourcen vereinfachen nicht nur den Einstellungsprozess, sondern helfen auch, Qualifikationslücken zu schließen und langfristige Beschäftigungssicherheit zu fördern.
Wie klassifiziert man neue Mitarbeiter richtig?
Die korrekte Klassifizierung von Arbeitern ist eine Grundvoraussetzung für die Compliance jedes Unternehmens im Bundesstaat New Jersey. Bei der Einstellung in New Jersey müssen Arbeitgeber entscheiden, ob ein Arbeiter als Arbeitnehmer oder unabhängiger Auftragnehmer zu behandeln ist. Eine falsche Klassifizierung kann zu erheblichen finanziellen Strafen, rückwirkenden Steuern und Haftungen im Zusammenhang mit Leistungen und Arbeitsschutz führen. Das Verständnis der spezifischen Beschäftigungstests des Staates und die Nutzung der richtigen Werkzeuge des New Jersey Department of Labor helfen, sicherzustellen, dass jeder Arbeiter korrekt und rechtlich von Anfang an klassifiziert wird.
Was sind die Unterschiede zwischen Arbeitnehmern und unabhängigen Auftragnehmern?
Eine genaue Klassifizierung der Arbeitnehmer ist essenziell. Eine Person gilt als Arbeitnehmer, wenn der Arbeitgeber die Details der Arbeitsausführung kontrolliert. Unabhängige Auftragnehmer verwalten ihren eigenen Zeitplan und ihre Werkzeuge, arbeiten für mehrere Kunden und unterliegen nicht derselben Kontrolle.
Der Bundesstaat New Jersey wendet den strengen ABC-Test an, um zu bestimmen, ob Arbeiter Arbeitnehmer oder unabhängige Auftragnehmer sind. Nach diesem Test gilt ein Arbeiter als Arbeitnehmer, sofern nicht alle drei Bedingungen erfüllt sind:
A. Der Arbeiter ist frei von Kontrolle oder Weisung bei der Ausführung der Dienstleistung;
B. Die ausgeführte Arbeit liegt außerhalb des üblichen Geschäftskreises oder außerhalb der Geschäftsräume;
C. Der Arbeiter ist in einem unabhängigen Gewerbe, Beruf oder Geschäft tätig.
Wenn ein Arbeiter nicht alle drei Kriterien erfüllt, muss er als Arbeitnehmer und nicht als Auftragnehmer behandelt werden.
Welche Klassifizierungsrichtlinien sollten beachtet werden?
Arbeitgeber in New Jersey müssen den Worker Classification Questionnaire verwenden, der vom New Jersey Department of Labor bereitgestellt wird, um zu bewerten, ob ein Arbeiter korrekt klassifiziert ist. Eine Fehlklassifizierung setzt das Unternehmen im Bundesstaat Risiken wie unbezahlte Steuern, rückwirkende Leistungen und Strafen aus.
Welche Steuer- und Lohnpflichten haben Arbeitgeber?
Die Handhabung der Lohn- und Beschäftigungssteuern ist eine der wichtigsten und streng regulierten Verantwortlichkeiten für Arbeitgeber in New Jersey. Sobald ein neuer Mitarbeiter in Ihrem Bundesstaat anfängt, müssen Sie für eine genaue Abführung, fristgerechte Steuererklärungen und ordnungsgemäße Beiträge zu staatlichen und bundesweiten Programmen sorgen. Von der Einkommenssteuer und Arbeitslosenversicherung bis hin zu Familienurlaub und Invalidenversicherungen muss jede Zahlung und Meldung den Arbeitsgesetzen und Steuergesetzen in New Jersey entsprechen.
Was ist bei der Abführung der Einkommenssteuer zu beachten?
Arbeitgeber müssen die bundesstaatliche Einkommensteuer und die Bruttoeinkommensteuer in New Jersey vom Gehalt jedes Mitarbeiters einbehalten. Mitarbeiter müssen sowohl die bundesstaatlichen als auch die landesweiten Abzugsformulare (W-4 und NJ-W4) ausfüllen. Die Abzüge müssen im Einklang mit den Lohn- und Arbeitsgesetzen stehen, die Einkünfte, Abzüge und Zahlungsfrequenz regeln.
Die fristgerechte Überweisung dieser Abzüge an die Division of Revenue in New Jersey ist entscheidend, um Strafen zu vermeiden. Die bei der Arbeitgeberregistrierung erhaltene Nummer wird für alle Zahlungen verwendet.
Wie wird die Arbeitslosenversicherung verwaltet?
Nach dem New Jersey Unemployment Compensation Law müssen Arbeitgeber Beiträge zum System der Arbeitslosenversicherung leisten. Diese Beiträge variieren je nach Erfahrung des Arbeitgebers, aber neue Arbeitgeber zahlen zunächst einen festen Satz, bis sie eine Schadenshistorie aufbauen.
Arbeitgeber müssen außerdem Form BC-10 an jeden scheidenden Mitarbeiter ausstellen. Dieses Formular beschreibt, wie der ehemalige Mitarbeiter Leistungen gemäß den Standards der Arbeitslosenversicherung in New Jersey beantragen kann.
Was ist die Auswirkung der Familienurlaubversicherung?
Das New Jersey Family Leave Act und das Family Leave Insurance (FLI)-Programm ermöglichen es Arbeitnehmern in New Jersey, bis zu 12 Wochen bezahlten Urlaub zu nehmen, um ein neugeborenes Kind oder Familienmitglied zu betreuen. Das Programm wird durch Arbeitnehmerbeiträge finanziert, aber Arbeitgeber müssen die Abzüge verwalten und schriftliche Hinweise bei Einstellung und während qualifizierender Ereignisse bereitstellen.
Der Arbeitgeber spielt eine entscheidende Rolle bei der Erleichterung des Antragsprozesses, der Überwachung des Urlaubs und der Sicherstellung korrekter Beiträge.
Wie navigiert man durch die Arbeitsgesetze und -vorschriften in New Jersey?
Das Verständnis und die Einhaltung der Arbeitsgesetze in New Jersey sind für jeden Arbeitgeber im Bundesstaat unerlässlich. Von Antidiskriminierungsschutz bis zu Regeln zur Arbeitslosenversicherung prägen diese Vorschriften, wie Unternehmen ihre Belegschaft verwalten und unterstützen.
Was sind die wichtigsten Punkte des New Jersey Law Against Discrimination?
Das New Jersey Law Against Discrimination verbietet Diskriminierung am Arbeitsplatz aufgrund geschützter Merkmale wie Rasse, Religion, nationaler Herkunft, Behinderung, Alter und Geschlechtsidentität. Dies gilt für alle Arbeitgeber mit 50 oder mehr Mitarbeitern, aber viele Bestimmungen gelten auch für kleinere Unternehmen.
Arbeitgeber müssen Anti-Diskriminierungsschulungen sicher
