TL;DR
- Globale Einstellung ist entscheidend, bringt aber Risiken wie Compliance, Fehlklassifikation und kulturelle Unterschiede mit sich.
- Zentrale Herausforderungen: lokale Arbeitsgesetze, Fehlklassifikation von Contractors, Einrichtung von Rechtsträgern, Gehaltsabrechnung und kulturelle Unterschiede.
- Vier Einstellungsmodelle:
- Lokale Gesellschaft – Volle Kontrolle, aber langsam und teuer.
- HR/Gehaltsagentur – Schnell, aber weniger Kontrolle.
- Freelancer – Flexibel, aber riskant.
- EOR – Schnell, regelkonform und risikofrei.
- Rivermate’s EOR vereinfacht globale Einstellungen, übernimmt Compliance, Gehaltsabrechnung, Steuern und Benefits in über 150 Ländern.
- Vorteile von Rivermate:
- Onboarding in 48 Stunden
- Transparente Preise und All-in-One-Lösung
- Lokale Compliance und echte menschliche Unterstützung
- Trends 2026:
- Strengere Gesetze gegen Fehlklassifikation
- Nachfrage nach lokalisierten Benefits
- Aufstieg einheitlicher Gehaltsplattformen
- Langsamere Einwanderung und gestiegener Einsatz von KI
Die größten und häufigsten Herausforderungen bei grenzüberschreitender Einstellung
Globale Einstellung öffnet Türen, bringt aber auch rechtliche, finanzielle und betriebliche Komplexität mit sich, auf die die meisten Teams nicht vorbereitet sind. Jedes neue Land hat eigene Regeln, Prozesse und Erwartungen. Hier sind fünf der häufigsten Herausforderungen (und wie man sie bewältigt).
Jedes Land spielt nach seinem lokalen Arbeitsregelwerk
Kein Land handhabt Beschäftigung auf die gleiche Weise. In Deutschland gelten verpflichtende Sozialabgaben. In Brasilien sind strenge Vorgaben zu Arbeitszeiten und Überstunden einzuhalten. Frankreich verlangt eine 35-Stunden-Woche und bestraft Überschreitungen. Singapur fordert Beiträge zum CPF (Central Provident Fund). Wenn Sie ein Team in Singapur aufbauen, kann die Partnerschaft mit einem Employer of Record Singapore eine praktische Möglichkeit sein, ab Tag eins konform zu bleiben. Es hilft Ihnen, CPF-Beiträge, lokale Vertragsstandards und fortlaufende Beschäftigungsverpflichtungen zu verwalten, ohne eine lokale Gesellschaft gründen zu müssen.
Verpassen Sie eine dieser Vorgaben, riskieren Sie rechtliche Schritte oder hohe Bußgelder. Die Einhaltung der Vorschriften erfordert oft die Zusammenarbeit mit lokalen Experten oder Rechtsberatern, um die ständig wechselnden Gesetze einzuhalten.
Klassifikation eines Contractors vs. Mitarbeiters: Eine risikoreiche Entscheidung
Fehlklassifikation von Arbeitern ist einer der häufigsten und teuersten Fehler, den globale Unternehmen machen. In den USA könnte die falsche Kennzeichnung eines Mitarbeiters als Contractor IRS-Strafen von bis zu 10.000 $ pro Arbeiter nach sich ziehen, ganz zu schweigen von Rückständen bei Steuern, Rechtskosten und langfristigem Reputationsverlust. In der EU könnten rückwirkende Benefits und Rechtsstreitigkeiten drohen.
Für Teams, die in Frankreich einstellen wollen, führt unser Employer of Record France Leitfaden durch lokale Arbeitszeitregelungen, Sozialabgaben und wichtige Compliance-Anforderungen in klarer Sprache. Damit verstehen Sie die Grundlagen, bevor Sie Ihre erste Festanstellung im Land vornehmen.
Einige Länder verwischen die Grenzen noch mehr. In Spanien und Italien können langfristige Contractors mit konstanten Arbeitsstunden rechtlich als Mitarbeiter umklassifiziert werden – auch wenn der Vertrag etwas anderes vorsieht. In Kanada kann ein Contractor immer noch Anspruch auf Abfindung haben, wenn das Verhältnis einer Vollzeitarbeit ähnelt.
Wenn Ihre Verträge vage sind oder nicht den lokalen Erwartungen entsprechen, öffnen Sie die Tür für Probleme.
Einrichtung eines Rechtsträgers: zeitaufwendig und teuer
Die Gründung eines lokalen Rechtsträgers ist nicht nur Papierkram, sondern ein eigenständiges Vollzeitprojekt. Abhängig vom Land dauert die Einrichtung zwischen einem halben und einem vollen Jahr und erfordert eine Investition von mindestens 20.000 bis 50.000 US-Dollar.
Danach sind Sie für jährliche Meldungen, Steuerberichte und administrative Aufgaben verantwortlich, ohne einfache Ausstiegsmöglichkeiten, sobald Sie sich entschieden haben. Es ist eine Vollzeitoperation. Für große Unternehmen, die eine langfristige Präsenz aufbauen wollen, kann sich das lohnen – aber für Startups, schlanke Teams oder Firmen, die einen neuen Markt testen, wird die Einrichtung eines Rechtsträgers oft zu einer kostspieligen Ablenkung von Kernwachstumszielen.
Gehaltsabrechnung und Steuern:
Gehaltsabrechnung und Steuern: Es ist nie nur ein Gehaltsscheck. Jedes Land hat seine eigenen Besonderheiten bei der Gehaltsabrechnung. Indien verlangt eine Quellensteuerabzug (TDS), während Kanada Abgaben an die CRA vorschreibt. Teams, die in Indien einstellen, können auch unseren detaillierten Employer of Record India Leitfaden zur Klarheit über Gehaltsregeln und Compliance-Schritte nutzen.
Allein im UK hat HMRC seit 2020 über 75 Mio. £ an geldstrafen im Zusammenhang mit Gehaltsabrechnung verhängt, und nicht alle waren absichtlich. Schon kleine Fehler wie verpasste Fristen oder falsche Abzüge können Bußgelder und Prüfverfahren auslösen.
Dies richtig zu machen, erfordert oft die Investition in landesspezifische Gehaltsabrechnungstools, lokale Gehaltsabrechnungspartner oder die Nutzung einheitlicher globaler Gehaltsplattformen, die automatisch lokale Steuergesetze, Sozialabgaben und gesetzliche Benefits anpassen.
Kulturelle und operative Unterschiede: mehr als nur Zeitzonen
Globale Einstellung bedeutet mehr als nur Zeitzonen zu berücksichtigen. Es erfordert, kulturelle Erwartungen, Kommunikationsstile und Teamdynamiken zu navigieren, die häufig nicht nahtlos über Grenzen hinweg übersetzt werden. Was in New York offener Austausch ist, kann in Tokio als Konfrontation gesehen werden. Ein lockerer Onboarding-Prozess in den USA könnte in Deutschland schnell und unpersönlich wirken.
Diese Unterschiede beeinflussen mehr als Soft Skills. Kulturelle Unstimmigkeiten können die Einarbeitung verzögern, Reibungen in funktionsübergreifender Zusammenarbeit erzeugen und sogar zu frühem Fluktuation führen – besonders wenn Neueinstellungen sich missverstanden oder unsupported fühlen.
Das Überbrücken dieser Lücken erfordert Fokus und Absicht. Das kann bedeuten, Manager mit kulturellem Kontext auszustatten, Onboarding-Prozesse an lokale Normen anzupassen oder Kollaborationsrituale zu entwickeln, die regionale Nuancen berücksichtigen. In verteilten Teams ist Vertrauen nicht automatisch da, sondern muss aktiv gestaltet werden.
Ihre Optionen für die Einstellung internationaler Mitarbeiter
Wenn es um globale Einstellungen geht, gibt es vier gängige Wege:
Der richtige Weg hängt von Ihren Zielen, Budget und der gewünschten Einstellungsgeschwindigkeit ab. Hier eine detaillierte Analyse zu jedem.
Option 1: Einrichtung einer lokalen Rechtspersönlichkeit
Die Gründung einer lokalen Gesellschaft gibt Ihnen volle Kontrolle über Einstellung, Betrieb und regionale Compliance. Sie können eine langfristige Präsenz aufbauen, Glaubwürdigkeit bei lokalen Behörden gewinnen und Mitarbeiter im eigenen Branding verwalten – besonders wichtig bei Großaufträgen oder regulierten Branchen.
| Vorteile |
Nachteile |
| Volle Kontrolle über Einstellung, Betrieb und lokale Regelungen |
Zeitaufwendig: 6–12 Monate für die Einrichtung |
| Aufbau einer starken, langfristigen Präsenz im Land |
Teuer: 20.000–50.000 $ upfront, laufende Kosten |
| Vertrauensaufbau bei Mitarbeitern, Partnern, Behörden |
Komplex: alles von Steuern, Meldungen bis Admin-Overhead |
Am besten geeignet für:
Etablierte Unternehmen oder gut finanzierte Startups, die in einem Land erheblich skalieren wollen (z.B. 20+ Mitarbeiter). Wenn Sie eine dauerhafte Basis aufbauen und groß skalieren, gibt Ihnen diese Option Kontrolle – aber zu hohen Zeit- und Kosten.
Option 2: Partnerschaft mit lokalen HR- oder Gehaltsdienstleistern
Die Zusammenarbeit mit lokalen HR- und Gehaltsdienstleistern ist die einfachste Lösung, um rechtliche Komplikationen und Unsicherheiten bei der internationalen Mitarbeitereinstellung zu überwinden.
| Vorteile |
Nachteile |
| Schneller als eigene Gesellschaft – oft innerhalb von Wochen möglich |
Weniger Kontrolle über Prozesse und Timelines |
| Zugang zu lokalen Experten für Gehaltsabrechnung, Steuern, Compliance |
Kann mit der Zeit teuer werden, vor allem bei wachsendem Team |
| Weniger Betriebsaufwand als alles intern zu steuern |
Risiko von Fehlanpassungen, wenn die Vorgehensweise des Anbieters nicht passt |
Am besten geeignet für:
Mittlere Teams, die nur wenige Mitarbeitende in einem neuen Markt einstellen wollen, ohne die Komplexität der Gesellschaftsgründung. Ein guter Zwischenschritt, um Markt zu testen, bevor man skaliert.
Option 3: Einstellung von internationalen Contractors oder Freelancern
| Vorteile |
Nachteile |
| - Kostengünstig, da keine Benefits oder langfristige Verpflichtungen - Höhere Flexibilität: Workforce schnell an- oder abpassbar - Schnell startklar, Verträge in Tagen oder weniger |
- Hohes Risiko der Fehlklassifikation: besonders in den USA und EU, mit hohen Strafen und rückwirkenden Benefits - Geringeres Engagement: Contractors fühlen sich möglicherweise nicht voll mit Mission verbunden - In einigen Ländern sind Vorteile für langfristige Contractors Pflicht |
Am besten geeignet für:
Kurzfristige Projekte oder Spezialaufträge, bei denen eine Festanstellung nicht gerechtfertigt ist. Ideal für junge Unternehmen, die schnell Talente brauchen – aber nur, wenn Sie die rechtlichen Risiken kennen.
Option 4: Verwendung eines Employer of Record (EOR) wie Rivermate
Ein EOR ist wahrscheinlich die idealste Lösung für die Einstellung und Verwaltung von Mitarbeitern. Es bietet Flexibilität und Skalierbarkeit, ohne Risiko der Fehlkonformität.
| Vorteile |
Nachteile |
| Schnell global einstellen – kein Gesellschaftsaufbau notwendig Vollständige Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze, Gehaltsabrechnung und Steuern Spart Zeit, minimiert rechtliche Risiken und reduziert Overhead |
Etwas höhere Kosten pro Mitarbeiter im Vergleich zur Direktanstellung Weniger direkte Kontrolle über Backend-Prozesse (Sie steuern die tägliche Arbeit) |
Am besten geeignet für:
Startups und Wachstumsunternehmen, die in neue Märkte expandieren. Wenn Sie schnell, konform und sorgenfrei einstellen wollen ohne administrative Last, ist ein EOR Ihre beste Wahl.
Was ist ein EOR: Was es bedeutet und wie es funktioniert
Internationale Einstellung ist komplex. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht das.
Ein EOR ist ein Drittanbieter, der Ihre Mitarbeitenden rechtlich in fremden Ländern in Ihrem Namen beschäftigt. Während Sie weiterhin Tagesgeschäft und Performance steuern, übernimmt der EOR Gehaltsabrechnung, Steuern, Arbeitsverträge, gesetzliche Benefits und lokale Compliance.
Kurz gesagt: Sie gewinnen das Talent, ohne den rechtlichen und administrativen Aufwand einer Gründung in jedem Land.
Wie Rivermate internationale Einstellungen erleichtert
Rivermate nimmt die Komplexität aus der grenzüberschreitenden Einstellung. So helfen wir Unternehmen, Talente in 150+ Ländern schnell und mit Sicherheit an Bord zu holen.
1. Geschwindigkeit und Einfachheit
Sie können vom Angebotsschreiben bis zum Onboarding in nur 48 Stunden gehen. Brauchen Sie einen Entwickler in Polen oder einen Designer in Brasilien? Unser detaillierter Employer of Record Poland Leitfaden erklärt Verträge, Gehaltsabrechnung und Compliance-Anforderungen, bevor Sie Ihren ersten Mitarbeitenden einstellen. Kein Rechercheaufwand für lokale Gesetze oder monatelang Warten auf Gesellschaftsgründung – Rivermate übernimmt alles.
2. Konkrete Kosteneinsparungen
Sparen Sie die 20.000+ $ für die Gründung der Gesellschaft und laufende Steuererklärungen. Rivermate bietet eine vollständig konforme Einstellungslösung zu einem Bruchteil der Kosten, ideal, wenn Sie neue Märkte testen oder schnell skalieren.
3. Skalierbarkeit ohne Grenzen
Ob Sie eine Person oder Fünfzig in verschiedenen Regionen einstellen – unsere Plattform wächst mit Ihnen. Mit einheitlichen Dashboards, individuellen Verträgen und regionale Flexibilität ist alles integriert.
4. Garantierte Compliance
Unsere rechtlichen und HR-Experten behalten die Arbeitsgesetze weltweit im Blick. Sie konzentrieren sich auf den Aufbau Ihres Teams – wir sorgen dafür, dass Sie regelkonform bleiben.
Hier die Leistungen von Rivermate:
- Gehaltsabrechnung und Steuern: Wir übernehmen lokale Steuerabzüge in aller Welt, z.B. TDS in Indien oder CRA in Kanada.
- Benefits: Wir sorgen dafür, dass Mitarbeitende die richtigen Benefits vor Ort erhalten – bezahlte Urlaubszeit, Versicherungen, Rentenbeiträge und mehr.
- Arbeitsgesetze: Von Frankreichs 35-Stunden-Woche bis Singapurs CPF-System – wir halten Sie an die Vorschriften.
- IP-Schutz: Unsere Verträge schützen Ihr geistiges Eigentum, auch in komplexen Jurisdiktionen.
Trends bei internationaler Einstellung 2026
Einstellungen grenzüberschreitend im Jahr 2026 sind risikoreich. Regierungen verschärfen Regelungen zur Klassifikation der Arbeitnehmenden, die Erwartungen an Benefits und Schutz steigen, und alte Gehaltsplattformen kommen kaum hinterher. Wenn Sie in diesem Jahr ein globales Team aufbauen, beeinflussen diese Trends direkt, wie schnell und regelkonform Sie skalieren können.
Remote-first-Politik annehmen
Remote-first ist 2026 angeblich Standard. Mit 48% der globalen Mitarbeitenden, die hybrides oder vollständig remote Arbeiten bevorzugen, stellen Unternehmen Remote-Mitarbeitende grenzüberschreitend ein, um Kompetenzen zu sichern und Kosten zu senken. Die regionalen Präferenzen sind jedoch sehr unterschiedlich: Nur 12% der brasilianischen Arbeiter möchten in Vollzeit im Büro tätig sein, in Japan sind es 36% (Envoy).
Was das für Sie bedeutet:
Globale Remote-Einstellungen müssen regionalspezifisch gestaltet sein. Nicht überall ist Remote-first Begeisterung gleich stark. Passen Sie Benefits, Erwartungen und Policies an die örtlichen Gepflogenheiten an.
Verschärfte Durchsetzung der Fehlklassifikationsgesetze
Lokale Behörden verschärfen die Kontrolle bei der Fehlklassifikation von Arbeitern. In den USA können IRS-Strafen bis zu 1.000 $ pro Arbeiter pro Fehlklassifikation drohen. In der EU gibt es rückwirkende Benefits bei Fehlern. Neue Regelungen 2026, wie die US-„final rule“ zum Contractor-Status, fordern strenge Prüfungen, um die Einhaltung sicherzustellen – Präzision ist entscheidend.
Was das für Sie bedeutet:
Sie können sich nicht mehr auf Models allein verlassen, die Contractors priorisieren, ohne rechtliche Prüfung. Wenn Sie Freelancer testen, müssen Sie die Klassifikation Land für Land prüfen, um Fehlklassifikationen zu vermeiden.
Steigende Erwartungen an lokale Benefits
Mitarbeitende weltweit erwarten umfangreiche Benefits, die an lokale Normen angepasst sind – Renten in Deutschland, umfassende Versicherungen in Kanada oder gesetzliche Krankheits- und Urlaubsregelungen im UK. 2023 berichteten 62% der globalen Unternehmen von erhöhtem Druck, Benefits an lokale Gesetze anzupassen, ein Trend, der 2026 noch beschleunigt. Das Erfüllen dieser Erwartungen erhöht die Mitarbeiterbindung und Sicherheit.
Was das für Sie bedeutet:
Ihre globale Offer-Strategie muss auf mehr als nur Gehalt setzen. Lokale Benefits sind entscheidend. US- oder HQ-Style Benefits allein reichen nicht mehr.
Gehaltsabrechnung in mehreren Ländern ist ohne Automatisierung kaum machbar. 2026 helfen Plattformen wie Rivermate HR-Teams, Steuern, Benefits und lokale Gesetze in 150+ Ländern zu steuern. Die Gehaltsabrechnung kann in Schlüsselregionen auf nur 5 Tage verkürzt werden.
Was das für Sie bedeutet:
Um effizient zu skalieren, brauchen Sie Gehaltsprozesse, die nicht nur schnell, sondern global einheitlich sind. Eine einheitliche Plattform verhindert Silos zwischen Ländern, erhöht die Sichtbarkeit und minimiert Compliance-Risiken.
Entwicklung bei Einwanderungs- und Arbeitserlaubnissystemen
Arbeitserlaubnisse und Visa verzögern sich länger und werden strenger kontrolliert. Die USA erhöhen I-9-Audits, während die Bearbeitungszeiten für Arbeitsgenehmigungen in Kanada 2026 auf 196 Tage steigen. Das EU-Entry/Exit-System, das im Oktober 2025 eingeführt wird, wird Grenzkontrollen verstärken und proaktive Visa-Planung erforderlich machen.
Was das für Sie bedeutet: Internationale Mobilität verlangsamt sich. Wenn Sie Talente umziehen oder Expats einstellen wollen, rechnen Sie mit Verzögerungen und mehr Dokumentationsaufwand. Frühzeitige Visa-Planung, Zusammenarbeit mit rechtlichen Partnern oder EORs mit lokaler Präsenz sowie realistische Zeitpläne sind notwendig.
Von Automatisierung beim Onboarding bis zu Compliance-Risikoprüfungen – KI hilft globalen Teams, schneller zu agieren. 2026 berichten 73% der HR-Teams, die KI nutzen, von schnellerem Onboarding
