TL;DR
- Globale Einstellung ist entscheidend, bringt aber Risiken wie Compliance, Fehlklassifizierung und kulturelle Unterschiede mit sich.
- Zentrale Herausforderungen: lokale Arbeitsgesetze, Fehlklassifizierung von Auftragnehmern, Einrichtung einer Rechtspersönlichkeit, Gehaltsabrechnung und Steuerkonformität sowie kulturelle Unterschiede.
- Vier Einstellmodelle:
- Lokale Rechtspersönlichkeit – Volle Kontrolle, aber langsam und teuer.
- HR/Gehaltsabrechnungsagentur – Schnell, aber weniger Kontrolle.
- Freelancer – Flexibel, aber riskant.
- EOR – Schnell, konform und risikofrei.
- Rivermate’s EOR vereinfacht die globale Einstellung, übernimmt Compliance, Gehaltsabrechnung, Steuern und Benefits in über 150 Ländern.
- Vorteile von Rivermate:
- Onboarding in 48 Stunden
- Transparente Preise und All-in-One-Lösung
- Lokale Compliance und echte menschliche Unterstützung
- Trends 2025:
- Strengere Gesetze zur Fehlklassifizierung
- Nachfrage nach lokalisierten Benefits
- Aufstieg einheitlicher Gehaltsplattformen
- Langsamere Einwanderung und verstärkter Einsatz von KI
Der ultimative 2025-Leitfaden für die Einstellung internationaler Mitarbeitender
Der Aufbau eines globalen Teams im Jahr 2025 ist nicht mehr nur ein Nice-to-have – es ist ein strategischer Vorteil. Wenn Sie planen, in einem neuen Land, zum Beispiel Deutschland, einzustellen, werden Sie auf ernsthafte Risiken stoßen, wie die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze, Steuerkonformität und Bußgelder bei Fehlklassifizierung. In Deutschland kann eine einzige Fehlklassifizierung eines Mitarbeiters zu Bußgeldern von bis zu €15.000 führen.
Dieser Leitfaden richtet sich an HR-Führungskräfte, Startup-Gründer, Compliance-Beauftragte und People Ops-Teams, die schnell global expandieren möchten, ohne sich rechtlichen, finanziellen oder operativen Risiken auszusetzen.
Egal, ob Sie in neue Märkte expandieren oder ein verteiltes Team skalieren – wir zeigen Ihnen die sichersten, schnellsten und konformsten Wege, um 2025 internationale Mitarbeitende ohne bürokratischen Aufwand einzustellen.
Lassen Sie uns mit den größten Fallstricken bei Einstellungen beginnen.
| ⚠️Disclaimer: Dieser Inhalt dient nur allgemeinen Informationszwecken und stellt keine rechtliche, steuerliche oder professionelle Beratung dar. Leser sollten bei spezifischen Fragen professionelle Berater oder offizielle Regierungsquellen konsultieren. |
Die größten und häufigsten Herausforderungen bei grenzüberschreitender Einstellung
Globale Einstellung öffnet Türen, bringt aber auch rechtliche, finanzielle und operative Komplexität mit sich, auf die die meisten Teams nicht vorbereitet sind. Jedes neue Land hat eigene Regeln, Prozesse und Erwartungen. Hier sind fünf der häufigsten Herausforderungen (und wie man sie angeht).
Jedes Land folgt seinem eigenen Arbeitsrecht
Kein Land handhabt Beschäftigung gleich. In Deutschland sind verpflichtende Sozialabgaben zu leisten. In Brasilien gibt es strenge Regelungen zu Arbeitszeiten und Überstunden. Frankreich verlangt eine 35-Stunden-Woche und bestraft Überschreitungen stark. Singapur schreibt Beiträge zum CPF (Central Provident Fund) vor.
Wenn Sie eine dieser Details übersehen, riskieren Sie rechtliche Schritte oder hohe Bußgelder. Die Einhaltung der Vorschriften erfordert oft die Zusammenarbeit mit lokalen Experten oder Rechtsberatern, um mit den sich ständig ändernden Gesetzen Schritt zu halten.
Klassifizierung eines Auftragnehmers vs. Mitarbeiters: Eine riskante Entscheidung
Fehlklassifizierung von Arbeitern ist einer der häufigsten und teuersten Fehler, den globale Unternehmen machen. In den USA kann die Kennzeichnung eines Mitarbeiters als Auftragnehmer IRS-Strafen von bis zu $10.000 pro Arbeiter nach sich ziehen, ganz zu schweigen von Nachsteuern, Rechtskosten und langfristigem Reputationsschaden. In der EU kann es rückwirkende Benefits und Rechtsstreitigkeiten bedeuten.
Einige Länder verwischen die Grenzen noch mehr. In Spanien und Italien können langfristige Auftragnehmer mit konstanten Arbeitszeiten rechtlich als Mitarbeiter umklassifiziert werden, auch wenn der Vertrag etwas anderes sagt. In Kanada kann ein Auftragnehmer bei einer Beziehung, die einer Vollzeitbeschäftigung ähnelt, Anspruch auf Abfindung haben.
Wenn Ihre Verträge vage sind oder nicht den lokalen Erwartungen entsprechen, öffnen Sie die Tür für Probleme.
Einrichtung einer Rechtspersönlichkeit: zeitaufwendig und teuer
Die Gründung einer lokalen Rechtspersönlichkeit ist nicht nur Papierkram, sondern ein Vollzeitprojekt für sich. Je nach Land dauert es zwischen sechs Monaten und einem Jahr, mit einer Anfangsinvestition von mindestens $20.000 bis $50.000.
Danach sind Sie für jährliche Meldungen, Steuerberichte und Verwaltungsaufwand verantwortlich, ohne einfache Ausstiegsmöglichkeiten, sobald Sie sich festgelegt haben. Es ist eine Vollzeit-Operation. Für große Unternehmen, die eine langfristige Präsenz aufbauen wollen, kann sich das lohnen, aber für Startups, schlanke Teams oder Firmen, die einen neuen Markt testen, wird die Einrichtung oft zu einer kostspieligen Ablenkung von den Kernwachstumszielen.
Gehaltsabrechnung und Steuern: Es ist nie nur ein Gehalt
Jedes Land hat seine eigenen Besonderheiten bei der Gehaltsabrechnung. Indien verlangt Quellensteuer (TDS), Kanada die Überweisungen an die CRA.
Allein im Vereinigten Königreich hat HMRC seit 2020 über £75 Millionen an Strafen im Zusammenhang mit Gehaltsabrechnung verhängt, und nicht alle waren absichtlich. Schon kleine Fehler, wie verpasste Fristen oder falsche Abzüge, können Bußgelder und Prüfungen auslösen.
Das richtige Handling erfordert oft Investitionen in landesspezifische Gehaltsabrechnungstools, lokale Gehaltsabrechnungspartner oder die Nutzung einheitlicher globaler Plattformen, die automatisch an lokale Steuergesetze, Sozialabgaben und gesetzliche Benefits angepasst werden.
Kulturelle und operative Unterschiede: mehr als nur Zeitzonen
Globale Einstellung bedeutet mehr als nur Zeitzonen zu berücksichtigen. Es erfordert das Navigieren durch kulturelle Erwartungen, Kommunikationsstile und Teamdynamiken, die oft nicht nahtlos über Grenzen hinweg übersetzt werden. Was in New York als offenes Feedback gilt, kann in Tokio als konfrontativ wahrgenommen werden. Ein lockerer Onboarding-Prozess in den USA könnte in Deutschland als hastig oder unpersönlich empfunden werden.
Diese Unterschiede beeinflussen mehr als Soft Skills. Kulturelle Missverständnisse können den Onboarding-Prozess verlangsamen, Reibungen in funktionsübergreifender Zusammenarbeit verursachen und sogar zu frühzeitigem Austritt führen – besonders, wenn neue Mitarbeitende sich missverstanden oder nicht unterstützt fühlen.
Diese Lücken zu überbrücken erfordert Fokus und Absicht. Das kann bedeuten, Manager mit kulturellem Kontext auszustatten, Onboarding-Prozesse an lokale Normen anzupassen oder Kollaborationsrituale zu fördern, die regionale Nuancen berücksichtigen. In verteilten Teams ist Vertrauen kein Automatismus, sondern muss aktiv gestaltet werden.
Ihre Optionen für die Einstellung internationaler Mitarbeitender
Bei der globalen Einstellung gibt es vier gängige Wege:
Der richtige Weg hängt von Ihren Zielen, Budget und Dringlichkeit ab. Hier eine detaillierte Analyse zu jedem.
Option 1: Einrichtung einer lokalen Rechtspersönlichkeit
Die Gründung einer lokalen Rechtspersönlichkeit gibt Ihnen volle Kontrolle über Einstellung, Betrieb und Einhaltung der Gesetze im Land. Sie ermöglicht eine langfristige Präsenz, baut Glaubwürdigkeit bei lokalen Regulierungsbehörden auf und erlaubt die Verwaltung von Mitarbeitenden unter Ihrer eigenen Marke, was besonders bei Großaufträgen oder regulierten Branchen wichtig ist.
| Vorteile |
Nachteile |
| Volle Kontrolle über Einstellung, Betrieb und lokale Compliance |
Zeitaufwendig: Aufbau kann 6–12 Monate dauern |
| Aufbau einer starken, langfristigen Präsenz im Land |
Teuer: Anfangsinvestition von $20.000–$50.000 plus laufende Kosten |
| Vertrauensaufbau bei Mitarbeitenden, Partnern und Regulierungsbehörden |
Komplex zu managen: Sie kümmern sich um Steuern, Meldungen und Verwaltung |
Am besten geeignet für:
Etablierte Unternehmen oder gut finanzierte Startups, die in einem Land erheblich skalieren wollen (z.B. 20+ Mitarbeitende). Wenn Sie eine dauerhafte Basis aufbauen und groß skalieren, gibt Ihnen diese Option Kontrolle – allerdings zu hohen Kosten in Zeit und Geld.
Option 2: Partnerschaft mit lokalen HR- oder Gehaltsabrechnungsagenturen
Die Zusammenarbeit mit lokalen HR- und Gehaltsabrechnungsdiensten ist der einfachste Weg, rechtliche Komplikationen und Unsicherheiten bei der Verwaltung internationaler Mitarbeitender zu überwinden.
| Vorteile |
Nachteile |
| Schneller als eigene Einrichtung – oft innerhalb weniger Wochen |
Weniger Kontrolle über Prozesse und Zeitpläne |
| Zugriff auf lokale Experten für Gehaltsabrechnung, Steuern und Compliance |
Kann auf Dauer teuer werden, vor allem bei wachsendem Team |
| Weniger operativer Aufwand im Vergleich zur Eigenverwaltung |
Risiko der Fehlanpassung, wenn die Agentur nicht zur Unternehmenskultur passt |
Am besten geeignet für:
Mittlere Teams, die wenige Mitarbeitende in einem neuen Markt einstellen wollen, ohne die Komplexität einer eigenen Rechtspersönlichkeit. Eine solide Übergangslösung für Unternehmen, die testen, bevor sie groß skalieren.
Option 3: Einstellung internationaler Auftragnehmer oder Freelancer
| Vorteile |
Nachteile |
| - Kostengünstig, da keine Benefits oder langfristige Verpflichtungen |
- Hohe Fehlklassifizierungsgefahr, besonders in den USA und der EU, wo Bußgelder und rückwirkende Benefits üblich sind |
| - Höhere Flexibilität: Workforce schnell skalieren oder reduzieren |
- Weniger Engagement: Auftragnehmer fühlen sich möglicherweise nicht voll mit Ihrer Mission verbunden |
| - Schnell startklar, Verträge können in Tagen unterschrieben werden |
- Einige Länder verlangen Benefits für langfristige Auftragnehmer |
Am besten geeignet für:
Kurzfristige Projekte oder spezialisierte Arbeiten, bei denen eine Vollzeitbeschäftigung nicht gerechtfertigt ist. Ideal für Startups, die schnell Talente brauchen – aber nur, wenn Sie die rechtlichen Risiken kennen.
Option 4: Verwendung eines Employer of Record (EOR) wie Rivermate
Ein EOR ist wahrscheinlich die idealste Lösung für die Einstellung und Verwaltung von Mitarbeitenden. Es bietet Flexibilität und Skalierbarkeit ohne Risiken der Fehlkonformität.
| Vorteile |
Nachteile |
| Globale Einstellung in wenigen Tagen – keine Rechtspersönlichkeit notwendig |
Etwas höhere Kosten pro Mitarbeitenden im Vergleich zur direkten Einstellung |
| Vollständig konform mit lokalen Arbeitsgesetzen, Gehaltsabrechnung und Steuern |
Weniger direkte Kontrolle über Backend-Prozesse (Sie steuern jedoch die tägliche Arbeit) |
Am besten geeignet für:
Startups und Wachstumsunternehmen, die in neue Märkte expandieren. Wenn Sie Geschwindigkeit, Compliance und Sicherheit ohne administrativen Aufwand wollen, ist ein EOR die beste Wahl.
Was ist ein EOR: Bedeutung und Funktionsweise
Internationale Einstellung ist komplex. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht das jedoch.
Ein EOR ist ein Drittanbieter, der Ihre Mitarbeitenden rechtlich in ausländischen Ländern in Ihrem Auftrag beschäftigt. Während Sie weiterhin die tägliche Arbeit und Leistung steuern, kümmert sich der EOR um Gehaltsabrechnung, Steuern, Arbeitsverträge, gesetzliche Benefits und lokale Compliance.
Kurz gesagt: Sie bekommen die Talente, ohne den rechtlichen Aufwand und die administrative Belastung, eine Rechtspersönlichkeit in jedem Land aufzubauen.
Wie Rivermate die internationale Einstellung erleichtert
Rivermate nimmt die Komplexität aus der grenzüberschreitenden Einstellung. So unterstützen wir Unternehmen beim schnellen und sicheren Onboarding von Talenten in 150+ Ländern.
1. Schnelligkeit und Einfachheit
Vom Angebot bis zum Onboarding sind es oft nur 48 Stunden. Einen Entwickler in Polen oder einen Designer in Brasilien einstellen? Kein Problem – Rivermate kümmert sich um alle lokalen Gesetze und die Einrichtung.
2. Echte Kosteneinsparungen
Vermeiden Sie die $20.000+ teure Einrichtung einer Rechtspersönlichkeit und laufende Steuererklärungen. Rivermate bietet Ihnen eine vollständig konforme Einstellungslösung zu einem Bruchteil der Kosten, ideal beim Testen neuer Märkte oder schnellem Skalieren.
3. Skalierung ohne Grenzen
Ob Sie eine Person oder fünfzig in mehreren Regionen einstellen – unsere Plattform wächst mit Ihnen. Mit einheitlichen Dashboards, individuellen Verträgen und regionalspezifischer Flexibilität.
Unsere Rechtsexperten und HR-Profis bleiben stets auf dem neuesten Stand bei Arbeitsgesetzen weltweit. Sie konzentrieren sich auf den Aufbau Ihres Teams – wir sorgen für die Einhaltung aller Vorschriften.
Hier die Leistungen von Rivermate:
- Gehaltsabrechnung und Steuern: Wir übernehmen lokale Steuerabzüge in den Märkten, z.B. TDS in Indien oder CRA in Kanada.
- Benefits: Wir stellen sicher, dass Mitarbeitende die richtigen lokalen Benefits erhalten – bezahlte Freizeit, Versicherung, Rentenbeiträge und mehr.
- Arbeitsgesetze: Von Frankreichs 35-Stunden-Woche bis zum CPF-System in Singapur – wir helfen, alle Vorschriften einzuhalten.
- Schutz des geistigen Eigentums: Unsere Verträge schützen Ihr geistiges Eigentum, auch in komplexen Jurisdiktionen.
Trends bei internationaler Einstellung 2025
Grenzüberschreitende Einstellung im Jahr 2025 ist eine risikoreiche Angelegenheit. Regierungen verschärfen die Regeln zur Fehlklassifizierung, Mitarbeitende fordern mehr Benefits und Schutz, und alte Gehaltsabrechnungssysteme kommen kaum hinterher. Wenn Sie dieses Jahr ein globales Team aufbauen, beeinflussen diese Trends direkt, wie schnell und konform Sie skalieren können.
Remote-first-Politik annehmen
Remote-first ist 2025 Standard. 48 % der globalen Mitarbeitenden bevorzugen hybride oder vollständig remote Arbeit, Unternehmen stellen remote Mitarbeitende grenzüberschreitend ein, um Fähigkeiten zu nutzen und Kosten zu senken. Regionale Präferenzen variieren stark: Nur 12 % der brasilianischen Mitarbeitenden wollen Vollzeit im Büro arbeiten, in Japan sind es 36 % (Envoy).
Was das für Sie bedeutet:
Globale Remote-Einstellungen müssen regionspezifisch angepasst werden. Nicht überall ist Remote-First gleich begeistert. Passen Sie Benefits, Erwartungen und Policies an lokale Vorlieben an.
Strengere Durchsetzung der Fehlklassifizierungsregeln
Lokale Behörden gehen bei der Fehlklassifizierung von Arbeitern rigoros vor. In den USA können IRS-Strafen bis zu $1.000 pro Arbeiter bei Fehlklassifizierung verhängt werden. Die EU fordert rückwirkende Benefits bei Fehlern. Neue Regelungen 2025, wie die US-„final rule“ zum Auftragnehmerstatus, verlangen strenge Prüfungen, um die Einhaltung sicherzustellen – Präzision ist entscheidend.
Was das für Sie bedeutet:
Sie können sich nicht mehr auf Modelle nur für Auftragnehmer verlassen, ohne rechtliche Prüfung. Wenn Sie Freelancer testen, müssen Sie die Klassifikation Land für Land prüfen, um Fehlklassifizierungen zu vermeiden.
Steigende Erwartungen an lokale Benefits
Mitarbeitende weltweit erwarten umfangreiche Benefits, die an lokale Normen angepasst sind – Renten in Deutschland, umfassende Versicherungen in Kanada oder gesetzlicher Krankheitsurlaub im UK. 2023 berichteten 62 % der globalen Unternehmen von erhöhtem Druck, Benefits an lokale Gesetze anzupassen – ein Trend, der 2025 noch beschleunigt. Diese Erwartungen zu erfüllen, erhöht die Bindung und die Rechtssicherheit.
Was das für Sie bedeutet:
Ihr globales Angebot muss nicht nur beim Gehalt konkurrieren, sondern auch bei lokalem Mehrwert. Benefits im US- oder HQ-Stil reichen nicht mehr aus.
Die Gehaltsabrechnung in mehreren Ländern ist ohne Automatisierung kaum machbar. 2025 helfen Plattformen wie Rivermate HR-Teams, Steuerabzüge, Benefits und lokale Gesetze in 150+ Ländern zu verwalten, und verkürzen die Gehaltslaufzeiten in Schlüsselregionen auf nur 5 Tage.
Was das für Sie bedeutet:
Um effizient zu skalieren, brauchen Sie Gehaltsabrechnung, die nicht nur schnell, sondern global konsistent ist. Eine einheitliche Plattform verhindert siloartige Prozesse, verbessert die Transparenz und minimiert Compliance-Lücken.
Evolving Immigration- und Arbeitserlaubnis-Frameworks
Arbeitserlaubnisse und Visa verzögern sich zunehmend, die Kontrollen werden strenger. Die USA erhöhen I-9-Audits, Kanada hat die Bearbeitungszeiten für Arbeitserlaubnisse 2025 auf 196 Tage verlängert. Das EU-Entry/Exit-System, das im Oktober 2025 eingeführt wird, wird die Grenzkontrollen verbessern und proaktive Visaplanung erfordern.
Was das für Sie bedeutet:
Internationale Mobilität verlangsamt sich. Wenn Sie Talente umziehen oder Expats einstellen wollen, rechnen Sie mit Verzögerungen und mehr Dokumentationsaufwand. Frühzeitige Visa-Planung, Einbindung rechtlicher Partner oder EORs mit inländischer Präsenz sowie realistische Zeitpläne sind notwendig.
Von Automatisierung beim Onboarding bis zu Risiko-Checks bei der Compliance – KI hilft globalen Teams, schneller zu arbeiten. 2025 berichten 73 % der HR-Teams, die KI nutzen, von kürzeren Onboarding-Zeiten
