Wie kann ein US-Unternehmen einen ausländischen Mitarbeiter einstellen

Ein US-Unternehmen kann einen ausländischen Mitarbeiter einstellen, aber der richtige Weg hängt davon ab, wo die Person arbeiten wird und wie Sie sie verwalten möchten. Wenn Sie ein US-Gründer, HR-Leiter oder Finanzverantwortlicher sind, der seinen ersten internationalen Mitarbeiter einstellt, besteht die Haupt Herausforderung darin, einen Ansatz zu wählen, der mit den lokalen Gesetzen im Heimatland des Arbeitnehmers übereinstimmt, während Sie Ihren Prozess einfach halten.

Viele Teams möchten globale Talente, weil dies einen Wettbewerbsvorteil schafft. Sie können schneller agieren, neue Märkte erschließen und ein internationales Team mit Fähigkeiten aufbauen, die schwer lokal zu finden sind. Aber globales Recruiting bringt rechtliche Komplexität, Steuerpflichten und Compliance-Anforderungen mit sich, die bei einer normalen US-Einstellung nicht existieren. Auch bei der Einstellung von Remote-Mitarbeitern gelten weiterhin die Regeln in anderen Ländern.

Wichtige Erkenntnisse

Ein US-Unternehmen kann einen ausländischen Mitarbeiter durch die Sponsoring eines Visums für US-Arbeiten, die Einstellung des Mitarbeiters als unabhängigen Auftragnehmer, die Einrichtung einer lokalen juristischen Person im Ausland oder die Nutzung eines Employer of Record (EOR) einstellen. Für viele Teams, die remote ausländische Mitarbeiter beschäftigen, ist ein EOR oft der schnellste und risikoärmste Weg, weil es Gehaltsabrechnung auf globaler Ebene, rechtskonforme Verträge, lokale Arbeitsgesetze und laufende Compliance unterstützt.

Vier Möglichkeiten, einen ausländischen Mitarbeiter einzustellen

Wenn Menschen fragen: „Wie kann ein US-Unternehmen einen ausländischen Mitarbeiter einstellen?“, meinen sie meistens eine der beiden Varianten. Sie möchten entweder jemanden in die USA holen oder internationale Mitarbeitende einstellen, die im Heimatland als Remote-Mitarbeiter verbleiben. Diese sind nicht dasselbe. Die erste Variante betrifft vor allem Einwanderungsdienstleistungen und Einwanderungsprogramme. Die zweite betrifft vor allem lokale Vorschriften, Gehaltsabrechnung und Beschäftigungsgesetze.

Option eins: Sponsoring eines ausländischen Mitarbeiters für die Arbeit in den USA

Wenn die Person die Arbeit in den Vereinigten Staaten verrichten wird, müssen Sie in der Regel Einwanderungsgesetze befolgen und das richtige Visumsverfahren nutzen. Die Rolle des Arbeitgebers kann die Einreichung von Anträgen, die Pflege von Aufzeichnungen und die Einhaltung von Lohn- und Verfahrensregeln in Verbindung mit bestimmten Visa-Kategorien umfassen. Ein guter Ort, um die Sichtweise der Regierung zu verstehen, ist die Übersichtsseite des US-Arbeitsministeriums: https://www.dol.gov/general/topic/hiring/foreign?utm_source=chatgpt.com. Der USCIS Petitionsprozess hilft Arbeitgebern ebenfalls, den Ablauf und die Verantwortlichkeiten zu verstehen: https://www.uscis.gov/working-in-the-united-states/information-for-employers-and-employees/petition-process-overview?utm_source=chatgpt.com

Diese Option funktioniert gut für Rollen, die physisch in den USA ausgeführt werden müssen, oder wenn Sie eine Schlüsselperson umsiedeln. Es kann aber auch langsam und unsicher sein. Zeitpläne variieren, Genehmigungen sind nicht garantiert, und die Gesamtkosten können Anmeldegebühren plus Rechtskosten umfassen. Wenn Ihr eigentlicher Wunsch global arbeitende Personen im Ausland zu beschäftigen ist, ist dieser Weg oft unnötig. In diesem Fall ist es meistens besser, eine compliant Beschäftigung im Heimatland der Person zu regeln, anstatt zu versuchen, die Person zu bewegen.

Option zwei: Anstellung eines ausländischen unabhängigen Auftragnehmers

Die Einstellung internationaler Auftragnehmer kann praktisch sein, wenn die Arbeit wirklich projektbasiert ist. Viele Unternehmen beginnen hier, weil sie glauben, es sei einfacher: Sie unterzeichnen einen Vertrag, erhalten Rechnungen und zahlen Auftragnehmer, ohne eine vollständige Arbeitgeber-Gehaltsabrechnung zu führen. Das kann für globale Auftragnehmer, die unabhängig operieren und ihre eigene Zeit, Tools und Lieferungen managen, in Ordnung sein.

Das Risiko besteht in der Fehlklassifizierung. Wenn eine Auftragnehmer-Beziehung wie eine unbefristete Anstellung aussieht, könnten lokale Behörden den Mitarbeiter als Angestellten behandeln, auch wenn Ihre Vereinbarung „Auftragnehmer“ nennt. Das kann retroaktive Steuern, Strafen und Verpflichtungen im Zusammenhang mit Mitarbeitervorteilen und obligatorischen Beiträgen nach sich ziehen. Diese Option ist oft schlecht geeignet für einen Vollzeitmitarbeiter, der Kernarbeit innerhalb Ihres globalen Teams leistet, da sie das Compliance-Risiko erhöht, je stärker die Beziehung integriert und langfristig wird.

Wenn Sie eine Ressource suchen, die die praktischen Fallen bei der Fehlklassifizierung erklärt, nutzen Sie diesen internen Guide von Rivermate zur Vermeidung von Fehlklassifizierungen: https://rivermate.com/blog/avoiding-contractor-misclassification?utm_source=chatgpt.com

Option drei: Aufbau einer ausländischen juristischen Person

Die Einrichtung einer lokalen juristischen Person bedeutet, dass Sie eine Unternehmenspräsenz in diesem ausländischen Land registrieren und direkt nach lokalem Recht einstellen. Dieser Weg bietet maximale Kontrolle und kann die richtige Wahl für globale Expansion sein, wenn Sie vorhaben, eine größere internationale Belegschaft an einem Standort einzustellen.

Es ist auch der aufwändigste operative Weg. Die Gründung der Einheit kann Registrierungsschritte, laufende Einreichungen, lokale Bankkonten und fortlaufende Verwaltung nach lokalen Arbeitsgesetzen erfordern. Sie tragen zudem die vollständige Last der Steuerberichterstattung, Gehaltsabrechnung und Compliance. Die laufenden Arbeiten sind handhabbar, wenn Sie in einem Land ein echtes Team aufbauen, aber es wird schwierig, wenn Sie in vielen Ländern einstellen, weil sich die lokalen Vorschriften unterscheiden und Fehler teuer sein können.

Diese Option macht Sinn, wenn das Ziel eine langfristige Präsenz, wiederholte Einstellungen und eine stabile Basis für neue Märkte ist. Es ist oft die falsche Entscheidung, wenn Sie schnell internationales Talent in ein oder zwei Rollen einstellen müssen.

Option vier: Nutzung eines Employer of Record (EOR)

Ein Employer of Record ist ein Partner, der den Mitarbeiter in seinem Heimatland in Ihrem Auftrag einstellt. Der EOR wird der rechtliche Arbeitgeber, während Sie die tägliche Arbeit managen. Deshalb sind EORs eine beliebte Lösung für globale Einstellungen, wenn Sie schnell agieren wollen, ohne lokale Einheiten zu errichten.

In der Praxis unterstützt der EOR die lokalen Arbeitsgesetze durch die Ausstellung rechtskonformer Verträge, die Durchführung der lokalen Gehaltsabrechnung und die Behandlung lokaler Steuerpflichten wie Einkommenssteuer und obligatorische Arbeitgeberbeiträge. Er hilft auch bei gesetzlichen Leistungen und praktischer Arbeitsverwaltung. Sie bestimmen weiterhin das Gehalt, den Aufgabenbereich, die Leistungsziele und den täglichen Workflow, aber der rechtliche Beschäftigungsrahmen wird vor Ort vom EOR geregelt.

Diese Gegenüberstellung hilft Ihnen bei der Entscheidung zwischen internationalen Auftragnehmern und einem EOR.

Rechtliche, steuerliche und compliance-bezogene Überlegungen, die US-Unternehmen angehen müssen

Wenn Sie international einstellen, sind die wichtigsten Regeln meist die lokalen Beschäftigungsgesetze am Arbeitsort des Mitarbeiters. Das gilt auch für remote ausländische Mitarbeitende. Diese Regeln können Hinweise, bezahlten Urlaub, Kündigungsmodalitäten und Benefits betreffen. Auch die Gehaltsabrechnungsregeln können lokale Steuerabzüge und -meldungen vorschreiben. In vielen Ländern führen lokal verdiente Löhne zu Verpflichtungen des Arbeitgebers, die durch eine ordnungsgemäße Gehaltsabrechnung und nicht durch informelle Zahlungen erfüllt werden müssen.

Steuerliche Pflichten betreffen nicht nur die Gehaltsabrechnung. Es gibt auch eine Unternehmensteuer-Komponente. Wenn Ihre Remote-Mitarbeitenden die Firma so vertreten, dass ein steuerpflichtiger Sitz entsteht, können Sie in diesem Ausland eine Betriebsstätte riskieren. Dieses Risiko hängt von Umständen ab, einschließlich der Befugnisse und Tätigkeiten der Person. Es ist kein Rätselraten, sondern eine frühzeitige Einschätzung bei internationaler Einstellung.

Ein weiteres Element ist die Verantwortlichkeit. Selbst wenn Anbieter unterstützen, können Unternehmen, die die Beziehung steuern, Risiken ausgesetzt sein, wenn die Einrichtung nicht den lokalen Gesetzen entspricht. Deshalb ist die Einhaltung der Compliance von Anfang an wichtig, besonders wenn Sie ein internationales Team auf andere Länder ausweiten wollen.

Wie ein Employer of Record die Einstellung ausländischer Mitarbeitender vereinfacht

Ein EOR vereinfacht die Einstellung, weil es die Anzahl der lokalen Systeme, die Sie selbst aufbauen müssen, reduziert. Anstatt ausländische Einheiten zu gründen, lokale Bankkonten zu eröffnen und lokale Vorschriften von Grund auf zu erlernen, nutzen Sie einen bereits bestehenden Prozess, der auf die lokalen Arbeitsgesetze abgestimmt ist. Das kann Compliance-Risiken verringern und die Einstellung beschleunigen – wichtig, wenn Sie im globalen Wettbewerb um Talente stehen.

Es unterstützt auch bessere langfristige Ergebnisse. Auftragnehmer können für bestimmte Arbeiten passend sein, aber viele Rollen erfordern letztendlich eine Festanstellung, um Bindung, Stabilität und Mitarbeitervorteile zu sichern. Ein EOR kann eine compliance-konforme Brücke sein zwischen „jetzt international einstellen“ und „später vielleicht eine lokale juristische Person aufbauen, wenn das Land strategisch wird.“ Damit können Teams in neue Märkte expandieren, mit weniger operativen Belastungen.

Fazit

Ein US-Unternehmen kann einen ausländischen Mitarbeiter auf vier Hauptwege einstellen. Wenn die Arbeit in den USA stattfindet, schauen Sie meist auf Einwanderungsdienste und das Visumverfahren, mit offiziellen Empfehlungen wie dem Department of Labor und USCIS für den richtigen Prozess.

Wenn die Person in einem ausländischen Land arbeitet, entscheiden Sie zwischen der Einstellung internationaler Auftragnehmer, dem Aufbau lokaler Einheiten oder der Nutzung eines Employer of Record. Auftragnehmer können nützlich sein, aber das Risiko der Fehlklassifizierung kann einen „schnellen Erfolg“ zu einem kostspieligen Compliance-Problem machen. Der Aufbau einer Einheit kann eine tiefe globale Expansion unterstützen, aber er bringt erheblichen administrativen und steuerlichen Aufwand mit sich. Für viele Unternehmen ist ein EOR der effizienteste Weg, schnell und rechtssicher im Ausland Mitarbeiter einzustellen und gleichzeitig Gehaltsabrechnung auf globaler Ebene sowie lokale Vorschriften zu erfüllen.

Wenn Sie internationale Mitarbeitende einstellen möchten, ohne Einheiten zu gründen, erkunden Sie die Employer of Record-Dienste von Rivermate, um internationale Mitarbeitende mit rechtskonformen Verträgen, ordnungsgemäßer Gehaltsabrechnung und lokalem Support in vielen Ländern einzustellen.

FAQs

Kann ein US-Unternehmen einen Mitarbeiter einstellen, der in einem anderen Land lebt?

Ja. Ein US-Unternehmen kann einen Mitarbeiter im Ausland durch einen EOR, eine lokale juristische Person oder in einigen Fällen durch Auftragnehmerverhältnisse einstellen, wenn die Arbeit tatsächlich diesem Modell entspricht.

Müssen US-Unternehmen ein Visum sponsern, um ausländische Mitarbeitende zu beschäftigen?

Nein. Die Sponsoring eines Visums ist meist nur nötig, wenn die Person in den USA arbeitet.

Kann ich jemanden einstellen, der kein US-Bürger ist?

Ja. Sie können Nicht-US-Bürger entweder für US-basierte Rollen mit der entsprechenden Genehmigung einstellen oder für remote Mitarbeitende im Ausland lokale Beschäftigungsoptionen nutzen.

Ist die Nutzung eines Employer of Record für US-Unternehmen rechtmäßig?

Ja. Die Nutzung eines Employer of Record ist rechtmäßig, wenn sie den lokalen Gesetzen entspricht, wobei der EOR als rechtlicher Arbeitgeber im Heimatland des Mitarbeiters auftritt.