Wählen eines Global Payroll Providers? 8 Faktoren zur Bewertung

Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung ist nicht einfach, und den passenden Payroll-Prozess für Ihr Unternehmen zu finden, kann stressig sein. Wenn Ihr Unternehmen beginnt, in andere Länder zu expandieren, wird es noch komplexer. Sie müssen sich mit lokalen Gesetzen und Vorschriften auseinandersetzen. Außerdem gibt es Unterschiede in Sprachen und Währungen, die die Gehaltsabrechnung überwältigend machen können.

Hier kann ein globaler Payroll-Service vorteilhaft sein. Er ermöglicht es Ihnen, die Gehaltsabrechnung zu optimieren und in neuen Ländern die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Ein erfahrener Team, das die globale Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen verwaltet, wird Ihre Zeit freisetzen, sodass Sie sich auf Ihre Kernaktivitäten konzentrieren können.

Wie verwalten Sie eine globale Gehaltsabrechnung?

Kleinunternehmen mit wenigen globalen Mitarbeitenden werden wahrscheinlich die internationale Gehaltsabrechnung intern verwalten. Das gilt auch für große globale Unternehmen. Es ist in der Regel die kosteneffizienteste Lösung für beide. Sie stellen eine Person ein, um die Gehaltsabrechnung für diese wenigen Mitarbeitenden zu verwalten, oder ein ganzes Team, das das unternehmensweit macht.

Es gibt jedoch auch den interessanten Fall der mittelständischen Unternehmen. Für sie ist es zu viel, wenn nur eine Person das alles alleine macht, doch die Einstellung eines ganzen Teams ist zu teuer. Diese Unternehmen entscheiden sich oft dafür, globale Payroll-Operationen auszulagern. Sie setzen auf einen Employer of Record (EOR) oder eine Professional Employer Organization (PEO) für die globale Gehaltsabrechnung.

Kurz gesagt, ein EOR bietet an, globale Talente zu hireen, ohne dass Sie eine lokale Rechtspersönlichkeit gründen müssen. Im Gegensatz zu einer PEO schützt Sie die Zusammenarbeit mit einem EOR vor den potenziellen rechtlichen Konsequenzen einer schlecht verwalteten Gehaltsabrechnung.

Doch wie wissen Sie, ob ein globaler Payroll-Anbieter die richtige Wahl für Ihr Unternehmen ist? Hier sind einige Richtlinien, um den besten globalen Payroll-Service auszuwählen.

Den richtigen Global Payroll Provider finden: Alles, was Sie wissen sollten

Wenn Sie globale Payroll-Operationen auslagern, kann der richtige PEO oder EOR viele Verantwortlichkeiten von Ihrer To-Do-Liste nehmen. Sie können sicherstellen, dass jeder Mitarbeitende pünktlich sein Gehalt erhält und die relevanten HR-Prozesse konform ablaufen.

Sie sollten die Anbieter jedoch sorgfältig prüfen. Schließlich lagern Sie einen wichtigen Teil Ihres Geschäfts aus. Hier ist, worauf Sie achten sollten, um den passenden Anbieter für Ihr Unternehmen zu finden.

1. Standort

Ihr globaler Payroll-Anbieter muss in dem Land präsent sein, in dem Sie einstellen möchten. Überprüfen Sie, welche Länder sie abdecken, und vergleichen Sie diese mit Ihren Wachstums- und Expansionsplänen.

Berücksichtigen Sie die kurzfristigen und langfristigen Expansionspläne Ihres Unternehmens. Vielleicht denken Sie heute an ein einzelnes Land, aber das könnte sich in Zukunft ändern.

Ihr globaler Payroll-Anbieter wird sein Bestes geben, um Ihr Unternehmen so effizient wie möglich zu onboarden. Der Prozess kann jedoch rigoros und zeitaufwendig sein, da er den Umgang mit sensiblen Daten beinhaltet. Wenn Sie den richtigen Anbieter wählen und die Standorte sorgfältig prüfen, können Sie den Prozess so schnell wie möglich durchlaufen.

Wenn Sie Anbieter interviewen, denken Sie daran, nach ihren Expansionsplänen zu fragen. Ihre Abdeckung umfasst vielleicht heute kein bestimmtes Land, aber, wie auch Ihr Unternehmen, streben sie Wachstum an. Sie könnten neue Länder in der Pipeline haben oder überlegen, sie hinzuzufügen, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden.

2. Compliance

In einem Land präsent zu sein, in dem Sie einstellen möchten, reicht nicht aus. Ihr globaler Payroll-Anbieter sollte auch ein erfahrenes und gut informiertes Team haben. Dieses muss die lokalen rechtlichen Anforderungen, Währungen und andere relevante Faktoren kennen.

Es ist entscheidend, einen Anbieter zu wählen, der sich mit den Vorschriften in den Ländern auskennt, in die Sie expandieren möchten. Das Hauptziel ist es, mögliche rechtliche Probleme oder Komplikationen später zu vermeiden.

Das ist ein entscheidender Faktor, der jedoch am schwersten zu beurteilen ist. Suchen Sie nach Kundenrezensionen, um zu verstehen, wie vertraut Ihr Anbieter mit den lokalen Vorschriften in einem bestimmten Land ist.

3. Angebotsmerkmale

Die meisten globalen Payroll-Anbieter bieten die gleichen Dienstleistungen an. Sie sollten erwarten, dass Ihr globaler Payroll-Service:

• Die Gehaltsabrechnung verwaltet und Steuern einbehaltet,

• Lohnabrechnungen und Paystubs verteilt sowie Steuern anmeldet,

• Compliance-Prüfungen durchführt,

• Bei der Arbeitnehmerklassifikation unterstützt,

Ebenfalls sollte er bieten:

• Contractor-Management,

• Employer of Record Services,

• Benefits-Management,

• Kundenservice für Gehaltsabrechnungssoftware,

• Schutz der IP-Rechte.

Nicht alle Anbieter bieten jedoch das gleiche Leistungsspektrum. Nehmen Sie sich die Zeit, die spezifischen Funktionen und Dienste jedes globalen Payroll-Anbieters zu prüfen, um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen.

4. Mitarbeitende und Contractors

Ein zuverlässiger Partner sollte Ihnen helfen, alle Anforderungen abzudecken. Wenn Sie Mitarbeitende und unabhängige Contractors in Ihrem Team haben, benötigen Sie einen globalen Zahlungsdienstleister, der für beide relevante Anforderungen erfüllt.

Es gibt in einigen Ländern unterschiedliche Regeln für diese beiden Gruppen, was die Gehaltsabrechnung weiter verkompliziert. Deshalb verzichten manche Payroll-Anbieter ganz auf Contractors und konzentrieren sich nur auf Mitarbeitende. Wenn Sie häufig auf Contractors angewiesen sind, könnte das ein entscheidendes Kriterium sein.

Die besten Anbieter können auch bei Klassifikation und rechtlicher Compliance in dieser Hinsicht helfen. Sie können Risiken bei Fehleinstufung reduzieren oder Ihre Contractors in Mitarbeitende umwandeln.

5. Vertrauenswürdigkeit

Sie werden sensible Daten über Ihr Unternehmen mit Ihrem globalen Payroll-Anbieter teilen müssen. Deshalb brauchen Sie einen kompetenten und zuverlässigen Partner—jemanden, dem Sie vertrauen, die Daten sicher zu verwalten. Überprüfen Sie die Software Ihres globalen Payroll-Anbieters anhand bester Praktiken in der Datensicherheit.

Ihr Payroll-Anbieter sollte in seiner Datenschutzerklärung alle erforderlichen Informationen bereitstellen. Er sollte auch eine starke Datenverschlüsselung und Datenaufbewahrungsstrategie haben.

Die Software sollte mit den relevanten Vorschriften konform sein, einschließlich der DSGVO. Außerdem sollten Sie sich über den Backup-Plan des Anbieters und seine Reaktion auf mögliche Datenschutzverletzungen informieren.

6. Kundensupport

Ein guter Anbieter stellt Ihnen sowohl die globale Payroll-Software als auch Unterstützung bei der Nutzung bereit. Die Plattform sollte benutzerfreundlich sein und die notwendigen Funktionen ohne Überforderung bereitstellen. Sie sollten schnell die benötigten Daten finden und Aufgaben erledigen können, ohne eine umfangreiche Bedienungsanleitung lesen zu müssen.

Die Plattform sollte auch einen umfangreichen Funktionsumfang bieten, da Sie sich auf sie verlassen, um manuelle und komplexe Aufgaben zu automatisieren. Sie sollte zudem detaillierte und präzise Berichte liefern, idealerweise in Echtzeit.

Fragen Sie den Anbieter, ob die Plattform mit Ihrer Buchhaltungssoftware [/blog/comprehensive-4-step-guide-for-global-payroll-implementation] integrierbar ist. Das kann die Risiken manueller Dateneingabe minimieren und den Payroll-Prozess weiter vereinfachen.

Wenn die Plattform überwältigend oder verwirrend wird, brauchen Sie einen Anbieter, der da ist und Unterstützung sowie Anleitung bietet. Überprüfen Sie relevante Nutzerrezensionsseiten, um Erfahrungen anderer Nutzer zu sehen. Sie sollten wissen, ob Sie sich auf den Anbieter verlassen können, um schnell und effizient zu helfen.

7. Zusätzliche Dienstleistungen

Geben Sie sich nicht nur mit den Basics zufrieden, besonders wenn sie mit hohen Kosten verbunden sind. Sie verlassen sich auf einen Anbieter, der eine reibungslose Lohn- und Gehaltsabrechnung gewährleistet. Aber er sollte auch dabei helfen, schnell skalieren oder reduzieren zu können oder zusätzliche, vereinbarte HR-Funktionen auszuführen.

Zum Beispiel müssen Sie möglicherweise einmalige Zahlungen über das Gehalt hinaus an Ihre Mitarbeitenden leisten. Ein guter Anbieter sollte das unterstützen, während er die Einhaltung der lokalen Vorschriften wahrt.

Die meisten Anbieter bieten Ihnen eine Demo, eine kostenlose Testphase oder eine Demonstration ihrer Plattform und Prozesse an—nutzen Sie diese Angebote. Das hilft Ihnen, einzuschätzen, ob der Anbieter die richtige Wahl ist und das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt.

8. Preisgestaltung

Bei der Anbieterbewertung sollte auch der Preis eine Rolle spielen. Globale Payroll-Anbieter bieten unterschiedliche Preismodelle an, sodass Sie das passende für Ihr Budget finden sollten.

Vergleichen Sie sorgfältig, welcher Anbieter die meisten Funktionen zum besten Preis bietet. Sie möchten nicht auf wesentliche Funktionen verzichten, da dies im Nachhinein viel teurer werden könnte. Ebenso macht es keinen Sinn, für unnötige Extras zu viel zu bezahlen.

Die Wahl des richtigen Global Payroll Providers hängt vom sorgfältigen Prüfen ab

Es gibt viele namhafte globale Payroll-Anbieter, also bewerten Sie diese im Detail, bevor Sie sich für einen entscheiden.

Der erste Schritt besteht immer darin, die Ziele und Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu analysieren. Berücksichtigen Sie die Anzahl Ihrer globalen Mitarbeitenden und Ihre zukünftigen Einstellpläne. Notieren Sie, aus welchen Ländern sie kommen. Prüfen Sie, welche Aspekte Ihrer Payroll-Operationen vom Outsourcing profitieren könnten. Seien Sie auch pragmatisch bei der Budgetplanung.

Sobald Sie eine klare Vorstellung von der aktuellen Situation Ihres Unternehmens haben und wissen, wo Sie in einigen Jahren stehen möchten, vergleichen Sie die Liste mit potenziellen Anbietern. Das beschränkt die Auswahl und vereinfacht die Suche nach dem passenden globalen Payroll-Provider.

Vergessen Sie nicht, jedes Angebot zu interviewen und von Demos, Rundgängen oder Testversionen zu profitieren. Kundenrezensionen können ebenfalls dabei helfen, die Qualität des Services einzuschätzen.

Letztlich kann der richtige globale Payroll-Anbieter weiteres Wachstum Ihres business sichern [/blog/global-payroll-outsourcing-a-wise-decision-for-businesses]. Überprüfen Sie jeden auf Basis Ihrer spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Mit dem richtigen Partner können Sie eine effiziente Gehaltsabrechnung sicherstellen, ohne sich um die Einhaltung der Vorschriften sorgen zu müssen.

FAQ:

Was ist globale Gehaltsabrechnung?

Globale Gehaltsabrechnung ist der Prozess der Verwaltung der Gehaltszahlungen für Mitarbeitende in verschiedenen Ländern. Sie sorgt für die Gehälter Ihres globalen Teams bei gleichzeitiger Einhaltung der lokalen Vorschriften.

Wie funktioniert globale Gehaltsabrechnung?

Globale Gehaltsabrechnung funktioniert durch Zentralisierung aller Gehaltsprozesse für globale Mitarbeitende in einem System oder bei einem Anbieter.

Sie ermöglicht eine konsistente und genaue Abwicklung der Gehaltsabrechnung. Zudem gewährleistet sie die Einhaltung der Vorschriften in jedem Land.

Wie macht man Gehaltsabrechnung weltweit?

Um Gehaltsabrechnung global durchzuführen, müssen Unternehmen in jedem Land, in dem sie Mitarbeitende beschäftigen, eine Rechtspersönlichkeit gründen. Alternativ können sie mit einem globalen Payroll-Anbieter zusammenarbeiten.

Ein globaler Payroll-Anbieter ist eine Organisation, die die Gehaltsabrechnung in mehreren Ländern verwaltet. Sie rationalisieren die Gehaltsabrechnung für genaue und pünktliche Zahlungen an Mitarbeitende weltweit. Der Anbieter kann auch die Einhaltung der lokalen Vorschriften sicherstellen.