Internationale Arbeitsgesetze
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Veröffentlicht am:
Apr 18, 2024
Aktualisiert am:
Dec 22, 2025
Unser Employer of Record (EOR)-Lösung macht es einfach, globale Mitarbeiter einzustellen, zu bezahlen und zu verwalten.
Demo buchenPolen ist eines der Länder, dessen Wirtschaft und große Arbeitskraft jedes Jahr immer mehr ausländische Unternehmen anzieht. Das Bruttoinlandsprodukt (BIP) stieg im Jahr 2019 um 4,1 Prozent auf 566 Milliarden USD. Im selben Jahr belegte Polen den 40. Platz im Ease of Doing Business Survey der Weltbank.
Diese Entwicklungen haben Polen auf die Landkarte gebracht und es zu einem Markt gemacht, in den viele Unternehmen expandieren möchten. Es liegt auch günstig im Zentrum Europas und verbindet eine bedeutende Anzahl großer Märkte.
Polen verfügt außerdem über eine hochqualifizierte Arbeitskraft. Es ist bekannt für seine Universitäten. Polen bietet gek undmotivierte Arbeitskräfte, die perfekt auf den internationalen Markt abgestimmt sind. Sie zeichnen sich in den Bereichen IT, Ingenieurwesen und Wissenschaft aus.
Wenn Sie sich entscheiden, jemanden aus Polen einzustellen, gibt es einige Dinge, die Sie wissen sollten. Das Kennenlernen der Arbeitsgesetze und Gehaltsabrechnung in Polen hilft Ihnen, die besten Mitarbeitenden zu gewinnen und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
In den meisten Ländern müssen Sie, um jemanden aus dem Ausland einzustellen, entweder eine Präsenz im Land aufbauen oder einen EOR-Anbieter nutzen. Polen erfordert nicht, dass Sie eine Präsenz aufbauen, um einen polnischen Staatsbürger einzustellen, aber Sie müssen sich bei mehreren Regierungsbehörden registrieren. Sie können auch einen lokalen Gehaltsabrechnungsanbieter zur Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung nutzen.
Um sich bei den zuständigen Behörden zu registrieren, müssen Sie eine offizielle Vertretung ernennen. Diese wird Sie beim Polnischen Finanzamt anmelden und eine polnische Steuernummer (NIP) für Sie erhalten.
Der nächste Schritt ist die Einreichung eines ZUS ZPA-Formulars beim Polnischen Sozialversicherungsinstitut (ZUS), um sich als Arbeitgeber zu registrieren. Sie müssen außerdem Ihre Mitarbeitenden bei der Sozialversicherung anmelden. Beide Anmeldungen müssen innerhalb von sieben Tagen erfolgen. Nach der Registrierung erhält jeder Ihrer Mitarbeitenden seine PESEL-Nummer. Diese Nummer dient der Identifikation des Mitarbeitenden für steuerliche Zwecke.
Um jemanden rechtmäßig in Polen einzustellen, benötigen Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag. Ein formeller Arbeitsvertrag muss spätestens am Startdatum des Mitarbeiters von beiden, Arbeitgeber und Mitarbeitendem, unterschrieben werden. Arbeitgeber ohne Vertrag mit ihren Mitarbeitenden können mit Bußgeldern und Strafen konfrontiert werden.
In Polen müssen Arbeitsverträge auf Polnisch verfasst sein. Sie können auch zweisprachig sein, solange eine der Sprachen Polnisch ist.
Laut dem polnischen Arbeitsgesetzbuch muss der Vertrag bestimmte wesentliche Elemente enthalten. Zunächst muss er die Namen der Parteien angeben – sowohl des Arbeitgebers als auch des Mitarbeitenden. Er sollte auch den Vertragstyp, das Datum der Erstellung und die Arbeitsbedingungen spezifizieren.
Die Arbeitsbedingungen umfassen die Art der Arbeit, die der Mitarbeiter ausführt. Es wird auch festgelegt, wo er arbeitet, sowie die Details zu seiner Vergütung. Der Vertrag sollte auch angeben, wie viele Stunden der Mitarbeiter täglich und wöchentlich arbeitet und das Startdatum der Beschäftigung.
Innerhalb von sieben Tagen nach Vertragsunterzeichnung muss der Arbeitgeber den Mitarbeitenden über mehrere Dinge informieren. Dazu gehören die täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden. Ebenso müssen die Zahlungsintervalle, der Urlaubsanspruch und die Kündigungsfristen genannt werden.
Der Vertrag muss auch die Stunden umfassen, die als Nachtarbeit gelten, falls das Unternehmen keine spezifischen Arbeitsregelungen hat. Außerdem sollten Ort, Datum und Uhrzeit der Gehaltszahlung dokumentiert werden. Abschließend sollte der Vertrag die Regeln zur Zeiterfassung und zur Erklärung von Abwesenheiten enthalten.
Jeder Mitarbeitende muss den Schutz und die Behandlung erhalten, die ihm laut polnischem Arbeitsrecht zustehen. Dies umfasst Benefits und Entlohnung.
Der Mindestlohn in Polen beträgt PLN 4.242,00 pro Monat bzw. PLN 27,70 pro Stunde. Diese Mindestlohnregelung gilt seit dem 1. Januar 2024. Sie bezieht sich nur auf Vollzeitbeschäftigte.
Arbeitszeiten in Polen liegen in der Regel bei 40 Stunden pro Woche oder 8 Stunden pro Tag. Der Arbeitstag beginnt üblicherweise um 8 Uhr morgens und endet um 16 Uhr.
In Polen sind Überstunden nur erlaubt, wenn der Mitarbeitende auf die 40-Stunden-Woche verzichtet. Mitarbeitende können Überstunden beantragen, was jedoch individuell abgestimmt werden sollte. Überstunden dürfen 150 Stunden pro Kalenderjahr nicht überschreiten.
Mitarbeitende, die Überstunden leisten, erhalten dafür eine Überstundenvergütung. Wenn ein Mitarbeitender nachts, sonntags oder an Feiertagen arbeitet, erhält er 100 % Zuschlag.
Für Überstunden an anderen Tagen gibt es einen Zuschlag von 50 %. Wenn die Überstunden die durchschnittlichen Wochenarbeitsstunden in einem bestimmten Zeitraum übersteigen, erhält der Mitarbeitende auch für jede Überstunde 100 % Zuschlag.
Statt zusätzlicher Überstundenvergütung kann der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden eine Freistellung gewähren. Wird dies vom Arbeitgeber ohne Bitte des Mitarbeitenden entschieden, entspricht jede Überstunde 1,5 Stunden bezahlter Freizeit. Möchte der Mitarbeitende die Freizeit in Anspruch nehmen, entspricht jede Überstunde einer bezahlten Stunde Freizeit.
In Polen zahlen Arbeitgeber mehrere Sozialversicherungsbeiträge. Diese basieren auf den Bruttogehältern ihrer Mitarbeitenden. Sie leisten 19,52 % Beiträge zur Renten- und Invalidenversicherung. Für Unfallversicherung zahlen Unternehmen mit bis zu neun Mitarbeitenden 1,67 %, bei mehr als neun Mitarbeitenden liegt die Rate zwischen 0,67 % und 3,33 %. Die tatsächlichen Kosten hängen von der Branche ab, doch ausländische Arbeitgeber zahlen pauschal 1,67 %.
Zusätzlich zahlen Arbeitgeber 2,45 % in den Arbeitsfonds und 0,10 % in den Employee Guaranteed Benefits Fund. Arbeitgeber leisten außerdem Beiträge in den Solidaritätsfonds zur Unterstützung behinderter Personen, falls sie nicht mindestens 6 % der Belegschaft mit Behinderungen einstellen. Die Beitragshöhe wird anhand einer Formel berechnet, die 40,65 % des durchschnittlichen Gehalts beinhaltet.
Der Employee Capital Plan (PPK) ist ein Sparkonto in Polen, das Mitarbeitenden helfen soll, für den Ruhestand vorzusorgen. Es wird durch Beiträge des Mitarbeitenden, des Arbeitgebers und der Regierung finanziert.
Arbeitgeber leisten 1,5 % ihres Bruttogehalts in den PPK, sie können zusätzlich bis zu 2,5 % hinzufügen. Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, die Beiträge zu berechnen, abzuziehen und bei der Finanzinstitution, die den PPK verwaltet, einzureichen.
In Polen sind Mitarbeitende verantwortlich für ihre Krankenversicherungsbeiträge. Im Gegensatz zum PPK leisten die Mitarbeitenden diese Zahlungen selbst. Der Arbeitgeber berechnet, zieht ab und reicht die Beiträge im Rahmen der Gehaltsabrechnung ein. Dieses System stellt sicher, dass die notwendigen Krankenversicherungsbeiträge rechtzeitig und korrekt gezahlt werden.
Beiträge der Mitarbeitenden in Polen umfassen die Einkommenssteuer und Sozialabgaben. Einwohner Polens zahlen Einkommensteuer auf ihr weltweites Einkommen, Nicht-Einwohner nur auf Einkommen, das in Polen erzielt wurde:
Einkommen bis 120.000 PLN wird mit 12 % besteuert, darüber mit 32 %.
Mitarbeitende unter 26 Jahren müssen auf Einkommen bis 85.528 PLN pro Jahr keine Steuer zahlen.
Zusätzlich gibt es eine Solidaritätssteuer von 4 % auf Einkommen über 1 Million PLN.
Für die Sozialversicherung zahlen Mitarbeitende 13,71 % ihres Bruttogehalts. Arbeitgeber ziehen diesen Betrag vom Gehalt ab und zahlen ihn zusammen mit den eigenen Beiträgen an die Sozialversicherung. Diese Beiträge decken Renten-, Invaliden- und Krankenkassen ab. Mitarbeitende zahlen außerdem einen Beitrag zur Krankenversicherung in Höhe von 9 %, wovon bis zu 7,75 % steuerlich absetzbar sind; der verbleibende Anteil von 1,25 % ist nicht absetzbar.
Schließlich ist die Teilnahme am PPK in der Regel freiwillig für Mitarbeitende. Mitarbeitende zwischen 19 und 54 Jahren sind automatisch angemeldet, können aber auf Wunsch austreten. Zwischen 55 und 69 Jahren müssen sie einen Antrag stellen, wenn sie beitreten wollen; Mitarbeitende über 70 Jahre können nicht teilnehmen.
Sie leisten 2 % ihres Bruttogehalts in den PPK ein und können zusätzlich bis zu 2 % hinzufügen.
In Polen hat jeder Mitarbeitende Anspruch auf jährlichen bezahlten Urlaub, und Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass dieser genommen wird. Beim Antritt einer neuen Stelle erwerben Mitarbeitende das Recht auf bezahlte Freizeit, wobei sie für jeden Monat der Beschäftigung 1/12 ihres Jahresurlaubsanspruchs erwerben.
In der Regel nehmen Mitarbeitende ihren gesamten Urlaub auf einmal, sie können jedoch auch eine Aufteilung beantragen, wobei eine Periode mindestens 14 zusammenhängende Tage umfasst.
Die Urlaubsdauer hängt von der Dauer der Betriebszugehörigkeit ab. Mitarbeitende haben Anspruch auf 20 Tage, wenn sie weniger als zehn Jahre im Betrieb sind. Für mindestens zehn Jahre sind es 26 Tage. Teilzeitbeschäftigte erhalten ihre Urlaubstage anteilig, aufgerundet auf volle Tage.
Interessanterweise zählt die Ausbildung auch zur Beschäftigungszeit, die den Urlaubsanspruch bestimmt. Zum Beispiel entspricht ein Hochschulabschluss acht Jahren Berufserfahrung.
Nicht genutzte Urlaubstage können ins nächste Jahr übertragen werden und müssen bis zum 30. September genommen werden. Statt Urlaub zu nehmen, ist nur eine Auszahlung möglich, wenn das Arbeitsverhältnis endet.
Mitarbeitende in Polen haben Anspruch auf 13 bezahlte gesetzliche Feiertage pro Jahr. Mitarbeitende, die an einem Feiertag arbeiten, erhalten einen Ausgleichstag oder eine zusätzliche Bezahlung von 100 % für jede gearbeitete Stunde.
Mitarbeitende im Krankheitsurlaub erhalten für die ersten 33 Krankheitstage innerhalb eines Kalenderjahres 80 % ihres Gehalts. Dies wird vom Arbeitgeber gezahlt. Bei Schwangerschaft oder Arbeitsunfall erhöht sich die Auszahlung auf 100 %.
Nach den ersten 33 Tagen übernimmt die Sozialversicherungsanstalt (ZUS). Sie zahlt bis zu 182 aufeinanderfolgende Tage jährlich 80 % des Grundgehalts. Dieser Zeitraum umfasst die initial vom Arbeitgeber gezahlte Zeit.
Mutterschaftsurlaub in Polen zählt zu den progressivsten weltweit.
Frauen haben Anspruch auf Mutterschaftsurlaub nach der Geburt ihres Kindes oder bei Adoption eines Kindes unter sieben Jahren. Sie erhalten 20 Wochen für ein Kind, 31 Wochen bei Zwillingen und bis zu 37 Wochen bei fünf oder mehr Kindern.
Mitarbeitende können innerhalb von 24 Monaten nach der Geburt oder Adoption zwei Wochen bezahlte Vaterschaftszeit in Anspruch nehmen.
Eltern haben Anspruch auf bis zu 41 Wochen (bei Mehrlingsgeburten 43 Wochen) bezahlte Elternzeit nach Verbrauch des Mutterschaftsurlaubs. Dieser wird zu 70 % des Gehalts bezahlt und kann von beiden Elternteilen gleichzeitig genommen werden, jedoch nicht die Gesamtwochen übersteigend.
Mitarbeitende haben außerdem Anspruch auf Sonderurlaub für bedeutende familiäre Ereignisse wie Hochzeiten oder Beerdigungen, mit zwei Tagen für Ereignisse mit engen Familienmitgliedern und einem Tag für andere. Auch Urlaube für Gerichtsverfahren, verpflichtende medizinische Untersuchungen oder Blutspenden sind möglich.
In Polen kann das Arbeitsverhältnis auf vier Arten enden:
Durch gegenseitige Vereinbarung,
Durch kündigung durch eine der Parteien mit Kündigungsfrist,
Durch Kündigung ohne Kündigungsfrist durch eine der Parteien,
Oder wenn der Vertrag ausläuft (bei Probe- oder Befristungsverträgen).
Unabhängig davon, wer die Kündigung initiiert, muss die Erklärung schriftlich erfolgen.
Wenn der Arbeitgeber kündigt, muss er den Mitarbeitenden über sein Recht, beim Arbeitsgericht Berufung einzulegen, informieren. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss er eine Bescheinigung über das Beschäftigungsverhältnis ausstellen. Außerdem ist der Mitarbeitende bei der Sozialversicherungsbehörde (ZUS) abzumelden. Die letzte Zahlung erfolgt im nächsten regulären Zahlungszyklus.
Wenn Arbeitgeber und Mitarbeitender einvernehmlich das Arbeitsverhältnis beenden, kann eine Kündigung von beiden Seiten initiiert werden. Eine Abfindung ist verpflichtend, wenn der Arbeitgeber kündigt, sei es mit Frist oder im gegenseitigen Einvernehmen.
Mitarbeitende können jederzeit kündigen, ohne einen Grund anzugeben, wenn sie eine Frist einhalten. Arbeitgeber müssen jedoch triftige Gründe für die Kündigung eines unbefristeten Vertrags angeben. Eine Zahlung anstelle der Kündigungsfrist ist unzulässig.
Arbeitgeber können das Arbeitsverhältnis fristlos kündigen, wenn der Mitarbeitende schuldhaft handelt, etwa durch schwerwiegendes Fehlverhalten, Begehung eines gerichtlich bestätigten Verbrechens oder Verlust einer erforderlichen Arbeitserlaubnis durch eigenes Verschulden.
Ebenso können Arbeitgeber fristlos kündigen, wenn der Mitarbeitende aufgrund einer Krankheit, die länger als drei Monate dauert, nicht mehr arbeiten kann. Dies gilt nur für Mitarbeitende, die weniger als sechs Monate im Unternehmen sind.
Mitarbeitende können fristlos kündigen, wenn der Arbeitgeber gegen wesentliche Verpflichtungen verstößt, etwa bei schwerwiegenden Verstößen gegen die Pflichten oder bei Weigerung, sie bei einer anderen Stelle zu transferieren, wenn die aktuelle Stelle gesundheitsschädlich ist.
Bestimmte Mitarbeitendengruppen sind vor einer Kündigung mit Frist geschützt. Das betrifft Mitarbeitende bei:
Urlaub, Mutterschaft, Eltern- oder unbezahltem Pflegeurlaub;
Krankheitsurlaub mit ärztlicher Bescheinigung;
Mitarbeitende, die innerhalb von vier Jahren vor dem Renteneintritt stehen;
Schwangere Mitarbeitende;
Mitglieder von Gewerkschaften.
Kündigungsregeln gelten für Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitenden. Mitarbeitende haben Anspruch auf Abfindung, wenn das Arbeitsverhältnis aus betriebsbedingten Gründen wie Umstrukturierung oder Schließung des Arbeitsplatzes beendet wird.
Die Abfindung hängt von der Dauer der Betriebszugehörigkeit ab. Mitarbeitende haben Anspruch auf:
Einen Monatslohn bei weniger als zwei Jahren Betriebszugehörigkeit,
Zwei Monatslöhne bei zwei bis acht Jahren,
Drei Monatslöhne bei mehr als acht Jahren.
Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitenden sind nicht verpflichtet, eine Abfindung zu zahlen.
Die Kündigungsfrist hängt vom Vertragstyp und der Dauer der Mitarbeitenden ab. Für Probezeitverträge beträgt die Frist drei Arbeitstage bis zwei Wochen. Für befristete und unbefristete Verträge reichen die Fristen von zwei Wochen bis drei Monaten.
Während der Kündigungsfrist in Polen erhalten Mitarbeitende ihr reguläres Gehalt. Sie können verpflichtet werden, gesetzlichen Urlaub zu nehmen oder erhalten Freistellung, um eine neue Stelle zu suchen.
Mitarbeitende, die mindestens 365 Tage in den letzten 18 Monaten gearbeitet haben, können Ansprüche auf Arbeitslosengeld für sechs bis zwölf Monate geltend machen. Dies hängt jedoch von der regionalen Arbeitslosenquote und weiteren Kriterien ab.
Was ist die Zahlungsfrequenz in Polen?
In Polen werden Mitarbeitende in der Regel einmal im Monat bezahlt. Das genaue Zahlungsdatum ist meist im Arbeitsvertrag oder in den Unternehmensrichtlinien festgelegt. Gehälter werden meist bis zum 10. des Monats für den Vormonat gezahlt.
Wie viel braucht man, um in Polen komfortabel zu leben?
Um in Polen komfortabel zu leben, benötigt eine Einzelperson im Durchschnitt etwa 6.000–8.000 PLN pro Monat. Das hängt von der Stadt ab. In größeren Städten wie Warschau oder Krakau sind die Kosten höher als in kleineren Orten. Diese Summe deckt Miete, Essen, Transport und einige Freizeitaktivitäten ab.
Wie hoch ist die Gehaltssteuer in Polen?
In Polen umfassen die Gehaltssteuern die Einkommensteuer und die Sozialversicherungsbeiträge. Der Einkommensteuersatz beträgt 12 % für Jahreseinkommen bis 120.000 PLN und 32 % darüber. Sowohl Mitarbeitende als auch Arbeitgeber zahlen Beiträge zur Sozialversicherung, die Kranken-, Renten- und andere Leistungen abdecken.
Gründer
Lucas Botzen ist der Gründer von Rivermate, einer globalen HR-Plattform, die auf internationale Gehaltsabrechnung, Compliance und Benefits-Management für Remote-Unternehmen spezialisiert ist. Zuvor war er Mitgründer von Boloo, das er erfolgreich aufbaute und später verkaufte, nachdem es einen Jahresumsatz von über 2 Millionen Euro erreicht hatte. Lucas begeistert sich für Technologie, Automatisierung und Remote-Arbeit und setzt sich für innovative digitale Lösungen ein, die die globale Beschäftigung vereinfachen.
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