Was globale Unternehmen in Bezug auf Gehaltsabrechnung in Polen verstehen müssen (Update 2026)

Zentrale Erkenntnisse:

• 1. Sie müssen keine Präsenz in Polen aufbauen, um polnische Mitarbeiter einzustellen. Allerdings müssen Sie einen offiziellen Vertreter im Land haben, der Ihnen bei der Anmeldung Ihres Unternehmens und der Einrichtung der Gehaltsabrechnung hilft.
• 2. Der Mindestlohn in Polen beträgt PLN 4.242,00 pro Monat. Arbeitszeiten liegen im Allgemeinen bei 40 Stunden pro Woche, und alle Mitarbeiter haben Anspruch auf mindestens 20 Tage bezahlten Jahresurlaub.
• 3. Im Hinblick auf Sozialversicherungsbeiträge wird erwartet, dass Arbeitgeber im Durchschnitt zwischen 19,21 % und 22,41 % des Bruttogehalts des Mitarbeiters zahlen.

Polen ist eines der Länder, dessen Wirtschaft und große Arbeitskräfte jedes Jahr immer mehr ausländische Firmen anziehen. Das Bruttoinlandsprodukt (BIP) stieg im Jahr 2019 um 4,1 Prozent auf 566 Milliarden US-Dollar. Im selben Jahr belegte Polen den 40. Platz im Ease of Doing Business Report der Weltbank.

Diese Faktoren haben Polen auf die Landkarte gebracht und es zu einem Markt gemacht, in den viele Unternehmen expandieren möchten. Es liegt auch verkehrsgünstig im Zentrum Europas und verbindet eine bedeutende Anzahl großer Märkte.

Polen verfügt außerdem über eine hoch qualifizierte Arbeitskraft. Es ist bekannt für seine Universitäten. Polen bietet gebildete und motivierte Arbeitskräfte, die perfekt in einen internationalen Markt passen. Sie sind in den Bereichen IT, Ingenieurwesen und Wissenschaft hervorragende Spezialisten.

Wenn Sie sich dazu entscheiden, jemanden aus Polen einzustellen, sollten Sie einige Dinge wissen. Das Kennenlernen der polnischen Arbeitsgesetze und der Gehaltsabrechnung hilft Ihnen, die besten Mitarbeiter zu gewinnen und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Beschäftigungselemente in Polen

In den meisten Ländern müssen Sie, um jemanden aus einem Ausland zu beschäftigen, eine Präsenz im Land aufbauen oder auf einen Employer of Record (EOR) zurückgreifen. Polen ist nicht verpflichtet, dass Sie eine Präsenz aufbauen, um einen polnischen Staatsbürger einzustellen, aber Sie müssen sich bei mehreren Regierungsstellen registrieren. Sie können auch auf einen lokalen Gehaltsabrechnungsanbieter vertrauen, der Ihnen bei der Einrichtung der Gehaltsabrechnung hilft. Für Unternehmen, die keine eigene Gesellschaft gründen möchten, kann ein Employer of Record Polen die Einhaltung lokaler Vorschriften, die Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen verwalten, während Sie Ihr Team aufbauen.

Um sich bei den zuständigen Behörden zu registrieren, müssen Sie einen offiziellen Vertreter ernennen. Dieser würde Sie dann bei der polnischen Steuerbehörde anmelden und eine polnische Steueridentifikationsnummer (NIP) für Sie erhalten.

Der nächste Schritt ist die Einreichung eines ZUS ZPA-Formulars bei der Polnischen Sozialversicherungsanstalt (ZUS), um sich als Arbeitgeber zu registrieren. Sie müssen auch Ihre Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anmelden. Beide Anmeldungen sind innerhalb von sieben Tagen abzuschließen. Nach der Registrierung erhält jeder Ihrer Mitarbeiter seine PESEL-Nummer. Diese Nummer wird zur Identifizierung des Mitarbeiters für Steuerzwecke verwendet.

Erforderliche Dokumente für neue Mitarbeiter

Sie benötigen einen schriftlichen Arbeitsvertrag, um jemanden rechtmäßig in Polen einzustellen. Ein formeller Arbeitsvertrag muss von Arbeitgeber und Arbeitnehmer spätestens am Beginn des Arbeitsverhältnisses unterzeichnet werden. Arbeitgeber, die keinen Vertrag mit ihren Mitarbeitern haben, könnten mit Bußgeldern und Strafen belegt werden.

In Polen müssen Arbeitsverträge auf Polnisch sein. Sie können auch zweisprachig sein, solange eine der Sprachen Polnisch ist.

Arbeitsverträge in Polen

Laut dem polnischen Arbeitsgesetzbuch muss der Vertrag bestimmte wesentliche Elemente enthalten. Zunächst sollten die Namen der Vertragsparteien genannt werden – das sind sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer. Außerdem sollte der Vertrag die Art des Vertrags, das Datum der Erstellung und die Beschäftigungsbedingungen angeben.

Die Beschäftigungsbedingungen umfassen die Art der Tätigkeit, die der Mitarbeiter ausüben wird. Ebenso die Arbeitsstätte und die Details zur Vergütung. Der Vertrag sollte außerdem die täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten sowie den Beschäftigungsbeginn angeben.

Innerhalb von sieben Tagen nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über mehrere Punkte informieren. Dazu gehören die täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden, die Zahlungsfrist, der Urlaubsanspruch und die Kündigungsfrist.

Der Vertrag muss auch die Stunden für Nachtarbeit enthalten, falls das Unternehmen keine spezifischen Arbeitsregelungen hat. Die Verträge sollten außerdem Ort, Datum und Uhrzeit der Gehaltszahlung sowie die Regeln für die Zeiterfassung und Abwesenheitsregelungen ausweisen.

Arbeitnehmerleistungen und Vergütung

Jeder Arbeitnehmer muss nach polnischem Arbeitsrecht angemessen behandelt und geschützt werden. Es umfasst Vorteile und Vergütung.

Mindestlohn

Der Mindestlohn in Polen beträgt PLN 4.242,00 pro Monat oder PLN 27,70 pro Stunde. Diese Mindestlohnbestimmung ist seit dem 1. Januar 2024 in Kraft. Sie gilt jedoch nur für Vollzeitbeschäftigte.

Arbeitszeiten in Polen liegen im Allgemeinen bei 40 Stunden pro Woche oder 8 Stunden pro Tag. Der Arbeitstag beginnt in der Regel um 8 Uhr morgens und endet um 16 Uhr.

Überstunden

In Polen sind Überstunden nur erlaubt, wenn der Arbeitnehmer auf die 40-Stunden-Woche verzichtet. Der Arbeitnehmer kann Überstunden beantragen, diese sollten jedoch individuell mit jedem Mitarbeiter besprochen werden. Überstunden dürfen 150 Stunden pro Kalenderjahr nicht überschreiten.

Arbeitnehmer, die Überstunden leisten, haben Anspruch auf Überstundenvergütung. Wenn ein Arbeitnehmer nachts, sonntags oder an Feiertagen arbeitet, erhält er 100 % Zuschlag.

Für Überstunden an anderen Tagen erhält der Arbeitnehmer 50 % Zuschlag. Wenn die überschrittenen Überstunden die durchschnittlichen Wochenarbeitszeiten in einem Zeitraum übersteigen, erhält er für jede Stunde 100 % Zuschlag.

Statt der Überstundenvergütung kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auch Überstundenfrei geben. Wenn der Arbeitgeber dies ohne die Bitte des Mitarbeiters entscheidet, entsprechen jede Überstunde 1,5 Stunden bezahlter Freizeit. Möchte der Mitarbeiter die Freizeit in Anspruch nehmen, entspricht jede Überstunde einer bezahlten Stunde Freizeit.

Was sind die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers in Polen?

In Polen zahlen Arbeitgeber mehrere Sozialversicherungsbeiträge. Diese richten sich nach den Bruttolöhnen ihrer Mitarbeiter. Sie tragen zu Renten- und Invaliditätsversicherungen 19,52 % bei. Für Unfallversicherung zahlen Arbeitgeber mit bis zu neun Beschäftigten 1,67 %, bei mehr als neun Beschäftigten zwischen 0,67 % und 3,33 %. Die tatsächlichen Kosten hängen vom Wirtschaftssektor ab, aber ausländische Arbeitgeber zahlen einen Pauschalsatz von 1,67 %.

Zudem zahlen Arbeitgeber 2,45 % in den Arbeitsfonds und 0,10 % in den Mitarbeiterversicherungsschutzfonds. Arbeitgeber leisten außerdem Beiträge zum Solidaritätsfonds zur Unterstützung schwerbehinderter Personen, sofern sie nicht mindestens 6 % der schwerbehinderten Arbeitnehmer beschäftigen. Diese Beiträge werden anhand einer bestimmten Formel berechnet, die 40,65 % des durchschnittlichen Gehalts umfasst.

Der Employee Capital Plan (PPK)

Der Employee Capital Plan (PPK) ist ein Sparprogramm in Polen, das Mitarbeitern beim Ansparen für den Ruhestand helfen soll. Es wird durch Beiträge des Mitarbeiters, des Arbeitgebers und der Regierung finanziert.

Arbeitgeber leisten 1,5 % des Bruttogehalts des Mitarbeiters in den PPK, sie können auch bis zu 2,5 % zusätzlich hinzufügen. Arbeitgeber sind verantwortlich für die Berechnung, Abzug und Einreichung sowohl ihrer eigenen als auch der PPK-Beiträge der Mitarbeiter bei der Finanzinstitution, die den PPK verwaltet.

In Polen sind die Mitarbeiter für ihre Beiträge zur Krankenversicherung verantwortlich. Im Gegensatz zum PPK leisten die Mitarbeiter diese Zahlungen selbst. Der Arbeitgeber berechnet, zieht ab und übermittelt die Beiträge während der Gehaltsabrechnung im Auftrag der Mitarbeiter. Dieses System stellt sicher, dass die notwendigen Krankenversicherungszahlungen pünktlich und korrekt erfolgen.

Steuerliche Abgaben der Mitarbeiter in Polen

Mitarbeiterbeiträge in Polen umfassen die Einkommenssteuer und Sozialversicherungsbeiträge. Einwohner Polens zahlen Steuern auf ihr weltweites Einkommen, während Nicht-Residenten nur auf Einkommen, das in Polen erworben wurde.

• Einkommen bis 120.000 PLN werden mit 12 % besteuert, darüber hinaus mit 32 %.
• Arbeitnehmer unter 26 Jahren müssen keine Steuern auf Einkommen bis 85.528 PLN pro Jahr zahlen.
• Zusätzlich gibt es eine Solidaritätssteuer von 4 % auf Einkommen über 1 Million PLN.

Sozialversicherung der Mitarbeiter in Polen

Für die Sozialversicherung zahlen Arbeitnehmer 13,71 % ihres Bruttogehalts. Der Arbeitgeber zieht diesen Betrag vom Gehalt des Mitarbeiters ab und leitet ihn zusammen mit den eigenen Beiträgen ein. Diese Zahlungen decken Renten-, Invaliditäts- und Krankenversicherung ab. Arbeitnehmer zahlen außerdem einen Krankenversicherungsbeitrag von 9 %, von dem bis zu 7,75 % steuerlich absetzbar sind; die verbleibenden 1,25 % sind nicht absetzbar.

Schließlich ist die Teilnahme am PPK für die Mitarbeiter in der Regel freiwillig. Arbeitnehmer zwischen 19 und 54 Jahren werden automatisch angemeldet, können aber widerrufen. Personen zwischen 55 und 69 Jahren müssen sich bewerben, wenn sie teilnehmen möchten. Arbeitnehmer über 70 Jahre können nicht teilnehmen.

Mitarbeiter leisten 2 % ihres Bruttogehalts in den PPK, sie können auch bis zu zusätzlichen 2 % hinzufügen.

Urlaube und Abwesenheiten in Polen

In Polen hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf jährlichen bezahlten Urlaub, und Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Arbeitnehmer diesen nehmen. Beim Beginn eines neuen Jobs erwerben Arbeitnehmer das Recht auf bezahlte Freizeit, wobei sie 1/12 ihres jährlichen Urlaubsanspruchs pro gearbeiteten Monat erwerben.

In der Regel nehmen Arbeitnehmer ihren gesamten Urlaub auf einmal, können aber auch um eine Aufteilung bitten, wobei eine Periode mindestens 14 aufeinanderfolgende Tage umfasst.

Die Urlaubsdauer hängt von der Beschäftigungsdauer ab. Arbeitnehmer haben Anspruch auf 20 Tage, wenn sie weniger als zehn Jahre gearbeitet haben. Für mindestens zehn Jahre sind es 26 Tage. Teilzeitbeschäftigte werden die Urlaubstage entsprechend ihrer Arbeitsstunden angepasst und auf einen vollen Tag gerundet.

Interessanterweise zählt die Ausbildung ebenfalls zur Dauer der Beschäftigungszeit, die den Urlaubsanspruch bestimmt. Zum Beispiel entspricht ein Hochschulabschluss acht Jahren Berufserfahrung.

Nicht genutzte Urlaubstage können auf das nächste Jahr übertragen werden und müssen bis zum 30. September genommen werden. Anstelle einer Auszahlung ist nur erlaubt, wenn das Arbeitsverhältnis endet.

Gesetzliche Feiertage

Arbeitnehmer in Polen haben Anspruch auf 13 bezahlte Feiertage pro Jahr. Arbeitnehmer, die an einem Feiertag arbeiten, erhalten einen Ausgleichstag oder eine zusätzliche Bezahlung von 100 % für jede gearbeitete Stunde.

Krankmeldung in Polen

Arbeitnehmer im Krankheitsurlaub erhalten die ersten 33 Tage innerhalb eines Kalenderjahres 80 % ihres Gehalts. Dies wird vom Arbeitgeber bezahlt. Bei Schwangerschaft oder Arbeitsunfall erhöht sich dieser Satz auf 100 %.

Nach den ersten 33 Tagen übernimmt die Sozialversicherungsanstalt (ZUS). Sie zahlt bis zu 182 zusammenhängende Tage pro Jahr 80 % des Grundgehalts. Dieser Zeitraum umfasst den initialen Arbeitgeberzuschuss.

Mutterschafts-, Vaterschafts- und Elternurlaub

Polens Mutterschaftsurlaub gehört zu den fortschrittlichsten weltweit.

Weibliche Arbeitnehmer haben Anspruch auf Mutterschaftsurlaub nach der Geburt oder der Adoption eines Kindes unter sieben Jahren. Sie erhalten 20 Wochen für ein Kind, 31 Wochen bei Zwillingen und bis zu 37 Wochen bei fünf oder mehr Kindern.

Eltern können innerhalb von 24 Monaten nach der Geburt oder Adoption ihres Kindes zwei Wochen bezahlten Vaterschaftsurlaub nehmen.

Eltern sind nach Nutzung des Mutterschaftsurlaubs für bis zu 41 Wochen (bei Mehrlingsgeburten 43 Wochen) für bezahlten Elternurlaub berechtigt. Der bezahlte Elternurlaub beträgt 70 % des Gehalts und kann von einem oder beiden Elternteilen gleichzeitig genommen werden, jedoch nicht mehr als die insgesamt erlaubten Wochen.

Sonderurlaub in Polen

Arbeitnehmer haben zudem Anspruch auf Sonderurlaub bei bedeutenden familiären Ereignissen. Dazu gehören Hochzeiten oder Beerdigungen, mit zwei Tagen für Ereignisse mit nahen Familienmitgliedern und einem Tag für andere. Außerdem besteht Anspruch auf Urlaub für Gerichtstermine, medizinische Untersuchungen oder Blutspenden.

Verfahren und Richtlinien zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Polen

In Polen kann das Arbeitsverhältnis auf vier Arten enden:

1. Durch gegenseitiges Einvernehmen,

2. Durch Kündigung einer Partei mit Kündigungsfrist,

3. Durch Kündigung einer Partei ohne Kündigungsfrist,

4. Oder bei Ablauf der Vertragslaufzeit (bei Probe- oder Befristungsverträgen).

Unabhängig davon, wer die Kündigung initiiert, muss die Erklärung schriftlich erfolgen.

Wenn der Arbeitgeber kündigt, muss er den Arbeitnehmer auf sein Recht hinweisen, beim Arbeitsgericht Berufung einzulegen. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber eine Beschäftigungsbescheinigung ausstellen. Er muss den Arbeitnehmer auch bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) abmelden. Die letzte Zahlung erfolgt im nächsten regulären Lohnlauf.

Kündigung durch gegenseitiges Einvernehmen

Wenn sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer die Beendigung vereinbaren, kann jede Partei die Beendigung einleiten. Eine Abfindung ist verpflichtend, wenn der Arbeitgeber mit Kündigung unter Einhaltung der Frist kündigt oder dies im gegenseitigen Einvernehmen geschieht.

Kündigung mit Frist

Arbeitnehmer können jederzeit kündigen, ohne einen Grund angeben zu müssen. Arbeitgeber müssen jedoch gültige Gründe für die Kündigung eines unbefristeten Vertrags angeben. Eine Zahlung anstelle der Kündigungsfrist ist unzulässig.

Kündigung ohne Frist

Arbeitgeber können das Arbeitsverhältnis ohne Frist kündigen, wenn der Mitarbeiter ein schwerwiegendes Fehlverhalten begeht, z. B. schwere Pflichtverletzungen, eine durch Gericht bestätigt Straftat oder den Verlust einer erforderlichen Arbeitslizenz durch eigenes Verschulden.

Sie können auch fristlos kündigen, wenn der Mitarbeiter aufgrund einer Krankheit, die länger als drei Monate dauert, nicht arbeiten kann. Dies gilt nur für Mitarbeiter, die weniger als sechs Monate im Unternehmen sind.

Mitarbeiter können ohne Frist kündigen, wenn die wesentlichen Pflichten des Arbeitgebers schwerwiegend verletzt wurden. Ebenso, wenn der Arbeitgeber sich weigert, sie auf eine andere Stelle zu versetzen, die ihrem Gesundheitszustand schadet.

Kündigungsschutz für Arbeitnehmer

Bestimmte Kategorien von Arbeitnehmern sind vor Kündigung mit Frist geschützt. Dazu gehören solche, die sich befinden in:

1. Urlaubs-, Mutterschafts-, Eltern- oder unbezahlter Pflegezeit;

2. Krankheitsurlaub mit ärztlichem Attest;

3. Arbeitnehmer in den vier Jahren vor dem Renteneintritt;

4. Schwangere Arbeitnehmer;

5. Mitglieder von Gewerkschaften.

Kündigungsabfindung und Anspruch

Kündigungsregelungen gelten für Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern. Arbeitnehmer haben Anspruch auf Abfindung, wenn die Kündigung aus Gründen des Unternehmens erfolgt, z. B. Umstrukturierung oder Schließung des Arbeitsplatzes.

Die Abfindung hängt von der Dauer der Beschäftigung ab. Arbeitnehmer haben Anspruch auf:

1. Einen Monatslohn bei weniger als zwei Jahren Betriebszugehörigkeit,

2. Zwei Monatslöhne bei zwei bis acht Jahren,

3. Drei Monatslöhne bei mehr als acht Jahren.

Firmen mit weniger als 20 Beschäftigten sind nicht verpflichtet, Abfindungen zu zahlen.

Weitere Richtlinien zum Ende des Arbeitsverhältnisses

Die Kündigungsfrist richtet sich nach dem Vertragstyp und der Dauer der Beschäftigung. Bei Probearbeitsverträgen beträgt sie drei Arbeitstage bis zwei Wochen. Bei befristeten und unbefristeten Verträgen reicht sie von zwei Wochen bis zu drei Monaten.

Während der Kündigungsfrist in Polen erhalten die Arbeitnehmer ihr reguläres Gehalt. Sie können aufgefordert werden, gesetzlichen Urlaub zu nehmen oder Freizeit zu bekommen, um eine neue Stelle zu suchen.

Arbeitnehmer, die mindestens 365 Tage in den letzten 18 Monaten gearbeitet haben, haben Anspruch auf Arbeitslosengeld für sechs bis zwölf Monate. Dies hängt jedoch von den örtlichen Arbeitslosenzahlen und anderen Kriterien ab.

FAQs

Wie häufig ist die Gehaltsabrechnung in Polen?

In Polen werden Arbeitnehmer in der Regel einmal monatlich bezahlt. Das genaue Zahlungsdatum ist meistens im Arbeitsvertrag oder in den Firmenrichtlinien festgelegt. Die Gehaltszahlung erfolgt meist bis zum 10. des Monats für den Vormonat.

Wie viel braucht man, um in Polen komfortabel zu leben?

Um in Polen komfortabel zu leben, benötigt eine Einzelperson im Allgemeinen etwa 6.000–8.000 PLN pro Monat. Es hängt von der Stadt ab. In größeren Städten wie Warschau oder Krakau sind die Kosten höher als in kleineren Orten. Dieser Betrag deckt Miete, Essen, Transport und einige Freizeitaktivitäten ab.

Was ist die Gehaltssteuer in Polen?

In Polen umfassen die Lohnsteuern Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge. Der Einkommensteuersatz beträgt 12 % für Jahreseinkommen bis 120.000 PLN und 32 % für Beträge darüber. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber leisten Beiträge zur Sozialversicherung, die die Kranken-, Renten- und sonstige Leistungen umfasst.