Was ist Gehaltsabrechnungs-Compliance?

Die Gehaltsabrechnung ist eine integrierte Liste von Mitarbeitern in einem Unternehmen, die Höhe der Zahlungen, die diese Mitarbeiter pro Abrechnungszeitraum erhalten, und die Gesamtsumme der Zahlungen, die das Unternehmen an seine Mitarbeiter leistet. Das Unternehmen ist verantwortlich für die Entwicklung einer Organisationen-Gehaltsrichtlinie, die flexible Leistungen und Urlaubsentschädigungsrichtlinien umfasst. In der Unternehmenswelt gehen Gehaltsabrechnung und Compliance Hand in Hand. Wenn die Gesetze zur Gehaltsabrechnungs-Compliance nicht eingehalten werden, könnte dies dazu führen, dass das Unternehmen mit rechtlichen Anklagen konfrontiert wird.

Warum ist Compliance bedeutend?

Compliance und Gehorsam sind in multinationalen Unternehmen von großer Bedeutung, da Abteilungen wie Human Resources etwa 36 Stunden pro Woche mit compliance-bezogenen Aktivitäten verbringen. Dazu gehört die Navigation durch regulatorische Änderungen, um sicherzustellen, dass die Unternehmensrichtlinien auf dem neuesten Stand bleiben. Ein besonders wichtiger Bereich der globalen Gehaltsabrechnung ist der Schutz der Privatsphäre und Sicherheit von Mitarbeitendendaten. Die Bedeutung dieses Bereichs in der globalen Gehaltsabrechnung ist eine Nebenwirkung der Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) der Europäischen Union, die erst im Mai 2018 in Kraft trat und Änderungen in der Gehaltsabrechnungs-Compliance mit sich brachte.

Es ist zu beachten, dass diese Gesetzgebung nur Organisationen mit Mitarbeitenden in der Europäischen Union betrifft. Nicht-Einhaltung könnte Unternehmen zu Strafen zwingen, wie sie in den Gesetzen zu Gehaltsfehlern festgelegt sind. Unternehmen, denen nachgewiesen wird, dass sie Mitarbeitendendaten unsachgemäß und rechtswidrig gespeichert und verarbeitet haben, können mit Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes belegt werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Teams in der Abteilung Human Resources, die für Gehaltsabrechnung und gesetzliche Compliance-Aufgaben zuständig sind, sind daher mit der Verwaltung und Verarbeitung sensibler Mitarbeitendendaten betraut, darunter Namen, Adressen, Gehaltsstufen, Steuerkennzeichen, Bankkontonummern und Status des Arbeitsvertrags. Die Mitarbeitenden in diesen Teams müssen wachsam bleiben, da sie das Schicksal des Unternehmens in der Hand haben. Ein Fehler könnte die gesamte Organisation zum Einsturz bringen. Es ist ihre Aufgabe, sowohl die Mitarbeitenden als auch die Organisationen, die sie bedienen, durch genaue und zeitnahe Berichterstattung zur Gehaltsabrechnungs-Compliance zu schützen.

Die Handhabung der Gehaltsabrechnungsverarbeitung ist ein wesentlicher Aspekt des Human Capital Managements. Manche bezeichnen dies als das Lebenselixier jeder erfolgreichen Organisation. Die Gehaltsabrechnung wird noch herausfordernder, wenn rechtliche Einheiten in mehreren Bundesstaaten mit jeweils eigenen Steuerregeln und Vorschriften berücksichtigt werden müssen. Wenn das Unternehmen wächst und die Gehaltsabrechnung auf globaler Ebene verwaltet wird, steigt die Herausforderung. Sobald dies der Fall ist, beauftragen Unternehmen einen zertifizierten Fachmann für Gehaltsabrechnungs-Compliance, um die entsprechenden Aufgaben zu übernehmen.

Das Hauptproblem bei der genauen Verwaltung der Gehaltsabrechnung liegt in der Compliance. Jedes Land hat seine eigenen wirtschaftlichen Bedingungen, Währungen und Gesetze zur Vergütung der Mitarbeitenden. Compliance erfordert, dass Unternehmen ihre Gehaltsabrechnung so verwalten, dass Mitarbeitende angemessen bezahlt und in ihrer Arbeit engagiert bleiben, und dass sie den verschiedenen nationalen und internationalen Herausforderungen der Gehaltsabrechnung gerecht werden. Eine genaue globale Gehaltsabrechnung erfordert die Berücksichtigung zahlreicher Aspekte, hier eine Zusammenfassung dieser Überlegungen in drei Bereiche:

1. Datensicherheit

Die meisten globalen Human Resources-Systeme führen keine gehaltsbezogenen Daten ein—meist speichern diese sensible Mitarbeitendendaten an jedem Standort. Das Speichern sensibler Mitarbeitendendaten in E-Mails und Tabellenkalkulationen kann eine unsichere Umgebung darstellen. Die Anfälligkeit steigt durch die manuelle Speicherung von Mitarbeitenden-, HR- und Gehaltsdaten an mehreren Orten.

Unternehmen müssen sorgfältig mit ihren Gehaltsdaten umgehen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die global tätig sind, da Nicht-Compliance zu enormen Geldstrafen führen kann. Unternehmen sollten die richtigen Fragen stellen, wie Mitarbeitendendaten gespeichert und an das zentrale System übertragen werden. All dies sollte in einem Shared Service oder einem zentralisierten Gehaltsabrechnungssystem erfolgen.

Die Notwendigkeit der Datensicherheit wird durch die kürzliche Aufhebung des Safe Harbor Act durch die Europäische Union noch verstärkt. Es ist ebenfalls notwendig, den Überblick darüber zu behalten, wer Zugriff auf die Gehaltsdaten hat.

2. Datenpräzision

Informationen wie Arbeitszeit und Anwesenheit, Urlaub und Krankheitstage sowie die entsprechenden Anspruchssalden sind ein kritischer Bestandteil der Personalmanagement-Informationen und müssen daher bis auf die kleinste Einheit genau sein. Zum Beispiel müssen die Gehaltsabrechnungen in einem Mitarbeitendengehaltsschein den Anforderungen des Bundesstaates entsprechen. Idealerweise sollte das Gehaltsabrechnungsteam das Bruttogehalt vor der Eingabe in die Gehaltsberechnung einsehen und genehmigen, was die Genauigkeit des Nettogehalts erheblich erhöht. In Stundenlöhner-Umgebungen ist die Situation jedoch anders.

Verstehen, welche Daten in jedem Land erforderlich sind, um die Gehaltsabrechnung zu berechnen, sowie die Prozesse und Personen, die die Daten sammeln, sind somit Verantwortlichkeiten des Unternehmens.

3. Technologischer Einsatz

Die Automatisierung der Datenerfassungsprozesse und die Eliminierung von Tabellenkalkulationen werden wahrscheinlich die nächsten Jahre bestimmen, wie sensible globale Gehaltsdaten gesammelt werden. Diese modernen Technologieplattformen können System-Workflow-Fähigkeiten bieten, die benutzerdefinierte Genehmigungsprozesse, Datenvalidierung und vor allem Mitarbeitenden-Self-Service ermöglichen. Das Verbessern und Verstehen der Datenquellen und Erfassungsprozesse ist wichtig. Unternehmen müssen heute mit den sich ändernden Gesetzen zur Gehaltsabrechnung in jedem Land Schritt halten. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, die Datenerfassung mithilfe von Technologie zu ändern und effizienter zu gestalten.

Ausblick

Dieser Artikel zeigt auf, warum die Einhaltung der globalen Gehaltsabrechnungs-Compliance für Ihr Geschäft von Bedeutung ist. Unzulänglichkeiten in der Pünktlichkeit und Genauigkeit Ihrer Mitarbeitenden, die mit dieser Aufgabe betraut sind, könnten zum Untergang Ihres Unternehmens führen. Daher ist es notwendig, Zeit, Mühe und Geld in die Erfüllung der Anforderungen der globalen Gehaltsabrechnung zu investieren.

(LESEN: 4 Schritte zur Planung der Implementierung der globalen Gehaltsabrechnung)

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Rivermate verfügt über Gehaltsabrechnungs-Compliance-Experten, die gerne Gehaltsabrechnungs-Compliance-Dienstleistungen anbieten und Ihre Anliegen in diesem Bereich Ihres Geschäfts klären.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Single Touch Payroll-Compliance?

Single Touch Payroll (STP) ist eine Initiative der australischen Regierung, die die Berichterstattung über Steuern und Informationen durch Koordination und Abstimmung mit dem Australian Taxation Office (ATO) erleichtert und effizienter macht. Eine mit STP ausgestattete Software erfordert, dass Sie die Gehälter und Löhne, einbehaltene Steuern und andere Informationen an die ATO übermitteln. Genauer gesagt, erwartet die ATO, dass Sie folgende Aufgaben ausführen:

• Gehaltsabrechnungsinformationen bei jeder Zahlung an Ihre Mitarbeitenden an die ATO melden
• Superannuation-Verpflichtungsinformationen an die ATO melden

Die ATO gibt außerdem an, dass Sie Ihren Mitarbeitenden keine Zahlungsübersicht mehr ausstellen müssen, da Sie die Informationen bereits gemeldet und abgeschlossen haben, dank STP. (LESEN: Australian Taxation Office: Single Touch Payroll)

Warum ist die Gehaltsabrechnungsverarbeitung notwendig?

Die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung ist eine wesentliche Aufgabe in jedem Unternehmen, da sie die finanzielle Stabilität und den Ruf des Unternehmens beeinflusst. Wenn die Gehaltsabrechnung genau und pünktlich erfolgt, sind Mitarbeitende engagierter und motivierter, die Verantwortlichkeiten des Unternehmens zu erfüllen. Im Gegensatz dazu verlieren Mitarbeitende bei fehlerhaften Gehaltszahlungen das Vertrauen in das Unternehmen. Noch wichtiger ist, dass ein Unternehmen, das die Gesetze und Vorschriften zur Gehaltsabrechnung nicht einhält, wahrscheinlich mit erheblichen Strafen belegt wird.

Was ist globale Gehaltsabrechnung?

Globale Gehaltsabrechnung ist die umfassende Verwaltung aller Gehaltsdaten eines Unternehmens für alle Standorte über ein einziges System. Unternehmen, die ihren Hauptsitz an einem bestimmten Ort haben, müssen Mitarbeitende an verschiedenen Standorten vergüten, was ein globales Gehaltsabrechnungssystem schafft.

Was ist Gehaltsabrechnungs-Compliance?

Gehaltsabrechnungs-Compliance ist der Oberbegriff für die Aktivitäten, die notwendig sind, um Gesetze und Vorschriften einzuhalten, die die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung regeln. Dazu gehört die Integration von Daten, die Berechnung von Zulagen, Abzügen, Leistungen und den Nettolöhnen jedes Mitarbeitenden in einer Organisation.

Was ist ein Gehaltsabrechnungsaggregator?

Ein Gehaltsabrechnungsaggregator ist eine Einheit, die Gehaltsdaten vom Arbeitgeber eines Unternehmens erhält und an das Partnernetzwerk des Unternehmens verteilt. Unternehmen mit Mitarbeitenden in mehreren Ländern lagern ihre Gehaltsabrechnung an einen Aggregator aus.

Welche Dienstleistungen bietet Global Payroll Solutions Mexico an?

Global Payroll Solutions Mexico bietet Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Belegschaft und den Human Resources-Bedürfnissen ihrer Kunden an. Es positioniert sich als Unternehmen, das die Gehaltsabrechnung und alle Aspekte des Personals seiner Kunden verwaltet.

Was sind die Schritte in der Gehaltsabrechnungsverarbeitung in den Vereinigten Staaten?

Der US-amerikanische Gehaltsabrechnungsprozess lässt sich in fünf Schritte zusammenfassen:

1. Vorbereitende Gehaltsabrechnung;
2. Zahlungsdruck;
3. Journalbuchungen;
4. Gehaltsabrechnungsberichte; und
5. Endgültige Aktualisierung.

Um Mitarbeitende in den USA vollständig durch einen Gehaltszyklus zu verarbeiten, müssen diese Schritte durchgeführt werden. Ein grundlegendes Verständnis der Gehaltsabrechnungsverarbeitung ist notwendig, bevor Sie mit der Einrichtung und Verarbeitung der Gehaltsinformationen für Ihre Mitarbeitenden fortfahren. JD Edwards EnterpriseOne erklärt dazu mehr. (LESEN: JD Edwards EnterpriseOne Applications US Payroll Implementation Guide).

Was ist ein Compliance-Beauftragter?

Ein Compliance-Beauftragter ist ein Mitarbeitender in einem Unternehmen, der sicherstellt, dass das Unternehmen vollständig mit den regulatorischen und rechtlichen Anforderungen des Staates, in dem das Unternehmen tätig ist, übereinstimmt. Dies umfasst technische Aspekte wie die Steuer-Compliance bei der Gehaltsabrechnung und Anforderungen an Gehaltsabrechnungsbelege sowie allgemeine Aspekte wie Rechtzeitigkeit, Vollständigkeit und Ähnliches. Der Compliance-Beauftragte sorgt auch dafür, dass die internen Richtlinien und Satzungen des Unternehmens den genannten rechtlichen Vorgaben entsprechen. Compliance-Beauftragte arbeiten häufig mit der Geschäftsleitung und den Mitarbeitenden zusammen, um die regulatorischen Risiken des Unternehmens zu steuern und zu mindern.