Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine integrierte Liste der Mitarbeiter eines Unternehmens, die Betrag der Zahlungen, die diese Mitarbeiter pro Abrechnungsperiode erhalten, sowie der Gesamtbetrag der Zahlungen, die das Unternehmen an seine Mitarbeiter leistet. Das Unternehmen ist verantwortlich für die Entwicklung einer Organisationen-Gehaltsrichtlinie, die flexible Vorteile und Urlaubsentschädigungsrichtlinien beinhaltet. In der Unternehmenswelt gehen Payroll und Compliance Hand in Hand. Wenn die Gesetze zur Payroll-Compliance nicht beachtet werden, könnte dies dazu führen, dass das Unternehmen mit rechtlichen Anklagen konfrontiert wird.

Warum ist Compliance bedeutend?

Compliance und Gehorsam sind in multinationalen Unternehmen maßgeblich, da Abteilungen wie Human Resources ungefähr 36 Stunden pro Woche mit compliance-bezogenen Aktivitäten verbringen. Dazu gehört das Navigieren durch regulatorische Änderungen, um sicherzustellen, dass die Unternehmensrichtlinien auf dem neuesten Stand bleiben. Ein besonders wichtiger Bereich der globalen Payroll ist die Datenschutzsicherheit der Mitarbeitendendaten. Die Wichtigkeit dieses Bereichs in der globalen Payroll ist eine Nebenwirkung der Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) der Europäischen Union, die erst im Mai 2018 in Kraft trat und Änderungen in der Payroll-Compliance mit sich brachte.

Es ist zu beachten, dass diese Gesetzgebung nur Organisationen mit Mitarbeitenden in der Europäischen Union betrifft. Bei Nichteinhaltung könnten Unternehmen mit Strafen belegt werden, wie sie in den Gesetzen über Payroll-Fehler festgelegt sind. Unternehmen, denen nachgewiesen wird, dass sie Mitarbeiterinformationen unsachgemäß und illegal gespeichert und verarbeitet haben, können mit Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes belegt werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Teams in der Human Resources-Abteilung, die für Payroll- und gesetzliche Compliance-Aufgaben zuständig sind, sind daher damit beauftragt, sensible Mitarbeiterdaten zu verwalten und zu verarbeiten, einschließlich Namen, Adressen, Gehaltsstufen, Steuercodes, Bankkontonummern und Status der Arbeitsverträge. Die Mitarbeiter in diesen Teams müssen wachsam bleiben, da sie das Schicksal des Geschäfts in der Hand haben. Ein Fehler könnte ihre gesamte Organisation ins Wanken bringen. Es ist ihre Aufgabe, sowohl die Mitarbeitenden als auch die Organisationen, die sie bedienen, durch genaue und zeitnahe Payroll-Compliance-Berichterstattung zu schützen.

Die Abwicklung der Payroll-Verarbeitung ist ein wesentlicher Aspekt des Human Capital Managements. Manche bezeichnen dies als die Lebensader jeder erfolgreichen Organisation. Die Payroll wird noch anspruchsvoller, wenn Rechtseinheiten in mehreren Bundesstaaten mit jeweils eigenen Steuerregeln und -vorschriften berücksichtigt werden müssen. Wenn das Unternehmen wächst und die Payroll auf globaler Ebene verwaltet wird, steigt die Herausforderung erheblich. Sobald dies bereits der Fall ist, beauftragen Unternehmen eine zertifizierte Fachkraft für Payroll-Compliance, um die entsprechenden Aufgaben zu übernehmen.

Das Hauptproblem bei der genauen Verwaltung der Payroll liegt in der Compliance. Jedes Land hat eigene wirtschaftliche Bedingungen, Währungen und Gesetze zur Vergütung der Mitarbeitenden. Compliance erfordert, dass Unternehmen ihre Payroll so verwalten, dass die Mitarbeitenden fair vergütet und motiviert bleiben und dass sie den vielfältigen nationalen und internationalen Herausforderungen der Payroll-Verarbeitung gerecht werden. Die genaue globale Payroll-Management umfasst zahlreiche Aspekte, aber hier sind diese Überlegungen in drei Bereiche zusammengefasst.

1. Datensicherheit

Die meisten globalen Human Resources-Systeme enthalten keine payroll-spezifischen Daten—normalerweise speichern diese sensible Mitarbeitendendaten lokal. Die Speicherung sensibler Mitarbeitender in E-Mails und Tabellenkalkulationen kann ein unsicheres Umfeld schaffen. Die Anfälligkeit erhöht sich durch die manuelle Speicherung von Mitarbeitenden-, HR- und Payroll-Daten an mehreren Standorten.

Unternehmen müssen ihre Payroll-Daten sorgfältig schützen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die weltweit operieren, da Nicht-Compliance enorme Bußgelder nach sich ziehen könnte. Unternehmen sollten die richtigen Fragen stellen, wie Mitarbeitendendaten gespeichert und an das zentrale System übermittelt werden. All dies sollte in einem Shared Service oder einer zentralen Payroll geregelt werden.

Das Bedürfnis nach Datensicherheit wird durch die kürzliche Aufhebung des Safe Harbor Act durch die Europäische Union noch verstärkt. Es ist ebenfalls notwendig, den Zugriff auf Payroll-Daten zu überwachen.

2. Datenaccuracy

Informationen wie Arbeitszeit und Anwesenheit, Urlaubs- und Krankentage sowie die entsprechenden Anspruchsstände sind ein kritischer Bestandteil des Workforce-Managements und müssen daher bis auf den kleinsten Detail genau sein. Zum Beispiel müssen die Gehaltsabrechnungen eines Mitarbeiters die Anforderungen des Bundeslandes erfüllen. Idealerweise sollte das Payroll-Team den Bruttolohn einsehen und genehmigen, bevor dieser in die Payroll-Berechnung eingespeist wird, was die Genauigkeit des Netto-pay erheblich erhöht. In Stundenlöhnbereichen ist die Situation jedoch anders.

Verstehen, welche Dateninputs in jedem Land erforderlich sind, um die Payroll zu berechnen, sowie die Prozesse und Personen, die die Daten sammeln, liegen somit in der Verantwortung des Unternehmens.

3. Technologischer Einsatz

Die Automatisierung der Datensammelprozesse und die Eliminierung von Tabellenkalkulationen sind wahrscheinlich die Wege, wie sensible globale Payroll-Daten in den kommenden Jahren gesammelt werden. Diese modernen Technologieplattformen können Workflow-Funktionen bieten, die benutzerdefinierte Genehmigungsprozesse, Datenvalidierung und vor allem Mitarbeitenden-Self-Service ermöglichen. Das Verstehen und Verbessern der Datenquellen und -sammlung ist dabei entscheidend. Unternehmen müssen heute mit den sich ändernden Gesetzgebungen zur Payroll in jedem Land Schritt halten. Ein Ansatz ist, die Datensammlung durch den Einsatz von Technologie effizienter zu gestalten und zu verändern.

Ausblick

Dieser Artikel zeigt, warum die Einhaltung der globalen Payroll-Compliance für Ihr Geschäft wichtig ist. Unzulänglichkeiten in der Schnelligkeit und Genauigkeit Ihrer Mitarbeiter, die mit dieser Aufgabe betraut sind, könnten zum Scheitern Ihres Unternehmens führen. Daher ist es notwendig, Zeit, Mühe und Geld in die Erfüllung der Anforderungen der globalen Payroll zu investieren.

(LESEN: 4 Schritte zur Planung der Implementierung der Global Payroll)

Wenn Sie eine Firma suchen, die genau das übernimmt, bietet Rivermate Dienstleistungen im Bereich globale Payroll, Compliance und Human Resource-Tools an.

Rivermate verfügt über Payroll-Compliance-Experten, die gerne Payroll-Compliance-Dienstleistungen erbringen und Ihre Probleme in diesem Bereich lösen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Single Touch Payroll-Compliance?

Single Touch Payroll (STP) ist eine Initiative der australischen Regierung, die das Melden von Steuer- und Informationsdaten einfacher und effizienter macht, indem sie mit dem Australian Taxation Office (ATO) koordiniert und korrespondiert. Eine STP-fähige Software erfordert, dass Sie das Gehalt und die Löhne Ihrer Mitarbeitenden, einbehaltene Steuern und andere Informationen an die ATO übermitteln. Genauer gesagt erwartet die ATO, dass Sie die folgenden Aufgaben durchführen:

• Payroll-Informationen bei jeder Gehaltszahlung an die ATO melden
• Superannuation-Verpflichtungsinformationen an die ATO melden

Die ATO gibt auch an, dass Sie Ihren Mitarbeitenden keine Zahlungsübersicht mehr ausstellen müssen, sobald die Informationen gemeldet und finalisiert sind, dank STP. (LESEN: Australian Taxation Office: Single Touch Payroll)

Warum ist die Payroll-Verarbeitung notwendig?

Die Payroll-Verarbeitung ist eine zentrale Aufgabe in jedem Unternehmen, da sie die finanzielle Stabilität und den Ruf des Unternehmens beeinflusst. Wenn die Payroll präzise und pünktlich erfolgt, sind Mitarbeitende engagierter und motivierter, die Verantwortlichkeiten des Unternehmens zu erfüllen. Im Gegensatz dazu, wenn Mitarbeitende fehlerhafte Gehaltsabrechnungen erhalten, können sie das Vertrauen in das Unternehmen verlieren. Noch wichtiger ist, dass ein Unternehmen, das die Gesetze und Vorschriften zur Payroll-Compliance nicht einhält, wahrscheinlich mit erheblichen Strafen belegt wird.

Was ist globale Payroll?

Globale Payroll ist die Gesamtverwaltung der gesamten Payroll-Daten eines Unternehmens für alle Standorte durch ein einheitliches System. Unternehmen, die ihren Hauptsitz an einem bestimmten Ort haben, müssen Mitarbeitende an anderen Standorten entsprechend entschädigen, wodurch ein globales Payroll-System entsteht.

Was ist Payroll-Compliance?

Payroll-Compliance ist der allgemeine Begriff für die Aktivitäten, die erforderlich sind, um die Gesetze und Vorschriften einzuhalten, die regeln, wie die Payroll verarbeitet werden soll. Dazu gehören die Integration von Daten, die Berechnung von Zulagen, Abzügen, Vorteilen und des Nettogehalts jedes Mitarbeitenden in einer Organisation.

Was ist ein Payroll-Aggregator?

Ein Payroll-Aggregator ist eine Einheit, die Payroll-Daten von einem Arbeitgeber eines Unternehmens erhält und sie an das Partnernetzwerk des Unternehmens verteilt. Unternehmen mit Mitarbeitenden in mehreren Ländern lagern ihre Payroll an einen Aggregator aus.

Welche Dienstleistungen bietet Global Payroll Solutions Mexico an?

Global Payroll Solutions Mexico bietet Dienstleistungen an, die sich auf den Personalbedarf und Human Resources ihrer Klienten beziehen. Es positioniert sich als Unternehmen, das die Payroll und alle Aspekte des Personals seiner Klienten verwaltet. Da die Anforderungen an Payroll und Compliance in jedem Land erheblich variieren, ist diese employer of record mexico Ressource eine hilfreiche Referenz, um lokale Verpflichtungen bei Einstellungen und Arbeitgeberverantwortlichkeiten zu verstehen.

Was sind die Schritte in der Payroll-Verarbeitung in den Vereinigten Staaten?

Der US-Payroll-Prozess lässt sich in fünf Schritte zusammenfassen:

1. Vorbereitende Payroll-Verarbeitung;
2. Zahlungsdruck;
3. Buchungssätze;
4. Payroll-Berichte; und
5. Endgültige Aktualisierung.

Um Mitarbeitende in den USA vollständig durch einen Payroll-Zyklus zu verarbeiten, müssen diese Schritte durchgeführt werden. Ein grundlegendes Verständnis der Payroll-Verarbeitung ist vor der Einrichtung und Verarbeitung der Payroll-Informationen für Ihre Mitarbeitenden notwendig. JD Edwards EnterpriseOne erklärt hierzu mehr. (LESEN: JD Edwards EnterpriseOne Applications US Payroll Implementation Guide)

Was ist ein Compliance-Beauftragter?

Ein Compliance-Beauftragter ist eine Mitarbeitende in einem Unternehmen, der sicherstellt, dass das Unternehmen alle regulatorischen und rechtlichen Anforderungen, die vom Bundesstaat, in dem das Unternehmen tätig ist, vorgeschrieben werden, vollständig einhält. Dazu gehören technische Aspekte wie Payroll-Steuerkonformität und Pay Stub-Anforderungen sowie allgemeine Aspekte wie Rechtzeitigkeit, Vollständigkeit und Ähnliches. Der Compliance-Beauftragte sorgt auch dafür, dass die internen Richtlinien und Satzungen des Unternehmens den genannten rechtlichen Anforderungen entsprechen. Compliance-Beauftragte arbeiten häufig mit dem Management und dem Personal zusammen, um die regulatorischen Risiken des Unternehmens zu steuern und zu mindern.