Was ist payroll compliance?

Payroll ist eine integrierte Liste von Mitarbeitern in einem Unternehmen, die Höhe der Zahlungen, die diese Mitarbeiter pro Abrechnungsperiode erhalten, und der Gesamtbetrag der Zahlungen, die das Unternehmen an seine Mitarbeiter leistet. Das Unternehmen ist verantwortlich für die Entwicklung einer Organisationen-Gehaltsrichtlinie, die flexible Leistungen und Urlaubsabgeltungsrichtlinien einschließt. In der Unternehmenswelt gehen payroll und compliance Hand in Hand. Wenn die Gesetze zur payroll compliance nicht eingehalten werden, könnte das dazu führen, dass das Unternehmen rechtlichen Anklagen ausgesetzt ist.

Warum ist Compliance wesentlich?

Compliance und Gehorsam sind bedeutend in multinationalen Unternehmen, in denen Abteilungen wie Human Resources etwa 36 Stunden pro Woche mit compliance- bezogenen Aktivitäten verbringen. Dazu gehört die Navigation durch regulatorische Änderungen, um sicherzustellen, dass die Unternehmensrichtlinien aktuell bleiben. Ein besonders kritischer Bereich des globalen payroll ist die Privatsphäre oder die Sicherheit der Mitarbeiterdaten. Die Bedeutung dieses Bereiches im globalen payroll ist eine Nebenwirkung der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (GDPR), die erst im Mai 2018 in Kraft trat und Änderungen in der payroll compliance bewirkte.

Es sollte beachtet werden, dass diese Gesetzgebung nur Organisationen betrifft, die Mitarbeiter in der Europäischen Union haben. Verstöße gegen die Vorgaben könnten Unternehmen zu Strafen zwingen, die durch Gesetze über payroll-Fehler festgelegt sind. Unternehmen, denen nachgewiesen wird, dass sie Mitarbeiterinformationen unsachgemäß und rechtswidrig gespeichert und verarbeitet haben, können mit Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes belegt werden, je nachdem, welcher Wert höher ist.

Teams in der Personalabteilung, die für payroll- und gesetzliche Compliance-Aufgaben zuständig sind, verwalten und verarbeiten daher sensible Mitarbeiterdaten, einschließlich Namen, Adressen, Lohnskalen, Steuercodes, Bankkontonummern und Beschäftigungsstatus. Die Mitarbeiter in diesen Teams müssen wachsam bleiben, da sie über das Schicksal des Unternehmens entscheiden. Ein Fehler könnte die gesamte Organisation zum Einsturz bringen. Es ist ihre Aufgabe, sowohl die Mitarbeiter als auch die Organisation, die sie bedienen, durch genaue und zügige Berichterstattung zur payroll compliance zu schützen.

Die Handhabung der Payroll-Verarbeitung ist ein wesentlicher Aspekt des Personal- managements. Einige bezeichnen dies als die Lebensader jeder erfolgreichen Organisation. Payroll wird sogar noch herausfordernder, wenn Rechtsträger in mehreren Staaten mit jeweils eigenen Steuerregelungen berücksichtigt werden müssen. Wenn das Unternehmen wächst und beginnt, payroll global zu verwalten, ist das eine noch größere Herausforderung. Sobald dies der Fall ist, stellen Unternehmen einen zertifizierten payroll compliance Practitioners ein, der die payroll compliance-bezogenen Aufgaben übernimmt.

Das Hauptproblem bei der genauen Verwaltung von payroll liegt in der compliance. Jedes Land hat eigene wirtschaftliche Bedingungen, Währungen und Gesetze zur Vergütung der Mitarbeiter. Compliance fordert, dass Unternehmen ihre payroll so verwalten, dass die Mitarbeiter angemessen entlohnt und an ihre Arbeit gebunden bleiben und den verschiedenen nationalen und internationalen Herausforderungen der payroll-Verarbeitung gerecht werden. Die präzise globale payroll-verwaltung umfasst unzählige Aspekte, aber hier ist eine Zusammenfassung dieser Überlegungen in drei Bereiche.

1. Datensicherheit

Die meisten globalen Human-Resources-Systeme erfassen keine payroll-spezifischen Daten – meistens speichern sie sensible Mitarbeiterdaten an jedem Standort. Die Speicherung sensible Mitarbeiterdaten per E-Mail und in Tabellenkalkulationen kann eine unsichere Umgebung schaffen. Die Anfälligkeit steigt, wenn Mitarbeiter-, HR- und payroll-Daten manuell an mehreren Orten gespeichert werden.

Unternehmen müssen gut auf ihre payroll-Daten achten. Das ist besonders dringend bei Unternehmen, die global tätig sind, da eine Nichteinhaltung enorme Geldstrafen nach sich ziehen könnte. Unternehmen sollten die richtigen Fragen stellen, wie Mitarbeiterdaten gespeichert und an das zentrale System übertragen werden. All das sollte in einem Shared Service oder einer zentralisierten payroll erfolgen.

Das Bedürfnis nach Datensicherheit wurde insbesondere durch die jüngste Aufhebung des Safe Harbor Act durch die Europäische Union verstärkt. Auch die Nachverfolgung, wer Zugriff auf payroll-Daten hat, ist notwendig.

2. Datenpräzision

Informationen wie Zeit- und Anwesenheit, Urlaubs- und Krankentage sowie die entsprechenden Anspruchsstände sind ein kritischer Teil der Arbeitskräftemanagementinformationen und müssen daher bis zur kleinsten Einheit genau sein. Zum Beispiel müssen die Gehaltsabrechnungen in einem Mitarbeitenden-Einkommensnachweis die Anforderungen des Bundeslandes erfüllen. Idealerweise sollte das payroll-Team das Bruttogehalt vor der Eingabe in die payroll-Berechnung einsehen und genehmigen, was die Genauigkeit des Nettoentgelts erheblich erhöht. In Stundenlohnumgebungen ist die Lage jedoch anders.

Verantwortlich für die Sammlung der erforderlichen Daten in jedem Land sowie für die Prozesse und Personen, die die Daten erfassen, sind somit die Unternehmen.

3. Technologischer Einsatz

Automatisierung der Datensammlungsprozesse und die Abschaffung von Tabellenkalkulationen werden wahrscheinlich die nächsten Jahre die sensiblen globalen payroll-Daten erfassen. Moderne Technologieplattformen können Workflow-Fähigkeiten bieten, die benutzerdefinierte Genehmigungsprozesse, Datenvalidierung und vor allem Self-Service für Mitarbeiter ermöglichen. Das Verbessern und Verstehen der Datenquellen und –prozesse ist wichtig. Unternehmen müssen heute mit den sich ändernden payroll-Gesetzen in jedem Land Schritt halten. Eine Möglichkeit besteht darin, die Datenerfassung effizienter zu gestalten und durch Technologie zu verbessern.

Ausblick

Dieser Artikel hat dargelegt, warum global payroll compliance für Ihr Geschäft wichtig ist. Unfähigkeit oder Unpünktlichkeit der Mitarbeiter, diese Aufgaben zu erfüllen, könnte zum Untergang Ihres Unternehmens führen. Daher ist es notwendig, Zeit, Mühe und Geld in die Erfüllung der Anforderungen der globalen payroll zu investieren.

(LESEN: 4 Schritte zur Planung der Implementierung von globaler payroll)

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Häufig gestellte Fragen

Was ist Single Touch Payroll compliance?

Single Touch Payroll (STP) ist eine Initiative der australischen Regierung, die die Berichterstattung über Steuern und Informationen effizienter und handhabbarer macht, indem sie mit dem Australian Taxation Office (ATO) koordiniert wird. Eine STP-fähige Software erfordert, dass Sie die Gehälter und Löhne Ihrer Mitarbeiter, einbehaltene Steuern und andere Informationen an die ATO übermitteln. Genauer gesagt, erwartet die ATO, dass Sie folgende Aufgaben ausführen:

• payroll-Informationen bei jeder Gehaltszahlung an die ATO melden
• Superannuation-Verbindlichkeiten an die ATO melden

Die ATO sagt auch, dass Sie Ihren Mitarbeitern keine Gehaltsbescheinigung mehr ausstellen müssen, da die Informationen bereits durch STP gemeldet und abgeschlossen sind. (LESEN: Australian Taxation Office: Single Touch Payroll)

Warum ist payroll processing notwendig?

Die Abwicklung der payroll ist eine grundlegende Aufgabe in jedem Unternehmen, da sie die finanzielle Stabilität und den Ruf des Unternehmens beeinflusst. Wenn payroll genau und pünktlich verarbeitet wird, sind die Mitarbeiter engagierter und motivierter, ihre Aufgaben im Unternehmen zu erfüllen. Das steht im Gegensatz dazu, wenn Mitarbeiter mit Fehlern in ihren Gehaltsabrechnungen konfrontiert werden. In diesem Fall können sie das Vertrauen in das Unternehmen verlieren. Noch wichtiger ist, dass ein Unternehmen, das die Gesetze und Vorschriften zur payroll compliance nicht einhält, mit erheblichen Strafen rechnen muss.

Was ist global payroll?

Global payroll ist das gesamte Management der payroll-Daten eines Unternehmens für alle Standorte über ein zentrales System. Unternehmen, die ihren Hauptsitz in einem bestimmten Ort haben, müssen Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten vergüten, was ein globales payroll-System erforderte.

Was ist payroll compliance?

Payroll compliance ist der Oberbegriff für die Aktivitäten, die notwendig sind, um den Gesetzen und Vorschriften zu entsprechen, die festlegen, wie payroll verarbeitet werden muss. Dies umfasst die Integration von Daten, die Berechnung von Zulagen, Abzügen, Vorteilen und des Nettogehalts jedes Mitarbeiters in einer Organisation.

Was ist ein payroll aggregator?

Ein payroll aggregator ist eine Einheit, die payroll-Daten von einem Arbeitgeber eines Unternehmens bezieht und sie an das Partnernetzwerk des Unternehmens verteilt. Unternehmen mit Mitarbeitenden in mehreren Ländern lagern ihre payroll an einen aggregator aus.

Welche Dienstleistungen bieten Global Payroll Solutions Mexico an?

Global Payroll Solutions Mexico bietet Dienstleistungen im Zusammenhang mit den Arbeitskräften und den Personalbedürfnissen ihrer Kunden an. Es positioniert sich als ein Unternehmen, das payroll und alle Aspekte des Personals ihrer Kunden verwaltet. Da die Anforderungen an payroll und Compliance in jedem Land erheblich variieren, ist diese employer of record mexico-Ressource eine hilfreiche Referenz, um die lokalen Verpflichtungen bei Einstellungen und Arbeitgeberpflichten zu verstehen.

Welche Schritte gibt es im payroll processing in den USA?

Der US-amerikanische payroll-Prozess lässt sich in fünf Schritte zusammenfassen:

1. Vorbereiten der payroll;
2. Zahlungsbelege drucken;
3. Buchungssätze;
4. payroll-Berichte; und
5. Endgültige Aktualisierung.

Um Mitarbeitende in den USA vollständig innerhalb eines payroll-Zyklus zu verarbeiten, müssen diese Schritte durchgeführt werden. Ein grundlegendes Verständnis der payroll-Verarbeitung ist erforderlich, bevor man mit der Einrichtung und Verarbeitung der payroll-Informationen für die Mitarbeitenden fortfährt. JD Edwards EnterpriseOne erklärt hierzu mehr. (LESEN: JD Edwards EnterpriseOne Applications US Payroll Implementation Guide)

Was ist ein Compliance Officer?

Ein Compliance Officer ist ein Mitarbeiter in einem Unternehmen, der sicherstellt, dass das Unternehmen alle regulatorischen und gesetzlichen Anforderungen erfüllt, die vom Staat, in dem das Unternehmen tätig ist, vorgeschrieben sind. Dazu gehören technische Aspekte wie payroll-Steuerkonformität und Anforderungen an die Gehaltsabrechnungen sowie allgemeine Aspekte wie Rechtzeitigkeit, Vollständigkeit und Ähnliches. Der Compliance Officer stellt außerdem sicher, dass die internen Richtlinien und Satzungen des Unternehmens die genannten rechtlichen Vorgaben einhalten. Compliance Officers arbeiten häufig mit der Geschäftsleitung und dem Personal zusammen, um die regulatorischen Risiken des Unternehmens zu verwalten und zu minimieren.