Was ist Payroll-Compliance?

Payroll ist eine integrierte Liste von Mitarbeitern in einem Unternehmen, der Betrag der Zahlungen, die diese Mitarbeiter pro Abrechnungszeitraum erhalten, und die Gesamtsumme der Zahlungen, die das Unternehmen seinen Mitarbeitern zahlt. Das Unternehmen ist verantwortlich für die Entwicklung einer Organisationpayrichtlinie, die flexible Leistungen und Urlaubsentschädigungsrichtlinien umfasst. In der Geschäftswelt gehen Payroll und Compliance Hand in Hand. Wenn die Gesetze zur Payroll-Compliance nicht eingehalten werden, könnte dies dazu führen, dass das Unternehmen rechtlichen Anklagen ausgesetzt ist.

Warum ist Compliance bedeutend?

Compliance und Gehorsam sind in multinationalen Unternehmen bedeutend, bei denen Abteilungen wie Human Resources etwa 36 Stunden pro Woche mit compliance-bezogenen Aktivitäten verbringen. Dies beinhaltet die Navigation durch regulatorische Änderungen, um sicherzustellen, dass die Unternehmensrichtlinien aktuell bleiben. Ein besonders wichtiger Bereich der globalen payroll ist der Schutz der Privatsphäre und Sicherheit von Mitarbeiterdaten. Die Bedeutung dieses Abschnitts in der globalen payroll ist ein Nebenprodukt der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union, die erst im Mai 2018 in Kraft trat und Veränderungen in der payroll-Compliance mit sich brachte.

Es ist zu beachten, dass diese Gesetzgebung nur Organisationen mit Mitarbeitern in der Europäischen Union betrifft. Nichteinhaltung könnte dazu führen, dass Unternehmen Strafen gemäß den Gesetzen zu Payroll-Fehlern auferlegt werden. Unternehmen, denen nachgewiesen wird, dass sie Mitarbeiterinformationen unsachgemäß und rechtswidrig gespeichert und verarbeitet haben, können Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes (je nachdem, welcher Betrag höher ist) erhalten.

Teams in der Human Resources-Abteilung, die für payroll- und gesetzliche Compliance-Aufgaben zuständig sind, sind daher verantwortlich für die Verwaltung und Verarbeitung sensibler Mitarbeiterdaten, einschließlich Namen, Adressen, Gehaltsstufen, Steuerkodierungen, Bankkontonummern und Status des Arbeitsvertrags. Die Mitarbeitenden in diesen Teams müssen wachsam bleiben, da sie über das Schicksal des Geschäfts entscheiden. Ein Fehler könnte die gesamte Organisation zum Einsturz bringen. Es ist ihre Aufgabe, sowohl die Mitarbeiter als auch die Organisationen, denen sie dienen, durch genaue und zeitnahe payroll-Compliance-Berichte zu schützen.

Die Handhabung der Payroll-Verarbeitung ist ein wesentlicher Aspekt des Human Capital Managements. Manche nennen dies die Lebensader jeder erfolgreichen Organisation. Payroll wird noch herausfordernder, wenn rechtliche Einheiten in mehreren Bundesstaaten mit jeweils eigenen Steuerregeln und Vorschriften berücksichtigt werden. Wenn das Unternehmen wächst und die Verwaltung der payroll auf globaler Ebene erfolgt, steigt die Herausforderung. Sobald dies der Fall ist, stellen Unternehmen einen zertifizierten payroll-compliance-Fachmann ein, um die payroll-Compliance-bezogenen Aufgaben zu übernehmen.

Das Hauptproblem bei der genauen Verwaltung der payroll liegt in der compliance. Jedes Land hat eigene wirtschaftliche Bedingungen, Währungen und Gesetze bezüglich der Vergütung von Mitarbeitern. Compliance erfordert, dass Unternehmen ihre payroll so verwalten, dass die Mitarbeiter angemessen bezahlt und mit ihren Aufgaben verbunden bleiben und den verschiedenen nationalen und internationalen Herausforderungen der payroll-Bearbeitung gerecht werden. Eine genaue globale payroll-Management hat unzählige Aspekte, aber hier ist eine Zusammenfassung dieser Überlegungen in drei Aspekte.

1. Datensicherheit

Die meisten globalen Human Resources-Systeme erfassen keine payroll-spezifischen Daten – in der Regel speichern diese sensible Mitarbeitendendaten an jedem Standort. Die Speicherung sensibler Mitarbeitendendaten in E-Mails und Tabellen kann eine unsichere Umgebung darstellen. Die Verwundbarkeit steigt durch die manuelle Speicherung von Mitarbeiter-, HR- und payroll-Daten an mehreren Orten.

Unternehmen müssen ihre payroll-Daten sorgfältig behandeln. Dies ist für Unternehmen, die global tätig sind, besonders wichtig, und Nichteinhaltung könnte erhebliche Bußgelder nach sich ziehen. Unternehmen müssen die richtigen Fragen stellen, wie Mitarbeitendendaten gespeichert und an das zentrale System der Aufzeichnung übertragen werden. All dies sollte in einem Shared Service oder einer zentralisierten payroll erfolgen.

Der Bedarf an Datensicherheit wird besonders durch die jüngste Abschaffung des Safe Harbor Act durch die Europäische Union verstärkt. Ebenso ist es notwendig, den Zugriff auf payroll-Daten im Blick zu behalten.

2. Daten Genauigkeit

Informationen wie Arbeitszeit und Anwesenheit, Urlaubs- und Krankentage sowie die entsprechenden Anspruchsstände sind ein kritischer Bestandteil des Workforce-Managements und müssen daher bis ins kleinste Detail genau sein. Zum Beispiel müssen die Gehaltsabrechnungen in einem Mitarbeitendengehaltsschein den jeweiligen Bundesland-Anforderungen entsprechen. Idealerweise sollte das payroll-Team das Bruttogehalt vor der Eingabe in die Payroll-Berechnung einsehen und genehmigen, was die Genauigkeit des Nettoeinkommens erheblich erhöht. In Stundenlohnumgebungen ist die Situation jedoch anders.

Verstehen, welche Daten in jedem Land erforderlich sind, um payroll zu berechnen, sowie die Prozesse und Personen, die die Daten erfassen, sind daher Verantwortlichkeiten des Unternehmens.

3. Technologischer Einsatz

Die Automatisierung von Datenaufnahmeprozessen und die Entfernung von Tabellen sind wahrscheinlich die Methoden, mit denen sensible globale payroll-Daten in den nächsten Jahren erfasst werden. Diese modernen Technologieplattformen können System-Workflow-Fähigkeiten bieten, die benutzerdefinierte Genehmigungsprozesse, Datenvalidierung und vor allem Mitarbeitenden-Self-Service ermöglichen. Die Verbesserung und das bessere Verständnis der Datenquellen sowie der Sammlung sind entscheidend. Unternehmen müssen heute mit der sich ändernden payroll-Gesetzgebung in jedem Land Schritt halten. Eine Möglichkeit ist, die Datenerfassung mit Technologie zu verändern und effizienter zu gestalten.

Ausblick

Dieser Artikel verdeutlichte, wie wichtig die globalen payroll-Compliance für Ihr Geschäft ist. Die Unzulänglichkeiten in Kompetenz und Schnelligkeit Ihrer Mitarbeitenden, die diese Aufgaben übernehmen, könnten zum Scheitern Ihres Unternehmens führen. Daher ist es notwendig, Zeit, Mühe und Geld in die Erfüllung der Anforderungen der globalen payroll zu investieren.

(LESEN: 4 Schritte zur Planung der Implementierung der globalen payroll)

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Häufig gestellte Fragen

Was ist Single Touch Payroll-Compliance?

Single Touch Payroll (STP) ist eine Initiative der australischen Regierung, die die Meldung von Steuern und Informationen durch Koordination und Abstimmung mit dem Australian Taxation Office (ATO) erleichtert und effizienter macht. Eine mit STP ausgestattete Software erfordert, dass Sie das Gehalt und die Löhne Ihrer Mitarbeitenden, Einbehaltene Steuern und andere Informationen senden. Insbesondere erwartet das ATO, dass Sie folgende Aufgaben ausführen:

• Payroll-Informationen bei jeder Zahlung an Ihre Mitarbeitenden an das ATO melden
• Superanlagelastigkeiten beim ATO melden

Das ATO sagt auch, dass Sie Ihren Mitarbeitenden aufgrund des STP keine Gehaltsübersichten mehr aushändigen müssen, weil diese bereits gemeldet und finalisiert wurden. (LESEN: Australian Taxation Office: Single Touch Payroll)

Warum ist die payroll-Verarbeitung notwendig?

Die Verarbeitung der payroll ist eine wesentliche Aufgabe in jedem Unternehmen, da sie die finanzielle Stabilität und den Ruf des Unternehmens beeinflusst. Wenn payroll genau und pünktlich verarbeitet wird, sind Mitarbeitende engagierter und motivierter, die Verantwortlichkeiten des Unternehmens zu erfüllen. Im Gegensatz dazu, wenn Mitarbeitende Gehaltsabrechnungen mit Fehlern erhalten, können sie das Vertrauen in das Unternehmen verlieren. Noch wichtiger ist, dass ein Unternehmen, das die Gesetze und Vorschriften zur payroll-Compliance nicht einhält, wahrscheinlich mit erheblichen Strafen belegt wird.

Was ist globale payroll?

Globale payroll ist die umfassende Verwaltung der gesamten Payroll-Daten eines Unternehmens für alle Standorte über ein einziges System. Unternehmen mit Hauptsitz an einem bestimmten Ort, die Mitarbeitende an verschiedenen Standorten beschäftigen, müssen eine globale payroll-Systemimplementierung vornehmen.

Was ist payroll-Compliance?

Payroll-Compliance ist der Oberbegriff für die Aktivitäten, die notwendig sind, um die Gesetze und Vorschriften einzuhalten, die die Verarbeitung von payroll regeln. Dies umfasst die Integration von Daten, die Berechnung von Zulagen, Abzügen, Benefits und die Nettolöhne jedes Mitarbeiters in einer Organisation.

Was ist ein payroll-aggregator?

Ein payroll-aggregator ist eine Einrichtung, die payroll-Daten eines Unternehmens vom Arbeitgeber erhält und an das Partnernetzwerk des Unternehmens verteilt. Unternehmen mit Mitarbeitenden in mehreren Ländern lagern ihre payroll an einen Aggregator aus.

Welche Dienstleistungen bietet Global Payroll Solutions Mexico an?

Global Payroll Solutions Mexico bietet Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Belegschaft und den Human Resources-Bedürfnissen ihrer Kunden an. Es positioniert sich als Unternehmen, das die payroll und alle Aspekte des Personals seiner Kunden verwaltet.

Was sind die Schritte in der payroll-Verarbeitung in den Vereinigten Staaten?

Der US-amerikanische payroll-Prozess lässt sich in fünf Schritte zusammenfassen:

1. Vorbereitende payroll-Verarbeitung;
2. Druck der Zahlungen;
3. Journalbuchungen;
4. payroll-Berichte; und
5. endgültige Aktualisierung.

Um Mitarbeitende in den USA vollständig im payroll-Zyklus zu verarbeiten, müssen diese Schritte ausgeführt werden. Ein grundlegendes Verständnis der payroll-Verarbeitung ist vor der Einrichtung und Verarbeitung der payroll-Informationen Ihrer Mitarbeitenden empfehlenswert. JD Edwards EnterpriseOne erklärt hierzu mehr. (LESEN: JD Edwards EnterpriseOne Applications US Payroll Implementation Guide)

Was ist ein Compliance-Beauftragter?

Ein Compliance-Beauftragter ist ein Mitarbeiter in einem Unternehmen, der sicherstellt, dass das Unternehmen vollständig mit den regulatorischen und rechtlichen Vorgaben des Staates, in dem das Unternehmen tätig ist, übereinstimmt. Dazu gehören technische Aspekte wie payroll-Steuer-Compliance und Lohnabrechnungsanforderungen sowie allgemeine Aspekte wie Pünktlichkeit, Vollständigkeit und Ähnliches. Der Compliance-Beauftragte sorgt auch dafür, dass die internen Richtlinien und Satzungen des Unternehmens den rechtlichen Vorgaben entsprechen. Compliance-Beauftragte arbeiten häufig mit Management und Personal zusammen, um die regulatorischen Risiken des Unternehmens zu steuern und zu minimieren.