Vollständiger Leitfaden: Wesentliches Wissen für belgische Gehaltsabrechnung

Die Einstellung von Remote-Mitarbeitern in Belgien bietet Zugang zu einer vielfältigen und talentierten Belegschaft. Belgien verfügt über eine einzigartige Mischung aus niederländischen und französischen Einflüssen, die eine reiche kulturelle Landschaft schaffen. Die Arbeitsgesetze des Landes unterscheiden sich für Angestellte im Bürobereich (white-collar) und im Handwerksbereich (blue-collar). Diese beeinflussen Jobrollen, Löhne und Verantwortlichkeiten.

Wenn Sie in Belgien einstellen möchten, ist es wichtig, zunächst zu verstehen, wo Ihre Rolle einzuordnen ist. Angestellte im Bürobereich arbeiten typischerweise in Rollen wie Beratung, Buchhaltung und Management. Handwerksangestellte übernehmen manuelle Aufgaben in Branchen wie Bauwesen und Fertigung. Beide Gruppen benötigen klare Arbeitsverträge, aber die Bedingungen können stark variieren.

Hier ist also, was Sie über die Verwaltung der Gehaltsabrechnung und die Einhaltung der belgischen Arbeitsgesetze bei der Einstellung von Remote-Mitarbeitern wissen müssen.

Arten von Arbeitsverträgen in Belgien

Belgische Arbeitsgesetze regeln verschiedene Arten von Arbeitsverträgen:

• Ersatzvertrag: Dieser Vertrag legt fest, dass die Beschäftigung auf eine festgelegte Dauer, Aufgabe oder Projektbasis erfolgt.

• Unbefristeter Vertrag: Dies ist ein unbefristeter Arbeitsvertrag ohne festes Enddatum.

• Befristeter Vertrag: Der Vertrag legt das Kündigungsdatum von Anfang an deutlich fest.

• Zeitarbeitsvertrag: Ähnlich wie befristete Verträge, handelt es sich hierbei um nicht-permanente Vereinbarungen, die jedoch vom Arbeitgeber je nach Bedarf verlängert werden können.

Kündigungsfristen und Abfindungen

Belgien hat strukturierte Regeln für die Kündigung von Mitarbeitern. Diese variieren je nach Art des Vertrags und Dauer der Beschäftigung.

Bei unbefristeten Verträgen müssen Arbeitgeber eine Kündigungsfrist einhalten oder Abfindungen zahlen. Die Kündigungsfrist für white-collar-Arbeitskräfte basiert auf der Dauer der Betriebszugehörigkeit. Blue-collar-Arbeitskräfte folgen einer anderen Berechnungsmethode.

Befristete Verträge enden in der Regel zum angegebenen Datum. Eine vorzeitige Kündigung kann die Zahlung einer Abfindung erfordern. Mitarbeiter, die ohne triftigen Grund gekündigt werden, könnten Anspruch auf eine Abfindung haben, die oft einigen Monatsgehältern entspricht. Dies hängt jedoch von der Situation und der Dauer der Betriebszugehörigkeit ab.

Mindestlohn und Arbeitsstunden in Belgien

Der Mindestlohn in Belgien für 2024 beträgt €2.061,21 pro Monat. In Belgien sind die typischen Arbeitszeiten in der Regel von 9 Uhr bis 17 Uhr, Montag bis Freitag, aber diese können variieren. Die Arbeitszeit hängt von der Branche, dem Unternehmen und dem spezifischen Job ab, wobei einige Sektoren andere Arbeitszeiten haben.

Es ist wichtig zu beachten, dass, obwohl der Standardarbeitstag typischerweise 8 Stunden beträgt, Start- und Endzeiten flexibel sein können. Laut belgischem Arbeitsrecht wird Nachtarbeit als jede Arbeitszeit zwischen 23:00 Uhr und 6:00 Uhr definiert. Arbeitgeber sind im Allgemeinen untersagt, von Mitarbeitern mehr als 8 Stunden Nachtarbeit pro Woche zu verlangen.

Zusätzlich gibt es Einschränkungen bei der Anzahl der aufeinanderfolgenden Nächte, die ein Mitarbeiter arbeiten darf. Ein Mitarbeiter darf nicht mehr als zwei Nächte in Folge ohne eine Ruhepause von mindestens 36 Stunden arbeiten.

In manchen Fällen können Mitarbeiter längere Tage arbeiten, wenn ihre Gesamtwoche die 40-Stunden-Grenze nicht übersteigt.

Arbeitszeiten und Flexibilität

Die Standardarbeitswoche in Belgien beträgt 40 Stunden. Viele Arbeitgeber bieten jedoch flexible Arbeitszeiten an, um unterschiedliche Lebensstile und Bedürfnisse zu berücksichtigen. Teilzeitarbeit ist ebenfalls beliebt, wobei Mitarbeiter ihre Stunden reduzieren können und dabei Vorteile behalten.

Überstundenzahlung

Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden mindestens drei Monate beschäftigt haben, können sie Überstunden leisten. Sie haben Anspruch auf eine Überstundenzulage von 50 % über ihrem regulären Lohn. Beachten Sie, dass Sie ihnen einen doppelten Lohn für Arbeit am Sonntag oder an Feiertagen zahlen müssen. Überstunden sind auf 11 Stunden pro Tag und 50 Stunden pro Woche begrenzt.

Gehaltsabrechnungsfrequenz

In Belgien erfolgt die Gehaltsabrechnung monatlich, das bedeutet, die Mitarbeitenden erhalten ihr Gehalt einmal im Monat. Dieses System ist in den meisten Branchen üblich, sowohl für white- as auch blue-collar-Arbeitnehmer.

Sie sollten detaillierte Gehaltsabrechnungen zusammen mit den Gehältern der Mitarbeiter bereitstellen. Diese Abrechnungen enthalten Bruttolöhne, Sozialversicherungsbeiträge, Steuern und andere Abzüge. In einigen Branchen können Sie auch Vorauszahlungen oder Boni anbieten. Dies hängt von Tarifverträgen oder Unternehmensrichtlinien ab.

Mitarbeitervorteile und Extras

Neben dem Gehalt haben Mitarbeitende in Belgien eine Reihe von Vorteilen, die ihre Vergütung aufwerten. Häufige Benefits umfassen Essensgutscheine, Eco-Gutscheine und Firmenwagen. Diese Extras sind teilweise steuerfrei, was sie sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer attraktiv macht.

Mitarbeitende können außerdem zusätzliche Krankenversicherung, Gruppen-Pensionspläne und bezahlten Urlaub erhalten. Einige Unternehmen bieten auch Gewinnbeteiligungen oder Jahresendboni an.

Feiertage in Belgien

Belgien erkennt die folgenden Feiertage an, die bei der Einstellung in Belgien ebenfalls berücksichtigt werden sollten:

• Neujahrstag (1. Januar)

• Ostermontag (2. April)

• Tag der Arbeit (1. Mai)

• Christi Himmelfahrt (10. Mai)

• Pfingsten (Montag nach Pfingsten)

• Belgischer Nationalfeiertag (21. Juli)

• Mariä Himmelfahrt (15. August)

• Allerheiligen (1. November)

• Armistiziumstag (11. November)

• Weihnachten (25. Dezember)

Steuerliche Compliance in Belgien

Als Arbeitgeber müssen Sie Quellensteuern von den Gehältern der Mitarbeitenden abziehen. Diese müssen Sie entweder monatlich oder vierteljährlich an die Steuerbehörden abführen. Zur Transparenz erhalten Mitarbeiter jährlich Steuerbescheinigungen im Rahmen des Prozesses. Ansässige Mitarbeitende reichen ihre Steuererklärungen bis zum 30. Juni ein, Nicht-Residenten bis zum 30. September. Elektronische Einreichung kann diese Fristen beeinflussen.

Die Einkommensteuersätze in Belgien sind progressiv und reichen von 0 % bis 55 %, abhängig vom Einkommen des Mitarbeiters. Unternehmen unterliegen einem Steuersatz von 33,99 % für 2023, wobei steuerliche Anreize und Abzüge ebenfalls möglich sind.

Anspruch auf bezahlten Urlaub in Belgien

Mitarbeitende, die im vorherigen Jahr gearbeitet haben, haben Anspruch auf 20 Tage (bzw. vier Wochen) bezahlten Urlaub. White-collar-Arbeitnehmer erhalten ihren Urlaub direkt vom Arbeitgeber. Blue-collar-Arbeitnehmer bekommen ihn durch eine Sozialversicherungskasse.

In Belgien haben Mitarbeitende im Allgemeinen Anspruch auf bezahlten Krankheitsurlaub. Die Details können je nach Branche und Tarifverträgen variieren. Typischerweise können Mitarbeitende bis zu 90 Tage Krankheitsurlaub pro Jahr nehmen.

Der bezahlte Krankheitsurlaub beginnt meist nach einer Karenzzeit von ein bis zwei Tagen. Mitarbeitende müssen eine ärztliche Bescheinigung vorlegen, um den Anspruch auf Krankheitsurlaub zu erhalten. Die Höhe des Krankengeldes hängt von der Dauer der Betriebszugehörigkeit und Tarifverträgen ab. Es wird in der Regel als Prozentsatz ihres regulären Gehalts berechnet. Für langfristig Erkrankte können zusätzliche Leistungen oder spezielle Regelungen gelten.

Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub

Belgien bietet großzügigen Mutterschaftsurlaub, wobei Mütter Anspruch auf 15 Wochen (oder 3 ½ Monate) bezahlten Urlaub haben. Während der ersten 90 Tage des Mutterschaftsurlaubs erhalten Mütter in Belgien 90 % ihres durchschnittlichen Einkommens, begrenzt auf einen maximalen Tagesbetrag. Nach diesem Zeitraum können sie eine weitergehende Mutterschaftsvergütung für eine begrenzte Zeit erhalten.

Väter und Co-Eltern haben Anspruch auf 15 Tage bezahlten Vaterschaftsurlaub, der mit 90 % ihres durchschnittlichen Einkommens vergütet wird.

Sozialsystem in Belgien

Das belgische Sozialsystem ist umfassend und deckt viele Leistungen ab. Es wird durch Beiträge von Arbeitgebern und Arbeitnehmern finanziert. Sozialversicherungsbeiträge werden vom Gehalt des Mitarbeiters abgezogen. Als Arbeitgeber zahlen Sie ebenfalls einen Prozentsatz basierend auf der Gehaltsabrechnung.

Das Sozialsystem finanziert mehrere Programme zur Unterstützung, wie z.B.:

Renten

Mitarbeitende zahlen während ihrer gesamten Karriere in das staatliche Rentensystem ein. Nach dem Ruhestand haben sie Anspruch auf eine Rente, basierend auf der Dauer der Beschäftigung und den eingezahlten Beträgen.
Es gibt zwei Hauptarten von Renten: eine gesetzliche Rente und eine Zusatzrente. Die gesetzliche Rente ist für alle garantiert. Die Zusatzrente wird von Arbeitgebern durch Pensionspläne bereitgestellt.

Gesundheitswesen:

Belgien verfügt über eines der besten Gesundheitssysteme Europas. Es wird teilweise durch Sozialversicherungsbeiträge finanziert. Mitarbeitende und ihre Angehörigen haben Anspruch auf medizinische Versorgung. Die Krankenkostenerstattung erfolgt durch Krankenkassen, die für alle Mitarbeitenden obligatorisch sind.

Arbeitslosengeld:

Das Sozialsystem unterstützt auch Mitarbeitende, die unverschuldet ihre Stelle verlieren. Die Höhe dieser Leistungen hängt von den Beiträgen, früheren Löhnen und der Familiensituation ab. Um leistungsberechtigt zu sein, müssen Mitarbeitende bestimmte Voraussetzungen erfüllen, wie z.B. eine Mindestbeschäftigungszeit vor dem Verlust des Arbeitsplatzes.

Familienbeihilfen:

Mitarbeitende erhalten finanzielle Unterstützung zur Deckung der Kosten für die Kindererziehung. Diese Familienbeihilfen werden monatlich gezahlt.

Arbeitsunfälle und Berufserkrankungen:

Das belgische Sozialsystem deckt Arbeitsunfälle ab. Es unterstützt auch Mitarbeitende, die Berufserkrankungen entwickeln. Leistungen umfassen medizinische Versorgung, Einkommensersatz und Invaliditätszahlungen.

Beitragssätze und Zahlungen

Stand 2023 beträgt der Beitragssatz des Arbeitgebers für die Sozialversicherung etwa 25 % des Bruttogehalts des Mitarbeiters. Die Mitarbeitenden zahlen ungefähr 13 %. Diese Sätze können je nach wirtschaftlicher Lage und Regierungsentscheidungen variieren. Als Arbeitgeber sind Sie für die Berechnung und Zahlung dieser Beiträge verantwortlich. Diese werden in der Regel vierteljährlich abgeführt.

Prüfungen zur Gehaltsabrechnungs-Compliance

Gehaltsabrechnungsprüfungen sind in Belgien üblich, um die Einhaltung der Arbeitsgesetze und Steuervorschriften sicherzustellen. Sie müssen detaillierte Aufzeichnungen über Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsbeiträge und Steuerzahlungen führen. Diese Unterlagen sind bei Prüfungen entscheidend, da Unstimmigkeiten zu Strafen führen können.

Regelmäßige Prüfungen helfen Unternehmen, rechtliche Probleme zu vermeiden. Sie stellen auch sicher, dass Sie vollständig mit belgischen Gehaltsabrechnungsstandards konform sind. Bleiben Sie über regulatorische Änderungen informiert, die die Gehaltsabrechnung beeinflussen könnten.

Abschließende Gedanken

Belgien ist ein ausgezeichneter Standort für Geschäftsexpansion, mit einem ausgewogenen Arbeitsmarkt und einer strukturierten Gehaltsabrechnungs-Compliance. Die Navigation durch sich ändernde Vorschriften und Steueranforderungen kann jedoch komplex sein. Die Zusammenarbeit mit einem globalen Payroll-Partner kann Ihnen helfen, diese Herausforderungen reibungslos zu bewältigen und compliance zu bleiben.

FAQs

Was ist der Mindestlohn in Belgien?

Der Mindestlohn in Belgien für 2024 beträgt €2.061,21 pro Monat.

Wie funktioniert die Überstundenzahlung in Belgien?

Nach drei Monaten Beschäftigung sind Mitarbeitende für Überstunden berechtigt. Sie erhalten 50 % Zuschlag auf ihren normalen Lohn für Überstunden und doppelt für Arbeit an Sonntagen oder Feiertagen.

Welche wichtigsten Steuern müssen Arbeitgeber in Belgien berücksichtigen?

Arbeitgeber müssen Einkommenssteuern einbehalten, die je nach Einkommen des Mitarbeiters zwischen 0 % und 55 % liegen.