Vollständiger Leitfaden: Wesentliches Wissen für belgische Gehaltsabrechnung

Die Einstellung von Remote-Mitarbeitern in Belgien bietet Zugang zu einer vielfältigen und talentierten Belegschaft. Belgien vereint auf einzigartige Weise niederländische und französische Einflüsse, was eine reiche kulturelle Landschaft schafft. Die Arbeitsgesetze des Landes unterscheiden sich für weiß- und blaukardige Arbeitnehmer. Diese Einflussfaktoren wirken sich auf Berufsrollen, Löhne und Verantwortlichkeiten aus.

Wenn Sie in Belgien einstellen möchten, ist es wichtig, zunächst zu verstehen, wo Ihre Rolle einzuordnen ist. Weißkardige Mitarbeiter arbeiten typischerweise in Bereichen wie Beratung, Buchhaltung und Management. Blaumkardige Mitarbeiter übernehmen manuelle Tätigkeiten in Branchen wie Bauwesen und Fertigung. Beide Gruppen benötigen klare Arbeitsverträge, aber die Bedingungen können erheblich variieren.

Hier ist, was Sie über die Verwaltung der Gehaltsabrechnung und die Einhaltung der belgischen Arbeitsgesetze beim Einstellen von Remote-Mitarbeitern wissen müssen.

Arten von Arbeitsverträgen in Belgien

Belgische Arbeitsgesetze definieren mehrere Arten von Arbeitsverträgen:

• Ersatzvertrag: Dieser Vertrag legt fest, dass die Beschäftigung auf eine bestimmte Laufzeit, Aufgabe oder Projekt basiert.

• Unbefristeter Vertrag: Dies ist ein unbefristeter Arbeitsvertrag ohne festgelegtes Enddatum.

• Befristeter Vertrag: Der Vertrag legt von Anfang an das Kündigungsdatum klar fest.

• Temporärer Vertrag: Ähnlich wie befristete Verträge, sind diese keine Daueranstellungsverhältnisse, aber Arbeitgeber können sie je nach Bedarf verlängern.

Kündigungsverfahren und Abfindungen

Belgien hat strukturierte Regeln für die Beendigung von Arbeitsverhältnissen. Diese variieren je nach Vertragstyp und Beschäftigungsdauer.

Bei unbefristeten Verträgen müssen Arbeitgeber eine Kündigungsfrist einhalten oder Abfindungen zahlen. Die Kündigungsfrist für weißkardige Arbeitnehmer richtet sich nach ihrer Dienstzeit. Blaukardige Arbeitnehmer folgen einer anderen Berechnungsmethode.

Befristete Verträge enden in der Regel am vereinbarten Datum. Eine vorzeitige Beendigung kann eine Abfindung erfordern. Arbeitnehmer, die ohne gerechtfertigten Grund gekündigt werden, haben möglicherweise Anspruch auf Abfindungen, die oft einem Monatsgehalt entsprechen. Dies hängt jedoch von der Situation und der Beschäftigungsdauer ab.

Mindestlohn und Arbeitszeiten in Belgien

Der Mindestlohn in Belgien für 2024 beträgt €2.061,21 pro Monat. In Belgien sind die typischen Arbeitsstunden grundsätzlich von 9 Uhr bis 17 Uhr, Montag bis Freitag, aber diese können variieren. Die Arbeitszeiten hängen von Branche, Unternehmen und konkreter Stelle ab, wobei einige Sektoren andere Arbeitszeiten haben.

Wichtig ist, dass der Standardarbeitstag meist 8 Stunden beträgt, Beginn- und Endzeiten aber flexibel gestaltet werden können. Gemäß belgischem Arbeitsrecht ist Nachtschichtarbeit jede Arbeitszeit zwischen 23:00 Uhr und 6:00 Uhr. Arbeitgeber sind im Allgemeinen verboten, von Arbeitnehmern zu verlangen, mehr als 8 Stunden Nachtschicht pro Woche zu arbeiten.

Zudem gibt es Beschränkungen bezüglich der aufeinanderfolgenden Nachtschichten. Ein Arbeitnehmer kann nicht mehr als zwei Nächte hintereinander arbeiten, ohne mindestens 36 Stunden Ruhezeit.

In einigen Fällen können Arbeitnehmer längere Tage arbeiten, solange die Gesamtarbeitszeit pro Woche 40 Stunden nicht übersteigt.

Arbeitszeit und Flexibilität

Die reguläre Arbeitswoche in Belgien beträgt 40 Stunden. Viele Arbeitgeber bieten jedoch flexible Arbeitszeiten an, um unterschiedlichen Lebensstilen und Bedürfnissen gerecht zu werden. Teilzeitarbeit ist ebenfalls beliebt, wobei Arbeitnehmer ihre Arbeitsstunden reduzieren können und dennoch Leistungen behalten.

Überstundenzuschläge

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter mindestens drei Monate beschäftigt haben, können sie Überstunden leisten. Für diese Stunden haben sie Anspruch auf 50 % Zuschlag auf den regulären Lohn. Beachten Sie, dass für Arbeit an Sonntagen oder Feiertagen ein doppelter Satz gezahlt werden muss. Überstunden sind auf 11 Stunden pro Tag und 50 Stunden pro Woche begrenzt.

Lohnabrechnungshäufigkeit

In Belgien erfolgt die Lohnabrechnung monatlich, das heißt, die Mitarbeiter erhalten ihr Gehalt einmal im Monat. Dieses System ist in den meisten Branchen für sowohl weiß- als auch blaukardige Arbeiter üblich.

Sie sollten detaillierte Gehaltsabrechnungen zusammen mit den Löhnen Ihrer Mitarbeiter bereitstellen. Diese Abrechnungen enthalten Bruttolohn, Sozialversicherungsbeiträge, Steuern und andere Abzüge. In einigen Branchen sind auch Vorschüsse oder Boni üblich. Dies hängt von Tarifverträgen oder Unternehmensrichtlinien ab.

Mitarbeitervorteile und Benefits

Neben dem Gehalt haben belgische Mitarbeiter eine Reihe von Vergünstigungen, die ihre Gesamtvergütung verbessern. Gängige Benefits sind Essensgutscheine, Ökogutscheine und Firmenwagen. Diese Vorteile sind teilweise steuerbefreit, was sie für Arbeitgeber und Arbeitnehmer attraktiv macht.

Mitarbeiter können zudem Zusatzkrankenversicherung, Gruppenpensionen und bezahlte Freistellungen erhalten. Manche Firmen bieten auch Gewinnbeteiligungen oder Jahresendboni an.

Feiertage in Belgien

Belgien erkennt folgende Feiertage an, die Sie bei der Einstellung in Belgien ebenfalls berücksichtigen sollten:

• Neujahrstag (1. Januar)

• Ostermontag (2. April)

• Tag der Arbeit (1. Mai)

• Christi Himmelfahrt (10. Mai)

• Pfingsten (Montag nach Pfingsten)

• Belgischer Nationalfeiertag (21. Juli)

• Christi Himmelfahrt (Mariä Himmelfahrt, 15. August)

• Allerheiligen (1. November)

• Waffenstillstandstag (11. November)

• Weihnachten (25. Dezember)

Steuerliche Einhaltung in Belgien

Als Arbeitgeber müssen Sie die Quellensteuer von den Löhnen Ihrer Mitarbeiter abziehen. Diese Steuerzahlungen sind entweder monatlich oder quartalsweise an die Steuerbehörden abzuführen. Zur Transparenz erhält jeder Mitarbeiter jährlich eine Steuerbescheinigung. Residenten reichen ihre Steuererklärung bis zum 30. Juni ein, Nicht-Residenten bis zum 30. September. Elektronische Einreichungen können diese Fristen verändern.

Die Einkommensteuersätze in Belgien sind progressiv und reichen von 0 % bis 55 %, abhängig vom Einkommen des Mitarbeiters. Unternehmen unterliegen einem Steuersatz von 33,99 % für 2023, es gibt jedoch auch steuerliche Anreize und Abzüge.

Bezahlter Urlaub in Belgien

Mitarbeiter, die im Vorjahr gearbeitet haben, haben Anspruch auf 20 Tage (oder vier Wochen) bezahlten Urlaub. Weißkardige Arbeitnehmer erhalten ihr Urlaubsgeld direkt vom Arbeitgeber. Blaumkardige erhalten es über eine Sozialversicherungskasse.

In Belgien haben Arbeitnehmer im Allgemeinen Anspruch auf bezahlten Krankenurlaub. Die genauen Modalitäten variieren je nach Branche und Tarifverträgen. In der Regel können Ihre Mitarbeiter bis zu 90 Tage Krankheitsurlaub pro Jahr nehmen.

Der bezahlte Krankenstand beginnt in der Regel nach eine oder zwei Tage Wartezeit. Arbeitnehmer müssen Ihnen ein ärztliches Attest vorlegen, um Anspruch auf Krankheitsurlaub zu haben. Die Höhe des Krankengeldes variiert je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit und Tarifverträgen. Es wird meist als Prozentsatz des regulären Gehalts berechnet. Bei Langzeiterkrankungen können zusätzliche Leistungen oder spezielle Regelungen gelten.

Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub

Belgien bietet großzügige Mutterschaftsurlaubsleistungen: Mütter haben Anspruch auf 15 Wochen (bzw. 3 ½ Monate) bezahlte Freistellung. Während der ersten 90 Tage des Mutterschaftsurlaubs erhalten belgische Mütter 90 % ihres durchschnittlichen Einkommens, höchstens einen bestimmten täglichen Betrag. Nach dieser Anfangsphase können sie Anspruch auf weiteren Mutterschaftslohn für eine begrenzte Zeit haben.

Väter und Co-Eltern haben Anspruch auf 15 Tage bezahlten Vaterschaftsurlaub, der mit 90 % ihres durchschnittlichen Einkommens vergütet wird.

Sozialsystem in Belgien

Das belgische Sozialsystem ist umfassend und deckt viele Leistungen ab. Diese werden durch Beiträge von Arbeitgebern und Arbeitnehmern finanziert. Sozialversicherungsbeiträge werden vom Gehalt des Mitarbeiters abgezogen. Als Arbeitgeber leisten Sie ebenfalls einen Prozentsatz basierend auf ihrem Lohn.

Das Sozialsystem finanziert mehrere Programme, darunter:

Renten

Arbeitnehmer zahlen während ihrer Laufbahn in das staatliche Rentensystem ein. Nach der Rente können sie eine Rente basierend auf der Dauer ihrer Beschäftigung und den gezahlten Beiträgen erhalten.

Es gibt zwei Hauptarten von Renten: eine gesetzliche Rente und eine Zusatzrente. Die gesetzliche Rente ist für alle garantiert. Die Zusatzrente wird durch Arbeitgeber über Pensionspläne bereitgestellt.

Gesundheitsvorsorge:

Belgien bietet eines der besten Gesundheitssysteme Europas. Es wird teilweise durch Sozialversicherungsbeiträge finanziert. Arbeitnehmer und ihre Angehörigen haben Anspruch auf Gesundheitsleistungen. Medizinische Ausgaben werden über Krankenversicherungsfonds abgerechnet, die für alle Arbeitnehmer verpflichtend sind.

Arbeitslosengeld:

Das Sozialsystem unterstützt auch Arbeitnehmer, die ihren Job unverschuldet verlieren. Die Höhe dieser Leistungen hängt von den Beiträgen, vorherigen Löhnen und der Familiensituation ab. Um Anspruch zu haben, müssen die Arbeitnehmer bestimmte Voraussetzungen erfüllen, z. B. eine Mindestzeit gearbeitet haben.

Familienzulagen:

Arbeitnehmer erhalten finanzielle Unterstützung, um die Kosten der Kindererziehung zu decken. Diese Familienzulagen werden monatlich ausbezahlt.

Arbeitsunfälle und Berufserkrankungen:

Belgisches Sozialsystem deckt Arbeitsunfälle sowie Erkrankungen, die am Arbeitsplatz entstehen. Leistungen umfassen medizinische Versorgung, Entschädigung für Verdienstausfall und Invaliditätszahlungen.

Beitragssätze und Zahlungen

Stand 2023 liegt der Beitragssatz des Arbeitgebers für die Sozialversicherung bei etwa 25 % des Bruttogehalts des Mitarbeiters. Die Arbeitnehmer tragen ca. 13 % bei. Diese Sätze können sich je nach Wirtschaftspolitik und Regierung verändern. Als Arbeitgeber sind Sie verantwortlich für die Berechnung und Zahlung dieser Beiträge. Diese werden in der Regel vierteljährlich geleistet.

Gehaltsabrechnungs-Audits

Gehaltsabrechnungsprüfungen sind in Belgien üblich, um die Einhaltung der Arbeitsgesetze und steuerlichen Vorgaben sicherzustellen. Sie müssen detaillierte Aufzeichnungen über Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsbeiträge und Steuerzahlungen führen. Diese Unterlagen sind bei Prüfungen essenziell, da Unstimmigkeiten zu Strafen führen können.

Regelmäßige Audits helfen Unternehmen, rechtliche Probleme zu vermeiden. Sie gewährleisten zudem die vollständige Einhaltung belgischer Gehaltsstandards. Bleiben Sie informiert über regulatorische Neuerungen, die sich auf die Gehaltsabrechnung auswirken könnten.

Abschließende Gedanken

Belgien ist ein hervorragender Standort für Geschäftsexpansionen, da es einen ausgewogenen Arbeitsmarkt und eine strukturierte Gehaltsabrechnungsvorschriften bietet. Die Navigation durch sich ändernde Vorschriften und Steueranforderungen kann jedoch komplex sein. Die Zusammenarbeit mit einem globalen Payroll-Partner kann Ihnen dabei helfen, diese Herausforderungen reibungslos zu bewältigen und compliant zu bleiben.

FAQs

Was ist der Mindestlohn in Belgien?

Der Mindestlohn in Belgien für 2024 beträgt €2.061,21 pro Monat.

Wie funktioniert die Bezahlung von Überstunden in Belgien?

Nach drei Monaten Beschäftigung haben Arbeitnehmer Anspruch auf Überstundenzuschlag. Diese beträgt 50 % zusätzlich zum regulären Lohn bei Überstunden und doppelten Satz bei Arbeit an Sonntagen oder Feiertagen.

Welche Steuern müssen Arbeitgeber in Belgien beachten?

Arbeitgeber müssen Einkommensteuern einbehalten, die je nach Einkommen des Mitarbeiters zwischen 0 % und 55 % liegen.