Sobald Sie anfangen, Menschen einzustellen, um Ihnen bei Ihrer Arbeitsbelastung zu helfen, stehen Sie vor Entscheidungen bezüglich ihrer Art der Beschäftigung. Sie könnten sich entscheiden, jemanden in Vollzeit einzustellen. Manchmal ist ein Contractor möglicherweise die bessere Option.
Es ist wichtig, den Unterschied zwischen einem unabhängigen Contractor und einem Arbeitnehmer zu verstehen. Dies wird beeinflussen, wie sie zu Ihrem Unternehmen beitragen können und wie Sie sie bezahlen. Sie müssen auch den Unterschied zwischen den Formularen 1099 und W-2 verstehen, um die Einhaltung der Vorschriften während der Steuerzeit sicherzustellen.
Hier ist alles, was Sie über 1099-Contractors und W-2-Mitarbeiter wissen müssen. Lassen Sie uns die Vorteile beider diskutieren und was Sie beim Einstellen beider erwarten sollten.
Was ist der Unterschied zwischen einem unabhängigen Contractor und einem Arbeitnehmer?
Es gibt mehrere Unterschiede zwischen einem Contractor und einem Arbeitnehmer, die jeder Arbeitgeber kennen sollte.
Wenn Sie einen Arbeitnehmer einstellen, stellen Sie ihn in der Regel in Vollzeit oder Teilzeit ein, und Sie können steuern, welche Arbeit er für Ihr Unternehmen verrichtet. Sie entscheiden, wann er arbeitet, woran er arbeitet und wie er die Aufgabe erledigt.
Auf der anderen Seite arbeiten unabhängige Contractors auf Vertragsbasis. Bei Contractors müssen Sie die Anforderungen im Voraus definieren und sich auf Fristen, Liefergegenstände und Preise einigen. Diese Zusammenarbeit kann etwas einschränkend sein und erfordert mehr Vorausplanung. Aber sobald der Vertrag endet, enden auch Ihre Verpflichtungen gegenüber dem Contractor.
Beide können Arbeiten für Ihr Unternehmen ausführen. Aber hier sind einige Dinge, die Sie berücksichtigen sollten:
1. Grad der Autonomie
Wenn Sie jemanden in Vollzeit einstellen, haben Sie die volle Freiheit, seine Arbeitsbelastung zu steuern. Sie können die Regeln festlegen, wann, wo und wie Ihr Mitarbeiter arbeiten soll. Ihr Mitarbeiter kann auch zusätzliche Verantwortlichkeiten übernehmen. Er wird die Unternehmensrichtlinien und Ihre Anweisungen befolgen, wenn er die Arbeit ausführt.
Unabhängige Contractors sind ihre eigenen Chefs. Ein unabhängiger Contractor legt seine eigenen Arbeitszeiten und Löhne fest. Im Gegensatz zu Mitarbeitern folgen sie meist einem Satz bewährter Praktiken für die Arbeit, anstatt Ihren Richtlinien zu folgen.
Unabhängige Contractors berücksichtigen möglicherweise Ihre Präferenzen und Anforderungen oder auch nicht. Sie sind autonomer, wenn es um ihre Arbeitsbelastung geht. Wenn Sie mehr Kontrolle über die Arbeit haben möchten, könnte ein Mitarbeiter die bessere Wahl sein. Aber unabhängige Contractors werden wahrscheinlich die Aufgabe schnell und effizient erledigen. Sie benötigen auch keine oder nur wenig Überwachung.
2. Fachwissen
Der Hauptgrund, warum Arbeitgeber sich entscheiden, unabhängige Contractors einzustellen, ist, dass sie meist über eine spezielle Fähigkeit verfügen. Sie haben eine Nischenexpertise, die Ihr Unternehmen momentan benötigen könnte. Sie können darauf vertrauen, dass sie die Arbeit viel schneller erledigen, als wenn Sie einen Ihrer Mitarbeiter schulen müssten.
Unabhängige Contractors arbeiten auch oft auf Need-to-Know-Basis, sodass Sie den detaillierten Onboarding-Prozess überspringen können. Kurz gesagt, Sie können sich auf unabhängige Contractors verlassen, um die Arbeit viel schneller zu erledigen als ein regulärer Mitarbeiter.
3. Loyalität
Wenn Sie Mitarbeiter mit unabhängigen Contractors vergleichen, fällt die Loyalität als entscheidender Unterschied auf. Sie werden schnell feststellen, dass Contractors nicht das gleiche Loyalitätsgefühl gegenüber Ihrem Unternehmen haben wie Ihre Mitarbeiter.
Bei Mitarbeitern arbeiten Sie auf ein gemeinsames Ziel hin. Ein 1099-Contractor wird sich darauf konzentrieren, die Arbeit schnell und effizient zu erledigen und dafür bezahlt zu werden. Ein unabhängiger Contractor wird sich bemühen, seinen Teil der Arbeit abzuschließen. Aber er hat möglicherweise kein Interesse am größeren Zusammenhang Ihres Unternehmens.
Außerdem gibt es keine Regelung, die den Contractor daran hindert, gleichzeitig mit vielen Unternehmen zu arbeiten. Es sei denn, Sie unterzeichnen eine NDA oder eine ähnliche Vereinbarung, kann der unabhängige Contractor die gewonnenen Erfahrungen für andere Projekte nutzen.
Es gibt auch die Frage der IP-Rechte, die Sie ebenfalls im Voraus mit einem unabhängigen Contractor besprechen sollten. Bei einem Mitarbeiter gehören die Rechte an geistigem Eigentum automatisch dem Unternehmen. Das ist bei unabhängigen Contractors nicht der Fall.
4. Flexibilität
Ein weiterer großer Vorteil der Einstellung unabhängiger Contractors ist die Flexibilität. Sie können unabhängige Contractors für kurzfristige Jobs und Aufgaben einstellen. Sie können sich auf sie verlassen, wenn Aufgaben nur wenige Stunden dauern, zum Beispiel. Oder wenn die Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters nicht die kosteneffizienteste Lösung ist.
Manchmal handelt es sich um ein einmaliges Projekt, das Sie in Zukunft nicht mehr benötigen. Die Einstellung unabhängiger Contractors kann auch eine gute Idee sein, wenn Sie spezielle Fachkenntnisse benötigen.
Sobald Ihr Vertrag abgeschlossen ist, sind Sie nicht mehr an den Contractor gebunden. Es sei denn, Sie haben mehr Arbeit für ihn, dann sucht er möglicherweise nach anderen Projekten und Verträgen. Die Beendigung eines Vollzeitmitarbeiters ist ein viel komplexerer Prozess. Genau wie sie kein spezielles Onboarding benötigen, brauchen Sie auch kein Offboarding für unabhängige Contractors, unter anderem.
5. Preis
Unabhängige Contractors können je nach Art der Arbeit, für die Sie einstellen, kosteneffektiver sein. Wenn Sie Aufgaben gelegentlich abdecken müssen, könnte die Einstellung eines Contractors eine gute Option sein.
Da Sie keine Steuern und Sozialleistungen für einen Contractor zahlen müssen, erscheinen sie möglicherweise günstiger. Allerdings müssen die Contractors diese selbst zahlen. Daher werden ihre Stundenlöhne wahrscheinlich diesen Aufschlag widerspiegeln, verglichen mit dem Stundenlohn eines Mitarbeiters.
Wenn Sie sie also nur gelegentlich benötigen, könnte die Einstellung als Mitarbeiter teurer sein. Aber wenn Sie sie häufig wieder einstellen müssen, ist die Vollzeitbeschäftigung möglicherweise kosteneffektiver. Wenn Sie sie in Vollzeit benötigen und sie Ihrem Angebot zustimmen, wird die Umwandlung in einen Mitarbeiter auf lange Sicht viel kosten sparen.
Was ist der Unterschied zwischen 1099 vs W-2?
Jetzt, da der Unterschied zwischen beiden klar ist, müssen Sie verstehen, wie die Steuerformulare am Jahresende passen. In Bezug auf 1099 vs W-2 senden Sie als Unternehmen eines der beiden Formulare an Ihre Mitarbeiter oder unabhängigen Contractors.
Das W-2-Formular wird Ihren Mitarbeitern jedes Jahr bis Ende Januar zugesandt. Dieses Formular enthält Informationen, die sie benötigen, um ihre Steuern einzureichen, wie z.B. ihre Löhne und einbehaltene Steuern.
Das 1099-Formular, genauer gesagt 1099-NEC, wird an unabhängige Contractors gesendet. Als Unternehmen müssen Sie jedem Contractor, dem Sie im Jahr 600 USD oder mehr gezahlt haben, bis Ende Januar eine 1099-NEC schicken.
Um dies tun zu können, sollten Sie Ihren Contractor zuerst bitten, Ihnen ein W-9-Formular zu schicken. Es enthält alle relevanten Informationen, die Sie benötigen, um die 1099-NEC auszufüllen und zu versenden. Der Contractor nutzt dann die Informationen aus der 1099, um Einkommen und Ausgaben für sein Geschäft zu melden.
Klassifizierung von Arbeitnehmern
Es ist wichtig, den Unterschied zwischen diesen Steuerformularen zu verstehen. Aber Sie müssen auch die Parameter im Blick behalten, die unabhängige Contractors von Arbeitnehmern unterscheiden.
Fehlerhafte Klassifizierung von Arbeitnehmern kann eine ernsthafte Bedrohung für ein Unternehmen darstellen. Im Wesentlichen müssen Sie für Arbeitnehmer Gehalt zahlen, Steuern einbehalten und gesetzliche Leistungen gewähren. Das gilt nicht für unabhängige Contractors, die im Gegenzug eine gewisse Freiheit haben, die für Arbeitnehmer nicht gilt.
Das IRS hat eine strenge Reihe von Richtlinien, wie Sie Ihre Arbeitnehmer klassifizieren. Einige Linien sind aufgrund der wachsenden Gig Economy möglicherweise etwas verschwommen. Dennoch ist es wichtig, zu verstehen, wie Sie Ihre Arbeitnehmer klassifizieren, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
Mehrere Faktoren spielen eine Rolle, um zu erkennen, ob jemand ein Arbeitnehmer oder ein unabhängiger Contractor ist. Diese drehen sich um das Maß an Unabhängigkeit, das sie bei der Arbeit haben. Wenn jemand Vollzeit arbeitet und ein festes Gehalt auf monatlicher oder wöchentlicher Basis erhält, ist er wahrscheinlich ein Arbeitnehmer. Unabhängige Contractors legen ihre Arbeitszeiten fest und werden nach Abschluss des Vertrags bezahlt.
Ein Arbeitnehmer arbeitet typischerweise in einem Büro. Er nutzt die Ausrüstung des Unternehmens und folgt den Richtlinien des Unternehmens, anstatt einem universellen Satz bewährter Praktiken. Seine tägliche Arbeitsbelastung kann sich ändern, und er kann zusätzliche Arbeit übernehmen.
Ein unabhängiger Contractor hat das Recht, zu wählen, wo er arbeitet, wie er die Aufgabe erledigt und welche Werkzeuge er verwenden oder an welchen er arbeiten möchte. Ob er mehr Arbeit annimmt, liegt bei ihm, und er wird wahrscheinlich für viele Unternehmen gleichzeitig arbeiten.
Was passiert, wenn ich einen Arbeitnehmer falsch klassifiziert habe?
Wenn Sie feststellen, dass Ihr unabhängiger Contractor eher in Richtung W-2 als 1099 tendiert, sollten Sie mit ihm sprechen, um ihn als Arbeitnehmer einzustellen. Es gibt viele Vorteile, einen Arbeitnehmer zu haben, und es wird auf lange Sicht eine kosteneffizientere Option sein.
Fehlerhafte Klassifizierung eines Arbeitnehmers kann zu ernsthaften Strafen und Gebühren führen. In der Regel muss der Arbeitgeber rückwirkend Sozialversicherungs- oder Rentenbeiträge zahlen. Der Arbeitgeber wird wahrscheinlich auch rückwirkende Leistungen, Gehalt, Überstunden und Urlaubsvergütungen zahlen müssen. Es können auch Strafen und Gebühren anfallen.
Einige Länder legen eine erhebliche persönliche Verantwortung auf Arbeitgeber bei der Fehlklassifizierung eines Arbeitnehmers. Es kann dazu führen, dass die Direktoren, die einen Arbeitnehmer falsch klassifiziert haben, mit Geldstrafen belegt werden, und in einigen Ländern sogar mit Freiheitsstrafen.
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Contractor ein Arbeitnehmer ist, konsultieren Sie die IRS-Richtlinien oder Ihren globalen Payroll-Anbieter. Sie werden Ihnen Einblick geben, der für Ihr Unternehmen und Ihre aktuelle Situation relevant ist.
Beispiele für 1099- vs. W-2-Arbeitnehmer
Es kann schwierig sein zu verstehen, ob Sie jemanden als Arbeitnehmer oder Contractor einstellen sollten. Hier sind einige Beispiele aus der Praxis, um den Unterschied zu verdeutlichen.
Sie könnten jemanden als 1099 einstellen, wenn er:
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Berater, die Ihrem Unternehmen bei Projekten mit klarem Start- und Enddatum helfen.
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Webdesigner und Entwickler, die projektbezogen arbeiten.
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Freiberufliche Autoren, die Sie pro Artikel und nicht pro Stunde bezahlen.
Aber Sie sollten all diese als W-2-Arbeitnehmer einstellen, wenn:
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Die Berater eher als Projektmanager denn als einmalige Berater arbeiten.
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Sie könnten entscheiden, Webdesigner in Vollzeit einzustellen, wenn Sie laufende Designs für Ihr Marketingteam benötigen. Oder wenn Sie Upgrades oder laufende Wartung an Ihrer Website oder App durchführen lassen möchten, sollten Sie Webentwickler als W-2 einstellen.
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Wenn Sie möchten, dass Ihre Autoren regelmäßig festgelegte Arbeitszeiten haben.
Die Kosten von W-2 vs 1099
Es besteht ein verbreitetes Missverständnis, dass 1099-Contractors günstiger sind als die Einstellung eines Mitarbeiters in Vollzeit. Die Wahrheit ist, dass die Kosteneffizienz von Fall zu Fall unterschiedlich ist.
Meistens enden die Stundenlöhne für den Contractor und einen Mitarbeiter in etwa gleich. Geschäftsinhaber denken im Allgemeinen, dass ein Contractor günstiger ist. Das liegt daran, dass sie nicht verpflichtet sind, Steuern oder Renten- und Krankenversicherungen einzubehalten.
Der Contractor zahlt diese jedoch selbst, sodass sie wahrscheinlich in seinen monatlichen oder stündlichen Tarif eingerechnet sind. Das Gleiche gilt für Arbeitsequipment, HR-Aktivitäten und andere geschäftsbezogene Aufgaben. Sie kalkulieren die typischen Aufgaben eines Arbeitgebers in ihren Preis ein, was oft den Stundenlohn beeinflusst.
Zum Beispiel: Angenommen, Sie haben einen W-2-Mitarbeiter mit einem Grundgehalt von 100.000 USD pro Jahr. Wenn Sie die Vorteile hinzufügen, die normalerweise zwischen 15-30 % liegen, kostet dieser Mitarbeiter Ihr Unternehmen bis zu 130.000 USD. Durch Division durch die gearbeiteten Stunden kostet Sie dieser Mitarbeiter etwa 62 USD pro Stunde.
Aber auch Ihr unabhängiger Contractor hat die gleichen Vorteile und Beiträge zu erfüllen. Außerdem zahlen unabhängige Contractors im Durchschnitt mehr Steuern. Es gibt auch die Kosten für die Vorteile, die einem Mitarbeiter normalerweise gewährt werden. Sie müssen Krankheitsurlaub, Urlaubstage, Ausrüstungskosten, Zeit für HR-Aktivitäten, Büroräume und vieles mehr in ihren Stundenlohn einrechnen.
Um das Grundgehalt von 100.000 USD zu erreichen, muss Ihr Contractor wahrscheinlich mehr als 80 USD pro Stunde verlangen, um das Gehalt eines Mitarbeiters zu decken. Wenn Sie einen Contractor für ein Vollzeitprojekt einstellen, das ein Jahr dauert, zahlen Sie wahrscheinlich mehr als 166.000 USD.
Langfristig kann die Einstellung eines Contractors teurer sein als die eines Mitarbeiters in Vollzeit.
Sollten Sie einen W-2 oder 1099 einstellen?
Ob Sie einen Mitarbeiter oder einen unabhängigen Contractor einstellen sollten, hängt von den aktuellen und langfristigen Geschäftsbedürfnissen ab. Beide haben Vor- und Nachteile, und es ist wichtig, diese realistisch zu bewerten, bevor Sie einstellen.
Die Einstellung eines Contractors kann eine schnelle und kosteneffiziente Möglichkeit sein, die Arbeit zu erledigen, wenn Sie jemanden für gelegentliche Aufgaben benötigen. Sie verfügen auch oft über nischenbezogenes Fachwissen und können schnell mit Projekten beginnen, da kein langwieriger Onboarding-Prozess erforderlich ist.
Wenn Sie jedoch häufig auf Ihren Contractor angewiesen sind, könnte es sinnvoll sein, ihn in einen Mitarbeiter umzuwandeln. Sie könnten Interesse daran zeigen, ein dauerhaftes Mitglied des Teams zu werden, was ein weiterer guter Grund ist, ihn in einen Mitarbeiter umzuwandeln.
Ist es besser, ein W-2 oder 1099 zu sein?
Ob Sie ein 1099-Contractor oder eine Anstellung als W-2 anstreben, hängt von Ihren persönlichen Präferenzen ab.
Als unabhängiger Contractor sind Sie Ihr eigener Chef. Wahrscheinlich müssen Sie eine Einzelunternehmung gründen und Ihre Vorteile sowie Steuern selbst zahlen. Als Arbeitnehmer können Sie sich darauf verlassen, dass Ihr Arbeitgeber Löhne und Vorteile bereitstellt.
Als 1099-Contractor haben Sie mehr Freiheit bei der Wahl, für wen Sie arbeiten, wie und wann. Ein Contractor kann gleichzeitig mehr als einen Arbeitgeber haben. Sie benötigen starke Organisationsfähigkeiten, um Zeit und Geld bei mehreren Projekten zu verwalten.
Als W-2-Mitarbeiter haben Sie Anspruch auf bestimmte Vorteile. Dazu gehören gesetzliche Leistungen, aber auch Renten, Gesundheitsversorgung und andere Vergünstigungen.
Als unabhängiger Contractor müssen Sie Wege finden, einige dieser Vorteile auszugleichen. Sie müssen potenzielle Urlaubs- und Krankentage in Ihren Stundenlohn einrechnen. Außerdem müssen Sie Systeme finden, um neue Kunden zu akquirieren und Rechnungen sowie Finanzen zu verwalten. Als Contractor müssen Sie Anpassungen vornehmen, um Dinge zu berücksichtigen, um die sich Arbeitnehmer keine Sorgen machen müssen.
Wenn Sie mehr Unabhängigkeit in Ihrer Arbeit wünschen, könnte die Arbeit als 1099-Contractor gut zu Ihnen passen. Wenn Sie den Komfort eines festen Gehalts und entsprechender Vorteile bevorzugen, ist eine W-2-Anstellung möglicherweise die bessere Wahl.
