Wichtige Erkenntnisse:

• 1. Die Beratung mit lokalen Experten hilft Ihnen, länderspezifische Arbeitsgesetze zu navigieren. Es ist wichtig, Compliance-Probleme zu vermeiden, da diese kostspielig werden können. Erwägen Sie die Zusammenarbeit mit einem globalen Payroll-Anbieter oder einem Employer of Record (EOR).
• 2. Stellen Sie sicher, dass Sie sich darüber informieren, was Sie über die Gehaltsabrechnung in neuen Ländern wissen müssen. Die richtigen Fragen im Voraus zu stellen, kann die Einrichtung der Gehaltsabrechnung vereinfachen und sicherstellen, dass Sie lokale Standards erfüllen.
• 3. Erwägen Sie die Verwendung integrierter Payroll-Software. Sie kann Fehler reduzieren, Steuerberechnungen vereinfachen und die Verwaltung der globalen Gehaltsabrechnung effizienter gestalten.

Die Expansion Ihres Geschäfts in neue Länder bietet große Chancen: neue Talente und Kunden. Aber die grenzüberschreitende Gehaltsabrechnung erhöht die täglichen Verantwortlichkeiten erheblich.

Um die globale Gehaltsabrechnung zu managen, müssen Sie die lokalen Gesetze und Vorschriften verstehen. Diese sind essenziell, um Compliance zu wahren und hohe Gebühren sowie Strafen zu vermeiden. Neben der Zufriedenheit der Regierung hilft das Verständnis der lokalen Gesetze auch dabei, Ihre Mitarbeiter glücklich zu machen. Sie werden es schätzen, zu wissen, dass ihr Lohn und ihre Vorteile sicher sind.

Wie können Sie all dies erfüllen, besonders wenn Sie in vielen verschiedenen Ländern einstellen? Um die globale Gehaltsabrechnung zu erleichtern, könnten Sie sich auf ein solides globale Payroll-System verlassen.

Wie finden Sie den richtigen globalen Gehaltsabrechnungspartner?

Bei der Auswahl eines globalen Payroll-Anbieters beginnen Sie mit der Bewertung der Erfahrung des Anbieters. Sie müssen auch verstehen, ob Ihr neuer Partner in den Ländern präsent ist, in denen Sie tätig werden möchten. Suchen Sie nach einem Anbieter mit nachweislicher Erfahrung in der Gehalts-Compliance, da dies sicherstellt, dass sie lokale Vorschriften und Steuerpflichten erfüllen können.

Es ist außerdem wichtig, ihre Technologie zu bewerten. Bevor Sie sich anmelden, prüfen Sie, ob ihre Plattform benutzerfreundlich ist. Fragen Sie auch, ob die Plattform in Ihr bestehendes HR- und Buchhaltungssystem integrierbar ist.

Berücksichtigen Sie Anbieter, die flexible Dienstleistungen anbieten, wie z. B. ein Employer of Record-Modell, falls Sie noch keine rechtliche Einheit in jedem Land haben. Bei der Wahl Ihres Partners sollten Sie den Kundensupport priorisieren. Ein zuverlässiger Anbieter sollte stets zur Verfügung stehen, um bei auftretenden Problemen zu helfen, damit Ihr Team pünktlich und korrekt bezahlt wird.

Wie kann ein globales Payroll-System erfolgreich implementiert werden?

Nachdem Sie den richtigen globalen Payroll-Partner gefunden haben, ist es an der Zeit, zu verstehen, wie das System in Ihren aktuellen Payroll-Workflow integriert werden kann. Wir führen Sie durch vier wesentliche Schritte, um einen globalen Payroll-Prozess erfolgreich einzurichten.

1. Konsultieren Sie lokale Experten, um die Einhaltung der Vorschriften zu sichern

Jedes Land hat einzigartige Arbeitsgesetze, Steuerregelungen und Gehaltsanforderungen. Die Konsultation mit lokalen Experten ist unerlässlich, um diese Unterschiede zu navigieren und die Compliance sicherzustellen. Zum Beispiel müssen Arbeitgeber in manchen Ländern Sozialversicherungsbeiträge in bestimmten Formen leisten. Ohne dieses Wissen könnte Ihr Unternehmen mit Strafen oder Verzögerungen konfrontiert werden.

Lokale Experten können aktuelle Einblicke zu Arbeitsgesetzen, Steuercodes und anderen Vorschriften bieten. Sie können auch bei der Erstellung von Arbeitsverträgen helfen, die den lokalen Standards entsprechen. Die Zusammenarbeit mit jemandem, der die lokalen Regeln kennt, bedeutet, dass Sie keine wichtigen Anforderungen übersehen. So vermeiden Sie die lange Lernkurve bei globaler Expansion.

2. Wichtige Erkenntnisse durch die richtigen Fragen sammeln

Der nächste Schritt ist, die notwendigen Informationen zu sammeln, um die lokalen Arbeitspraktiken zu verstehen. Zu wissen, worauf man fragen muss, hilft Ihnen, die Payroll von Anfang an korrekt einzurichten. Hier einige entscheidende Fragen zur Steuerung Ihrer Recherche:

• Was sind die üblichen Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche?

• Welche obligatorischen und freiwilligen Zusatzleistungen müssen eingeschlossen werden?

• Welche Einkommensarten müssen versteuert werden, und wie werden Steuern berechnet?

• Welche Mitarbeitenden-Dokumente müssen gesammelt und aufbewahrt werden?

Durch die Beantwortung dieser Fragen können Sie potenzielle Compliance-Probleme erkennen und planen, wie Sie diese lösen. Zum Beispiel könnte in manchen Ländern die Standardarbeitswoche 35 Stunden betragen, während in anderen eine 48-Stunden-Woche üblich ist. Das Wissen um diese Unterschiede hilft Ihnen, Arbeitsangebote zu erstellen, die mit den lokalen Normen übereinstimmen.

3. Essenzielle Mitarbeitendendokumente sammeln und sichern

Sobald Sie internationale Mitarbeitende eingestellt haben, müssen Sie deren unverzichtbare Dokumente sammeln und sichern. Jedes Land hat spezifische Anforderungen an Mitarbeitendenakten, die umfassen könnten:

• Identifikationsnummern, wie Sozialversicherungs- oder Steuer-ID-Nummern

• Nachweise über die Arbeitsberechtigung, z. B. Arbeitserlaubnisse oder Aufenthaltsgenehmigungen

• Bankdaten für Gehaltsüberweisungen

• Krankenversicherungs- und Rentenunterlagen

• Unterzeichnete Verträge und Bestätigungen zu Unternehmensrichtlinien

Stellen Sie sicher, dass Sie diese Dokumente sorgfältig behandeln und sicher aufbewahren. Der falsche Umgang oder der Verlust sensibler Informationen kann zu schweren Strafen und rechtlichen Problemen führen. Das Erstellen einer Checkliste mit den erforderlichen Dokumenten für jedes Land kann diese Phase vereinfachen. Es hilft auch, die Einhaltung der lokalen Datenschutzgesetze sicherzustellen.

4. Integrieren Sie globale Payroll-Software in bestehende Systeme

Die Verwaltung der Payroll für ein globales Team ist komplex, aber Payroll-Software kann dies vereinfachen. Überlegen Sie, die globale Payroll-Software in Ihre bestehenden Managementsysteme zu integrieren. Damit können Sie Berichterstattung vereinfachen, Steuerberechnungen automatisieren und Fehler reduzieren. Hier einige Schlüssel-Integrationen:

• HRIS (Human Resource Information System). Ein HRIS erfasst Mitarbeitendendaten, Anwesenheit und Kosten. Dieses System macht die Payroll-Verarbeitung schneller und einfacher.

• Spesenmanagement. Dieses System überwacht Mitarbeitenden-Spesen. Es hilft, alle Auszahlungen wie Reisen oder Geschäftsausgaben zu verfolgen und zu bearbeiten.

• Single Sign-On (SSO). SSO erhöht die Sicherheit, indem Mitarbeitende mit einem Login auf viele Systeme zugreifen können. Diese Integration verringert das Risiko von passwortbezogenen Sicherheitsverletzungen und vereinfacht den Zugriff.

Herausforderungen bei der Verwaltung der globalen Payroll ohne ein globales Payroll-System

Die manuelle Verwaltung der globalen Payroll ist herausfordernd und risikobehaftet. Ohne ein zentrales Payroll-System wird die Handhabung unterschiedlicher Währungen, die Einhaltung von Steuerregelungen und die pünktliche Bezahlung erschwert. Fehler können zu kostspieligen Strafzahlungen und Schädigung Ihres Rufes führen.

Der Einsatz von globaler Payroll-Software hilft Ihnen, diese Fallstricke zu vermeiden, indem viele Prozesse automatisiert werden. Es stellt sicher, dass Sie lokale Anforderungen erfüllen, menschliche Fehler minimieren und Änderungen im Arbeitsrecht stets im Blick behalten.

Fazit

Die Planung und Implementierung eines globalen Payroll-Systems mag komplex erscheinen. Aber wenn Sie diese vier Schritte befolgen, können Sie einen zuverlässigen und effizienten Prozess aufbauen.

Die Beratung mit lokalen Experten sorgt für Compliance. Das Stellen der richtigen Fragen liefert die nötigen Einblicke. Das Sammeln und Sichern von Dokumenten hält Sie organisiert. Schließlich vereinfacht der Einsatz integrierter Payroll-Software alles.

Mit einem guten Payroll-Prozess können Sie sich auf das Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren statt auf administrative Kopfschmerzen.

FAQs:

Was bedeutet die Implementierung von globaler Payroll?

Die Implementierung von globaler Payroll bedeutet, Prozesse einzurichten, um Mitarbeitendenzahlungen in verschiedenen Ländern zu verwalten. Es stellt die Einhaltung der Vorschriften in jedem Standort sicher.

Warum brauche ich einen lokalen Experten für die globale Payroll?

Lokale Experten helfen, die Einhaltung der einzigartigen Arbeitsgesetze und Steueranforderungen sicherzustellen. Das reduziert das Risiko von Strafen und rechtlichen Problemen.

Welche Dokumente werden für internationale Payroll benötigt?

Übliche Dokumente umfassen Steuer-ID-Nummern, Nachweise zur Arbeitsberechtigung und Bankdaten. In der Regel sind auch Nachweise über Krankenversicherung und Renten erforderlich, wobei die genauen Anforderungen je nach Land variieren.