Ultimativer Leitfaden: Einstellung von Remote-Arbeitern im Vereinigten Königreich – Leitfaden 2026

Zentrale Erkenntnisse:

• 1. Die Arbeitsgesetze im Vereinigten Königreich gelten sowohl für Büroangestellte als auch für Remote-Arbeiter. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Mindestlohn, bezahlte Freizeit und andere gesetzliche Leistungen für Remote-Mitarbeiter bereitzustellen.
• 2. Einen schriftlichen Vertrag zu haben, ist im Vereinigten Königreich nicht verpflichtend. Stattdessen ist eine schriftliche Beschäftigungserklärung das obligatorische Dokument, das Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern vorlegen sollten.
• 3. Die wichtigsten Elemente des britischen Gehaltsabrechnungssystems umfassen Steuer-Codes, das PAYE (Pay As You Earn)-System, die Ausstellung von P45, P60 und P11D-Formularen sowie nationale Versicherungsbeiträge.

Das Vereinigte Königreich ist mit der Einstellung von Personen, die remote arbeiten, vertraut. Im Jahr 2020 wandten sich mehr als 56 % der Belegschaft wegen des Coronavirus an die Fernarbeit. Statistiken zeigen, dass im Jahr 2023 viele britische Arbeitnehmer ihren Remote-Status beibehielten](https://standout-cv.com/remote-working-statistics-uk#:~:text=Key%20UK%20remote%20work%20statistics%202023&text=40%25%20of%20employers%20now%20require,office%205%20days%20per%20week.&text=16%25%20of%20UK%20workers%20currently,a%20fully%20remote%20work%20model.). Der Anteil der vollständig remote arbeitenden Personen liegt bei 10 %, und Personen, die gelegentlich von zu Hause arbeiten, machen 29 % aus.

Viele Arbeitnehmer schätzen ihre Home-Office-Regelungen sehr. Es bietet mehr Flexibilität und eine bessere Balance zwischen Arbeit und Privatleben. Für Unternehmen ist es zudem leicht, die Vorteile der Einstellung von Remote-Mitarbeitern zu erkennen. Sie erhalten Zugriff auf eine vielfältige Belegschaft und globale Talente und reduzieren gleichzeitig die Gemeinkosten.

Allerdings hat jedes Land seine eigenen Gesetze und Vorschriften zur Fernarbeit, und das Vereinigte Königreich bildet da keine Ausnahme. Nach dem Brexit haben sich viele Änderungen ergeben, die den Einstellungsprozess zusätzlich erschweren.

Hier ist ein Leitfaden, der darauf abzielt, den Einstellungsprozess für remote arbeitende Mitarbeiter im Vereinigten Königreich zu vereinfachen. Er behandelt Arbeits- und Beschäftigungsgesetze sowie die Einhaltung der Vorschriften und gibt Ratschläge für die Einstellung von Remote-Mitarbeitern im Vereinigten Königreich. Zudem werden Schlüsselfaktoren für die Etablierung einer gesunden und langfristigen Zusammenarbeit behandelt.

Für welche Rollen eignet sich Remote-Arbeit besonders?

Remote-Rollen sind in nahezu allen Branchen möglich. Allerdings können nicht alle Positionen remote besetzt werden, und einige erfordern, dass Ihre Mitarbeiter im Büro arbeiten.

Dennoch eignen sich Technologiefachleute und Kreative ideal für Remote-Arbeit. Folgende Rollen könnten Sie remote besetzen:

1. Softwareentwickler,

2. Web- und Grafikdesigner,

3. Kundendienstmitarbeiter,

4. Vertriebsfachleute,

5. Digital Marketers.

Welche Gesetze und Vorschriften gelten für die Einstellung von Remote-Arbeitern im Vereinigten Königreich?

Beim Einstellen von Remote-Mitarbeitern im Vereinigten Königreich ist es wichtig, die relevanten Arbeits- und Beschäftigungsgesetze zu beachten, um die Einhaltung zu gewährleisten. Diese Gesetze schützen sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber, daher ist es wichtig, sie zu kennen, bevor Sie die Stellenanzeige schalten.

Arbeits- und Beschäftigungsgesetze im Vereinigten Königreich

Beachten Sie, dass Remote-Mitarbeiter denselben Schutz genießen wie Ihre Büroangestellten. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, die Einkommensteuer abzuziehen und Lohnaufzeichnungen zu führen. Während Sie bei den Gemeinkosten sparen, müssen Sie dennoch Folgendes bereitstellen:

• Der Mindestlohn beträgt derzeit £11,44 pro Stunde.

• Gesetzlicher Krankengeldanspruch in Höhe von £116,75 pro Woche für bis zu 28 Wochen,

• 28 Tage (bzw. 5,6 Wochen) bezahlter Urlaub jährlich,

• Gesetzliche Freistellung im Notfall

• Gesetzliche Kündigungsentschädigung

• Gesetzliche Mutterschafts-, Vaterschafts-, Eltern-, Adoptions- und gemeinsame Elternzeit sowie -zahlungen.

Arbeitgeber sollten auch die Vorschriften beachten, die Arbeitnehmern das Recht auf flexible Arbeitszeiten einräumen. Es gibt außerdem eine gesetzliche Mindestkündigungsfrist im Falle einer Kündigung. Arbeitgeber sollten außerdem darauf achten, dass die Arbeitnehmer unter dem britischen Arbeitsrecht vor ungerechtfertigter Kündigung geschützt sind.

Je nach Art der Tätigkeit des Arbeitnehmers kann es erforderlich sein, Sicherheitsmaßnahmen oder Versicherungen bereitzustellen. Ebenso müssen sie die Gesetze gegen Diskriminierung einhalten und die Vorschriften zu Arbeitszeiten befolgen.

Ihre Mitarbeiter dürfen im Durchschnitt in der Regel nicht mehr als 48 Stunden pro Woche arbeiten. Sind sie unter 18 Jahre alt, beträgt die Höchstarbeitszeit 40 Stunden pro Woche.

Außerdem sind Sie verpflichtet, Ihren Mitarbeitern Pausen im Vereinigten Königreich zu gewähren. Sie haben Anspruch auf eine 15-minütige Pause alle 4,5 Stunden. Nach sechs Stunden Arbeitszeit steht Ihren Mitarbeitern eine 30-minütige Pause zu, die sowie die vorherigen 15 Minuten umfassen kann.

Einstellung globaler Remote-Teams als Arbeitgeber im Vereinigten Königreich

Wenn Sie Mitarbeiter im Ausland einstellen möchten, müssen Sie möglicherweise zusätzliche rechtliche Anforderungen erfüllen. In der Regel müssen Sie eine Präsenz im Land, in dem Sie einstellen möchten, anmelden. Außerdem müssen Sie die Arbeits- und Beschäftigungsgesetze dieses Landes kennen und die entsprechenden Vorschriften einhalten.

Alternativ könnte es erforderlich sein, Ihre Mitarbeiter ins Vereinigte Königreich zu verlegen, um die Einhaltung sicherzustellen. Dabei müssen Sie Ihren Mitarbeitern bei der Beantragung der nötigen Visa, Genehmigungen und ggf. bei der Umsiedlung unterstützen.

Für kleinere Unternehmen, die nicht in der Lage sind, die Investitionen für eine Niederlassung oder Umsiedlung von Talenten zu tätigen, kann die Einstellung eines EOR im Vereinigten Königreich eine bessere Alternative sein. Dies ermöglicht es Arbeitgebern, global zu rekrutieren, indem sie rechtlich als Arbeitgeber im jeweiligen Land auftreten, während der Mitarbeiter für Sie arbeitet.

Welche Gesetze gelten bei der Einstellung von remote arbeitenden Mitarbeitern im Vereinigten Königreich?

Beim Einstellen von Remote-Mitarbeitern im Vereinigten Königreich ist es wichtig zu wissen, welche Gesetze für Ihr Unternehmen gelten.

Die wichtigste Gesetzesgrundlage für Arbeitsrecht im Vereinigten Königreich ist der Employment Rights Act 1996. Außerdem gelten das Equality Act 2010 und das Health and Safety at Work Act 1974. Diese Gesetze gelten für alle Beschäftigten, unabhängig von ihrem Standort.

Neben diesen allgemeinen Beschäftigungsgesetzen gibt es noch die Working Time Regulations 1998. Diese legen Grenzen für Arbeitsstunden, Pausen und Jahresurlaub fest.

Die Vorschriften zum Gesundheitsschutz (Display Screen Equipment) von 1992 verlangen, dass Arbeitgeber die Risiken bei der Nutzung von Bildschirmarbeitsplätzen durch Remote-Arbeiter bewerten und steuern.

Was Sie bei der Erstellung von Arbeitsverträgen im Vereinigten Königreich berücksichtigen sollten

Obwohl im Vereinigten Königreich ein schriftlicher Vertrag gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, profitieren Arbeitgeber von einem solchen. Es dokumentiert, worauf sich die Parteien geeinigt haben und kann bei Missverständnissen hilfreich sein.

Typische britische Arbeitsverträge beinhalten außerdem mehrere Komponenten, die ebenfalls berücksichtigt werden sollten.

1. Bedingungen und Konditionen

Bedingungen und Konditionen des Arbeitsverhältnisses umfassen die wichtigsten Details. Dazu gehören die Stellenbezeichnung, das Startdatum und Hinweise auf eine Probezeit. Auch die erwarteten Arbeitsstunden und -tage sollten enthalten sein. Wenn der Mitarbeiter remote arbeitet, können diese Angaben optional sein. Ansonsten müssten Sie auch die Büroadresse angeben.

Zusätzlich sollten die Vertragsbedingungen Details zur Vergütung enthalten. Stellen Sie sicher, dass Gehalt, Benefits, vereinbarte Boni und sonstige relevante Informationen angegeben sind.

2. Geheimhaltungsvereinbarung

Die Geheimhaltungsvereinbarung ist einer der wichtigsten Vertragsbestandteile, da sie Ihr Unternehmen und Ihre Kunden schützt. Sie verhindert, dass Mitarbeiter Unternehmensinformationen, die sie während der Anstellung lernen, weitergeben.

3. Wettbewerbsverbot

Einer der Hauptgründe, warum Sie Mitarbeiter statt Contractors einstellen, ist, dass Sie nicht möchten, dass sie mit Wettbewerbern zusammenarbeiten. Eine Wettbewerbsverbotsklausel im Vertrag untersagt den Mitarbeitern, bei einem Wettbewerber zu arbeiten. Sie verbietet auch, dass sie in der gleichen Branche ein eigenes Unternehmen gründen, für eine bestimmte Zeit.

So bleiben Ihre Geschäftsgeheimnisse geschützt, und Sie können Ihre Kunden sowie andere sensible Informationen absichern.

4. Klauseln zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Während es wichtig ist, den Startzeitpunkt festzulegen, ist es ebenso ratsam, den Prozess der Beendigung zu regeln. Es sollten die Bedingungen beschrieben werden, die zur Kündigung des Vertrags führen können. Ebenso sollten Gründe für eine Kündigung und die Kündigungsfristen enthalten sein. Zusätzlich sollten eventuelle nachvertragliche Pflichten des Mitarbeiters geregelt werden.

5. Streitbeilegung

Beide Parteien sollten wissen, was im Falle von Streitigkeiten zu tun ist. Dieser Abschnitt des Vertrags sollte das Verfahren zur Streitbeilegung bei Konflikten umreißen. Er kann Regelungen für Schlichtung und Mediation enthalten. Ebenso sollten zuständige Behörden für die Lösung eventueller Probleme genannt werden.

Schriftliche Beschäftigungserklärung

Ein schriftlicher Beschäftigungsvertrag ist im Vereinigten Königreich gesetzlich nicht vorgeschrieben. Der Arbeitgeber ist jedoch gesetzlich verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine schriftliche Erklärung zu den Beschäftigungsdetails zu geben. Diese sollte dem Arbeitnehmer am ersten Arbeitstag ausgehändigt werden.

Beschäftigungserklärungen sollten relevante Details zum Job enthalten. Ähnlich wie bei den Bedingungen im formellen Vertrag sollten folgende Punkte abgedeckt werden:

1. Name des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers

2. Stellenbezeichnung, Tätigkeitsbeschreibung und Startdatum

3. Dauer des Arbeitsverhältnisses, Enddatum bei befristeten Verträgen, Kündigungsfrist

4. Arbeitsstunden, Arbeitstage. Es sollte auch geregelt werden, ob der Arbeitnehmer an Sonntagen, nachts oder Überstunden leisten muss.

5. Höhe und Zeitpunkt der Bezahlung

6. Arbeitsort, oder falls der Arbeitnehmer umziehen muss

7. Urlaubsanspruch, inklusive Feiertagen

8. Sonstige angebotene Benefits

9. Obligatorische Schulungen und wer die Kosten trägt

10. Krankengeld und Verfahren zur Beantragung

11. Weitere bezahlte Absenzen, inklusive Elternzeit

Eine erweiterte schriftliche Erklärung sollte innerhalb von zwei Monaten gemeinsam mit der Beschäftigungserklärung erfolgen. Sie sollte Informationen über Tarifverträge, Renten- und Pensionskassen sowie Disziplinarverfahren und Beschwerden enthalten.

Wichtige Faktoren bei der Einstellung

Die Einstellung von Remote-Mitarbeitern ist ein anderer Prozess als die traditionelle Beschäftigung. Besonders beim globalen Hiring ist das sehr relevant.

Um global zu rekrutieren, können Sie auf Jobbörsen oder Personaldienstleister im gewünschten Land zurückgreifen, um passende Talente zu finden. Da Sie mit Unternehmen weltweit um die besten Kandidaten konkurrieren, ist eine sorgfältige Planung unerlässlich. Detallieren Sie die Stellenbeschreibung, die Anzeige und alle weiteren Aspekte der Position genau.

Erstellen Sie eine detaillierte Stellenbeschreibung für Remote-Arbeit

Einer der ersten Schritte einer erfolgreichen Remote-Rekrutierung ist die Erstellung einer detaillierten Stellenbeschreibung. Diese sollte Verantwortlichkeiten, Anforderungen und Erwartungen klar umreißen. Wichtig ist, spezifisch zu sein, was die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen betrifft. Sie sollten auch angeben, welche Tools oder Software der Kandidat beherrschen muss.

Zudem ist es wichtig, Informationen über die Remote-Arbeitsrichtlinien und Erwartungen des Unternehmens aufzunehmen. Das kann Details zu Arbeitszeiten oder spezifischen Anforderungen an Remote-Mitarbeiter enthalten.

Bieten Sie attraktive Benefits, um Top-Talente anzuziehen

Sie sollten außerdem überlegen, welche Boni, Benefits und Vorteile Sie Ihren Mitarbeitern anbieten wollen. Wie bereits erwähnt, müssen alle gesetzlichen Benefits bereitgestellt werden, aber es kann sinnvoll sein, zusätzliche Angebote zu machen, um die besten Talente zu gewinnen.

Ein Remote-Job ist an sich schon ein Benefit, doch weitere wettbewerbsfähige Benefits sind entscheidend, um die richtige Person zu gewinnen. Dazu können eine betriebliche Altersvorsorge, private Krankenversicherung oder kontinuierliche Weiterbildungsangebote gehören. Wichtig ist, dass Sie attraktive Benefits anbieten, denn das kann Sie von anderen Arbeitgebern abheben.

Führen Sie digitale Interviews durch

Sobald Bewerbungen eingehen, ist es essenziell, digitale Interviews zu führen. Damit können Sie die Eignung der Kandidaten für Remote-Arbeit einschätzen. Interviews können per Videokonferenzplattformen wie Zoom oder Skype stattfinden.

Während des Gesprächs sollten Sie gezielt Fragen stellen, um die Fähigkeit des Kandidaten, selbstständig zu arbeiten, Zeitmanagement und Kommunikationsfähigkeit zu bewerten. Es ist außerdem wichtig, deren technische Fähigkeiten und Vertrautheit mit Remote-Tools und Software zu prüfen.

Zusätzlich kann es hilfreich sein, einen praktischen Teil im Aufnahmeprozess einzubauen. Das kann eine kleine Aufgabe oder ein Projekt sein, das die Art der Arbeit simuliert, die der Kandidat in der Remote-Position ausführen wird. Das ermöglicht Unternehmen, die Fähigkeiten und Fertigkeiten des Kandidaten in einer realen Situation zu bewerten.

Onboarding bei remote arbeitenden Mitarbeitern

Auch hier ist eine Anpassung des Onboardings notwendig. Während es viele Vor- und Nachteile bei Remote-Arbeit gibt, ist einer der größten Nachteile ein aufwändigeres Onboarding.

Arbeitgeber müssen erheblichen Zeit- und Energieaufwand in das Online-Onboarding und die Schulung investieren. Das gilt besonders für Unternehmen, die komplexe Software oder Prozesse nutzen. Hier einige Strategien, die den Onboarding-Prozess erleichtern können:

1. Digitale Onboarding-Plattformen

Einer der effektivsten Wege, Remote-Mitarbeiter einzuarbeiten, ist die Nutzung digitaler Onboarding-Plattformen. Diese bieten eine zentrale Anlaufstelle für neue Mitarbeiter. Sie ermöglichen den Zugriff auf alle benötigten Informationen und Ressourcen, um gut starten zu können. Auf solchen Plattformen können sie alle erforderlichen Formulare ausfüllen, Schulungsvideos anschauen und Unternehmensrichtlinien sowie Verfahren kennenlernen.

Diese Plattformen erlauben es auch HR und Managern, den Fortschritt der neuen Mitarbeiter zu verfolgen. Damit kann HR sicherstellen, dass alle notwendigen Aufgaben erledigt werden. Die Plattformen lassen sich auch nutzen, um virtuelle Meetings zu planen, für eine persönlichere und interaktivere Einarbeitung.

2. Umfassende Schulungsprogramme

Remote-Mitarbeiter brauchen umfangreiche Schulungen, die alle Aspekte ihrer Rolle abdecken. Das kann Training zu spezifischer Software oder Werkzeugen, die sie verwenden, umfassen. Ebenso sollten Schulungen zu Unternehmensrichtlinien, Verfahrensweisen und Unternehmenskultur dazugehören. Das ist besonders bei global diversifizierten Teams wichtig.

Diese Schulungen können voraufgezeichnete Videos, Live-Webinare und interaktive E-Learning-Module sein. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter die Schulungsinhalte in ihrem Tempo absolvieren können.

Zudem kann es sinnvoll sein, Mitarbeitern Zugriff auf eine Wissensdatenbank oder eine Ressourcenbibliothek zu geben. So finden sie schnell Antworten auf gängige Fragen, ohne immer den Vorgesetzten oder Kollegen kontaktieren zu müssen.

3. Peer-Mentoring

Das Zuweisen von Mentoren an neue Mitarbeiter kann den Onboarding- und Schulungsprozess verbessern und beschleunigen. Mentoren können Orientierung geben, Fragen beantworten und Unterstützung bieten, während neue Mitarbeiter ihre neue Rolle kennenlernen.

Regelmäßige Check-ins und virtuelle Treffen zwischen Mentoren und Neuankömmlingen fördern den Aufbau einer starken Beziehung. Zudem stellen sie sicher, dass sich die neuen Mitarbeiter gut unterstützt und verbunden fühlen. Mentoren können zudem wertvolle Erfahrungen und Tipps weitergeben, um die Anpassung an die Remote-Arbeitsumgebung zu erleichtern.

4. Effiziente Feedbacksysteme

Feedback ist entscheidend für Wachstum und Entwicklung. Ein effizientes Feedbacksystem hilft remote arbeitenden Mitarbeitern, Verbesserungsbereiche zu erkennen.

Regelmäßige Einzelgespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern sind unerlässlich. Diese bieten eine Gelegenheit für Feedback und offene Kommunikation. Die Gespräche können per Videoanruf oder Telefon stattfinden, was eine persönlichere und interaktivere Atmosphäre schafft.

Zusätzlich kann ein Peer-Feedback-System sinnvoll sein. Es ermöglicht den Mitarbeitern, Rückmeldungen von Kollegen zu erhalten. Das fördert eine kooperative und unterstützende Arbeitsumgebung.

5. Regelmäßige Updates und Kommunikation

Regelmäßige Updates und Kommunikation halten remote arbeitende Mitarbeiter verbunden mit ihrem Team. Vorgesetzte sollten regelmäßig Neuigkeiten, Projektfortschritte und Ziele mitteilen, damit die Mitarbeitenden informiert und eingebunden bleiben.

Regelmäßige Teammeetings und virtuelle soziale Events tragen ebenfalls dazu bei, dass sich remote Mitarbeitende als Teil eines Teams fühlen. Eine Unternehmenskultur der offenen Kommunikation gibt den Mitarbeitenden das Gefühl, bei Fragen oder Problemen Unterstützung zu suchen.

Grundlagen der UK-Gehaltsabrechnung: Was Sie als Arbeitgeber wissen müssen

Als Arbeitgeber im Vereinigten Königreich ist es wesentlich, die Grundlagen der Gehaltsabrechnung zu verstehen. Hier sind wichtige Elemente und Prozesse des britischen Gehaltsabrechnungssystems, die helfen, die Compliance sicherzustellen.

Aufbau des britischen Gehaltsabrechnungssystems

Die wichtigsten Bestandteile des Systems umfassen Steuer-Codes, das PAYE (Pay As You Earn)-System, die Ausstellung von P45, P60 und P11D-Formularen sowie nationale Versicherungsbeiträge.

Steuer-Codes

Arbeitgeber verwenden Steuer-Codes, um die zu ziehende Steuerhöhe zu berechnen. Jeder Arbeitnehmer erhält einen Steuercode, der von HM Revenue and Customs (HM