Remote Arbeit und Produktivität
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Veröffentlicht am:
Apr 18, 2024
Aktualisiert am:
Dec 2, 2025
Unser Employer of Record (EOR)-Lösung macht es einfach, globale Mitarbeiter einzustellen, zu bezahlen und zu verwalten.
Demo buchenDas Vereinigte Königreich ist mit der Einstellung von Personen, die remote arbeiten, vertraut. Im Jahr 2020 wandten sich mehr als 56 % ihrer Belegschaft wegen des Coronavirus dem Remote-Arbeiten zu. Statistiken zeigen, dass im Jahr 2023 viele UK-Mitarbeiter ihren Remote-Status beibehielten](https://standout-cv.com/remote-working-statistics-uk#:~:text=Key%20UK%20remote%20work%20statistics%202023&text=40%25%20of%20employers%20now%20require,office%205%20days%20per%20week.&text=16%25%20of%20UK%20workers%20currently,a%20fully%20remote%20work%20model.). Der Anteil der Personen, die komplett remote arbeiten, beträgt 10%, und Personen, die manchmal von zu Hause aus arbeiten, machen 29% aus.
Viele Mitarbeitende schätzen ihre Homeoffice-Regelungen. Es bietet größere Flexibilität und eine bessere Work-Life-Balance. Es ist auch für Unternehmen einfach, die Vorteile der Einstellung von remote Mitarbeitenden zu erkennen. Sie erhalten Zugang zu einer vielfältigen Belegschaft und globalen Talenten, während sie die Gemeinkosten reduzieren.
Allerdings hat jedes Land seine eigenen Gesetze und Vorschriften, die das remote Arbeiten regeln, und das Vereinigte Königreich bildet da keine Ausnahme. Viele Änderungen nach dem Brexit haben den Einstellungsprozess weiter verkompliziert.
Hier ist ein Leitfaden, der darauf abzielt, den Einstellungsprozess für remote Mitarbeitende im Vereinigten Königreich zu vereinfachen. Er behandelt Beschäftigungs- und Arbeitsgesetze sowie Vorschriften und gibt Ratschläge für die Einstellung von remote Mitarbeitenden im UK. Außerdem werden Schlüsselfaktoren für die Etablierung einer gesunden und langfristigen Zusammenarbeit behandelt.
Remote-Rollen sind in nahezu allen Branchen anwendbar. Aber nicht alle Rollen können remote ausgeführt werden, und einige erfordern, dass Ihre Mitarbeitenden im Büro arbeiten.
Dennoch sind Technologie- und Kreativbranchen ideal für remote Arbeit. Sie könnten in Erwägung ziehen, remote Mitarbeitende für folgende Rollen einzustellen:
Softwareentwickler,
Web- und Grafikdesigner,
Kundenservicemitarbeiter,
Vertriebsfachkräfte,
Digitale Marketer.
Wenn Sie remote Mitarbeitende im UK einstellen, müssen Sie die relevanten Beschäftigungs- und Arbeitsschutzgesetze beachten, um die Einhaltung zu gewährleisten. Diese Gesetze schützen sowohl Mitarbeitende als auch Arbeitgeber, daher ist es wichtig, sie zu verstehen, bevor Sie eine Stellenanzeige schalten.
Beachten Sie, dass remote Mitarbeitende die gleichen Schutzrechte haben wie Ihre Mitarbeitenden im Büro. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Einkommenssteuer abzuziehen und Aufzeichnungen für die Gehaltsabrechnung zu führen. Während Sie bei Gemeinkosten sparen, müssen Sie trotzdem:
Der Mindestlohn liegt derzeit bei £11.44 pro Stunde.
Gesetzlicher Krankengeldanspruch beträgt £116.75 pro Woche für bis zu 28 Wochen,
28 Tage (bzw. 5,6 Wochen) bezahlter Urlaub jährlich,
Gesetzlicher Notfallurlaub
Gesetzliche Abfindungszahlungen
Gesetzliche Mutterschafts-, Vaterschafts-, Eltern-, Adoptions- und geteilte Elternzeit sowie -zahlungen.
Arbeitgeber sollten auch die Vorschriften beachten, die den Mitarbeitenden das Recht auf flexible Arbeit gewähren. Es gibt auch eine verbindliche Mindestkündigungsfrist für Arbeitnehmer im Falle einer Kündigung. Zudem sollten Arbeitgeber sich bewusst sein, dass Mitarbeitende unter dem UK-Arbeitsrecht vor ungerechtfertigter Kündigung geschützt sind.
Je nach Art der Tätigkeit des Mitarbeiters könnte es erforderlich sein, Sicherheitsvorkehrungen oder Versicherungen bereitzustellen. Arbeitgeber müssen auch Gesetze gegen Diskriminierung einhalten sowie Regelungen bezüglich der Arbeitszeit befolgen.
Ihre Mitarbeitenden dürfen in der Regel nicht mehr als 48 Stunden pro Woche im Durchschnitt arbeiten. Für Mitarbeitende unter 18 Jahren ist diese Grenze auf 40 Stunden pro Woche reduziert.
Außerdem sind Sie in Großbritannien verpflichtet, Ihren Mitarbeitenden Pausen zu gewähren. Sie haben Anspruch auf eine 15-minütige Pause alle 4,5 Stunden. Nach sechs Stunden Arbeit steht den Mitarbeitenden eine 30-minütige Pause zu, die die vorherige 15-minütige Pause einschließen kann oder auch nicht.
Beim Einstellen von Mitarbeitenden im Ausland müssen Sie möglicherweise zusätzlichen gesetzlichen Anforderungen nachkommen. Üblicherweise müssen Sie eine Präsenz im Land, in dem Sie einstellen möchten, anmelden. Außerdem müssen Sie die Arbeits- und Beschäftigungsgesetze dieses Landes navigieren und die Einhaltung aller relevanten Vorschriften sicherstellen.
Alternativ könnten Sie Ihre Mitarbeitenden in das UK umsiedeln, um die Compliance zu wahren. Sie müssen Ihren Mitarbeitenden bei der Beantragung relevanter Visa und Genehmigungen helfen und in manchen Fällen ihre Umsiedlung sponsoring.
Für kleinere Unternehmen, die die Investition in die Etablierung einer Präsenz oder die Umsiedlung der Talente nicht tragen können, könnte die Einstellung eines Employer of Record in Großbritannien die bessere Wahl sein. Es erlaubt Arbeitgebern, weltweit zu rekrutieren, indem es als rechtlicher Arbeitgeber in ihrem Land agiert, während der Mitarbeiter bei Ihnen arbeitet.
Wenn Sie remote Mitarbeitende im UK einstellen, ist es wichtig zu verstehen, welche Beschäftigungsgesetze für Ihr Unternehmen gelten.
Das wichtigste Gesetz, das die Beschäftigung im UK regelt, ist das Employment Rights Act 1996. Daneben gibt es das Equality Act 2010 und das Health and Safety at Work Act 1974. Diese Gesetze gelten für alle Mitarbeitenden, unabhängig von ihrem Standort.
Neben diesen allgemeinen Beschäftigungsgesetzen gibt es auch die Working Time Regulations 1998. Diese setzen Grenzen für Arbeitsstunden, Pausen und den Jahresurlaubsanspruch.
Die Health and Safety (Display Screen Equipment) Regulations 1992 verlangen, dass Arbeitgeber die Risiken im Zusammenhang mit der Nutzung von Bildschirmarbeitsplätzen durch remote Mitarbeitende bewerten und steuern.
Obwohl im UK ein schriftlicher Arbeitsvertrag gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, profitieren Arbeitgeber von einem solchen. Er dokumentiert die Vereinbarungen der Parteien und kann im Falle von Missverständnissen herangezogen werden.
Typische UK-Arbeitsverträge umfassen mehrere Komponenten, die ebenfalls zu berücksichtigen sind.
Die Arbeitskonditionen umfassen die grundlegenden Details. Sie sollten Titel, Beginn und Hinweise zu einer Probezeit enthalten. Ebenso sollten die erwarteten Arbeitsstunden und -zeiten angegeben werden. Bei remote Mitarbeitenden können Sie diese Angaben optional im Vertrag aufnehmen. Ansonsten gehört auch die Büroadresse dazu.
Die Bedingungen sollten ebenfalls Angaben zur Vergütung enthalten. Stellen Sie sicher, dass das Gehalt, Benefits, vereinbarte Boni und andere relevante Details aufgeführt sind.
Die Vertraulichkeitsvereinbarung ist ein wichtiger Bestandteil des Vertrags, da sie Ihr Geschäft und Ihre Kunden schützt. Sie verhindert, dass Mitarbeitende Firmeninformationen, die sie während ihrer Beschäftigung lernen, weitergeben.
Ein Hauptgrund, warum Sie Mitarbeitende anstelle von Contractors einstellen, ist, dass Sie nicht möchten, dass sie mit der Konkurrenz zusammenarbeiten. Eine Wettbewerbsverbotsklausel im Vertrag untersagt Mitarbeitenden, mit einem Wettbewerber zusammenzuarbeiten. Zudem verbietet sie, für eine Weile ein eigenes Unternehmen in der gleichen Branche zu gründen.
Auf diese Weise sind Ihre Geschäftsgeheimnisse geschützt, und Sie schützen auch Ihre Kunden sowie andere sensible Informationen.
Es ist wichtig, den Beginn des Arbeitsverhältnisses zu regeln, aber es ist auch ratsam, den Kündigungsprozess zu umreißen. Er sollte die Bedingungen, die zur Beendigung des Vertrags führen können, enthalten. Ebenso sollten die Gründe für eine Kündigung und die Kündigungsfristen erläutert werden. Zusätzlich sollten jegliche nachvertraglichen Verpflichtungen des Mitarbeiters aufgeführt werden.
Beide Parteien sollten wissen, wie in Streitfällen vorgegangen wird. Dieser Abschnitt des Vertrags sollte den Ablauf der Streitbeilegung bei Konflikten skizzieren. Er kann Schiedsverfahren und Mediation vorsehen. Ebenso sollten für die Lösung von Problemen zuständige Regulierungsstellen genannt werden.
Ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist im UK gesetzlich nicht erforderlich. Der Arbeitgeber ist jedoch verpflichtet, dem Mitarbeitenden eine schriftliche Beschäftigungsangabe zu übergeben. Diese muss dem Mitarbeitenden am ersten Arbeitstag ausgehändigt werden.
Die Beschäftigungsangabe sollte relevante Details zur Stelle enthalten. Ähnlich wie bei den Bedingungen im formellen Vertrag sollte die Beschäftigungsangabe folgendes umfassen:
Name des Arbeitgebers und des Mitarbeitenden
Jobtitel, Tätigkeitsbeschreibung und Startdatum
Dauer der Beschäftigung, Enddatum bei befristetem Vertrag, Kündigungsfrist
Arbeitszeiten, Arbeitstage. Es sollte auch angegeben werden, ob der Mitarbeitende sonntags, nachts arbeitet oder Überstunden leisten muss.
Vergütungshöhe und Zahlungszeitraum
Einsatzort oder mögliche Umsiedlungsanforderungen
Urlaubsanspruch, inklusive Feiertage
Sonstige Benefits
Obligatorische Schulungen und deren Finanzierung
Krankengeld und -verfahren
Andere bezahlte Freistellungen, inklusive Elternurlaub
Eine weiterführende schriftliche Erklärung sollte innerhalb von zwei Monaten zusätzlich zum Rahmenvertrag erfolgen. Sie sollte Informationen über Tarifverträge, Pensions- und Rentensysteme sowie Disziplinar- und Beschwerdeverfahren enthalten.
Die Einstellung von remote Mitarbeitenden ist ein anderer Prozess als die klassische Einstellung. Besonders bei globaler Rekrutierung gilt dies umso mehr.
Um weltweit Talente zu gewinnen, können Sie auf Jobbörsen oder Personalvermittler im gewünschten Land zurückgreifen. Da Sie mit Unternehmen weltweit um die besten Mitarbeitenden konkurrieren, ist eine sorgfältige Planung essenziell. Planen Sie die Stellenbeschreibung, Stellenanzeigen und weitere Aspekte der Position im Detail.
Einer der ersten Schritte für eine effektive Remote-Einstellungsstrategie ist die Erstellung einer detaillierten Stellenbeschreibung. Sie sollte klare Angaben zu Verantwortlichkeiten, Qualifikationen und Erwartungen enthalten. Es ist wichtig, die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen genau anzugeben. Zudem sollten Sie alle spezifischen Tools oder Software, mit denen der Kandidat vertraut sein sollte, aufführen.
Es ist ebenfalls wichtig, Informationen zu den Unternehmensrichtlinien für remote Arbeit und die Erwartungen zu kommunizieren. Dazu können Arbeitszeiten oder spezielle Anforderungen an remote Mitarbeitende zählen.
Sie sollten auch darüber nachdenken, welche Boni, Benefits und Vorteile Sie Ihren Mitarbeitenden anbieten. Wie bereits erwähnt, müssen alle gesetzlichen Benefits gewährt werden, aber zusätzliche Benefits können entscheidend sein, um den passenden Kandidaten zu finden.
Ein remote Arbeitsplatz ist ein Vorteil an sich, aber weitere wettbewerbsfähige Benefits können ausschlaggebend sein. Das kann eine Rentenversicherung, private Krankenversicherung oder Weiterbildungsangebote umfassen. Insgesamt sollten Sie attraktive Benefits anbieten, da diese Sie von anderen Arbeitgebern abheben können.
Sobald die Bewerbungen eintreffen, ist es wichtig, digitale Interviews zu führen. Diese helfen, die Eignung der Kandidaten für remote Arbeit zu beurteilen. Interviews können Sie über Video-Konferenzplattformen wie Zoom oder Skype durchführen.
Stellen Sie im Gespräch die richtigen Fragen. Versuchen Sie, die Fähigkeit der Kandidaten zur selbstständigen Arbeit, Zeitmanagement und Kommunikation zu bewerten. Ebenso sollten die technischen Fähigkeiten sowie die Vertrautheit mit remote Arbeitstools geprüft werden.
Zusätzlich kann ein praktischer Test im Rahmen des Interviews sinnvoll sein. Das kann eine kleine Aufgabe oder ein Projekt sein, das die Art der Arbeit simuliert, die in der Remote-Position zu erledigen ist. So können Unternehmen die Fähigkeiten und Fertigkeiten des Kandidaten in einer realen Situation beurteilen.
Auch beim Onboarding sollten Sie Anpassungen vornehmen. Zwar gibt es viele Vor- und Nachteile bei remote Arbeit, aber einer der größten Nachteile ist ein komplexerer Onboarding-Prozess.
Arbeitgeber müssen erheblichen Zeit- und Energieaufwand in das Online-Onboarding und die Schulung investieren. Das gilt insbesondere bei komplexer Software oder Prozessen. Hier einige Strategien, um den Onboarding-Prozess zu erleichtern:
Eine der effektivsten Möglichkeiten, remote Mitarbeitende einzuarbeiten, sind digitale Onboarding-Plattformen. Diese bieten eine zentrale Anlaufstelle, in der neue Mitarbeitende alle notwendigen Informationen und Ressourcen finden. Dort können sie alle erforderlichen Unterlagen ausfüllen, Schulungsvideos ansehen sowie Unternehmensrichtlinien und -verfahren lernen.
Diese Plattformen ermöglichen auch, dass HR und Führungskräfte den Fortschritt der neuen Mitarbeitenden verfolgen. So wird sichergestellt, dass alle Aufgaben erledigt werden. Zudem können virtuelle Meetings geplant werden, um ein persönliches und interaktives Onboarding zu gewährleisten.
Remote Mitarbeitende brauchen umfassende Schulungen. Diese sollten alle Aspekte ihrer Rolle abdecken, inklusive spezieller Software, Tools, Unternehmensrichtlinien, -prozesse und -kultur. Gerade bei global zusammengestellten Teams ist die Vermittlung der Unternehmenskultur wichtig.
Diese Schulungsprogramme können vorab aufgezeichnete Videos, Live-Webinare und interaktive E-Learning-Module sein. Es ist entscheidend, dass die Mitarbeitenden die Schulungsmaterialien in ihrem eigenen Tempo absolvieren können.
Es kann auch hilfreich sein, den Mitarbeitenden Zugriff auf eine Wissensdatenbank oder eine Ressourcensammlung zu ermöglichen. Dies erleichtert die Antwortsuche bei häufig gestellten Fragen.
Das Paaren neuer Mitarbeitender mit Mentoren kann deren Onboarding- und Schulungserfahrungen verbessern und beschleunigen. Mentoren können Orientierung, Fragen klären und Unterstützung bei der Eingewöhnung in die neue Rolle bieten.
Regelmäßige Check-ins und virtuelle Meetings zwischen Mentoren und Mentees helfen, eine starke Beziehung aufzubauen. Sie sorgen auch dafür, dass sich neue Mitarbeitende unterstützt und integriert fühlen. Mentoren können wertvolle Tipps und Einblicke geben, die auf eigenen Erfahrungen basieren, und so die Adaption an das remote Arbeitsumfeld erleichtern.
Feedback ist essenziell für Wachstum und Entwicklung. Ein effektives Feedback-System hilft, Verbesserungsfelder bei remote Mitarbeitenden zu identifizieren.
Regelmäßige Einzelgespräche zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden sind dabei unverzichtbar. Diese bieten Raum für Feedback und offene Kommunikation. Sie können per Video-Call oder Telefon stattfinden, um eine persönlichere Atmosphäre zu schaffen.
Zusätzlich ist die Einführung eines Peer-Feedback-Systems hilfreich. Es ermöglicht Mitarbeitenden, Rückmeldungen von Kolleginnen und Kollegen zu erhalten und fördert ein kollaboratives, unterstützendes Arbeitsumfeld.
Regelmäßige Updates und offene Kommunikation helfen remote Mitarbeitenden, sich mit ihrem Team verbunden zu fühlen. Führungskräfte sollten regelmäßig Informationen teilen, z. B. Unternehmensnachrichten, Projekte und Ziele, um Mitarbeitende auf dem Laufenden zu halten.
Regelmäßige Teamevents, virtuelle Social-Events und offene Kommunikationskultur stärken das Zugehörigkeitsgefühl. So entsteht eine Arbeitsatmosphäre, in der Mitarbeitende sich wohlfühlen, Unterstützung zu suchen.
Als Arbeitgeber im UK ist es essenziell, die Grundlagen der Lohnabrechnung zu verstehen. Hier einige Schlüsselaspekte und Abläufe im UK-Lohnsystem, um die Einhaltung aller Vorschriften zu gewährleisten.
Die wichtigsten Elemente des UK-Lohnsystems sind Steuerkennzeichen, das PAYE-System (Pay As You Earn), die Ausstellung von P45-, P60- und P11D-Formularen sowie die Sozialversicherungsbeiträge.
Arbeitgeber verwenden Steuerkennzeichen, um die Höhe der einzubehaltenden Steuern zu berechnen. Jeder Mitarbeitende erhält ein Steuerkennzeichen, das von HM Revenue and Customs (HMRC) vergeben wird, abhängig von den individuellen Umständen.
Es ist wichtig, dass die Arbeitgeber die korrekten Steuerkennzeichen für jeden Mitarbeitenden verwenden, da falsche Kennzeichen zu Unter- oder Überzahlungen führen können. Die Steuerkennzeichen können direkt bei HMRC oder über die Lohnsoftware bezogen werden.
Das PAYE-System dient dazu, die Einkommensteuer und die Beiträge zur nationalen Versicherung direkt vom Gehalt der Mitarbeitenden abzuziehen.
Arbeitgeber müssen PAYE verwenden, wenn Mitarbeitende oberhalb der Freigrenze verdienen. Diese liegt derzeit bei £242 pro Woche, £1.048 pro Monat oder £12.570 pro Jahr.
Das PAYE-System stellt sicher, dass Steuern und Sozialversicherungsbeiträge der Mitarbeitenden an der Quelle abgezogen werden, also direkt vor der Auszahlung.
Diese Formulare sind wichtige Dokumente, die Arbeitgeber zu bestimmten Zeitpunkten im Jahr ihren Mitarbeitenden ausstellen müssen.
Ein P45 wird ausgegeben, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt. Es enthält Details zu den Einkünften sowie den abgezogenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen. Der Mitarbeitende muss dieses Formular bei einem neuen Arbeitgeber vorlegen.
Ein P60 wird am Ende jedes Steuerjahres (vom 6. April bis 5. April des Folgejahres) an die Mitarbeitenden ausgegeben. Es muss bis zum 31. Mai bereitgestellt werden. Das P60 fasst die gesamten Einkünfte und die gezahlten Steuern sowie Sozialversicherungsbeiträge im Steuerjahr zusammen.
Ein P11D gibt Auskunft über steuerpflichtige Beträge wie Aufwendungen, Benefits oder sonstige Zuwendungen, die Mitarbeitende zusätzlich zum regulären Gehalt erhalten haben. Beispiele
Gründer
Lucas Botzen ist der Gründer von Rivermate, einer globalen HR-Plattform, die auf internationale Gehaltsabrechnung, Compliance und Benefits-Management für Remote-Unternehmen spezialisiert ist. Zuvor war er Mitgründer von Boloo, das er erfolgreich aufbaute und später verkaufte, nachdem es einen Jahresumsatz von über 2 Millionen Euro erreicht hatte. Lucas begeistert sich für Technologie, Automatisierung und Remote-Arbeit und setzt sich für innovative digitale Lösungen ein, die die globale Beschäftigung vereinfachen.
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