Strafen für Arbeitgeber, die W-2-Formulare verspätet beim IRS einreichen

Es ist nicht allzu üblich, dass Arbeitgeber vergessen, ihre W2-Formulare bis zur Frist am 31. Januar beim IRS einzureichen. Aber es kann passieren, und wenn es passiert, müssen Sie wissen, womit Sie es zu tun haben.

Nicht-Einhaltung wird vom IRS ziemlich streng gehandhabt, da sie dies abschrecken wollen. Leider wird es Strafen für verspätete Einreichung geben. Wir gehen auf die Arten von Strafen ein, die Sie erwarten können, wie lange Sie Zeit haben, das Problem zu korrigieren, und welche Schritte Sie unternehmen können, um in Zukunft Strafen zu vermeiden.

Wichtige Erkenntnisse

• Arbeitgeber sollten W2-Formulare bis zum 31. Januar beim IRS einreichen, um Strafzahlungen zu vermeiden.
• Strafen für verspätete Einreichung liegen zwischen 60 $ - 340 $ pro Formular. Absichtliche Verstöße werden mit 680 $+ pro Formular geahndet.

Warum ist es wichtig, das W2-Formular bis zum Termin einzureichen?

Das W2-Formular ist der wichtigste Lohn- und Steuerbescheinigung, die vom Internal Revenue Service (IRS) und der Social Security Administration (SSA) verlangt wird. Das Formular zeigt die Einkommenssteuer, Sozialversicherungssteuer und Medicare-Steuer, die im Laufe eines bestimmten Steuerjahres vom Arbeitnehmerlohn einbehalten wurden. Diese Bundesbehörden stimmen die Lohnberichterstattung und die Steuerabzüge anhand dieser Berichte ab.

Wenn das Problem darin besteht, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das W2 nicht fristgerecht zur Verfügung stellt, können persönliche Steuererklärungen ebenfalls nicht fertiggestellt werden.

Man kann sich vorstellen, welche Störungen auftreten, wenn Arbeitgeber W2-Formulare nicht rechtzeitig einreichen. Nicht nur können IRS und SSA das Steuerjahr nicht zügig abschließen, auch die Arbeitnehmer müssen alternative Formulare einreichen und können zudem verspätete Einreichungsstrafen zahlen, falls sie nicht über alternative Verfahren informiert sind.

Fehlen Ihnen Fristen, weil Sie die Gehaltsabrechnung und W2-Einreichungen für mehrere Jurisdiktionen verwalten? Dann könnten Sie einen Employer of Record, wie Rivermate (insbesondere bei Remote-Mitarbeitern), in Betracht ziehen. Wir übernehmen die regulatorischen Einreichungen in Ihrem Auftrag. Sprechen Sie mit einem unserer HR-Experten, um zu erfahren, wie wir mit Ihnen zusammenarbeiten können.

Warum müssen Sie Strafen für verspätete W2-Einreichungen zahlen?

Aus unserer Diskussion wird klarer, welche Auswirkungen verspätete W2-Abgaben haben. Da sie Störungen bei mehreren Regierungsprozessen verursachen, möchte der IRS dies abschrecken. Strafen sind eine punitive Reaktion auf Nicht-Einreichung oder verspätete Einreichung. Die Theorie besagt, dass es bei den Menschen in ihrer Brieftasche weh tut, um zukünftige Fehler zu verhindern.

Aus diesem Grund ist es unwahrscheinlich, dass Sie Strafen für verspätete W-2-Einreichungen vermeiden können. Der IRS ist ziemlich konsequent bei der Anwendung der Strafregeln. Bei schweren und andauernden Verstößen kann der IRS sogar strafrechtliche Sanktionen verhängen, aber solche Fälle können durch einfache Einhaltung der Vorschriften vermieden werden.

Genaue Fristen für die W2-Formular-Einreichung

Die wichtigste Frist für die Einreichung von W2 ist 31. Januar jedes Jahres. Falls dieser Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, ist es in der Regel der erste Werktag danach. Der IRS veröffentlicht genaue Fristen für jede Steuersaison, und diese Frist gilt sowohl für Papier- als auch für elektronische Einreichungen. Arbeitgeber müssen die W2-Kopien für Mitarbeiter bis zu diesem Datum einreichen.

Jeder, der eine Verlängerung für die Einreichung eines W2 beim SSA beantragen möchte, muss dies vor Ablauf der Frist tun. Dies erfolgt mittels Formular 8809, das für die Einreichung von Informationsrenditen (W2, und 1099-NEC für selbständige Auftragnehmer) gilt. Verlängerungen werden um 30 Tage gewährt und nur aus bestimmten Gründen, wie Naturkatastrophen, Bränden oder schwerer Krankheit.

Potenzielle Strafen für verspätete W2-Einreichungen

Sobald die Frist am 31. Januar (oder ein anderes veröffentlichtes Datum) verstrichen ist, werden automatisch Strafen für ausstehende W2-Formulare ausgelöst. Deshalb ist eine rechtzeitige Einreichung so entscheidend. Wenn Sie erst anfangen, Strafen zu zahlen, werden diese wahrscheinlich wachsen, bis Sie die erforderlichen Informationen eingereicht haben. Sie werden höchstwahrscheinlich nicht erlassen, und weitere Verzögerungen können zu schwerwiegenderen Maßnahmen führen.

Strafen werden pro Formular berechnet und können an die Inflation angepasst werden. Fehler bei Informationsrückgaben werden anhand einer gestuften Struktur bestraft. Grundsätzlich bedeutet das: Je länger Sie die Formulare nicht einreichen, desto höher die Strafen.

Zeitraum	Strafe	Maximale Strafe
Innerhalb von 30 Tagen nach Frist	60 $ pro Formular	664.500 $ pro Jahr.232.500 $ für kleine Unternehmen.
31 Tage – 1. August	130 $ pro Formular	1.993.500 $ pro Jahr.664.500 $ für kleine Unternehmen.
Nach dem 1. August	340 $ pro Formular	3.987.000 $ pro Jahr.1.329.000 $ für kleine Unternehmen.
Vorsätzliche Missachtung	680 $ pro Formular	Ohne Obergrenze

Die IRS bestimmt „vorsätzliche Missachtung“ anhand mehrerer Kriterien, darunter:

• Ob Sie eine Vorgeschichte mit verspäteter W2-Übermittlung haben.
• Wie schnell das Problem behoben wurde, nachdem festgestellt wurde, dass die W2 verspätet eingereicht wurde.
• Reaktion auf IRS-Anforderungen zur Behebung des Problems.
• Ob eine bewusste Geschäftsentscheidung getroffen wurde, um die W2-Einreichung zu umgehen, um andere finanzielle Verpflichtungen zu vermeiden. Dies wird sehr ernst genommen und kann zu separaten Strafen, Bußgeldern oder Anklagen führen.

Wenn ein Unternehmen einen triftigen Grund für die Nicht-Einhaltung nachweisen kann (wie Naturkatastrophen, Tod des Geschäftsinhabers, schwere Krankheit usw.) oder wenn ein Steuerfachmann falsche Angaben gemacht hat, wird die IRS die Nicht-Einhaltung nicht als „vorsätzliche Missachtung“ einstufen.

Weitere Gründe für Strafen im Zusammenhang mit W2-Formularen

Es gibt eine Reihe anderer Gründe, warum Strafen gegen W2-Einreichungen verhängt werden können. Diese sind in der Regel Fehler im Hinblick auf die Genauigkeit der Einreichung und werden verhängt, weil sie die Berichterstattung der Bundesbehörden behindern.

• Fehlende Steuerinformationenummern (TIN).
• Fehlende erforderliche Angaben.
• Einreichung von Papierformularen, obwohl elektronische Einreichungen erforderlich sind.
• Versäumnis, Mitarbeitersparkopien bereitzustellen.
• Einreichung gefälschter Formulare.

Eine Firma könnte abhängig vom Vorfall zusätzliche kostspielige Strafen riskieren. Beispielsweise können falsche Angaben durch die Verwendung der Formulare W2c und W3 korrigiert werden, was so bald wie möglich nach Ablauf der Frist erfolgen sollte. Wird jedoch Betrug durch die IRS erkannt, drohen zivilrechtliche Sanktionen und eventuell Strafverfolgung.

Für Unternehmen, die Remote-Mitarbeiter verwalten (lokal oder international), kann die Einhaltung der W2-Vorschriften komplex sein. Durch eine Partnerschaft mit einem Employer of Record können Sie die regulatorische Einhaltung aus Ihrem Unternehmen auslagern. Sprechen Sie mit einem Rivermate-Experten, um zu erfahren, wie das funktioniert.

Was Sie jetzt tun können, um verspätete W2-Einreichungen zu korrigieren

Wenn Sie die W2-Frist verpasst haben, ist entschiedenes Handeln gefragt. Warten Sie nicht bis zur nächsten Steuersaison. Wenn Sie das Problem innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf der Frist beheben, zahlen Sie die geringere Strafe von 60 $ pro Formular statt 340 $ oder mehr.

1. Innerhalb von 30 Tagen nach Frist einreichen

Reichen Sie Ihre ausstehenden W2-Formulare so bald wie möglich bei der Social Security Administration (SSA) ein (vorher die Daten auf Richtigkeit prüfen). Es ist ratsam, hierfür das SSA Business Service Online Portal für eine schnelle Einreichung und Empfangsbestätigung zu verwenden.
Sie zahlen immer noch eine Verspätungsstrafe von 60 $ pro Formular, es sei denn, Sie haben eine Verlängerung beantragt und erhalten.

2. Bis zum 1. August einreichen

Wenn Sie die erste 30-Tage-Frist aus irgendeinem Grund nicht einhalten können, sollte Ihr nächstes dringendes Ziel sein, bis zum 1. August eine korrekte Einreichung zu tätigen. Falls Sie zwischen 31. Januar und Ende der Steuersaison keine W2-Formulare ausgegeben haben, sollte das Priorität haben. Die Strafen betragen jetzt 130 $ pro Formular, mit einem Maximalbetrag von 1.993.500 $ und 664.500 $ für kleine Unternehmen. Die Summe steigt erheblich, um den Verzögerungszeitraum auszugleichen.

Der nächste Schritt wird erheblich höhere Strafen und möglicherweise eine Steuerprüfung sein, um die Gründe für die Nicht-Einhaltung zu ermitteln. Dieser Schritt sollte wenn möglich vermieden werden, da Arbeitgeber dann in großen Schwierigkeiten sein können.

3. Fehler bei W2-Einreichungen korrigieren
Wenn das Problem falsche oder ausgelassene Angaben betrifft, ist die einfachste Möglichkeit, das korrekte Formular innerhalb von 30 Tagen nach Frist (besser so bald wie möglich) einzureichen.

4. Wiederholte Probleme vermeiden
Gleichzeitig mit der Behebung des aktuellen Problems sollten Sie diese einfachen Schritte umsetzen, um zukünftige Strafen zu vermeiden.

• Führen Sie eine Gehaltsabrechnungsabgleich vor Ende des Jahres durch, um sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt sind. Überprüfen Sie W2s stets vor der Einreichung nochmals.
• Überprüfen Sie alle TINs Ihrer Mitarbeiter und selbständigen Auftragnehmer vor Jahresende.
• Weisen Sie die Einreichung der W2s und anderen Informationsrückgaben einer Person zu. Verantwortlich für die Einhaltung der Fristen.
• Nutzen Sie Gehaltsabrechnungssoftware, die bei der Erstellung der W2 in einem von der SSA akzeptierten Format hilft.

Fazit

Die Strafen für die Nicht- oder verspätete Einreichung von W2-Formularen beim SSA ziehen erhebliche Bußgelder für Arbeitgeber nach sich. Je länger Sie brauchen, um die Angelegenheit zu korrigieren, desto höher die Strafen, die Sie zahlen müssen.

Das Hauptziel ist, die Angelegenheit so schnell wie möglich zu klären und zügig auf jede IRS-Korrespondenz zu reagieren, die durch die Nichteinhaltung ausgelöst wird.

Für Arbeitgeber mit besonderen Beschäftigungssituationen, wie weltweit remote Beschäftigten (einschließlich US-Bürger) und selbständigen Auftragnehmern, gibt es eine Lösung in Form eines Employer of Record oder Contractor of Record, die sicherstellen, dass alle regulatorischen Vorschriften eingehalten werden. Dadurch wird die Verantwortung für W2- oder 1099-NEC-Einreichungen vollständig von Ihrem Unternehmen genommen.

FAQs: Strafe, wenn Arbeitgeber das W2 nicht verschickt

1. Kann ein Arbeitgeber Probleme bekommen, weil er kein W2 schickt?

Ja, ein Arbeitgeber kann Probleme bekommen, wenn er nicht bis zur festgesetzten Frist verschickt. Strafen werden bei Ablauf der Frist schrittweise verhängt. Je länger die Formulare ausstehen, desto höher der Strafbetrag. Bei vorsätzlicher oder fahrlässiger Nicht-Einhaltung (Definition: bewusste und absichtliche Weigerung, einer Aufforderung nachzukommen) können auch ernsthafte Konsequenzen entstehen.

2. Was passiert, wenn ein Arbeitgeber kein W2 verschickt?

Ein Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, einem Mitarbeiter bis zum 31. Januar (oder nächstgelegetem festgelegtem Datum) ein W2 zu übergeben. Ein Mitarbeiter sollte den Arbeitgeber nach Ablauf dieses Datums kontaktieren. Wenn keine Reaktion erfolgt, kann er ab dem 15. Februar die IRS unter 800-829-1040 kontaktieren. Falls kein Formular vorliegt, verwenden Sie das Formular 4852, um Informationen einzureichen.

3. Welche Formulare müssen an den IRS für selbständige Auftragnehmer gesendet werden?

Der IRS verlangt von Arbeitgebern, zwei verschiedene Formulare für die Vergütung einzureichen. Für Löhne der Mitarbeiter ist das ein W2-Formular. Das andere betrifft selbständige Auftragnehmer, Formular 1099-NEC (non-employee compensation). Das 1099-NEC muss bis zum 31. Januar eingereicht werden und gibt Zahlungen von 600 $+ für das Steuerjahr an. Falls ein Auftragnehmer das W9-Formular nicht eingereicht hat, müssen Sie „Backup Withholding“ auf Zahlungen durchführen und Formular 945 einreichen, um dies zu melden.