Es ist nicht allzu häufig, dass Arbeitgeber vergessen, ihre W2-Formulare fristgerecht bis zum 31. Januar beim IRS einzureichen. Aber es kann passieren, und wenn es passiert, müssen Sie wissen, womit Sie es zu tun haben.

Nicht-Einhaltung wird vom IRS ziemlich streng gehandhabt, weil sie dies abschrecken wollen. Leider wird es dann auch Strafen für verspätete Einreichung geben. Wir prüfen die Arten der Strafen, die Sie erwarten können, wie lange Sie Zeit haben, das Problem zu beheben, und welche Schritte Sie unternehmen können, um zukünftige Strafen zu vermeiden.

Wichtiges auf einen Blick

• Arbeitgeber sollten W2-Formulare bis zum 31. Januar beim IRS einreichen, um Strafzahlungen zu vermeiden.
• Strafen für verspätete Einreichung liegen zwischen $60 - $340 pro Formular. Bewusste Missachtung zieht Geldstrafen von über $680 pro Formular nach sich.

Warum ist es wichtig, das W2-Formular fristgerecht einzureichen?

Das W2-Formular ist die primäre Lohn- und Steuerbescheinigung, die vom Internal Revenue Service (IRS) und der Social Security Administration (SSA) gefordert wird. Das Formular zeigt die Einkommenssteuer, Sozialversicherungssteuer und Medicare-Steuer, die während eines bestimmten Steuerjahres von den Arbeitnehmergehältern einbehalten wurden. Diese Bundesbehörden gleichen die Lohnmeldung und die Steuerabzugszahlen anhand dieser Berichte ab.

Wenn das Problem darin besteht, dass der Arbeitgeber eine W2 nicht rechtzeitig an den Arbeitnehmer übermittelt, können persönliche Steuererklärungen ebenfalls nicht fertiggestellt werden.

Man kann sich vorstellen, welchen Schaden es anrichtet, wenn Arbeitgeber die W2-Formulare nicht pünktlich einreichen. Nicht nur kann der IRS und die SSA das Steuerjahr nicht zügig abschließen, sondern die Arbeitnehmer müssen alternative Formulare einreichen und können auch verspätete Einreichungsstrafen zahlen, wenn sie sich nicht über alternative Verfahren im Klaren sind.

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Warum müssen Sie Strafen für verspätete W2-Einreichungen zahlen?

Aus unserer Diskussion wird deutlicher, welche Konsequenzen verspäteter W2-Abgaben entstehen. Da dies zu Störungen bei mehreren Regierungsprozessen führt, möchte der IRS die weitverbreitete Nicht-Einhaltung abschrecken. Strafen sind eine Sanktionsmaßnahme für Nicht-Abgabe oder verspätete Abgabe. Die Theorie lautet, dass es die Menschen in ihren Taschen spürt und somit zukünftige Fehler abschreckt.

Aus diesem Grund ist es unwahrscheinlich, dass Sie die Strafen für verspätete W-2-Einreichungen vermeiden können. Der IRS ist ziemlich konsequent bei der Anwendung der Strafregeln. Bei schweren und anhaltenden Verstößen kann der IRS sogar strafrechtliche Maßnahmen ergreifen, aber solche Fälle lassen sich durch einfache Einhaltung vermeiden.

Genaue Fristen für die Einreichung des W2-Formulars

Die wichtigste Frist für die Einreichung des W2 ist der 31. Januar jedes Jahres. Falls dieser Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, gilt in der Regel der erste Werktag danach. Der IRS veröffentlicht genaue Fristen für jede Steuersaison, und diese Frist gilt sowohl für Papier- als auch für elektronische Einreichungen. Arbeitgeber müssen die W2-Arbeitnehmerkopien bis zu diesem Datum einreichen.

Jeder, der eine Verlängerung für die Einreichung eines W2 bei der SSA beantragen möchte, muss dies vor Ablauf der Frist tun. Dies erfolgt mittels Formular 8809, das für die Einreichung von Informationsrückmeldungen (W2 und 1099-NEC für unabhängige Auftragnehmer) gilt. Verlängerungen sind um eine Periode von 30 Tagen möglich und werden nur aus bestimmten Gründen gewährt, wie Naturkatastrophen, Bränden oder schwerer Krankheit.

Mögliche Strafen für verspätete W2-Einreichungen

Sobald die Frist am 31. Januar (bzw. das andere veröffentlichte Datum) überschritten ist, werden Strafen für ausstehende W2-Formulare automatisch ausgelöst. Deshalb ist eine rechtzeitige Einreichung so wichtig. Sobald Sie Strafen zu zahlen haben, werden diese wachsen, bis Sie die notwendigen Informationen nachgereicht haben. Sie werden wahrscheinlich nicht erlassen, und weitere Verzögerungen können zu ernsteren Maßnahmen führen.

Die Strafen werden pro Formular berechnet und können inflationsangepasst werden. Fehler bei Informationsrückmeldungen werden anhand einer gestuften Struktur bestraft. Grundsätzlich gilt: Je länger Sie die Formulare nicht einreichen, desto mehr zahlen Sie an Strafen.

Zeitraum	Strafe	Höchststrafe
Innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf der Frist	$60 pro Formular	<p>$664.500 pro Jahr. </p><p> $232.500 für kleine Unternehmen.</p>
31 Tage – 1. August	$130 pro Formular	<p>$1.993.500 pro Jahr. </p><p>$664.500 für kleine Unternehmen.</p>
Nach dem 1. August	$340 pro Formular	<p>$3.987.000 pro Jahr.</p><p>$1.329.000 für kleine Unternehmen.</p>
Bewusste Missachtung	$680 pro Formular	Kein festgelegtes Limit

Der IRS bestimmt „bewusste Missachtung“ anhand mehrerer Kriterien, darunter:

• Ob Sie bereits in der Vergangenheit W2-Formulare verspätet eingereicht haben.
• Wie schnell das Problem behoben wurde, nachdem erkannt wurde, dass die W2-Späteinreichung erfolgte.
• Reaktion auf IRS-Anfragen zur Behebung des Problems.
• Ob es eine bewusste betriebliche Entscheidung gab, die W2-Einreichung zu umgehen, um andere finanzielle Verpflichtungen zu vermeiden. Dies gilt als äußerst ernst und kann zu separaten Strafen, Bußgeldern oder Anklagen führen.

Wenn ein Unternehmen einen triftigen Grund für die Nicht-Einhaltung nachweisen kann (Naturkatastrophe, Tod des Geschäftsinhabers, schwere Krankheit etc.) oder ein Steuerfachmann falsche Angaben gemacht hat, wird die IRS die Nicht-Einhaltung nicht als bewusste Missachtung einstufen.

Weitere Gründe für Strafen im Zusammenhang mit W2-Formularen

Es gibt eine Reihe weiterer Gründe, warum Strafen gegen W2-Einreichungen verhängt werden können. Diese sind meist Fehler bei der Genauigkeit der Angaben und werden verhängt, weil sie die Berichterstattung der Bundesbehörden beeinträchtigen.

• Fehlende Steuernummern (TIN).
• Fehlende erforderliche Angaben.
• Papierformulare einreichen, wenn E-Filing vorgeschrieben ist.
• Versäumnis, Arbeitnehmerkopien bereitzustellen.
• Betrügerische Formulare einreichen.

Ein Arbeitgeber kann zusätzlich mit kostspieligen Strafen belegt werden, abhängig von den Umständen. Fehlerhafte Angaben können mittels Formulare W2c und W3 korrigiert werden und sollten so schnell wie möglich nach Ablauf der Frist erfolgen. Wird betrügerische Absicht durch die IRS erkannt, drohen zivilrechtliche Strafen und strafrechtliche Verfolgung.

Für Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern (lokal oder global) kann die W2-Konformität komplex sein. Durch eine Partnerschaft mit einem Employer of Record können Sie die regulatorische Compliance aus Ihrer Verantwortung nehmen. Sprechen Sie mit einem Rivermate-Experten, um zu erfahren, wie das funktioniert.

Was Sie jetzt tun können, um verspätete W2-Einreichungen zu korrigieren

Wenn Sie die W2-Frist versäumt haben, ist entschlossenes Handeln gefragt. Warten Sie nicht auf die nächste Steuersaison. Wenn Sie das Problem innerhalb von 30 Tagen nach Fristende beheben können, zahlen Sie die geringere Strafe von $60 pro Formular statt $340 oder mehr.

1. Innerhalb von 30 Tagen nach Fristende einreichen

Reichen Sie Ihre ausstehenden W2-Formulare so schnell wie möglich bei der Social Security Administration (SSA) ein (vorher die Richtigkeit der Angaben prüfen). Es ist ratsam, dabei das SSA Business Service Online Portal für eine schnelle Einreichung und Empfangsbestätigung zu nutzen.
Sie zahlen weiterhin eine Strafe von $60 pro Formular bei verspäteter Einreichung, außer Sie haben eine Verlängerung beantragt und erhalten.

2. Bis zum 1. August einreichen

Wenn Sie die ersten 30 Tage Frist aus irgendeinem Grund nicht einhalten können, sollte Ihr nächstes Ziel sein, bis spätestens 1. August korrekt einzureichen. Wenn Sie zwischen 31. Januar und Ende der Steuersaison keine W2-Formulare an die Arbeitnehmer ausgegeben haben, sollten Sie diese Priorität setzen. Die Strafen erhöhen sich auf $130 pro Formular, mit einem Maximalbetrag von $1.993.500 bzw. $664.500 für kleine Unternehmen. Der Strafbetrag steigt erheblich in Abhängigkeit vom Verzögerungszeitraum.

Der nächste Schritt werden deutlich höhere Strafen und eine mögliche Prüfung sein, um die Gründe für die Nicht-Einhaltung zu klären. Diese Phase sollte nach Möglichkeit vermieden werden, weil sie für Arbeitgeber problematisch ist.

3. Fehler bei W2-Einreichungen korrigieren Wenn das Problem fehlerhafte oder ausgelassene Angaben betrifft, ist der einfachste Weg, das korrekte Formular innerhalb von 30 Tagen nach Fristende (oder früher) einzureichen.

4. Wiederholte Exposition vermeiden Gleichzeitig mit der Behebung des aktuellen Problems sollten folgende einfache Schritte umgesetzt werden, um Strafen ganz zu vermeiden:

• Durchführung einer Lohnabrechnungsvorjahresabstimmung, um die Richtigkeit aller Angaben sicherzustellen. W2s vor Abgabe doppelt prüfen. Dieser Schritt allein kann Sie vor finanziellen Verlusten bewahren.
• Überprüfung aller TINs von Mitarbeitenden und freien Mitarbeitern vor Jahresende.
• Die Verantwortung für die Einreichung der W2 und anderer Informationsrückmeldungen einer einzigen Person übertragen. Diese Person für das Einhalten der Fristen verantwortlich machen.
• Payroll-Software verwenden, die die Erstellung des W2 in einem von der SSA akzeptierten Format unterstützt.

Fazit

Die Strafen für die Nicht- oder Verzögerteinreichung von W2-Formulare beim SSA sind beträchtlich. Je länger Sie warten, desto höher die Strafen.

Das Hauptziel ist, die Angelegenheit so schnell wie möglich zu klären und umgehend auf jegliche IRS-Schreiben im Zusammenhang mit der Nicht-Einhaltung zu reagieren.

Für Arbeitgeber mit besonderen Beschäftigungsumständen, wie globalen Remote-Mitarbeitern (einschließlich US-Bürger) und freiberuflichen Auftragnehmern, besteht die Lösung in einem Employer of Record oder Contractor of Record, die sicherstellen, dass alle regulatorischen Vorgaben eingehalten werden. Damit übernimmt diese Lösung vollständig die Verantwortung für W2- oder 1099-NEC-Einreichungen aus Ihrem Unternehmen.

FAQs: Strafe, wenn Arbeitgeber W2 nicht schickt

1. Kann ein Arbeitgeber Probleme bekommen, wenn er kein W2 schickt?

Ja, ein Arbeitgeber kann Probleme bekommen, wenn er die Frist nicht einhält. Strafen entstehen ab Ablauf der Frist in einer gestuften Höhe. Je länger die Formulare ausstehen, desto größer die Strafsumme. Bei vorsätzlicher oder fahrlässiger Nichterfüllung (definiert als bewusste und absichtliche Weigerung, einer Aufforderung nachzukommen) können ernstere Konsequenzen gezogen werden.

2. Was passiert, wenn ein Arbeitgeber kein W2 schickt?

Ein Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, einem Mitarbeiter bis zum 31. Januar ein W2 auszustellen (bzw. zum nächstgelegenen festgelegten Datum). Der Mitarbeiter sollte den Arbeitgeber nach Ablauf dieses Datums kontaktieren; wenn keine Reaktion erfolgt, kann er nach dem 15. Februar die IRS unter 800-829-1040 anrufen. Wenn bis zur Steuerfrist kein Formular eingegangen ist, kann Formular 4852 genutzt werden, um die Informationen einzureichen.

3. Welche Formulare müssen für unabhängige Auftragnehmer beim IRS eingereicht werden?

Der IRS verlangt, dass Arbeitgeber zwei unterschiedliche Formulare für die Vergütung einreichen. Eines für die Arbeitnehmerlöhne, das W2-Formular. Das andere betrifft unabhängige Auftragnehmer, Formular 1099-NEC (Nicht-Arbeitnehmer-Vergütung). Das 1099-NEC muss bis zum 31. Januar eingereicht werden und weist Zahlungen von $600+ für das Steuerjahr aus. Falls ein Auftragnehmer kein W9-Formular eingereicht hat, ist eine Backup-Withholding auf die Zahlungen erforderlich, und es muss das Formular 945 eingereicht werden, um dies zu melden.