So stellen Sie unabhängige Auftragnehmer in Ungarn im Jahr 2025 ein

Die Einstellung unabhängiger Auftragnehmer in Ungarn im Jahr 2025 bietet Flexibilität und Zugang zu erstklassigem Talent, erfordert jedoch auch sorgfältige rechtliche und operative Planung. Die ungarischen Behörden prüfen Auftragnehmervereinbarungen genau, um eine Fehlklassifizierung zu verhindern. Daher ist es unerlässlich, Vereinbarungen ordnungsgemäß zu strukturieren und eine klare Unterscheidung zwischen Auftragnehmern und Mitarbeitern zu wahren.

Dieser Leitfaden bietet eine praxisnahe Übersicht darüber, was Unternehmen vor der Einstellung unabhängiger Auftragnehmer in Ungarn wissen müssen, einschließlich rechtlicher Anforderungen, Vertragsgestaltung und wesentlichen Compliance-Risiken. Er erklärt, wie man durchsetzbare Vereinbarungen entwirft, was in Dienst- oder Werkverträge aufgenommen werden sollte, und hebt gängige Warnsignale hervor, die Bußgelder oder Neuzuordnungen auslösen könnten.

Egal, ob Sie als ausländisches Unternehmen ungarisches Talent anstellen oder als lokales Unternehmen mit Freelancern zusammenarbeiten, dieser Leitfaden hilft Ihnen, den Prozess sicher zu navigieren und kostspielige Fehler zu vermeiden.

Was sollten Sie vor der Einstellung eines Auftragnehmers in Ungarn wissen?

Die Einstellung unabhängiger Auftragnehmer in Ungarn geht über die einfache Unterzeichnung eines Dienstvertrags hinaus. Während das ungarische Recht die unabhängige Auftragnehmer-Tätigkeit erlaubt, wenden Arbeits- und Steuerbehörden eine Substanz-über-Form-Analyse an. Das bedeutet, dass die tatsächliche Natur der Arbeitsbeziehung Vorrang vor vertraglichen Bezeichnungen hat. Wenn der Auftragnehmer Leistungen in einer Weise erbringt, die einer Beschäftigungsbeziehung nahekommt, kann die Vereinbarung als Scheinarbeitsverhältnis umgedeutet werden, was rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich zieht.

Unabhängige Auftragnehmer in Ungarn agieren in der Regel als Einzelunternehmer (egyéni vállalkozó) oder durch Privatgesellschaften (Kft.). Sie sind gesetzlich verantwortlich für ihre Steuererklärungen, Beiträge zur sozialen Sicherheit und Rechnungsstellung und müssen eine gewisse operative Unabhängigkeit vom Auftraggeber wahren. Warnzeichen für eine Neuzuordnung sind beispielsweise das Arbeiten zu festen Zeiten, direkte Aufsicht und die Nutzung der internen Tools und Infrastruktur des Auftraggebers.

Ausländische Unternehmen können ungarische Auftragnehmer einstellen, ohne eine lokale Gesellschaft zu gründen. Jedoch können je nach Dauer, Regelmäßigkeit und Integration der Leistungen ungarische Steuererklärungsobliegenheiten entstehen und in manchen Fällen besteht das Risiko, eine ungarische Betriebsstätte (permanent establishment, PE) im Sinne des ungarischen Körperschaftsteuergesetzes zu begründen. Eine ordnungsgemäße Strukturierung, klare Dokumentation und die Einhaltung der Unabhängigkeit der Auftragnehmer sind entscheidend, um diese Risiken zu minimieren.

Welche rechtlichen Anforderungen bestehen bei der Einstellung eines Auftragnehmers in Ungarn?

Um rechtlich einen unabhängigen Auftragnehmer in Ungarn im Jahr 2025 einzustellen, muss dieser als egyéni vállalkozó registriert sein oder eine andere legale Geschäftsform besitzen und eine Steuer-Identifikationsnummer (adószám) bei der Nationalen Steuer- und Zollverwaltung (NAV) erhalten.

Auftragnehmer sind selbst verantwortlich für die Bezahlung ihrer persönlichen Einkommensteuer, Beiträge zur sozialen Sicherheit und ggf. Mehrwertsteuer (Mehrwertsteuerpflicht ab Überschreitung bestimmter Umsatzschwellen). Die Einstellungsgesellschaft hat in der Regel keine Steuerabzugs- oder Sozialversicherungsabgaben zu leisten, es sei denn, die Vereinbarung wird als Beschäftigung umgedeutet.

Das Wichtigste ist, dass der Auftragnehmer funktionale und operative Unabhängigkeit wahrt. Das heißt, er muss Kontrolle darüber haben, wie, wann und wo die Arbeit ausgeführt wird. Um eine Neuzuordnung als Beschäftigungsverhältnis zu vermeiden, darf die Vereinbarung keine Charakteristika eines Arbeitsverhältnisses aufweisen – beispielsweise feste Arbeitszeiten, Überwachung, Pflichtpräsenz im Büro oder Integration in interne Teams und Arbeitsabläufe. Verträge sollten die Nicht-Unterordnungs-Natur der Beziehung klar widerspiegeln, und die tägliche Praxis sollte den Vertragsbedingungen entsprechen, um von den ungarischen Arbeits- oder Steuerbehörden anerkannt zu werden.

Wie sollte der Vertrag ausgestaltet sein?

In Ungarn werden Auftragnehmerbeziehungen meist durch entweder einen megbízási szerződés (Dienstvertrag), wenn der Schwerpunkt auf der Erbringung laufender Aufgaben oder professioneller Leistungen liegt, oder durch einen vállalkozási szerződés (Werkvertrag) geregelt, wenn das Ziel die Erbringung eines klar definierten Ergebnisses ist. Diese Vertragsarten sind im ungarischen Zivilgesetzbuch (Act V of 2013) geregelt. Die Unterscheidung beeinflusst Haftung, Risikoaufteilung und Vergütungsgrundsätze. Grundsätzlich sollte eine rechtlich einwandfreie Vereinbarung folgende Punkte klar regeln:

• Umfang und Art der Arbeit oder Dienstleistung;
• Vertragsdauer oder erwarteter Zeitplan für die Lieferung;
• Vergütungsmodalitäten, inklusive Rechnungsstellung, Frequenz und anfallender Steuern (z.B. MwSt);
• Rechte an geistigem Eigentum, inklusive Eigentum an Arbeitsergebnissen und Lizenzbedingungen;
• Vertraulichkeitsklauseln und Datenschutzverpflichtungen im Einklang mit Datenschutzgrundverordnung (DSGVO);
• Kündigungsklauseln, inklusive Kündigungsgründe und Fristen.

Obwohl Verträge auf Englisch aufgesetzt werden können, ist es empfehlenswert, insbesondere bei einer Durchsetzung vor Ort oder zur Einhaltung behördlicher Vorgaben, eine ungarische Version oder eine beglaubigte Übersetzung vorzusehen. Ungarische Gerichte und Behörden stützen sich überwiegend auf die ungarische Sprache, und im Streitfall wird die ungarische Version voraussichtlich precedence haben, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

Welche Risiken bestehen bei Fehlklassifizierung in Ungarn?

In Ungarn ist die Fehlklassifikation eines Auftragnehmers als Arbeitnehmer mit erheblichen rechtlichen und finanziellen Risiken verbunden. Behörden wie die Nationale Steuer- und Zollverwaltung und die Arbeitsaufsichtsbehörde (Munkaügyi Felügyelet) prüfen Arbeitnehmer- und Auftragnehmerbeziehungen genau und bewerten die tatsächliche Ausgestaltung der Beziehung, nicht nur die vertragliche Bezeichnung. Sollte die tatsächliche Natur eher einer Beschäftigung ähneln, kann die Vereinbarung auch ohne vertragliche Umdeutung als Scheinarbeitsverhältnis behandelt werden.

Folgen dieser Fehlklassifikation sind rückwirkende Haftung für unbezahlte Steuern und Sozialabgaben, Verwaltungsstrafen und gegebenenfalls Klagen auf arbeitsrechtliche Ansprüche wie bezahlten Urlaub, Mindestlohn, Abfindung oder Kündigungsentschädigung. Der Zeitraum für die Nachforderung kann bis zu fünf Jahre zurückreichen. Die Durchsetzung ist durch jüngste Reformen im Arbeits- und Steuerrecht strenger geworden.

Die Behörden konzentrieren sich vor allem auf Hinweise wie: arbeitet der Auftragnehmer ausschließlich für einen Kunden, folgt er detaillierten Anweisungen, erhält er regelmäßige Zahlungen ohne Rechnung oder ist er in die Organisationsstruktur des Auftraggebers integriert? Diese Faktoren deuten auf wirtschaftliche Abhängigkeit und Unterordnung hin – typische Kennzeichen eines Arbeitsverhältnisses nach dem ungarischen Arbeitsgesetz.

Um diese Risiken zu vermeiden, sollten Unternehmen Auftragnehmerverhältnisse so gestalten, dass die tatsächliche Unabhängigkeit in der Durchführung, Vergütung und am Geschäftsrisiko gewahrt bleibt. Regelmäßige interne Überprüfungen und rechtliche Prüfung der Auftragnehmervereinbarungen sind sehr zu empfehlen, um die Einhaltung der ungarischen Arbeits- und Steuerrechtslage sicherzustellen.

Ein Contractor of Record Service wie Rivermate unterstützt internationale Firmen dabei, Auftragnehmer in Ungarn sicher und konform einzustellen. Von der Vertragsgestaltung und Klassifikationsberatung bis hin zu lokaler Steuerführung und Zahlungsabwicklung.

Wie lässt sich die Cost of Hiring Independent Contractors bestimmen?

Die Einstellung unabhängiger Auftragnehmer in Ungarn bietet Flexibilität und Kostenvorteile gegenüber traditioneller Beschäftigung, besonders für internationale Kunden. Der Gesamtaufwand hängt allerdings vom Tarif des Auftragnehmers ab. Wechselkursschwankungen, internationale Überweisungsgebühren und Rechnungsstellung in ungarischen Forint oder Euro können die tatsächlichen Kosten beeinflussen. Direkteinstellungen können außerdem Gründungskosten für die steuerliche und rechtliche Compliance verursachen, wie z.B. Mehrwertsteuerregistrierung, was anfangs mehrere Hundert bis Tausend Euro ausmachen kann.

In Ungarn verwalten Selbstständige in der Regel ihre eigenen Steuern. Die persönliche Einkommensteuer ist pauschal 15 %, die Beiträge zur sozialen Sicherheit liegen bei etwa 32–34 %. Die tatsächliche steuerliche Belastung hängt stark von ihrer gewählten Rechtsform ab, z.B. Einzelunternehmen, dem vereinfachten KATA-System (vereinfachtes Steuersystem mit Fixbetrag) oder einer Kft. (Limited). Bei der Kft. fällt Körperschaftsteuer (9 %) plus zusätzliche persönliche Steuern auf Dividenden an.

Um Fehlklassifizierung zu vermeiden, müssen Verträge klar die Unabhängigkeit des Auftragnehmers festlegen, inklusive Kontrolle über Arbeit, Tools und die Freiheit, mit anderen Kunden zu arbeiten.

Welche Faktoren beeinflussen das Gehalt der Auftragnehmer?

Die Tagessätze in Ungarn variieren je nach Erfahrungsstufe, Spezialisierung und Marktlage erheblich. Hochqualifizierte Fachkräfte wie Senior Softwareentwickler, EU-rechtliche Compliance-Experten oder erfahrene Rechtsexperten verlangen in der Regel Premium-Gebühren, bedingt durch ihre spezielle Expertise und lokale Verfügbarkeit. Rollen mit allgemeinen Fähigkeiten oder Juniorlevel tendieren zu günstigeren Preisen.

Weitere Einflussfaktoren auf die Sätze sind Vertragsdauer, Exklusivitätsanforderungen, Dringlichkeit der Deliverables und Sprachkenntnisse. Fachleute, die regelmäßig mit internationalen Kunden arbeiten oder über fortgeschrittene Englischkenntnisse und Projektmanagementfähigkeiten verfügen, verhandeln in der Regel höhere Vergütungen. Besonders im Exportsektor wie IT, Recht und Consulting.

Wie beeinflusst die Besteuerung die Zahlungen an Auftragnehmer?

Auftragnehmer in Ungarn kümmern sich selbst um Steuer- und Sozialabgaben, häufig direkt mit der ungarischen Steuerbehörde (NAV). Neben Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträgen müssen Auftragnehmer, die die MwSt.-Grenze überschreiten, auch die Mehrwertsteuer (aktuell 27 %) verwalten.

Bei der Zusammenarbeit mit ungarischen Auftragnehmern sind ausländische Kunden in der Regel nicht verpflichtet, Steuern einzubehalten. Es ist jedoch wichtig, in den Verträgen klar anzugeben, ob die angegebenen Sätze inklusive oder exklusive Steuern und MwSt. gelten. Klare Definition dieser Punkte hilft, Missverständnisse zu vermeiden, Streitigkeiten vorzubeugen und Risiken hinsichtlich Steuerpflichten oder Fehlklassifizierung zu minimieren.

Welche Zahlungsmodelle sind bei Auftragnehmern üblich?

Ungarische Auftragnehmer bevorzugen in der Regel strukturierte, klar formulierte Zahlungsvereinbarungen, die in einem formellen Dienst- oder Werkvertrag festgelegt sind. Gängige Modelle sind Festpreise, Stundenhonorar oder monatliche Retainer bei wiederkehrenden Leistungen. Zahlungen erfolgen meist per internationale [Banküberweisungs], mit Zahlungszielen von 7 bis 30 Tagen nach Rechnungsausstellung.

Um Missverständnisse zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sollten Verträge die Rechnungsstellungshäufigkeit, Währung, Zahlungsbedingungen und konkrete Meilensteine genau festlegen. Viele internationale Kunden bevorzugen zudem digitale Rechnungen, um ihre Compliance- und Steuererklärungsprozesse zu vereinfachen.

Wie gewährleistet man die Einhaltung des Arbeitsrechts in Ungarn?

Die Einhaltung des ungarischen Arbeitsrechts ist essenziell beim Umgang sowohl mit Mitarbeitern als auch mit Auftragnehmern. Im Jahr 2025 bleiben die ungarischen Arbeitsschutzbestimmungen streng, insbesondere bei der Zuordnung von Arbeitskräften, Verträgen und Steuerpflichten. Ob Sie ein ausländisches Unternehmen sind, das lokale Fachkräfte engagiert, oder ein inländisches Unternehmen, das seine Belegschaft erweitert – Kenntnis und Einhaltung der lokalen Vorschriften helfen, Bußgelder, Rechtsstreitigkeiten und Reputationsschäden zu vermeiden.

Welche wichtigsten Gesetze sind zu berücksichtigen?

Die ungarischen Arbeitsverhältnisse werden hauptsächlich durch den Arbeitsgesetzbuch (Act I of 2012) geregelt, das umfassende Vorschriften zu Rechten und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern enthält. Dieses Gesetz gilt ausschließlich für Arbeitsverträge, nicht aber für Auftragnehmer oder B2B-Beziehungen, die stattdessen vom Zivilgesetzbuch (Act V of 2013) geregelt werden. Dennoch muss die Unterscheidung zwischen Beschäftigung und Auftrag klar in Form und Substanz gehalten werden, da eine Fehlklassifizierung rückwirkend haftbar machen kann.

Wichtige Standards im ungarischen Arbeitsrecht verlangen, dass alle Arbeitsverträge schriftlich geschlossen werden und Kernparameter wie Tätigkeitsbeschreibung, Grundgehalt und Arbeitsort enthalten. Zusätzlich sind Arbeitszeit, Kündigungsfristen und Benefits schriftlich innerhalb von 15 Tagen ab Arbeitsbeginn festzulegen.

Der Gesetzestext legt eine Standardarbeitszeit von acht Stunden täglich und vierzig Stunden wöchentlich fest, mit Vorgaben zu Überstunden und obligatorischen Pausen (mindestens 11 Stunden täglich, mindestens 48 Stunden ununterbrochen wöchentlich). Arbeitnehmer haben Anspruch auf mindestens 20 bezahlte Urlaubstage, die bei Alter und Familienstand steigen können. Eltern beispielsweise erhalten zusätzlich Urlaub pro Kind.

Arbeitgeber sind außerdem verpflichtet, Einkommensteuer, Sozialversicherungsbeiträge und Krankenversicherungsbeiträge für ihre Mitarbeiter einzubehalten und abzuführen. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind Mindestkündigungsfristen, Abfindungsregelungen und detaillierte Verfahren einzuhalten, um eine rechtmäßige Kündigung zu gewährleisten. Jede Kündigung muss mit sachlicher Begründung erfolgen, insbesondere bei unbefristeten Verträgen.

Zudem verbietet das ungarische Gleichbehandlungsgesetz Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, Alter, Ethnie, Religion, Behinderung oder anderen geschützten Merkmalen. Diese Schutzmaßnamen gelten für Einstellung, Kündigung, Beförderung, Vergütung und Arbeitsbedingungen. Die Arbeitgeber unterliegen der Aufsicht durch die ungarische Arbeitsaufsicht (Munkaügyi Felügyelet) und können bei Verstößen haftbar gemacht werden.

Wie vermeidet man die Fehlklassifikation von Beschäftigten und Auftragnehmern in Ungarn

Fehlklassifikation (Arbeitnehmer als Auftragnehmer behandeln) ist ein erhebliches Compliance-Risiko in Ungarn. Sowohl die ungarische Steuerbehörde als auch Gerichte prüfen die tatsächliche Substanz der Arbeitsbeziehung, ungeachtet des Titels oder der Vertragsform. Wenn die Beziehung in der Praxis eher einer Beschäftigung entspricht, kann sie umgedeutet werden, was rückwirkende Steuern, Bußgelder und arbeitsrechtliche Ansprüche nach sich zieht.

Um dieses Risiko zu minimieren:

• Sicherstellen, dass der Auftragnehmer unabhängig agiert, keine direkte Kontrolle, Unterordnung oder Integration in die Organisationsstruktur besteht.
• Keine festen Arbeitszeiten, keine Pflichtpräsenz im Büro oder Nutzung interner Tools (wie Firmen-Mail, Badge, Software-Systeme) auferlegen.
• Exklusivitätsanforderungen einschränken, echte Auftragnehmer bedienen mehrere Kunden und steuern ihren Arbeitsumfang selbst.
• Vereinbarungen auf klar umrissene Ergebnisse oder Projektziele statt auf offene, wiederkehrende Aufgaben stützen.
• Klare Dienstleistungsverträge verwenden, die eine kommerzielle, Business-to-Business-Beziehung widerspiegeln, ohne arbeitsähnliche Begriffe oder Verpflichtungen.
• Regelmäßige Überprüfung der Auftragnehmerbeziehungen, um die Einhaltung der gesetzlichen Standards nachzuweisen und die funktionale Unabhängigkeit zu dokumentieren.

Welche Dokumentation ist notwendig, um die Compliance sicherzustellen?

Pflichtgemäße Dokumentation ist entscheidend, um die Einhaltung der ungarischen Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften zu gewährleisten. Bei Mitarbeitern verlangt das Arbeitsgesetzbuch (Act I of 2012) die schriftliche Dokumentation des Arbeitsverhältnisses mit Kernangaben wie Tätigkeitsbeschreibung, Gehalt und Arbeitsort. Zusätzlich sind Stellenbeschreibungen, Arbeitszeitnachweise, Lohnabrechnungen, Urlaubs- und Sozialversicherungsnachweise sowie Nachweise zu Steuer- und Beitragszahlungen erforderlich. Diese Dokumente sind gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfrist zu archivieren und bei Bedarf den Behörden vorzulegen.

Bei Auftragnehmern, geregelt im Zivilgesetzbuch (Act V of 2013), hängt die Compliance von einer rechtlich robusten Dokumentationskette ab. Wichtig ist ein unterschriebener megbízási szerződés (Dienstvertrag) oder vállalkozási szerződés (Werkvertrag), der Umfang, Vergütung und Nicht-Unterordnungs-Charakter deutlich macht. Auftragnehmer müssen gültige, umsatzsteuerkonforme Rechnungen mit ihrer adószám ausstellen, und die Auftraggeber sollten Zahlungsbelege, z.B. Banküberweisungen, aufbewahren.

Weiterhin ist die Anmeldung bei NAV sowie der Nachweis über eine gültige Geschäftslizenz (z.B. Gewerbeanmeldung) notwendig. Es empfiehlt sich außerdem, dokumentiert nachzuweisen, dass der Auftragnehmer autonom arbeitet und nicht hierarchisch kontrolliert wird, um eine mögliche Fehlklassifizierung abzuwehren.

Sorgfältige Dokumentation schützt das Unternehmen im Rahmen einer Betriebsprüfung durch NAV oder die Arbeitsaufsicht und fördert eine transparente Geschäftsbeziehung.

Was ist der Prozess der Einstellung internationaler Arbeitskräfte in Ungarn?

Die Beschäftigung internationaler Arbeitskräfte in Ungarn folgt einem gesetzlichen Ablauf, der je nach Staatsangehörigkeit variiert. EU-, EWR- und schweizerische Staatsbürger benötigen keine Arbeitserlaubnis, wohl aber eine Anmeldung ihres Aufenthalts bei den ungarischen Behörden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dies bei Beginn der Tätigkeit der zuständigen Arbeitsbehörde zu melden.

Drittstaatsangehörige, die keine EU-, EWR- oder Schweizer Citizens sind, benötigen vor Arbeitsaufnahme eine entsprechende Arbeitserlaubnis, z.B. das Single Permit oder die EU Blue Card