Einstellung unabhängiger Auftragnehmer in Ungarn im Jahr 2025 bietet Flexibilität und Zugang zu erstklassigem Talent, erfordert jedoch auch sorgfältige rechtliche und operative Planung. Die ungarischen Behörden prüfen Auftragnehmervereinbarungen genau, um Fehlklassifizierungen zu verhindern. Daher ist es unerlässlich, Vereinbarungen richtig zu strukturieren und eine klare Unterscheidung zwischen Auftragnehmern und Mitarbeitern zu wahren.

Was sollten Sie wissen, bevor Sie einen Auftragnehmer in Ungarn einstellen?

Die Einstellung unabhängiger Auftragnehmer in Ungarn umfasst mehr als die Unterzeichnung eines Servicevertrags. Während das ungarische Recht die unabhängige Vertragsgestaltung erlaubt, wenden Arbeits- und Steuerbehörden eine Substanz-über-Form-Ansatz an, was bedeutet, dass die tatsächliche Natur der Arbeitsbeziehung Vorrang vor vertraglichen Bezeichnungen hat. Wenn der Auftragnehmer Dienstleistungen in einer Weise erbringt, die einer Beschäftigungsbeziehung sehr ähnelt, kann die Vereinbarung als verkappte Beschäftigung umklassifiziert werden, was rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich zieht.

Unabhängige Auftragnehmer in Ungarn agieren in der Regel als Einzelunternehmer (egyéni vállalkozó) oder durch private Gesellschaften (Kft.). Sie sind rechtlich verantwortlich für ihre eigenen Steuererklärungen, Sozialversicherungsbeiträge und Rechnungsstellung und müssen eine gewisse operative Unabhängigkeit vom Auftraggeber wahren. Warnzeichen für eine Umklassifizierung sind unter anderem das Arbeiten zu festen Zeiten, direkte Überwachung sowie die Nutzung der internen Tools und Infrastruktur des Auftraggebers.

Ausländische Unternehmen können ungarische Auftragnehmer engagieren, ohne eine lokale Gesellschaft zu gründen. Abhängig von Dauer, Regelmäßigkeit und Integration der Dienstleistungen können jedoch ungarische Steuererklärungsobliegenheiten entstehen, und in manchen Fällen besteht die Gefahr, eine Betriebsstätte (PE) nach ungarischem Körperschaftssteuerrecht zu begründen. Eine richtige Strukturierung, klare Dokumentation und die Wahrung der Auftragnehmer-Unabhängigkeit sind entscheidend, um diese Risiken zu minimieren.

Was sind die rechtlichen Anforderungen für die Einstellung eines Auftragnehmers in Ungarn?

Um rechtmäßig einen unabhängigen Auftragnehmer in Ungarn im Jahr 2025 einzustellen, muss der Auftragnehmer als Einzelunternehmer (egyéni vállalkozó) registriert sein oder eine andere rechtmäßige Geschäftsform betreiben und eine Steuer-Identifikationsnummer (adószám) bei der Nationale Steuer- und Zollverwaltung (NAV) erhalten.

Auftragnehmer sind individuell verantwortlich für die Zahlung ihrer persönlichen Einkommenssteuer, Sozialversicherungsbeiträge und ggf. Mehrwertsteuer, abhängig von ihrer Rechtsform und Umsatzgrenzen. Die Einstellungseinheit hat in der Regel keine Steuerabzugs- oder Sozialversicherungsbeiträge zu leisten, es sei denn, die Beziehung wird als Beschäftigung umklassifiziert.

Wichtig ist, dass der Auftragnehmer eine funktionale und operative Unabhängigkeit bewahrt. Das bedeutet, er behält die Kontrolle darüber, wie, wann und wo die Arbeit ausgeführt wird. Um eine Umklassifizierung als Beschäftigungsverhältnis zu vermeiden, darf die Vereinbarung keine Merkmale aufweisen, die typisch für eine Beschäftigung sind — wie feste Arbeitszeiten, Überwachung, verpflichtende Anwesenheit im Büro oder Integration in interne Teams und Arbeitsabläufe. Verträge müssen die nicht unterordnete Natur der Beziehung klar widerspiegeln, und die tägliche Praxis muss mit den vertraglichen Bedingungen übereinstimmen, um einer Prüfung durch ungarische Arbeits- oder Steuerbehörden standzuhalten.

Wie legt man die Vertragsbedingungen fest?

In Ungarn werden Auftragnehmerbeziehungen typischerweise durch entweder einen Servicevertrag (megbízási szerződés), der bei Fokus auf die Erbringung laufender Aufgaben oder professioneller Dienstleistungen verwendet wird, oder einen Werkvertrag (vállalkozási szerződés), der bei Fokus auf die Lieferung eines klar definierten Ergebnisses gilt, geregelt. Diese Vertragstypen sind im Ungarischen Zivilgesetzbuch (Gesetz V von 2013) geregelt, und die Unterscheidung beeinflusst Haftung, Risikoallokation und Vergütungsgrundsätze. Unabhängig vom Vertragstyp sollte eine rechtlich einwandfreie Vereinbarung die folgenden Elemente klar definieren:

• Umfang und Art der Arbeit oder Dienstleistungen;
• Vertragsdauer oder erwarteter Zeitplan für die Lieferungen;
• Zahlungsbedingungen, inklusive Rechnungsstellung, Frequenz und anfallender Steuern (z.B. Mehrwertsteuer);
• Rechte an geistigem Eigentum, inklusive Eigentumsrechte an Arbeitsergebnissen und Lizenzbedingungen;
• Vertraulichkeitsklauseln und Datenschutzpflichten, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO);
• Kündigungsklauseln, inklusive Kündigungsgründe und Fristen.

Obwohl Verträge auf Englisch verfasst werden können, ist es besonders bei erwarteter lokaler Durchsetzung oder administrativer Einhaltung dringend zu empfehlen, eine ungarische Version oder zumindest eine beglaubigte Übersetzung vorzubereiten. Ungarische Gerichte und Behörden stützen sich in erster Linie auf die ungarische Sprache, und im Streitfall wird die ungarische Version wahrscheinlich Vorrang haben, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

Was sind die Risiken bei Fehlklassifizierung in Ungarn?

In Ungarn birgt die Fehlklassifizierung von Auftragnehmern als Mitarbeiter erhebliche rechtliche und finanzielle Risiken. Behörden wie die Nationale Steuer- und Zollverwaltung und die Arbeitsinspektion prüfen Auftragnehmerbeziehungen genau. Diese Behörden bewerten eine Beziehung umfassend, wobei nicht nur die expliziten vertraglichen Bedingungen, sondern vor allem die tatsächliche Funktionsweise im Vordergrund stehen. Wenn die Natur der Beziehung eher einer Beschäftigung ähnelt als einer Geschäftsbeziehung, kann sie ungeachtet der vertraglichen Bezeichnung umklassifiziert werden.

Folgen einer Fehlklassifizierung sind rückwirkende Haftung für unbezahlte Steuern und Sozialversicherungsbeiträge, Verwaltungsstrafen sowie mögliche Ansprüche des Auftragnehmers auf Beschäftigungsansprüche wie bezahlten Urlaub, Mindestlohn, Abfindung oder Kündigungsentschädigung. Die Haftungsdauer kann bis zu fünf Jahre zurückreichen, und die Durchsetzung wurde durch jüngste Reformen im Arbeits- und Steuerrecht verschärft.

Die Behörden konzentrieren sich typischerweise auf Indikatoren wie die ausschließliche Arbeit für einen Auftraggeber, die Befolgung detaillierter Anweisungen, regelmäßige Zahlungen ohne Rechnungsstellung oder die Integration in die Organisationsstruktur des Auftraggebers. Diese Faktoren deuten auf wirtschaftliche Abhängigkeit und Unterordnung hin, was charakteristisch für eine Beschäftigung nach dem ungarischen Arbeitsgesetzbuch ist.

Um diese Risiken zu vermeiden, sollten Unternehmen Auftragnehmervereinbarungen so gestalten, dass die tatsächliche Unabhängigkeit in Ausführung, Vergütung und Geschäftsrisiko widerspiegelt wird. Regelmäßige interne Audits und rechtliche Überprüfungen der Auftragnehmervereinbarungen sind dringend zu empfehlen, um die Einhaltung der ungarischen Arbeits- und Steuerregelungen sicherzustellen.

Ein Contractor of Record Service, wie Rivermate, unterstützt internationale Unternehmen dabei, Auftragnehmer in Ungarn sicher und regelkonform zu engagieren. Von Vertragsgestaltung und Klassifizierungsunterstützung bis hin zu lokaler Steuerberatung und Zahlungsabwicklung,

Wie bestimmen Sie die Kosten für die Einstellung unabhängiger Auftragnehmer?

Die Einstellung unabhängiger Auftragnehmer in Ungarn bietet Flexibilität und Kostenvorteile gegenüber traditioneller Beschäftigung, insbesondere für internationale Kunden. Allerdings gehen die Gesamtkosten über den Auftragnehmersatz hinaus. Währungsschwankungen, internationale Überweisungsgebühren und Rechnungsstellung in ungarischen Forint oder Euro können die tatsächlichen Ausgaben beeinflussen. Direkteinstellungen können zudem Gründungskosten für die Einhaltung rechtlicher und steuerlicher Vorgaben mit sich bringen, wie z.B. die Mehrwertsteuerregistrierung, die mehrere Hundert bis Tausende von Euro an Vorlaufkosten verursachen kann.

In Ungarn verwalten Selbständige in der Regel ihre eigenen Steuern. Die Standard-Einkommensteuer beträgt 15 %, die Sozialabgaben liegen bei etwa 32–34 %. Die tatsächliche Steuerbelastung variiert erheblich je nach gewählter Rechtsform, sei es Einzelunternehmen, das vereinfachte KATA-System (vereinfachtes Steuersystem), oder die Tätigkeit durch eine GmbH (Kft.), die Körperschaftsteuer (9 %) plus zusätzliche persönliche Steuern auf Dividenden umfasst.

Um Fehlklassifizierungen zu vermeiden, müssen Verträge die Unabhängigkeit des Auftragnehmers klar festlegen, inklusive Kontrolle über Arbeit, Werkzeuge und die Freiheit, mit anderen Auftraggebern zu arbeiten.

Welche Faktoren beeinflussen das Gehalt der Auftragnehmer?

Die Honorare in Ungarn variieren erheblich je nach Erfahrungsstufe, Spezialisierung und aktuellen Marktbedingungen. Hochqualifizierte Spezialisten, wie leitende Softwareingenieure, EU-Regulierungsexperten oder erfahrene Rechtsberater, verlangen meist Premium-Gebühren aufgrund ihrer Nischenexpertise und begrenzten lokalen Verfügbarkeit. Rollen mit allgemeinen Fähigkeiten oder Junior-Level-Erfahrung sind dagegen meist günstiger.

Weitere Einflussfaktoren auf die Auftragnehmersätze sind Vertragsdauer, Exklusivitätsanforderungen, Dringlichkeit der Lieferungen und Sprachkenntnisse. Fachkräfte, die regelmäßig mit internationalen Kunden zusammenarbeiten oder über fortgeschrittene Englischkenntnisse sowie ausgeprägtes Projektmanagement verfügen, verhandeln in der Regel höhere Vergütungen. Besonders in exportorientierten Branchen wie IT, Recht und Beratung sind höhere Honorare üblich.

Wie wirkt sich die Besteuerung auf die Zahlungen an Auftragnehmer aus?

In Ungarn kümmern sich Auftragnehmer eigenständig um ihre Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge, inklusive der Anmeldung bei der ungarischen Steuerbehörde (NAV). Neben der persönlichen Einkommenssteuer und den Sozialabgaben müssen Auftragnehmer, die die Mehrwertsteuer-Registrierungsgrenze überschreiten, auch die Mehrwertsteuer (derzeit 27 %) abführen.

Bei der Beauftragung ungarischer Auftragnehmer sind ausländische Auftraggeber in der Regel nicht verpflichtet, Steuern einzubehalten. Es ist jedoch entscheidend, dass die Verträge klar festlegen, ob die angegebenen Sätze inklusive oder exklusive Steuern und Mehrwertsteuer sind. Klare Definitionen dieser Bedingungen verhindern Missverständnisse, helfen bei der Vermeidung potenzieller Streitigkeiten und mindern Risiken im Zusammenhang mit Steuerpflichten oder Fehlklassifizierung.

Welche Zahlungsstrukturen sind typisch für Auftragnehmer?

Ungarische Auftragnehmer bevorzugen in der Regel strukturierte und klar umrissene Zahlungsvereinbarungen, die in formellen Service- oder Werkverträgen ausdrücklich geregelt sind. Übliche Modelle sind Festpreisprojekte, Stundenhonorare oder monatliche Pauschalen für wiederkehrende Leistungen. Zahlungen erfolgen meist per internationale Banküberweisung, mit Zahlungsfristen von 7 bis 30 Tagen nach Rechnungsstellung.

Um Missverständnisse zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sollten Verträge die Rechnungsstellungshäufigkeit, Währung, Zahlungsbedingungen und konkrete Meilensteine klar definieren. Viele internationale Kunden bevorzugen zudem digitale Rechnungsbelege, um die Einhaltung der steuerlichen und Compliance-Anforderungen zu erleichtern.

Wie stellen Sie die Einhaltung der Arbeitsgesetze in Ungarn sicher?

Die Einhaltung der ungarischen Arbeitsgesetze ist entscheidend bei der Zusammenarbeit mit sowohl Mitarbeitern als auch Auftragnehmern. Im Jahr 2025 hält Ungarn weiterhin strenge Arbeitsschutzbestimmungen ein, insbesondere hinsichtlich der Klassifizierung von Arbeitern, Verträgen und Steuerpflichten. Ob Sie als ausländisches Unternehmen lokale Fachkräfte engagieren oder als inländisches Unternehmen Ihre Belegschaft erweitern, das Verständnis und die Einhaltung der lokalen Vorschriften helfen, Strafen, Rechtsstreitigkeiten und Reputationsrisiken zu vermeiden.

Welche wichtigsten Arbeitsgesetze sind zu beachten?

Ungarische Arbeitsverhältnisse werden hauptsächlich durch den Arbeitsgesetzbuch (Gesetz I von 2012) geregelt, das umfassende Vorschriften zu Rechten und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern enthält. Diese Gesetzgebung gilt ausschließlich für Arbeitsverträge und erstreckt sich nicht auf Auftragnehmer oder Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen, die stattdessen durch das Zivilgesetzbuch (Gesetz V von 2013) geregelt sind. Die Unterscheidung zwischen Beschäftigung und Vertragsgestaltung muss jedoch sowohl formell als auch inhaltlich klar gewahrt bleiben, da eine Fehlklassifizierung rückwirkende Haftung nach Arbeits- und Steuerrecht auslösen kann.

Wesentliche Standards des Arbeitsgesetzbuchs verlangen, dass alle Arbeitsverträge schriftlich abgeschlossen werden und Kernbedingungen wie Tätigkeitsbeschreibung, Grundgehalt und Arbeitsort enthalten. Zudem schreibt das Gesetz vor, dass zusätzliche Arbeitsbedingungen wie Arbeitszeiten, Kündigungsfristen und Leistungen innerhalb von 15 Tagen nach Beginn des Arbeitsverhältnisses schriftlich festzulegen sind.

Die gesetzliche Regelarbeitszeit beträgt acht Stunden pro Tag und vierzig Stunden pro Woche, mit festgelegten Grenzen für Überstunden sowie verpflichtenden täglichen (mindestens 11 Stunden) und wöchentlichen (mindestens 48 Stunden) Ruhezeiten. Arbeitnehmer haben Anspruch auf mindestens 20 bezahlte Urlaubstage, die je nach Alter und Familienstand steigen. Eltern erhalten zusätzliches Urlaubsgeld pro Kind.

Arbeitgeber sind außerdem verpflichtet, die persönliche Einkommenssteuer, Sozialversicherungsbeiträge und Krankenversicherungsbeiträge für ihre Mitarbeiter einzubehalten und abzuführen. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses schreibt das Arbeitsgesetzbuch Mindestkündigungsfristen, Regelungen zur Abfindung und detaillierte Verfahren für eine rechtmäßige Kündigung vor, insbesondere bei Leistungsmängeln, betrieblichem Grund oder Fehlverhalten. Jede Kündigung muss eine formale Begründung haben, insbesondere bei unbefristeten Verträgen.

Darüber hinaus garantiert das ungarische Arbeitsrecht das Prinzip der Gleichbehandlung und des Diskriminierungsverbots aufgrund von Geschlecht, Alter, Ethnie, Religion, Behinderung oder anderen geschützten Merkmalen. Diese Schutzbestimmungen gelten nicht nur bei Einstellung und Kündigung, sondern auch bei Beförderung, Vergütung und Arbeitsbedingungen. Arbeitgeber unterliegen der Aufsicht durch die Ungarische Arbeitsinspektion und können bei Verstößen gegen Antidiskriminierungs- und Gleichstellungsgesetze haftbar gemacht werden.

Wie vermeiden Sie die Fehlklassifizierung von Mitarbeitern und Auftragnehmern in Ungarn

Fehlklassifizierung (die Behandlung eines Mitarbeiters als Auftragnehmer) ist ein erhebliches Compliance-Risiko in Ungarn. Sowohl die Ungarische Steuerbehörde als auch Arbeitsgerichte beurteilen die tatsächliche Substanz der Arbeitsbeziehung, unabhängig vom Titel oder der Struktur des Vertrags. Wenn die Beziehung in der Praxis einer Beschäftigung ähnelt, kann sie umklassifiziert werden, was rückwirkende Steuerpflichten, Strafen und mögliche Beschäftigungsansprüche nach sich zieht.

Zur Risikominderung:

• Sicherstellen, dass der Auftragnehmer unabhängig arbeitet, ohne direkte Überwachung, Unterordnung oder Integration in Ihre Organisation.
• Vermeiden Sie die Festlegung fester Arbeitszeiten, verpflichtende Anwesenheit oder die Nutzung interner Tools (wie Firmen-E-Mail, Ausweise oder Software).
• Begrenzen Sie Exklusivitätsanforderungen; echte Auftragnehmer bedienen mehrere Kunden und verwalten ihre Arbeitsbelastung selbst.
• Gestalten Sie Engagements um klar definierte Ergebnisse oder projektbasierte Leistungen, nicht um offene, wiederkehrende Pflichten, wie sie typisch für Beschäftigungsverhältnisse sind.
• Verwenden Sie eindeutig formulierte Servicevereinbarungen, die eine gewerbliche, geschäftliche Beziehung widerspiegeln, und vermeiden Sie employment-ähnliche Terminologie oder Verpflichtungen.
• Führen Sie regelmäßige Überprüfungen der Auftragnehmerbeziehungen durch, um die Einhaltung der rechtlichen Standards sicherzustellen und die funktionale Unabhängigkeit in der Praxis zu dokumentieren.

Welche Dokumentation ist notwendig, um die Einhaltung zu gewährleisten?

Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist unerlässlich, um die Einhaltung der ungarischen Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften sicherzustellen. Für Mitarbeiter schreibt das Arbeitsgesetzbuch (Gesetz I von 2012) vor, dass ein schriftlicher Arbeitsvertrag aufbewahrt wird, der zentrale Bedingungen wie Tätigkeitsbeschreibung, Gehalt und Arbeitsort enthält. Zudem müssen Arbeitgeber Stellenbeschreibungen, Arbeitszeit- und Anwesenheitsaufzeichnungen, Gehaltsabrechnungen, Urlaubs- und Leistungsnachweise sowie Nachweise über Steuer- und Beitragszahlungen aufbewahren. Diese Dokumente sind entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu sichern und auf Anfrage von Arbeits- oder Steuerbehörden vorzulegen.

Bei Auftragnehmern, geregelt durch das Zivilgesetzbuch (Gesetz V von 2013), hängt die Einhaltung davon ab, eine rechtlich belastbare Dokumentationskette zu pflegen, die die Unabhängigkeit der Geschäftsbeziehung belegt. Dazu gehört ein unterzeichneter Servicevertrag (megbízási szerződés) oder Werkvertrag (vállalkozási szerződés), der den Leistungsumfang, Zahlungsbedingungen und die nicht unterordnete Natur der Beziehung klar definiert. Auftragnehmer müssen gültige, Mehrwertsteuer-konforme Rechnungen ausstellen, inklusive ihrer Steuer-Identifikationsnummer (adószám), und Kunden sollten Zahlungsnachweise, meist per Banküberweisung, aufbewahren.

Weiterhin müssen Auftragnehmer bei der NAV registriert sein und entsprechende Gewerbeberechtigungen oder Einzelunternehmerbescheinigungen besitzen. Es ist ratsam, klare Nachweise zu führen, die belegen, dass der Auftragnehmer autonom arbeitet und keiner hierarchischen Kontrolle oder funktionalen Integration in die Belegschaft des Auftraggebers unterliegt, um mögliche Fehlklassifizierungsansprüche abzuwehren.

Sorgfältige Dokumentation schützt das Unternehmen nicht nur im Falle einer Prüfung durch NAV oder die Ungarische Arbeitsinspektion, sondern gilt auch als Best Practice im Risik