Meisterung der Check-in-Fragen für produktive Meetings

Unternehmen verlassen sich zunehmend auf remote Arbeiter und einstellen global. Diese Vielfalt kommt Ihrem Team zugute, indem sie unterschiedliche Perspektiven und Fachkenntnisse mitbringt. Es kann jedoch schwierig sein, die Gefühle und Meinungen Ihres Teams im Remote-Arbeitsumfeld im Blick zu behalten.

Führungskräfte und Manager kompensieren den Mangel an persönlicher Kommunikation durch viele Meetings. Diese Meetings sollten jedoch einen Zweck und eine klare Struktur haben.

Hier kommen Check-in-Fragen ins Spiel. Sie sind ein wichtiges Werkzeug, das ein Manager oder Leiter besitzen sollte. Sie bieten eine bessere Möglichkeit, sinnvollere Meetings mit Ihrem Team zu führen.

Was sind Check-in-Fragen und warum brauchen Sie sie?

Check-in-Fragen sind Fragen, die darauf ausgelegt sind, Ihr Team während regelmäßiger Check-in-Anrufe engagiert und auf dem gleichen Stand zu halten. Wird oftmals als Stand-ups bezeichnet, stammen diese Treffen aus Daily Scrum Meetings und sind eine großartige Gelegenheit, mit Ihrem Team Kontakt zu halten.

Diese Treffen bieten eine hervorragende Möglichkeit, den Überblick darüber zu behalten, woran Ihr Team arbeitet. Sie helfen auch, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, bevor sie auftreten. Wenn Manager jedoch nicht die richtigen Werkzeuge haben, um sie effektiv durchzuführen, können sie sich verschlechtern und zur Belästigung werden.

Hier kommen Check-in-Fragen ins Spiel. Richtig eingesetzt, können sie offene Kommunikation, Ideenaustausch und Meinungsbildung auf produktive Weise fördern. Außerdem fühlen sich Ihre Mitarbeiter dadurch wertgeschätzt und gehört.

Nicht alle Fragen eignen sich jedoch als gute Check-in-Fragen. Sie müssen wissen, wie man sie richtig formuliert, um das Beste aus dem Meeting herauszuholen und Ihr Team zu motivieren, anstatt Langeweile zu empfinden.

Arten von Check-in-Fragen für Meetings

Je nach Art und Agenda des Meetings können Sie verschiedene Arten von Check-in-Fragen wählen. Lassen Sie uns sehen, welche Fragen Sie zur Verfügung haben.

Team Building Fragen

Team Building Fragen sind solche, die Sie stellen können, um Ihr Team besser kennenzulernen. Sie können auch dabei helfen, die Qualität der Zusammenarbeit Ihres Remote-Teams einzuschätzen. Diese Fragen sind nützlich, um die Stimmung und Meinungen Ihres Teams im Blick zu behalten. Einige der Team Building Fragen sind:

• Was kann jedes Teammitglied tun, um sicherzustellen, dass wir gut zusammenarbeiten?
• Gibt es Blockaden oder Probleme, die Sie daran hindern, voranzukommen?
• Was können wir tun, um sicherzustellen, dass jeder gleichermaßen zum Team beiträgt?

Fragen zu Neueinstellungen

Eine der Hauptschwierigkeiten bei der Einstellung eines globalen Teams ist das Onboarding, da die Kommunikation mit Ihren neuen Teammitgliedern nicht so einfach ist. Es gibt jedoch einen Satz von Check-in-Fragen, die Sie verwenden können, um dem neuen Teammitglied ein angenehmes Gefühl zu vermitteln.

• Welche Management- und Kommunikationsmethoden bevorzugen Sie?
• Haben Sie Schwierigkeiten, unsere Technologien oder Systeme zu erlernen?
• Was haben Sie bisher an Ihrer Rolle am meisten genossen?

Projekt- und Fortschrittsfragen

Bei Remote-Teams kann es ebenfalls schwierig sein, den Fortschritt bei einem bestimmten Projekt im Blick zu behalten. Sie möchten sicherstellen, dass jeder zum Projekt beiträgt. Außerdem wollen Sie sicherstellen, dass das Team alle benötigten Werkzeuge und Ressourcen hat, um es abzuschließen. Hier einige Check-in-Fragen, die Ihnen helfen, den Projektfortschritt zu überwachen:

• Sind Sie im Zeitplan, um Ihre Fristen einzuhalten, oder sollten wir Sie dabei unterstützen?
• Benötigen Sie zusätzliche Ressourcen, um das Projekt rechtzeitig abzuschließen?
• Gibt es Hindernisse, über die wir sprechen und bei denen wir Ihnen helfen müssen?

Leistungsbezogene Fragen

Leistungsbezogene Fragen helfen Ihnen und Ihren Teammitgliedern, Verbesserungsbereiche zu erkennen. Es ist wichtig, sie richtig zu formulieren, damit Ihre Teammitglieder sich nicht kritisiert fühlen, sondern motiviert zur Verbesserung.

• Wie fühlst du dich in Bezug auf den Fortschritt bei deinem aktuellen Projekt?
• Wie bleibst du dir selbst und deinen Zielen treu?
• Wie hast du deine Leistung seit deinem Beitritt zum Team verbessert?

Erfahrungs- und Kulturfragen

Erfahrung und Kultur sind zwei Dinge, die in einem globalen Remote-Team wahrscheinlich vorhanden sind. Sie sollten jedoch sicherstellen, dass Ihr Team sich wohl fühlt, diese zu teilen. Sie können diese Fragen nutzen, um Ihr Team zu motivieren, ihre Erfahrungen mit dem Rest des Teams zu teilen.

• Worauf freuen Sie sich bei der Arbeit am meisten/wenigsten?
• Welche neuen Strategien könnten wir verwenden, um die Work-Life-Balance besser zu managen?
• Fühlen Sie sich verbunden mit dem Team und den Aufgaben, die wir übernehmen?

Wie formuliert man Check-in-Fragen? Check-in-Fragen Do’s und Don’ts

Beim Erstellen Ihrer Check-in-Fragen benötigen Sie etwas Kreativität. Sie sollten jedoch auch bewährte Methoden beachten. Hier ist, worauf Sie beim Formulieren Ihrer Check-in-Fragen achten sollten.

Wie erstellt man ansprechende Check-in-Fragen?

Sie sollten versuchen, von Anfang an den richtigen, positiven Ton zu setzen. Sie müssen Ihrem Team vor Beginn der Fragen Kontext geben. Dadurch können sie sich besser auf das Meeting vorbereiten und Ihnen gezieltere Antworten geben.

Ihre Antworten hängen auch davon ab, wie Sie Ihre Fragen planen. Versuchen Sie, sie spezifisch, aber dennoch offen zu formulieren. Zum Beispiel könnte die Antwort auf “Wie war deine Woche?” das Team dazu verleiten, einfach “Gut” zu sagen. Wenn Sie sie jedoch fragen “Worauf bist du diese Woche besonders stolz?” erhalten Sie wahrscheinlich eine detailliertere Antwort.

Zuletzt sollten Sie Vielfalt in Ihren Fragen bewahren. Dasselbe Fragen bei jedem Treffen zu verwenden, underminiert den Zweck. Nach den ersten Treffen werden Sie wahrscheinlich nicht die gleiche Beteiligung oder die gleiche Resonanz erhalten.

Check-in-Fragen Don’ts

Das Erste, was Sie bei Check-in-Fragen vermeiden sollten, ist, den Fokus ausschließlich auf Fortschritte und Erfolge Ihres Teams zu legen. Das setzt Ihre Teammitglieder unter Druck und könnte dazu führen, dass sie die Check-in-Meetings scheuen. Stattdessen sollten Sie Ehrlichkeit und Offenheit fördern.

Jedoch müssen Ihre Meetings pünktlich bleiben und dürfen nicht in Smalltalk abdriften. Stellen Sie nicht zu viele Fragen, und geben Sie den Leuten Raum, ihre Antworten in ihrem eigenen Tempo zu geben. Markieren Sie offene Themen als "vertagt" und planen Sie weitere Meetings, um diese zu besprechen.

Follow-up ist ein weiterer wichtiger Punkt bei Check-ins, den Sie nicht vernachlässigen sollten. Wenn jemand aus Ihrem Team Bedenken geäußert hat oder um Hilfe oder Klärung gebeten hat, planen Sie ein weiteres Meeting, um das zu besprechen. Das Ignorieren der Anliegen Ihrer Teammitglieder, nur um kurze und seltene Meetings zu haben, kann negative Folgen haben.

FAQ:

Wie führt man ein effektives Check-in-Meeting durch?

Für ein effektives Meeting sollten Sie Ziele und Frequenz im Voraus festlegen. Es ist hilfreich, für jedes Meeting eine Agenda zu haben, damit die Treffen auf Kurs bleiben. Es ist auch wichtig, offen für Feedback zu sein und Ihr Team zu ermutigen, Meinungen und Anliegen zu teilen. Zum Abschluss sollten Sie die wichtigsten Erkenntnisse zusammenfassen und bei Bedarf auf das Gesagte nachfassen.

Was sind Check-in-Aktivitäten?

Check-in-Aktivitäten sind meist kurze, unterhaltsame oder motivierende Aktivitäten. Manager führen sie meist in ihre Check-in-Meetings ein. Diese dienen dazu, den Ton für das Treffen zu setzen, die Mitarbeitermotivation zu erhöhen oder das Interesse während des Meetings zu messen.

Manager nutzen auch Check-in-Aktivitäten, wenn sie den Fortschritt ihres Teams überprüfen möchten. Sie können auch dazu dienen, einen neuen Mitarbeiter vorzustellen oder den Teamgeist bei Remote-Mitarbeitern zu fördern.

Wie führen Sie eine Team-Stimmungskontrolle durch?

Die Stimmung Ihres Teams spielt eine entscheidende Rolle bei Produktivität und Engagement, daher kann eine Team-Stimmungsabfrage hilfreich sein. Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu tun, am gebräuchlichsten ist es, Teammitglieder zu bitten, Farben oder Emojis zu verwenden, um ihren aktuellen Zustand auszudrücken. Die Verfolgung der einzelnen Stimmungen kann dabei helfen, Unzufriedenheit zu erkennen. Wenn Sie Probleme mit dem Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden feststellen, sollten Sie diese in einem Einzelgespräch ansprechen.