Wie man Risiken bei der Einhaltung internationaler Beschäftigungsbestimmungen reduziert

Das Einstellen in einem fremden Land mag einfach erscheinen, bis die erste lokale Regelung Sie überrascht. Risiken bei der Einhaltung internationaler Beschäftigungsrechtlicher Vorgaben zeigen sich, wenn ein Unternehmen international Mitarbeitende einstellt, dabei aber auf Gewohnheiten des Heimatlandes vertraut anstatt auf lokale Gesetze, Arbeitsvorschriften und Steuergesetze. Dies ist besonders relevant für Remote-Arbeit, globale Expansion und das Skalieren von Teams, die schnell wachsen möchten, ohne rechtliches Risiko einzugehen.

Wichtige Erkenntnisse

Risiken bei der Einhaltung internationaler Beschäftigungsvorschriften entstehen, weil Arbeits-, Steuer- und Gehaltsvorschriften in jedem Land unterschiedlich sind und sich häufig ändern. Diese Compliance-Probleme lassen sich minimieren, indem man die richtige rechtliche Struktur auswählt, globale Einstellungs-Compliance-Prozesse etabliert und sich von lokalen Rechtsexperten unterstützen lässt. Viele globale Arbeitgeber minimieren Risiken, indem sie einen Employer of Record verwenden, weil der EOR der rechtliche Arbeitgeber wird und die tägliche rechtliche Verantwortung für Arbeitsverträge, Lohnvorschriften, gesetzliche Leistungen und lokale Vorschriften übernimmt.

Einfach erklärt: Risiken bei der Einhaltung internationaler Beschäftigungsvorschriften

Internationale Compliance ist schwierig, weil die meisten Länder ihre eigenen Regeln für Bezahlung, Urlaub, Kündigungsprozesse und Steuern durchsetzen – selbst wenn Ihr Unternehmen anderswo ansässig ist. Ein häufiges Fehlerbild ist die Annahme von “At-will” Beschäftigung überall, wobei man glaubt, Verträge jederzeit beenden zu können, oder die Verwendung eines einheitlichen Vertragsmusters über Grenzen hinweg. Dieser Ansatz kann schnell zu Risiken führen, weil lokale Vorschriften oft spezifische Kündigungsverfahren, Kündigungsfristen, Abfindungen und dokumentierte Kündigungsregeln vorschreiben.

Es wird zudem komplizierter, weil Beschäftigung nicht überall gleich ist. Manche Orte sehen bestimmte Vertragsstatus-Beziehungen als Beschäftigung an, wenn die Aufgaben kontrolliert oder exklusiv erscheinen. Andere legen den Fokus auf die Integration ins Team, die Bereitstellung von Tools und ob die Person für andere Kunden arbeiten darf. Diese Unterschiede sind mehr als nur rechtliche Details. Sie beeinflussen Lohnsteuer, Arbeitgeberbeiträge, Sozialversicherung, gesetzliche Leistungen, Benefits-Management und sogar die Notwendigkeit von Arbeitserlaubnissen.

Typische Risiken bei der Einhaltung internationaler Beschäftigungsvorschriften

Fehlklassifizierung von Mitarbeitenden

Die Klassifizierung von Mitarbeitenden ist eines der größten rechtlichen Risiken bei internationaler Einstellung, weil der Status als Contractor je nach Land unterschiedlich beurteilt wird. Ein Mitarbeitender könnte in einem Land als Contractor gelten, in einem anderen Land jedoch als Arbeitnehmer, selbst bei identischen Rollen auf dem Papier. Wenn ein Unternehmen die Klassifizierung falsch handhabt, drohen Nachzahlungen, Steuernachzahlungen, unbezahlte Sozialversicherungsbeiträge und Forderungen nach gesetzlichen Leistungen wie bezahltem Urlaub, Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub sowie weiteren gesetzlichen Ansprüchen.

Fehlklassifikation passiert oft, wenn ein Unternehmen die Beziehung wie eine Anstellung behandelt, sie aber als Vertragstätigkeit bezeichnet, um Prozesse zu beschleunigen. Das Risiko steigt, wenn die Aufgaben des Mitarbeitenden Kern des Geschäfts sind, die Person wie ein Teammitglied geführt wird oder die Beschäftigung langfristig mit eingeschränkter Unabhängigkeit erfolgt. Wenn Ihre HR-Abteilung unsicher ist, behandeln Sie die Klassifizierung als eine Risikoentscheidung, nicht nur als Papierkram, und beziehen Sie frühzeitig lokale Rechtsexperten ein.

Für US-amerikanische Unternehmen ist es zudem hilfreich, zu verstehen, wie Regelwerke wie der Fair Labor Standards Act die Erwartung an Löhne und Arbeitszeiten im Inland bestimmen, auch wenn internationale Vorschriften im Ausland maßgeblich bleiben. Für Hintergründe zu US-Lohn- und Arbeitszeitgrundlagen siehe die US Department of Labor Ressource.

Versäumnisse bei Gehalts- und Steuerkonformität

Abergegebenenfalls gehen Verstöße gegen die Gehaltsabrechnung unsichtbar vor sich. Ein kleiner Fehler bei der Gehaltsabrechnung, die falsche Einkommensteuerabzug oder verpasste Arbeitgeberbeiträge können sich zu Prüfungen, Nachzahlungen und Bußgeldern entwickeln. Globale Mitarbeitende unterliegen häufig länderspezifischen Vorschriften hinsichtlich Lohnabrechnungsformat, Auszahlungshäufigkeit, Überstundenregelung und Reporting.

Viele Unternehmen unterschätzen zudem, wie schnell sich Probleme verstärken, wenn sie Mitarbeitende in Fremdwährungen bezahlen, Auslagen ohne die richtige Dokumentation erstatten oder die Gehaltsabrechnung ohne Abstimmung mit Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften durchführen.

Diese Fehler werden schlimmer, wenn das Unternehmen kein konformes Gehaltsabrechnungssystem besitzt oder die Finanzabteilung manuell Lücken behebt. Selbst wenn pünktlich gezahlt wird, kann die Einhaltung der globalen Beschäftigungsregeln versagen, wenn Steuererklärungen falsch sind, die Sozialversicherung fehlt oder die Gehaltsdaten nicht den lokalen Vorschriften entsprechen.

Verstöße gegen lokale Arbeitsgesetze

Lokale Arbeitsvorschriften umfassen mehr als nur das Gehalt. Arbeitszeit, Pausenregelungen, Überstunden, Krankentage, bezahlte Zeiten und geschützte Kategorien können alle gelten, und die Durchsetzungsart variiert je nach Land. Manche Orte setzen auf strenge Dokumentation, andere auf Mitarbeiteransprüche, wieder andere auf proaktive Inspektionen. Unternehmen verletzen oft unabsichtlich lokale Gesetze, indem sie Heimatarbeitsrichtlinien kopieren, auf „Standard“-Remote-Verträge setzen oder erforderliche lokale Anhänge überspringen.

Kündigungsverfahren sind ein häufiges Problemfeld. In vielen Ländern muss man die Kündigungsregeln beachten, spezielle Prozeduren einhalten, einen triftigen Grund dokumentieren und manchmal auch mit Vertretern sprechen. Wenn Sie annehmen, dass „at-will“ Beschäftigung überall gilt, riskieren Sie unfaire Behandlung, Klagen von Mitarbeitenden und Imageschäden.

Nichteinhaltung gesetzlicher Benefits

Gesetzliche Leistungen unterscheiden sich stark und das Fehlen kann ebenso schwerwiegend sein wie Lohnverzögerungen. Je nach Standort können gesetzliche Leistungen Krankenversicherung, Rentenpläne, Arbeitslosenprogramme, Essensgutscheine, Transportzulagen, Mindesturlaubsansprüche, bezahlten Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub umfassen. Manche Länder fordern zudem eine 13. Monatszahlung oder spezielle Feiertagsberechnungen.

Hier wird Benefits-Management auch zu einer Compliance-Anforderung, nicht nur zu einem HR-Vorteil. Wenn das Gesetz eine Anmeldung, Arbeitgeberbeiträge und Berichtspflichten vorschreibt, führt das Ignorieren oder falsche Anwenden zu direktem rechtlichem Risiko.

Risiko durch Betriebsstätte und Unternehmenssteuer

Ein zentrales grenzüberschreitendes Risiko ist die unbeabsichtigte steuerliche Betriebsstätte, im Englischen permanent establishment genannt. Das Einstellen oder Platzieren höhergestellter Mitarbeitender in einem Land kann steuerliche Verpflichtungen, Registrierungsanforderungen oder tiefere Prüfungen auslösen, je nach Einzelfall. Das Risiko steigt, wenn die Person Verträge unterschreiben, Deals verhandeln, umsatzgenerierende Arbeit steuern oder das Unternehmen nach außen vertreten kann, sodass es sich wie eine lokale Gesellschaft verhält.

Das Risiko der permanent establishment ist kein Problem nur für Großunternehmen. Es kann auch Startups bei Markteintritt oder vor der Gründung einer rechtlichen Einheit treffen, wenn eine Remote-Vertriebsführung eingestellt wird. Rivermate’s Ressourcen zum Thema permanent establishment helfen zu verstehen, wie dies Risiken schafft und wie Teams gestaltet werden können, um diese zu minimieren.

Datenschutz und Risiken bei Beschäftigungsdokumenten

Beim internationalen Einstellen werden auch personenbezogene Daten grenzüberschreitend übertragen. Das betrifft Gehaltsdaten, Bankinformationen, Verträge, Leistungsaufzeichnungen und manchmal Krankmeldungen. Wenn Ihre Systeme nicht für Datenschutz, Aufbewahrungsregeln und rechtmäßige Übertragungsmechanismen ausgelegt sind, riskieren Sie Verstöße gegen strenge Vorgaben – besonders in Regionen mit etablierten Regimen wie der DSGVO.

Dieses Risiko betrifft nicht nur Cybersicherheit. Es geht auch darum, wer Zugriff auf Unterlagen hat, wo diese gespeichert sind, wie lange sie aufbewahrt werden und wie Mitarbeitende Anfragen auf Zugriff oder Löschung stellen können. Für einen offiziellen DSGVO-Startpunkt bietet die europäische Übersicht eine gute Referenz.

Folgen von Verstößen gegen internationale Beschäftigungsvorschriften

Die Folgen sind meist teuer und zerstreuend. Unternehmen können Regierungsprüfungen, Geldstrafen, Nachzahlungen und rückwirkende Korrekturen bei Gehaltsabrechnungen und Steuern erwarten. Auch steuerliche Sanktionen und Zinsen bei Unterzahlung von Steuern, Einkommensteuer oder Sozialversicherungsbeiträgen sind möglich. Auf der Personalseite können Verstöße zu Klagen von Mitarbeitenden, Forderungen nach gesetzlichen Leistungen, Streitigkeiten bei Kündigungen und Reputationsverlust führen, was die Akquise internationaler Talente erschwert.

Auch die operative Seite leidet. Führungszeit und Ressourcen müssen in Untersuchungen, Compliance-Nacharbeiten bei HR und Vertragsanpassungen investiert werden. Im schlimmsten Fall verzögert Nicht-Compliance den Markteintritt oder zwingt zu einer hastig errichteten rechtlichen Struktur, die nicht im Budget war.

Wie Unternehmen das Risiko der Einhaltung internationaler Beschäftigungsvorschriften minimieren können

Risiken lassen sich verringern, wenn Sie eine Kernaussage akzeptieren: Lokale Regeln setzen sich durch. Sobald Ihr Team das versteht, können Sie ein einfaches, wiederholbares Einstellungsmodell aufbauen, das skaliert.

Erstens: Wählen Sie die passende rechtliche Struktur für jedes Land. Manche Unternehmen gründen eine lokale Gesellschaft bei langfristigen Plänen mit wachsendem Personal. Andere setzen auf einen EOR, wenn sie Geschwindigkeit, geringere Fixkosten und weniger rechtliche Verantwortung für die HR-Abteilung wünschen. Die Wahl hängt vom Zeitrahmen, Einstellungsvolumen und Art der Tätigkeit ab.

Zweitens: Standardisieren Sie Ihren globalen Einstellungsprozess, ohne zu erwarten, dass dieser überall gleich funktioniert. Es braucht einen einheitlichen Ablauf, der lokale Variationen berücksichtigt. Das beinhaltet eine lokale Prüfung der Arbeitsverträge, eine klare Klassifizierung der Mitarbeitenden, und einen Onboarding-Prozess, der erforderliche Dokumente, Right-to-Work-Prüfungen und Arbeitserlaubnisse bei Bedarf integriert.

Drittens: Stärken Sie Gehaltsabrechnung und Benefits als integriertes System, nicht nur als Tabelle. Nutzen Sie Tools oder Partner, die eine compliant Gehaltsabrechnung sicherstellen, Regelungen richtig anwenden und Arbeitgeberbeiträge sowie gesetzliche Leistungen verwalten. Setzen Sie einen monatlichen Compliance-Rhythmus, bei dem Gehaltsabrechnung, HR und Finanzen Änderungen validieren, besonders bei Rollen, Vergütung oder Arbeitsmustern.

Viertens: Konzipieren Sie Kündigungsprozesse im Voraus. Kündigungsregeln und -verfahren unterscheiden sich stark, und Fehler sind teuer. Dokumentieren Sie lokale Kündigungsanforderungen, inklusive Probezeit, Kündigungsfristen, Abfindungen und Maßnahmen gegen unfaire Behandlung. Hier stimmen Sie auch das Performance-Management ab, um eine regelkonforme Trennung zu ermöglichen.

Fünftens: Behandeln Sie Datenschutz als Teil der globalen HR-Compliance. Halten Sie Beschäftigungsaufzeichnungen sauber, beschränken Sie den Zugriff und stellen Sie sicher, dass grenzüberschreitende Übertragungen den jeweiligen strengen Regeln entsprechen.

Hier kann das Employer of Record-Modell viele Risiken eliminieren. Bei einem EOR ist der EOR der rechtliche Arbeitgeber im Land und kümmert sich um lokale Vorschriften, inklusive Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnung, Steuerregeln, Benefits-Management und Arbeitsvorschriften, während Sie weiterhin die tägliche Arbeit lenken. Für eine vertiefte Übersicht erklärt Rivermate, wie ein Employer of Record funktioniert und worauf Sie bei einem Anbieter achten sollten.

Um Fehlklassifizierung besonders zu vermeiden, ist es hilfreich, eine klare Vertragsführung für Contractor und für Mitarbeitende zu haben – anstatt jeden Job in nur ein Modell zu pressen.

Verfolgen Sie außerdem länderspezifische Antidiskriminierungsregelungen. In den USA erkennen viele Führungskräfte zum Beispiel den Disabilities Act als wichtigsten Compliance-Anker an, aber die meisten Länder haben eigene Arbeitsschutzbestimmungen und Durchsetzungsmuster. Der sicherste Weg ist, überall eine faire Behandlung in Policies und Dokumenten zu verankern, selbst wenn lokale Anforderungen abweichen.

Fazit

Risiken bei der Einhaltung internationaler Beschäftigungsvorschriften sind real, aber beherrschbar, wenn Sie aufhören, anzunehmen, dass Ihre Heimatregeln überall gelten. Wenn Sie bei Einstellungen die lokalen Gesetze berücksichtigen, lokale Rechtsexperten einbeziehen und robuste Prozesse für Gehaltsabrechnung, Benefits und Dokumentation etablieren, bleiben Sie compliant und können mit Vertrauen skalieren. Wenn Sie schnell wachsen möchten, ohne in jedem Land eine eigene Gesellschaft zu gründen, prüfen Sie den Rivermate Employer of Record-Service, um global Mitarbeitende einzustellen und dabei rechtliche Risiken zu minimieren.

FAQs

Was sind die Risiken, Mitarbeitende in einem anderen Land zu beschäftigen?

Die Risiken umfassen Verstöße gegen lokale Arbeitsgesetze, Fehlhandhabung bei Gehalts- und Steuerkonformität und das Versäumen gesetzlicher Leistungen. Zudem besteht Risiko durch Fehlklassifikation von Mitarbeitenden, fehlerhafte Arbeitsverträge und schwache Kündigungsverfahren. Wenn die Einstellung eine steuerliche Betriebsstätte auslöst, droht zusätzlich Risiko durch permanent establishment und Unternehmenssteuer.

Was passiert, wenn ein Unternehmen gegen ausländische Beschäftigungsgesetze verstößt?

Ein Unternehmen kann Bußgelder, Prüfungen, Nachzahlungen und rechtliche Ansprüche von Mitarbeitenden oder Behörden schultern müssen. Verstöße können zudem zu Steuerstrafen, Korrekturen bei Gehalts- und Steuererklärungen und Streitigkeiten bei Kündigungen sowie gesetzlichen Leistungen führen. Je länger das Problem besteht, desto teurer wird die Behebung.

Was sind die größten Risiken bei der Einhaltung internationaler Beschäftigungsvorschriften für Unternehmen?

Hauptgefahren sind Fehler bei der Worker Klassifizierung, Verstöße gegen Gehalts- und Steueranforderungen, Verletzungen der lokalen Arbeitsgesetze (z.B. Arbeitszeit, Kündigung). Auch Nichteinhaltung gesetzlicher Benefits und Datenschutzverstöße sind häufig, vor allem, wenn HR-Systeme nicht für grenzüberschreitende Einstellungen ausgelegt sind. Das Risiko der permanent establishment kann zusätzlich Unternehmenssteuerpflichten auslösen.

Ist die Nutzung eines Employer of Record eine rechtlich konforme Möglichkeit, international einzustellen?

Ja, in vielen Fällen ist die Nutzung eines Employer of Record eine legale Methode, um international zu rekrutieren, weil der EOR als rechtlicher Arbeitgeber fungiert und lokale Vorgaben zu Verträgen, Gehalt, Steuern und Leistungen einhält. Es kann die rechtliche Verantwortung des internen Teams verringern und gleichzeitig eine schnelle Markteinführung sowie Compliance unterstützen. Wichtig ist, einen seriösen Anbieter mit umfassender lokaler Präsenz und klaren Prozessen zu wählen.