Gestaltung eines reibungslosen Onboardings für Remote-Mitarbeiter (Ausgabe 2025)

Wichtige Erkenntnisse:

• 1. Eine großartige Onboarding-Erfahrung kann Ihren Mitarbeitern helfen, sich mit ihrem Team und Arbeitsplatz verbunden zu fühlen. Sie kann außerdem ihre Produktivität und Engagement steigern. Schließlich wird es ihnen auch schneller helfen, ihre Rolle im Unternehmen und die Unternehmenskultur zu verstehen.
• 2. Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer nahtlosen Onboarding-Erfahrung. Es geht dabei über die bloße Einrichtung von Accounts für Ihre Mitarbeiter hinaus. Sie sollten Ihr Team, interne Dokumente und alle anderen Aspekte Ihrer täglichen Abläufe vorbereiten.
• 3. Stellen Sie sicher, dass das Onboarding nicht am ersten Arbeitstag Ihrer Mitarbeiter stoppt. Planen Sie regelmäßige Check-in-Meetings. Ermutigen Sie Teammitglieder, regelmäßig mit dem neuen Mitarbeiter zusammenzuarbeiten.

Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist einer der entscheidenden Faktoren, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter schnell starten kann. Allerdings kann die virtuelle Einstellung von Personal und das Onboarding eine Herausforderung darstellen, da Manager und HR-Personal nicht am selben Ort wie der neue Mitarbeiter sind.

Als Arbeitgeber sollten Sie ein exzellentes Onboarding-Erlebnis schaffen. Andernfalls können langfristige negative Folgen entstehen. Onboarding ist viel mehr als nur den Mitarbeiter in relevante Software einzuloggen und ihm zu zeigen, wo er seine täglichen Aufgaben findet.

Hier sind die Vorteile, die eine gute Onboarding-Erfahrung Ihrem Team bringen kann.

Was sind die Vorteile eines guten Onboarding-Prozesses?

Die wichtigsten Vorteile eines guten Onboarding-Erlebnisses umfassen eine höhere Mitarbeiterbindung, Produktivität und zielgerichtete Arbeit. Hier sind die Vorteile:

1. Frühes Wohlbefinden steigert Selbstvertrauen und Motivation

Einen schnellen Einstieg zu haben, ist entscheidend. Wenn ein neuer Mitarbeiter hinzukommt, muss er sich willkommen und wohl im Team fühlen. Das Gefühl, willkommen zu sein, kann ihn begeisterter und motivierter machen, Teil des großen Ganzen zu sein.

Manager können helfen, indem sie Videoanrufe planen, um den neuen Mitarbeiter seinem Team und anderen Kollegen vorzustellen. Das sorgt dafür, dass sich der neue Mitarbeiter vom ersten Tag an eingebunden und Teil der Gruppe fühlt.

2. Gute Beziehungen früh fördern

Es ist wichtig, sofort eine Basis für starke Beziehungen im gesamten Unternehmen zu schaffen. Starke Beziehungen sind eines der wichtigsten Aspekte eines guten Arbeitsumfeldes. Wenn sich neue Mitarbeiter mit ihren Kollegen verbunden fühlen, sind sie eher bereit, gut zusammenzuarbeiten und produktiv zu sein.

Virtuelles Onboarding sollte Aktivitäten umfassen, die neuen Mitarbeitenden helfen, Kollegen aus ihrem Team sowie aus anderen Abteilungen kennenzulernen und mit ihnen zu interagieren. Dies könnte durch virtuelle Kaffeepausen, Teambuilding-Übungen oder sogar gemeinsame Projekte geschehen.

3. Das Verständnis der Unternehmenskultur kann Mitarbeitern dabei helfen, sich integriert zu fühlen.

Das Verständnis der Unternehmenskultur und wie die Arbeit erledigt wird, kann für neue Mitarbeiter sehr wichtig sein. Unternehmenskultur umfasst die Werte, Überzeugungen und Verhaltensweisen, die das Arbeitsumfeld prägen. Neueinstellungen müssen dies schnell erfassen, um sich nahtlos ins Team zu integrieren.

Während des Onboardings sollten Ihre Manager Beispiele und Erfahrungen teilen, die die Unternehmenskultur veranschaulichen. Dies hilft neuen Mitarbeitern, zu verstehen, was von ihnen erwartet wird und wie sie sich einfügen können.

4. Klare Erwartungen setzen

Klare Erwartungen zu setzen, ist der Schlüssel, um die Arbeit des Einzelnen mit der Mission des Unternehmens zu verknüpfen. Wenn Mitarbeiter ihre Rolle und deren Beitrag zum größeren Ganzen verstehen, fühlen sie sich gezielter und motivierter. Klare Erwartungen helfen auch, Verwirrung und Fehler zu vermeiden.

Manager sollten ausführliche Gespräche mit neuen Mitarbeitenden über ihre Aufgaben und darüber führen, wie ihre Arbeit den Erfolg des Unternehmens beeinflusst. Das zeigt den neuen Mitarbeitern den Wert ihrer Arbeit und hält sie motiviert.

Wie schafft man ein nahtloses Onboarding-Erlebnis für Ihre remote Mitarbeitenden?

Beim Onboarding ist die Vorbereitung die halbe Miete. Hier sind einige wichtige Aspekte, die Sie vor dem ersten Arbeitstag Ihrer neuen Mitarbeitenden berücksichtigen und vorbereiten sollten.

1. Das alte Team vorbereiten

Die Vorbereitung Ihres Teams auf einen neuen Remote-Mitarbeiter ist der erste Schritt. Sie schafft ein Gefühl der Inklusion und Teamarbeit. Obwohl der neue Mitarbeiter nicht physisch mit dem Team arbeitet, sollte er sich von Anfang an als Teil der Gruppe fühlen.

Wenn Sie sich entschieden haben, einen neuen Remote-Mitarbeiter einzustellen und ein Startdatum festgelegt haben, teilen Sie diese Information mit Ihrem Team. Informieren Sie sie über den neuen Kollegen, seine Aufgabe und den Starttermin.

Stellen Sie sicher, dass die bestehenden Teammitglieder den Zusammenhang erkennen, dass sie für den neuen Mitarbeiter erreichbar sein sollten. Diese Unterstützung ist entscheidend, damit sich der neue Mitarbeiter wohlfühlt, Fragen zu stellen und Hilfe zu suchen. Diese Vorbereitung hilft den aktuellen Teammitgliedern, hervorragende Gastgeber für neue Kolleg*innen zu sein.

2. Entscheiden Sie, wer der Hauptmentor sein wird

Weisen Sie ein aktuelles Teammitglied als Buddy oder Mentor für den neuen Mitarbeiter zu. Diese Person wird der Vertrauenspartner des neuen Mitarbeiters sein, wenn es um Fragen und Unterstützung geht, sodass er sich nicht verloren fühlt oder unsicher ist, an wen er sich wenden kann.

Diese Person agiert als informeller Mentor. Es sollte eine Person sein, die vom Manager des neuen Mitarbeiters getrennt ist. Das erleichtert dem neuen Mitarbeiter, Fragen ohne Selbstzweifel zu stellen.

Die Person, die Sie zuweisen, sollte vor dem ersten Tag des neuen Mitarbeiters Kontakt aufnehmen, um eine Verbindung herzustellen und Unterstützung anzubieten. Das sorgt dafür, dass der neue Mitarbeiter weiß, dass er jemanden hat, an den er sich mit Anliegen wenden kann.

3. Die Technologie vorbereiten

Die Vorbereitung aller notwendigen technischen Geräte vor dem Start des neuen Mitarbeiters ist ein weiterer wichtiger Teil des Onboardings. [Remote-Mitarbeitende] sind stark auf die richtigen Tools und den Systemzugang angewiesen; daher ist es entscheidend, alles im Voraus einzurichten.

Organisieren Sie, dass die notwendige Ausrüstung rechtzeitig vor dem ersten Tag geliefert wird. Einige Unternehmen schicken ein Willkommenspaket mit Markenartikeln und einer persönlichen Nachricht, um den neuen Mitarbeitern das Gefühl zu geben, Teil des Teams zu sein.

Zudem kann es hilfreich sein, alle erforderliche Technologie im Voraus einzurichten. Vereinbaren Sie ein Meeting mit der IT, um die Videokonferenz- und Kommunikationstools des Unternehmens durchzugehen. Falls spezieller Systemzugang benötigt wird, stellen Sie klare Anweisungen bereit, wie dieser Zugang zu erhalten ist.

4. Das Wissensbasis vorbereiten

Das Erstellen einer umfassenden Wissensbasis ist essenziell, um neuen Mitarbeitenden bei der Informationssuche zu helfen. Diese Online-Ressource sollte Anleitungen, FAQs und Schritt-für-Schritt-Anleitungen enthalten. Diese sollten Unternehmensprozesse, Tools und Systeme erklären.

Eine gut strukturierte Wissensbasis ermöglicht es neuen Mitarbeitenden, Probleme selbstständig zu lösen. Sie kann ihnen auch helfen, in ihrem eigenen Tempo zu lernen, was besonders in einer Remote-Umgebung nützlich ist, wo sofortige Hilfe nicht immer verfügbar sein könnte.

5. Den Onboarding-Fahrplan erstellen

Einige Unternehmen erstellen auch einen Plan für Manager, Mentoren und neue Mitarbeitende, der innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens abgeschlossen werden soll. Der Plan dient als Onboarding-Fahrplan für neue Mitarbeitende. Dieser umfasst wichtige Schulungen, Arbeitsaufgaben und bedeutende Meilensteine. Ein strukturierter Plan, der aufzeigt, was der neue Mitarbeiter erwarten kann, ist besonders für remote Mitarbeitende sehr hilfreich.

Das kann bedeuten, Etappenziele bei 30, 60 und 90 Tagen zu setzen oder einen maßgeschneiderten Onboarding-Plan für jeden Mitarbeitenden zu erstellen. Die ersten Monate zu skizzieren, hilft neuen Mitarbeitenden, ihre Rollen und Erwartungen zu verstehen.

6. Methoden vorbereiten, um die Unternehmenskultur neuen Mitarbeitenden zu erklären

Das Verständnis für die Unternehmenskultur und wie die Arbeit erledigt wird, ist für neue Mitarbeitende essenziell. Nehmen Sie sich zusätzliche Zeit, um die Werte, Normen und Erwartungen des Unternehmens zu besprechen, da diese in einer virtuellen Umgebung weniger offensichtlich sein könnten.

Kommunizieren Sie unausgesprochene Annahmen. Dazu gehören Annahmen wie Tonlage, Kleidungsstil und Etikette bei virtuellen Meetings. Die Zuweisung eines Culture Buddies kann neuen Mitarbeitenden auch dabei helfen, die Unternehmenskultur besser zu navigieren. Sie können Einblicke geben und Feedback zu den Interaktionen liefern.

7. Kontinuierlich an Beziehungsaufbau arbeiten

Der Aufbau starker Beziehungen innerhalb des Unternehmens ist ein weiterer wichtiger Aspekt des virtuellen Onboardings. In einer Remote-Umgebung können Sie auf spontane Begegnungen nicht zählen, daher ist es wichtig, proaktiv vorzugehen.

Planen Sie eine Mischung aus formellen und informellen Treffen zwischen dem neuen Mitarbeiter und seinen Kolleg*innen. Das umfasst sowohl Gespräche über Arbeitsaufgaben als auch lockere Teambuilding-Aktivitäten, um Beziehungen aufzubauen. Ermutigen Sie neue Mitarbeitende, an Teammeetings und Gruppendiskussionen teilzunehmen.

Ein starkes virtuelles Onboarding geht weit über logistische Arrangements hinaus. Es geht darum, neue Mitarbeitende willkommen zu heißen, ihnen beim Beziehungsaufbau zu helfen, die Unternehmenskultur zu verstehen und klare Erwartungen zu setzen. Diese Elemente sorgen dafür, dass neue Mitarbeitende selbstbewusst, verbunden und bereit sind, zum Erfolg der Organisation beizutragen.

FAQ:

Was ist der virtuelle Onboarding-Prozess?

Der virtuelle Onboarding-Prozess ist ein Verfahren, um neue Mitarbeitende mithilfe von Online-Tools und Ressourcen in ein Unternehmen einzuführen. Er umfasst virtuelle Meetings, Schulungen und das Teilen wichtiger Unternehmensinformationen.

Wie kann man ein nahtloses Onboarding für remote Mitarbeitende sicherstellen?

Stellen Sie sicher, dass diese alle notwendigen Geräte und Systemzugänge vor dem Start erhalten. Bieten Sie klare Anweisungen, weisen Sie einen Mentor zu, der Unterstützung bietet, und vereinbaren Sie regelmäßige Check-ins, um alle Fragen zu klären.

Wie lange dauert das Online-Onboarding?

Das Online-Onboarding dauert in der Regel einige Wochen, kann aber je nach Plan des Unternehmens variieren. Manche Firmen haben strukturierte Programme, die 30, 60 oder 90 Tage dauern, um neuen Mitarbeitenden den vollen Einstieg zu erleichtern.