Als Unternehmenbesitzer wissen Sie, wie wichtig es ist, die richtigen Talente in Ihrem Team zu haben. Allerdings haben Sie wahrscheinlich einige Frustrationen erlebt, wenn Sie versucht haben, die besten Talente aus dem Ausland zu rekrutieren.
Die Verwaltung mehrerer Währungen, Arbeitsgesetze und anderer Komplexitäten, die mit einem globalen Team verbunden sind, kann stressig sein. Die Organisation von unabhängigen Contractors und Freelancers bringt ihre eigenen Herausforderungen mit sich. Eine Präsenz in jedem Land, in dem Sie Mitarbeiter einstellen möchten, ist eine beträchtliche Investition. Außerdem benötigen Sie Mitarbeiter, die Ihnen bei administrativen Aufgaben helfen.
Ein guter Employer of Record (EOR) Service kann Ihnen bei den meisten dieser Probleme helfen. Mit einem guten EOR können Sie weltweit Mitarbeiter einstellen, ohne eine Präsenz in deren Ländern zu haben. Außerdem können Sie Lohnabrechnung, rechtliche Compliance und HR-bezogene Dienstleistungen an Ihren EOR auslagern.
Durch die Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen EOR können Sie großartige Talente in Ihrem Team genießen. Sie müssen keine Zeit und Mühe in administrative Aufgaben investieren, die mit der Einstellung globaler Arbeitskräfte einhergehen.
Was ist ein Employer of Record?
Ein Employer of Record ist eine Organisation, die rechtlich Mitarbeiter in ihren jeweiligen Ländern einstellt. Der Mitarbeiter arbeitet für Ihr Unternehmen, und Sie sind verantwortlich für seine täglichen Aufgaben und Aktivitäten.
Ein EOR dient als Arbeitgeber „auf Papier.“ Sie sind verantwortlich für Verwaltung und Arbeitgeberpflichten gegenüber Ihrem neuen Mitarbeiter. Der Employer of Record verfügt typischerweise über Entitäten in den Ländern, die sie abdecken. Sie können Talente einstellen, ihre Gehaltsabrechnung verwalten und gesetzliche Leistungen bereitstellen.
Da Sie sich nicht mit den Komplexitäten der Gründung einer Präsenz in einem neuen Land auseinandersetzen müssen, ist der Einstellungsprozess schnell, egal woher Ihr neuer Mitarbeiter kommt. Sie müssen sich auch keine Sorgen um Compliance, Gehaltsabrechnung in verschiedenen Währungen oder andere Unterschiede machen.
Was bietet ein EOR-Service an?
Wenn Sie sich entscheiden, auf einen EOR-Service zu vertrauen, um Ihre neuen Mitarbeiter einzustellen, können Sie darauf zählen, dass dieser alles im Zusammenhang mit Steuer- und rechtlicher Compliance verwaltet.
Ihr Employer of Record wird alle Dokumente vorbereiten und erstellen, damit die Anstellung legal erfolgt. Dazu gehört das Verfassen von Verträgen, die den lokalen Gesetzen entsprechen, sowie die Handhabung der Mitarbeiter-Gehaltsabrechnung. Der EOR kümmert sich auch um Verlängerungen und Kündigungen für Ihre globalen Mitarbeiter.
Abhängig von Ihrem Anbieter können Sie auch darauf vertrauen, dass der EOR:
- die Gehaltsabrechnung verarbeitet und finanziert,
- Arbeitszeitnachweise sammelt und verarbeitet,
- Steuern einbehaltet und meldet,
- das Formular W2 fristgerecht ausstellt,
- Arbeitsschutz- und Arbeitslosenversicherungen verwaltet,
Ihr Employer of Record kann Ihnen auch beim Ausfüllen und Aufbewahren von Formularen wie I-9 oder deren Äquivalent im Land, aus dem Ihr Mitarbeiter arbeitet, helfen. Sie bieten möglicherweise auch an, Versicherungen zu verwalten und bei der Einhaltung von E-Verify oder einem gleichwertigen System zu unterstützen.
Einige Employer of Record-Dienstleister helfen zudem bei der Onboarding-Prozedur für Ihren neuen Mitarbeiter. Sie bieten möglicherweise Hintergrundprüfungen und Überprüfungen der neuen Mitarbeiter an. Sie können auch bei der Verwaltung Ihrer globalen Mitarbeiter unterstützen und Ihnen ein zentrales System für die Bearbeitung ihrer Anfragen bereitstellen.
Sie können sich auch auf Ihren Employer of Record verlassen, um sowohl gesetzliche als auch zusätzliche Leistungen bereitzustellen. Die Fähigkeit, diese unabhängig vom Wohnsitzland anzubieten, wird Ihnen helfen, Top-Talente in Ihrem Unternehmen zu gewinnen und zu binden.
Was sind die Vorteile der Einstellung eines EOR?
Seine Unterstützung bei der Bereitstellung der Mittel, um großartige Talente weltweit zu rekrutieren und zu halten, ist nur einer der vielen Vorteile, die die Zusammenarbeit mit einem EOR bietet.
Der wichtigste Vorteil für viele Unternehmen ist die Geschwindigkeit. Eine Präsenz im Land aufzubauen, aus dem Sie einstellen möchten, ist äußerst zeitaufwendig. Es kann Wochen oder Monate dauern, abhängig vom Land. Dies ist möglicherweise nicht ideal für ein Unternehmen, das schnell Talente einstellen und onboarden möchte.
Die Gründung einer Präsenz erfordert außerdem eine erhebliche Anfangsinvestition. In einigen Ländern kostet die Unternehmensgründung lediglich ca. 100 $, in anderen kann es Zehntausende Dollar kosten. Sie möchten sicherstellen, dass Sie rechtlich konform sind, weshalb Sie wahrscheinlich in juristische Expertise und HR-Fachkräfte investieren müssen, um die Gehaltsabrechnung im Land zu verwalten.
Mit einem EOR können Sie Mitarbeiter gegen eine feste Monatsgebühr einstellen, ohne sich um lokale Gesetze und Vorschriften sorgen zu müssen. Das Nicht-Sorgen um Compliance könnte der größte Vorteil sein.
Sie outsourcen alle rechtlichen und administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit Ihren Mitarbeitern an einen EOR. Da der EOR rechtlicher Arbeitgeber ist, sind Sie auch vor Haftungsrisiken im Zusammenhang mit Ihren neuen Mitarbeitern geschützt.
Es liegt in der Verantwortung des EOR, die Einhaltung der lokalen Vorschriften jederzeit sicherzustellen und Gesetzesänderungen anzupassen. Kurz gesagt, der Hauptvorteil eines zuverlässigen EOR-Partners besteht darin, dass Sie großartige Talente global rekrutieren und deren Beitrag zu Ihrem Unternehmen genießen können, ohne alle belastenden Verantwortlichkeiten zu tragen.
Wann sollte man einen EOR einstellen?
Ein EOR könnte eine gute Option für Ihr Unternehmen sein, wenn Sie nach großartigem Talent suchen, das Sie vor Ort nicht finden können. Es kann bei der Outsourcing komplexer HR-Aufgaben helfen und Ihnen die Geschwindigkeit geben, die Sie benötigen, um in neue Märkte einzutreten.
Beim Einstellen globaler Talente
Globales Talent verschafft Ihrem Unternehmen den Wettbewerbsvorteil, den es benötigt, um zu gedeihen.
Allerdings sind nicht viele Mitarbeiter bereit, für einen Job umzuziehen, besonders wenn Remote-Arbeit eine beliebte Alternative ist. Nur 1,6 % aller Amerikaner zogen im ersten Quartal 2023 für einen Job um. Freelancer und unabhängige Contractors bringen ebenfalls eigene Risiken mit sich. Wenn Sie also den besten Kandidaten aus einem anderen Land als Mitarbeiter einstellen möchten, ist die Zusammenarbeit mit einem EOR die Lösung.
Wenn die globale Gehaltsabrechnung unüberschaubar wird
Sie können auch auf einen EOR vertrauen, um die globale Gehaltsabrechnung für Ihr neues globales Team auszulagern. Ein erfahrenes Team, das die Gehaltsabrechnung, die Einhaltung der Vorschriften und alle relevanten Aufgaben übernimmt, stellt sicher, dass Sie allen rechtlichen Verpflichtungen gegenüber Ihren neuen Mitarbeitern nachkommen. Gleichzeitig können Sie Ihre Zeit dafür verwenden, Ihr Geschäft auszubauen und Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu verbessern.
Wenn Sie schnell neue Märkte testen oder betreten möchten
Die Zusammenarbeit mit einem EOR kann auch vorteilhaft sein, wenn Sie Märkte in neuen Ländern testen müssen. Manchmal macht eine vollständige Expansion finanziell keinen Sinn. Das Einstellen eines kleinen Teams durch einen Employer of Record, um zu prüfen, ob eine Expansion erfolgreich sein kann, ist allerdings eine gute Option. Wenn Sie z. B. Geschäftsmöglichkeiten im Golfraum erkunden, kann Ihnen ein Employer of Record Qatar dabei helfen, ein konformes Pilot-Team in Katar einzustellen und die lokale Gehaltsabrechnung zu verwalten, bevor Sie in eine lokale Tochtergesellschaft investieren.
Wenn der Markt Erfolg zeigt, können Sie auf einen EOR vertrauen, um ihn weiter auszubauen oder bei Misserfolg zu verkleinern. Da Sie keine Präsenz aufbauen oder abbauen müssen, können Sie dies mit einem EOR schnell erledigen. Das kann ein großer Vorteil sein, wenn sich Ihre Gelegenheit nur für einen begrenzten Zeitraum bietet.
Alternativen zum EOR
Natürlich ist die Zusammenarbeit mit einem EOR nicht für jedes Unternehmen die richtige Lösung. Nicht alle Unternehmen profitieren von dieser Art der Festanstellung und sind möglicherweise mit Freelancern oder unabhängigen Contractors besser aufgestellt. Das Outsourcing von Aufgaben an eine Agentur oder das Eingehen einer Partnerschaft mit einem anderen Unternehmen ist manchmal die bessere Wahl.
Warum würde ich einen EOR anstelle einzelner unabhängiger Contractors einstellen?
Die Einstellung eines unabhängigen Contractors hat Vor- und Nachteile. Sie verfügen möglicherweise über spezielles Fachwissen, das Ihrem Unternehmen zugutekommt. Vor allem kurzfristig sind sie oft eine günstigere Alternative zum Einsatz eines EOR bei der dauerhaften Einstellung.
Allerdings sind unabhängige Contractors und Mitarbeiter nicht dasselbe. Contractors legen ihre eigenen Arbeitszeiten und täglichen Aufgaben fest. Außerdem bestimmen sie, wie die Arbeit ausgeführt wird. Sie können auch keine zusätzlichen Arbeiten außerhalb ihres Vertrags annehmen oder die gleiche Loyalität gegenüber Ihrem Unternehmen zeigen wie festangestellte Mitarbeiter.
Der wichtigste Aspekt bei der Einstellung unabhängiger Contractors ist die Fehlklassifizierung von Mitarbeitern. Jedes Land hat eigene Regelungen dazu, was es bedeutet, jemanden als unabhängigen Contractor zu klassifizieren.
Sie können mit Ihrem Contractor eine Vereinbarung treffen, wann und wie er die Arbeit ausführt. Es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die entsprechenden Vorschriften einhält. Sie möchten Bußgelder wegen falscher Einstufung vermeiden.
Sollte ich einen EOR oder eine PEO einstellen?
Für manche Unternehmen kann die Zusammenarbeit mit einer PEO anstelle eines EOR die bessere Wahl sein. Wenn Sie HR-Aufgaben an ein anderes Unternehmen auslagern möchten, sollten Sie eine Professional Employer Organization in Betracht ziehen.
Obwohl sowohl EOR als auch PEO eine ähnliche Palette an HR-Dienstleistungen anbieten, gibt es zwei wesentliche Unterschiede. Für eine Partnerschaft mit einer PEO müssen Sie eine Präsenz im Land der PEO aufbauen. Nach der Etablierung können Sie die PEO zur Auslagerung von HR-Aufgaben für Ihr Team in diesem Land nutzen.
Eine PEO sorgt dafür, dass Ihr lokales Team konform arbeitet und die Gehaltsabrechnung reibungslos läuft. Für Unternehmen mit größeren Teams in einem bestimmten Land ist es meist die bessere Option. Ein EOR kann für bis zu zehn Personen im Land kosteneffizient sein. Für größere Teams ist es möglicherweise wirtschaftlicher, eine Präsenz aufzubauen und eine PEO zu beauftragen.
Es ist wichtig zu beachten, dass eine PEO nicht die volle Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften übernimmt wie ein EOR. Da Sie mit einer PEO zusammenarbeiten, teilen Sie die Verantwortlichkeit, wenn etwas schiefgeht.
EOR vs Personalvermittlung (Staffing Agency)
Ein Employer of Record wird häufig mit einer Staffing Agency verwechselt. Da beide mit Mitarbeitern zu tun haben, ist das ein verständlicher Fehler. Besonders weil einige EORs auch die Suche nach den passenden Personen als Dienstleistung anbieten.
Der Hauptunterschied liegt darin, welcher Teil des Einstellungsprozesses für welche Lösung vorteilhafter ist.
Eine Staffing Agency ist die ideale Lösung, wenn Sie Mitarbeiter suchen, lokal oder global. Die Agentur übernimmt alle Aspekte der Talentsuche. Dazu gehören das Erstellen der passenden Stellenanzeige, das Prüfen der Bewerber-Resumes, Interviews, sowie Gehalts- und Leistungsverhandlungen.
Diese Agenturen erheben in der Regel eine Gebühr pro Vermittlung. Sobald der richtige Kandidat die Stelle annimmt, endet die Zusammenarbeit. Manche bieten auch Zusatzleistungen wie Onboarding oder Schulung an.
Nachdem der Mitarbeiter die Stelle angenommen hat, können Sie auf einen EOR vertrauen, um ihn rechtlich im Land seines Wohnsitzes anzustellen.
Ein EOR wird die Verträge so verfassen, dass sie rechtlich bindend und entsprechend den lokalen Gesetzen sind. Er kümmert sich um die Gehaltsabrechnung und Leistungen für den neuen Mitarbeiter.
Wie bewerte ich EOR-Dienstleister?
Bei der ersten Zusammenarbeit mit einem EOR ist es schwierig abzuschätzen, ob dieser zu Ihrem Unternehmen passt. Es ist schwer, die Expertise einzuschätzen, wenn Sie nicht wissen, was Sie erwarten sollen.
Der erste Schritt zur Auswahl des richtigen EOR ist eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Situation sowie Ihrer kurz- und langfristigen Ziele. Sie sollten überlegen, in welchen Aspekten Ihr Unternehmen durch den EOR unterstützt werden kann und welche Prioritäten Sie haben.
Beispielsweise könnte die Outsourcing der Gehaltsabrechnung für Sie am wichtigsten sein. Oder Sie brauchen schnell ein globales Support-Team, um die Markteinführung Ihres neuen Produkts oder Dienstes in verschiedenen Ländern, Zeitzonen und Sprachen zu unterstützen. Natürlich sollten Sie auch Ihr Budget berücksichtigen.
Die Beantwortung dieser Fragen hilft Ihnen, Parameter festzulegen, anhand derer Sie die Anbieter prüfen. Zudem sollten Sie sicherstellen, dass der Anbieter seriös ist, da Sie ihm Zugang zu sensiblen Daten gewähren, um die Gehaltsabrechnung zu verwalten.
Hier eine kurze Anleitung, wie Sie einen EOR-Dienstleister anhand der genannten Parameter prüfen:
Überprüfen, welche Länder abgedeckt sind
Einer der größten Vorteile eines EOR ist die Möglichkeit, Talente aus anderen Ländern viel schneller einzustellen, als wenn Sie eine eigene Präsenz im Land aufbauen würden.
Ein guter EOR-Service sollte in dem Land präsent sein, aus dem Sie einstellen möchten. Dadurch ist der Einstellungsprozess deutlich schneller. Ihr EOR sollte eine vielfältige Auswahl an Ländern abdecken, damit Sie nicht für jedes Land einen neuen Anbieter suchen müssen.
Beim Vergleich der angebotenen Länder mit Ihren Bedürfnissen sollten Sie auch Ihre langfristigen Geschäftsziele im Blick behalten. Fragen Sie bei der EOR-Auswahl, ob sie vorhaben, weitere Länder in Zukunft hinzuzufügen.
Services prüfen
Nicht alle EOR bieten den gleichen Dienstleistungsumfang. Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, benötigen Sie möglicherweise mehr als nur Gehaltsabrechnung, z. B. Unterstützung beim Onboarding. Größere Unternehmen möchten vielleicht mehrere Teams in verschiedenen Ländern gleichzeitig einstellen. Sie brauchen einen EOR mit entsprechender Infrastruktur.
Sie sollten detailliert wissen, bei welchen Aufgaben der EOR Sie unterstützen kann, und diese mit Ihren Anforderungen vergleichen. Mit dem richtigen EOR können Sie mehr als nur die Einhaltung lokaler Gesetze sicherstellen. Manche bieten Plattformen für das Mitarbeitermanagement, andere helfen bei Visa-Anträgen oder beim Umzug Ihrer neuen Mitarbeiter.
Die meisten EOR bieten eine Demo oder einen Durchlauf ihrer Services an. Nutzen Sie diese Demos, um sich mit den Funktionen vertraut zu machen. Vergleichen Sie EOR-Features und prüfen Sie, ob sie Ihren Bedürfnissen entsprechen.
Preise vergleichen
Auch die Preisgestaltung sollte gründlich geprüft werden. Machen Sie sich mit den Preisen und Gebühren vertraut. Manche Anbieter sind nicht offen genug, was die Preise betrifft, und Sie könnten mit einer hohen Rechnung überrascht werden. Fragen Sie nach versteckten Gebühren und lesen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen genau, um versteckte Kosten zu vermeiden.
Vergleichen Sie die Angebote verschiedener Anbieter, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erhalten. Ihre Prioritäten bei Funktionen helfen Ihnen, den passenden Anbieter zu finden.
Online-Bewertungen prüfen
Qualitativ ist es schwierig, ein EOR im Voraus einzuschätzen. Sie möchten eine erfahrene, lokale Expertise haben, die rechtliche Vorschriften kennt und eine sichere Gehaltsabrechnung gewährleisten kann.
All diese Aspekte sind schwer im Voraus zu beurteilen. Es ist wichtig zu wissen, wie die Zusammenarbeit funktioniert und ob Sie sich auf den Anbieter verlassen können.
Lesen Sie Online-Bewertungen früher Nutzer, um einen Eindruck zu gewinnen, ob der Anbieter passend ist. Fragen Sie auch im Netzwerk nach Empfehlungen oder Erfahrungen.
Falls Sie keine hilfreichen Antworten finden, posten Sie eine Frage in Foren wie Quora oder Reddit. Dort erhalten Sie echte Kundenrezensionen, die Hinweise darauf geben, was Sie von einem bestimmten EOR-Service erwarten können.
Reaktionsfähigkeit und Support
Wenn Sie global einstellen, werden Sie viele Unbekannte erleben. Sie möchten sicherstellen, dass die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter erfüllt werden und sie alle Vorteile erhalten. Ihr EOR sollte Unterstützung und Beratung bei Fragen zum Prozess des Remote-Workings bieten, also reaktionsschnell sein und bei Bedarf Support leisten.
Das lässt sich schon vor der Zusammenarbeit gut abschätzen. Achten Sie auf den Kommunikationsstil und die Offenheit während der Bewerbungsgespräche.
Außerdem sollten Sie notieren, wie schnell die Anbieter auf Ihre Fragen antworten. Die Qualität des Kundensupports ist auf lange Sicht entscheidender als einzelne Funktionen.
Gibt es Risiken bei der Beauftragung eines EOR?
Wenn Sie Ihren Employer of Record sorgfältig geprüft haben, ist es unwahrscheinlich, dass Sie auf größere Risiken stoßen. Dennoch sollten Sie folgende Punkte beachten und diese frühzeitig mit Ihrem EOR besprechen.
Pflichten des Mitarbeiters
In einer klassischen Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung stellen Sie die Arbeit, das Gehalt und Leistungen bereit. Der Mitarbeiter führt seine Arbeit aus. Er unterschreibt typischerweise Verträge mit Klauseln, die Sie als Arbeitgeber schützen, z. B. Wettbewerbsverbote oder Geheimhaltungsklauseln.
Da ein EOR rechtlich gesehen der Arbeitgeber ist, ist es wichtig, mit ihm zu kommunizieren und eine Lösung zu finden, die auch Ihnen zugutekommt. In einigen Ländern sind Wettbewerbsverbote und Geheimhaltungsklauseln, die durch einen EOR geregelt werden, möglicherweise nicht durch lokale Gesetze durchsetzbar.
Je nach Art der Tätigkeit Ihres Unternehmens kann dies ein entscheidender Punkt sein, weshalb eine Rücksprache mit dem EOR sinnvoll ist, um Lösungsansätze zu finden.
IP-Rechte
Als Arbeitgeber gehören die IP-Rechte in der Regel Ihnen. Bei einem EOR ist dies standardmäßig nicht der Fall. Es sollte, wie bei der Beauftragung eines Contractors, im Voraus geklärt werden.
Ihr Employer of Record sollte Ihnen einen separaten Vertrag oder eine andere Lösung bieten, um sicherzustellen, dass Sie die IP-Rechte besitzen.
Art der Tätigkeit des Mitarbeiters
In einigen Ländern ist die Beziehung, bei der eine Partei eine Person beschäftigt und sie einem anderen Arbeitgeber verleiht, stark reguliert. Manche Länder beschränken dies durch Regelungen zum Einsatz und zur Nutzung temporärer Arbeitskräfte. Es könnte beschränken, welche Art von Arbeit der Mitarbeiter für Sie ausführen darf.
Wenn Sie einen erfahrenen EOR haben, sollte das kein Problem sein. Es ist aber wichtig, zu wissen, ob das Land, in dem Sie einstellen möchten, Einschränkungen hat.
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