Een Employer of Record, of EOR, is een bedrijf dat wettelijk werknemers aanneemt en betaalt namens jou in een ander land. Als je iemand in Sierra Leone wilt aannemen maar geen geregistreerd bedrijf daar hebt, is een EOR jouw oplossing. Het regelt alle lokale juridische en HR-verantwoordelijkheden. Hierdoor kun je je team in Sierra Leone opbouwen zonder de kosten en complexiteit van het opzetten van een lokale entiteit. Providers zoals Rivermate kunnen dienen als jouw EOR in Sierra Leone.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Sierra Leone

Het gebruik van een EOR vereenvoudigt het aannemen in Sierra Leone. Het proces is eenvoudig. Je EOR-partner beheert de technische onderdelen van het werkgeverschap, terwijl jij het dagelijkse werk van je werknemer beheert.

Zo werkt het meestal:

1. Je vindt het talent: Je identificeert de persoon die je wilt aannemen in Sierra Leone.
2. De EOR neemt ze aan: De EOR neemt wettelijk de werknemer aan onder haar lokale Sierra Leoonse bedrijfsentiteit.
3. Conformiteitscontracten: De EOR stelt een arbeidsovereenkomst op die voldoet aan de arbeidswetgeving van Sierra Leone. Deze wetten dekken zaken zoals werktijden, overwerkvergoeding en proeftijd.
4. Onboarding: De EOR verzorgt het volledige onboardingproces, inclusief het registreren van je werknemer bij de benodigde overheidsinstanties.
5. Loonadministratie en belastingen: De EOR beheert alle loonverplichtingen. Dit omvat het berekenen en inhouden van inkomstenbelasting en het doen van sociale zekerheidsbijdragen volgens de regelgeving van Sierra Leone.
6. Voordelenbeheer: De EOR beheert wettelijke en marktconforme voordelen voor je werknemer.
7. Doorlopende HR-ondersteuning: De EOR biedt voortdurende ondersteuning voor HR-zaken, zodat je blijft voldoen aan de lokale arbeidswetgeving naarmate deze verandert.

Waarom een Employer of Record gebruiken in Sierra Leone

Het gebruik van een EOR in Sierra Leone maakt internationale uitbreiding sneller en veiliger. Het verwijdert grote juridische en administratieve lasten, waardoor jij je kunt richten op het laten groeien van je bedrijf en het beheren van je team. Jij bepaalt het werk en de prestaties van je werknemers, terwijl de EOR de rest regelt.

Hier zijn enkele belangrijke redenen om een EOR te gebruiken:

• Vermijd het opzetten van een juridische entiteit: Je kunt werknemers in Sierra Leone aannemen zonder de tijd en kosten van het oprichten van een lokaal bedrijf.
• Zorg voor volledige naleving: EORs zijn experts in de lokale arbeidswetgeving. Ze zorgen ervoor dat je wervingspraktijken, contracten en loonadministratie volledig voldoen aan de regelgeving van Sierra Leone, waardoor het risico op boetes of juridische problemen wordt verminderd.
• Vereenvoudig loonadministratie en belastingen: Het beheren van loonadministratie in een ander land is complex. Een EOR regelt alle inhoudingen, belastingaangiften en bijdragen, zodat je werknemers correct en op tijd worden betaald.
• Bespaar tijd en middelen: Je team wordt vrijgemaakt van complexe HR- en administratieve taken. Dit stelt je in staat je te concentreren op je kernactiviteiten en de groei van je team te ondersteunen.
• Bied concurrerende voordelen: Een EOR kan je werknemers wettelijke voordelen bieden, waardoor je toptalent in de lokale markt kunt aantrekken en behouden.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Sierra Leone uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Sierra Leone wordt gewaarborgd.

Werven in Sierra Leone biedt een unieke set kansen en regelgeving. De beroepsbevolking groeit, en het begrijpen van de lokale arbeidswetten is essentieel voor het opbouwen van een succesvol team. De belangrijkste wetgeving die arbeid regelt, is de Employers and Employed Act van 1962, met verschillende amendementen door de jaren heen. Het is belangrijk om de fundamenten vanaf het begin goed te krijgen, van het arbeidscontract tot de werkuren.

Arbeidscontracten & must-have clausules

Wanneer u een werknemer in Sierra Leone aanneemt, is een schriftelijk contract wettelijk verplicht voor elk dienstverband langer dan zes maanden. Het is best practice om altijd een schriftelijke overeenkomst te hebben om duidelijkheid te scheppen voor zowel u als uw werknemer.

Er zijn twee hoofdtypen arbeidscontracten:

• Onbepaalde tijd contracten: Deze zijn voor vaste, doorlopende functies en hebben geen specifieke einddatum.
• Bepaalde tijd contracten: Deze hebben een duidelijke start- en einddatum en worden gebruikt voor tijdelijk of projectgebaseerd werk.

Uw arbeidscontracten moeten schriftelijk zijn en deze essentiële clausules bevatten:

• Volledige namen en adressen van zowel u als de werknemer.
• Een duidelijke functiebeschrijving en titel.
• De datum waarop het dienstverband begint.
• Plaats van werk.
• Salarisinformatie, inclusief hoe het wordt berekend en hoe vaak het wordt uitbetaald.
• Werkuren.
• Informatie over betaald verlof en vakantiedagen.
• Ontslagvereisten en opzegtermijnen.

Voordat een werknemer ondertekent, moet u het contract ter beoordeling indienen bij de Labor Commissioner.

Proeftijd

U kunt een proeftijd opnemen in uw arbeidscontracten om de geschiktheid van een nieuwe werknemer voor een rol te beoordelen.

• Proeftijden kunnen tot zes maanden duren.
• Dit moet duidelijk worden vermeld in de arbeidsovereenkomst.
• Tijdens de proeftijd kunnen zowel u als de werknemer het contract beëindigen met een kortere opzegtermijn, meestal zeven dagen.
• Een werknemer kan slechts één keer een proeftijd doorlopen, tenzij ze worden gepromoveerd of naar een andere rol met aanzienlijk andere taken worden overgeplaatst.

Werkuren & overwerk

Standaard werkuren in Sierra Leone zijn eenvoudig.

• Een standaard werkweek is 40 uur, meestal 8 uur per dag over een 5-daagse week.
• De maximale werkweek, inclusief overwerk, wordt over het algemeen beperkt tot 48 tot 50 uur.
• Elke gewerkt uur boven de standaard 40 wordt beschouwd als overwerk.
• Overwerk moet worden betaald tegen een hoger tarief, dat in het arbeidscontract moet worden vastgesteld.

Openbare & regionale feestdagen

Uw werknemers hebben recht op betaald verlof voor feestdagen. Sierra Leone viert een mix van nationale en religieuze feestdagen.

Opmerking: Data van islamitische feestdagen kunnen variëren op basis van maansightings.

Contractors aannemen in Sierra Leone

Het inzetten van zelfstandige contractors kan een flexibele manier zijn om toegang te krijgen tot gespecialiseerde vaardigheden zonder de verplichting van een fulltime werknemer. Contractors regelen hun eigen belastingen en vallen niet onder dezelfde arbeidswetten als werknemers. Dit betekent dat zij niet recht hebben op voordelen zoals betaald verlof of ontslagvergoeding.

Het is echter cruciaal om werknemers correct te classificeren. Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot aanzienlijke risico's, waaronder boetes en sancties. Het belangrijkste onderscheid ligt in het niveau van controle. Een contractor levert een "contract for service", wat betekent dat zij controle hebben over hoe zij een specifiek project voltooien.

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen deze risico's te vermijden. Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor uw werknemers, en zorgt voor naleving van de lokale arbeidswetten. Dit omvat het beheren van conforme contracten, loonadministratie en belastingen, waardoor u de gevaren van worker misclassification vermijdt. Het gebruik van een EOR stelt u in staat om snel en compliant talent in Sierra Leone aan te nemen, zonder dat u een lokale juridische entiteit hoeft op te zetten.

Begrip van compensatie en loonadministratie in Sierra Leone betekent het kennen van de lokale regels. Je moet deze regels volgen om je werknemers correct en op tijd te betalen. Dit omvat het begrijpen van het minimumloon, hoe vaak je je team betaalt, en welke belastingen je moet inhouden. Naleving helpt je juridische problemen te voorkomen en houdt je werknemers tevreden.

Payrollcycli & loonstructuur

In Sierra Leone is de standaard payrollcyclus maandelijks. De meeste bedrijven betalen hun werknemers aan het einde van elke kalendermaand. Dit is de meest voorkomende en verwachte praktijk.

Als het gaat om het betalen van je werknemers, heb je een paar opties:

• Bankoverschrijvingen: Dit is de meest populaire methode. Het is veilig en biedt een duidelijk betalingsbewijs.
• Mobile Money: Dit wordt een steeds gebruikelijkere manier om werknemers te betalen, vooral in gebieden met minder banken.

Naast het basissalaris kunnen je compensatiepakketten andere elementen bevatten. Deze zijn niet altijd verplicht, maar komen vaak voor:

• Vervoersvergoeding: Om werknemers te helpen met reiskosten.
• Huisvestingsvergoeding: Vaak verstrekt aan werknemers die moeten verhuizen.
• Maaltijdvergoeding: Een bijdrage aan de dagelijkse voedselkosten.
• Prestatiebonussen: Dit zijn extra betalingen gekoppeld aan individuele of bedrijfsresultaten.

Overwerk & minimumlonen

De standaard werkweek in Sierra Leone is 40 uur, meestal 8 uur per dag voor 5 dagen. Elk werk dat buiten deze uren wordt gedaan, wordt beschouwd als overwerk. Je moet werknemers voor deze extra tijd betalen.

• Overwerkvergoeding: Het gebruikelijke overwerktarief is 1,5 keer het reguliere uurloon van de werknemer.
• Werk op rustdagen: Als een werknemer op een aangewezen rustdag werkt, is de betaling vaak dubbel het normale uurloon.

Vanaf april 2023 is het door de overheid vastgestelde minimumloon in Sierra Leone SLE 800 per maand. Je moet al je werknemers minstens dit bedrag betalen.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in Sierra Leone ben je verantwoordelijk voor het bijdragen aan de sociale zekerheid voor je werknemers. Dit is een belangrijk onderdeel van je payrollverplichtingen.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je moet belastingen en sociale zekerheidsbijdragen inhouden op het salaris van je werknemers. Dit systeem staat bekend als Pay As You Earn (PAYE).

Hier is een overzicht van de maandelijkse inkomstenbelastingtarieven voor werknemers:

In Sierra Leone is het bieden van de juiste voordelen en verlof essentieel om goede mensen aan te trekken en te behouden. Het gaat niet alleen om wat wettelijk vereist is. Het gaat om het creëren van een ondersteunende werkplek. Het begrijpen van de lokale regels helpt je om compliant en competitief te blijven. Deze gids legt uit wat je moet weten.

Wettelijk Verlof

Je werknemers in Sierra Leone hebben recht op verschillende soorten betaald verlof. De hoeveelheid jaarlijkse verlof die ze krijgen, hangt af van hoe lang ze voor jou hebben gewerkt.

• Jaarlijks Verlof: De hoeveelheid betaalde tijd vrij neemt toe met het aantal dienstjaren.
  • 1 tot 5 jaar dienst: 19 dagen.
  • 5 tot 10 jaar dienst: 22 dagen.
  • 10+ jaar dienst: 28 dagen.
• Ziekteverlof: Je moet minimaal vijf betaalde ziektedagen per jaar bieden.
• Zwangerschapsverlof: Vrouwelijke werknemers krijgen 14 weken betaald zwangerschapsverlof.

Nationale Feestdagen & Regionale Feestdagen

Werknemers hebben recht op betaalde vrije dagen voor nationale feestdagen. Sierra Leone kent 11 officiële feestdagen.

Opmerking: De data voor islamitische feestdagen veranderen elk jaar omdat ze gebaseerd zijn op de maankalender.

Typische Aanvullende Voordelen

Naast de wettelijke minimumeisen bieden veel bedrijven extra voordelen. Deze helpen je op te vallen en top talent aan te trekken. Hier is een overzicht van wat vereist is versus wat vaak wordt toegevoegd.

Hoe een EOR Kan Helpen bij het Instellen van Voordelen

Het opzetten van een concurrerend en compliant voordelenpakket in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor jou.

Een EOR heeft al een juridische entiteit in Sierra Leone. Dit betekent dat je er zelf geen hoeft op te zetten. Wij regelen alle lokale juridische vereisten voor voordelen en verlof. We kunnen je ook adviseren over welke aanvullende voordelen gangbaar zijn in jouw branche. Dit helpt je een pakket aan te bieden dat de beste werknemers aantrekt. Werken met een EOR bespaart je tijd en vermindert risico's.

Wanneer een arbeidsrelatie eindigt in Sierra Leone, moet u een specifiek proces volgen. Het gaat erom eerlijkheid te waarborgen voor zowel u als uw werknemer, en het vereist inzicht in de lokale arbeidswetten. U moet een geldige reden voor beëindiging hebben en een gedocumenteerde procedure volgen om compliant te blijven. Dit omvat het geven van de juiste opzeggingstermijn, het berekenen van het laatste salaris en het afhandelen van eventuele ontslagvergoedingen die verschuldigd zijn.

Opzeggingstermijnen

Het geven van de juiste opzeggingstermijn is een cruciale stap. De vereiste opzeggingstermijn hangt af van hoe lang de werknemer voor u heeft gewerkt.

Hier zijn de minimale opzeggingstermijnen die u moet bieden:

Uw arbeidsovereenkomst kan langere opzeggingstermijnen specificeren, en indien dat het geval is, gelden de contractvoorwaarden. U moet de opzegging schriftelijk geven. Voor werknemers met een handicap wordt de opzeggingstermijn verlengd tot twee maanden.

Tijdens een proeftijd, die tot zes maanden kan duren, kunnen zowel u als de werknemer het contract beëindigen met een opzegtermijn van zeven dagen.

Ontslagvergoeding

Ontslagvergoeding is verschuldigd wanneer u een werknemer beëindigt om redenen die niet verband houden met ernstig wangedrag. Dit omvat situaties zoals ontslag wegens overbodigheid of herstructurering. Om in aanmerking te komen, moet een werknemer minimaal één jaar voor u hebben gewerkt.

U moet alle ontslagvergoedingen binnen één maand na de datum van beëindiging betalen. Als u dat niet doet, kunt u geconfronteerd worden met aanzienlijke boetes. Als u niet het volledige bedrag in één keer kunt betalen, moet u binnen één maand na de beëindiging een betalingsregeling treffen met de Labour Commissioner.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Wanneer u samenwerkt met een Employer of Record zoals Rivermate, hoeft u deze complexiteiten niet alleen te navigeren. Wij zorgen ervoor dat elk beëindigings- en offboardingproces correct en volledig in overeenstemming met de arbeidswetten van Sierra Leone wordt afgehandeld.

Zo helpen wij:

• Juridische Compliance: Wij beheren alle beëindigingsprocedures volgens de nieuwste regelgeving, zodat u aan alle wettelijke vereisten voldoet.
• Documentatie: Wij bereiden en verwerken alle noodzakelijke juridische documenten voor het exitproces.
• Eindbetalingen: Wij berekenen en verwerken nauwkeurig alle eindbetalingen, inclusief achterstallig salaris, opgebouwde verlof en eventuele ontslagvergoedingen.
• Risicoreductie: Onze expertise minimaliseert het risico op juridische geschillen of claims van onrechtmatige ontslag.

Navigeren door het proces van visa en werkvergunning in Sierra Leone is een cruciale stap voor elke buitenlandse national die in het land wil werken. Het systeem vereist specifieke documentatie en naleving van lokale regelgeving. Voor iedereen die van plan is in Sierra Leone te werken, is een werkvergunning verplicht, en dit proces wordt gestart door de werkgever. Dit betekent dat je een jobaanbieding moet hebben voordat je zelfs met het aanvraagproces kunt beginnen.

Employment visas & sponsorship realiteiten

Als het gaat om het aannemen van buitenlandse talenten, neemt de werkgever de leiding in het proces van visa-sponsoring. Dit omvat het indienen van een formeel jobaanbod, bewijs van de registratie van het bedrijf, en een duidelijke reden voor het aannemen van een buitenlandse national boven een lokale kandidaat.

Hier zijn de belangrijkste stappen en documenten die betrokken zijn bij het aanvraagproces voor de werkvergunning:

• Zorg voor een Jobaanbieding: Je moet een formeel arbeidsaanbod hebben van een bedrijf in Sierra Leone.
• Verzamel je Documenten: Je zult verschillende persoonlijke documenten moeten verzamelen, waaronder:
  • Een geldig paspoort
  • Recente pasfoto's
  • Opleidings- en professionele certificaten
  • Een medisch attest
  • Een bewijs van goed gedrag (politieverklaring)
• Bijdrage van de werkgever: Je werkgever moet een brief verstrekken waarin je functietitel en verantwoordelijkheden worden beschreven, samen met hun bedrijfsregistratiedocumenten.
• Indiening: De volledige aanvraag wordt vervolgens ingediend bij het Sierra Leone Immigration Department.

Het is belangrijk op te merken dat ook een verblijfsvergunning vereist is om legaal in het land te wonen en te werken. De werkvergunning en verblijfsvergunning worden vaak samen verwerkt. Vanaf 1 juni 2022 moeten alle aanvragers van werk- en verblijfsvergunningen een National Identity Number (NIN) verkrijgen.

Zakelijke reis naleving

Voor korte zakelijke bezoeken is het proces eenvoudiger. De meeste zakenreizigers zullen bij aankomst in Sierra Leone een landing visa moeten verkrijgen.

Belangrijke details voor een landing visa zijn onder andere:

• Geldigheid: Het is een enkelvoudig toegang visum dat 30 dagen geldig is.
• Kosten: De kosten bedragen USD 80.
• ECOWAS vrijstelling: Burgers van de Economische Gemeenschap van West-Afrikaanse Staten (ECOWAS) hebben geen visum nodig.

Om een landing visa te verkrijgen, heb je het volgende nodig:

• Een geldig paspoort met nog minstens zes maanden geldigheid
• Een ingevuld visumaanvraagformulier
• Twee pasfoto's
• Een uitnodigingsbrief van een geregistreerd bedrijf in Sierra Leone
• Bewijs van je reisplannen, zoals een retourticket
• Een internationaal gele koorts vaccinatiecertificaat