Employer of Record in Oekraïne

Een Employer of Record, of EOR, is een bedrijf dat wettelijk werknemers in Oekraïne namens jou in dienst neemt. Dit stelt je in staat om een team op te bouwen in het land zonder je eigen lokale bedrijf op te zetten. De EOR verzorgt alle officiële employment-taken zoals payroll, belastingen, voordelen en ervoor te zorgen dat je de Oekraïense arbeidswetgeving opvolgt. Het is een eenvoudige manier om mensen te huren en te beheren in Oekraïne. Voor bedrijven die in Oekraïne willen Recruitment, kan een EOR-provider zoals Rivermate het hele proces voor jou beheren.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Oekraïne

Het gebruik van een EOR vereenvoudigt het wervingsproces. Je behoudt controle over het dagelijkse werk van je werknemer, terwijl de EOR de juridische en administratieve onderdelen van de employment regelt. Zo werkt het.

• Overeenkomst: Eerst werk je samen met een EOR en geef je aan wat je nodig hebt voor de Recruitment.
• Onboarding: De EOR neemt je gekozen kandidaten direct in dienst, waardoor zij de juridische werkgever worden.
• Juridische naleving: De EOR stelt een arbeidscontract op dat alle Oekraïense arbeidswetgeving volgt, zoals vastgelegd in de officiële Labor Code van Oekraïne (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08). Dit omvat regels over werkuren, vakantietijd en het beëindigen van de arbeidsovereenkomst.
• Payroll en belastingen: De EOR beheert alle payroll, inclusief het uitbetalen van salarissen in de lokale valuta, het inhouden van belastingen en het betalen van socialezekerheidsbijdragen.
• Voordelenbeheer: Ze regelen ook alle wettelijk verplichte werknemersvoordelen.

Waarom een Employer of Record in Oekraïne gebruiken

Het gebruik van een EOR in Oekraïne stelt je in staat om je bedrijf te laten groeien en getalenteerde mensen aan te nemen zonder de kosten en tijd die gepaard gaan met het opzetten van een juridische entiteit. Het ontzegt je de administratieve last zodat je je kunt richten op je hoofddoelen. Je werkt met Oekraïense gekwalificeerde arbeidskrachten terwijl de EOR de complexiteit van employment-regels regelt.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Blijf compliant: De EOR zorgt ervoor dat je alle lokale employment-regelgeving opvolgt. Dit is belangrijk, omdat Oekraïense arbeidswetten complex kunnen zijn. De State Labour Service of Ukraine (https://dsp.gov.ua/) ziet toe op deze regels.
• Betreed de markt sneller: Je kunt werknemers aannemen en binnen enkele weken beginnen te opereren, in plaats van maanden. Het is veel sneller dan het opzetten van een nieuw bedrijf in het buitenland.
• Kostenbesparing: Vermijd de hoge kosten en administratieve rompslomp die gepaard gaan met het opzetten van een lokaal bedrijf.
• Toegang tot top talent: Oekraïne heeft een grote pool van gekwalificeerde professionals, vooral in de tech-industrie. Een EOR helpt je hen gemakkelijk aan te nemen.

Werving in Oekraïne betekent het benutten van een grote pool van geschoolde professionals. Het land heeft een sterke reputatie in de tech- en IT-sectoren, maar je kunt getalenteerde mensen vinden in vele industrieën. Om hen te werven, moet je de lokale arbeidswetten begrijpen. Deze gids leidt je door de belangrijkste aspecten van werving in Oekraïne, op een eenvoudige en overzichtelijke manier.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Wanneer je een werknemer in Oekraïne aanneemt, is een schriftelijke arbeidsovereenkomst verplicht. Dit document vormt de basis van je relatie, dus het moet duidelijk en in overeenstemming met de Oekraïense wetgeving zijn. Hoewel overeenkomsten in specifieke situaties voor een bepaalde termijn kunnen worden aangegaan, zijn de meeste onbepaalde tijd.

Je arbeidsovereenkomsten moeten het volgende bevatten:

• Informatie over jouw bedrijf en de werknemer: Volledige juridische namen, adressen en belastingidentificatienummers.
• Functiegegevens: Een duidelijke beschrijving van de rol en verantwoordelijkheden.
• Startdatum: De exacte datum waarop de arbeid begint.
• Compensatie: Het salaris, de betaalfrequentie en eventuele andere voordelen.
• Arbeidsvoorwaarden: Dit omvat werktijden en de primaire werklocatie.
• Beëindigingsprocedures: De opzegtermijnen en redenen voor beëindiging van het contract.

Proeftijd

In Oekraïne kun je een proeftijd opnemen in de arbeidsovereenkomst om te zien of een nieuwe medewerker goed past.

Categorie werknemer	Maximale proeftijd
Ongekwalificeerde werknemers	1 maand
De meeste andere werknemers	3 maanden
Managers en specialisten	Tot 3 maanden

Tijdens de proeftijd kunnen jij of de werknemer het contract beëindigen met slechts drie dagen opzegtermijn.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Oekraïne is 40 uur, meestal verdeeld over vijf dagen. Alles boven deze uren wordt overwerk genoemd.

Hier zijn de regels voor overwerk:

• Limieten: Een werknemer mag niet meer dan vier uur overwerk verrichten op twee achtereenvolgende dagen. De jaarlijkse limiet is 120 uur.
• Loon: Overwerk moet worden betaald tegen dubbel het reguliere uurtarief van de werknemer.

Tijdens de oorlogsnoodwet kunnen werknemers in sectors met kritieke infrastructuur hun werkweek uitbreiden tot 60 uur.

Feestdagen en regionale feestdagen

Werknemers in Oekraïne hebben recht op betaalde verlofdagen voor nationale feestdagen. Als een feestdag in het weekend valt, is de volgende maandag doorgaans een vrije dag.

Hier zijn de nationale feestdagen voor 2026:

• 1 januari: Nieuwjaarsdag
• 8 maart: Internationale vrouwendag
• 12 april: Orthodox Pasen zondag
• 13 april: Orthodox Pasen maandag
• 1 mei: Dag van de arbeid
• 8 mei: Herdenkings- en verzoendag
• 31 mei: Pinksterzondag (Pinksteren)
• 1 juni: Pinkstermaandag
• 28 juni: Grondwettingsdag
• 15 juli: Dag van de staat
• 24 augustus: Onafhankelijkheidsdag
• 1 oktober: Defender of Ukraine Day
• 25 december: Kerstdag

Werven van contractors in Oekraïne

Je kunt ook onafhankelijke contractors in Oekraïne inhuren. Dit kan een flexibele manier zijn om gespecialiseerde vaardigheden voor specifieke projecten binnen te halen. Het is echter erg belangrijk om de classificatie correct te krijgen.

Een onafhankelijke contractor is zelfstandige. Zij beheren hun eigen werk, betalen hun eigen belastingen en hebben geen recht op werknemersvoordelen zoals betaald verlof of sociale zekerheidsbijdragen. Hun relatie met jou wordt gereguleerd door een civielrechtelijk contract, niet door een arbeidsovereenkomst.

Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot ernstige problemen. Als de autoriteiten besluiten dat een contractor eigenlijk een werknemer is, kun je geconfronteerd worden met:

• Boetes en sancties
• Achterstallige betaling van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen
• Aansprakelijkheid voor onbetaald verlof en andere voordelen

Een Employer of Record (EOR) helpt je deze risico's te vermijden. Wij nemen medewerkers voor jou in dienst, zorgen dat ze correct worden geclassificeerd en dat alle lokale arbeidswetten worden nageleefd. Dit stelt je in staat om met Oekraïense talenten te werken zonder de juridische en administratieve lasten van het opzetten van een lokale entiteit.

Begrip van vergoeding en salarisadministratie in Oekraïne is eenvoudig. Het systeem is ontworpen om duidelijk te zijn voor zowel jou als je werknemers. Salarissen worden doorgaans uitbetaald in de Oekraïense Hryvnia (UAH). Het gemiddelde maandsalaris in 2025 ligt rond de 25.000 UAH, maar dit kan variëren afhankelijk van de sector en regio. Bijvoorbeeld, salarissen in Kyiv zijn over het algemeen hoger dan in andere delen van het land.

Payrollcycli & salarisstructuur

In Oekraïne betaal je je werknemers twee keer per maand. Deze bi-weekly payrollcyclus is standaardpraktijk.

Het salaris van een werknemer bestaat uit drie hoofdonderdelen:

• Basis salaris: Dit is het vaste bedrag dat je betaalt voor het geleverde werk. Het mag niet lager zijn dan het nationale minimumloon.
• Aanvullend salaris: Dit omvat betalingen voor werk dat verder gaat dan de standaardvereisten. Zie het als compensatie voor overwerk, nachtdiensten of werken onder moeilijke omstandigheden.
• Andere betalingen: Deze categorie dekt bonussen en andere incentivebetalingen die je mogelijk aanbiedt.

Overwerk & minimumlonen

De standaard werkweek in Oekraïne is 40 uur. Elk werk dat hierbuiten valt, wordt als overwerk beschouwd. Je mag een werknemer vragen om maximaal vier uur overwerk te verrichten op twee achtereenvolgende dagen, en niet meer dan 120 uur per jaar. Voor alle overwerkuren moet je het dubbele van hun reguliere uurloon betalen.

Vanaf 1 januari 2026 is het minimumloon in Oekraïne:

• 8.647 UAH per maand
• 52,00 UAH per uur

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in Oekraïne is je belangrijkste payrollbijdrage de Unified Social Contribution (USC). Dit dekt pensioen, werkloosheidsverzekering en andere sociale voordelen voor je werknemers.

Bijdrage	Tarief	Opmerkingen
Unified Social Contribution (USC)	22% van het brutoloon van de werknemer	Dit is het standaardtarief voor de meeste werkgevers. De bijdrage wordt berekend over het brutoloon van de werknemer, tot een maximumbedrag. Voor 2025 is de maximale basis voor het berekenen van USC 160.000 UAH per maand.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je bent verantwoordelijk voor het inhouden van belastingen op de salarissen van je werknemers en het afdragen daarvan aan de belastingautoriteiten. De twee belangrijkste inhoudingen zijn de Personal Income Tax en de Military Tax.

Inhouding	Tarief	Opmerkingen
Personal Income Tax (PIT)	18%	Dit is een vlak tarief dat wordt toegepast op het brutoloon van de werknemer.
Military Tax	1,5%	Deze belasting ondersteunt het Oekraïense leger.

In Oekraïne is het bieden van de juiste voordelen en verlof de sleutel tot het aantrekken en behouden van geweldig talent. Het gaat niet alleen om het naleven van de wet; het gaat om het creëren van een ondersteunende werkplek. Het begrijpen van het lokale landschap van wettelijk en aanvullend voordelen helpt je een concurrerend pakket op te stellen dat voldoet aan de verwachtingen van werknemers.

Wettelijk verlof

De Oekraïense arbeidswetgeving verplicht tot verschillende soorten verlof om werknemers te beschermen.

• Jaarlijks verlof: Je moet werknemers minimaal 24 kalenderdagen betaald verlof per jaar geven. Bepaalde beroepen, zoals docenten en overheidsmedewerkers, hebben recht op meer.
• Ziekteverlof: Werknemers kunnen betaald ziekteverlof opnemen bij ziekte. Jij betaalt de eerste vijf dagen, daarna regelt het Social Insurance Fund van Oekraïne de uitbetaling. Voor het claimen van deze uitkering is een medisch attest vereist.
• Zwangerschapsverlof: Moeders krijgen 126 kalenderdagen betaalde zwangerschapsverlof. Dit wordt gewoonlijk opgesplitst in 70 dagen voor de bevalling en 56 dagen erna. In gevallen van meerlingzwangerschap of complicaties wordt het verlof verlengd tot 140 dagen. Het socialezekerheidsfonds dekt 100% van het gemiddelde salaris van de werknemer tijdens deze periode.
• Vaderschapsverlof: Vaders kunnen tot 14 dagen betaald verlof opnemen na de geboorte van een kind.
• Ouderschapsverlof: Na het zwangerschapsverlof kan één van beide ouders onbetaald verlof nemen tot het kind drie jaar wordt. Hun baan wordt gedurende deze periode voor hen gereserveerd.

Nationale feestdagen & regionale feestdagen

Oekraïne kent een aantal officiële nationale feestdagen. Als een medewerker op een nationale feestdag werkt, heeft hij recht op dubbele betaling of een andere vrije dag.

Datum	Feestdag
1 januari	Nieuwjaarsdag
8 maart	Internationale vrouwendag
20 april	Orthodox Pasen (Zondag)
21 april	Orthodox Pasen (Maandag)
1 mei	Dag van Arbeid
8 mei	Dag van Herinnering en Overwinning op het Nazisme
8 juni	Orthodox Witte Zondag
9 juni	Orthodox Witte Maandag
28 juni	Grondwetsdag
15 juli	Oekraïense Staatdag
24 augustus	Onafhankelijkheidsdag
14 oktober	Defenders' Day

Typische aanvullende voordelen

Om concurrerend te blijven, vooral in sectoren zoals IT, bieden veel bedrijven voordelen die verder gaan dan de wettelijke vereisten.

Wettelijke voordelen	Niet-wettelijke (Aanvullende) voordelen
Minimaal 24 dagen betaald jaarlijks verlof	Privé ziektekostenverzekering
Betaald ziekteverlof	Flexibele werkregelingen
Zwangerschaps- en vaderschapsverlof	Professionele ontwikkelingsmogelijkheden
Ouderschapsverlof	Maaltijdvergoedingen of gesubsidieerde lunches
Nationale feestdagen	Transportondersteuning of vergoedingen
Pensioenbijdragen	Prestatiebonussen
Basisgezondheidszorg	Wellnessprogramma’s en fitnesslidmaatschappen

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Navigeren door de arbeidswetten en voordelenverwachtingen in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) maakt dit voor jou eenvoudiger.

Een EOR fungeert als de wettelijke werkgever voor jouw team in Oekraïne. Wij regelen alle administratieve taken, waaronder:

• Naleving: We zorgen ervoor dat jouw voordelenpakketten aan alle wettelijke vereisten van Oekraïne voldoen.
• Administratie: We beheren de loonadministratie, verlofregistratie en bijdragen aan sociale fondsen.
• Lokale expertise: We bieden inzicht in de marktverwachtingen voor aanvullende voordelen, zodat je een competitief aanbod kunt creëren.
• Onboarding: We stroomlijnen het proces om je nieuwe medewerkers vanaf dag één te voorzien van al hun voordelen.

Het gebruik van een EOR stelt je in staat je te richten op het laten groeien van je bedrijf, met de wetenschap dat je team goed verzorgd wordt.

Het beëindigen van een arbeidsrelatie in Oekraïne omvat duidelijke regels opgesteld door het arbeidswetboek van het land. U moet specifieke stappen volgen om te zorgen dat alles legaal en soepel verloopt. Als u de juiste procedures niet volgt, kunt u juridische problemen krijgen, zoals het opnieuw aannemen van de werknemer of het betalen van boetes. Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van opzegtermijnen, redenen voor ontslag en ontslagvergoeding om uw personeelsbestand op een conforme wijze te beheren.

Opzegtermijnen

Hoeveel opzeggingstermijn u moet geven aan een werknemer hangt af van de reden van beëindiging.

Reden voor beëindiging	Opzegtermijn
Werkgever beëindigt het contract (bijvoorbeeld ontslag om bedrijfseconomische redenen)	2 maanden
Werknemer treedt ontslag in	2 weken
Tijdens een proeftijd	3 dagen
Ernstig wangedrag	Geen opzegtermijn vereist
Partij-overeenkomst	Zoals overeengekomen door beide partijen

Ontslagvergoeding

In sommige situaties moet u ontslagvergoeding betalen. Het bedrag is meestal gebaseerd op het gemiddelde maandsalaris van de werknemer.

Hier zijn enkele gangbare scenario's waarbij een ontslagvergoeding vereist is:

• Ontslag om bedrijfseconomische redenen of reorganisatie: Als u een werknemer ontslaat vanwege veranderingen in uw organisatie, moet u minimaal één gemiddeld maandsalaris betalen.
• Werknemer is niet geschikt voor deوظ functie: Als een werknemer niet geschikt is voor zijn of haar functie, heeft hij of zij recht op een maand salaris.
• Werkgever schendt de wet of het contract: Als u de arbeidswetgeving of het arbeidscontract overtreedt, kan de werknemer recht hebben op drie maanden salaris. Voor bedrijfsleiders kan dit oplopen tot zes maanden salaris.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Wij zorgen ervoor dat elk ontslag volgens de Oekraïense arbeidswet wordt afgehandeld. Wij handelen het proces van A tot Z, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over naleving.

Hier is hoe wij het proces beheren:

• Documentatie: Wij bereiden alle benodigde documenten voor, inclusief de formele beëindigingsorder.
• Eindafrekening: Wij berekenen en verwerken het laatste salaris van de werknemer, inclusief eventuele ongeschikte vakantiedagen en ontslagvergoeding. Alle betalingen worden gedaan op de laatste werkdag van de werknemer.
• Duidelijke communicatie: Wij zorgen ervoor dat de werknemer alle vereiste documenten ontvangt, zoals zijn of haar werkboek, op de laatste dag.
• Naleving van procedures: Wij zorgen dat elke stap, van het geven van schriftelijke opzegging tot overleg met vakbonden indien nodig, correct wordt uitgevoerd.

Navigeren door visa's en werkvergunningen in Oekraïne kan complex lijken. Het belangrijkste is het begrijpen van het verschil tussen een werkvergunning, waarmee je in dienst kunt zijn, en een visa, dat je toestaat het land binnen te komen en er te verblijven. Voor de meeste buitenlandse burgers die in Oekraïne willen werken, heb je zowel een werkvergunning als een visa nodig. Het proces begint meestal met een werkgever in Oekraïne die jouw werkvergunning sponsort. Zodra de werkvergunning is goedgekeurd, kun je een langetermijn (Type D) visa aanvragen. Dit visa stelt je in staat Oekraïne binnen te komen en een tijdelijk verblijfsvergunning te verkrijgen.

Arbeidsvisa & sponsoringsituaties

Een Employer of Record (EOR) kan een praktische manier zijn om werkzaamheid in Oekraïne te beheren, vooral als je geen lokale rechtsentiteit hebt. Een EOR kan legaal buitenlandse werknemers aannemen en sponsoren voor werkvergunningen. Zij regelen de complexiteiten van lokale arbeidswetten, salarisadministratie en compliance, en fungeren als de juridische werkgever voor jouw teamleden in Oekraïne.

Hieronder de praktische routes voor arbeidsvisa:

• Employer Sponsorship: De meest gebruikelijke weg is directe sponsoring door een Oekraïense werkgever. Deze werkgever moet een geregistreerde juridische entiteit zijn in het land en een geldig arbeidsovereenkomst bieden.
• EOR Sponsorship: Het gebruik van een EOR vereenvoudigt het proces. De EOR, als jouw partner, sponsort de werkvergunning en beheert alle wettelijke en HR-verplichtingen.

Het is belangrijk te weten dat er limieten kunnen zijn aan het aantal beschikbare visa. Een EOR kan je helpen deze mogelijke hindernissen te navigeren. Ze kunnen je ook helpen de specifieke vereisten te begrijpen voor verschillende soorten werkvisa, zoals die voor gekwalificeerde arbeidskrachten of tijdelijke projecten.

Zakelijke reiscogelijkheden

Voor korte zakelijke reizen heb je waarschijnlijk een C-type visa nodig. Dit visa staat verblijven tot 90 dagen binnen een periode van 180 dagen toe. Het is bedoeld voor activiteiten zoals zakelijke meetings en onderhandelingen. Houd er rekening mee dat sommige nationaliteiten mogelijk geen visa nodig hebben voor korte verblijven.

Om te voldoen aan de eisen, wees voorbereid om de volgende documenten aan te leveren bij het aanvragen van een zakelijk visum:

• Een geldig paspoort met ten minste twee lege pagina's.
• Een ingevuld visum aanvraagformulier.
• Een zakelijke uitnodigingsbrief van een geregistreerd Oekraïens bedrijf.
• Bewijs van voldoende financiën voor je verblijf.
• Zorgverzekering.

Bij aankomst in Oekraïne kunnen grensbeambten vragen om je uitnodigingsbrief, bewijs van accommodatie en een retourticket te tonen. Draag altijd kopieën van deze documenten bij je. Het is cruciaal dat het doel van je bezoek in overeenstemming is met je visumtype. Een zakelijk visum geeft je geen toestemming om werk uit te voeren dat een werkvergunning vereist.