Employer of Record in Oekraïne

Een Employer of Record, of EOR, is een bedrijf dat wettelijk werknemers in Oekraïne voor jou in dienst neemt. Dit stelt je in staat om een team op te bouwen in het land zonder je eigen lokale bedrijf op te zetten. De EOR regelt alle officiële arbeidszaken zoals salarisadministratie, belastingen, voordelen en zorgt ervoor dat je de Oekraïense arbeidswetgeving naleeft. Het is een eenvoudige manier om mensen in Oekraïne aan te nemen en te beheren. Voor bedrijven die in Oekraïne willen aannemen, kan een EOR-aanbieder zoals Rivermate het hele proces voor je beheren.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in Oekraïne

Het gebruik van een EOR vereenvoudigt het aannameproces. Je behoudt controle over het dagelijkse werk van je werknemer, terwijl de EOR de juridische en administratieve onderdelen van de arbeid regelt. Zo werkt het.

• Overeenkomst: Eerst werk je samen met een EOR en vertel je wat je nodig hebt voor het aannemen.
• Onboarding: De EOR neemt je gekozen kandidaten rechtstreeks in dienst, waardoor zij de juridische werkgever worden.
• Juridische naleving: De EOR stelt een arbeidsovereenkomst op die voldoet aan alle Oekraïense arbeidswetten, die gedetailleerd zijn in het officiële Arbeidswetboek van Oekraïne (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08). Dit dekt regels over werktijden, vakantiedagen en hoe een dienstverband kan worden beëindigd.
• Salarisadministratie en belastingen: De EOR beheert alle salarisbetalingen, inclusief het uitbetalen van salarissen in de lokale valuta, het inhouden van belastingen en het maken van sociale zekerheidsbijdragen.
• Voordelenbeheer: Ze regelen ook alle wettelijk verplichte werknemersvoordelen.

Waarom een Employer of Record in Oekraïne gebruiken

Het gebruik van een EOR in Oekraïne stelt je in staat om je bedrijf te laten groeien en getalenteerde mensen aan te nemen zonder de kosten en tijd van het opzetten van een juridische entiteit. Het ontziet je van de administratieve last, zodat jij je kunt richten op je belangrijkste bedrijfsdoelen. Je werkt samen met Oekraïense vakbekwame professionals terwijl de EOR de complexiteit van arbeidsregels afhandelt.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Blijf naleven: De EOR zorgt ervoor dat je alle lokale arbeidsregels naleeft. Dit is belangrijk omdat Oekraïense arbeidswetten complex kunnen zijn. De Staatsdienst voor Arbeid van Oekraïne (https://dsp.gov.ua/) houdt toezicht op deze regels.
• Betreed de markt sneller: Je kunt werknemers aannemen en binnen weken operationeel zijn, niet maanden. Het is veel sneller dan het oprichten van een nieuw bedrijf in het buitenland.
• Kostenbesparing: Vermijd de hoge kosten en administratieve rompslomp die gepaard gaan met het opzetten van een lokaal bedrijf.
• Toegang tot top talent: Oekraïne beschikt over een grote pool van bekwame professionals, vooral in de technologiesector. Een EOR helpt je hen gemakkelijk aan te nemen.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Oekraïne uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Oekraïne wordt gewaarborgd.

Werven in Oekraïne betekent toegang krijgen tot een grote pool van gekwalificeerde professionals. Het land heeft een sterke reputatie in de tech- en IT-sectoren, maar je kunt getalenteerde mensen vinden in veel industrieën. Om hen te werven, moet je de lokale arbeidswetten begrijpen. Deze gids neemt je mee door de belangrijkste aspecten van werven in Oekraïne, op een eenvoudige en overzichtelijke manier.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Wanneer je een werknemer in Oekraïne in dienst neemt, is een schriftelijke arbeidsovereenkomst verplicht. Dit document vormt de basis van je relatie, dus het moet duidelijk en in overeenstemming met de Oekraïense wetgeving zijn. Hoewel contracten in specifieke situaties voor een vaste termijn kunnen zijn, zijn de meeste onbepaalde tijd.

Je arbeidsovereenkomsten moeten bevatten:

• Informatie over jouw bedrijf en de werknemer: Volledige juridische namen, adressen en belastingidentificatienummers.
• Functiegegevens: Een duidelijke omschrijving van de rol en verantwoordelijkheden.
• Startdatum: De exacte datum waarop het dienstverband begint.
• Vergoeding: Het salaris, hoe vaak het wordt uitbetaald, en eventuele andere voordelen.
• Arbeidsvoorwaarden: Dit omvat werktijden en de primaire werkplek.
• Beëindigingsprocedures: De opzegtermijnen en redenen voor het beëindigen van het contract.

Proeftijd

In Oekraïne kun je een proeftijd opnemen in de arbeidsovereenkomst om te zien of een nieuwe medewerker goed past.

Tijdens de proeftijd kunnen jij of de werknemer het contract beëindigen met slechts drie dagen opzegtermijn.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Oekraïne is 40 uur, meestal verdeeld over vijf dagen. Alles boven deze uren is overwerk.

Hier zijn de regels voor overwerk:

• Limieten: Een werknemer mag niet meer dan vier uur overwerk per twee opeenvolgende dagen werken. De jaarlijkse limiet is 120 uur.
• Betaling: Overwerk moet worden betaald tegen het dubbele van het reguliere uurloon van de werknemer.

Tijdens de oorlogsnood kunnen werknemers in kritieke infrastructuursectoren hun werkweek uitbreiden tot 60 uur.

Openbare & regionale feestdagen

Werknemers in Oekraïne hebben recht op betaald verlof voor nationale feestdagen. Als een feestdag in het weekend valt, is de daaropvolgende maandag meestal een vrije dag.

Hier zijn de nationale feestdagen voor 2025:

• 1 januari: Nieuwjaarsdag
• 8 maart: Internationale Vrouwendag
• 20 april: Orthodox Pasen (zondag)
• 21 april: Orthodox Pasen (maandag)
• 1 mei: Dag van het Arbeid
• 8 mei: Dag van de Herdenking en Overwinning op het Nazisme
• 8 juni: Pinksterzondag (Pinksteren)
• 9 juni: Pinkstermaandag
• 28 juni: Grondwettelijk Dag
• 15 juli: Dag van de Staat
• 24 augustus: Onafhankelijkheidsdag
• 1 oktober: Dag van de Verdedigers
• 25 december: Kerstmis

Werven van contractors in Oekraïne

Je kunt ook zelfstandige contractors in Oekraïne inhuren. Dit kan een flexibele manier zijn om gespecialiseerde vaardigheden voor specifieke projecten te verkrijgen. Het is echter zeer belangrijk om de juiste classificatie te maken.

Een zelfstandige contractor is zelfstandige. Ze beheren hun eigen werk, betalen hun eigen belastingen, en hebben geen recht op werknemersvoordelen zoals betaald verlof of sociale zekerheidsbijdragen. Hun relatie met jou wordt geregeld door een civielrechtelijk contract, niet door een arbeidsovereenkomst.

Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot ernstige problemen. Als de autoriteiten besluiten dat een contractor eigenlijk een werknemer is, kun je geconfronteerd worden met:

• Boetes en sancties
• Terugbetaling van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen
• Aansprakelijkheid voor onbetaald verlof en andere voordelen

Een Employer of Record (EOR) helpt je deze risico's te vermijden. Wij nemen werknemers in dienst namens jou, zorgen dat ze correct worden geclassificeerd en dat alle lokale arbeidswetten worden nageleefd. Hierdoor kun je met Oekraïense talenten werken zonder de juridische en administratieve lasten van het opzetten van een lokale entiteit.

Het begrijpen van compensatie en loonadministratie in Oekraïne is eenvoudig. Het systeem is ontworpen om duidelijk te zijn voor zowel jou als je werknemers. Salarissen worden meestal uitbetaald in de Oekraïense Hryvnia (UAH). Het gemiddelde maandelijkse salaris in 2025 ligt rond de 25.000 UAH, maar dit kan variëren afhankelijk van de industrie en regio. Bijvoorbeeld, salarissen in Kyiv zijn over het algemeen hoger dan in andere delen van het land.

Payrollcycli & loonstructuur

In Oekraïne betaal je je werknemers twee keer per maand. Deze tweewekelijkse payrollcyclus is standaardpraktijk.

Het salaris van een werknemer bestaat uit drie hoofdonderdelen:

• Basis salaris: Dit is het vaste bedrag dat je betaalt voor het werk dat is gedaan. Het kan niet lager zijn dan het nationale minimumloon.
• Aanvullend salaris: Dit omvat betalingen voor werk dat verder gaat dan de standaardvereisten. Denk aan compensatie voor overwerk, nachtdiensten of werken onder moeilijke omstandigheden.
• Andere betalingen: Deze categorie dekt bonussen en andere incentivebetalingen die je mogelijk aanbiedt.

Overwerk & minima

De standaard werkweek in Oekraïne is 40 uur. Elk werk dat hierbuiten valt, wordt beschouwd als overwerk. Je kunt een werknemer vragen om maximaal vier uur overwerk te werken in twee opeenvolgende dagen, en niet meer dan 120 uur per jaar. Voor alle overuren moet je het dubbele betalen van hun reguliere uurloon.

Vanaf 1 januari 2025 is het minimumloon in Oekraïne:

• 8.000 UAH per maand
• 48,00 UAH per uur

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in Oekraïne is je belangrijkste payrollbijdrage de Unified Social Contribution (USC). Dit dekt pensioenen, werkloosheidsverzekering en andere sociale voordelen voor je werknemers.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je bent verantwoordelijk voor het inhouden van belastingen op de lonen van je werknemers en het afdragen aan de belastingautoriteiten. De twee belangrijkste inhoudingen zijn de Personal Income Tax en de Military Tax.

In Oekraïne is het bieden van de juiste voordelen en verlof essentieel om geweldig talent aan te trekken en te behouden. Het gaat niet alleen om het naleven van de wet; het gaat om het creëren van een ondersteunende werkplek. Het begrijpen van het lokale landschap van wettelijke en aanvullende voordelen helpt je een concurrerend pakket samen te stellen dat voldoet aan de verwachtingen van werknemers.

Wettelijk verlof

Oekraïense arbeidswetgeving vereist verschillende soorten verlof om werknemers te beschermen.

• Jaarlijks verlof: Je moet werknemers minimaal 24 kalenderdagen betaald verlof per jaar geven. Bepaalde beroepen, zoals leraren en overheidsmedewerkers, hebben recht op meer.
• Ziekteverlof: Werknemers kunnen betaald ziekteverlof opnemen wanneer ze ziek zijn. Jij betaalt de eerste vijf dagen, en het Social Insurance Fund van Oekraïne regelt de betalingen daarna. Een medische verklaring is vereist om deze uitkering te claimen.
• Zwangerschapsverlof: Moeders krijgen 126 kalenderdagen betaald zwangerschapsverlof. Dit wordt meestal verdeeld in 70 dagen vóór de bevalling en 56 dagen erna. In gevallen van meerlingen of complicaties wordt het verlof verlengd tot 140 dagen. Het socialezekerheidsfonds dekt 100% van het gemiddelde salaris van de werknemer gedurende deze periode.
• Vaderschapsverlof: Vaders kunnen tot 14 dagen betaald verlof opnemen na de geboorte van een kind.
• Ouderschapsverlof: Na het zwangerschapsverlof kan een van beide ouders onbetaald verlof nemen tot het kind drie jaar wordt. Hun baan wordt tijdens deze periode voor hen gereserveerd.

Feestdagen & regionale feestdagen

Oekraïne kent een aantal officiële feestdagen. Als een werknemer op een feestdag werkt, heeft hij recht op dubbele betaling of een andere vrije dag.

Typische aanvullende voordelen

Om concurrerend te blijven, vooral in sectoren zoals IT, bieden veel bedrijven voordelen die verder gaan dan de wettelijke vereisten.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het navigeren door de arbeidswetten en voordelen in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit voor jou.

Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor jouw team in Oekraïne. Wij regelen alle administratieve taken, waaronder:

• Naleving: We zorgen ervoor dat jouw voordelenpakketten voldoen aan alle wettelijke vereisten van Oekraïne.
• Administratie: We beheren loonadministratie, verlofregistratie en bijdragen aan sociale fondsen.
• Lokale expertise: We bieden inzicht in de lokale marktverwachtingen voor aanvullende voordelen, zodat je een concurrerend aanbod kunt creëren.
• Onboarding: We stroomlijnen het proces om je nieuwe medewerkers vanaf dag één te voorzien van al hun voordelen.

Het gebruik van een EOR stelt je in staat je te richten op het laten groeien van je bedrijf, in de wetenschap dat je team goed verzorgd wordt.

Het beëindigen van een arbeidsrelatie in Oekraïne omvat duidelijke regels die zijn vastgesteld door de arbeidswet van het land. Je moet specifieke stappen volgen om ervoor te zorgen dat alles legaal en soepel verloopt. Als je de juiste procedures niet volgt, kun je juridische problemen krijgen, zoals het opnieuw moeten aannemen van de werknemer of het betalen van boetes. Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van opzegtermijnen, redenen voor ontslag en ontslagvergoeding om je personeelsbeleid op een conforme manier te beheren.

Opzegtermijnen

Hoeveel opzegtermijn je moet geven aan een werknemer hangt af van de reden van beëindiging van het dienstverband.

Ontslagvergoeding

In sommige situaties ben je verplicht een ontslagvergoeding te betalen. Het bedrag is meestal gebaseerd op het gemiddelde maandloon van de werknemer.

Hier zijn enkele veelvoorkomende scenario's waarin ontslagvergoeding vereist is:

• Overmacht of veranderingen binnen het bedrijf: Als je een werknemer ontslaat vanwege veranderingen in je organisatie, moet je minimaal één gemiddeld maandsalaris betalen.
• Werknemer is niet geschikt voor de functie: Als een werknemer niet geschikt is voor zijn of haar positie, heeft deze recht op een maand salaris.
• Werkgever schendt de wet of het contract: Als je de arbeidswet of het arbeidscontract overtreedt, kan de werknemer recht hebben op drie maanden salaris. Voor bedrijfsfunctionarissen kan dit oplopen tot zes maanden salaris.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme ontslagen

Wij zorgen ervoor dat elke beëindiging in overeenstemming is met de Oekraïense arbeidswet. Wij regelen het proces van begin tot eind, zodat jij je geen zorgen hoeft te maken over naleving.

Zo beheren wij het proces:

• Documentatie: Wij bereiden alle benodigde documenten voor, inclusief de formele beëindigingsorder.
• Berekening van het laatste salaris: Wij berekenen en verwerken het laatste salaris van de werknemer, inclusief eventuele niet-opgenomen vakantiedagen en ontslagvergoeding. Alle betalingen worden gedaan op de laatste werkdag van de werknemer.
• Duidelijke communicatie: Wij zorgen ervoor dat de werknemer alle vereiste documenten ontvangt, zoals zijn of haar arbeidsboekje, op de laatste dag.
• Volgen van procedures: Wij zorgen dat elke stap, van het geven van schriftelijke opzegging tot het raadplegen van vakbonden indien nodig, correct wordt uitgevoerd.

Navigeren door visa's en werkvergunningen in Oekraïne kan complex lijken. De sleutel is het begrijpen van het verschil tussen een werkvergunning, die je toestaat te werken, en een visa, dat je toestaat het land te betreden en er te verblijven. Voor de meeste buitenlandse onderdanen die in Oekraïne willen werken, heb je beide nodig. Het proces begint meestal met een werkgever in Oekraïne die jouw werkvergunning sponsort. Zodra de werkvergunning is goedgekeurd, kun je een langetermijn (Type D) visa aanvragen. Dit visa stelt je in staat Oekraïne binnen te komen en een tijdelijk verblijfsvergunning te verkrijgen.

Employment visas & sponsorship realities

Een Employer of Record (EOR) kan een praktische manier zijn om werkgelegenheid in Oekraïne te beheren, vooral als je geen lokale juridische entiteit hebt. Een EOR kan legaal buitenlandse onderdanen aannemen en sponsoren voor werkvergunningen. Zij regelen de complexiteiten van lokale arbeidswetten, loonadministratie en naleving, en fungeren als de juridische werkgever voor je teamleden in Oekraïne.

Hier zijn de praktische routes voor employment visas:

• Employer Sponsorship: De meest voorkomende route is directe sponsoring door een Oekraïense werkgever. Deze werkgever moet een geregistreerde juridische entiteit in het land zijn en een geldig arbeidsaanbod doen.
• EOR Sponsorship: Het gebruik van een EOR vereenvoudigt het proces. De EOR, als jouw partner, sponsort de werkvergunning en beheert alle juridische en HR-verplichtingen.

Het is belangrijk te weten dat er limieten kunnen zijn aan het aantal beschikbare visa. Een EOR kan je helpen deze potentiële obstakels te navigeren. Ze kunnen je ook helpen de specifieke vereisten te begrijpen voor verschillende soorten werkvisa, zoals die voor gekwalificeerde werknemers of tijdelijke projecten.

Business travel compliance

Voor korte zakelijke reizen heb je waarschijnlijk een C-type visa nodig. Dit visa staat verblijf toe tot 90 dagen binnen een periode van 180 dagen. Het is bedoeld voor activiteiten zoals zakelijke bijeenkomsten en onderhandelingen. Houd er rekening mee dat sommige nationaliteiten mogelijk geen visa nodig hebben voor korte verblijven.

Om naleving te garanderen, wees voorbereid om de volgende documenten te overleggen bij het aanvragen van een zakelijk visa:

• Een geldig paspoort met ten minste twee lege pagina's.
• Een ingevuld visumaanvraagformulier.
• Een zakelijke uitnodigingsbrief van een geregistreerd Oekraïens bedrijf.
• Bewijs van voldoende middelen om je verblijf te dekken.
• Zorgverzekering.

Wanneer je in Oekraïne aankomt, kunnen grensfunctionarissen vragen om je uitnodigingsbrief, bewijs van accommodatie en een retourticket te zien. Draag altijd kopieën van deze documenten bij je. Het is cruciaal dat het doel van je bezoek overeenkomt met je visumtype. Een zakelijk visum staat je niet toe werk uit te voeren waarvoor een werkvergunning vereist is.