Employer of Record in Oekraïne

Een Employer of Record (EOR) in Oekraïne is een bedrijf dat wettelijk werknemers voor jou in dienst neemt. Dit stelt je in staat om een team op te bouwen in Oekraïne zonder een lokale rechtspersoon op te richten. De EOR verzorgt alle arbeidsverplichtingen, inclusief salarisadministratie, belastingen, voordelen en naleving van de Oekraïense arbeidswetgeving. Deze regeling vereenvoudigt het aannemen en beheren van werknemers in het land. Voor bedrijven die in Oekraïne willen aannemen, kan een EOR-provider zoals Rivermate het volledige arbeidsproces beheren.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Oekraïne

Het gebruik van een EOR om in Oekraïne te werven, verloopt via een eenvoudig proces. De EOR fungeert als de wettelijke werkgever, terwijl jij het dagelijkse werk van je werknemer beheert.

1. Overeenkomst: Je werkt samen met een EOR en bepaalt je wervingsbehoeften.
2. Recruitment en onboarding: De EOR kan helpen bij het recruitmentproces. Zodra je een kandidaat hebt geselecteerd, bereidt de EOR een conforme arbeidsovereenkomst voor en regelt alle onboardingpapieren.
3. Wettelijke naleving: De EOR zorgt ervoor dat de arbeidsovereenkomst voldoet aan de Oekraïense arbeidswetgeving, inclusief aspecten zoals werkuren, verlof en beëindigingsprocedures.
4. Salarisadministratie en belastingen: De EOR beheert alle salarisverwerking, inclusief salarisbetalingen in de lokale valuta, belastinginhoudingen en sociale zekerheidsbijdragen.
5. Voordelenbeheer: Zij beheren ook alle verplichte werknemersvoordelen.
6. HR-ondersteuning: Je werknemers hebben een lokaal contactpunt voor HR-gerelateerde vragen over hun dienstverband.

Voordelen van het gebruik van een EOR voor werving in Oekraïne

Het gebruik van een EOR biedt een eenvoudige en efficiënte manier om je team in Oekraïne uit te breiden. Het verwijdert de aanzienlijke administratieve en juridische lasten van internationale werving, zodat jij je kunt richten op je bedrijfsdoelstellingen. Door samen te werken met een EOR, krijg je snel toegang tot Oekraïens gekwalificeerd personeel met minimale risico’s.

• Snellere markttoetreding: Je kunt werknemers in Oekraïne aannemen in een fractie van de tijd die het zou kosten om je eigen rechtspersoon op te richten.
• Kostenbesparing: Vermijd de hoge kosten en complexiteit die gepaard gaan met het opzetten en onderhouden van een buitenlandse dochteronderneming.
• Nalevingsgarantie: EORs zijn experts in de lokale arbeidswetgeving, waardoor het risico op niet-naleving van Oekraïense arbeidsregels wordt verminderd.
• Vereenvoudigde operaties: De EOR regelt de administratieve taken van het dienstverband, waardoor jij tijd en middelen bespaart.
• Toegang tot talent: Het stelt je in staat om te profiteren van Oekraïens gekwalificeerd talent, vooral in sectoren zoals IT en technologie, zonder fysieke aanwezigheid.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Oekraïne uitgebreide HR-ondersteuning, arbeidsvoorwaardenbeheer, naleving van regelgeving en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten — gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met uw bedrijfsbehoeften terwijl volledige wettelijke naleving in Oekraïne wordt gewaarborgd.

Werven in Oekraïne betekent toegang krijgen tot een grote pool van gekwalificeerde professionals. Het land heeft een sterke reputatie in de tech- en IT-sectoren, maar je kunt getalenteerde mensen vinden in veel industrieën. Om hen te werven, moet je de lokale arbeidswetten begrijpen. Deze gids neemt je mee door de belangrijkste aspecten van werven in Oekraïne, eenvoudig en overzichtelijk gehouden.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Wanneer je een werknemer in Oekraïne aanneemt, is een schriftelijke arbeidsovereenkomst verplicht. Dit document vormt de basis van je relatie, dus het moet duidelijk en in overeenstemming met de Oekraïense wetgeving zijn. Hoewel overeenkomsten in bepaalde situaties voor een vaste termijn kunnen zijn, zijn de meeste onbepaalde tijd.

Je arbeidsovereenkomsten moeten bevatten:

• Informatie over jouw bedrijf en de werknemer: Volledige juridische namen, adressen en belastingidentificatienummers.
• Functiegegevens: Een duidelijke beschrijving van de rol en verantwoordelijkheden.
• Startdatum: De exacte datum waarop het dienstverband begint.
• Vergoeding: Het salaris, hoe vaak het wordt uitbetaald, en eventuele andere voordelen.
• Arbeidsvoorwaarden: Dit omvat werktijden en de primaire werkplek.
• Beëindigingsprocedures: De opzegtermijnen en redenen voor het beëindigen van het contract.

Proeftijd

In Oekraïne kun je een proeftijd opnemen in de arbeidsovereenkomst om te zien of een nieuwe medewerker geschikt is.

Tijdens de proeftijd kunnen jij of de werknemer de overeenkomst beëindigen met slechts drie dagen opzegtermijn.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Oekraïne is 40 uur, meestal verdeeld over vijf dagen. Alles boven deze uren is overwerk.

Hier zijn de regels voor overwerk:

• Limieten: Een werknemer mag niet meer dan vier uur overwerk verrichten op twee achtereenvolgende dagen. De jaarlijkse limiet is 120 uur.
• Betaling: Overwerk moet worden betaald tegen het dubbele van het reguliere uurtarief van de werknemer.

Tijdens de oorlogsnood kunnen werknemers in kritieke infrastructuursectoren hun werkweek uitbreiden tot 60 uur.

Openbare & regionale feestdagen

Werknemers in Oekraïne hebben recht op betaald verlof voor nationale feestdagen. Als een feestdag in het weekend valt, is de volgende maandag meestal een vrije dag.

Hier zijn de nationale feestdagen voor 2025:

• 1 januari: Nieuwjaarsdag
• 8 maart: Internationale Vrouwendag
• 20 april: Orthodox Pasen zondag
• 21 april: Orthodox Pasen maandag
• 1 mei: Dag van het Arbeid
• 8 mei: Dag van Herinnering en Overwinning op het Nazisme
• 8 juni: Pinksterzondag (Pinksteren)
• 9 juni: Pinkstermaandag
• 28 juni: Grondwettingsdag
• 15 juli: Dag van de Staat
• 24 augustus: Onafhankelijkheidsdag
• 1 oktober: Verdedigersdag
• 25 december: Kerstmis

Werven van contractors in Oekraïne

Je kunt ook zelfstandige contractors in Oekraïne inhuren. Dit kan een flexibele manier zijn om gespecialiseerde vaardigheden voor specifieke projecten te verkrijgen. Het is echter zeer belangrijk om de juiste classificatie te maken.

Een zelfstandige contractor is zelfstandig ondernemer. Ze beheren hun eigen werk, betalen hun eigen belastingen en hebben geen recht op werknemersvoordelen zoals betaald verlof of sociale zekerheidsbijdragen. Hun relatie met jou wordt geregeld door een civielrechtelijk contract, niet door een arbeidsovereenkomst.

Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot ernstige problemen. Als de autoriteiten besluiten dat een contractor eigenlijk een werknemer is, kun je geconfronteerd worden met:

• Boetes en sancties
• Terugbetaling van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen
• Aansprakelijkheid voor onbetaald verlof en andere voordelen

Een Employer of Record (EOR) helpt je deze risico's te vermijden. Wij nemen werknemers namens jou aan, zorgen dat ze correct worden geclassificeerd en dat alle lokale arbeidswetten worden nageleefd. Hierdoor kun je met Oekraïense talenten werken zonder de juridische en administratieve lasten van het opzetten van een lokale entiteit.

Begrip van compensatie en loonadministratie in Oekraïne is eenvoudig. Het systeem is ontworpen om duidelijk te zijn voor zowel jou als je werknemers. Salarissen worden doorgaans uitbetaald in de Oekraïense Hryvnia (UAH). Het gemiddelde maandloon in 2025 ligt rond de 25.000 UAH, maar dit kan variëren afhankelijk van de industrie en regio. Bijvoorbeeld, salarissen in Kyiv zijn over het algemeen hoger dan in andere delen van het land.

Looncyclus & loonstructuur

In Oekraïne betaal je je werknemers twee keer per maand. Deze tweewekelijkse looncyclus is standaardpraktijk.

Het salaris van een werknemer bestaat uit drie hoofdonderdelen:

• Basisloon: Dit is het vaste bedrag dat je betaalt voor het verrichte werk. Het kan niet lager zijn dan het nationale minimumloon.
• Aanvullend salaris: Dit omvat betalingen voor werk dat verder gaat dan de standaardvereisten. Denk aan compensatie voor overwerk, nachtdiensten of werken onder moeilijke omstandigheden.
• Andere betalingen: Deze categorie omvat bonussen en andere incentivebetalingen die je mogelijk aanbiedt.

Overwerk & minimumlonen

De standaard werkweek in Oekraïne is 40 uur. Werk dat hierbuiten valt, wordt beschouwd als overwerk. Je kunt een werknemer vragen om maximaal vier uur overwerk te verrichten in twee achtereenvolgende dagen, en niet meer dan 120 uur per jaar. Voor alle overuren moet je het dubbele betalen van hun reguliere uurloon.

Vanaf 1 januari 2025 is het minimumloon in Oekraïne:

• 8.000 UAH per maand
• 48,00 UAH per uur

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in Oekraïne is je belangrijkste loonbijdrage de Unified Social Contribution (USC). Dit dekt pensioenen, werkloosheidsverzekering en andere sociale voordelen voor je werknemers.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je bent verantwoordelijk voor het inhouden van belastingen op de lonen van je werknemers en het afdragen ervan aan de belastingautoriteiten. De twee belangrijkste inhoudingen zijn de Personal Income Tax en de Military Tax.

In Oekraïne is het bieden van de juiste voordelen en verlof essentieel om geweldig talent aan te trekken en te behouden. Het gaat niet alleen om het naleven van de wet; het gaat om het creëren van een ondersteunende werkplek. Het begrijpen van het lokale landschap van wettelijke en aanvullende voordelen helpt je een concurrerend pakket samen te stellen dat voldoet aan de verwachtingen van werknemers.

Wettelijk verlof

Oekraïense arbeidswetgeving vereist verschillende soorten verlof om werknemers te beschermen.

• Jaarlijks verlof: Je moet werknemers minimaal 24 kalenderdagen betaald verlof per jaar geven. Bepaalde beroepen, zoals leraren en overheidsmedewerkers, hebben recht op meer.
• Ziekteverlof: Werknemers kunnen betaald ziekteverlof opnemen bij ziekte. Jij betaalt de eerste vijf dagen, en het Social Insurance Fund of Ukraine regelt de betalingen daarna. Een doktersverklaring is vereist om deze uitkering aan te vragen.
• Zwangerschapsverlof: Moeders krijgen 126 kalenderdagen betaald zwangerschapsverlof. Dit wordt meestal verdeeld in 70 dagen voor de bevalling en 56 dagen erna. In gevallen van meerlingen of complicaties wordt het verlof verlengd tot 140 dagen. Het socialezekerheidsfonds dekt 100% van het gemiddelde salaris van de werknemer gedurende deze periode.
• Vaderschapsverlof: Vaders kunnen tot 14 dagen betaald verlof opnemen na de geboorte van een kind.
• Ouderschapsverlof: Na het zwangerschapsverlof kan een van beide ouders onbetaald verlof nemen tot het kind drie jaar oud is. Hun baan wordt tijdens deze periode voor hen gereserveerd.

Nationale feestdagen & regionale feestdagen

Oekraïne heeft een aantal officiële nationale feestdagen. Als een werknemer op een nationale feestdag werkt, heeft hij recht op dubbele betaling of een andere vrije dag.

Typische aanvullende voordelen

Om concurrerend te blijven, vooral in sectoren zoals IT, bieden veel bedrijven voordelen aan die verder gaan dan de wettelijke vereisten.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het navigeren door de arbeidswetten en voordelen van een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit voor jou.

Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor jouw team in Oekraïne. Wij regelen alle administratieve taken, waaronder:

• Naleving: We zorgen ervoor dat jouw voordelenpakketten voldoen aan alle wettelijke vereisten van Oekraïne.
• Administratie: We beheren salarisadministratie, verlofregistratie en bijdragen aan sociale fondsen.
• Lokale expertise: We bieden inzicht in de lokale marktverwachtingen voor aanvullende voordelen, zodat je een concurrerend aanbod kunt creëren.
• Onboarding: We stroomlijnen het proces om je nieuwe medewerkers vanaf dag één te voorzien van al hun voordelen.

Het gebruik van een EOR stelt je in staat je te richten op het laten groeien van je bedrijf, in de wetenschap dat je team goed verzorgd wordt.

Het beëindigen van een arbeidsrelatie in Oekraïne omvat duidelijke regels die zijn vastgesteld door de arbeidswet van het land. Je moet specifieke stappen volgen om ervoor te zorgen dat alles legaal en soepel verloopt. Als je de juiste procedures niet volgt, kun je juridische problemen krijgen, zoals het opnieuw moeten aannemen van de werknemer of het betalen van boetes. Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van opzegtermijnen, redenen voor ontslag en ontslagvergoeding om je personeelsbeheer op een conforme manier te regelen.

Opzegtermijnen

Hoeveel opzeggingstermijn je moet geven aan een werknemer hangt af van de reden van beëindiging.

Ontslagvergoeding

In sommige situaties moet je een ontslagvergoeding betalen. Het bedrag is meestal gebaseerd op het gemiddelde maandloon van de werknemer.

Hier zijn enkele veelvoorkomende scenario's waarin ontslagvergoeding vereist is:

• Overmacht of veranderingen in het bedrijf: Als je een werknemer ontslaat vanwege veranderingen in je organisatie, moet je minimaal één gemiddeld maandsalaris betalen.
• Werknemer is niet geschikt voor de baan: Als een werknemer niet geschikt is voor zijn of haar functie, heeft hij of zij recht op een maand salaris.
• Werkgever schendt de wet of het contract: Als je de arbeidswetgeving of het arbeidscontract overtreedt, kan de werknemer recht hebben op drie maanden salaris. Voor bedrijfsfunctionarissen kan dit oplopen tot zes maanden salaris.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme ontslagen

Wij zorgen ervoor dat elke beëindiging volgens de Oekraïense arbeidswet verloopt. Wij regelen het proces van begin tot eind, zodat jij je geen zorgen hoeft te maken over naleving.

Zo beheren wij het proces:

• Documentatie: Wij bereiden alle benodigde documenten voor, inclusief de formele beëindigingsorder.
• Laatste salarisberekening: Wij berekenen en verwerken het laatste salaris van de werknemer, inclusief eventuele niet-opgenomen vakantiedagen en ontslagvergoeding. Alle betalingen worden gedaan op de laatste werkdag van de werknemer.
• Duidelijke communicatie: Wij zorgen ervoor dat de werknemer alle vereiste documenten ontvangt, zoals zijn of haar arbeidsboekje, op de laatste dag.
• Naleving van procedures: Wij zorgen dat elke stap, van het geven van schriftelijke opzegging tot het overleggen met vakbonden indien nodig, correct wordt uitgevoerd.

Navigeren door visa's en werkvergunningen in Oekraïne kan complex lijken. De sleutel is het begrijpen van het verschil tussen een werkvergunning, die je toestaat om te werken, en een visa, dat je toestaat om het land te betreden en te verblijven. Voor de meeste buitenlandse onderdanen die in Oekraïne willen werken, heb je beide nodig. Het proces begint meestal met een werkgever in Oekraïne die jouw werkvergunning sponsort. Zodra de werkvergunning is goedgekeurd, kun je een langetermijn (Type D) visa aanvragen. Dit visa stelt je in staat om Oekraïne binnen te komen en een tijdelijk verblijfsvergunning te verkrijgen.

Employment visas & sponsorship realities

Een Employer of Record (EOR) kan een praktische manier zijn om werkgelegenheid in Oekraïne te beheren, vooral als je geen lokale juridische entiteit hebt. Een EOR kan legaal buitenlandse onderdanen aannemen en sponsoren voor werkvergunningen. Zij regelen de complexiteiten van lokale arbeidswetten, loonadministratie en naleving, en fungeren als de juridische werkgever voor jouw teamleden in Oekraïne.

Hier zijn de praktische routes voor employment visas:

• Employer Sponsorship: De meest voorkomende weg is directe sponsoring door een Oekraïense werkgever. Deze werkgever moet een geregistreerde juridische entiteit in het land zijn en een geldig arbeidsaanbod doen.
• EOR Sponsorship: Het gebruik van een EOR vereenvoudigt het proces. De EOR, als jouw partner, sponsort de werkvergunning en beheert alle juridische en HR-verplichtingen.

Het is belangrijk te weten dat er limieten kunnen zijn aan het aantal beschikbare visa. Een EOR kan je helpen deze potentiële obstakels te navigeren. Ze kunnen je ook helpen de specifieke vereisten te begrijpen voor verschillende soorten werkvisa, zoals die voor gekwalificeerde werknemers of tijdelijke projecten.

Business travel compliance

Voor korte zakelijke reizen heb je waarschijnlijk een C-type visa nodig. Dit visa staat verblijf toe tot 90 dagen binnen een periode van 180 dagen. Het is bedoeld voor activiteiten zoals zakelijke bijeenkomsten en onderhandelingen. Houd er rekening mee dat sommige nationaliteiten mogelijk geen visa nodig hebben voor korte verblijven.

Om naleving te garanderen, wees voorbereid om de volgende documenten te overleggen bij het aanvragen van een zakelijk visa:

• Een geldig paspoort met ten minste twee lege pagina's.
• Een ingevuld visumaanvraagformulier.
• Een zakelijke uitnodigingsbrief van een geregistreerd Oekraïens bedrijf.
• Bewijs van voldoende middelen om je verblijf te dekken.
• Zorgverzekering.

Wanneer je in Oekraïne aankomt, kunnen grensfunctionarissen vragen om je uitnodigingsbrief, bewijs van accommodatie en een retourticket te zien. Draag altijd kopieën van deze documenten bij je. Het is cruciaal dat het doel van je bezoek overeenkomt met je visa-type. Een zakelijk visa staat je niet toe werk uit te voeren dat een werkvergunning vereist.