Employer of Record in Oekraïne

Navigeren door de complexiteit van internationaal werkgeverschap vereist een duidelijk begrip van lokale regelgeving en praktijken. Bij het overwegen van het aannemen van werknemers in Oekraïne, hebben bedrijven verschillende gevestigde routes om te verkennen. Elke optie biedt unieke voordelen en vereisten, van directe tewerkstelling via een lokaal gevestigde entiteit tot meer flexibele oplossingen ontworpen voor snelle markttoetreding en naleving.

Voor bedrijven die talent in Oekraïne willen onboarden, omvatten de belangrijkste methoden:

• Het opzetten van een lokale entiteit: Dit houdt in dat een dochteronderneming of vestiging wordt opgericht, een proces dat doorgaans aanzienlijke tijd, kapitaalinvestering en een diepgaand begrip van Oekraïense corporate en arbeidswetgeving vereist.
• Gebruik maken van een Employer of Record (EOR): Diensten zoals Rivermate stellen bedrijven in staat om werknemers in Oekraïne te huren zonder zelf een juridische entiteit op te richten. De EOR fungeert als de juridische werkgever, behandelt alle lokale nalevingszaken terwijl het klantbedrijf de dagelijkse operaties beheert.
• Het inhuren van zelfstandige contractors: Het inzetten van individuen als zelfstandige contractors kan flexibiliteit bieden, maar het is cruciaal om te zorgen voor naleving van de Oekraïense arbeidswetten om risico's op misclassificatie te voorkomen, wat kan leiden tot zware boetes.

Hoe een EOR werkt in Oekraïne

Een Employer of Record vereenvoudigt wereldwijde uitbreiding door de juridische en administratieve lasten van tewerkstelling op zich te nemen. In Oekraïne behandelt een EOR doorgaans:

• Juridische naleving: Zorgen dat alle arbeidsovereenkomsten, beleidslijnen en praktijken voldoen aan de Oekraïense arbeidswetgeving, inclusief specifieke regelgeving omtrent aanwerving, ontslag en arbeidsomstandigheden.
• Loonadministratie: Het beheren van correcte en tijdige salarisbetalingen, bonussen en ontslagvergoedingen in overeenstemming met lokale regelgeving.
• Belastingbeheer: Het berekenen, inhouden en afdragen van alle vereiste werkgevers- en werknemersbelastingen en sociale bijdragen aan de relevante Oekraïense autoriteiten.
• Voordelenbeheer: Het beheren van verplichte voordelen, zoals sociale zekerheid, ziektekostenverzekering en betaald verlof, en vaak het faciliteren van optionele voordelen indien gewenst.
• HR-ondersteuning: Het bieden van voortdurende ondersteuning voor HR-gerelateerde vragen, het beheren van onboarding en offboarding van werknemers, en het aanpakken van eventuele arbeidsconflicten.

Voordelen van het gebruik van een EOR in Oekraïne

Voor bedrijven die willen profiteren van Oekraïens talent zonder een lokale aanwezigheid op te bouwen, biedt een EOR overtuigende voordelen:

• Snelle markttoetreding: Werf snel werknemers in Oekraïne, vaak binnen enkele dagen, en vermijd het langdurige proces van het oprichten van een entiteit.
• Verminderde risico's: Beperk de complexiteit en risico's die gepaard gaan met het navigeren door onbekende Oekraïense arbeidswetten, loon- en belastingregels.
• Kostenbesparing: Vermijd de aanzienlijke initiële en doorlopende kosten van het opzetten en onderhouden van een lokale dochteronderneming.
• Focus op kernactiviteiten: Herverdeel interne middelen van administratieve lasten naar strategische initiatieven en bedrijfsontwikkeling.
• Toegang tot talent: Krijg directe toegang tot een gekwalificeerd personeelsbestand in Oekraïne zonder geografische beperkingen of de noodzaak van een fysiek kantoor.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Oekraïne uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Oekraïne garandeert.

Werkgevers in Oekraïne moeten 22% van het brutoloon van elke werknemer bijdragen aan de Unified Social Contribution (USC), met de maximale basis beperkt tot 15 keer het minimum maandelijks loon (UAH 120.000 vanaf april 2025). Aanvullende loonbelasting wordt over het algemeen binnen dit kader meegenomen. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het inhouden van 18% persoonlijke inkomstenbelasting (PIT) en 1,5% militaire belasting op het brutoloon van werknemers, waarbij het belastbare inkomen wordt berekend na aftrekposten.

Fiscaal naleving omvat maandelijkse rapportage (Formulier 1DF binnen 30 dagen), kwartaalverklaringen voor bepaalde belastingplichtigen, en jaarlijkse reconciliation. Belasting (PIT, militaire, USC) moet worden betaald bij salarisbetalingen, met boetes voor late indieningen of betalingen. Buitenlandse entiteiten moeten rekening houden met de residentiestatus, dubbelbelastingverdragen en regels voor vaste inrichting, die hun Oekraïense belastingverplichtingen beïnvloeden.

Het salarislandschap in Oekraïne in 2025 varieert per industrie, rol en ervaring, met competitieve jaarlijkse salarissen die variëren van $12.000 voor kwaliteitscontrole-inspecteurs tot $70.000 voor projectmanagers in IT. Belangrijke sectoren zijn IT, financiën, productie en marketing, waarbij salarissen worden beïnvloed door locatie en vaardigheidsniveau. Werkgevers moeten zorgen voor naleving van de minimumloonwetgeving, die in januari 2025 is vastgesteld op 8.000 UAH/maand en in juli 2025 op 8.300 UAH/maand.

Compensatiepakketten omvatten vaak bonussen—jaarlijks, prestatiegerelateerd en vakantiebonussen—as well as vergoedingen voor vervoer, maaltijden of huisvesting, vooral in grotere steden. De gebruikelijke looncyclus is maandelijks, met salarissen die via bankoverschrijving worden betaald, en werkgevers zijn verantwoordelijk voor het inhouden van belastingen en sociale bijdragen. Salarisgroei wordt verwacht voort te zetten, gedreven door de vraag naar gekwalificeerde werknemers, hoewel economische en geopolitieke factoren de snelheid kunnen beïnvloeden.

De Oekraïense arbeidswetgeving garandeert werknemers minimaal 24 kalenderdagen jaarlijkse betaalde vakantie, die in delen kan worden verdeeld, met ten minste één deel van 14 dagen. Extra vakantiedagen kunnen worden toegekend voor gevaarlijke werkomstandigheden of langdurige dienst. Werkgevers moeten werknemers hun gemiddeld salaris betalen voor de vakantieperiode, met betalingen uiterlijk drie dagen voordat de vakantie begint.

Feestdagen in Oekraïne omvatten Nieuwjaarsdag, Orthodox Kerstmis, Internationale Vrouwendag, Orthodox Pasen (datum varieert), Dag van de Arbeid, Bevrijdingsdag, Grondwetsdag en andere, die vaak resulteren in niet-werkdagen of vervangende dagen als ze in het weekend vallen.

Ziekteverlof wordt verstrekt bij ziekte of verwonding, waarbij de werkgever de eerste vijf dagen betaalt en het Social Insurance Fund de daaropvolgende dagen. De vergoeding varieert van 50% tot 100% van het salaris, afhankelijk van de duur van de dienst. Ouderschapsverlof omvat 70 dagen voor en 56 dagen na de bevalling, betaald op 100%, met vaderschapsverlof van 14 dagen en kinderopvangverlof tot drie jaar, beschermd door baanzekerheid. Adoptieverlof duurt 56 dagen, betaald door het Social Insurance Fund.

De employee benefits in Oekraïne worden gereguleerd door verplichte wettelijke eisen en de evoluerende verwachtingen van werknemers. Werkgevers moeten basisvoordelen bieden zoals minimaal 24 dagen betaald jaarlijks verlof, ziekteverlof met werkgevers- en sociale verzekeringsbetalingen, zwangerschaps- en ouderschapsverlof, betaalde feestdagen, en bijdragen aan de Unified Social Contribution (USC) die sociale zekerheid, pensioen, werkloosheid en gezondheidszorg dekt. Deze wettelijke voordelen zorgen voor wettelijke naleving en een basis werkomgeving.

Naast verplichte voordelen bieden veel bedrijven optionele extra's zoals private health insurance, life en disability insurance, extra betaald verlof, professionele ontwikkeling, vervoersvergoedingen, wellnessprogramma's en kinderopvangondersteuning. Private health insurance wordt steeds meer verwacht, omdat het toegang biedt tot hogere kwaliteit zorg en kortere wachttijden, met kosten die variëren op basis van dekking en de leeftijd van de werknemer.

Benefit pakketten verschillen per bedrijfsgrootte en industrie. Grote ondernemingen bieden doorgaans uitgebreide voordelen, inclusief private health, life en disability insurance, pensioenbijdragen en extra's, terwijl MKB's vooral voldoen aan wettelijke vereisten met beperkte extra's. De IT-sector is opvallend competitief, vaak met hoge salarissen, flexibele werktijden, private health insurance en aandelenopties om gekwalificeerd talent aan te trekken.

Arbeidsovereenkomsten in Oekraïne zijn fundamenteel voor het definiëren van werkgever-werknemerrelaties en moeten voldoen aan de normen van het arbeidsrecht. Ze specificeren belangrijke voorwaarden zoals partijen betrokken, functiebeschrijving, startdatum, vergoeding, werkuren, werkplek, verlofrechten, beëindigingsvoorwaarden, sociale verzekering en vertrouwelijkheidsclausules. Het Oekraïense recht erkent verschillende soorten overeenkomsten op basis van duur: onbepaalde tijd, bepaalde tijd, tijdelijk (tot 2 maanden) en seizoensgebonden (tot 6 maanden).

Proeftijdregelingen zijn gereguleerd, meestal tot drie maanden voor de meeste werknemers, met kortere duur voor specifieke categorieën. Tijdens deze periode genieten werknemers van dezelfde rechten als vast personeel, en kunnen werkgevers het dienstverband beëindigen met een opzegtermijn van drie dagen. Vertrouwelijkheid en niet-concurrentieclausules komen vaak voor, maar moeten redelijk zijn om afdwingbaar te zijn. Wijzigingen in contracten moeten schriftelijk gebeuren en wederzijds worden overeengekomen, met specifieke procedures voor beëindiging en ontslagvergoeding, afhankelijk van de reden voor ontslag.

Het landschap van remote werken in Oekraïne ontwikkelt zich snel, ondersteund door recente wijzigingen in het Arbeidswetboek die de rechten van werknemers om remote regelingen aan te vragen erkennen. Werkgevers moeten remote werken formaliseren in arbeidsovereenkomsten, voorwaarden specificeren en zorgen voor arbeidsveiligheid, waarbij juridische naleving cruciaal is. Belangrijke juridische aspecten omvatten rechten op thuiswerken, contractbepalingen, veiligheidsverplichtingen en beëindigingsvoorwaarden.

Flexibele werkopties zoals hybride werken, flextijd, verkorte werkweken, job sharing en deeltijdregelingen worden steeds vaker toegepast om aan diverse behoeften te voldoen. Deze opties verbeteren de toegang tot talent en de tevredenheid van werknemers, terwijl ze de operationele kosten verlagen, maar vereisen duidelijke beleidslijnen en naleving van wettelijke normen.

Werkgevers dienen op de hoogte te blijven van juridische ontwikkelingen en juridisch advies in te winnen om te zorgen voor naleving van de evoluerende regelgeving rondom remote werken in Oekraïne.

Het beëindigen van een werknemer in Oekraïne vereist strikte naleving van het Arbeidswetboek, met de nadruk op juiste procedurele stappen, opzegtermijnen en gronden voor ontslag. Werknemers zijn beschermd tegen onrechtmatig ontslag, waarbij specifieke procedures nodig zijn om juridische geschillen te voorkomen. Werkgevers moeten zich houden aan gedetailleerde opzegtermijnen op basis van categorieën werknemers en redenen voor ontslag, zoals twee weken voor reguliere werknemers, drie dagen tijdens de proeftijd, en minimaal twee maanden bij massaontslagen.

Ontslagvergoeding varieert afhankelijk van de gronden voor ontslag en de duur van het dienstverband, met minimale rechten die in de wet zijn vastgelegd. Veelvoorkomende ontslagvergoedingen omvatten minimaal één maand salaris bij ontslag wegens overmacht, militaire dienstplicht of herplaatsing van de werknemer, en drie maanden salaris bij eenzijdig ontslag door de werknemer vanwege schendingen door de werkgever. Werknemers hebben ook recht op compensatie voor niet-gebruikte vakantiedagen.

Belangrijke gronden voor gerechtvaardigd ontslag omvatten wangedrag, slechte prestaties, organisatorische herstructurering en gezondheidsgerelateerde ongeschiktheid om te werken. Onrechtmatige ontslagen kunnen leiden tot herplaatsing en schadeclaims. Procedurele naleving omvat documentatie, opzegging, overleg met de vakbond, formele orders en eindafrekeningen. Werknemers genieten bescherming zoals herplaatsing, looncompensatie en morele schadevergoeding indien sprake is van onrechtmatig ontslag.

Oekraïne heeft een aanzienlijke toename ervaren in het aantal freelancers en zelfstandige contractors, gedreven door de bloeiende IT-sector, verbeterde wereldwijde connectiviteit en een voorkeur voor flexibele werkregelingen. Zowel lokale als internationale bedrijven huren deze professionals vaak in vanwege hun gespecialiseerde vaardigheden en projectgebaseerd werk. Het begrijpen van het juridische kader is essentieel voor bedrijven om naleving te waarborgen, aangezien het verkeerd classificeren van werknemers kan leiden tot boetes, achterstallige belastingen en de noodzaak om arbeidsrelaties te formaliseren. Belangrijke onderscheidingen tussen werknemers en contractors omvatten controle over het werk, integratie in het bedrijf, economische afhankelijkheid en de levering van hulpmiddelen.

Overeenkomsten met zelfstandige contractors in Oekraïne worden doorgaans vastgelegd via civielrechtelijke contracten, waarin de scope, opleveringen, tijdlijnen, betalingsvoorwaarden en vertrouwelijkheid worden gespecificeerd. Intellectuele eigendomsrechten moeten expliciet worden overgedragen aan de klant binnen het contract om eigendom te waarborgen. Contractors zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingen en sociale bijdragen, vaak gebruikmakend van het Simplified Taxation System (STS), dat lagere tarieven en eenvoudigere rapportage biedt. Freelancers registreren zich meestal als zelfstandige ondernemers en vallen onder Groep 2 of 3 van de STS.

Zelfstandige contractors komen veel voor in sectoren zoals IT, creatieve diensten, consulting, marketing, onderwijs en ondersteunende diensten, en bieden flexibiliteit en toegang tot een breed talentenpool. Klanten zijn niet verantwoordelijk voor het inhouden van belastingen, maar moeten betalingen aan contractors rapporteren in hun belastingaangiften.

Buitenlandse staatsburgers die in Oekraïne willen werken, hebben over het algemeen een werkvergunning nodig, die dient als basis voor het verkrijgen van een langetermijn "D" visum. Het aanvraagproces, beheerd door werkgevers via de Staatssdienst voor Arbeidsvoorziening, omvat het indienen van bedrijfsdocumenten, kwalificaties van de werknemer en bewijs dat er geen Oekraïense kandidaat beschikbaar is. De verwerking duurt doorgaans 7-15 werkdagen, met kosten die variëren op basis van administratieve kosten. Na goedkeuring kan de buitenlandse burger het visum aanvragen, waardoor legaal werken mogelijk wordt.

Belangrijke visumtypes zijn onder andere het langetermijn "D" visum voor werk en andere doeleinden, en het kortetermijn "C" visum voor bezoeken tot 90 dagen. Gezinsleden zoals echtgenoten en minderjarige kinderen kunnen ook visums aanvragen op basis van gezinshereniging, waarvoor bewijs van relatie en voldoende financiële middelen vereist is. Werkgevers en werknemers moeten voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder het behouden van geldige vergunningen, het melden van wijzigingen en het naleven van arbeidswetten. Niet-naleving kan leiden tot boetes, uitzetting of toekomstige inreisverboden.