Employer of Record in Oekraïne

Hoe een Employer of Record werkt in Oekraïne

Een Employer of Record (EOR) in Oekraïne biedt buitenlandse bedrijven een legale manier om personeel in het land in dienst te nemen zonder dat een lokale entiteit nodig is. De EOR neemt de rol van juridisch werkgever op zich, wat inhoudt dat de EOR werknemers aanneemt, inwerkt en zorgt voor naleving van de regelgeving, terwijl de buitenlandse werkgever de dagelijkse gang van zaken beheert.

Rivermate biedt EOR-diensten in Oekraïne, en onze experts gebruiken hun diepgaande kennis van het land om het aannemen van personeel snel, eenvoudig en conform de regelgeving te laten verlopen voor internationale werkgevers.

Arbeidsmarkt in Oekraïne: in een oogopslag

De wervingsmarkt
Meeste wervingsactiviteit:	Kyiv
Wervingstermijnen:	Ongeveer 4–8 weken voor instaprollen en functies op medior niveau; 6–12 weken voor seniorfuncties.
Gevraagde sectoren:	Diensten, productie, IT, gezondheidszorg, transport.
Sectoren met tekorten aan vaardigheden:	Geschoolde ambachten, engineering en technische functies.

De salarismarkt
Belastingbijdragen van de werkgever:	22% tot een maximum van UAH 38.046,80, of een verlaagd tarief van 8,41% voor werknemers met een beperking.
Minimumloon:	UAH 8.647 per maand.
Gemiddeld bruto jaarsalaris:	Ongeveer UAH 383.000.
Inkomstenbelastingschijven:	Vast tarief van 18%.

Wat het kost om een werknemer in dienst te nemen in Oekraïne

Het basissalaris is slechts een deel van het plaatje bij het aannemen van personeel in Oekraïne. Andere factoren zoals werkgeversbijdragen, verlof en secundaire voorwaarden voegen allemaal toe aan de totale kosten. Dit is waar u rekening mee moet houden als u overweegt om in het land personeel aan te nemen.

Salarissen

De beloning verschilt per sector en functie, maar over het algemeen zijn de salarissen hoger in Kyiv en andere grote steden. Sectoren in het land met hogere salarissen zijn onder meer IT, telecom en financiën. Het wettelijk minimumloon is momenteel vastgesteld op UAH 8.647 per maand, oftewel UAH 52 per uur. Salarissen moeten ten minste twee keer per maand worden uitbetaald, en er mogen niet meer dan 16 dagen tussen twee betalingen zitten.

Bijdragen

De Unified Social Contribution (USC) bedraagt 22% van het brutosalaris en wordt alleen door de werkgever betaald. Er geldt echter een plafond. De maximale grondslag is gelijk aan 20 minimumsalarissen, momenteel UAH 172.940. Dit betekent dat de maximale werkgeversbijdrage UAH 38.046,80 per maand bedraagt.

Er is een verlaagd USC-tarief van 8,41%, dat in plaats van de standaard 22% wordt betaald, maar dit geldt alleen voor werknemers met een beperking.

Werknemers betalen ook bijdragen, waaronder personenbelasting (PIT) van 18% en een militaire belasting van 5%. Deze wordt verlaagd tot 1,5% voor militairen en sommige medewerkers van veiligheidsdiensten. Het nettoloon komt hierdoor neer op ongeveer 77% van het brutoloon.

Verlof

Werknemers hebben recht op jaarlijks verlof van ten minste 24 dagen per jaar, betaald door de werkgever op basis van hun gemiddelde salaris.

Er is ook betaald ziekteverlof. De eerste vijf dagen worden gedekt door de werkgever, daarna neemt het Pensioenfonds van Oekraïne het over. De uitkering bedraagt 50–100% van het gemiddelde salaris.

Als een werknemer op een feestdag werkt, ontvangt deze doorgaans dubbel loon. Vanwege de huidige krijgswet is dit echter niet van toepassing, en werken in het weekend geeft ook niet automatisch recht op dubbel loon. Of zaterdag of zondag een geplande rustdag is, of onderdeel van het normale werkrooster, is eveneens relevant.

De ontslagvergoeding bedraagt ten minste één maandsalaris bij gedwongen ontslag of reorganisatie, en alle betalingen zijn verschuldigd op de laatste werkdag.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

Een particuliere zorgverzekering is niet verplicht maar zeer populair, en inmiddels bijna standaard in de private sector. Maaltijdvergoedingen en prestatiebonussen komen ook veel voor.

Het uitkeren van een dertiende maand aan het einde van het jaar is eveneens niet verplicht, maar wordt soms aangeboden door bedrijven in buitenlandse handen.

Buitenlands talent

Het in dienst nemen van buitenlandse werknemers brengt extra kosten met zich mee, waaronder de werkvergunning. De werkgever vraagt deze aan en betaalt de kosten, en de exacte kosten hangen af van de duur van de vergunning, die kan variëren van enkele maanden tot drie jaar. Ook moet u mogelijk budget reserveren voor zaken als beëdigde vertalingen en het legaliseren van documenten.

Kostencalculator voor werkgevers

Krijg een nauwkeurig beeld van de totale arbeidskosten in Oekraïne met onze calculator.

Hoe personeel aannemen in Oekraïne er echt uitziet

Marktomstandigheid	Wat een werkgever moet weten
Beschikbaarheid van talent	Over het algemeen sterk, vooral in IT.
Best betalende sectoren	Informatie en telecommunicatie.
Regionale verschillen	Ongeveer een derde van alle vacatures bevindt zich in Kyiv. De vraag groeit ook in veiligere regio's van het land.
Belangrijkste uitdaging voor werkgevers	Mobilisatie. Mannen die dienstplichtig zijn, kunnen op korte termijn worden opgeroepen.

Oekraïne heeft een sterke talentenpool met een hoogopgeleid personeelsbestand met bijzondere sterktes in STEM-vakken. De IT-sector is zeer belangrijk voor het land, inclusief cybersecurity en softwareontwikkeling, terwijl andere belangrijke sectoren landbouw, productie, financiën en energie zijn. De beheersing van het Engels is goed, maar varieert, en is doorgaans sterker bij jongere professionals.

Het wervingsproces duurt ongeveer 4–8 weken voor werknemers op instap- en mediorniveau, en 6–12 weken voor seniorfuncties. Sterke kandidaten wegen mogelijk meerdere opties af, dus snel plannen is belangrijk.

Kandidaten willen doorgaans een stabiele baan, ruimte om professioneel te groeien en een concurrerend salaris. Flexibel werken wordt voor hen ook belangrijker. Het aanbieden van een particuliere zorgverzekering is ook gangbaar, vooral in de IT-sector. Als u topkandidaten wilt aantrekken, is het belangrijk om te overwegen wat u opneemt in uw pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden.

Over het algemeen zijn de salarissen hoger in Kyiv en grote economische centra. De economische activiteit is ook stabieler in gebieden verder van de conflictzones.

Werken op afstand is populair, evenals hybride werken. Dit moet schriftelijk worden vastgelegd, tenzij het nodig is vanwege de dreiging van gewapende agressie. Werknemers die op afstand werken hebben dezelfde rechten als andere werknemers. De werkgever moet ook apparatuur verstrekken, of hen compenseren voor het gebruik van hun eigen apparatuur, en dit moet duidelijk in het contract worden vermeld.

Landspecifiek probleem waarvan werkgevers op de hoogte moeten zijn

Met mobilisatie moet rekening worden gehouden gezien de huidige omstandigheden. Onder de krijgswet kunnen dienstplichtige mannen worden opgeroepen om te dienen, en dit kan op vrij korte termijn gebeuren. Werkgevers moeten daarom plannen voor deze mogelijkheid.

Het eerste wat u moet doen, is bij het aannemen van een kandidaat hun militaire registratiedocumenten controleren om te achterhalen of zij onder de militaire registratieplicht vallen. Voordat u hen in dienst kunt nemen, moeten zij geregistreerd zijn bij de juiste militaire instantie. U moet hun documenten controleren niet eerder dan 72 uur voordat u hen aanneemt. Binnen zeven dagen na het uitvaardigen van het aanstellingsbesluit moet u de relevante instantie op de hoogte stellen en uw eigen militaire registratiegegevens bijhouden.

Als een werknemer wordt opgeroepen om te dienen, moet u hun baan en functie behouden en mag u hen niet ontslaan. U moet hen ook het niet-opgenomen jaarlijks verlof uitbetalen als zij daarom vragen. Bij terugkeer hebben zij in bepaalde omstandigheden mogelijk recht op maximaal 60 dagen onbetaald verlof.

Omdat het verlies van een teamlid aan militaire dienst een reële mogelijkheid is, moet u zorgen dat u plant voor de mogelijke gevolgen. Dit kan inhouden dat u processen documenteert en kennis deelt met andere teamleden, zodat zij het werk kunnen voortzetten als een werknemer plotseling moet vertrekken.

Nalevingsrisico's waarvan werkgevers op de hoogte moeten zijn

Werkvergunningen

Buitenlandse onderdanen hebben meestal een werkvergunning nodig om in Oekraïne te werken, tenzij zij permanente inwoners of vluchtelingen zijn. De werkgever vraagt deze aan, en zodra de vergunning is afgegeven, heeft de werkgever 90 dagen om de arbeidsovereenkomst te ondertekenen en 10 dagen om een gewaarmerkte kopie in te dienen. Als de werknemer begint te werken voordat de vergunning is verkregen, kan dit leiden tot boetes gelijk aan 20 keer het minimumloon voor elke werknemer.

Proeftijd

Een proeftijd is optioneel, maar indien toegepast moet deze worden vastgelegd in het aanstellingsbesluit en wordt deze normaal gesproken opgenomen in het contract. Deze duurt over het algemeen maximaal drie maanden, maar kan in individuele gevallen maximaal zes maanden duren, mits de vakbond hiermee instemt. Voor arbeiders geldt een limiet van één maand. Tijdens de krijgswet kan een proeftijd worden toegepast op elke categorie werknemers, inclusief degenen die anders zouden zijn uitgezonderd. U kunt een werknemer in proeftijd ontslaan met een schriftelijke opzegtermijn van drie dagen, maar de werknemer kan dit aanvechten.

Urenregistratie

U moet zorgvuldige en nauwkeurige urenstaten bijhouden waarop de uren staan die elke werknemer werkt, evenals eventuele overuren. 40 uur is de standaard werkweek, en er gelden wettelijke limieten voor overwerk, dat alleen in uitzonderlijke gevallen is toegestaan.

Contracten voor bepaalde tijd

Contracten voor bepaalde tijd worden automatisch contracten voor onbepaalde tijd als het dienstverband doorloopt nadat de bepaalde termijn is afgelopen. Zelfs als een contract voor bepaalde tijd één keer wordt verlengd, wordt het over het algemeen behandeld als een contract voor onbepaalde tijd. Als u een project informeel laat doorlopen, kan dit betekenen dat de werknemer uiteindelijk een vast contract heeft.

Hoe Rivermate u kan helpen om te voldoen aan de regelgeving bij het aannemen van personeel in Oekraïne

Bij Rivermate passen wij de lokale arbeidswetten in Oekraïne toe en verzorgen wij namens u elk aspect van de arbeidsrelatie, zodat u zich kunt richten op het runnen van uw bedrijf en het vinden van geschikt talent.

Voordelen van het in dienst nemen van werknemers via een EOR in Oekraïne

Personeel aannemen in Oekraïne is niet alleen een kwestie van de juiste persoon vinden. U moet ook een contract hebben dat aan de regelgeving voldoet en zich bezighouden met salarisadministratie en belastingaangiften, terwijl u een goed begrip hebt van de lokale arbeidswetten. Als u geen lokaal bedrijf wilt oprichten en dit alles zelf wilt beheren, kunt u gebruikmaken van de diensten van een EOR om dit voor u af te handelen.

Als u snel wilt aannemen, kunt u met een EOR in weken in plaats van maanden personeel in dienst nemen. Het oprichten van een bedrijf omvat het voorbereiden van documenten, belastingregistratie, registratie bij het sociale fonds en meer, en kan maanden duren. Een EOR heeft alles al ingericht, zodat u direct kunt beginnen met het inwerken van werknemers en de oprichtingskosten en het papierwerk van het opzetten van een lokale entiteit vermijdt.

De EOR stelt contracten op die voldoen aan de Oekraïense arbeidswetgeving, verzorgt de salarisadministratie en belastingen, beheert verlof en secundaire arbeidsvoorwaarden, helpt met werkvergunningen voor buitenlandse onderdanen en volgt alle vereiste processen.

Het kan ook helpen bij het aantrekken van talent. Omdat de lokale experts weten wat topTalent van een functie verwacht, inclusief mogelijke voordelen zoals een particuliere zorgverzekering, kunnen zij deze kennis gebruiken om suggesties te doen waarmee u het beste talent voor uw functies kunt aantrekken.

Door gebruik te maken van de diensten van een EOR kunt u ook klein beginnen en uw personeelsbestand uitbreiden naarmate uw behoeften veranderen. Dit maakt het een goede manier om flexibel op te schalen en gebruik te maken van de tech-talentenpool van het land zonder een langetermijnverplichting aan te gaan.

Wilt u personeel aannemen in Oekraïne?

Personeel aannemen in Oekraïne is eenvoudig wanneer u een EOR zoals Rivermate gebruikt. Wij maken het proces eenvoudig voor buitenlandse bedrijven en beheren belastingen, salarisadministratie, juridische naleving en meer, zodat u met volledig vertrouwen talent kunt aannemen.

Praat met een Oekraïne-wervingsexpert

Bronnen:

https://natlex.ilo.org/dyn/natlex2/natlex2/files/download/46087/UKR-46087%20(EN).pdf

https://cis-legislation.com/document.fwx?rgn=8651

https://www.accace.com/labour-law-and-employment-in-ukraine/

https://tax.gov.ua/en/mass-media/news/999527.html

https://tr.tax.gov.ua/data/material/000/785/917389/YAkiy_rozm_r_dinogo_10.07.pdf

https://buh.ligazakon.net/news/242569_vyskoviy-zbr-u-2026-rots-sklki-platyat-fzichn-osobi-ta-pdprimts

https://dn.gov.ua/en/news/100-serednoi-zarobitnoi-platy-za-likarnianym-khto-maie-pravo-na-vyplaty-25-06-2026

https://legalaid.ua/en/specifics-of-foreigners-employment-in-ukraine/

https://english.nv.ua/amp/ukraine-issues-3-800-work-permits-to-foreign-nationals-in-2026-50618614.html

https://komersant.ua/en/chomu-pratsivnykiv-z-broniuvanniam-dostavliaiut-do-ttsk-roz-iasnennia-vid-zsu

https://raiffeisen.ua/en/aem/blog/biznesu/osoblyvosti-pratsevlashtuvannia-trudovykh-mihrantiv.html

https://insightplus.bakermckenzie.com/bm/employment-compensation/ukraine-cabinet-of-ministers-updates-rules-on-reservation-of-persons-liable-for-military-service

https://jurliga.ligazakon.net/news/245413_zaborona-pratsyuvati-u-konkurentv-pslya-zvlnennya-chi-ma-vona-silu

https://legalaid.ua/ua/dovgostrokova-viza-d-v-ukrainu/