Arbeidsbelastingen in Letland

Latvia hanteert een progressief belastingstelsel voor individuen, waarbij werkgevers een cruciale rol spelen in het inhouden en afdragen van diverse belastingen namens hun werknemers. Het begrijpen van deze verplichtingen is essentieel voor een conforme loonadministratie en het effectief beheren van employment costs. Zowel werkgevers als werknemers dragen bij aan het staatssystem voor sociale verzekeringen, en werkgevers zijn verantwoordelijk voor het berekenen en afdragen van de ingehouden inkomstenbelasting van werknemerssalarissen.

Naleving van de Letsche belastingvoorschriften vereist een nauwkeurige berekening van bijdragen en inhoudingen, tijdige rapportage aan de Staatse Belastingdienst (SRS), en het voldoen aan specifieke deadlines gedurende het jaar. Het systeem bevat bepalingen voor werknemersaftrekken en -toeslagen die de uiteindelijke belastingdruk kunnen beïnvloeden, waardoor werkgevers deze correct moeten toepassen op basis van werknemersverklaringen.

Employer of Record Social Security en Payroll Belastingverplichtingen

Werkgevers in Latvia zijn verplicht om State Mandatory Social Insurance Contributions (VSAOI) te betalen voor hun werknemers. Deze bijdragen dekken diverse sociale voordelen, waaronder pensioenen, werkloosheid en gezondheidszorg. Het totale bijdragepercentage wordt verdeeld tussen werkgever en werknemer.

Voor 2025 wordt verwacht dat het standaard totale VSAOI-percentage op 34.09% van het bruto salaris van de werknemer blijft, tot aan de maximale jaarlijkse bijdragebasis. Dit percentage wordt als volgt verdeeld:

Werkgeversbijdrage: 23.59%
Werknemersbijdrage: 10.50%

De maximale jaarlijkse bijdragebasis ondergaat elk jaar wijzigingen. Bijdragen worden berekend over het brutoloon van de werknemer vóór de inhouding van de Personal Income Tax. Er zijn specifieke tarieven en regels voor bepaalde categorieën werknemers of inkomsten, maar de bovenstaande tarieven gelden voor standaard arbeidsrelaties.

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het berekenen van zowel hun deel als het deel van de werknemer van de VSAOI, het inhoudelijk aftrekken van het werknemersdeel van het brutoloon, en het afdragen van het totale bedrag aan de Staatse Belastingdienst.

Inhoudingsvereisten voor Inkomstenbelasting

Werkgevers zijn verplicht om Personal Income Tax (PIT), bekend als IIN (Iedzīvotāju ienākuma nodoklis), in te houden op het salaris van werknemers. Latvia past een progressief PIT-tarief toe op basis van het jaarlijkse inkomen van de werknemer. De belasting wordt maandelijks berekend en ingehouden op basis van het verwachte jaarlijkse inkomen, aangepast voor het niet-belastbare minimum en de van toepassing zijnde toeslagen.

De progressieve PIT-tarieven die voor 2025 worden verwacht, zijn:

20% over het jaarlijkse inkomen tot €20.004
23% over het jaarlijkse inkomen boven €20.004

Het tarief van 23% geldt voor het gedeelte van het inkomen dat de drempel overschrijdt. Werkgevers passen deze tarieven meestal maandelijks toe op basis van het maandelijkse bruto salaris van de werknemer, rekening houdend met de jaarlijkse drempels proportioneel.

Werkgevers moeten ook rekening houden met het niet-belastbare minimum en de toeslagen voor afhankelijke personen bij het berekenen van de maandelijkse PIT-inhouding.

Werknemersbelastingaftrekken en -toeslagen

Werknemers in Latvia hebben recht op bepaalde aftrekken en toeslagen die hun belastbaar inkomen verlagen, waardoor hun PIT-verplichtingen afnemen. Werkgevers moeten hiermee rekening houden bij het berekenen van de maandelijkse PIT-inhouding, mits de werknemer de benodigde documentatie heeft ingediend (bijvoorbeeld belastingboekje).

Belangrijke aftrekken en toeslagen omvatten:

Niet-belastbaar minimum: Een maandbedrag van inkomen dat niet onderhevig is aan PIT. Dit bedrag is progressief en neemt af naarmate het inkomen toeneemt, en kan voor hogere verdiensten nul worden. De exacte progressieve schaal en maximale niet-belastbare bedrag worden jaarlijks vastgesteld.
Toeslag voor afhankelijke personen: Een vaste maandelijkse toeslag voor elke afhankelijke (bijvoorbeeld kinderen, bepaalde familieleden) die door de werknemer wordt aangevraagd. Dit bedrag wordt afgetrokken van het bruto inkomen van de werknemer voordat de PIT wordt berekend.
Gerechtvaardigde kosten: Werknemers kunnen aftrekclaimen voor bepaalde kosten, zoals opleidingskosten, medische uitgaven en donaties. Deze worden doorgaans door de werknemer via jaarlijkse inkomstenverklaring gedeclareerd, maar werkgevers moeten hiermee rekening houden als de werknemer documentatie aanlevert die maandelijkse aanpassingen mogelijk maakt (minder gebruikelijk voor deze kosten).
Verplichte sociale zekerheidsbijdragen (werknemersdeel): De 10,50% VSAOI-bijdrage betaald door de werknemer is aftrekbaar van het brutoloon voor PIT-berekening.

Werkgevers moeten zorgen dat zij de juiste informatie van werknemers hebben (meestal via het elektronische belastingboekje) om het niet-belastbare minimum en de toeslagen voor afhankelijke personen correct elke maand toe te passen.

Belastingnaleving en Rapportagedeadlines

Werkgevers in Latvia hebben specifieke rapportageverplichtingen en deadlines voor loonbelasting. Het primaire rapportage-instrument is het maandelijkse rapport dat wordt ingediend bij de Staatse Belastingdienst.

Belangrijkste rapportagevereisten en deadlines:

Maandelijks Rapport over Inkomstenbelasting en Staatse Verplichte Sociale Verzekeringsbijdragen: Werkgevers moeten een rapport indienen met details over het inkomen van werknemers, ingehouden PIT, en VSAOI-bijdragen voor de afgelopen maand. Dit rapport moet gewoonlijk vóór de 17e dag van de volgende maand worden ingediend.
Betaling van belastingen: De berekende bedragen voor PIT en VSAOI moeten uiterlijk op dezelfde deadline als het maandelijkse rapport worden betaald aan de SRS, meestal vóór de 17e dag van de volgende maand.
Jaarlijkse Inkomstenverklaring: Hoewel dit vooral de verantwoordelijkheid van de werknemer is, verstrekken werkgevers de benodigde inkomens- en belastinginformatie zodat werknemers hun jaarlijkse aangifte kunnen doen indien nodig (bijvoorbeeld om extra aftrekken te claimen). Werkgevers dienen ook jaarlijkse samenvattingen van het inkomen en de belastingen van werknemers aan de SRS te overleggen.

Nauwkeurige en tijdige indiening van deze rapporten en betalingen is essentieel om boetes en rente te vermijden.

Speciale belastingoverwegingen voor buitenlandse werknemers en bedrijven

Het in dienst nemen van buitenlandse werknemers of opereren als een buitenlands bedrijf in Latvia brengt extra belastingoverwegingen met zich mee.

Belastingresidentie: De belastingbehandeling van buitenlandse werknemers hangt af van hun status als belastingresident in Latvia. Residenten worden belast op hun wereldwijde inkomen, terwijl niet-residenten doorgaans alleen belast worden op hun in Letland verworven inkomen. Residentie wordt meestal bepaald door het aantal dagen dat in Latvia wordt doorgebracht (183 dagen of meer in een periode van 12 maanden) of het hebben van een vaste verblijfplaats of centrum van belang in Latvia.
Verdragen ter voorkoming van dubbele belasting: Latvia heeft verdragen gesloten met veel landen om dubbele belasting te voorkomen. Deze verdragen kunnen beïnvloeden waar het inkomen wordt belast en kunnen voorzien in vrijstellingen of verminderingen. Werkgevers van niet-resident werknemers moeten de bepalingen van relevante verdragen bekijken.
Permanent Establishment (PE): Een buitenlands bedrijf dat personeel in Latvia in dienst neemt, kan per ongeluk een vaste inrichting (PE) creëren, wat bedrijfsbelastingplicht in Latvia kan activeren. De definitie van een PE volgens de Letsche wetgeving en relevante verdragen is hierbij cruciaal.
Sociale zekerheid voor expats: Regels voor sociale zekerheidsbijdragen voor buitenlandse werknemers hangen af van hun land van herkomst en de toepasselijke EU-regelgeving of bilaterale sociale zekerheidsverdragen. Geplaatste werknemers uit EU/EEE-landen of Zwitserland kunnen onder de A1-certificaten onder hun thuisland-kwalificaties blijven voor sociale zekerheidsbijdragen.

Het navigeren door deze complexiteiten vereist zorgvuldige afweging van individuele omstandigheden, residentieregels en internationale overeenkomsten. Employer of Record diensten zijn bijzonder waardevol bij het beheren van deze aspecten voor buitenlandse bedrijven en werknemers in Latvia.