Werkvergunningen en Visa in Italië

Italie is Europas op drie na grootste economie en een toonaangevende markt voor industrieën zoals productie, mode, automotive, voeding en toerisme. Het beschikt over een hoogopgeleide beroepsbevolking en een netwerk van kleine en middelgrote ondernemingen, waardoor het een aantrekkelijke bestemming is voor internationale werkgevers. Ongeveer 8,9% van de Italiaanse bevolking is nu in het buitenland geboren, wat de overgang van het land van emigratie naar netto-immigratie weerspiegelt. Dit zorgt voor een sterke vraag naar internationaal talent, vooral in sectoren die getroffen worden door arbeidskrapte, zoals horeca, gezondheidszorg, bouw en landbouw.

Tegelijkertijd zijn de immigratiewetten in Italië streng. Werkgevers moeten overheidswerkvergunningen (nulla osta) verkrijgen en voldoen aan jaarlijkse quota (Decreto Flussi) voordat een niet-EU-werknemer legaal kan binnenkomen en werken. Deze gids leidt werkgevers door de belangrijkste visa-categorieën, sponsormaatregelen en nalevingsverplichtingen in Italië. We benadrukken het belang van zorgvuldige planning en juridische naleving volgens Italiaanse en EU-regels; goede voorbereiding garandeert uiteindelijk een soepele aanname- of verhuisprocedure.

Wie Heeft een Italiaans Visum of Werkvergunning Nodig?

Een hoeksteen van de Europese Unie is het vrije verkeer van werknemers. Als gevolg hiervan kan elke burger van de EU of de Europese Economische Ruimte (EER), inclusief IJsland, Liechtenstein en Noorwegen, of Zwitserland, Italië binnenkomen, wonen en werken zonder visum of werkvergunning. Werkgevers die EU/EER/Zwitserse burgers aannemen, hoeven geen speciale immigratieverplichtingen te regelen.

Echter, alle andere (derde-landen) onderdanen moeten toestemming verkrijgen om te werken. In de praktijk betekent dit dat een niet-EU sollicitant twee hoofdvergunningen nodig heeft om in Italië te werken: (1) een nationaal langverblijvend werkvisum (Type D-visum) afgegeven door een Italiaans consulaat in het buitenland, en (2) na aankomst een Italiaanse verblijfsvergunning (permesso di soggiorno) die arbeid toestaat. Beide stappen hangen af van de werkgever.

Gewoonlijk moet een Italiaanse of in Italië gevestigde buitenlandse werkgever eerst een werkvergunning (nulla osta) aanvragen bij het lokale One-Stop Immigration Desk (Sportello Unico per l’Immigrazione), dat een vereiste is voordat een visum kan worden verleend. Kort gezegd, als de kandidaat geen EU/EER/Zwitserse burger is, moet de werkgever door Italië’s werkvergunningensysteem navigeren namens hen.

Het is belangrijk te vermelden dat bepaalde zeer gespecialiseerde categorieën soms reguliere quota kunnen omzeilen. Bijvoorbeeld, Italiaanse wetgeving geeft vrijstellingen (Art. 27 van het Legislative Decree No. 286/1998) voor visiting researchers, intra-company transfers en bepaalde managers of wetenschappers die mogelijk voor versnelde binnenkomst in aanmerking komen. Maar voor de meeste aanwervingen buiten de EU is het standaardpad het verkrijgen van de nulla osta binnen de jaarlijkse Decreto Flussi-quota.

Belangrijkste Italiaanse Werkvisumtypes voor Werkgevers

Italië biedt verschillende langverblijvende visa voor werkgelegenheid. Hieronder geven we een overzicht van de hoofdcategorieën waarmee werkgevers te maken krijgen:

Nationaal Werkvisum (Type D) voor Italië

Dit is het standaard langverblijfvisum voor werk in Italië. Elke niet-EU/EEA/Swissa burger die langer dan 90 dagen in Italië wil blijven, moet eerst een Type D-nationaal visum verkrijgen voor werk. In de praktijk moet een werkgever een werkvergunning (nulla osta) aanvragen via het quota-systeem (Decreto Flussi), waarna de werknemer het visum aanvraagt bij een Italiaans consulaat.

Het Type D-visum is het toegangsbewijs voor Italië, en zodra de houder aankomt, moet hij of zij snel een verblijfsvergunning (permesso di soggiorno) aanvragen om legaal in te wonen en te werken. Werkvisums vallen meestal samen met een arbeidsovereenkomst; voor loondienst heet dit het visto per lavoro subordinato. Er zijn ook Type D-visa voor zelfstandigen, maar die vereisen bewijs van een ondernemingsplan en de juiste licenties.

Nulla Osta Autorisatie & Decreto Flussi Quota in Italië

Volgens Italiaanse wet moeten werkgevers van niet-EU-werkers een nulla osta al lavoro (werktoestemming) verkrijgen voordat een werkvisum kan worden afgegeven. Daartoe dient de werkgever een aanvraag in bij het lokale Sportello Unico per l’Immigrazione met bewijs van de baan, een ondertekend contract en naleving van arbeidswetgeving, inclusief loon en arbeidsvoorwaarden.

Deze aanvragen worden gereguleerd door het jaarlijkse Decreto Flussi-quota systeem. Recente regels (voor 2023–2025) stellen meerjarige quota vast, maar aanvragen worden nog steeds verwerkt op basis van ‘first-come, first-served’ op aangewezen 'click days'. Dit betekent dat werkgevers de officiële aankondigingen moeten volgen, meestal vroeg in elk jaar, en klaar moeten zijn om onmiddellijk te reageren. De quota dekken zowel seizoens- als niet-seizoensarbeid.

Zodra de nulla osta-aanvraag van de werkgever wordt goedgekeurd, geeft het immigratiekantoor de toestemming af, en stuurt de werkgever deze naar de werknemer voor hun visumaanvraag.

EU Blue Card (Carta Blu UE) voor Italië

Italië neemt deel aan het EU Blue Card-programma voor hoog gekwalificeerde werknemers. De Blue Card is een hoog-vaardigheidsverblijfs- en werkvergunning die buiten het quota-systeem valt. Het vereist een hoogopgeleid diploma (of gelijkwaardige ervaring) en een bindend baanaanbod voor minimaal 6 maanden met een salaris boven de nationale drempel.

In Italië was het minimum brutoloon voor een Blue Card in 2024 €33.500, ongeveer 1–1,6 keer het gemiddelde salaris volgens EU-regels. De werkgever moet nog steeds een nulla osta aanvragen, maar Blue Cards worden niet beperkt door Decreto Flussi-quota. Bovendien moet de werkgever volgens de Italiaanse wet doorgaans eerst een arbeidsmarkttoets uitvoeren, waaruit blijkt dat er geen geschikte lokale/EU-kandidaat voor de functie beschikbaar was.

Een Blue Card is in eerste instantie geldig tot twee jaar (of de contractduur plus drie maanden) en is verlengbaar. Cruciaal is dat het een duidelijk pad biedt naar langdurig verblijf na een totaal van vijf jaar voor de werknemer. Samengevat, de Blue Card is geschikt voor zeer gekwalificeerde functies met top salarissen, en het vermijdt de caps, waardoor het zeer aantrekkelijk is indien de kandidaat aan de criteria voldoet.

Intra-Company Transfer (ICT) Visum voor Italië

Deze vergunning geldt wanneer een multinational een van haar eigen niet-EU werknemers overplaatst naar een Italiaanse vestiging of dochteronderneming. Italië’s ICT-permit komt in twee varianten (“nationale” ICT en een EU ICT), maar beide vereisen een geldige werkvergunning (SUI). Een belangrijk voordeel is dat ICT-overdrachten vrijstelling genieten van de jaarlijkse quota.

Dit betekent dat langdurige opdrachten voor managers, leidinggevenden of specialisten van een buitenlandse dochteronderneming kunnen worden geregeld zonder te wachten op een Decreto Flussi-toewijzing. De werknemer moet minimaal 3 maanden bij het bedrijf in het buitenland hebben gewerkt voor de EU ICT, of 6 maanden voor de nationale ICT, en de functie in Italië moet aansluiten bij hun vaardigheden. De werkgever moet documenten aanleveren, zoals bewijs van relatie tussen de bedrijven, een detacheringsovereenkomst en de arbeidsovereenkomst, aan de Prefectuur.

De ICT-permit wordt verleend voor de duur van de opdracht (maximaal 2 jaar voor executives, 1 jaar voor specialisten, hernieuwbaar tot in totaal 3 jaar voor managers en 3 jaar voor specialisten onder EU ICT-regels). In de praktijk stelt de ICT-visumregeling bedrijven in staat snel hun eigen wereldwijde talent te mobiliseren met minder quota-beperkingen, maar het proces vereist nog steeds het verkrijgen van een nulla osta en voldoen aan bepaalde voorwaarden.

Seizoensarbeidsvergunningen voor Italië

Italië heeft een specifiek visum voor kortdurende, seizoensgebonden arbeid, vooral in landbouw, toerisme en horeca. Om een seizoenswerker aan te nemen, moet de werkgever eerst een seizoensarbeidsvergunning (nulla osta stagionale) aanvragen onder de seizoensquota. Seizoensvisa zijn geldig voor maximaal 9 maanden en gekoppeld aan de duur van het seizoen. Ze leiden niet tot permanente verblijfstatus.

Werkgevers moeten er rekening mee houden dat seizoensquota ook beperkt en jaarlijks aangekondigd worden; bijvoorbeeld 93.550 plaatsen in 2025. In de praktijk is het de route voor werkzaamheden zoals oogst of zomertoerisme, maar het is onderhevig aan de flow-decreëlenquête.

Elk van deze Italiaanse visumroutes omvat meerdere stappen, inclusief pré-autorisaties en consulaire procedures, en specifieke voorwaarden. In de volgende secties bespreken we wat de werkgever bij elke stap moet doen en hoe compliant te blijven.

Sponsormaatregelen en Verantwoordelijkheden van de Werkgever in Italië

Als werkgever bent u in wezen de sponsor van het visum van de buitenlandse werknemer in Italië. Italiaanse wet legt verschillende verplichtingen op tijdens de sponsoring:

Verifiëren van Geschiktheid en Melden bij de Autoriteiten in Italië

Allereerst moet u verifiëren of de functie onder de Italiaanse regels valt. Voor de meeste aanwervingen betekent dit dat het moet passen binnen de beroepen toegestaan door de quota van het Decreto Flussi, of binnen de categorieën vrijgesteld van quota. Zorg er ook voor dat uw bedrijf aan de lokale vereisten voldoet; bijvoorbeeld eist Italië nu dat bedrijven een codice fiscale (btw-nummer) en zelfs een gecertificeerd elektronisch adres (PEC) hebben om immigratiedocumenten te behandelen.

U moet de lokale arbeidsdienst op de hoogte brengen van de vacature en een arbeidsmarkttest doorlopen van acht dagen. Dit garandeert dat geen geschikte Italiaanse of EU-werknemer beschikbaar is voordat de positie wordt ingevuld door een niet-EU kandidaat.

Indienen van de Nulla Osta-aanvraag in Italië

Gebruik het aangewezen online portaal voor het Sportello Unico per l’Immigrazione om de werkvergunning (nulla osta) aan te vragen. De aanvraag moet onder andere het arbeidscontract (of intentieverklaring tot aanneming), bewijs van voldoende bedrijfskapitaal en details over het aangeboden salaris en de huisvesting bevatten.

De Italiaanse autoriteiten zorgen zorgvuldig voor naleving van de arbeidswetgeving in deze fase: u dient ten minste de minimale voorwaarden (uren, loon volgens de geldende nationale collectieve arbeidsovereenkomst, verzekeringsdekking) te bieden die een Italiaanse werknemer zou krijgen. Werkgevers moeten ook een “stay contract” (contratto di soggiorno) ondertekenen, waarin zij aangeven de werknemer onder de afgesproken voorwaarden aan te nemen, en uploaden een gecertificeerd huurwoningcertificaat voor de woonplaats van de werknemer. Recente digitale hervormingen vereisen het gebruik van uw PEC-account en digitale handtekening voor die indieningen.

Wachten op en Doorsturen van de Nulla Osta in Italië

Het Italiaanse immigratiekantoor (prefectuur) verwerkt uw aanvraag. Quota-gerichte werkvergunningen worden op basis van ‘first-come, first-served’ afgegeven, dus snel handelen is cruciaal. Als uw aanvraag wordt goedgekeurd, geeft het SUI de nulla osta-werkvergunning af. U moet dit document vervolgens doorsturen naar de kandidaat (of het consulaat) zodat zij het kunnen gebruiken voor hun visumaanvraag.

Recente Italiaanse regelgeving verplicht werkgevers strikt aan hun verplichtingen. Bijvoorbeeld, zodra het visum is goedgekeurd, kunt u een e-mail ontvangen waarin wordt gevraagd uw aanstelling binnen 7 dagen te bevestigen; het niet doen kan de toestemming intrekken. Niet-conforme werkgevers riskeren sancties en zelfs tijdelijke verbod op sponsoring van nieuwe aanwervingen.

Coördinatie van de Italiaanse Visumaanvraag

Hoewel het visum aan de werknemer wordt uitgegeven, moet u assisteren in het proces. Na het versturen van de nulla osta zorgt u dat de kandidaat alles heeft wat nodig is voor het consulaire interview: een geldig paspoort, de nulla osta, het ingevulde visumaanvraagformulier, bewijs van huisvesting en zorgverzekering. U kunt helpen bij het plannen van de afspraak bij het consulaat of vertalingen van het arbeidscontract verzorgen als nodig.

In sommige gevallen (bijvoorbeeld Blue Card of ICT) zorgt u dat extra voorwaarden worden vervuld, zoals een hoger salaris of bewijs van eerdere arbeid.

Ondersteunen bij Aankomst- en Verblijfsformaliteiten in Italië

Na het verkrijgen van het visum en de reis naar Italië moet u de werknemer helpen binnen 8 dagen na aankomst een permesso di soggiorno aan te vragen bij de lokale Questura (immigratiedienst). Gewoonlijk dient de werknemer een aanvraag in via een postpakket (kit postale) dat beschikbaar is bij een postkantoor, of direct bij de Questura, met kopieën van het paspoort, visum, arbeidscontract, huurcontract en ziektekostenverzekering. De werkgever kan hierbij ondersteunen door de benodigde documenten aan te leveren, zoals een kopie van het contract en een bewijs van werkgelegenheid door de onderneming. Deze stap formaliseert het recht van de werknemer om in Italië te wonen en te werken; zonder dit document verleent alleen het visum geen recht op verblijf.

Beginnen met werken en voortdurende naleving in Italië

Na de ontvangst van de verblijfsvergunning (meestal enkele weken later), mag de werknemer legaal werken. De werkgever moet de laatste registraties voltooien: inschrijving bij INPS (sociale zekerheid), verkrijgen van het belastingnummer indien nog niet gedaan en zorgen dat alle looninhoudingen worden gestart. De werknemer moet ook zijn of haar adres registreren bij de gemeente (anagrafe) volgens de wet. Vanaf dat moment moet de werknemer als elke Italiaanse werknemer worden behandeld qua arbeidsbescherming, terwijl ook de vervaldatum van de vergunning in de gaten wordt gehouden. Verblijfsvergunningen voor werk kunnen meestal vóór de vervaldatum worden verlengd als het dienstverband voortduurt.

Juridische Naleving en Documentatietaken voor Werkgevers in Italië

Zodra uw buitenlandse werknemer in Italië werkt, nemen de verplichtingen toe. Hier zijn de belangrijkste wettelijke verplichtingen en documentatie taken voor de werkgever:

Registratie bij Italiaanse autoriteiten

Om werknemersbelastingen en bijdragen te betalen, moet uw bedrijf geregistreerd zijn bij de Italiaanse autoriteiten. In de praktijk betekent dit dat u een geldig Italiaans fiscaal nummer of btw-nummer bezit en een gecertificeerd e-mailadres (PEC) hebt voor officiële communicatie. Voor sociale zekerheid moet u zich registreren bij het INPS voordat bijdragen worden ingediend. Elke werknemer, ook buitenlandse aanwervingen, heeft een codice fiscale (belasting-ID), die u via het Belastingkantoor (Agenzia delle Entrate) kunt verkrijgen. Deze code is essentieel voor loonadministratie, gezondheidszorg en pensioenregistraties.

Lonen en salarisdrempels in Italië

Italië kent geen vastgestelde wettelijke minimumloon; lonen worden vastgesteld door nationale collectieve arbeidsovereenkomsten (CCNL) voor elke sector. Als werkgever moet u de buitenlandse werknemer minstens het minimum loon (of meer) betalen dat voor uw branche geldt. Voor speciale visa zoals de EU Blue Card gold in 2024 een bruto jaarloon van €33.500. Als uw aanwerving hiervoor in aanmerking komt, zorg dan dat het aangeboden salaris aan of boven deze grens ligt. Voor alle werkvisa moet het contract het salaris en de arbeidsduur duidelijk in het Italiaans vermelden. Documenteer altijd de afgesproken vergoeding en bewaar kopieën van ondertekende contracten, aangezien autoriteiten deze kunnen controleren.

Sociale zekerheidsbijdragen in Italië

Zowel werkgever als werknemer moeten bijdragen aan het Italiaanse socialezekerheidsstelsel. Dit gebeurt doorgaans door de werkgever een deel van het bruto salaris in te houden (ongeveer 9-10%) en een werkgeversbijdrage toe te voegen (ongeveer 29-32% van het bruto salaris). De exacte tarieven variëren per sector en functie, maar de totale sociale bijdragen kunnen ongeveer 40% van het salaris bedragen, met circa 30% voor rekening van de werkgever. Deze bijdragen dekken pensioenen, werkloosheidsverzekering en andere sociale voorzieningen. Werkgevers doen deze betalingen maandelijks via het INPS UNIEMENS-portaal of via het F24-formulier, dat door uw loonadministratie moet worden afgehandeld.

Inkomstenbelasting en overige loonbelastingen in Italië

Italiaanse werkgevers fungeren als inhoudingsplichtige voor de inkomstenbelasting (IRPEF) van werknemers. U moet voor elke werknemer de inkomstenbelasting berekenen en inhouden (progressief 23–43%), naast regionale (max. 2,03%) en gemeentelijke (max. 0,9%) belastingheffingen. Deze inhoudingen moeten maandelijks via het F24-formulier worden afgedragen. Zorg dat de loonadministratie conform de Italiaanse regels wordt ingericht; veel bedrijven gebruiken een lokale loonadministratie of een Employer-of-Record-service om aan deze verplichtingen te voldoen.

Arbeidsongeschiktheidsverzekering (INAIL) in Italië

Naast INPS-bijdragen moeten werkgevers in Italië werknemers verzekeren tegen arbeidsongevallen. Dit is geregeld door INAIL, en de kosten variëren afhankelijk van het risico in de sector. Uw bedrijf moet zich inschrijven bij INAIL en de vereiste premie betalen, meestal een klein percentage van het salaris. Controleer de huidige tarieven van INAIL voor uw sector.

Arbeidswetgeving en bescherming in Italië

Buitenlanders in Italië genieten dezelfde wettelijke en contractuele bescherming als Italiaanse werknemers. Dit omvat regels over maximale werkuren (meestal 40 uur/week), betaalde vakanties (minimaal 4 weken per jaar onder de meeste contracten), ziekteverlof en opzegtermijnen. U moet ervoor zorgen dat hun contract en arbeidsvoorwaarden voldoen aan wat de lokale wet en collectieve arbeidsovereenkomsten eisen voor die functiecategorie. Vraag de werknemer niet om afstand te doen van rechten; dat zou het visum ongeldig maken. Bewaar uitgebreide administratie (urenrapporten, salarisstroken, belastingaangiften).

Documentatie en dossierbeheer in Italië

Houd een immigratiebestand bij voor elke buitenlandse werknemer. Dit moet onder andere een kopie van het paspoort, visum, inreisstempel, Nulla Osta, Permesso di Soggiorno, arbeidsovereenkomst en correspondentie