Employer of Record in Duitsland

Een Employer of Record (EOR) in Duitsland is een bedrijf dat wettelijk werknemers in jouw naam in dienst neemt. Dit betekent dat zij alle Duitse juridische en HR-verantwoordelijkheden van tewerkstelling op zich nemen. Jij blijft verantwoordelijk voor het dagelijkse werk van je werknemer. Een EOR zoals Rivermate stelt je in staat om talent in Duitsland aan te nemen zonder een lokale entiteit op te zetten. Dit bespaart je tijd en geld.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in Duitsland

Het gebruik van een EOR in Duitsland vereenvoudigt het aannemen. Zo werkt het:

• Je vindt de kandidaat. Je werft de persoon die je in Duitsland wilt aannemen.
• De EOR neemt de werknemer in dienst. De EOR wordt de wettelijke werkgever. Ze stellen een Duitse-conforme arbeidsovereenkomst op.
• De EOR verzorgt HR- en juridische taken. Dit omvat loonadministratie, belastingen, voordelen en sociale zekerheidsbijdragen. Ze zorgen ervoor dat alles volgens de Duitse arbeidswetgeving verloopt.
• Jij beheert het werk van de werknemer. Je geeft leiding aan hun dagelijkse taken en projecten. De EOR regelt de administratieve kant van de tewerkstelling.

Waarom een Employer of Record in Duitsland gebruiken

Het gebruik van een EOR in Duitsland helpt je om je bedrijf snel en compliant uit te breiden. Het wegnemen van de noodzaak om zelf door complexe Duitse arbeidswetten te navigeren.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Betreed de markt sneller. Je kunt werknemers in Duitsland aannemen zonder het langdurige proces van het opzetten van een juridische entiteit.
• Zorg voor naleving. Duitse arbeidswetgeving is complex. Een EOR begrijpt de regelgeving en zorgt dat je aan alle wettelijke vereisten voldoet. Dit omvat regels over werktijden, vakantie en ontslag.
• Vereenvoudig loonadministratie en voordelen. De EOR beheert alle aspecten van loonadministratie, inclusief belastingen en sociale zekerheid. Ze kunnen je werknemers ook voorzien van concurrerende voordelenpakketten.
• Verminder het risico. Een EOR neemt de juridische risico’s van tewerkstelling op zich. Dit geeft je gemoedsrust en stelt je in staat je te richten op je bedrijfsdoelen.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Duitsland uitgebreide HR-ondersteuning, arbeidsvoorwaardenbeheer, naleving van regelgeving en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten — gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met uw bedrijfsbehoeften terwijl volledige wettelijke naleving in Duitsland wordt gewaarborgd.

Werven in Duitsland is een proces met duidelijke regels en sterke bescherming voor werknemers. De Duitse arbeidsmarkt staat bekend om zijn geschoolde arbeidskrachten en de nadruk op werk-privébalans. Wanneer je hier werft, zul je merken dat arbeidsrelaties sterk gereguleerd zijn door de wet. Dit betekent dat je vanaf het begin goed moet letten op wettelijke vereisten.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

In Duitsland is het best practice om een schriftelijke arbeidsovereenkomst te hebben. Hoewel mondelinge afspraken geldig kunnen zijn, voorkomt een schriftelijke overeenkomst misverstanden. Volgens de wet moet je de belangrijkste arbeidsvoorwaarden schriftelijk verstrekken binnen één maand na de startdatum van de werknemer.

Je arbeidsovereenkomsten moeten gedetailleerd en duidelijk zijn. Het is een goed idee om ze te laten beoordelen door een Duitse advocaat om te zorgen dat ze voldoen aan de lokale wetgeving.

Hier zijn enkele essentiële clausules om op te nemen:

• Partijen bij het contract Naam en adres van zowel de werkgever als de werknemer.
• Startdatum en duur De startdatum van het dienstverband en, indien het een contract voor bepaalde tijd is, de einddatum.
• Functieomschrijving Een korte samenvatting van de taken van de werknemer.
• Werkplek Waar de werknemer zal zijn gevestigd.
• Werkuren De afgesproken dagelijkse en wekelijkse werkuren.
• Vergoeding Het salarisbedrag, eventuele bonussen of toelagen, en wanneer deze worden uitbetaald.
• Vakantie Het aantal jaarlijkse betaalde vakantiedagen.
• Opzegtermijnen De opzegtermijn voor beëindiging.
• Proeftijd Indien van toepassing, de duur van de proeftijd.

Proeftijd

In Duitsland kun je een proeftijd opnemen in de arbeidsovereenkomst. Dit geeft zowel jou als de werknemer de tijd om te zien of de baan goed past.

• Duur De maximale proeftijd is zes maanden. Voor contracten voor bepaalde tijd moet de proeftijd proportioneel zijn aan de contractduur.
• Opzegtermijn Tijdens de proeftijd is de opzegtermijn voor beëindiging korter, meestal twee weken.
• Niet verplicht Proeven zijn niet wettelijk verplicht voor de meeste werknemers, maar ze zijn gebruikelijk.

Werkuren & overwerk

Duitsland heeft duidelijke wetten over werkuren om een gezonde werk-privébalans te bevorderen.

• Standaarduren De standaard werkdag is acht uur, en de standaard werkweek is van maandag tot zaterdag, wat een 48-urige week maakt. Echter, de meeste kantoorbanen werken een 40-urige week, van maandag tot vrijdag.
• Uitbreiding Je kunt de werkdag uitbreiden tot 10 uur, maar het gemiddelde aantal uren per dag over zes maanden mag niet meer dan acht zijn.
• Rustpauzes Werknemers moeten een onafgebroken rustperiode van minimaal 11 uur tussen werkdagen hebben.
• Overwerk Er is geen wettelijke verplichting voor overwerkvergoeding. Vergoeding voor overwerk wordt meestal geregeld in de arbeidsovereenkomst of een collectieve arbeidsovereenkomst. Dit kan worden uitbetaald in tijd-voor-tijd of een hoger uurtarief.

Nationale & regionale feestdagen

Duitsland kent zowel nationale als regionale feestdagen. De enige nationale feestdag is de Dag van de Duitse Eenwording. Alle andere feestdagen worden bepaald door de deelstaten.

Hier is een lijst van de belangrijkste feestdagen:

Enkele belangrijke regionale feestdagen zijn onder andere Driekoningen, Sacramentsdag en Reformatiedag. Het aantal feestdagen dat een werknemer krijgt, hangt af van de staat waar ze werken.

Werven van contractors in Duitsland

Wanneer je zelfstandige contractors in Duitsland werft, moet je voorzichtig zijn met de classificatie van de werknemer. De wet maakt een duidelijk onderscheid tussen zelfstandige contractors en werknemers. Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot aanzienlijke boetes.

Een independent contractor is zelfstandige en heeft de vrijheid om te bepalen hoe en wanneer hij werkt. Ze zijn niet geïntegreerd in de onderneming van de werkgever en werken vaak voor meerdere klanten.

Het risico op misclassificatie is hoog. Als een rechter vaststelt dat een contractor eigenlijk een werknemer is, kun je aansprakelijk worden voor achterstallige betalingen van sociale zekerheidsbijdragen, belastingen en boetes. In ernstige gevallen kunnen zelfs strafrechtelijke aanklachten volgen.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen dit risico te beperken. Een EOR werkt wettelijk werknemers voor jou in dienst, en neemt de verantwoordelijkheid voor naleving van de lokale arbeidswetgeving op zich. Dit omvat het afhandelen van salarisadministratie, belastingen en sociale zekerheidsbijdragen. Door gebruik te maken van een EOR, kun je talent in Duitsland werven zonder het risico op misclassificatie.

Navigeren door compensatie en loonadministratie in Duitsland vereist begrip van het gestructureerde systeem. Je zult merken dat salarissen vaak worden onderhandeld tussen jou en je werknemers, maar ze moeten voldoen aan de Duitse arbeidswetgeving. Je arbeidscontracten moeten het volledige compensatiepakket duidelijk omschrijven, inclusief voordelen, belastingen en andere bijdragen.

Looncyclus & loonstructuur

In Duitsland verwerk je de loonadministratie meestal maandelijks, met betalingen die vaak plaatsvinden op de 25e van de maand. Het is ook gebruikelijk om een 13e maand salaris te bieden, wat vaak wordt vermeld in collectieve arbeidsovereenkomsten.

Een typische Duitse loonstructuur omvat:

• Maandelijks basissalaris: Dit wordt bepaald door factoren zoals anciënniteit, industrie en opleiding.
• Voordelen in natura: Dit zijn niet-geldelijke voordelen die deel kunnen uitmaken van het compensatiepakket.
• Bonussen: Prestatiegebonden bonussen en kerstbonussen zijn gebruikelijk.
• Vakantiegeld: Werknemers hebben recht op betaald verlof.

Overwerk & minimumlonen

Het nationale minimumloon in Duitsland bedraagt €12,82 per uur vanaf 2025. Wees je ervan bewust dat sommige industrieën mogelijk andere minimumlonen hebben vanwege collectieve arbeidsovereenkomsten.

De standaard werkweek is meestal 40 uur, met een wettelijke maximum van 48 uur per week. De dagelijkse werkuren zijn beperkt tot acht uur, maar kunnen worden verlengd tot tien uur als het gemiddelde over zes maanden op acht uur per dag blijft. Er zijn geen universele regels voor overwerkvergoeding; deze voorwaarden worden meestal overeengekomen via ondernemingsraden en collectieve onderhandelingen.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in Duitsland ben je verantwoordelijk voor het inhouden van belastingen op het brutoloon van je werknemers en deze voor de 10e van de volgende maand aan de belastingdienst te betalen. Je betaalt ook verschillende sociale zekerheidsbijdragen.

Bron: CloudPay

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Werknemers dragen ook bij aan de sociale zekerheid en betalen inkomstenbelasting. Het inkomstenbelastingtarief is progressief, variërend van 0% tot 45%.

Bron: CloudPay, Ravio

Germany heeft een sterke cultuur van werknemerswelzijn. Dit betekent dat je uitgebreide voordelen en royale verlofregelingen zult vinden. Het begrijpen van deze voordelen is essentieel om top talent aan te trekken en te behouden. Veel bedrijven bieden meer dan het wettelijke minimum om concurrerend te blijven.

Wettelijk Verlof

De Duitse wet voorziet in verschillende soorten verplichte verlof.

• Jaarlijks Verlof: Je moet minimaal 20 betaalde vakantiedagen per jaar bieden voor werknemers die een vijfdaagse werkweek hebben. Dit wordt verhoogd tot 24 dagen voor degenen die een zesdaagse werkweek hebben. Echter, de meeste bedrijven bieden 25 tot 30 dagen om gekwalificeerd personeel aan te trekken.
• Ziekteverlof: Werknemers hebben recht op zes weken betaald ziekteverlof voor elke ziekte. Om dit te claimen, moet een werknemer meestal een doktersverklaring overleggen voor elke afwezigheid langer dan drie dagen.
• Zwangerschapsverlof: Zwangere werknemers krijgen 14 weken betaald zwangerschapsverlof. Dit wordt meestal verdeeld in zes weken vóór de uitgerekende datum en acht weken erna. Het verlof wordt verlengd tot 12 weken na de geboorte bij prematuren of meerlinggeboorten.
• Ouderschapsverlof: Na de geboorte van een kind kunnen beide ouders tot drie jaar ouderschapsverlof per kind opnemen. De overheid biedt een ouderschapsuitkering gedurende een deel van dit verlof.

Feestdagen & Regionale Vakanties

Duitsland heeft nationale feestdagen en feestdagen die specifiek zijn voor bepaalde deelstaten. De Dag van de Duitse Eenheid is de enige feestdag vastgesteld door de federale wet.

Typische Aanvullende Voordelen

Je moet wettelijke voordelen bieden. Veel werkgevers bieden extra voordelen om een aantrekkelijker pakket te creëren.

Hoe een EOR Kan Helpen bij het Instellen van Voordelen

Het opzetten van een conforme en concurrerende voordelenpakket in Duitsland is complex. Je moet navigeren door nationale wetten, collectieve arbeidsovereenkomsten en lokale verwachtingen.

Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit hele proces. Wij regelen de administratie van alle wettelijke voordelen voor je Duitse werknemers. We zorgen dat je volledig compliant bent met de Duitse arbeidswet. Een EOR kan je ook adviseren over aanvullende voordelen die het juiste talent in jouw sector zullen aantrekken. Zo kun jij je richten op het groeien van je bedrijf terwijl wij de details regelen.

Het beëindigen van een arbeidsrelatie in Duitsland heeft duidelijke regels. Het proces, bekend als beëindiging en offboarding, is ontworpen om eerlijk te zijn voor zowel werknemers als werkgevers. De Duitse wet legt een sterke nadruk op het beschermen van werknemers, dus je moet specifieke stappen volgen. Dit betekent dat je een geldige reden moet hebben om het contract te beëindigen, correcte opzeggingstermijnen moet geven en alle juiste procedures moet volgen.

Opzegtermijnen

Wanneer je een arbeidsovereenkomst in Duitsland beëindigt, moet je een opzegtermijn geven. Dit is de periode tussen het moment dat je een werknemer informeert over de beëindiging en zijn of haar laatste werkdag. De lengte van deze periode hangt meestal af van hoe lang de werknemer voor jouw bedrijf heeft gewerkt.

Tijdens een proeftijd, die gewoonlijk de eerste zes maanden is, is de opzegtermijn korter, meestal twee weken. Na de proeftijd neemt de opzegtermijn toe met de duur van het dienstverband van de werknemer. Bijvoorbeeld, een werknemer die twee jaar voor het bedrijf heeft gewerkt, heeft recht op een opzegtermijn van één maand. Dit kan oplopen tot zeven maanden voor zeer langdurige werknemers.

Hier is een algemeen idee van hoe de opzegtermijnen in de loop van de tijd toenemen:

Het is belangrijk op te merken dat de opzegging schriftelijk en fysiek ondertekend moet zijn. Een e-mail of een kopie is niet voldoende.

Ontslagvergoeding

In Duitsland is een ontslagvergoeding in de meeste gevallen geen wettelijke vereiste. Het is echter gebruikelijk in bepaalde situaties, vooral bij bedrijfssluitingen of wanneer beide partijen instemmen met een wederzijdse beëindiging.

Een gangbare praktijk voor het berekenen van een ontslagvergoeding is de "half-maand" regel. Dit betekent een half maandsalaris voor elk jaar dat de werknemer voor het bedrijf heeft gewerkt. Als een bedrijf een ondernemingsraad heeft, worden zij vaak betrokken bij het onderhandelen over ontslagpakketten, vooral bij massaontslagen. In deze situaties kan een "sociaal plan" worden opgesteld om ontslagvergoedingen en andere ondersteuning aan de getroffen werknemers te bieden.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Het navigeren door de regels voor beëindiging en offboarding in Duitsland kan complex zijn. Bij Rivermate maken we dit voor jou eenvoudiger. We zorgen ervoor dat elke stap van het proces volledig in overeenstemming is met de Duitse arbeidswet.

Zo helpen wij:

• Juridische naleving: We zorgen dat alle beëindigingen een juridisch geldige reden hebben en dat de juiste procedures worden gevolgd.
• Opzegtermijnen: We beheren de opzegtermijnen en zorgen dat ze correct worden berekend op basis van de diensttijd van elke werknemer.
• Ontslagonderhandelingen: We kunnen je begeleiden bij het onderhandelen over ontslagvergoedingen om ervoor te zorgen dat ze eerlijk zijn en in lijn met gangbare praktijken.
• Ondernemingsraad: Als jouw bedrijf een ondernemingsraad heeft, regelen wij de noodzakelijke overleggen.
• Documentatie: We bereiden alle benodigde schriftelijke documenten voor, zodat alles in orde is voor een soepele exit.

Door deze details af te handelen, helpen wij je mogelijke juridische problemen te voorkomen en zorgen we voor een respectvolle en conforme offboarding van je werknemers. Zo kun jij je richten op je bedrijf, terwijl wij de complexiteiten van de Duitse arbeidswet regelen.

Navigeren door het visum- en werkvergunningensysteem van Duitsland kan complex aanvoelen. Het is een veelvoorkomend obstakel voor bedrijven die talent in het land willen aannemen. De sleutel is begrijpen dat voor niet-EU-burgers een jobaanbieding slechts de eerste stap is. Ze zullen de juiste documentatie nodig hebben om legaal te kunnen werken en wonen in Duitsland. Dit omvat meestal een werkvisum om het land binnen te komen, gevolgd door een verblijfsvergunning die langdurige tewerkstelling mogelijk maakt.

Employment visas & sponsorship realities

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen werknemers in Duitsland aan te nemen, en sommige kunnen werkvisa sponsoren. Dit is een praktische optie als u geen juridische entiteit in het land hebt. Er zijn echter enkele realiteiten om rekening mee te houden.

Een EOR in Duitsland opereert onder de arbeidsleasingwetten van het land. Dit betekent dat er een limiet kan zijn aan hoe lang een werknemer via een EOR kan worden gecontracteerd, vaak tot 18 maanden. Na deze periode moet u de werknemer mogelijk via uw eigen Duitse entiteit aannemen.

Hier zijn enkele van de gebruikelijke visumroutes:

• EU Blue Card: Dit is voor hooggekwalificeerde werknemers met een universitair diploma en een jobaanbieding die voldoet aan een minimumsalaris.
• Werkvisum voor gekwalificeerde professionals: Dit is voor personen met een erkende beroeps- of academische kwalificatie.

Een EOR kan u begeleiden door de complexiteit van deze visumtypes en helpen de beste route voor uw werknemer te bepalen.

Business travel compliance

Voor korte zakelijke reizen zijn de regels eenvoudiger. Duitsland maakt deel uit van het Schengengebied, dat vrij verkeer tussen lidstaten mogelijk maakt.

Veel niet-EU-burgers, waaronder burgers van de Verenigde Staten, Canada en Australië, kunnen Duitsland binnenkomen voor zaken tot 90 dagen binnen een periode van 180 dagen zonder visum. Deze reizen zijn meestal voor activiteiten zoals vergaderingen, onderhandelingen of het bijwonen van conferenties.

Houd rekening met:

• Toegestane activiteiten: Zakenreizen mogen geen daadwerkelijke tewerkstelling inhouden. De grens kan vaag zijn, dus het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de activiteiten van de werknemer binnen de scope van een zakenbezoek vallen.
• Schengen-visum: Als uw werknemer niet uit een visumvrij land komt, moet hij of zij een Schengen kortverblijfvisum (Type C) aanvragen.
• ETIAS: Vanaf 2026 moeten visumvrije reizigers een ETIAS (European Travel Information and Authorization System) toestemming verkrijgen voordat ze het Schengengebied binnenkomen.

Voor elk verblijf langer dan 90 dagen, of als de werknemer zal werken, zijn een geldig werkvisum en verblijfsvergunning noodzakelijk.