Employer of Record in Duitsland

Een Employer of Record (EOR) in Duitsland is een bedrijf dat wettelijk werknemers in uw naam in dienst neemt. Dit betekent dat zij alle Duitse wettelijke enHR-verantwoordelijkheden van tewerkstelling op zich nemen. U blijft verantwoordelijk voor de dagelijkse werkzaamheden van uw werknemer. Een EOR zoals Rivermate stelt u in staat om talent in Duitsland te huren zonder een lokale entiteit op te zetten. Dit bespaart u tijd en geld.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Duitsland

Het gebruik van een EOR in Duitsland vereenvoudigt het aanwerven. Zo werkt het:

• U vindt de kandidaat. U werft de persoon die u wilt aannemen in Duitsland.
• De EOR neemt de werknemer in dienst. De EOR wordt de juridische werkgever. Zij stellen een in Duitsland conforme arbeidsovereenkomst op.
• De EOR handelt HR- en juridische taken af. Dit omvat loonadministratie, belastingen, voordelen en sociale zekerheidsbijdragen. Zij zorgen dat alles voldoet aan de Duitse arbeidswet.
• U beheert het werk van de werknemer. U geeft richting aan hun dagelijkse taken en projecten. De EOR regelt de administratieve kant van de tewerkstelling.

Waarom een Employer of Record in Duitsland gebruiken

Het gebruik van een EOR in Duitsland helpt u uw bedrijf snel en compliant uit te breiden. Het voorkomt dat u zelf door de complexe Duitse arbeidswetgeving moet navigeren.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Betreed de markt sneller. U kunt werknemers in Duitsland aannemen zonder het langdurige proces van het opzetten van een juridische entiteit.
• Zorg voor naleving. Duitse arbeidswet is complex. Een EOR kent de regelgeving en zorgt dat u aan alle wettelijke vereisten voldoet. Dit omvat regels over werktijden, vakanties en ontslag.
• Vereenvoudig loonadministratie en voordelen. De EOR beheert alle aspecten van loonadministratie, inclusief belastingen en sociale zekerheidsbijdragen. Ze kunnen uw medewerkers ook voorzien van competitieve voordelenpakketten.
• Reduceer het risico. Een EOR neemt de juridische risico’s van tewerkstelling op zich. Dit geeft u gemoedsrust en stelt u in staat zich te richten op uw bedrijfsdoelen.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkele, concurrerende maandelijkse vergoeding per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijsstelling in Duitsland uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingbeheer, en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en tegelijk zorgt voor volledige wettelijke naleving in Duitsland.

Het aannemen in Duitsland is een proces met duidelijke regels en sterke bescherming voor werknemers. De Duitse arbeidsmarkt staat bekend om zijn geschoolde beroepsbevolking en nadruk op werk-privébalans. Wanneer je hier personeel aanneemt, zul je zien dat arbeidsrelaties sterk gereguleerd zijn door de wet. Dit betekent dat je vanaf het begin goed moet letten op juridische vereisten.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

In Duitsland is het best practice om een schriftelijke, lokaal conforme arbeidsovereenkomst te hebben. Hoewel mondelinge overeenkomsten geldig kunnen zijn, voorkomt een schriftelijk contract misverstanden. Volgens de wet moet je de belangrijkste arbeidsvoorwaarden binnen een maand na de startdatum van de werknemer schriftelijk verstrekken.

Je arbeidsovereenkomsten moeten gedetailleerd en duidelijk zijn. Het is verstandig om ze te laten beoordelen door een Duitse advocaat om te verzekeren dat ze voldoen aan de lokale wetgeving.

Hier zijn enkele essentiële clausules die je moet opnemen:

• Partijen bij het contract Naam en adres van zowel de werkgever als de werknemer.
• Startdatum en duur De startdatum van het dienstverband en, indien het een contract voor bepaalde tijd is, de einddatum.
• Functieomschrijving Een korte samenvatting van de taken van de werknemer.
• Werkplek Waar de werknemer gevestigd zal zijn.
• Werkuren De afgesproken dagelijkse en wekelijkse werkuren.
• Vergoeding Het salarisbedrag, eventuele bonussen of toelagen, en wanneer deze worden uitbetaald.
• Vakantie Het aantal jaarlijkse betaalde vakantiedagen.
• Opzegtermijnen De opzegtermijn voor beëindiging.
• Proeftijd Indien van toepassing, de duur van de proeftijd.

Proeftijd

In Duitsland mag je een proeftijd opnemen in de arbeidsovereenkomst. Dit geeft zowel jij als de werknemer de tijd om te beoordelen of de baan geschikt is.

• Duur De maximale proeftijd is zes maanden. Voor contracten voor bepaalde tijd moet de proeftijd proportioneel zijn aan de duur van het contract.
• Opzegtermijn Tijdens de proeftijd is de opzegtermijn voor beëindiging korter, meestal twee weken.
• Niet verplicht Proeftijden zijn niet wettelijk verplicht voor de meeste werknemers, maar ze zijn wel gangbare praktijk.

Werkuren & overwerk

Duitsland heeft duidelijke wetten over werkuren om een gezonde werk-privébalans te bevorderen.

• Standaard uren De standaard werkdag is acht uur, en de standaard werkweek is van maandag tot zaterdag, wat een 48-urige week maakt. Echter, de meeste kantoorbanen werken 40 uur per week, van maandag tot vrijdag.
• Uitbreiding Je kunt de werkdag verlengen tot 10 uur, maar het gemiddelde aantal uren per dag over zes maanden mag niet meer dan acht uur bedragen.
• Rustpauzes Werknemers moeten een onafgebroken rustperiode van minstens 11 uur tussen werkdagen hebben.
• Overwerk Er is geen wettelijke verplichting tot overwerkvergoeding. Vergoeding voor overwerk wordt meestal geregeld door de arbeidsovereenkomst of een collectieve overeenkomst. Dit kan worden uitbetaald in tijd-voor-tijd of in een hoger uurloon.

Feestdagen & regionale vrije dagen

Duitsland kent zowel nationale als regionale feestdagen. De enige nationale feestdag is de Dag van de Duitse Eenwording. Alle andere feestdagen worden door de deelstaten vastgesteld.

Hier is een lijst van de belangrijkste feestdagen:

Enkele belangrijke regionale feestdagen zijn onder andere Driekoningen, Sacramentsdag en Reformatiedag. Het aantal feestdagen dat een werknemer krijgt, hangt af van de deelstaat waar hij/zij werkt.

Case Study: Naadloos aannemen door heel Duitsland en Europa

, een toonaangevend tech consultingbedrijf geleid door Quentin Dupard, was snel aan het uitbreiden in heel Europa. Ze kregen echter een grote uitdaging bij het aannemen van remote talent in landen waar ze geen lokale juridische entiteit hadden, waaronder Duitsland, Ierland, België, Zweden en Noorwegen.

Door een samenwerking met Rivermate kon Hightekers werknemers conform het recht in elke locatie aannemen, zonder dat ze aparte entiteiten hoefden op te richten. Rivermate’s EOR-diensten verzorgden alle lokale arbeidsovereenkomsten, payroll en belastingen, zodat volledige naleving van de Duitse arbeidswet en EU-brede arbeidsstandaarden gewaarborgd was.

“De capaciteit van Rivermate om zelfs de meest complexe wervingsbehoeften aan te pakken, onderscheidt hen. We hadden enkele unieke verzoeken, vooral in Ierland, en ze zijn nooit teruggekomen op hun zoektocht naar een oplossing. Hun expertise en flexibiliteit zijn cruciaal geweest voor onze uitbreiding.” — Quentin Dupard, Manager @ Hightekers

Contractors in Duitsland aannemen

Wanneer je zelfstandige contractors in Duitsland aanneemt, moet je zorgvuldig zijn over de classificatie van de werknemer. De wet maakt een duidelijk onderscheid tussen zelfstandige contractors en werknemers. Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot aanzienlijke boetes.

Een independent contractor is zelfstandig en heeft de vrijheid om te bepalen hoe en wanneer hij/zij werkt. Ze zijn niet geïntegreerd in het bedrijf van de werkgever en werken vaak voor meerdere klanten.

De risico’s van misclassificatie zijn hoog. Als een rechtbank vaststelt dat een contractor eigenlijk een werknemer is, kun je aansprakelijk worden gesteld voor achterstallige sociale zekerheidsbijdragen, belastingen en boetes. In ernstigere gevallen kunnen zelfs strafrechtelijke procedures volgen.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen dit risico te beperken. Een EOR werkt wettelijk werknemers voor jou in dienst, en neemt de verantwoordelijkheid voor naleving van de lokale arbeidswet. Dit omvat het regelen van payroll, belastingen en sociale zekerheidsbijdragen. Door gebruik te maken van een EOR kun je talent in Duitsland aannemen zonder risico op misclassificatie.

Navigeren door vergoeding- en loonregelingen in Duitsland vereist inzicht in het gestructureerde systeem. Je zult merken dat salarissen vaak worden onderhandeld tussen jou en je werknemers, maar ze moeten voldoen aan de Duitse arbeidswetgeving. Je arbeidscontracten moeten duidelijk het volledige vergoedingpakket omschrijven, inclusief voordelen, belastingen en eventuele andere bijdragen.

Looncycli & loonstructuur

In Duitsland verwerk je de payroll meestal maandelijks, met betalingen vaak op de 25e van de maand. Het is ook gebruikelijk om een 13e maand salaris te verstrekken, wat vaak wordt vermeld in collectieve arbeidsovereenkomsten.

Een typische Duitse loonstructuur omvat:

• Maandelijks basissalaris: Dit wordt bepaald door factoren zoals anciënniteit, branche en opleiding.
• In natura voordelen: Dit zijn niet-contante voordelen die onderdeel kunnen zijn van het vergoedingpakket.
• Bonussen: Prestatie-gerelateerde bonussen en kerstbonussen zijn gebruikelijk.
• Vakantiegeld: Werknemers hebben recht op betaald verlof.

Overwerk & minimumlonen

Volgens de Wet op het minimumloon bedraagt het nationale minimumloon in Duitsland vanaf 2025 €12,82 per uur. Wees ervan bewust dat sommige industrieën andere minimumlonen kunnen hebben vanwege collectieve arbeidsovereenkomsten.

De standaard werkweek is meestal 40 uur, met een wettelijke maximum van 48 uur per week. De dagelijkse arbeidstijd is beperkt tot acht uur, maar kan worden verlengd tot tien uur als het gemiddelde over zes maanden op acht uur per dag blijft. Er zijn geen universele regels voor overwerkvergoeding; deze voorwaarden worden meestal overeengekomen via ondernemingsraden en collectieve onderhandelingen.

Employer of Record-taksen en bijdragen

Als werkgever in Duitsland ben je verantwoordelijk voor het inhouden van belastingen op het brutoloon van je werknemers en deze vóór de 10e van de volgende maand af te dragen aan de Belastingdienst. Je betaalt ook verschillende sociale zekerheidsbijdragen.

Bron: CloudPay

Werknemersbelastingen en aftrekposten

Werknemers dragen ook bij aan sociale zekerheid en betalen inkomstenbelasting. Het inkomstenbelastingtarief is progressief, variërend van 0% tot 45%.

Bron: CloudPay, Ravio

Duitsland heeft een sterke cultuur van werknemerswelzijn. Dit betekent dat je uitgebreide voordelen en royale verlofregelingen zult vinden. Het begrijpen van deze voordelen is essentieel om top talent aan te trekken en te behouden. Veel bedrijven bieden meer dan het wettelijke minimum om concurrerend te blijven.

Wettelijk Verlof

De arbeidswetten in Duitsland voorzien in verschillende soorten verplicht verlof.

• Jaarlijks Verlof: Je moet minimaal 20 betaalde vakantiedagen per jaar bieden voor werknemers die een vijfdaagse werkweek hebben. Dit wordt verhoogd tot 24 dagen voor degenen die een zesdaagse werkweek werken. Echter, de meeste bedrijven bieden 25 tot 30 dagen om gekwalificeerd personeel aan te trekken.
• Ziekteverlof: Werknemers kunnen maximaal zes weken doorbetaald krijgen per ziekte. Om hiervoor in aanmerking te komen, heeft een werknemer meestal een doktersverklaring nodig voor elke afwezigheid langer dan drie dagen.
• Zwangerschapsverlof: Zwangere werknemers krijgen 14 weken betaald zwangerschapsverlof. Dit wordt doorgaans verdeeld in zes weken voor de bevallingsdatum en acht weken erna. Het verlof wordt verlengd tot 12 weken na de geboorte bij premature of meerlinggeboortes.
• Ouderschapsverlof: Na de geboorte van een kind kunnen beide ouders tot drie jaar ouderschapsverlof per kind opnemen. De overheid biedt een ouderschapsuitkering gedurende een deel van dit verlof.

Publieke Vakanties & Regionale Vakanties

Duitsland heeft nationale feestdagen en feestdagen die specifiek zijn voor bepaalde staten. De Dag van de Duitse Eenwording is de enige door de Duitse overheid verplichte feestdag.

Typische Aanvullende Voordelen

Je moet wettelijke voordelen bieden. Veel werkgevers bieden extra voordelen aan om een aantrekkelijker pakket te creëren.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een conforme en concurrerende voordelenpakket in Duitsland is complex. Je moet navigeren door nationale wetten, collectieve afspraken en lokale verwachtingen.

Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit hele proces. Wij regelen de administratie van alle wettelijke voordelen voor je Duitse werknemers. We zorgen ervoor dat je volledig compliant bent met de Duitse arbeidswetgeving. Een EOR kan je ook adviseren over aanvullende voordelen die het juiste talent in jouw sector zullen aantrekken. Hierdoor kun jij je richten op het groeien van je bedrijf, terwijl wij zorgen voor de details.

Het beëindigen van een werkrelatie in Duitsland kent duidelijke regels. Het proces, dat bekend staat als beëindiging en offboarding, is ontworpen om eerlijk te zijn voor zowel werknemers als werkgevers. De Duitse wet legt een sterke nadruk op het beschermen van werknemers, dus u moet bepaalde stappen volgen. Dit betekent dat u een geldige reden moet hebben voor het beëindigen van het contract, de juiste opzegtermijn moet geven en alle juiste procedures moet volgen.

Strengere ontslagbescherming geldt zodra een werknemer meer dan zes maanden in een bedrijf met meer dan tien werknemers heeft gewerkt, wat betekent dat ontslagen aan specifieke wettelijke criteria moeten voldoen om geldig te zijn.

Opzeggingsperioden

Wanneer u een arbeidsovereenkomst beëindigt in Duitsland, moet u een opzeggingstermijn bieden. Dit is de periode tussen het informeren van een werknemer over hun ontslag en hun laatste werkdag. De lengte van deze periode hangt meestal af van de duur dat de werknemer voor uw bedrijf heeft gewerkt.

Tijdens een proefperiode, die gewoonlijk de eerste zes maanden is, is de opzeggingstermijn korter, meestal twee weken. Na de proefperiode wordt de opzeggingstermijn langer naarmate de duur van het dienstverband toeneemt. Bijvoorbeeld, een werknemer die twee jaar in het bedrijf heeft gewerkt, heeft recht op een opzeggingstermijn van één maand. Dit kan oplopen tot zeven maanden voor werknemers met zeer lange dienstverbanden.

Hier is een algemeen idee van hoe de opzeggingstermijnen over de tijd toenemen:

De opzegging moet schriftelijk en handgeschreven zijn. Digitale kopieën zijn onder de Duitse wet niet voldoende, en niet naleven hiervan kan aansprakelijkheid doen ontstaan wegens een ongeldig ontslag.

Transitievergoeding

In Duitsland is transitievergoeding in de meeste gevallen geen wettelijke vereiste. Het komt echter wel vaak voor in bepaalde situaties, vooral bij operationeel ontslag of wanneer beide partijen instemmen met een wederzijds ontbinding.

Een gangbare praktijk voor het berekenen van de transitievergoeding is de "half-maand" regel. Dit betekent een halve maand salaris voor elk jaar dat de werknemer voor het bedrijf heeft gewerkt. Als een bedrijf een ondernemingsraad heeft, worden zij vaak betrokken bij het onderhandelen over transitievergoedingen, vooral bij massale ontslagen. In deze situaties kan een "sociaal plan" worden opgesteld om transitievergoedingen en andere ondersteuning aan de betrokken werknemers te bieden.

Hoe Rivermate handelt in conforme exits

Het navigeren door de regels voor beëindiging en offboarding in Duitsland kan complex zijn. Bij Rivermate maken we dit voor u eenvoudiger. We zorgen ervoor dat elke stap van het proces volledig in overeenstemming is met de Duitse arbeidswet.

Zo helpen wij:

• Juridische naleving: We zorgen ervoor dat alle ontslagen een juridisch geldige reden hebben en dat de juiste procedures worden gevolgd.
• Opzeggingsperioden: We beheren de opzeggingstermijnen en zorgen dat ze correct worden berekend op basis van de diensttijd van elke werknemer.
• Ontslagvergoeding onderhandelingen: We kunnen u begeleiden bij onderhandelingen over transitievergoedingen om te zorgen dat ze eerlijk en in lijn met gangbare praktijken zijn.
• Ondernemingsraad: Als uw bedrijf een ondernemingsraad heeft, regelen wij de nodige consultaties.
• Documentatie: We bereiden alle noodzakelijke schriftelijke documenten voor, zodat alles in orde is voor een soepele exit-procedure.

Door deze details af te handelen, helpen we u potentiële juridische problemen te voorkomen en zorgen we voor een respectvolle en conforme offboarding van uw werknemers. Zo fokus u zich op uw bedrijf terwijl wij de complexiteiten van de Duitse arbeidswet regelen.

Navigeren door het Duitse visa- en verblijfsvergunningensysteem kan complex aanvoelen. Dit is een veelvoorkomend obstakel voor bedrijven die talent willen aannemen in een buitenland, waar immigratieregels en administratieve processen aanzienlijk verschillen. De sleutel is te begrijpen dat voor niet-EU-burgers een jobaanbieding slechts de eerste stap is. Ze zullen de juiste documentatie nodig hebben om legaal te kunnen werken en wonen in Duitsland. Dit omvat meestal een werkvisum om het land binnen te komen, gevolgd door een verblijfsvergunning die langdurig werken mogelijk maakt.

Employment visas & sponsorship reality

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen om werknemers in Duitsland aan te nemen, en sommigen kunnen werkvisums sponsoren. Dit is een praktische optie als je geen juridische entiteit in het land hebt. Echter, er zijn enkele realiteiten om rekening mee te houden.

Een EOR in Duitsland opereert onder de wetgeving over werknemersleasing van het land. Dit betekent dat er een limiet kan zijn aan hoe lang een werknemer via een EOR kan worden gecontracteerd, vaak tot 18 maanden. Na deze periode moet je de werknemer mogelijk via je eigen Duitse entiteit aannemen.

Hier zijn enkele van de gebruikelijke visumroutes:

• EU Blue Card: Dit is voor hooggekwalificeerde werknemers met een universitair diploma en een jobaanbieding die aan een minimum salarisdrempel voldoet.
• Werkvisum voor gekwalificeerde professionals: Dit is voor personen met een erkend beroeps- of academisch kwalificatiediploma.

Veel Duitse werkvisa vereisen arbeidsmarkttoestemming van het Bundesagentur für Arbeit, die verifieert of het aangeboden salaris, de functie en de arbeidsomstandigheden voldoen aan de nationale normen. Een EOR kan je begeleiden door de complexiteit van deze visumtypes en helpen de beste route voor je werknemer te bepalen.

Business travel compliance

Voor korte zakelijke reizen zijn de regels eenvoudiger. Duitsland maakt deel uit van het Schengengebied, dat vrij verkeer tussen lidstaten toestaat.

Veel niet-EU-burgers, waaronder burgers van de Verenigde Staten, Canada en Australië, kunnen tot 90 dagen in Duitsland zakelijke doeleinden bezoeken binnen een periode van 180 dagen zonder visum. Deze reizen zijn meestal voor activiteiten zoals vergaderingen, onderhandelingen of het bijwonen van conferenties.

Houd rekening mee:

• Toegestane activiteiten: Zakenreizen moeten niet daadwerkelijk werk inhouden. De grens kan dun zijn, dus het is belangrijk om zeker te stellen dat de activiteiten van de werknemer binnen de reikwijdte van een zakelijke bezoek vallen.
• Schengen-visum: Als je werknemer niet uit een visumvrije regio komt, zal hij of zij een kortverblijfvisum (Type C) moeten aanvragen.
• ETIAS: Vanaf 2026 moeten visumvrije reizigers een ETIAS (European Travel Information and Authorization System) toestemming verkrijgen voordat ze de Schengengebied binnenkomen.

Voor elk verblijf langer dan 90 dagen, of wanneer de werknemer gaat werken, zijn een geldig werkvisum en verblijfsvergunning vereist.