Duitsland's juridische kader met betrekking tot remote werken (mobiel werken) is nog in ontwikkeling. Momenteel is er geen enkele, uitgebreide wet die remote werken in Duitsland reguleert. Echter, bestaande regelgeving en gerechtelijke uitspraken beïnvloeden wel de praktijken van remote werken.

Belangrijke Aspecten van het Juridische Landschap

• De Duitse Arbeidsplaatsenverordening (Arbeitsstättenverordnung - ArbStättV): Deze verordening beschrijft minimale gezondheids- en veiligheidsnormen voor werkplekken, inclusief die gedeeltelijk gebruikt worden voor werk (bijv. thuiskantoor). Werkgevers hebben de plicht om een veilige en ergonomische werkplek voor remote werknemers te waarborgen, hoewel de omvang van deze verplichting nog steeds ter discussie staat.
• De Wet op de Ondernemingsraden (Betriebsverfassungsgesetz - BetrVG): Deze wet verleent werknemers medezeggenschapsrechten in bepaalde aspecten van de werkplek, mogelijk inclusief regelingen voor remote werken, als er een ondernemingsraad binnen de organisatie bestaat.

Ontwerpwet Mobiel Werk

De Duitse regering overweegt momenteel een ontwerpwet Mobiel Werk (Mobile-Arbeit-Gesetz) die, indien aangenomen, zou:

• Een "initiatiefrecht voor werknemers" voor mobiel werk vaststellen, wat betekent dat werknemers met geschikte taken remote werkregelingen kunnen aanvragen bij hun werkgevers. Werkgevers zouden verplicht zijn dergelijke verzoeken serieus te overwegen en een rechtvaardiging te geven voor eventuele afwijzingen.
• De verplichtingen van de werkgever met betrekking tot de verstrekking van apparatuur en mogelijke kostenvergoedingen in verband met remote werken verduidelijken.

Technologische Infrastructuurvereisten

Voor een succesvolle implementatie van remote werken moeten werkgevers in Duitsland rekening houden met de volgende technologische infrastructuur:

• Veilige Remote Toegang: Het bieden van veilige remote toegang tot bedrijfssystemen en -gegevens is cruciaal. Dit kan het gebruik van Virtual Private Networks (VPN's) en multi-factor authenticatieprotocollen omvatten.
• Betrouwbare Internetverbinding: Werkgevers moeten ervoor zorgen dat werknemers toegang hebben tot betrouwbare en veilige internetverbindingen voor ononderbroken werk.
• Communicatie- en Samenwerkingstools: Cloud-gebaseerde communicatie- en samenwerkingsplatforms maken effectieve communicatie tussen remote teams mogelijk. Deze tools kunnen onder andere videoconferentiesoftware, instant messaging-applicaties en projectmanagementoplossingen omvatten.

Verantwoordelijkheden van de Werkgever

Zelfs bij afwezigheid van een uitgebreid juridisch kader hebben werkgevers in Duitsland bepaalde verantwoordelijkheden ten opzichte van remote werknemers:

• Recht om te Ontkoppelen: Duitse arbeidswetten en gerechtelijke uitspraken benadrukken het recht van werknemers om buiten werktijden los te koppelen van werk. Werkgevers moeten dit recht respecteren door onnodige communicatie of werkverzoeken buiten de afgesproken werkuren te vermijden.
• Arbeidstijdenwet (Arbeitszeitgesetz - ArbZG): Deze wet beschrijft maximale werktijden en rustperiodes. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat ze aan deze regelgeving voldoen, zelfs in een remote werkomgeving.

Potentiële Toekomstige Verplichtingen (indien de Wet Mobiel Werk wordt aangenomen)

• Apparatuur en Kosten: De ontwerpwet Mobiel Werk zou werkgevers kunnen verplichten om de benodigde apparatuur voor remote werken te verstrekken of gerelateerde kosten te vergoeden.
• Medezeggenschap: Als er een ondernemingsraad binnen het bedrijf bestaat, moeten werkgevers deze mogelijk betrekken bij besprekingen en beslissingen over remote werkregelingen, zoals uiteengezet in de Wet op de Ondernemingsraden.

Flexibele werkregelingen komen in verschillende vormen, elk met zijn eigen unieke kenmerken en juridische overwegingen.

Deeltijdwerk (Teilzeit)

Werknemers kunnen overeenkomen om een verminderd aantal uren per week te werken in vergelijking met een standaard fulltime positie. Deeltijdwerk wordt over het algemeen geregeld door de voorwaarden van het arbeidscontract, waarin de werktijden, naar rato berekende compensatie op basis van het fulltime salaris en de geschiktheid voor voordelen moeten worden beschreven. Het Duitse Sociale Zekerheidswetboek (Sozialgesetzbuch - SGB) bepaalt de sociale zekerheidsbijdragen voor deeltijdwerkers.

Flexibele werktijden (Gleitzeit)

Deze regeling geeft werknemers enige flexibiliteit bij het plannen van hun werkuren binnen een vastgesteld tijdsbestek. Bijvoorbeeld, een werknemer kan kernuren op kantoor werken (bijv. 10:00 uur - 16:00 uur) en heeft de flexibiliteit om zijn begin- en eindtijden binnen vooraf bepaalde grenzen aan te passen. De Arbeidstijdenwet (Arbeitszeitgesetz - ArbZG) beschrijft de minimale werkurenvereisten en overwerkbetalingsregels, die van toepassing blijven onder flexibele werktijdenregelingen.

Banen delen (Jobsharing)

Twee of meer mensen kunnen de verantwoordelijkheden van een enkele fulltime positie delen. Elke baan deler zou een vastgesteld aantal uren en verantwoordelijkheden hebben, zoals beschreven in een gedeeld arbeidscontract. Er zijn geen specifieke wettelijke regelingen voor het delen van banen, maar algemene beginselen van het contractenrecht zijn van toepassing.

Apparatuur en onkostenvergoedingen

Er is geen wettelijke verplichting voor werkgevers in Duitsland om apparatuur te verstrekken of onkosten van werknemers te vergoeden. Sommige werkgevers kunnen deze voordelen echter aanbieden als onderdeel van een flexibele werkovereenkomst.

Apparatuur

Werkgevers kunnen ervoor kiezen om laptops, headsets of andere noodzakelijke apparatuur voor werk te verstrekken. Indien dit het geval is, moeten de voorwaarden voor het verstrekken van apparatuur en de verantwoordelijkheid van de werknemer voor de apparatuur duidelijk worden beschreven in een schriftelijke overeenkomst.

Onkosten

Vergoeding van onkosten kan naar goeddunken van de werkgever worden aangeboden. Een duidelijk onkostenvergoedingsbeleid waarin de in aanmerking komende onkosten, de claimprocedures en eventuele toepasselijke limieten worden beschreven, zou zowel voor werkgevers als werknemers nuttig zijn.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van Duitsland is een belangrijk juridisch kader dat van toepassing is op alle organisaties die de persoonlijke gegevens van EU-inwoners verwerken, inclusief externe werknemers. De AVG benadrukt de verantwoordelijkheid van de werkgever om passende technische en organisatorische maatregelen te implementeren om de gegevens van werknemers te beschermen die in een externe werkomgeving worden verwerkt.

Aanvullende Regelingen

Andere belangrijke regelingen zijn onder meer de Duitse Telecommunicatiewet (Telekommunikationsgesetz - TKG), die de gegevensoverdracht en telecommunicatie reguleert en invloed heeft op veilige externe toegangsprotocollen voor mobiel werk. De Duitse Wet op de Ondernemingsraden (Betriebsverfassungsgesetz - BetrVG) kan ook een rol spelen als er binnen het bedrijf een ondernemingsraad bestaat, aangezien deze medezeggenschapsrechten kan hebben met betrekking tot de gegevensbeschermingsmaatregelen die zijn geïmplementeerd voor externe werkregelingen.

Verplichtingen van de Werkgever

Werkgevers in Duitsland hebben een wettelijke verantwoordelijkheid om de gegevens van werknemers te beschermen, inclusief die van externe werknemers. Belangrijke verplichtingen zijn onder meer gegevensminimalisatie, het implementeren van passende gegevensbeveiligingsmaatregelen, transparantie en informatie, en het identificeren van een wettelijke basis voor gegevensverwerking onder AVG-regelgeving.

Rechten van Werknemers

Zelfs in een externe werkomgeving behouden werknemers bepaalde gegevensbeschermingsrechten onder de AVG. Deze omvatten het recht op toegang tot hun persoonlijke gegevens die door de werkgever worden bewaard en het verzoek om correcties indien nodig, en onder bepaalde omstandigheden het recht op verwijdering (recht om vergeten te worden).

Beste Praktijken voor Gegevensbeveiliging

Zowel werkgevers als werknemers kunnen proactieve stappen ondernemen om de risico's op gegevensbeveiliging in een externe werkomgeving te minimaliseren. Deze omvatten het bieden van veilige externe toegang tot bedrijfssystemen en -gegevens, het versleutelen van gevoelige gegevens, het opleiden van externe werknemers over beste praktijken voor gegevensbeveiliging, het opstellen van duidelijke gegevensgebruiksbeleid, het aanmoedigen van regelmatige back-ups en het opzetten van duidelijke kanalen voor werknemers om verdachte activiteiten of mogelijke datalekken te melden.