Employer of Record in Cuba

Een Employer of Record (EOR) is een bedrijf dat wettelijk werknemers voor jou in een ander land in dienst neemt. Als je iemand in Cuba wilt aannemen maar je hebt daar geen juridische entiteit, is een EOR een eenvoudige oplossing. De EOR regelt alle lokale HR-taken zoals salarisadministratie, belastingen, voordelen en naleving van Cubaanse arbeidswetten. Jij beheert het dagelijkse werk van je werknemer, terwijl de EOR zorgt voor de administratieve lasten. Voor een eenvoudige manier om je team in Cuba uit te breiden, kun je gebruikmaken van een EOR-aanbieder zoals Rivermate.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in Cuba

Het gebruik van een EOR in Cuba vereenvoudigt het proces van het aannemen van werknemers. Zo werkt het over het algemeen:

• Je vindt de kandidaat. Je interviewt en selecteert de persoon die je in Cuba wilt aannemen.
• De EOR stelt een lokaal contract op. De EOR maakt een arbeidsovereenkomst die voldoet aan de Cubaanse wetgeving.
• De EOR onboardt je nieuwe medewerker. Ze regelen alle papierwerk en juridische formaliteiten om je nieuwe teamlid officieel in dienst te nemen.
• Ze beheren HR en salarisadministratie. De EOR verwerkt salarisbetalingen, regelt belastingen en biedt de vereiste voordelen.
• Jij beheert je werknemer. Je geeft leiding aan hun dagelijkse taken en integreert ze in je team, terwijl de EOR de juridische werkgever blijft.

Waarom een Employer of Record gebruiken in Cuba

Het gebruik van een EOR in Cuba helpt je snel en efficiënt een nieuwe markt te betreden. Het stelt je in staat je te richten op je kernactiviteiten terwijl de EOR de complexiteit van lokale arbeid regelt.

• Blijf compliant. Een EOR zorgt ervoor dat je alle Cubaanse arbeidswetten naleeft, die alles dekken van werktijden tot werknemersrechten. Dit helpt je boetes en juridische problemen te voorkomen.
• Verwerk salarisadministratie en belastingen. De EOR regelt salarisbetalingen, sociale zekerheidsbijdragen en alle andere verplichte inhoudingen volgens de Cubaanse wet.
• Snellere markttoetreding. Een EOR kan je personeelsbestand sneller en betaalbaarder opzetten dan het oprichten van een juridische entiteit.
• Geen lokale entiteit nodig. Een belangrijke realiteit bij het aannemen in Cuba is de noodzaak van een lokale entiteit om werkvergunningen te sponsoren. Een EOR met een gevestigde entiteit in Cuba kan wettelijk werknemers sponsoren en de benodigde aanvragen indienen bij het Ministerie van Arbeid en Sociale Zekerheid.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Cuba uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Cuba wordt gewaarborgd.

Werven in Cuba verschilt van veel andere landen. De Cubaanse overheid speelt een belangrijke rol op de arbeidsmarkt. Voor buitenlandse bedrijven betekent dit vaak dat ze door een unieke set regels moeten navigeren. Je zult waarschijnlijk samenwerken met door de staat gerunde arbeidsbureaus om Cubaanse staatsburgers aan te nemen. Dit proces is meer gecentraliseerd dan je misschien gewend bent. Echter, de beroepsbevolking is hoogopgeleid en vaardig, wat grote kansen biedt voor bedrijven die willen uitbreiden.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Elke werknemer in Cuba moet een schriftelijke arbeidsovereenkomst hebben. Dit is een wettelijke vereiste. De overeenkomst vormt de basis van je arbeidsrelatie en moet voldoen aan het Cubaanse arbeidsrecht.

Er zijn twee hoofdtypen arbeidsovereenkomsten:

• Onbepaalde tijd contracten: Dit zijn de meest voorkomende en zijn voor vaste functies zonder vaste einddatum.
• Tijdelijke contracten: Je kunt deze gebruiken voor specifieke projecten of tijdelijk werk.

Je arbeidsovereenkomsten moeten verschillende belangrijke clausules bevatten om geldig te zijn:

• Identificatie van beide partijen: Volledige juridische namen van werkgever en werknemer.
• Functietitel en beschrijving: Een duidelijke omschrijving van de rol en verantwoordelijkheden van de werknemer.
• Werkplek: De primaire locatie waar de werknemer zal werken.
• Werkuren: Details over dagelijkse en wekelijkse werkroosters.
• Vergoeding: Het afgesproken salaris en hoe vaak het wordt uitbetaald.
• Startdatum: De officiële eerste werkdag.
• Duur van het contract: Geef aan of het contract voor onbepaalde tijd of voor bepaalde tijd is.
• Vakantie- en verlofregelingen: Informatie over betaald jaarlijks verlof.
• Ontslagvoorwaarden: Het proces voor het beëindigen van de overeenkomst door beide partijen.

Proeftijd

In Cuba zijn proeftijdperioden verplicht voor onbepaalde tijd contracten. Ze zijn niet toegestaan voor tijdelijke of projectgebaseerde functies. Deze eerste periode stelt zowel jou als de nieuwe werknemer in staat om te beoordelen of de match goed is.

Hier zijn de belangrijkste punten over proeftijd:

• Duur: Een proeftijd kan variëren van 30 tot 180 dagen. De lengte wordt vaak bepaald door een collectieve arbeidsovereenkomst en de complexiteit van de functie.
• Ontslag: Tijdens de proeftijd kunnen jij of de werknemer de arbeidsrelatie beëindigen. Je moet minimaal zeven dagen schriftelijk opzeggen aan de werknemer.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Cuba is 44 uur. Dit is meestal opgebouwd uit een acht uur durende dag van maandag tot vrijdag, met een vier uur durende dag op zaterdag.

Werk dat wordt gedaan buiten de standaard 44-urige week wordt beschouwd als overwerk. Hier is wat je moet weten:

Openbare & regionale feestdagen

Je werknemers in Cuba hebben recht op betaald verlof voor nationale feestdagen. Hier zijn de officiële feestdagen voor 2024:

Contractors in Cuba aannemen

Je kunt ook zelfstandige contractors, bekend als "cuentapropistas," in Cuba inhuren. Dit biedt flexibiliteit, maar je moet voorzichtig zijn met de classificatie van de werknemer.

Een zelfstandige contractor bepaalt zelf zijn werktijden, gebruikt zijn eigen gereedschap en kan voor meerdere klanten werken. Ze zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingen en sociale zekerheidsbijdragen. De relatie wordt gereguleerd door een dienstenovereenkomst, niet door een arbeidsovereenkomst.

Een groot risico is het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor. Als de autoriteiten vaststellen dat een contractor wordt behandeld als een werknemer (bijvoorbeeld, jij controleert hun werktijden en ze zijn economisch afhankelijk van jou), kunnen ze worden hergeclassificeerd. Dit kan leiden tot boetes, inclusief achterstallige betalingen voor sociale zekerheid, voordelen en belastingen.

Het gebruik van een Employer of Record (EOR) kan je helpen deze risico’s te vermijden. Een EOR kan je helpen om werknemers correct te classificeren en te zorgen dat je voldoet aan alle lokale wetten bij het aannemen van zowel werknemers als contractors. Zo kun jij je richten op je bedrijf terwijl de EOR de juridische en administratieve complexiteiten van werven in Cuba afhandelt.

Navigeren door compensatie en loonadministratie in Cuba vereist een duidelijk begrip van het unieke economische landschap. De staat speelt een belangrijke rol bij het vaststellen van loonstructuren en regelgeving. Naarmate de private sector groeit en buitenlandse investeringen toenemen, is het belangrijk om op de hoogte te blijven van de nieuwste regels om talent aan te trekken en te behouden, terwijl u compliant blijft.

Payroll cycli & loonstructuur

In Cuba is de standaard payrollcyclus maandelijks. U betaalt werknemers meestal eenmaal per maand, vaak tegen het einde van de maand. De meest gebruikelijke betaalmethode is een directe bankoverschrijving naar de rekening van de werknemer.

Naast het basissalaris kunnen compensatiepakketten in Cuba verschillende bonussen en toelagen omvatten. Deze kunnen een aanzienlijk deel uitmaken van het totale inkomen van een werknemer, vooral in bedrijven met buitenlandse affiliaties. Veelvoorkomende toevoegingen aan het basissalaris zijn:

• Prestatiebonussen: Toegekend voor het behalen van individuele of teamdoelen.
• Seniority Pay: Loonsverhogingen op basis van het aantal jaren dat een werknemer bij uw bedrijf werkt.

Overwerk & minimumlonen

Het nationale minimumloon in Cuba bedraagt 2.100 Cubaanse Pesos (CUP) per maand. U moet ervoor zorgen dat de totale maandelijkse vergoeding van een werknemer niet onder dit bedrag ligt voor een standaard werkmaand.

Overwerk is werk dat wordt gedaan buiten de standaard 8-urige werkdag of 44-urige werkweek. U moet werknemers voor overwerk betalen tegen 1,5 keer hun reguliere uurloon. Alle overwerk moet vooraf worden goedgekeurd.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in Cuba bent u verantwoordelijk voor verschillende bijdragen en belastingen namens uw werknemers.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

U moet belastingen en sociale zekerheidsbijdragen inhouden op het loon van uw werknemers.

In Cuba zijn voordelen en verlof eenvoudig en gericht op het welzijn van de werknemer. Het systeem zorgt ervoor dat u uw team essentiële vrije tijd en bescherming kunt bieden. Deze aanpak ondersteunt een gezonde werk-privébalans en geeft uw werknemers gemoedsrust.

Wettelijk verlof

De Cubaanse wet voorziet in verschillende soorten betaald verlof voor werknemers.

• Jaarlijks verlof: Werknemers hebben recht op minimaal 30 kalenderdagen betaald verlof per jaar nadat ze één jaar in dienst zijn geweest.
• Ziekteverlof: Als een werknemer ziek wordt, kan hij tot zes maanden betaald ziekteverlof opnemen. Daarna kan hij 60% van zijn salaris ontvangen. Een doktersverklaring is vereist om ziekteverlof te claimen.
• Zwangerschaps- en ouderschapsverlof: Vrouwelijke werknemers krijgen 18 weken betaald zwangerschapsverlof. Dit wordt meestal opgenomen als zes weken voor en 12 weken na de bevalling. Ze kunnen ook nog eens 40 weken verlof opnemen tegen 60% van hun normale salaris. Cuba staat ook gedeeld ouderschapsverlof toe.
• Rouwverlof: Werknemers kunnen een korte periode betaald verlof nemen als een naaste familie overlijdt.

Nationale feestdagen & regionale feestdagen

Uw team in Cuba heeft recht op betaald verlof voor nationale feestdagen. Als een werknemer op een feestdag werkt, krijgt hij doorgaans een toeslag.

Typische aanvullende voordelen

Hoewel de Cubaanse arbeidswet een solide set voordelen voorschrijft, bieden sommige werkgevers meer om talent aan te trekken en te behouden.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een voordelenplan in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor u. Wij regelen de administratie van alle wettelijke voordelen, zodat u volledig voldoet aan de Cubaanse arbeidswetgeving. Een EOR kan u ook helpen om concurrerende aanvullende voordelen aan te bieden om top talent aan te trekken. Wij beheren alles, van loonbijdragen tot verlofregistratie, zodat u zich kunt richten op het laten groeien van uw bedrijf.

Wanneer u afscheid neemt van een werknemer in Cuba, moet u een specifiek proces volgen. Cubaanse arbeidswetgeving beschermt werknemers, dus u kunt niet zomaar een contract beëindigen zonder geldige reden. Het proces omvat duidelijke stappen, van het geven van een opzegging tot het berekenen van de eindbetaling. Het begrijpen van deze regels is essentieel voor een soepele en conforme offboarding-ervaring.

Opzeggingsperiodes

Wanneer u besluit een werknemer te ontslaan, moet u hen doorgaans vooraf opzeggen. De duur van deze opzegging hangt af van hoe lang de werknemer voor u heeft gewerkt.

• Minder dan twee jaar dienst: 15 dagen opzegtermijn.
• Meer dan twee jaar dienst: 30 dagen opzegtermijn.
• Functies die hoger onderwijs vereisen: 4 maanden opzegtermijn.

Als een werknemer ontslag neemt, moet hij of zij u ook opzeggen. Voor contracten voor onbepaalde tijd moet een werknemer 30 dagen van tevoren opzeggen. Voor tijdelijke contracten is de opzegtermijn 15 dagen.

In gevallen van ernstig wangedrag kunt u een werknemer zonder opzegtermijn ontslaan.

Ontslagvergoeding

Of u al dan niet ontslagvergoeding verschuldigd bent, hangt af van de reden voor ontslag.

• Ontslag met oorzaak: Als u een werknemer ontslaat om een geldige reden zoals ernstig wangedrag of herhaaldelijk niet nakomen van werkzaamheden, hoeft u geen ontslagvergoeding te betalen.
• Ontslag zonder oorzaak: Als u een werknemer ontslaat om redenen zoals herstructurering of overbodigheid, heeft hij of zij recht op ontslagvergoeding.

Het bedrag van de ontslagvergoeding wordt meestal berekend op basis van de duur van het dienstverband van de werknemer en zijn of haar gemiddelde salaris. Hoewel er niet in alle ontslaggevallen een universeel wettelijk recht op ontslagvergoeding bestaat, is het gebruikelijk bij ontslagen zonder schuld.

Bij ontslag moet u alle niet-gebruikte vakantiedagen uitbetalen.

Hoe Rivermate compliant exits afhandelt

Het navigeren door de details van de Cubaanse arbeidswet kan complex zijn. Wij zorgen ervoor dat elk ontslag correct en respectvol wordt afgehandeld.

Zo beheren wij het proces voor u:

• Compliancecontrole: Wij beoordelen de redenen voor ontslag om te verzekeren dat ze wettelijk correct zijn volgens de Cubaanse wet.
• Documentatie: Wij bereiden alle benodigde documenten voor, inclusief de schriftelijke opzegging, en zorgen dat deze correct worden afgeleverd.
• Eindbetaling: Wij berekenen de eindbetaling, inclusief eventueel openstaand salaris, opgebouwde vakantiedagen en ontslagvergoeding indien van toepassing.
• Duidelijke communicatie: Wij faciliteren duidelijke communicatie tussen u en de vertrekkende werknemer om een professionele en soepele procedure te garanderen.

Door deze stappen te verzorgen, helpen wij u juridische problemen te voorkomen en zorgen wij voor een eerlijke en conforme exit voor uw werknemers.

Navigeren door Cuba's visum- en werkvergunningensysteem vereist een duidelijk begrip van de lokale regelgeving. Het proces is onderscheidend en heeft specifieke vereisten die u moet volgen. Elke buitenlandse nationaliteit die van plan is in Cuba te werken, moet een werkvergunning verkrijgen. Dit is een verplichte stap voordat u zelfs een werkvisum kunt aanvragen. Het hele proces, van het verkrijgen van de vergunning tot de visum zelf, kan variëren van 6 tot 10 weken. Het is een systeem dat zorgvuldig plannen vereist.

Employment visas & sponsorship realities

Om een buitenlandse werknemer aan te nemen, moet u eerst een werkvergunning voor hen regelen. Nadat de werkvergunning is goedgekeurd, kan de werknemer een werkvisum aanvragen, bekend als het D-2 visum, bij een Cubaanse ambassade of consulaat in zijn of haar thuisland.

Een belangrijke realiteit van dit proces is de noodzaak van een lokale entiteit. De aanvraag voor een werkvergunning moet worden ingediend door een wettelijk geregistreerd Cubaanse bedrijf of een geautoriseerd buitenlands bedrijf dat in Cuba opereert. Hier wordt de rol van een Employer of Record (EOR) cruciaal. Een EOR met een gevestigde entiteit in Cuba kan legaal buitenlandse werknemers sponsoren en de benodigde aanvragen indienen bij het Ministerie van Arbeid en Sociale Zekerheid.

Zonder een lokale entiteit kan uw bedrijf niet rechtstreeks een werkvergunning sponsoren. Dit maakt samenwerking met een EOR de meest praktische route voor het in dienst nemen van werknemers in Cuba.

Hier is een overzicht van de typische vereisten voor een aanvraag voor een werkvergunning:

• Een geldig paspoort
• Het arbeidscontract
• Bewijs van de wettelijke registratie van de werkgever in Cuba
• De kwalificaties van de werknemer, zoals diploma's of certificaten
• Een medisch attest

Werkvergunningen worden over het algemeen afgegeven voor één jaar en kunnen worden verlengd. Het is het beste om het verlengingsproces minstens 60 dagen voor het verlopen van de huidige vergunning te starten.

Business travel compliance

Voor korte zakelijke reizen, zoals vergaderingen of conferenties, is een specifiek zakenvisum nodig. U kunt geen zakelijke activiteiten uitvoeren met een toeristenvisum. Het gebruik van het verkeerde visum kan leiden tot problemen bij de douane of zelfs tot weigering van toegang.

Een cruciale vereiste voor het zakenvisum is een uitnodigingsbrief van een Cubaanse onderneming of uw zakenpartner in het land. Deze brief bevestigt het doel van uw reis.

Hier zijn de gebruikelijke documenten die nodig zijn voor een aanvraag voor een zakenvisum:

• Een geldig paspoort met minimaal zes maanden geldigheid
• Een ingevuld visumaanvraagformulier
• Een uitnodigingsbrief van het Cubaanse bedrijf
• Bewijs dat u voldoende middelen hebt voor uw verblijf
• Uw reisroute, inclusief vlucht- en accommodatiegegevens

Het zakenvisum wordt doorgaans verleend voor een verblijf van 30 dagen en kan worden verlengd met nog eens 30 dagen terwijl u in Cuba bent. Daarnaast moeten alle reizigers binnen zeven dagen na aankomst het D'Viajeros online douane- en gezondheidsformulier invullen en de gegenereerde QR-code tonen bij binnenkomst.