Employer of Record in Cuba

Navigeren door het Cubaanse arbeidslandschap vereist een grondig begrip van de lokale arbeidswetten, die worden beïnvloed door de socialistische principes van het land en de staatsgecontroleerde economie. Buitenlandse bedrijven kunnen over het algemeen niet rechtstreeks Cubaanse staatsburgers aannemen. In plaats daarvan moeten ze werknemers inzetten via geautoriseerde "hiring entities" (entidades empleadoras) die zijn erkend door het Ministerie van Werkgelegenheid en Sociale Zekerheid, of door het vestigen van een juridische aanwezigheid in het land. Dit unieke kader zorgt voor naleving van Cubaanse regelgeving en beheert de formele arbeidsrelatie.

Er zijn verschillende routes voor buitenlandse bedrijven die hun personeelsbestand willen uitbreiden naar Cuba:

• Het oprichten van een lokale entiteit: Hoewel deze optie directe aanwerving mogelijk maakt en het risico verlaagt, is het doorgaans een kostbaar en tijdrovend proces, dat vaak minder praktisch is voor bedrijven die op zoek zijn naar flexibele, snelle oplossingen.
• Via een Employer of Record (EOR): Diensten zoals Rivermate fungeren als de juridische werkgever, beheren alle aspecten van de arbeid namens het buitenlandse bedrijf, zorgen voor naleving en vereenvoudigen het aanwervingsproces. Dit stelt bedrijven in staat om in Cuba te opereren zonder een eigen juridische entiteit op te richten.
• Het aannemen als zelfstandige contractors: Dit biedt flexibiliteit en kan een goedkopere optie zijn. Het vereist echter een zorgvuldige classificatie van werknemers om risico’s op misclassificatie en boetes onder Cubaanse wetgeving te voorkomen, aangezien zelfstandige contractors (cuentapropistas) opereren onder civiele of commerciële overeenkomsten in plaats van het arbeidsrecht.

Hoe een EOR werkt in Cuba

Een Employer of Record in Cuba fungeert als de juridische werkgever voor jouw personeel, en neemt belangrijke verantwoordelijkheden op zich om volledige naleving van de lokale arbeidswetten en regelgeving te waarborgen. Dit stelt jouw bedrijf in staat om de dagelijkse taken en prestaties van je team te beheren, terwijl de EOR de administratieve en juridische aspecten van de arbeid afhandelt.

Een EOR verzorgt doorgaans:

• Loonadministratie en belastingaftrek: Het berekenen, verwerken en uitbetalen van salarissen, inclusief aftrek voor belastingen en sociale zekerheidsbijdragen.
• Naleving van Cubaanse arbeidswetten: Zorgen dat alle arbeidsovereenkomsten en praktijken voldoen aan Cuba’s strikte arbeidswet en regelgeving omtrent werknemersrechten.
• Benefits administratie: Het bieden van verplichte werknemersvoordelen zoals sociale zekerheidsbijdragen, gezondheidszorg en wettelijke verlofdagen.
• HR-ondersteuning en beheer van arbeidsovereenkomsten: Het opstellen van conforme arbeidsovereenkomsten, beheren van arbeidsrelaties en het bieden van voortdurende HR-ondersteuning.
• Visa- en werkvergunningen sponsoring: Het ondersteunen van buitenlandse werknemers bij het verkrijgen van de benodigde werkvergunningen en visa.

Voordelen voor bedrijven

Het gebruik van een Employer of Record dienst biedt aanzienlijke voordelen voor bedrijven die in Cuba willen aannemen zonder een lokale entiteit op te richten:

• Juridische naleving zonder lokale entiteit: Hiermee kunnen bedrijven snel en compliant uitbreiden naar Cuba, zonder het complexe en langdurige proces van het oprichten van een dochteronderneming.
• Verminderde administratieve lasten en operationele kosten: De EOR beheert alle loon-, belasting- en HR-administratieve taken, waardoor interne middelen worden vrijgemaakt.
• Snellere markttoetreding: Het mogelijk maken van snelle onboarding van werknemers, wat de time-to-market aanzienlijk verkort.
• Mitigatie van juridische en financiële risico’s: De EOR neemt de juridische aansprakelijkheid voor naleving van de arbeid, en beschermt jouw bedrijf tegen mogelijke boetes.
• Mogelijkheid om de markt te testen: Het biedt een flexibele manier om talent aan te trekken en markt kansen te verkennen zonder grote, langdurige investeringen.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Cuba uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Cuba garandeert.

Het evoluerende belastingstelsel van Cuba vereist dat werkgevers voldoen aan specifieke verplichtingen, waaronder het afdragen van sociale zekerheidsbijdragen, loonbelasting en bronbelasting op inkomen. Werkgevers moeten bijdragen berekenen op basis van de bruto salarissen van werknemers en deze maandelijks afdragen aan de autoriteiten. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het inhouden van inkomstenbelasting op lonen met behulp van door de overheid verstrekte tabellen en het regelmatig afdragen van deze bedragen.

Werknemers kunnen profiteren van aftrekposten zoals standaardtoeslagen, bijdragen aan pensioenplannen of gezondheidszorgbetalingen, die het belastbare inkomen kunnen verlagen. Nauwkeurige documentatie is noodzakelijk om deze aftrekposten te claimen. Zowel werkgevers als werknemers moeten zich houden aan maandelijkse afdrachtregelingen en jaarlijkse belastingaangiften indienen, met strikte deadlines om boetes te voorkomen.

Buitenlandse entiteiten en werknemers krijgen te maken met aanvullende overwegingen, waaronder mogelijke voordelen uit belastingverdragen, verblijfsregels en de fiscale implicaties van vaste inrichtingen. Goed fiscaal plannen is essentieel voor internationale naleving en het minimaliseren van aansprakelijkheden.

Het salariscompensatiesysteem van Cuba wordt gevormd door haar socialistische economie, waarbij de staat de werkgelegenheid en lonen controleert. Hoewel basislonen over het algemeen laag zijn, worden ze aangevuld met diverse voordelen zoals bonussen, toelagen en gesubsidieerde goederen. Salarissen variëren tussen sectoren, waarbij toerisme en IT relatief hogere lonen bieden. Bijvoorbeeld, hotelmanagers verdienen ongeveer $300–$700 USD/maand, gidsen $200–$400 USD/maand, en softwareontwikkelaars $250–$600 USD/maand. Minimumlonen worden door de overheid vastgesteld, maar specifieke cijfers voor 2025 zijn nog niet bekend.

Loonbetalingen worden meestal maandelijks verwerkt in Cubaanse Pesos (CUP), waarbij werkgevers verantwoordelijk zijn voor inhoudingen zoals sociale zekerheid en belastingen. Bonussen en toelagen komen vaak voor, gekoppeld aan prestaties, feestdagen, vervoer en maaltijden. Loonniveaus worden verwacht geleidelijk te stijgen, vooral in sectoren die buitenlandse investeringen aantrekken, maar de algehele groei blijft beperkt door economische omstandigheden en overheidsbeleid.

De arbeidswetgeving in Cuba garandeert werknemers verschillende verlofregelingen, waaronder jaarlijkse betaalde vakantie, nationale feestdagen, ziekteverlof en ouderschapsverlof. Werknemers hebben recht op minimaal 30 kalenderdagen betaalde jaarlijkse vakantie, waarbij de timing doorgaans wordt overeengekomen tussen werkgever en werknemer. Nationale feestdagen zoals Dag van de Arbeid (1 mei), Revolutiedag (1 januari) en Kerstmis (25 december) worden gevierd, en werken op deze dagen wordt meestal beloond met extra vergoeding of vrije tijd.

Ouderschapsverlof omvat ongeveer 18 weken betaald moederschapsverlof, met ongeveer 60% salaris gedurende deze periode, en ongeveer 2 weken betaald vaderschapsverlof. Ziekteverlof wordt toegekend op basis van medische certificering, met salariscompensatie die varieert afhankelijk van de dienst en overeenkomsten. Andere verlofsoorten zoals rouwverlof, studieverlof en sabbatical zijn beschikbaar afhankelijk van het beleid van de werkgever.

De arbeidswetgeving in Cuba vereist belangrijke werknemersvoordelen met de nadruk op sociale zekerheid, betaald verlof, zwangerschapsverlof, nationale feestdagen en loonzekerheid. Werkgevers en werknemers moeten bijdragen aan het socialezekerheidssysteem, dat pensioen-, invaliditeits- en nabestaandenuitkeringen dekt. Verplichte voordelen omvatten betaald verlof, ziekteverlof en zwangerschapsverlof, met specifieke regelgeving die de duur en vergoeding ervan bepaalt.

Naast deze bieden veel werkgevers optionele voordelen zoals prestatiebonussen, gesubsidieerde maaltijden, vervoersondersteuning, onderwijsbijstand, huisvestingshulp, levensverzekering en aanvullende gezondheidszorg, vooral bij grotere of buitenlandse bedrijven. Gezondheidszorg in Cuba is universeel en gratis, hoewel sommige werkgevers aanvullende private gezondheidszorgopties bieden. Pensioenvoorzieningen worden voornamelijk verzorgd via het socialezekerheidssysteem, met standaard pensioenleeftijden van 60 voor vrouwen en 65 voor mannen; vervroegd pensioen kan onder bepaalde voorwaarden mogelijk zijn.

Arbeidsovereenkomsten in Cuba worden beheerst door de Arbeidswet, die specifieke juridische naleving vereist om geldig te zijn. Werkgevers moeten essentiële clausules opnemen zoals functiebeschrijving, salaris, werktijden, proeftijd en beëindigingsprocedures om duidelijkheid en juridische afdwingbaarheid te waarborgen.

De Cubaanse arbeidswet erkent verschillende contracttypes die geschikt zijn voor diverse arbeidsomstandigheden, waaronder onbepaalde, bepaalde en speciale overeenkomsten. Belangrijke gegevenspunten voor werkgevers zijn onder andere:

Verplichte clausules in arbeidsovereenkomsten omvatten functierol, salaris, proeftijd en beëindigingsprocedures, om naleving van de Cubaanse wet te garanderen. Werkgevers wordt geadviseerd juridisch advies in te winnen om complexe regelgeving te navigeren en afdwingbare overeenkomsten op te stellen.

Cuba past geleidelijk aan naar remote work, gedreven door moderne werkvoorkeuren en toegang tot talent. Hoewel er geen specifieke wet op remote work bestaat, regelen bestaande arbeidswetten, waaronder het Cubaanse Arbeidswetboek, deze regelingen. Werkgevers moeten de voorwaarden voor remote work duidelijk vastleggen in contracten, zorgen voor arbeidsveiligheid en voldoen aan belastingregels. Belangrijke juridische overwegingen zijn onder andere arbeidscontracten, veiligheidsnormen en belastingnaleving.

Flexibele opties zoals remote work, hybride modellen, flextijd, verkorte werkweken en job sharing worden verkend, afhankelijk van de aard van de baan en het beleid van het bedrijf.

Werkgevers moeten zich richten op juridische naleving, technologische infrastructuur en duidelijke beleidslijnen om duurzame remote work-programma's effectief in Cuba te implementeren.

In Cuba, employment termination laws prioriteren de bescherming van werknemers en vereisen dat werkgevers strikte procedures volgen om juridische problemen te voorkomen. Belangrijke overwegingen zijn onder andere opzegtermijnen, ontslagvergoeding, gronden voor ontslag, procedurele stappen en werknemersbescherming. Niet naleven kan leiden tot geschillen en boetes.

Opzegtermijnen variëren afhankelijk van de duur van de dienst:

Ontslagvergoeding wordt over het algemeen berekend als:

Gronden voor ontslag worden gecategoriseerd als met of zonder cause. Met cause omvat wangedrag, diefstal of overtredingen, terwijl zonder cause ontslag wegens redundantie, bedrijfsbeëindiging of contractverval wordt bedoeld. Werkgevers moeten procedurele stappen volgen zoals documentatie, schriftelijke kennisgeving, consultatie, nauwkeurige berekening van de ontslagvergoeding, laatste betalingen, exitgesprek en administratie. Werknemers worden beschermd tegen onrechtmatig ontslag door middel van mogelijke herplaatsing, compensatie en juridische procedures, wat het belang benadrukt van wettelijke ontslagpraktijken.

De economische evolutie van Cuba wordt gekenmerkt door een toename in onafhankelijke contractering, wat kansen biedt voor zowel lokale professionals als internationale bedrijven. Bedrijven die Cubaans talent inzetten, moeten de juridische verschillen tussen werknemers en Contractors begrijpen om misclassificatie te voorkomen, wat kan leiden tot juridische en financiële sancties. Belangrijke factoren bij classificatie zijn controle, integratie, economische realiteit, duur en het verstrekken van tools. Een formeel contract is essentieel en moet de scope van het werk, betalingsvoorwaarden, duur, opleveringen, vertrouwelijkheid, intellectuele eigendomsrechten en beëindigingsclausules bevatten.

Intellectuele eigendomsrechten zijn cruciaal, waarbij contracten expliciete bepalingen moeten bevatten over IP-eigendom, meestal via toewijzings- of work-for-hire clausules. Onafhankelijke Contractors in Cuba regelen hun eigen belastingverplichtingen, inclusief inkomstenbelasting en sociale zekerheidsbijdragen, en zijn verantwoordelijk voor hun verzekering. Veelvoorkomende sectoren die gebruik maken van onafhankelijke Contractors zijn toerisme, technologie, kunst, consulting, onderwijs en professionele diensten, waarbij ze hun gespecialiseerde vaardigheden en flexibiliteit benutten.

Buitenlandse staatsburgers die in Cuba willen werken, moeten vooraf geschikte visa's en werkvergunningen verkrijgen voordat ze aan het werk gaan. De belangrijkste visa-types zijn de Business Visa (A-7) voor kortdurende activiteiten, de Work Permit Visa (D-2) voor werk bij een Cubaanse of buitenlandse onderneming, de Investor Visa (D-1) voor investeerders, en de Technical Assistance Visa (D-4) voor experts. Werkgevers spelen een essentiële rol bij het sponsoren en indienen van aanvragen via het Ministerie van Arbeid en Sociale Zekerheid (MTSS), waarvoor documenten zoals paspoorten, onderwijs- en beroepskwalificaties, arbeidscontracten en politieverklaringen vereist zijn. Het goedkeuringsproces duurt doorgaans 2 tot 4 maanden.

Om in aanmerking te komen voor een werkvergunning, moeten aanvragers een baan aangeboden krijgen, en werkgevers moeten zorgen voor naleving van de Cubaanse arbeidswetgeving. Voor permanente verblijfsvergunningen is doorgaans minimaal vijf jaar legaal verblijf, stabiel werk, goed gedrag en maatschappelijke integratie vereist. Gezinsleden, waaronder echtgenoten en kinderen, kunnen visa verkrijgen indien bewijs van relatie, financiële ondersteuning en gezondheidsdekking worden overlegd, hoewel gezinsleden niet mogen werken tenzij zij hun eigen vergunning verkrijgen.