Employer of Record in Botswana

Een Employer of Record, of EOR, is een bedrijf dat legaal werknemers aanneemt en betaalt namens jou in een ander land. Als je iemand in Botswana wilt aannemen maar geen juridische entiteit daar hebt, maakt een EOR het mogelijk. De EOR regelt alle lokale HR-taken zoals salarisadministratie, belastingen, voordelen en naleving van de arbeidswetgeving in Botswana. Dit betekent dat je nieuwe teamlid officieel in dienst is bij de EOR, maar voor jou en je bedrijf werkt. Voor bedrijven die talent in Botswana willen aannemen, kan een EOR-provider zoals Rivermate het proces vereenvoudigen.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Botswana

Het gebruik van een EOR in Botswana vereenvoudigt het aannemen en beheren van werknemers. Jij vindt het talent, en de EOR regelt de juridische en administratieve kant van het werkgeverschap.

Zo werkt het meestal:

• Je selecteert je kandidaat: Je werft en kiest de persoon die je in Botswana wilt aannemen.
• De EOR neemt ze in dienst: De EOR neemt de werknemer legaal in dienst namens jou. Zij worden de officiële, geregistreerde werkgever in Botswana.
• Contracten en onboarding: De EOR stelt een conforme arbeidsovereenkomst op die voldoet aan de arbeidswetgeving in Botswana. Ze regelen alle onboarding-werkdocumenten, zodat je nieuwe medewerker correct wordt geregistreerd.
• Salarisadministratie en belastingen: De EOR beheert alle salarisverplichtingen. Dit omvat het berekenen van het salaris, het inhouden van de juiste belastingen en het maken van sociale zekerheidsbijdragen zoals vereist door de wet in Botswana.
• Voordelenbeheer: Ze kunnen je werknemers voorzien van concurrerende voordelenpakketten, vaak tegen betere tarieven dan jij zelf zou kunnen krijgen.
• Naleving: De EOR houdt de arbeidsregels in Botswana bij, zodat jij dat niet hoeft te doen. Ze regelen HR- en juridische verantwoordelijkheden, waardoor je risico wordt verminderd.
• Doorlopende HR-ondersteuning: De EOR biedt een lokaal contactpunt voor je werknemer om vragen over hun werk, salaris of voordelen te beantwoorden.

Waarom een Employer of Record in Botswana gebruiken

Het gebruik van een EOR in Botswana is een praktische oplossing voor bedrijven die hun teams willen uitbreiden zonder de grote stap van het opzetten van een lokale onderneming. Het stelt je in staat snel en efficiënt de markt te betreden, zodat je je kunt richten op je bedrijfsdoelen in plaats van vast te lopen in administratieve obstakels. Een EOR neemt de juridische verantwoordelijkheid voor het werkgeverschap op zich, wat je risico aanzienlijk verlaagt en ervoor zorgt dat je vanaf dag één de lokale wetten naleeft.

Hier zijn enkele belangrijke redenen om een EOR te gebruiken:

• Aannemen zonder een lokale entiteit: Je kunt een team in Botswana opbouwen zonder de tijd en kosten van het oprichten van een juridische entiteit in het land.
• Snellere markttoetreding: Je kunt nieuwe werknemers binnen enkele dagen of weken onboarden, in plaats van de maanden die het kan duren om een bedrijf op te zetten.
• Zorg voor juridische naleving: EORs beschikken over deskundige kennis van de arbeidswetgeving in Botswana, waardoor je fouten met contracten, belastingen en beëindigingsprocedures kunt voorkomen.
• Kostenbesparing: Het gebruik van een EOR is vaak betaalbaarder dan de kosten die gepaard gaan met het opzetten en onderhouden van een buitenlandse dochteronderneming.
• Focus op je bedrijf: Door een EOR de HR-administratie te laten regelen, kun jij je richten op het dagelijks management van je werknemers en het laten groeien van je bedrijf.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Botswana uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Botswana wordt gewaarborgd.

Het aannemen in Botswana vereist inzicht in het unieke arbeidslandschap. De arbeidswetgeving van het land is ontworpen om werknemers te beschermen, dus het is belangrijk om de details goed te krijgen. Deze gids leidt u door de belangrijkste aspecten van het aannemen in Botswana, van contracten tot Contractors.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Hoewel mondelinge arbeidsovereenkomsten geldig kunnen zijn, is een schriftelijk contract altijd de beste aanpak voor duidelijkheid en juridische bescherming. De Employment Act is de belangrijkste wet die arbeidsrelaties in Botswana regelt.

Hier zijn de essentiële clausules die u in uw arbeidsovereenkomsten moet opnemen:

• Partijen bij het contract: Volledige namen van de werkgever en werknemer.
• Functiegegevens: Een duidelijke functietitel en beschrijving van taken.
• Startdatum: De officiële aanvangsdatum van het dienstverband.
• Werkplek: De primaire locatie waar de werknemer zal worden gevestigd.
• Werkuren: De verwachte werkuren.
• Vergoeding: Details over het salaris, de betalingsfrequentie en de betaalmethode.
• Verlofrechten: Informatie over jaarlijks verlof en ziekteverlof.
• Beëindiging: De vereiste opzegtermijn voor beëindiging door beide partijen.

Proeftijd

Proeftijd in Botswana stelt u in staat om de geschiktheid van een nieuwe werknemer te beoordelen. De maximale duur hangt af van het vaardigheidsniveau van de werknemer.

Tijdens de proeftijd kunnen zowel u als de werknemer het contract beëindigen met een opzegtermijn van 14 dagen. Een reden voor beëindiging is niet wettelijk vereist tijdens deze periode.

Werkuren & overwerk

Standaard werkuren in Botswana zijn beperkt tot 48 uur per week.

• Werkweek van 5 dagen: Maximaal 9 uur per dag.
• Werkweek van 6 dagen: Maximaal 8 uur per dag.

Werk dat buiten deze uren valt, wordt beschouwd als overwerk en moet worden gecompenseerd tegen een hoger tarief. Overwerk is beperkt tot 14 uur per week.

Openbare & regionale feestdagen

Werknemers hebben recht op betaald verlof op feestdagen. Hier is een lijst van de feestdagen in Botswana voor 2025:

• 1 januari: Nieuwjaarsdag
• 2 januari: Nieuwjaarsfeestdag
• 18 april: Goede Vrijdag
• 21 april: Paasmaandag
• 1 mei: Dag van de Arbeid
• 29 mei: Hemelvaartsdag
• 1 juli: Sir Seretse Khama Day
• 21 juli: Presidents' Day
• 30 september: Botswana Dag
• 1 oktober: Botswana Dag Vakantie
• 25 december: Kerstdag
• 26 december: Tweede Kerstdag

Contractors aannemen in Botswana

Het aannemen van zelfstandige Contractors in Botswana kan flexibiliteit bieden. Contractors zijn zelfstandige professionals die hun eigen werk, schema's en belastingen beheren. Ze hebben geen recht op werknemersvoordelen zoals betaald verlof of ontslagvergoeding.

Het verkeerd classificeren van een werknemer als Contractor kan echter leiden tot aanzienlijke juridische en financiële risico's, waaronder achterstallige belastingen en boetes. De aard van de arbeidsrelatie is belangrijker dan de formulering in het contract bij het bepalen van de status van een werknemer.

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen deze risico's te vermijden. Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor uw werknemers, waardoor naleving van de lokale arbeidswetgeving wordt gewaarborgd. Dit stelt u in staat om talent in Botswana aan te nemen zonder een lokale entiteit op te richten en vermindert de risico's van verkeerde classificatie van werknemers.

In Botswana betekent het afhandelen van compensatie en loonadministratie het volgen van de specifieke wetten van het land. De belangrijkste wetten om te kennen zijn de Employment Act, de Income Tax Act en de Vocational Training Act. Je moet je binnen 14 dagen na het aannemen van je eerste werknemer registreren bij de Botswana Unified Revenue Service (BURS). Hoewel er geen nationale sociale zekerheid is, zijn er andere regels die je moet volgen voor zaken zoals loonstrookgegevens en het op tijd betalen van lonen.

Payrollcycli & loonstructuur

Jij en je werknemer stemmen af op de loonperiode, die vervolgens wordt vermeld in het arbeidscontract. De meeste bedrijven voeren de loonadministratie maandelijks uit. Salarissen worden gewoonlijk tussen de 15e en het einde van de maand uitbetaald. Het gemiddelde salaris ligt rond de 7.692 BWP per maand. Dit kan echter variëren op basis van ervaring, opleiding en sector.

Overwerk & minimumlonen

De standaard werkweek in Botswana is 48 uur. Je kunt werknemers laten werken tot maximaal 9 uur per dag voor een 5-daagse werkweek of 8 uur per dag voor een 6-daagse werkweek. Overwerk is beperkt tot 14 uur per week en wordt betaald tegen 150% van het normale tarief. Werk op feestdagen of rustdagen wordt betaald tegen 200%. Vanaf 1 januari 2025 is het minimumloon BWP 9,06 per uur voor de meeste sectoren. Voor landbouwarbeiders en huishoudelijk personeel is het minimumloon BWP 1.500 per maand.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Hoewel er geen sociale zekerheidsbijdragen zijn, hebt u andere verplichtingen als werkgever.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

U bent verantwoordelijk voor het inhouden van Pay As You Earn (PAYE) inkomstenbelasting op het salaris van uw werknemers.

In Botswana, het bieden van concurrerende werknemersvoordelen en het begrijpen van verlofbeleid is essentieel om top talent aan te trekken en te behouden. De arbeidswetten van het land stellen een duidelijk kader voor minimale normen. Dit zorgt voor eerlijkheid en biedt een solide basis om een uitgebreid voordelenpakket op te bouwen.

Wettelijk verlof

De Employment Act van Botswana schetst de verplichte verlofrechten voor alle werknemers.

• Jaarlijks verlof: U moet minimaal 15 werkdagen betaald jaarlijks verlof bieden. Ten minste 8 van deze dagen moeten binnen de eerste 6 maanden van de verlofcyclus worden opgenomen.
• Ziekteverlof: Werknemers hebben recht op minimaal 20 dagen betaald ziekteverlof per jaar. Een doktersverklaring van een geregistreerde arts is vereist om het verzuim te bevestigen.
• Zwangerschapsverlof: Zwangere werknemers krijgen 12 weken zwangerschapsverlof. Dit wordt meestal genomen als 6 weken voor de geboorte en 6 weken erna. De betaling tijdens dit verlof bedraagt minimaal 50% van het basissalaris van de werknemer.

Feestdagen & regionale feestdagen

Er zijn geen regionale feestdagen in Botswana. De natie viert de volgende feestdagen:

Typische aanvullende voordelen

Om concurrerend te blijven, moet u overwegen voordelen aan te bieden die verder gaan dan de wettelijke vereisten.

Hoe een Employer of Record kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het navigeren door de arbeidswetten en culturele verwachtingen voor voordelen in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor u.

Een EOR helpt u:

• Volledige naleving van Botswana's arbeidswetten te garanderen.
• Alle wettelijke verlofrechten correct te beheren.
• Concurrerende en cultureel passende aanvullende voordelen aan te bieden.
• Alle voordelenadministratie af te handelen, waardoor u tijd en middelen bespaart.

Door samen te werken met een EOR, kunt u met vertrouwen uw team in Botswana voorzien van een uitgebreid en compliant voordelenpakket vanaf dag één.

Wanneer een arbeidsrelatie in Botswana eindigt, moet u een specifiek proces volgen. U kunt een werknemer niet zomaar ontslaan. U moet een geldige reden hebben en de juiste wettelijke procedures volgen. Geldige redenen voor ontslag zijn onder andere wangedrag, slechte prestaties of overbodigheid.

Opzegtermijnen

U moet werknemers schriftelijk op de hoogte stellen van het ontslag. De duur van de opzegtermijn hangt af van het contract van de werknemer en hoe vaak zij betaald worden. Als een werknemer maandelijks betaald krijgt, heeft hij recht op een opzegtermijn van één maand. Voor werknemers die wekelijks betaald worden, is de opzegtermijn doorgaans één week. U kunt ervoor kiezen om een werknemer in plaats van opzegging te betalen. Als uw arbeidscontract een langere opzegtermijn vermeldt dan het wettelijke minimum, geldt de opzegtermijn uit het contract.

Ontslagvergoeding

Werknemers hebben recht op ontslagvergoeding als zij minimaal 60 maanden onafgebroken in dienst zijn geweest. Dit geldt niet als de werknemer wordt ontslagen wegens ernstig wangedrag.

Hier is hoe u de ontslagvergoeding berekent:

Hoe Rivermate compliant ontslagen afhandelt

Wij helpen u de complexiteit van werknemersontslagen in Botswana te navigeren. We zorgen ervoor dat elke beëindiging op een conforme en respectvolle manier wordt afgehandeld.

Zo beheren wij het proces:

• Documentatie: We bereiden alle benodigde ontslagdocumenten voor, zodat ze voldoen aan de wettelijke vereisten van Botswana.
• Eindloonberekening: We berekenen nauwkeurig het laatste salaris van de werknemer, inclusief eventuele achterstallige lonen, opgebouwde verlofdagen en ontslagvergoedingen.
• Compliancecontrole: We beoordelen elk ontslaggeval om te verzekeren dat het de juiste procedures volgt en een geldige reden heeft, waardoor uw juridische risico's worden geminimaliseerd.
• Duidelijke communicatie: We helpen u de ontslagbeslissing op een duidelijke en professionele manier aan uw werknemer te communiceren.

Het verkrijgen van de juiste visa en werkvergunningen in Botswana is essentieel voor jou en je team. Het proces kan complex zijn, en de regels kunnen soms onduidelijk lijken. Ambtenaren hebben de bevoegdheid om op basis van de situatie aanvullende eisen te stellen, dus het is belangrijk om voorbereid te zijn. Voor elke buitenlandse nationaliteit die in Botswana wil werken, is een geldige werkvergunning vereist.

Employment visas & sponsorship realities

Botswana's systeem is opgezet om prioriteit te geven aan het aannemen van haar burgers. Dit is het belangrijkste om te begrijpen over het sponsoren van buitenlandse werknemers. Voordat je een werkvergunning kunt krijgen voor een internationaal teamlid, moet je aantonen dat je eerst hebt geprobeerd een lokale burger voor de baan te werven.

Dit betekent dat je bewijs moet leveren dat je de vacature lokaal hebt geadverteerd. De vacatureadvertentie moet minimaal 14 dagen zijn gepubliceerd en mag niet ouder zijn dan zes maanden.

Er zijn een paar hoofdtypen werkvergunningen:

• Work Permit: Dit is de standaardvergunning voor langdurige tewerkstelling. Deze is meestal geldig tot twee jaar en kan worden verlengd.
• Temporary Work Permit: Voor kortdurende projecten wordt deze vergunning meestal afgegeven voor maximaal zes maanden.
• Exemption Certificate: Dit is voor functies die als kritisch voor de belangen van het land worden beschouwd.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen bij het navigeren door dit proces, maar zij moeten zich aan dezelfde regels houden. Een EOR kan niet afwijken van de vereiste prioriteit voor lokale aanwerving. De meest praktische manier om een buitenlandse werknemer te sponsoren, is voor functies die vaardigheden vereisen die moeilijk te vinden zijn in Botswana.

Om een werkvergunning te krijgen, heeft je werknemer doorgaans nodig:

• Een geldig jobaanbod en arbeidscontract.
• Een ingevuld aanvraagformulier.
• Gecertificeerde kopieën van hun paspoort, geboorteakte en opleidingskwalificaties.
• Een medisch rapport en een verklaring van goed gedrag van de politie.
• Een CV en pasfoto's op paspoortformaat.

Business travel compliance

Voor korte zakelijke bezoeken heb je niet altijd een volledige werkvergunning nodig. Als je werknemer voor een korte periode naar Botswana komt, zijn er een paar opties.

Een Temporary Work Permit kan worden afgegeven voor opdrachten tot zes maanden.

Een andere optie is een visitor's visa dat een certificaat van vrijstelling bevat. Hiermee is werk mogelijk voor maximaal drie maanden. Het is belangrijk om te weten dat dit voor tijdelijk werk is, niet voor een langdurige baan. Als je een langdurige positie hebt, moet je een juiste werkvergunning aanvragen.