Wanneer moet je een employer of record gebruiken versus een staffing agency?

Werven over grenzen heen of zelfs snel opschalen binnen één markt is niet eenvoudig. Oprichters, HR-leiders en operationele teams worstelen vaak met een cruciale vraag: hoe brengen we snel talent aan boord terwijl we compliant blijven en onverwachte kosten vermijden?

Het kiezen van het verkeerde wervingsmodel kan bedrijven blootstellen aan compliance risico’s, verkeerd geclassificeerde werknemers of toenemende administratieve lasten. In 2025 verloren werknemers in functies zoals vrachtwagenchauffeur of bouw meer dan $20.000 per jaar aan inkomen door misclassificatie, terwijl werkgevers boetes van de IRS riskeren voor onbetaalde belastingverplichtingen en boetes.

Voor snelgroeiende startups betekenen deze tegenslagen vertragingen bij lanceringen, ontevreden investeerders en gefrustreerde werknemers.

Daar komen twee verschillende modellen in beeld: een Employer of Record (EOR) en een staffing agency. Beide kunnen je helpen talent toe te voegen, maar ze dienen heel verschillende doelen. Begrijpen wanneer je elk moet gebruiken is essentieel voor het effectief beheren van wereldwijde groei.

Deze gids legt de verschillen tussen een EOR en een staffing agency uit, de voordelen van elk, en hoe je beslist welke optie het beste aansluit bij jouw doelen.

Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen een employer of record en een staffing agency?

Op het eerste gezicht helpen zowel een employer of record (EOR) als een staffing agency bedrijven snel functies te vervullen. Maar de manier waarop ze opereren en de verantwoordelijkheden die ze op zich nemen, verschillen heel sterk.

Hier zijn de belangrijkste verschillen:

Aspect	Employer of Record (EOR)	Staffing agency
Arbeidsrelatie	Handelt als de juridische werkgever in het land	Vindt kandidaten
Compliance	Beheert arbeidscontracten, loonbelasting, werknemersvoordelen, internationale arbeidswetten, ziektekostenverzekering en andere juridische en administratieve aspecten	Beperkt tot recruitment; compliance wordt door de werkgever geregeld
Loonadministratie	Voert loonadministratie uit, betaalt salarissen en dient belastingen lokaal in	Wordt meestal niet inbegrepen (behalve in sommige tijdelijke staffing modellen)
Het beste voor	Langdurige wereldwijde werving, teamopbouw op internationaal niveau, compliance-gevoelige markten	Kortetermijnprojecten, tijdelijke dekking, seizoensgebonden of contractrollen
Risicobeperking	Vermindert misclassificatie, belastingrisico’s en juridische boetes	Beperkt; juridische en financiële risico’s liggen bij de klant
Scope	End-to-end arbeidsoplossing	Recruitment en plaatsingsdienst

Caption: Ontdek de verschillen tussen een staffing agency en een employer of record

Bedrijven gebruiken ze vaak voor verschillende doelen: staffing agencies specialiseren zich in het snel invullen van gaten, en EOR’s worden gebruikt om teams over grenzen heen uit te breiden zonder juridische of operationele risico’s.

$865K schikking benadrukt waarom compliance voorop staat Caption: Weee! classificeerde haar bezorgers als contractors. Online supermarkt Weee! ging akkoord met een betaling van $865.000 in augustus 2025 om beschuldigingen van misclassificatie van bezorgers in Massachusetts op te lossen. Meer dan 160 werknemers krijgen restitutie nadat ze geen juiste loonstrookjes en wettelijk verplichte ziektedagen kregen. Het kantoor van de Procureur-Generaal stelde vast dat het bedrijf werknemers behandelde als zelfstandigen, waardoor ze geen toegang hadden tot door de staat beschermde werknemersvoordelen zoals 40 uur aan job-gebonden ziektedagen. Als onderdeel van de schikking stemde Weee! ermee in om chauffeurs correct te classificeren en zich voortaan te houden aan loon- en arbeidswetten. Deze zaak onderstreept de financiële en reputatierisico’s van misclassificatie en waarom compliance-gedreven wervingsmodellen zoals een employer of record of een contractor of record bedrijven helpen deze risico’s vanaf het begin te vermijden.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van een employer of record?

Een Employer of Record (EOR) gaat verder dan recruitment en neemt de volledige juridische en administratieve verantwoordelijkheid voor je werknemers in het buitenland. Dit model biedt verschillende duidelijke voordelen:

• Wereldwijde compliance wordt eenvoudig: Een EOR wordt de juridische werkgever, stelt contracten op, dient belastingen in en beheert wettelijke voordelen volgens internationale arbeidswetten. Dit vermindert het risico op misclassificatie of boetes.

• Snellere markttoegang: Het opzetten van een buitenlandse entiteit kan zes tot twaalf maanden duren en kosten tot 20.000–50.000 dollar, met terugkerende kosten. Met een EOR zoals Rivermate kun je legaal binnen dagen inhuren zonder vertraging door entiteitvorming.

• Geconsolideerde loonadministratie en voordelen: In plaats van met meerdere leveranciers te werken, betalen bedrijven één maandelijkse factuur.
  Werknemers krijgen consistente onboarding, loonadministratie en voordelen over verschillende regio’s. Rivermate biedt bijvoorbeeld elke werknemer van onze klant—of ze nu voor het eerst meedoen of tussen markten verhuizen—aangepaste onboarding-sessies. Tijdens deze live sessie horen ze niet alleen over beleid. Ze ervaren hoe alles werkt:

  • Wat het betekent om via een EOR in dienst te zijn
  • Hoe je zelfverzekerd door het Rivermate-dashboard navigeert
  • Waar je loonstrookjes kunt bekijken, vergoedingen kunt aanvragen en uitgaven kunt bijhouden

• Verminderde operationele belasting: HR-, financiën- en juridische teams besparen tijd door administratieve taken uit te besteden zoals visa-werkzaamheden, loonadministratie en benefit-registratie. Dit stelt hen in staat zich te richten op strategie en werknemersbetrokkenheid.

• Schaalbaarheid met vertrouwen: Of je nu 10 werknemers in een nieuwe markt aanneemt of over meerdere landen uitbreidt, het EOR-model biedt voorspelbaarheid en juridische bescherming naarmate teams groeien.

Voor startups en middelgrote bedrijven die internationaal opschalen, maken deze voordelen een EOR-model de veiligere en duurzamere keuze in vergelijking met ad-hoc werving of lokale entiteit opzetten.

Case study: Hoe IT Svit belangrijke talenten behield met Rivermate Caption: IT Svit case study Toen een van de belangrijkste ingenieurs van IT Svit naar Canada moest verhuizen, stond het bedrijf voor een moeilijke keuze: een cruciaal teamlid verliezen of uitzoeken hoe ze hen compliant konden inzetten in het buitenland. Het opzetten van een lokale entiteit zou maanden duren en tienduizenden dollars kosten. Daar kwam Rivermate in beeld. Door met ons samen te werken als hun Employer of Record, hield IT Svit haar ingenieur aan boord, vermeden compliance risico’s en bespaarden tijd en geld. Waarom koos IT Svit voor Rivermate? Flexibiliteit die ertoe deed: We regelden de tewerkstelling in de exacte Canadese provincie die werd gevraagd, zonder onverwachte kosten. Persoonlijke service: Snelle, gedetailleerde antwoorden op elke unieke vraag. Probleemoplossend vermogen: Hoe specifiek de uitdaging ook was, we vonden een oplossing. Wat veranderde voor IT Svit? 150+ landen gedekt: IT Svit kon nu geschikt talent buiten de grenzen behouden met volledige juridische compliance. Geen onderbrekingen: Projecten liepen soepel door terwijl haar ingenieur verhuisde. Tijd bespaard: We regelden contracten, loonadministratie en aangiftes zodat hun team dat niet hoefde te doen. Kostenbeheersing: Geen dure entiteit opzetten of onnodige overhead. Werknemerstevredenheid: Haar ingenieur genoot van een soepele overgang en voortdurende ondersteuning. Caption: Klantgetuigenis van IT Svit voor Rivermate Door voor Rivermate te kiezen, veranderde IT Svit wat een grote tegenslag had kunnen zijn in een succesverhaal, door een ster-ingenieur te behouden, compliance te waarborgen en te bewijzen dat grenzen groei niet hoeven te beperken.

Wat zijn de voordelen van een staffing agency?

Een staffing agency helpt bedrijven kandidaten te vinden, screenen en plaatsen. In tegenstelling tot een employer of record neemt het geen payroll of langdurige compliance op zich, maar het kan echte voordelen bieden wanneer je flexibiliteit of snelheid nodig hebt. Hier enkele daarvan:

1. Snelle wervingscycli

Een staffing agency onderhoudt uitgebreide kandidaten-netwerken, vaak georganiseerd per sector. Dit maakt het mogelijk om functies snel te vervullen—soms binnen dagen—wanneer je te maken hebt met werkdrukpieken of dringende projectdeadlines.

2. Flexibele personeelsopties

Een staffing agency is geschikt voor bedrijven die het personeelsbestand willen opschalen of afschalen. Ze kunnen bieden:

• Tijdelijke werknemers voor seizoensgebonden vraag
• Contractors voor projectgebaseerd werk
• Temp-naar-permanent personeel dat begint op contractbasis en daarna overgaat naar vaste dienst

Deze flexibiliteit houdt arbeidskosten in lijn met de bedrijfscyclus en vermindert het risico op overwerving.

3. Lagere wervingslast

Het recruitmentproces is resource-intensief. Een staffing agency neemt de plaatsing van vacatures, cv-screening, achtergrondcontroles en eerste interviews over, zodat je HR-team zich kan richten op onboarding en het behouden van kerninternationale werknemers.

4. Toegang tot gespecialiseerde en passieve talenten

Staffing agencies specialiseren zich vaak in sectoren zoals IT, gezondheidszorg, of financiën. Hun recruiters begrijpen niche-vaardigheden en onderhouden relaties met zowel actieve kandidaten als “passieve” professionals die niet solliciteren maar wel openstaan voor nieuwe functies.

5. Kostenafstemming met projecten

Voor kortetermijn- of pilotprojecten kan een staffing agency kosteneffectief zijn. Je betaalt alleen voor de duur van de opdracht, niet voor vaste lonen, voordelen en compliancekosten.

6. Verminderd risico bij kandidaatselectie

Hoewel agencies niet de volledige juridische verantwoordelijkheid nemen, bieden velen garanties. Als een kandidaat niet geschikt blijkt binnen een bepaalde periode, bieden ze een vervanger, waardoor verstoring van je team wordt geminimaliseerd.

Wist je dat? Met Rivermate kun je: Verlaag HR- en administratieve kosten met tot 70% Krijg kandidaten binnen vijf dagen uit 150+ landen Schaal op elk moment. Zelfs contractors omzetten in werknemers.*

7. Vertrouwelijkheid en discretie

Voor leidinggevende of gevoelige aanwervingen kan een staffing agency discrete zoekopdrachten uitvoeren die vertrouwelijkheid beschermen tijdens transities zoals herstructureringen of leiderschapswisselingen.

8. Strategische on-site ondersteuning

Sommige staffing services integreren recruiters in je team, bieden workforce planning, retentiestrategieën en culturele afstemming die verder gaan dan alleen kandidaatplaatsing.

9. Technologie-gedreven recruitment

Staffing services maken vaak gebruik van applicant tracking systemen, automatisering en analytics om het proces te stroomlijnen, waardoor je beter inzicht krijgt in kandidaat-pijplijnen en besluitvorming.

Kort samengevat: een staffing agency blinkt uit wanneer snelheid, flexibiliteit en toegang tot gespecialiseerde talenten prioriteiten zijn. Ze zijn het meest geschikt voor kortdurende staffing, project-specifieke functies of sectoren met fluctuerende arbeidsbehoeften.

Wanneer moet je een employer of record gebruiken?

Caption: Rivermate, jouw wereldwijde HR-partner

Een Employer of Record (EOR) wordt essentieel bij het werven in internationale markten of wanneer het risico op compliance hoog is. Hier zijn de meest voorkomende scenario’s waarin bedrijven kiezen voor een EOR in plaats van traditionele wervingsmodellen:

1. Uitbreiding naar nieuwe landen

Wil je in een land aannemen waar je geen juridische entiteit hebt, dan stelt een EOR je in staat om personeel legaal in te huren binnen dagen in plaats van maanden te wachten op entiteit-oprichting. Dit is vooral waardevol voor startups en middelgrote bedrijven die nieuwe markten testen.

Met Rivermate kun je bijvoorbeeld direct lanceren in 150+ landen, zonder dure entiteit-oprichting en vertragingen.

2. Vermijden van worker misclassification

Relying op contractors in het buitenland brengt risico’s met zich mee als lokale autoriteiten bepalen dat de werknemer als werknemer moet worden geclassificeerd. Boetes voor misclassificatie en achterstallige belastingen kunnen aanzienlijk zijn. Een EOR elimineert dit risico door de juridische werkgever te zijn en compliant contracten te regelen.

Weet je wat het risico van een vaste inrichting is? Vaste inrichting (PE) risico kan je bedrijf blootstellen aan onverwachte belastingen, zware boetes en reputatieschade. Voor multinationals is het beheren van dit risico cruciaal voor veilige grensoverschrijdende operaties. Wanneer je dit risico proactief beheert, dan: Blijf je compliant met lokale belastingregels Vermijd je boetes, achterstallige belastingen en renteheffingen Bescherm je je reputatie bij klanten, investeerders en regelgevers Effectief PE-risicobeheer betekent dat je analyseert waar je activiteiten mogelijk belastingplicht veroorzaken, dat je op de hoogte blijft van regelgevende veranderingen en interne controles instelt om je blootstelling te monitoren. Veel bedrijven vertrouwen ook op juridische en fiscale experts om hun operaties defensief te structureren. Een EOR helpt door als de juridische werkgever in het land op te treden, waardoor het risico op onbedoelde vaste inrichting wordt verminderd en de tewerkstelling volledig compliant blijft.

3. Beheer van wereldwijde loonadministratie en voordelen

Het uitvoeren van loonadministratie over meerdere jurisdicties is complex, elk met lokale arbeidswetten, voordelenvereisten en rapportagevoorschriften. Een EOR centraliseert loon- en voordelenbeheer in één gestroomlijnd systeem, wat consistentie garandeert voor werknemers wereldwijd.

Rivermate, bijvoorbeeld, verenigt loonadministratie, voordelen en belastingaangiften in één dashboard met één maandelijkse factuur.

4. Werven voor langdurige functies in het buitenland

Een staffing agency is effectief voor tijdelijke projecten, maar voor vaste werknemers hebben bedrijven een compliant structuur nodig. Een EOR is ontworpen voor doorlopende tewerkstelling, wat continuïteit en stabiliteit voor internationale teamleden garandeert.

5. Opschalen zonder administratieve overhead

Naarmate bedrijven over grenzen groeien, kunnen HR- en juridische teams overweldigd raken door papierwerk en compliancecontroles. Een EOR vermindert deze last door contracten, belastingaangiften en arbeidsregels te regelen, zodat interne teams zich kunnen richten op groei.

Neem bijvoorbeeld Rivermate, dat een toegewijde accountmanager en 24/7/365 expertsupport biedt, waardoor interne overhead wordt verminderd terwijl je opschaalt.

6. Verhuizen van belangrijke talenten

Als een bestaande werknemer naar het buitenland verhuist, kunnen bedrijven geconfronteerd worden met belasting- en compliance-uitdagingen. Een EOR biedt een compliant manier om die werknemer te behouden zonder een lokale dochteronderneming op te zetten of vaste inrichting te riskeren.

Kortom, gebruik een EOR-model wanneer je prioriteit ligt bij langdurige, compliant internationale tewerkstelling. Het is de meest betrouwbare manier om wereldwijd uit te breiden zonder juridische risico’s of vertragingen.

Wanneer moet je een staffing agency gebruiken?

Hoewel een employer of record langdurige, compliant internationale tewerkstelling dekt, zijn er situaties waarin een staffing agency de meer praktische keuze is.

1. Invullen van kortetermijngaten

Een staffing agency blinkt uit wanneer bedrijven directe ondersteuning nodig hebben voor tijdelijke functies, zoals het opvangen van zwangerschapsverlof, seizoensgebonden vraag of dringende projectvereisten. Agencies kunnen vaak binnen dagen kandidaten plaatsen.

**Voor