Wanneer moet je een employer of record gebruiken versus een staffing agency?

Werven over de grens of zelfs snel opschalen binnen één markt is niet eenvoudig. Oprichters, HR-leads en operationele teams worstelen vaak met een belangrijke vraag: hoe kunnen we snel talent inschakelen terwijl we compliant blijven en onverwachte kosten vermijden?

Het kiezen van het verkeerde wervingsmodel kan bedrijven blootstellen aan compliance-risico’s, verkeerd geclassificeerde arbeidskrachten of oplopende administratieve overhead. In 2025 verloren arbeiders in functies zoals vrachtwagenchauffeur of bouw meer dan $20.000 per jaar aan inkomen door misclassificatie, terwijl werkgevers IRS-boetes en boetes krijgen voor niet-betaalde belastingverplichtingen.

Voor snelgroeiende startups betekenen deze tegenslagen vertragingen bij lanceringen, ontevreden investeerders en gefrustreerde werknemers.

Daarom komen twee verschillende modellen in beeld: een Employer of Record (EOR) en een staffing agency. Beide kunnen je helpen talent toe te voegen, maar ze dienen heel verschillende doelen. Het begrijpen wanneer je elk moet gebruiken is essentieel voor het effectief beheren van wereldwijde groei.

Deze gids verdeelt de verschillen tussen een EOR en een staffing agency, de voordelen van elk, en hoe je kunt beslissen welke optie het beste aansluit bij jouw doelen.

Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen een employer of record en een staffing agency?

Op het eerste gezicht helpen zowel een employer of record (EOR) als een staffing agency bedrijven snel functies in te vullen. Maar de manier waarop ze opereren en de verantwoordelijkheden die ze op zich nemen, zijn heel verschillend.

Hier zijn de kernverschillen:

Aspect	Employer of Record (EOR)	Staffing agency
Arbeidsrelatie	Handelt als de juridische werkgever in het land	Zoekt kandidaten
Compliance	Beheert arbeidsovereenkomsten, loonbelasting, employee benefits, internationale arbeidswetten, ziektekostenverzekering en andere juridische en administratieve aspecten	Beperkt tot recruitment; compliance wordt door werkgever afgehandeld
Loonbetaling	Voert salarisadministratie uit, betaalt lonen en dient belastingen lokaal in	Gewoonlijk niet inbegrepen (behalve bij sommige tijdelijke staffing-modellen)
Het best geschikt voor	Langdurige wereldwijde aanwervingen, wereldwijde teamopbouw, markten met veel compliance-eisen	Korte termijn projecten, tijdelijke dekking, seizoens- of contractrollen
Risicovermindering	Vermindert misclassificatie, belastingrisico’s en juridische boetes	Beperkt; juridische en financiële risico’s rusten bij de klant
Reikwijdte	End-to-end arbeidsoplossing	Recruitment- en plaatsingsdienst

Onderschrift: Ontdek de verschillen tussen een staffing agency en een employer of record

Bedrijven gebruiken ze vaak voor verschillende doelen: staffing agencies specialiseren zich in het direct invullen van gaten, en EORs worden gebruikt om teams over de grens uit te breiden zonder juridische of operationele risico’s.

$865K schikking benadrukt waarom compliance prioriteit heeft Caption: Weee! misclassificeerde zijn bezorgers als contractors. Online supermarkt Weee! ging akkoord met een betaling van $865.000 in augustus 2025 om beschuldigingen van misclassificatie van bezorgers in Massachusetts op te lossen. Meer dan 160 werknemers krijgen restitutie nadat ze geen correcte loonstroken en wettelijk verplichte ziektekosten hadden ontvangen. Het kantoor van de Advocaat-Generaal stelde vast dat het bedrijf werknemers behandelde als zelfstandigen, waardoor ze geen toegang hadden tot door de staat beschermde arbeidsvoordelen zoals 40 uur job-gebonden ziekteverlof. Als onderdeel van de schikking stemde Weee! ermee in om chauffeurs correct te classificeren en in de toekomst te voldoen aan loon- en arbeidswetten. Deze zaak onderstreept de financiële en reputatiekosten van misclassificatie en waarom compliance-first wervingsmodellen zoals een employer of record of een contractor of record bedrijven helpen deze risico’s vanaf het begin te vermijden.

Wat zijn de voordelen van het gebruiken van een employer of record?

Een Employer of Record (EOR) gaat verder dan recruitment door volledige juridische en administratieve verantwoordelijkheid op zich te nemen voor je werknemers in het buitenland. Dit model biedt verschillende duidelijke voordelen:

• Wereldwijde compliance wordt eenvoudig: Een EOR wordt de wettelijke werkgever, stelt contracten op, dient belastingen in en beheert wettelijke voordelen volgens internationale arbeidswetten. Dit vermindert het risico op misclassificatie of boetes door regelgeving.

• Snellere markttoegang: Het opzetten van een buitenlandse entiteit kan tussen de zes en twaalf maanden kosten en meer dan $20.000–$50.000, met terugkerende kosten. Met een EOR zoals Rivermate kun je legaal binnen dagen hiring regelen zonder vertraging door entiteitvorming.

• Geconsolideerde payroll en voordelen: In plaats van met meerdere leveranciers te werken, betalen bedrijven één maandelijkse factuur.
  Werknemers krijgen consistente onboarding, loonadministratie en voordelen over verschillende regio’s. Rivermate biedt bijvoorbeeld elke werknemer van onze klant—of ze nu voor het eerst meedoen of tussen markten overstappen—aangesloten onboarding-sessies. Tijdens deze live sessie horen ze niet alleen over beleid. Ze ervaren hoe alles werkt:

  • Wat het betekent om via een EOR in dienst te zijn
  • Hoe je vertrouwen hebt in de Rivermate dashboard
  • Waar je loonstroken kunt vinden, terugbetalingen kunt aanvragen en uitgaven kunt bijhouden

• Verlaagde operationele last: HR, finance en juridische teams besparen tijd door administratieve taken uit te besteden, zoals visumdocumenten, loonadministratie en voordelenregistratie. Zo kunnen zij zich richten op strategie en betrokkenheid van werknemers.

• Schaalbaarheid met vertrouwen: Of je nu 10 werknemers in een nieuwe markt aanneemt of over meerdere landen uitbreidt, het EOR-model biedt voorspelbaarheid en juridische bescherming naarmate teams groeien.

Voor startups en middelgrote bedrijven die internationaal opschalen, maken deze voordelen een EOR-model veiliger en duurzamer in vergelijking met gefragmenteerd werven of het opzetten van een lokale entiteit.

| Case study: Hoe IT Svit sleutel talent behield met Rivermate Caption: IT Svit casestudy Toen een van de sleutelaars van IT Svit zich naar Canada moest verplaatsen, stond het bedrijf voor een lastige keuze: een cruciaal teamlid verliezen of uitzoeken hoe ze hen compliant konden inhuren in het buitenland. Het opzetten van een lokale entiteit zou maanden duren en tientallen duizenden dollars kosten. Daar kwam Rivermate in beeld. Door met ons samen te werken als hun Employer of Record, behield IT Svit hun engineer, vermeden compliance-risico’s en bespaarden tijd en geld. Waarom koos IT Svit voor Rivermate? Flexibiliteit die ertoe deed: We richtten de tewerkstelling in precies de Canadese provincie op die werd gevraagd, zonder verrassingkosten. Persoonlijke service: Snelle, gedetailleerde antwoorden op iedere unieke vraag. Probleemoplossend denken: Hoe specifiek de uitdaging ook was, we vonden een oplossing. Wat veranderde voor IT Svit? 150+ landen gedekt: IT Svit kon nu geschikt talent buiten de grenzen blijven behouden met volledige wettelijke compliance

Geen verstoring: Projecten verliepen soepel terwijl de engineer verhuisde Tijd bespaard: Wij regelden contracten, salaris en administraties zodat hun team dat niet hoefde te doen Kostencontrole: Geen dure entiteit opzetten of onnodige overhead Werknemers tevredenheid: Hun engineer genoot van een soepele overgang en voortdurende ondersteuning Caption: IT Svit klanttestimonium voor Rivermate Door voor Rivermate te kiezen, veranderde IT Svit wat een grote tegenspoed had kunnen zijn in een succesverhaal, met behoud van een star engineer, bescherming van compliance en aantonen dat grenzen groei niet hoeven te beperken.

Wat zijn de voordelen van het gebruiken van een staffing agency?

Een staffing agency helpt bedrijven bij het vinden, screenen en plaatsen van kandidaten. In tegenstelling tot een Employer of Record neemt het geen verantwoordelijkheid voor loonadministratie of lange-termijn compliance, maar het kan wel echte voordelen bieden wanneer je snel en flexibel moet zijn. Hier enkele voorbeelden:

1. Snelle wervingscycli

Een staffing agency behoudt een breed netwerk van kandidaten, vaak georganiseerd per branche. Hierdoor is het mogelijk om functies snel in te vullen—soms binnen dagen—bij workloadpieken of dringende projectdeadlines.

2. Flexibele workforce-opties

Een staffing agency is zeer geschikt voor bedrijven die personeel willen opschalen of afschalen. Ze kunnen bieden:

• Tijdelijke medewerkers voor seizoensgebonden vraag
• Contractors voor projectmatig werk
• Temp-naar-permanent personeel dat start op contractbasis voordat het vast wordt

Deze flexibiliteit houdt arbeidskosten in lijn met bedrijfscycli en vermindert het risico van overbemanning.

3. Lager wervingslast

Het recruitmentproces is resources-intensief. Een staffing agency neemt het plaatsen van vacatures, achtergrondcontroles en eerste interviews over, zodat jouw HR-team zich kan richten op onboarden en behouden van kerninternationale werknemers.

4. Toegang tot gespecialiseerde en passieve talenten

Staffing agencies zijn vaak gespecialiseerd in sectoren zoals IT, gezondheidszorg, of financiën. Hun recruiters begrijpen niche vaardigheden en onderhouden relaties met zowel actieve kandidaten als “passieve” professionals die niet solliciteren, maar wel openstaan voor nieuwe functies.

5. Kostenafstemming op projecten

Voor kortlopende of pilotprojecten kan een staffing agency kosteneffectief zijn. Je betaalt alleen voor de duur van de opdracht in plaats van vaste lonen, voordelen en compliancekosten.

6. Verminderd risico bij kandidaatselectie

Hoewel agencies geen volledige juridische verantwoordelijkheid nemen, bieden velen garanties. Als een kandidaat niet werkt binnen een afgesproken periode, bieden ze een vervanger, wat verstoring voor je team minimaliseert.

Wist je dat? Met Rivermate kun je: Verlaag HR- en administratieve kosten met tot 70% Krijg kandidaten binnen vijf dagen uit 150+ landen Schaal op elk moment. Zelfs contractors omzetten naar werknemers.*

7. Vertrouwelijkheid en discretie

Voor directie- of gevoelige aanwervingen kan een staffing agency discrete zoekopdrachten uitvoeren die vertrouwelijkheid beschermen tijdens transities zoals herstructureringen of leiderschapswissels.

8. Strategische on-site ondersteuning

Sommige staffing services plaatsen recruiters binnen je team, en bieden planning, retentie en culturele afstemming die verder gaan dan alleen kandidaten plaatsen.

9. Technologiegedreven recruitment

Staffingservices maken vaak gebruik van applicant tracking systemen, automatisering en analytics om het proces te stroomlijnen, en geven je beter zicht op kandidaat-pijplijnen en besluitvorming.

Kortom, een staffing agency blinkt uit wanneer snelheid, flexibiliteit en toegang tot gespecialiseerde talenten de prioriteit zijn. Ze zijn het meest geschikt voor tijdelijke staffing, project-specifieke rollen of sectoren met wisselende arbeidsbehoeften.

Wanneer moet je een employer of record gebruiken?

Caption: Rivermate, jouw globale HR krachtpatser

Een Employer of Record (EOR) wordt onmisbaar bij het aannemen in internationale markten of wanneer compliance-risico’s hoog zijn. Hier de meest voorkomende scenario’s waarin bedrijven kiezen voor een EOR in plaats van traditionele wervingsmodellen:

1. Uitbreiden naar nieuwe landen

Als je in een land wilt werven waar je geen juridische entiteit hebt, stelt een EOR je in staat om legaal personeel in dagen in dienst te nemen in plaats van maanden te wachten op entiteit-opbouw. Dit is vooral waardevol voor startups en middelgrote bedrijven die nieuwe markten testen.

Met Rivermate bijvoorbeeld, kun je meteen lanceren in 150+ landen, zonder dure entiteit op te zetten en vertragingen.

2. Misclassificatie van werknemers voorkomen

Relying op contractors in het buitenland brengt risico’s met zich mee als lokale autoriteiten bepalen dat de werknemer als werknemer moet worden geclassificeerd. Boetes voor misclassificatie en achteraf verschuldigde belastingen kunnen aanzienlijk zijn. Een EOR verwijdert dit risico door de wettelijke werkgever te zijn en compliant contracten te verzorgen.

Weet je wat het risico van een vaste inrichting is? Risico vaste inrichting (PE) kan je bedrijf blootstellen aan onverwachte belastingheffingen, hoge boetes en reputatieschade. Voor multinationals is het beheren van dit risico cruciaal voor veilig opereren over de grens. Door dit risico proactief te beheren, kun je: Voldoen aan lokale belastingregels Boetes, achteraf betaalde belastingen en rente vermijden Reputatieschade voorkomen bij klanten, investeerders en toezichthouders Effectief PE-risicobeheer, door te analyseren waar je activiteiten mogelijk belastingaanspraken kunnen activeren, wetgeving te volgen en interne controles in te stellen om je blootstelling te monitoren. Veel bedrijven schakelen hierbij ook experts in op juridisch en fiscaal gebied om hun operaties defensief te structureren. Een EOR helpt door als de wettelijke werkgever in het land op te treden, het risico op onbedoelde vaste inrichting te verkleinen terwijl je volledig compliant blijft bij het aannemen.

3. Globale loonadministratie en voordelen beheren

Het uitvoeren van loonadministratie over meerdere jurisdicties is complex, elk met eigen arbeidswetten, voordelen en rapportageregels. Een EOR centraliseert loonadministratie en voordelen in één gestroomlijnd systeem, en zorgt voor consistentie voor werknemers overal ter wereld.

Rivermate bijvoorbeeld, brengt loonadministratie, voordelen en belastingaangiften samen in één dashboard met één maandelijkse factuur.

4. Voor lange termijn functies in het buitenland

Een staffing agency is effectief voor tijdelijke projecten, maar voor vaste medewerkers is een compliance-structuur noodzakelijk. Een EOR is ontworpen voor doorlopende tewerkstelling en biedt continuïteit en stabiliteit voor internationale teams.

5. Schalen zonder administratieve last

Naarmate bedrijven over de grens groeien, kunnen HR- en juridische teams overweldigd raken door papierwerk en compliance-controles. Een EOR vermindert deze last door contracten, belastingaangiften en arbeidsregelgeving te verzorgen, zodat interne teams zich kunnen richten op groeistrategieën.

Neem Rivermate als voorbeeld, dat een toegewijde accountmanager en 24/7/365 expertondersteuning biedt, en zo de interne overhead vermindert terwijl je schaalt.

6. Verhuizen van sleuteltalent

Als een bestaande werknemer naar het buitenland verhuist, kunnen belasting- en compliance-uitdagingen ontstaan. Een EOR biedt een conforme manier om die werknemer te behouden zonder een lokale dochteronderneming op te zetten of het risico van vaste inrichting te lopen.

Kortom, gebruik een EOR-model wanneer je prioriteit ligt bij langdurige, conforme internationale werving. Het is de meest betrouwbare manier om wereldwijd uit te breiden zonder juridisch risico of vertragingen.

Wanneer moet je een staffing agency gebruiken?

Terwijl een Employer of Record langdurige, conforme internationale tewerkstelling afdekt, zijn er situaties waarin een staffing agency praktischer is.

1. Korte termijn gaten vullen

Een staffing agency blinkt uit wanneer bedrijven directe ondersteuning nodig hebben voor tijdelijke functies, zoals het dekken van zwangerschapsverlof, seizoensgebonden vraag of urgente projecten. Agencies kunnen kandidaten vaak binnen dagen plaatsen.

Voorbeeld: Een ziekenhuis