-

Het komt niet zo vaak voor dat werkgevers vergeten hun W2-formulieren vóór de deadline van 31 januari in te dienen bij de IRS. Maar het kan gebeuren, en als dat het geval is, moet u weten waar u mee te maken hebt.

Niet-naleving wordt door de IRS vrij strikt aangepakt omdat zij dit willen ontmoedigen, dus helaas zullen er boetes zijn voor te late indiening. We bespreken de soorten boetes die u kunt verwachten, hoe lang u de tijd heeft om het probleem te corrigeren, en welke stappen u kunt nemen om boetes in de toekomst te voorkomen.

Belangrijkste punten

• Werkgevers moeten W2-formulieren vóór 31 januari indienen bij de IRS om boetes te voorkomen.
• Boetes voor te late indiening variëren tussen $60 - $340 per formulier. Opzettelijke nalatigheid leidt tot boetes van $680+ per formulier.

Waarom is het belangrijk om het W2-formulier vóór de deadline in te dienen?

Het W2-formulier is het primaire loon- en belastingaangifte die vereist is door de Internal Revenue Service (IRS) en de Social Security Administration (SSA). De verklaring toont de inkomstenbelasting, sociale zekerheidsbelasting en Medicare-belasting die inhoudingsplichtigen van werknemerssalarissen tijdens een bepaald belastingjaar zijn ingehouden. Deze federale instanties stemmen de loonrapportages en belastinginhoudingen op elkaar af op basis van deze rapportages.

Als het probleem zich uitbreidt tot het niet verstrekken van een W2 aan de werknemer vóór de deadline, dan kunnen persoonlijke belastingaangiften ook niet worden voltooid.

Men kan zich voorstellen welke verstoring het veroorzaakt wanneer werkgevers W2-formulieren niet op tijd indienen. Niet alleen kunnen de IRS en SSA het belastingjaar niet snel afsluiten, maar werknemers moeten alternatieve formulieren indienen en kunnen ook boetes voor te late indiening betalen als ze niet op de hoogte zijn van alternatieve procedures.

Mist u deadlines omdat u multi-jurisdictionele loonadministratie en W2-indieningen beheert? Zo ja, dan kunt u een Employer of Record, zoals Rivermate (vooral als u remote medewerkers hebt), onderzoeken. Wij regelen de naleving van regelgeving namens u. Neem contact op met een van onze HR-experts over hoe wij met u kunnen samenwerken.

Waarom moet u boetes betalen voor het te laat indienen van W2-formulieren?

Uit onze discussie wordt duidelijker wat de gevolgen zijn van te late W2-aangiften. Omdat het verstoringen veroorzaakt in meerdere overheidsprocessen, wil de IRS niet dat er wijdverspreide niet-naleving plaatsvindt. Boetes zijn een strafmaatregel voor het niet indienen of het te laat indienen. De theorie is dat wanneer mensen het in hun zak voelen, het toekomstige fouten ontmoedigt.

Om die reden is het onwaarschijnlijk dat u boetes voor te late W-2-indieningen kunt vermijden. De IRS past vrij consequent boeteregels toe. Bij ernstige en aanhoudende overtredingen kan de IRS zelfs strafrechtelijke boetes opleggen, maar zulke gevallen kunnen worden voorkomen door simpelweg compliant te blijven.

Exacte deadlines voor het indienen van formulier W2

De belangrijkste indieningsdeadline voor de W2 is 31 januari van elk jaar. Als deze dag in het weekend of op een feestdag valt, wordt doorgaans de eerste werkdag na deze datum aangehouden. De IRS publiceert exacte deadlines voor elk belastingseizoen, en deze deadline geldt zowel voor papieren als elektronische indieningen. Werkgevers moeten W2-kopieën voor werknemers vóór dezelfde datum indienen.

Iedereen die een verlenging wil aanvragen voor het indienen van een W2 bij de SSA moet dit vóór de deadline doen. Dit wordt gedaan met behulp van formulier 8809, dat geldt voor het indienen van informatieretours (W2, en 1099-NEC voor zelfstandigen). Verlengingen zijn voor een periode van 30 dagen en worden alleen toegekend om specifieke redenen, zoals natuurrampen, branden of ernstige ziekte.

Potentiële boetes voor te late indieningen van W2

Zodra de deadline van 31 januari (of andere gepubliceerde datum) is verstreken, worden boetes automatisch toegepast op openstaande W2-formulieren. Daarom is tijdige indiening zo belangrijk. Zodra u boetes begint te krijgen, kunt u verwachten dat deze zullen toenemen totdat u de benodigde informatie hebt ingediend. Ze worden waarschijnlijk niet kwijtgescholden, en verdere vertragingen kunnen leiden tot ernstigere maatregelen.

Boetes worden per formulier berekend en kunnen worden aangepast voor inflatie. Fouten bij informatieretouren worden bestraft volgens een gelaagde structuur. Kort gezegd, hoe langer u wacht met het indienen van de formulieren, hoe meer u betaalt aan boetes.

Tijdslimiet	Boete	Maximale boete
Binnen 30 dagen na de deadline ingediend	$60 per formulier	$664.500 per jaar. $232.500 voor kleine bedrijven.
31 dagen - 1 augustus	$130 per formulier	$1.993.500 per jaar. $664.500 voor kleine bedrijven
Na 1 augustus	$340 per formulier	$3.987.000 per jaar. $1.329.000 voor kleine bedrijven
Opzettelijke nalatigheid	$680 per formulier	Geen bovengrens

De IRS bepaalt ‘opzettelijke nalatigheid’ met behulp van verschillende criteria, waaronder:

• Of u een geschiedenis hebt van te late W2-indieningen.
• Hoe snel het probleem werd aangepakt nadat werd vastgesteld dat de indiening te laat was.
• Reactie op IRS-verzoeken om het probleem recht te zetten.
• Of er opzettelijk een zakelijke beslissing is genomen om W2-indiening over te slaan om andere financiële verplichtingen te vermijden. Dit wordt als zeer ernstig beschouwd en kan leiden tot aparte boetes, boetes of aanklachten.

Als een bedrijf kan aantonen dat er een ernstige reden is voor niet-naleving (zoals natuurrampen, overlijden van de bedrijfsleider, ernstige ziekte, enz.), of dat een belastingprofessional de verkeerde informatie heeft verstrekt, zal de IRS de niet-naleving niet classificeren als opzettelijke nalatigheid.

Andere redenen voor boetes gerelateerd aan W2-formulieren

Er zijn nog andere redenen waarom boetes kunnen worden opgelegd voor W2-indieningen. Dit zijn doorgaans fouten met betrekking tot de nauwkeurigheid van de indiening, omdat ze de rapportage bemoeilijken die door de federale autoriteiten wordt gedaan.

• Ontbrekende belastinginformatie-nummer (TIN).
• Ontbrekende vereiste informatie.
• Het indienen van papieren formulieren terwijl e-filing vereist is.
• Het niet verstrekken van kopieën aan werknemers.
• Het indienen van frauduleuze formulieren.

Een werkgever kan afhankelijk van de situatie ook aanvullende kostbare boetes krijgen. Bijvoorbeeld, onjuiste informatie kan worden gecorrigeerd met behulp van formulieren W2c en W3, en moet zo snel mogelijk na de deadline worden gedaan. Maar als de IRS mogelijke fraude vaststelt, staat het bedrijf mogelijk voor civiele boetes en strafrechtelijke vervolging.

Voor bedrijven die remote medewerkers (lokaal of wereldwijd) beheren, kan naleving van W2 ingewikkeld zijn. Door samen te werken met een Employer of Record, kunt u de regelgeving uitbesteden uit uw onderneming. Neem contact op met een Rivermate-expert over hoe dit zou werken.

Wat u nu kunt doen om te corrigeren voor W2-vertragingen

Als u de W2-deadline hebt gemist, is snel handelen noodzakelijk. Wacht niet tot het volgende belastingseizoen. Als u het probleem binnen 30 dagen na de deadline kunt rechtzetten, betaalt u de lagere boete van $60 per formulier versus $340 of meer.

1. Indienen binnen 30 dagen na de deadline

Dien uw openstaande W2-formulieren zo snel mogelijk in bij de Social Security Administration (SSA) (controleer of alle informatie correct is voordat u verstuurt). Het wordt aanbevolen om op dit moment gebruik te maken van het SSA Business Service Online portaal voor snelle indiening en bevestiging van ontvangst.
U betaalt dan nog steeds een boete voor late indiening van $60 per formulier, tenzij u een verlenging hebt aangevraagd en gekregen.

2. Indienen voor 1 augustus

Als u de eerste deadline van 30 dagen niet kunt halen, is uw volgende prioriteit het correct indienen vóór 1 augustus. Als u tussen 31 januari en het einde van het belastingseizoen geen W2-formulieren heeft uitgegeven, moet u dat nu doen. Boetes worden dan $130 per formulier, met een maximum van $1.993.500 per jaar, en $664.500 voor kleine bedrijven. Het bedrag stijgt aanzienlijk afhankelijk van de vertraging.

De volgende stap brengt zwaardere boetes en mogelijk een controle om de redenen voor niet-naleving te achterhalen. Deze fase dient u zoveel mogelijk te vermijden omdat het leidt tot grote problemen voor werkgevers.

3. Corrigeer fouten bij W2-indieningen
Als het probleem betrekking heeft op incorrecte of weggelaten informatie, is de gemakkelijkste route het indienen van het juiste formulier binnen 30 dagen na de deadline (liever eerder).

4. Voorkomen van herhaalde problemen
Tegelijk met het oplossen van het huidige probleem, kunt u deze eenvoudige stappen implementeren om boetes te voorkomen:

• Voer vóór het einde van het jaar een loonadministratie-afstemming uit, zodat alle informatie correct is. Controleer W2’s altijd dubbel voordat u ze indient. Deze stap kan u financiële schade besparen.
• Verifieer alle werkgevers- en independent contractor TINs vóór het einde van het jaar.
• Wijs de verantwoordelijkheid voor het indienen van W2’s en andere informatieretouren toe aan één persoon. Houd deze persoon verantwoordelijk voor het op tijd indienen.
• Gebruik salarissoftware die helpt bij het voorbereiden van W2 in een door de SSA geaccepteerd formaat.

Conclusie

De boetes voor niet- of te late indiening van W2-formulieren bij de SSA brengen aanzienlijke straffen voor werkgevers met zich mee. Hoe langer u wacht met het rechtzetten van de situatie, hoe hoger de boetes die u moet betalen.

Het belangrijkste is om de zaak zo snel mogelijk te herstellen en snel te reageren op eventuele IRS-brieven die worden gestuurd vanwege niet-naleving.

Voor werkgevers met unieke arbeidsomstandigheden, zoals wereldwijde remote werknemers (inclusief Amerikaanse burgers) en independent contractors, bestaat er een oplossing in de vorm van een Employer of Record of Contractor of Record, die ervoor zorgen dat alle regelgeving wordt nageleefd. Dit neemt de verantwoordelijkheid voor W2- en 1099-NEC-indieningen volledig weg uit uw bedrijf.

FAQs: Boete voor werkgever die W2 niet verstuurt

1. Kan een werkgever in de problemen komen omdat hij geen W2 heeft gestuurd?

Ja, een werkgever kan problemen krijgen omdat hij niet vóór de vastgestelde deadline heeft gestuurd. Boetes worden opgelopen zodra de deadline is verstreken, op basis van een gelaagde structuur. Hoe langer de formulieren openstaan, hoe groter het boetebedrag. In geval van opzettelijke of nalatige niet-naleving (gedefinieerd als bewuste en moedwillige weigering om een verzoek in te willigen), kunnen ernstigere gevolgen worden genomen.

2. Wat gebeurt er als een werkgever geen W2 verstuurt?

Een werkgever is wettelijk verplicht om vóór 31 januari (of de dichtstbijzijnde vastgestelde datum) een W2 aan een werknemer te verstrekken. Een werknemer moet contact opnemen met de werkgever zodra deze datum is verstreken, en als er geen reactie wordt ontvangen, kan hij na 15 februari contact opnemen met de IRS via 800-829-1040. Als er vóór de belastingdeadline geen formulier is ontvangen, kan formulier 4852 worden gebruikt om informatie te versturen.

3. Welke formulieren moeten worden ingediend bij de IRS voor zelfstandigen?

De IRS vereist dat werkgevers twee verschillende formulieren indienen voor vergoedingen. Eén voor werknemerslonen, genaamd een W2-formulier. De andere betreft zelfstandigen, namelijk formulier 1099-NEC (vergoeding niet-werknemend). De 1099-NEC moet vóór 31 januari worden ingediend en rapporteert betalingen van $600+ voor het belastingjaar. Als een zelfstandige geen W9-formulier heeft ingediend, moet u ‘back-up inhouding’ toepassen op de betalingen, en vervolgens formulier 945 indienen om dit te rapporteren.