Boetes voor werkgevers die hun W-2 formulieren te laat indienen bij de IRS

Het is niet zo vaak dat werkgevers vergeten om hun W2-formulieren voor de IRS vóór de deadline van 31 januari in te dienen. Maar het kan gebeuren, en als dat het geval is, moet u weten waarmee u te maken heeft.

Niet-naleving wordt door de IRS behoorlijk strikt aangepakt omdat zij dit willen ontmoedigen, dus helaas zullen er boetes zijn voor te late indiening. We kijken naar de soorten boetes die u kunt verwachten, hoe lang u de tijd heeft om het probleem te corrigeren, en welke stappen u kunt nemen om boetes in de toekomst te voorkomen.

Belangrijke punten samengevat

• Werkgevers moeten W2-formulieren vóór 31 januari indienen bij de IRS om boetes te vermijden.
• Boetes voor te late indiening variëren tussen $60 - $340 per formulier. Opzettelijke negering kan leiden tot boetes van $680+ per formulier.

Waarom is het belangrijk om het W2-formulier vóór de deadline in te dienen?

Het W2-formulier is de primaire loon- en belastingverklaring die vereist is door de Internal Revenue Service (IRS) en de Social Security Administration (SSA). De verklaring toont de inkomstenbelasting, socialezekerheidsbelasting en Medicare-belasting die gedurende een bepaald belastingjaar op het loon van de werknemer zijn ingehouden. Deze federale instanties stemmen de loonrapportages en belastinginhoudingen op basis van deze rapporten af.

Als het probleem zich uitstrekt tot het niet tijdig verstrekken van een W2 aan de werknemer, kunnen persoonlijke belastingaangiften ook niet worden voltooid.

Je kunt je voorstellen welke verstoring het veroorzaakt als werkgevers geen W2-formulieren op tijd indienen. Niet alleen kunnen de IRS en SSA het belastingjaar niet snel afsluiten, maar werknemers moeten alternatieve formulieren indienen, en kunnen ook te maken krijgen met boetes voor late indiening als ze niet op de hoogte zijn van alternatieve procedures.

Mis je deadlines omdat je payroll en W2-indieningen voor meerdere jurisdicties beheert? Als dat zo is, kun je kijken naar een Employer of Record, zoals Rivermate (vooral als je remote werknemers hebt). Wij regelen de wettelijke indieningen namens jou. Praat met een van onze HR-experts over hoe wij met jou kunnen samenwerken.

Waarom moet u boetes betalen voor te late W2-indiening?

Uit ons gesprek wordt duidelijker wat de implicaties zijn van late W2-aangiften. Omdat het verstoring veroorzaakt in meerdere overheidsprocessen, wil de IRS het wijdverspreide niet-naleven ontmoedigen. Boetes zijn een strafreactie op het niet indienen of te late indienen. De theorie is dat wanneer mensen het in hun portefeuille voelen, dit toekomstige fouten afschrikt.

Om deze reden is het onwaarschijnlijk dat u boetes voor te late W-2-indiening kunt vermijden. De IRS hanteert vrij consistente regels voor boetes. Bij ernstige en herhaalde overtredingen kan de IRS zelfs strafrechtelijke sancties opleggen, maar die gevallen kunnen worden vermeden door eenvoudigweg in overeenstemming te blijven.

Exacte deadlines voor het indienen van formulier W2

De belangrijkste deadline voor het indienen van de W2 is 31 januari van elk jaar. Als deze dag op een weekend of feestdag valt, geldt meestal de eerste werkdag daarna. De IRS publiceert exacte deadlines voor elk belastingjaar, en deze datum geldt voor zowel papieren als elektronische indieningen. Werkgevers moeten de W2-werknemersversies vóór dezelfde datum indienen.

Iedereen die een verlenging wil aanvragen voor het indienen van een W2 bij de SSA, moet dat vóór de deadline doen. Dit wordt gedaan met formulier 8809, dat betrekking heeft op het indienen van informatieaangiften (W2 en 1099-NEC voor zelfstandigen). Verlengingen duren 30 dagen en worden alleen toegekend om specifieke redenen, zoals natuurrampen, branden of ernstige ziekte.

Potentiële boetes voor te late W2-indiening

Zodra de deadline van 31 januari (of andere gepubliceerde datum) is verstreken, worden boetes automatisch opgelegd voor uitstaande W2-formulieren. Daarom is tijdige indiening zo belangrijk. Zodra u boetes begint te krijgen, kunnen deze blijven groeien totdat u de benodigde informatie indient. Ze zullen waarschijnlijk niet worden kwijtgescholden, en verdere vertragingen kunnen leiden tot meer ingrijpende maatregelen.

Boetes worden per formulier berekend en kunnen worden aangepast voor inflatie. Fouten bij het indienen van informatieaangiften worden beloond met een gestructureerde boete. Kortom, hoe langer u wacht met het indienen, hoe meer u betaalt in boetes.

Tijdslimiet	Boete	Maximale boete
Binnen 30 dagen na de deadline ingediend	$60 per formulier	$664.500 per jaar. $232.500 voor kleine bedrijven.
31 dagen - 1 augustus	$130 per formulier	$1.993.500 per jaar. $664.500 voor kleine bedrijven
Na 1 augustus	$340 per formulier	$3.987.000 per jaar.$1.329.000 voor kleine bedrijven
Opzettelijke negering	$680 per formulier	Geen bovengrens

De IRS bepaalt ‘opzettelijke negering’ aan de hand van verschillende criteria, waaronder:

• Of u een geschiedenis hebt van het te laat indienen van W2’s.
• Hoe snel het probleem werd aangepakt zodra werd vastgesteld dat de W2 te laat was.
• Reactie op IRS-verzoeken tot rectificatie.
• Of er opzettelijk een zakelijke beslissing is genomen om W2-verschijningen over te slaan om andere financiële verplichtingen te vermijden. Dit wordt als zeer ernstig beschouwd en kan leiden tot aparte boetes, boetes of aanklachten.

Als een bedrijf kan aantonen dat er een ernstige reden is voor niet-naleving (zoals een natuurramp, het overlijden van de bedrijfsleider, ernstige ziekte, enz.), of dat een belastingprofessional foutieve informatie verstrekte, zal de IRS de niet-naleving niet classificeren als opzettelijke negering.

Andere redenen voor boetes gerelateerd aan W2-formulieren

Er zijn nog enkele andere redenen waarom boetes kunnen worden opgelegd voor W2-verschijningen. Dit zijn meestal fouten gerelateerd aan de nauwkeurigheid van de indiening, omdat deze de rapportage van de federale instanties verstoren.

• Ontbrekende belastinginformatie-nummers (TIN).
• Ontbrekende verplichte informatie.
• Papieren formulieren indienen terwijl e-filing vereist is.
• Het niet verstrekken van werknemerskopieën.
• Frauduleuze formulieren indienen.

Een werkgever kan afhankelijk van de situatie extra kostbare boetes krijgen. Bijvoorbeeld, onjuiste informatie kan worden aangepast met formulier W2c en W3, en moet zo snel mogelijk na de deadline worden gedaan. Maar als de IRS potentiële fraude vaststelt, kan het bedrijf civiele boetes en mogelijke strafrechtelijke vervolging krijgen.

Voor bedrijven die remote werknemers beheren (lokaal of wereldwijd) kan W2-naleving complex zijn. Door samen te werken met een Employer of Record, kunt u de regelgeving aan uw bedrijf onttrekken. Praat met een Rivermate-expert over hoe dit zou werken.

Wat kunt u nu direct doen om te corrigeren dat W2 niet op tijd is ingediend

Heeft u de deadline voor de W2 gemist? Dan is snel handelen vereist. Wacht niet tot het volgende belastingjaar. Als u het probleem binnen 30 dagen na de deadline kunt oplossen, betaalt u de lagere boete van $60 per formulier versus $340 of meer.

1. Dien binnen 30 dagen na de deadline in

Dien zo snel mogelijk uw uitstaande W2-formulieren in bij de Social Security Administration (SSA) (controleer of alle informatie correct is voordat u ze verstuurt). Het is aan te bevelen om op dit moment het SSA Business Service Online portaal te gebruiken voor snelle indiening en bevestiging van ontvangst. U betaalt nog steeds een boete voor late indiening van $60 per formulier, tenzij u een verlenging hebt aangevraagd en gekregen.

2. Dien in voor 1 augustus

Als u de eerste 30-dagen deadline niet kunt halen, moet uw volgende prioriteit zijn om uiterlijk op 1 augustus correct in te dienen. Als u tussen 31 januari en het einde van het belastingjaar geen W2-formulieren hebt uitgegeven, moet dat prioriteit krijgen. De boete wordt dan $130 per formulier, met een maximum van $1.993.500 en $664.500 voor kleine bedrijven. Het bedrag stijgt aanzienlijk naarmate de vertraging groter is.

De volgende stap brengt zwaardere boetes en mogelijk een controle om de redenen voor niet-naleving te achterhalen. Vermijd deze fase indien mogelijk, omdat dit ertoe leidt dat werkgevers veel in de problemen komen.

3. Corrigeer fouten in W2-indiening

Als het probleem gaat om onjuiste of ontbrekende informatie, is de eenvoudigste methode om binnen 30 dagen na de deadline het juiste formulier in te dienen (beter nog zo snel mogelijk).

4. Voorkom herhaling

Tegelijk met het aanpassen van het huidige probleem, kunt u deze eenvoudige stappen nemen om boetes volledig te voorkomen.

• Voer een payroll- en loonadministratiecontrole uit vóór het einde van het jaar, en zorg dat alle informatie correct is. Controleer W2’s altijd dubbel voor indiening. Deze stap alleen kan u een financieel verlies besparen.
• Verifieer alle werknemer- en independent contractor TINs vóór het einde van het jaar.
• Ken het indienen van W2’s en andere informatieaangiften toe aan één persoon. Laat deze persoon verantwoordelijk zijn voor het indienen vóór de vastgestelde deadlines.
• Gebruik payrollsoftware die helpt bij het voorbereiden van W2 in een SSA-goedgekeurd formaat.

Conclusie

De boetes voor niet of te late indiening van W2-formulieren bij de SSA leiden tot aanzienlijke straffen voor werkgevers. Hoe langer u wacht met het corrigeren van de situatie, hoe hoger de boetes die u moet betalen.

Het voornaamste doel is om de zaak zo snel mogelijk te herstellen en snel te reageren op eventuele IRS-brieven die worden uitgelokt door niet-naleving.

Voor werkgevers met unieke arbeidsomstandigheden, zoals wereldwijde remote workers (inclusief Amerikaanse staatsburgers) en independent contractors bestaat een oplossing in de vorm van een Employer of Record of Contractor of Record, die er zeker van zal zijn dat aan alle regelgeving wordt voldaan. Dit neemt de verantwoordelijkheid voor W2-indieningen of 1099-NEC-indieningen volledig weg uit uw bedrijf.

FAQ: Boete als werkgever W2 niet tijdig verzendt

1. Kan een werkgever problemen krijgen als hij geen W2 verzendt?

Ja, een werkgever kan problemen krijgen als hij niet vóór de vastgestelde deadline verstuurt. Boetes worden opgelopen zodra de deadline overschreden is op basis van een gestructureerde schaal. Hoe langer de formulieren uitstaan, hoe hoger het boetebedrag. Bij opzettelijke of nalatige niet-naleving (gedefinieerd als bewuste en opzettelijke weigering om een verzoek na te komen), kunnen zwaardere gevolgen worden genomen.

2. Wat gebeurt er als een werkgever geen W2 verstuurt?

Een werkgever is wettelijk verplicht om een W2 aan een werknemer te verstrekken vóór 31 januari (of de dichtstbijzijnde vaste datum). Een werknemer moet contact opnemen met de werkgever zodra deze datum is verstreken, en als er geen reactie komt, kan hij contact opnemen met de IRS op 800-829-1040 na 15 februari. Als er vóór de belastingdeadline geen formulier is ontvangen, gebruik dan formulier 4852 om informatie te versturen.

3. Welke formulieren moeten worden ingediend bij de IRS voor zelfstandige contractors?

De IRS vereist dat werkgevers twee verschillende formulieren indienen voor vergoeding. Eén voor het loon van werknemers, de W2-formulier. De andere betreft zelfstandigen, formulier 1099-NEC (niet-werknemersvergoeding). De 1099-NEC moet vóór 31 januari worden ingediend en rapporteert betalingen van $600+ voor het belastingjaar. Als een zelfstandige contractor geen W9 heeft ingediend, moet je ‘back-up withholding’ toepassen op betalingen en vervolgens formulier 945 indienen om dit te rapporteren.