IRSに遅れてW-2フォームを提出した雇用主に対する罰則

雇用主が1月31日の締切日までにIRSにW2フォームを提出し忘れることはあまり一般的ではありません。 しかし、それは起こり得ることであり、もしそうなった場合は、何に対処しているのかを理解しておく必要があります。

違反にはIRSはかなり厳しく対処し、抑止力としたいと考えています。そのため、遅れて提出した場合には罰金が科されるのは避けられません。私たちは、支払う可能性のある罰金の種類や、修正のためにどのくらいの時間が必要か、そして今後罰金を避けるために取るべき措置について詳しく解説します。

重要なポイント

• 雇用主は罰金を回避するために、1月31日までにIRSにW2フォームを提出すべきです。
• 遅延提出の罰金は、1フォームあたり60ドルから340ドルの範囲です。意図的な無視には1フォームあたり680ドル以上の罰金があります。

なぜ締切までにW2フォームを提出することが重要なのか？

W2フォームは、Internal Revenue Service (IRS) とSocial Security Administration (SSA) が求める主要な給与と税金の報告書です。この報告書には、特定の課税年度に従事した従業員の給与から源泉徴収された所得税、社会保障税、メディケア税が記載されています。 これらの連邦機関は、これらの報告を基に給与報告と税源徴収額を整合させます。

もし、雇用主が締切までに従業員にW2を提供できなかった場合、個人の確定申告書も作成できなくなります。

雇用主がW2フォームを期限内に提出しないと想像できる混乱は大きいものです。IRSやSSAは税年度を迅速に締結できず、従業員は代替のフォームを提出しなければならなくなり、別の手続き方法を知らない場合は遅延提出の罰金を支払う羽目にもなります。

複数の管轄区域にまたがる給与やW2提出を管理して締切を守るのが難しいですか？ もしそうなら、Employer of Recordのようなサービス、例えばRivermateに問い合わせてみてください（特にリモート従業員がいる場合）。当社は規制遵守のための書類提出を代行します。 私たちのHRエキスパートに相談して、どのように提携できるか話し合いましょう。

なぜ遅延W2提出に罰金を支払わなければならないのか？

私たちの解説から、遅延W2提出の影響がより明確になります。これは複数の政府プロセスに支障をきたすため、IRSは広範な違反を抑止したいと考えています。罰金は、提出遅れや未提出に対する懲罰的措置です。人々の財布に響けば、未来の過ちを抑止できると考えられています。

このため、遅延した場合に罰金を免れる可能性は非常に低いです。IRSは罰則ルールをほぼ一貫して適用しています。重大かつ継続的な違反については、刑事罰を科すこともありますが、単に規則を守ればこれらのケースは避けられます。

正確なW2提出期限

W2の主な提出期限は 毎年1月31日 です。この日が週末や祝日となる場合は、その翌週の最初の平日が期限となります。IRSは各課税期に対する正確な期限を公開しており、この期限は紙と電子の両方の提出に適用されます。雇用主は同じ締切までに従業員向けのW2コピーも提出しなければなりません。

W2の提出延期をSSAに申請する場合、締切前に申請を完了させる必要があります。これには8809フォームを利用します。このフォームは情報リターン（W2、および自営業者向けの1099-NEC）に適用されます。延長は30日間限定で、自然災害、火事、重大な病気など特定の理由にのみ認められます。

遅延W2提出のペナルティの可能性

1月31日の締切り（または他に定められた日付）を過ぎると、未提出のW2に対して自動的に罰金が課されます。これが、タイムリーに提出することの重要性です。罰金を払い始めると、それは提出がなされるまで増え続け、ほぼ間違いなく免除されません。遅延が長引くほど、より厳しい措置に進む可能性があります。

罰金は1フォームごとに計算され、インフレに合わせて調整される場合があります。情報リターンの未提出は階層的な罰則構造に基づいています。要するに、提出しない期間が長いほど、罰金も高くなるということです。

時間制限	罰金	最大罰金額
締切から30日以内に提出	$60 /フォーム	年間最大$664,500

小規模事業者は$232,500 |
| 31日から8月1日まで | $130 /フォーム | 年間最大$1,993,500

小規模事業者は$664,500 |
| 8月2日以降 | $340 /フォーム | 年間最大$3,987,000

小規模事業者は$1,329,000 |
| 故意の無視 | $680 /フォーム | 上限なし |

IRSは ‘故意の無視’ を、以下の基準で判断します：

• 過去に遅れたW2提出の履歴があるか。
• W2の遅延が判明した後、どれだけ早く対応したか。
• IRSからの要求に対して適切に対応したか。
• ほかの財務義務を避けるために、意図的にW2提出を省略するビジネス上の決定をしたか。これは非常に深刻な事態とみなされ、追加の罰金、罰則、または訴追の対象となることがあります。

事業者が自然災害や経営者の死亡、深刻な病気など正当な理由を示せる場合や、税務専門家が誤った情報を提供した場合、IRSはこれを意図的な無視とみなさないこともあります。

W2フォームに関するその他の罰金理由

罰金が科される背景には、提出の正確性に関するミスや間違いが多く含まれます。これらは、連邦当局による報告に支障をきたすために課されます。

• 納税者識別番号（TIN）が欠落している。
• 必須情報が不足している。
• 電子申告が必要なのに紙フォームを提出している。
• 従業員へのコピーを提供しなかった。
• 不正なフォームを提出した。

何らかの事実誤認や不備により、追加の高額な罰金を科せられることもあります。例えば、不正確な情報はW2cやW3フォームを使って修正できますが、期限後すぐに修正すべきです。もしIRSが不正行為の疑いを持った場合は、民事罰や刑事訴追に発展する可能性もあります。

リモート従業員（国内外を問わず）を管理する事業者なら、W2の遵守はさらに複雑になるでしょう。Employer of Recordと提携すれば、規制遵守の責任を委ねることができます。 Rivermateの専門家に相談して、その仕組みを詳しく知りましょう。

今すぐできる遅れたW2提出の修正策

W2の提出期限を過ぎてしまった場合は、迅速な対応が求められます。次の税シーズンまで待たずに、期限から30日以内に修正できれば、フォームあたり60ドルの罰金を避けることができます（340ドル以上の罰金を回避）。

1. 締切から30日以内に提出

遅れているW2フォームを可能な限り早く社会保障庁（SSA）に提出してください（内容が正確か事前に確認）。この段階では、SSA Business Service Onlineポータルを利用して迅速に提出と受領確認を行うことを推奨します。 遅延提出の罰金はフォームごとに60ドルですが、延長申請をして承認を受けている場合は除きます。

2. 8月1日までに提出

もし最初の30日以内の期限に間に合わない場合は、次の目標は正確に8月1日までに提出を完了させることです。1月31日から課税シーズン終了までに従業員のW2を発行していなかった場合は、これを優先すべきです。罰金はフォームごとに130ドルに増加し、最大額は$1,993,500（小規模事業者は$664,500）となります。この遅れの期間に応じて金額は大きく増加します。

この後のステップは、より重い罰金とともに、違反理由を調査する監査です。これはできるだけ避けるべき段階であり、多くの場合、雇用主が厄介に巻き込まれる原因となります。

3. W2提出の誤りを訂正
情報に誤りや抜けがあった場合は、期限から30日以内に正しいフォームを提出すれば最も簡単です（可能なら早めに）。

4. 再発を防止
現在の問題を修正しつつ、今後一切罰金を払わなくて済むように、次の簡単なステップを導入しましょう。

• 年末前に給与の照合を行い、情報の正確さを確認します。提出前にW2を二重チェックするだけでも、金銭的損失を避けられます。
• 年末までに全従業員および独立請負業者のTINを検証します。
• W2やその他の情報リターンの提出は一人に任せ、その人に締切までに提出させる責任を持たせます。
• SSAに承認された形式でW2を用意できる給与計算ソフトを利用します。

結論

W2を遅れて提出、または未提出に対する罰金は、雇用主にとって重い罰則となります。遅れれば遅れるほど、支払うべき罰金は増えます。

最も重要なのは、できるだけ早く問題を解決し、違反によって引き起こされるIRSからの通知に迅速に対応することです。

海外のリモートワーカー（米国市民含む）や独立請負業者に特有の雇用状況を抱える企業には、Employer of RecordやContractor of Recordによる解決策もあります。これらは、規制遵守の責任を完全に委ねることができ、 W2提出や1099-NEC提出の責任をあなたの事業から完全に取り除きます。

よくある質問：雇用主がW2送付を忘れた場合の罰金

1. 雇用主はW2を送らないことで問題になることはありますか？

はい。締切日を過ぎて提出しなかった場合、段階的に罰金が発生します。未提出の期間が長いほど罰金は大きくなります。意図的または過失による違反（意識的に要請を拒否）については、より重大な結果が伴うこともあります。

2. 雇用主がW2を送らなかったらどうなりますか？

雇用主は法的義務として、1月31日までに従業員にW2を提供しなければなりません。この期限後、従業員はフォームについて問い合わせ、その後も回答がなければ2月15日以降にIRS（800-829-1040）に連絡できます。期限までにフォームを受け取っていなければ、フォーム4852を使って情報を提出します。

3. 独立請負業者のためにIRSに提出すべきフォームは何ですか？

IRSは、従業員の給与についてはW2フォーム、そして自営業者等の報酬については 1099-NECを提出することを求めます。1099-NECの提出期限は1月31日で、課税年に600ドル以上の支払いを報告します。もし独立請負業者がW9フォームを提出しなかった場合、支払いに「バックアップ源泉徴収」を行い、その情報をフォーム945で報告します。