Employer of Record in Kenya

Un Employer of Record (EOR) in Kenya è una soluzione semplice per assumere dipendenti senza dover creare una entità locale. Pensalo come un partner che gestisce tutte le attività legali e HR legate all'impiego. Tu trovi il talento, e l'EOR li inserisce nel proprio payroll. Questo significa che si occupano di salari, tasse, benefici e conformità alla legge del lavoro kenyota. Tu gestisci le attività quotidiane del tuo team, mentre l'EOR si occupa della burocrazia. Per le aziende che desiderano assumere in Kenya, fornitori come Rivermate possono semplificare il processo.

Come funziona un Employer of Record (EOR) in Kenya

L'utilizzo di un EOR in Kenya segue un processo semplice. Ecco come funziona:

• Selezioni il tuo candidato: Recluti e scegli la persona che desideri assumere in Kenya.
• L'EOR redige un contratto conforme: L'EOR crea un contratto di lavoro che rispetta le leggi sul lavoro kenyote.
• L'EOR onboarding il tuo nuovo assunto: Gestiscono tutta la documentazione necessaria per assumere ufficialmente il nuovo membro del team.
• Gestiscono la retribuzione e le tasse: L'EOR elabora la busta paga e garantisce che tutte le tasse e i contributi sociali richiesti siano versati. Questo include i pagamenti all'Agenzia delle Entrate del Kenya (KRA) (https://www.kra.go.ke), al Fondo Nazionale di Previdenza Sociale (NSSF) (https://www.nssf.or.ke) e al Fondo Nazionale di Assicurazione Ospedaliera (NHIF) (https://www.nhif.or.ke).
• Supporto HR continuo: L'EOR fornisce supporto continuo per questioni HR, dalla gestione dei benefici alla risoluzione di eventuali domande dei dipendenti.
• Tu gestisci il lavoro del dipendente: Dirigi le sue attività quotidiane e responsabilità, come qualsiasi altro membro del tuo team.

Perché usare un Employer of Record in Kenya

Utilizzare un EOR in Kenya può aiutarti a far crescere la tua attività più rapidamente e con meno rischi. È un modo pratico per costruire un team in un nuovo paese senza essere rallentati da ostacoli amministrativi.

Ecco alcuni dei principali vantaggi:

• Entrare nel mercato rapidamente: Puoi assumere dipendenti e avviare le operazioni in pochi giorni, invece dei mesi necessari per registrare una società locale.
• Rimanere conforme alle leggi locali: Le leggi sul lavoro kenyote possono essere complesse. Un EOR ha l'expertise locale per assicurarsi che le tue pratiche di assunzione siano pienamente conformi, riducendo i rischi legali.
• Ridurre il lavoro amministrativo: L'EOR si occupa di buste paga, dichiarazioni fiscali e amministrazione dei benefici. Questo ti permette di concentrarti sulle attività principali della tua azienda.
• Risparmiare denaro: Creare e mantenere una entità legale in Kenya comporta costi significativi. Un EOR offre un modo più economico per assumere nel paese.

Rivermate's transparent pricing model elimina la complessità con una tariffa mensile unica e competitiva per dipendente. A differenza dei fornitori PEO tradizionali, la nostra tariffazione in Kenya include supporto completo alle Risorse Umane, gestione dei benefici, gestione della conformità e accesso al nostro cruscotto proprietario per analisi della forza lavoro in tempo reale. Nessun costo nascosto, nessuna tassa di configurazione—solo un prezzo chiaro e semplice che si adatta alle esigenze della vostra azienda, garantendo la piena conformità legale in Kenya.

Assunzioni in Kenya sono un mix di navigare in una forza lavoro dinamica e giovanile e comprendere leggi sul lavoro specifiche. Troverai un forte bacino di talenti, soprattutto nel settore tech e innovazione mobile, concentrato intorno a "Silicon Savannah". Ma, per assumere con successo, devi mettere a fuoco correttamente le normative locali sul lavoro. Ciò significa prestare molta attenzione ai contratti, alle ore di lavoro e a come classifichi i tuoi lavoratori.

Contratti di lavoro & clausole obbligatorie

Ogni dipendente che assumi per più di tre mesi necessita di un contratto scritto. Questo documento è la base della tua relazione, quindi la chiarezza è fondamentale. Protegge sia te che il tuo dipendente stabilendo aspettative chiare fin dall'inizio.

Ai sensi dell'Kenya's Employment Act, 2007, devi includere dettagli specifici in ogni contratto di lavoro. Considerali come i non negoziabili.

Clausole essenziali per i tuoi contratti di lavoro kenyani:

• Informazioni sul dipendente: Nome completo, età, genere e indirizzo permanente.
• Informazioni sul datore di lavoro: Il nome della tua azienda.
• Dettagli del lavoro: Una descrizione chiara del ruolo e la data di inizio dell'impiego.
• Durata del contratto: Specifica se è a termine o a tempo indeterminato.
• Luogo di lavoro: Il principale luogo di lavoro.
• Orari di lavoro: Le ore di lavoro previste.
• Compenso: Lo stipendio, come viene calcolato e quando sarà pagato.
• Diritti alle ferie: Dettagli su ferie annuali, festività pubbliche e congedo per malattia.
• Preavviso di cessazione: Il periodo di preavviso richiesto per terminare il contratto.

Periodi di prova

I periodi di prova sono comuni in Kenya e ti danno la possibilità di verificare se un nuovo dipendente è adatto. Il periodo di prova iniziale può durare fino a sei mesi. Se hai bisogno di più tempo, puoi estenderlo di altri sei mesi, ma solo con il consenso scritto del dipendente. Questo porta il massimo periodo di prova a un anno.

Durante il periodo di prova, sia tu che il dipendente potete terminare il contratto con un preavviso scritto di almeno sette giorni.

Orari di lavoro & straordinari

Una settimana lavorativa standard in Kenya è tipicamente di 40 a 52 ore, distribuite su sei giorni. I dipendenti devono avere almeno un giorno di riposo ogni settimana.

Gli straordinari sono qualsiasi lavoro svolto oltre le ore normali. Devi pagarli a un tasso più alto.

Festività pubbliche & regionali

Il Kenya celebra diverse festività nazionali ogni anno. I tuoi dipendenti hanno diritto a un giorno di riposo retribuito per queste occasioni. Se lavorano in una festività pubblica, devi pagarli il doppio della loro tariffa normale.

Alcune delle principali festività pubbliche includono:

• Capodanno
• Venerdì Santo
• Lunedì di Pasqua
• Festa dei Lavoratori
• Madaraka Day
• Mashujaa Day
• Jamhuri Day
• Natale
• Santo Stefano

Anche le festività musulmane come Eid al-Fitr e Eid al-Adha sono osservate, con date variabili ogni anno in base al calendario lunare.

Assunzione di contractors in Kenya

Puoi anche assumere contractors indipendenti in Kenya, il che offre flessibilità per lavori basati su progetti. I contractors sono considerati lavoratori autonomi e sono responsabili delle proprie tasse. Non sono coperti dalle stesse leggi sul lavoro del personale permanente. Ciò significa che i termini della tua relazione sono regolati dal contratto che firmate entrambi.

Tuttavia, è fondamentale classificare correttamente i lavoratori. Se un tribunale decide che un contractor è in realtà un dipendente, potresti affrontare sanzioni significative. Questo è conosciuto come rischio di misclassification.

Un Employer of Record (EOR) ti aiuta a evitare questo rischio. Un EOR assume legalmente i lavoratori per tuo conto, garantendo piena conformità alle leggi sul lavoro kenyane. In questo modo, puoi lavorare con talenti in Kenya senza dover creare un'entità locale o preoccuparti della misclassification. L’EOR gestisce paghe, tasse, benefici e tutta la documentazione legale, lasciandoti libero di concentrarti sulla gestione del team e sulla crescita della tua attività.

Navigare tra Compensazione e Paghe in Kenya

Pagare il tuo team in Kenya comporta più di semplici trasferimenti di denaro. Devi comprendere le regole locali riguardo salari, tasse e contributi. Fare le cose nel modo giusto ti permette di mantenere la conformità della tua attività e di rendere felici i tuoi dipendenti. È una parte fondamentale per gestire con successo un'operazione nel paese.

Cicli di paga & struttura salariale

In Kenya, il ciclo di paga è tipicamente mensile, con la maggior parte dei datori di lavoro che paga i dipendenti l'ultimo giorno lavorativo del mese. Sebbene siano possibili pagamenti settimanali o bisettimanali, gli schemi mensili sono lo standard.

Uno stipendio keniano ha due parti principali:

• Stipendio Base: Questa è la parte fissa della retribuzione di un dipendente. Deve essere pari o superiore al salario minimo stabilito dal governo per quel lavoro e quella località.
• Indennità: Questi sono pagamenti aggiuntivi per cose come alloggio o trasporto. Alcuni sono obbligatori per legge, mentre altri sono offerti dai datori di lavoro per attrarre e trattenere talenti.

Non esiste un obbligo legale per un bonus di 13ª mensilità in Kenya.

Straordinari & minimi

La settimana lavorativa standard in Kenya è di 45 a 52 ore. Qualsiasi ora oltre queste è considerata straordinario.

• Straordinari nei giorni feriali: Pagati a 1,5 volte la normale tariffa oraria del dipendente.
• Straordinari nei giorni festivi e di riposo: Pagati a doppio della tariffa oraria normale.

A partire dal 2025, il salario minimo generale è di KES 15.201 al mese. Tuttavia, questo può variare in base all'industria e alla località, quindi è importante verificare il tasso specifico per i tuoi dipendenti.

Tasse e contributi del datore di lavoro

Come datore di lavoro in Kenya, sei responsabile di diversi contributi oltre allo stipendio lordo di un dipendente. Questi pagamenti finanziano programmi di sicurezza sociale, salute e formazione.

Tasse e detrazioni dei dipendenti

Devi detrarre tasse e contributi dagli stipendi dei tuoi dipendenti e inviarli alle agenzie governative competenti. Le principali detrazioni includono imposta sul reddito, sicurezza sociale e assicurazione sanitaria.

In Kenya, fornire benefici e congedi ai dipendenti è una parte fondamentale della gestione del tuo team. Si tratta di più che semplicemente rispettare la legge. Buoni benefici dimostrano ai tuoi dipendenti che li apprezzi. Questo può aiutarti a costruire un team forte e impegnato. Comprendere le regole locali per congedi e benefici è il tuo primo passo.

Congedo statutario

La legge kenyota stabilisce il congedo minimo a cui i dipendenti hanno diritto.

• Congedo annuale: I dipendenti ottengono 21 giorni lavorativi di congedo annuale retribuito dopo aver completato un anno di servizio. Questo corrisponde a 1,75 giorni per ogni mese lavorato.
• Congedo per malattia: Dopo due mesi di servizio, un dipendente ha diritto a sette giorni di congedo per malattia con paga piena e altri sette giorni con mezza paga ogni anno. Per ottenere questo congedo, un dipendente deve fornire un certificato medico.
• Congedo di maternità: Le dipendenti donne ricevono tre mesi di congedo di maternità completamente retribuito. Possono prenderlo in aggiunta al loro congedo annuale.
• Congedo di paternità: I dipendenti uomini ottengono due settimane di congedo di paternità retribuito.

Festività pubbliche & festività regionali

I dipendenti in Kenya hanno diritto a giorni di riposo retribuiti durante le festività pubbliche. Se un dipendente deve lavorare in una festività pubblica, devi pagarlo il doppio della sua tariffa normale.

Benefici supplementari tipici

Per attrarre e mantenere i migliori talenti, molti datori di lavoro offrono più del minimo legale. Ecco una panoramica dei benefici richiesti e di quelli extra che puoi offrire.

Come può aiutare un EOR nell'organizzazione dei benefici

Organizzare benefici per i dipendenti in un nuovo paese può essere complicato. Un Employer of Record (EOR) rende tutto più semplice.

Un EOR conosce già le leggi locali e cosa si aspettano i dipendenti. Può aiutarti a creare un pacchetto di benefici che sia sia conforme che competitivo. Questo significa che non devi perdere tempo a capire regolamenti complessi.

Un EOR si occupa dell'amministrazione dei benefici. Questo include tutto, dall'iscrizione dei dipendenti all'assicurazione sanitaria alla gestione dei contributi pensionistici. Questo ti permette di concentrarti sulla crescita della tua attività. Utilizzando un EOR, puoi essere sicuro di prenderti cura al meglio del tuo team in Kenya.

Quando il rapporto commerciale con un dipendente in Kenya termina, è necessario seguire un processo chiaro. La legge kenyota, in particolare l'Employment Act del 2007, delinea i passaggi sia per il licenziamento che per l'offboarding. Devi avere una motivazione valida per terminare il rapporto di lavoro e devi seguire una procedura equa. Questo protegge sia te che il tuo dipendente e ti aiuta a evitare problemi legali.

Periodi di preavviso

Devi dare al tuo dipendente un preavviso scritto prima del licenziamento. La durata del periodo di preavviso dipende dalla frequenza con cui paghi il tuo dipendente.

Fonte: Rivermate

Puoi scegliere di pagare un dipendente per il periodo di preavviso invece di farlo lavorare. Questo si chiama pagamento in sostituzione del preavviso. Se fai così, il rapporto di lavoro termina immediatamente.

Indennità di licenziamento

Devi pagare l’indennità di licenziamento solo quando rendi un dipendente ridondante. La ridondanza si verifica quando hai bisogno di ridurre la forza lavoro per motivi operativi.

Per calcolare l’indennità di licenziamento, si danno 15 giorni di salario di base per ogni anno completo di servizio del dipendente.

Ecco le cose principali da ricordare sull’indennità di licenziamento:

• Idoneità: Si applica ai dipendenti che vengono resi ridondanti.
• Calcolo: La formula è (Salario di base / 30 giorni) * 15 giorni * Numero di anni completi di servizio.
• Procedura: Devi informare il dipendente e l’ufficiale del lavoro locale della ridondanza. È inoltre necessario consultarsi con il dipendente o il suo rappresentante.

Come Rivermate gestisce uscite conformi

Navigare le uscite dei dipendenti in un paese diverso può essere complesso. Ci assicuriamo che ogni licenziamento venga gestito correttamente e secondo la legge kenyota.

Ecco come aiutiamo:

• Conformità legale: Rimaniamo aggiornati sulle leggi sul lavoro kenyote così tu non devi farlo. Assicuriamo che ogni licenziamento segua le procedure legali richieste.
• Documentazione: Gestiamo tutta la documentazione necessaria, dal preavviso iniziale ai registri di pagamento finale. Questo ti mantiene organizzato e conforme.
• Comunicazione chiara: Ti aiutiamo a comunicare chiaramente con i tuoi dipendenti in uscita. Questo include spiegare il loro pagamento finale e i benefici.
• Riduzione del rischio: Seguendo le procedure corrette, ti aiutiamo a evitare reclami legali per licenziamento ingiusto. In Kenya, questo può comportare un risarcimento fino a 12 mesi di stipendio del dipendente.

Gestiamo l’intero processo di offboarding per te. Questo ti dà tranquillità e ti permette di concentrarti sulla gestione della tua attività.

Navigating the panorama dei visti e dei permessi di lavoro in Kenya è semplice quando si comprendono i requisiti. Per qualsiasi non cittadino che desideri lavorare nel paese, ottenere i permessi corretti è essenziale. Il governo keniano richiede a tutti i cittadini stranieri di avere l'autorizzazione appropriata prima di poter lavorare legalmente. Questo processo garantisce la conformità alle leggi locali sull'immigrazione e sul lavoro.

Visti di lavoro e realtà dello sponsor

La strada più comune per un cittadino straniero di lavorare in Kenya è attraverso un permesso di lavoro di Classe D. Questo permesso è destinato a individui che hanno ricevuto un'offerta di lavoro specifica. Per ottenere un permesso di Classe D, è necessario possedere competenze e qualifiche non disponibili in Kenya.

Un Employer of Record (EOR) può sponsorizzare permessi di lavoro per dipendenti stranieri. Questa è un'opzione pratica se la tua azienda non ha una entità legale in Kenya. L'EOR diventa il datore di lavoro legale e si occupa di tutte le responsabilità relative all'impiego, inclusa la sponsorizzazione di visti e permessi di lavoro.

Ecco le principali realtà riguardanti i visti di lavoro e la sponsorizzazione:

• Sponsorizzazione EOR: Un EOR con una entità legale registrata in Kenya può sponsorizzare un permesso di lavoro di Classe D per dipendenti stranieri a tempo pieno.
• Requisito di Entità Locale: Per sponsorizzare un lavoratore straniero, un datore di lavoro deve essere un'entità legalmente registrata in Kenya.
• Contrattisti Indipendenti: Freelancers e Contractors di Record non sono idonei alla sponsorizzazione da parte del datore di lavoro e devono seguire un processo diverso.

Il processo di richiesta di un permesso di lavoro generalmente richiede da due a sei mesi. È importante avviare la procedura con largo anticipo rispetto alla data di inizio prevista.

Conformità ai viaggi d'affari (visite a breve termine)

Per visite d'affari di breve durata, il Kenya dispone di un sistema di Autorizzazione di Viaggio Elettronica (eTA). Questo è per attività non lavorative come partecipare a riunioni, conferenze o negoziazioni. L'eTA è obbligatoria per tutti i visitatori e deve essere ottenuta prima di viaggiare in Kenya.

Ecco cosa devi sapere sui viaggi d'affari a breve termine:

• Requisito eTA: Tutti i visitatori devono avere un'eTA approvata prima di entrare in Kenya.
• Scopo della Visita: L'eTA è adatta per impegni di breve durata che non sono considerati lavoro.
• Domanda: È necessario richiedere l'eTA online tramite il portale ufficiale del governo.

Per richiedere un'eTA per affari, generalmente sono necessari i seguenti documenti: