Tasse in Kenya

Navigating the complexities of employment taxation is a critical aspect of operating in any country, and Kenya is no exception. The Kenyan tax system, overseen primarily by the Kenya Revenue Authority (KRA), requires employers to understand and comply with various obligations related to their workforce. This includes correctly calculating and remitting payroll taxes, social security contributions, and ensuring accurate income tax withholding from employee salaries.

Compliance with Kenyan tax laws is essential for businesses to avoid penalties, interest, and legal issues. Both employers and employees have distinct responsibilities regarding contributions and deductions, which are designed to fund public services and social welfare programs. Understanding these requirements is key to smooth and lawful business operations in Kenya.

Employer Social Security and Payroll Tax Obligations

Employers in Kenya are responsible for contributing to several mandatory social security and payroll schemes on behalf of their employees. The primary contributions include the National Social Security Fund (NSSF) and the National Hospital Insurance Fund (NHIF).

National Social Security Fund (NSSF)

The NSSF is a mandatory savings scheme for retirement. Contributions are shared between the employer and the employee. The NSSF Act, 2013 introduced a tiered contribution structure based on an employee's monthly pensionable earnings.

Per il 2025, si prevede che le contribuzioni seguano l'implementazione graduale del NSSF Act, 2013. La contribuzione viene calcolata in base a due livelli di guadagno pensionabile:

• Tier I: Guadagni fino al Limite Inferiore (KSh 7.000 al mese).
• Tier II: Guadagni tra il Limite Inferiore e il Limite Superiore (KSh 36.000 al mese).

La percentuale totale di contribuzione è del 12% dei guadagni pensionabili, suddivisa equamente tra datore di lavoro e dipendente (6% ciascuno).

Tier	Intervallo di Guadagni Pensionabili	Contribuzione Mensile Totale (12%)	Quota del Datore di Lavoro (6%)	Quota del Dipendente (6%)
Tier I	Fino a KSh 7,000	KSh 840	KSh 420	KSh 420
Tier II	KSh 7,001 - KSh 36,000	KSh 3,480 (su KSh 29,000)	KSh 1,740	KSh 1,740
Massimo	KSh 36,000	KSh 4,320	KSh 2,160	KSh 2,160

I datori di lavoro devono registrarsi al NSSF e versare le contribuzioni mensilmente entro il 9° giorno del mese successivo.

National Hospital Insurance Fund (NHIF)

Il NHIF è un sistema obbligatorio di assicurazione sanitaria. Le contribuzioni si basano sul reddito lordo mensile di un dipendente. La contribuzione viene trattenuta esclusivamente dal salario del dipendente, ma l’azienda è responsabile di versarla a NHIF.

Reddito Lordo Mensile	Contribuzione Mensile
Fino a KSh 5,999	KSh 150
KSh 6,000 - 7,999	KSh 300
KSh 8,000 - 11,999	KSh 400
KSh 12,000 - 14,999	KSh 500
KSh 15,000 - 19,999	KSh 600
KSh 20,000 - 24,999	KSh 750
KSh 25,000 - 29,999	KSh 850
KSh 30,000 - 34,999	KSh 900
KSh 35,000 - 39,999	KSh 950
KSh 40,000 - 44,999	KSh 1,000
KSh 45,000 - 49,999	KSh 1,100
KSh 50,000 - 59,999	KSh 1,200
KSh 60,000 - 69,999	KSh 1,300
KSh 70,000 - 79,999	KSh 1,400
KSh 80,000 - 89,999	KSh 1,500
KSh 90,000 - 99,999	KSh 1,600
KSh 100,000 e oltre	KSh 1,700

I datori di lavoro devono registrarsi al NHIF e versare le contribuzioni mensilmente entro il 9° giorno del mese successivo.

Requisiti di Ritenuta dell’Imposta sul Reddito

I datori di lavoro devono trattenere l'imposta sul reddito dai salari e stipendi dei loro dipendenti secondo il sistema Pay As You Earn (PAYE). Questa imposta trattenuta viene poi versata al KRA per conto del dipendente. Il PAYE viene calcolato sul reddito imponibile del dipendente, dopo aver considerato le deduzioni e le detrazioni consentite.

Il reddito imponibile include salario di base, indennità, benefici (a meno che esentati specificamente), e bonus.

Le aliquote dell’imposta sul reddito per i residenti sono progressive, ovvero i redditi più elevati sono tassati a aliquote superiori. Per il 2025, si prevede che le fasce e le aliquote fiscali siano le seguenti:

Reddito Imponibile Mensile	Reddito Imponibile Annuale	Aliquota Fiscale
Fino a KSh 24,000	Fino a KSh 288,000	10%
KSh 24,001 - 32,333	KSh 288,001 - 388,000	25%
KSh 32,334 - 500,000	KSh 388,001 - 6,000,000	30%
KSh 500,001 - 800,000	KSh 6,000,001 - 9,600,000	35%
Oltre KSh 800,000	Oltre KSh 9,600,000	40%

I datori di lavoro devono calcolare correttamente l'importo PAYE per ciascun dipendente in base al loro reddito imponibile mensile e alle rispettive fasce e aliquote fiscali, considerando eventuali detrazioni fiscali applicabili.

Deduzioni Fiscali e Detrazioni per i Dipendenti

I dipendenti in Kenya hanno diritto a determinati sgravii fiscali e possono richiedere deduzioni che riducono il loro reddito imponibile, abbassando così il loro obbligo PAYE. I datori di lavoro devono considerare queste elementari nel calcolo PAYE.

Sgravio Personale: Un importo fisso mensile concesso a tutte le persone residenti. Per il 2025, si prevede che questo sgravio sia di KSh 2.400 al mese (KSh 28.800 annuali). Tale importo viene detratto direttamente dal debito fiscale calcolato.

Sgravio per Assicurazioni: Disponibile per i dipendenti che pagano premi di assicurazione vita, sanitaria, o polizze educative per sé stessi, coniuge o figli. Lo sgravio viene concesso al 15% dei premi pagati, con limite massimo di KSh 5.000 al mese (KSh 60.000 annuali).

Sgravio Interessi Mutuo: Disponibile per i dipendenti che hanno contratto un mutuo presso un istituto finanziario registrato per acquistare o migliorare la propria casa residenziale di proprietà. Lo sgravio viene concesso sugli interessi pagati, con limite massimo di KSh 8.333,33 al mese (KSh 100.000 annuali).

Sgravio per Housing Accessibile: Introdotto per sostenere la Tassa sulla Residenza Accessibile. Questo sgravio viene concesso al 15% del contributo del dipendente alla Tassa sulla Residenza Accessibile, con limite massimo di KSh 2.400 al mese.

Contributi Pensionistici: I contributi obbligatori ai piani pensionistici registrati (come NSSF) e i contributi volontari a schemi approvati sono deducibili dal reddito imponibile, con limiti specifici.

I datori di lavoro devono ottenere la documentazione necessaria dai dipendenti per applicare correttamente le detrazioni e gli sgravi.

Termine del Rispetto Fiscale e di Reporting

I datori di lavoro hanno scadenze stringenti per la presentazione delle dichiarazioni e il versamento di tasse e contribuzioni in Kenya. La mancata conformità comporta sanzioni e interessi.

• PAYE, NSSF e NHIF mensili: I datori di lavoro devono presentare le dichiarazioni e versare le imposte e le contribuzioni trattenute entro il 9° giorno del mese successivo. Le presentazioni e i pagamenti avvengono solitamente in via elettronica tramite il portale KRA iTax e i portali NSSF/NHIF rispettivi.
• Dichiarazioni annuali PAYE: I datori di lavoro devono presentare una dichiarazione annuale PAYE (modello P10) riassuntiva delle retribuzioni totali pagate e delle imposte PAYE trattenute per tutti i dipendenti durante l’anno. Questa dichiarazione è dovuta entro il l’ultimo giorno di febbraio successivo alla fine dell’anno solare (ad esempio, per l’anno che termina il 31 dicembre 2024, il P10 è dovuto entro il 28 febbraio 2025). I datori di lavoro devono anche fornire a ogni dipendente un modulo P9A che dettagli i guadagni e le detrazioni PAYE annuali.
• Altre dichiarazioni annuali: A seconda della struttura aziendale e delle attività, anche altre dichiarazioni annuali come la dichiarazione dell’imposta sulle società sono dovute entro scadenze specifiche.

Mantenere registri payroll accurati è fondamentale per le segnalazioni tempestive e corrette.

Considerazioni Fiscali Speciali per Lavoratori e Aziende Straniere

I lavoratori stranieri e le aziende che operano in Kenya affrontano considerazioni fiscali specifiche in base alla loro residenza e alla natura delle attività.

Lavoratori Stranieri:

• Stato di Residenza: Gli obblighi fiscali di un lavoratore straniero dipendono dal fatto che sia considerato residente o non residente ai fini fiscali. La residenza è generalmente determinata dal numero di giorni trascorsi in Kenya (183 giorni in un anno fiscale o una media di 122 giorni su tre anni consecutivi, tra altri criteri).
• Aliquote Fiscali: I lavoratori stranieri residenti sono tassati sul loro reddito mondiale alle stesse aliquote progressive dei cittadini kenyani. I lavoratori stranieri non residenti sono tassati solo sul reddito di origine in Kenya. Le aliquote fiscali per i non residenti sul reddito da lavoro sono generalmente le stesse di quelle per i residenti, ma non hanno diritto alle detrazioni personali.
• PAYE: I datori di lavoro devono applicare il PAYE sul reddito dei lavoratori stranieri che percepiscono reddito in Kenya, indipendentemente dalla loro residenza, anche se il calcolo può differire leggermente per i non residenti (nessuna detrazione personale).
• Sicurezza Sociale: I lavoratori stranieri in missione temporanea o con contratti specifici potrebbero essere esenti da contribuzione NSSF se coperti da un sistema di sicurezza sociale nel loro paese di origine con accordo reciproco con il Kenya. L’NHIF è generalmente obbligatorio per tutti i dipendenti che percepiscono reddito in Kenya.

Aziende Straniere:

• Stabile Organizzazione (PE): La responsabilità fiscale di una società straniera in Kenya dipende dalla presenza di una stabile organizzazione (PE). La PE si verifica tipicamente se la società ha un luogo di affari fisso o svolge attività in Kenya per un periodo significativo.
• Imposta sulle Società: Se una società straniera ha una PE in Kenya, è responsabile del pagamento dell’imposta sulle società sui profitti attribuibili a quella PE, con un’aliquota attuale del 30%. In assenza di una PE, la società può comunque essere soggetta a ritenute su determinati redditi di origine kenyana (ad esempio, onorari di gestione, royalty).
• Obblighi del Datore di Lavoro: Una società straniera che impiega personale in Kenya, anche senza una PE, potrebbe essere comunque tenuta a registrarsi come datore di lavoro e a rispettare gli obblighi PAYE, NSSF e NHIF per quei dipendenti.

Comprendere queste sfumature è fondamentale per le entità straniere e i loro dipendenti per garantire la piena conformità alle leggi fiscali keniane. Utilizzare un Employer of Record può aiutare le aziende straniere a gestire questi complessi obblighi di legge locale e fiscale senza dover istituire una presenza locale o una PE.