Tasse in Kenya

Navigating the complexities of employment taxation is a critical aspect of operating in any country, and Kenya is no exception. The Kenyan tax system, overseen primarily by the Kenya Revenue Authority (KRA), requires employers to understand and comply with various obligations related to their workforce. This includes correctly calculating and remitting payroll taxes, social security contributions, and ensuring accurate income tax withholding from employee salaries.

Compliance with Kenyan tax laws is essential for businesses to avoid penalties, interest, and legal issues. Both employers and employees have distinct responsibilities regarding contributions and deductions, which are designed to fund public services and social welfare programs. Understanding these requirements is key to smooth and lawful business operations in Kenya.

Employer of Record e obblighi di Social Security e Payroll Tax

Employers in Kenya are responsible for contributing to several mandatory social security and payroll schemes on behalf of their employees. The primary contributions include the National Social Security Fund (NSSF) and the National Hospital Insurance Fund (NHIF).

National Social Security Fund (NSSF)

The NSSF is a mandatory savings scheme for retirement. Contributions are shared between the employer and the employee. The NSSF Act, 2013 introduced a tiered contribution structure based on an employee's monthly pensionable earnings.

Per il 2025, si prevede che le contribuzioni seguano l'implementazione graduale dell'NSSF Act, 2013. La contribuzione si calcola su due livelli di reddito pensionabile:

• Tier I: Reddito fino al Limite Inferiore (KSh 7.000 al mese).
• Tier II: Reddito tra il Limite Inferiore e il Limite Superiore (KSh 36.000 al mese).

La percentuale totale di contribuzione è del 12% dei redditi pensionabili, divisa equamente tra datore di lavoro e dipendente (6% ciascuno).

Tier	Intervallo di Reddito Pensionabile	Contribuzione Totale Mensile (12%)	Quota del Datore di Lavoro (6%)	Quota del Dipendente (6%)
Tier I	Fino a KSh 7.000	KSh 840	KSh 420	KSh 420
Tier II	KSh 7.001 - KSh 36.000	KSh 3.480 (su KSh 29.000)	KSh 1.740	KSh 1.740
Massimo	KSh 36.000	KSh 4.320	KSh 2.160	KSh 2.160

I datori di lavoro devono registrarsi presso l'NSSF e versare le contribuzioni mensilmente entro il 9° giorno del mese successivo.

National Hospital Insurance Fund (NHIF)

Il NHIF è un regime di assicurazione sanitaria obbligatorio. Le contribuzioni si basano sul reddito lordo mensile di un dipendente. La contribuzione viene detratta esclusivamente dalla retribuzione del dipendente, ma il datore di lavoro è responsabile del versamento all'NHIF.

Reddito Lordo Mensile	Contribuzione Mensile
Fino a KSh 5.999	KSh 150
KSh 6.000 - 7.999	KSh 300
KSh 8.000 - 11.999	KSh 400
KSh 12.000 - 14.999	KSh 500
KSh 15.000 - 19.999	KSh 600
KSh 20.000 - 24.999	KSh 750
KSh 25.000 - 29.999	KSh 850
KSh 30.000 - 34.999	KSh 900
KSh 35.000 - 39.999	KSh 950
KSh 40.000 - 44.999	KSh 1.000
KSh 45.000 - 49.999	KSh 1.100
KSh 50.000 - 59.999	KSh 1.200
KSh 60.000 - 69.999	KSh 1.300
KSh 70.000 - 79.999	KSh 1.400
KSh 80.000 - 89.999	KSh 1.500
KSh 90.000 - 99.999	KSh 1.600
KSh 100.000 e oltre	KSh 1.700

I datori di lavoro devono registrarsi presso l'NHIF e versare le contribuzioni mensilmente entro il 9° giorno del mese successivo.

Requisiti di Withholding dell'Income Tax

I datori di lavoro sono tenuti a trattenere l'imposta sul reddito dai salari e stipendi dei propri dipendenti secondo il sistema Pay As You Earn (PAYE). Questa imposta trattenuta viene poi versata alla KRA per conto del dipendente. Il PAYE si calcola sulla base del reddito imponibile del dipendente, dopo aver considerato deduzioni e detrazioni ammissibili.

Il reddito imponibile include salario di base, indennità, benefici (a meno che specificamente esenti), e bonus.

Le aliquote dell'imposta sul reddito per i residenti sono progressive, cioè più alto è il reddito, maggiore è l'aliquota applicata. Per il 2025, si prevede che le fasce e le aliquote siano le seguenti:

Reddito Imponibile Mensile	Reddito Imponibile Annuale	Aliquota d'Imposta
Fino a KSh 24.000	Fino a KSh 288.000	10%
KSh 24.001 - 32.333	KSh 288.001 - 388.000	25%
KSh 32.334 - 500.000	KSh 388.001 - 6.000.000	30%
KSh 500.001 - 800.000	KSh 6.000.001 - 9.600.000	35%
Oltre KSh 800.000	Oltre KSh 9.600.000	40%

I datori di lavoro devono calcolare l'importo corretto di PAYE per ogni dipendente in base al reddito imponibile mensile e alle fasce e aliquote applicabili, tenendo conto di eventuali detrazioni fiscali.

Deductions e Detrazioni Fiscali per i Dipendenti

I dipendenti in Kenya hanno diritto a determinate detrazioni fiscali e possono richiedere deduzioni che riducono il loro reddito imponibile, abbassando così la loro responsabilità PAYE. I datori di lavoro devono considerare queste nel calcolo del PAYE.

Detrazione Personale: Una detrazione fissa mensile concessa a tutti gli individui residenti. Per il 2025, si prevede che questa sia di KSh 2.400 al mese (KSh 28.800 annuali). Tale importo viene detratto direttamente dall'imposta calcolata.

Detrazione per Assicurazione: Disponibile per i dipendenti che pagano premi per assicurazioni sulla vita, assicurazioni sanitarie o polizze educative per sé stessi, il coniuge o i figli. La detrazione è del 15% dei premi pagati, con un limite massimo di KSh 5.000 al mese (KSh 60.000 annuali).

Detrazione Interessi sul Mutuo: Disponibile per i dipendenti che hanno contratto un mutuo presso un istituto finanziario registrato per acquistare o migliorare la loro casa residenziale di proprietà. La detrazione si applica sugli interessi pagati, con un limite di KSh 8.333,33 al mese (KSh 100.000 annuali).

Detrazione per Housing Accessibile: Introdotta per supportare la Levy per l'Housing Accessibile. Questa detrazione è del 15% del contributo del dipendente alla Levy per l'Housing Accessibile, con un limite di KSh 2.400 al mese.

Contributi Pensionistici: Contributi obbligatori a schemi pensionistici registrati (come l'NSSF) e contributi volontari a schemi approvati sono deducibili dal reddito imponibile, entro certi limiti.

I datori di lavoro devono ottenere la documentazione necessaria dai dipendenti per applicare correttamente detrazioni e deduzioni.

Scadenze di Conformità Fiscale e di Reporting

I datori di lavoro hanno scadenze rigorose per la presentazione delle dichiarazioni e il versamento di tasse e contributi in Kenya. La mancata conformità comporta sanzioni e interessi.

• PAYE, NSSF e NHIF mensili: I datori di lavoro devono presentare le dichiarazioni e versare le imposte trattenute e le contribuzioni per NSSF e NHIF entro il 9° giorno del mese successivo. La presentazione e il pagamento avvengono generalmente online tramite il portale KRA iTax e i portali NSSF/NHIF rispettivi.
• Dichiarazioni annuali PAYE: I datori di lavoro devono presentare una dichiarazione annuale PAYE (modulo P10) riassuntiva delle retribuzioni totali pagate e delle imposte PAYE trattenute per tutti i dipendenti durante l'anno. Questa dichiarazione è dovuta entro il ultimo giorno di febbraio successivo alla fine dell'anno solare (ad esempio, per l'anno conclusosi il 31 dicembre 2024, il P10 è dovuto entro il 28 febbraio 2025). I datori di lavoro devono anche fornire a ciascun dipendente un modulo P9A con dettagli sui guadagni e le detrazioni PAYE per l'anno.
• Altre dichiarazioni annuali: A seconda della struttura aziendale e delle attività, altre dichiarazioni annuali come la dichiarazione di imposta sul reddito societario sono anch'esse dovute entro scadenze specifiche.

Mantenere registri payroll accurati è fondamentale per una rendicontazione tempestiva e corretta.

Considerazioni fiscali speciali per lavoratori e aziende straniere

Lavoratori e aziende straniere che operano in Kenya affrontano considerazioni fiscali specifiche in base allo stato di residenza e alla natura delle loro attività.

Lavoratori Stranieri:

• Stato di Residenza: Gli obblighi fiscali di un lavoratore straniero dipendono dal fatto che sia considerato residente o non residente ai fini fiscali. La residenza si determina generalmente dal numero di giorni trascorsi in Kenya (183 giorni in un anno fiscale o una media di 122 giorni su tre anni consecutivi, tra altri criteri).
• Aliquote d'Imposta: I lavoratori stranieri residenti sono tassati sui loro redditi mondiali alle stesse aliquote progressive dei cittadini kenyoti. I lavoratori stranieri non residenti sono tassati solo sui redditi di origine kenyota. Le aliquote per i non residenti sul reddito da lavoro sono generalmente le stesse di quelle dei residenti, ma non hanno diritto alle detrazioni personali.
• PAYE: I datori di lavoro devono applicare PAYE sul reddito dei lavoratori stranieri che percepiscono reddito in Kenya, indipendentemente dallo stato di residenza, anche se il calcolo può differire leggermente per i non residenti (nessuna detrazione personale).
• Sicurezza Sociale: I lavoratori stranieri in missione temporanea o con contratti specifici potrebbero essere esenti da contribuzione NSSF se coperti da un regime di sicurezza sociale nel loro paese di origine con accordo reciproco con il Kenya. L'NHIF è generalmente obbligatorio per tutti i dipendenti che percepiscono reddito in Kenya.

Aziende Straniere:

• Permanent Establishment (PE): La responsabilità fiscale di una società straniera in Kenya dipende dal fatto che essa abbia costituito un permanent establishment (PE). Un PE si verifica tipicamente se la società ha un luogo fisso di affari o svolge attività in Kenya per un periodo significativo.
• Imposta Societaria: Se una società straniera ha un PE in Kenya, è soggetta a imposta sul reddito delle società sui profitti attribuibili a quel PE, con un'aliquota attuale del 30%. Se non esiste un PE, la società può comunque essere soggetta a ritenuta d'acconto su alcuni tipi di reddito di origine kenyota (ad esempio, commissioni di gestione, royalties).
• Obblighi del Datore di Lavoro: Una società straniera che impiega personale in Kenya, anche senza un PE, potrebbe comunque essere obbligata a registrarsi come datore di lavoro e rispettare gli obblighi di PAYE, NSSF e NHIF per quei dipendenti.

Comprendere queste sfumature è fondamentale per le entità straniere e i loro dipendenti per garantire la piena conformità alle leggi fiscali keniane. Utilizzare un Employer of Record può aiutare le aziende straniere a gestire questi complessi obblighi locali di employment e tassazione senza dover costituire una entità o un PE locale.