Employer of Record in Stati Uniti d'America

Un Employer of Record (EOR) è una società che assume legalmente i dipendenti per conto tuo. Questo ti permette di costruire un team negli Stati Uniti senza dover creare una tua entità locale. L'Employer of Record si occupa di tutte le attività amministrative e legali relative all'impiego. Pensiamo a buste paga, tasse, benefici e conformità alle leggi sul lavoro negli Stati Uniti. Tu gestisci ancora il lavoro quotidiano del tuo team, mentre l'EOR si assume le responsabilità legali di essere un employer. Per le aziende che desiderano assumere negli Stati Uniti, un EOR come Rivermate semplifica il processo.

Come funziona un Employer of Record (EOR) negli Stati Uniti d'America

Usare un EOR per assumere negli USA è un processo semplice. L'EOR diventa l'employer legale, mentre tu mantieni il controllo sul lavoro del tuo dipendente.

Ecco come funziona di solito:

1. Trovi il talento. Recluti e scegli la persona che desideri assumere negli USA.
2. L'EOR redige un contratto conforme. L'EOR crea un accordo di lavoro che rispetta tutte le leggi federali, statali e locali rilevanti degli Stati Uniti.
3. L'EOR onboarding il nuovo assunto. Si occupano di tutta la documentazione necessaria, inclusi i moduli fiscali e la verifica delle condizioni di idoneità all'impiego (Form I-9), richiesto dal U.S. Citizenship and Immigration Services (https://www.uscis.gov/i-9).
4. Gestiscono la payrol e i benefici. L'EOR elabora le buste paga, trattiene le tasse corrette e amministra i benefici del dipendente. Questo include i contributi per Social Security e Medicare come richiesto dall'Internal Revenue Service (https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/understanding-employment-taxes).
5. Tu gestisci il lavoro quotidiano del dipendente. Sei responsabile delle attività, delle prestazioni e dell'integrazione del tuo dipendente nella cultura aziendale. L'EOR si occupa degli aspetti HR e legali dell'impiego.

Perché usare un Employer of Record negli Stati Uniti d'America

Usare un EOR negli Stati Uniti offre un modo semplice ed efficiente per costruire un team. Rimuove gli ostacoli principali di espandersi in un nuovo paese, permettendoti di concentrarti sui tuoi obiettivi di business.

Ecco alcuni vantaggi principali:

• Evitare di creare un'entità legale. Puoi assumere dipendenti negli USA senza il tempo e le spese di stabilire una propria entità nel paese.
• Rimanere conforme alle leggi sul lavoro. La legge sul lavoro americana è complessa, con regole a livello federale, statale e anche cittadino. Un EOR conosce queste normative e garantisce che tu rimanga conforme.
• Semplificare la gestione delle buste paga e delle tasse. L'EOR si occupa di tutti gli aspetti delle buste paga, inclusi il ritenuta fiscale e le dichiarazioni, che possono essere complicati negli Stati Uniti.
• Offrire benefici competitivi. Gli EOR spesso possono fornire accesso a pacchetti di vantaggi migliori e più accessibili rispetto a quelli che potrebbe ottenere una piccola azienda da sola.
• Ridurre i rischi. L'EOR si assume i rischi legali dell'impiego, proteggendoti da potenziali multe e sanzioni per mancanza di conformità.

Il modello di prezzo trasparente di Rivermate elimina la complessità con una tariffa mensile unica e competitiva per dipendente. A differenza dei tradizionali fornitori PEO, i nostri prezzi in Stati Uniti d'America includono supporto completo delle Risorse Umane, amministrazione dei benefit, gestione della conformità e accesso al nostro cruscotto proprietario per analisi della forza lavoro in tempo reale. Nessun costo nascosto, nessuna spesa di configurazione: prezzo chiaro che si adatta alle esigenze della tua azienda, garantendo al contempo la piena conformità legale in Stati Uniti d'America.

Assunzioni negli Stati Uniti d'America possono sembrare complesse. È necessario considerare leggi federali, statali e talvolta anche locali. Gli Stati Uniti sono un mercato enorme e diversificato con un vasto bacino di talenti. A differenza di molti altri paesi, gli USA operano principalmente sul principio del lavoro "at-will". Ciò significa che sia tu che il dipendente potete terminare il rapporto di lavoro in qualsiasi momento, per qualsiasi motivo, purché non sia illegale. Questo ti garantisce flessibilità, ma implica anche che tu debba essere chiaro sulle tue pratiche di assunzione fin dall'inizio.

Contratti di lavoro & clausole imprescindibili

Negli Stati Uniti, non è sempre obbligatorio stipulare un contratto di lavoro scritto. Molti rapporti di lavoro sono basati su una semplice lettera di offerta. Tuttavia, per ruoli chiave, è consigliabile un contratto formale. Questo fornisce chiarezza sia a te sia al tuo dipendente.

La maggior parte dei contratti di lavoro negli USA sono a tempo indeterminato. I contratti a termine sono meno comuni e vengono generalmente utilizzati per progetti specifici.

Ecco alcune clausole comuni da includere:

• Descrizione del lavoro: Definisci chiaramente il ruolo e le responsabilità del dipendente.
• Compenso: Dettaglia il salario, i bonus e qualsiasi altro pagamento.
• Benefici: Meniona assicurazioni sanitarie, piani pensionistici e altri vantaggi.
• Confidenzialità: Inserisci una clausola di non divulgazione per proteggere le informazioni della tua azienda.
• Cessazione: Spiega le condizioni in cui entrambe le parti possono terminare il rapporto di lavoro.

Periodi di prova

I periodi di prova sono comuni negli Stati Uniti, ma non sono obbligatori per legge nella maggior parte degli stati. Servono come periodo di verifica sia per te sia per il nuovo assunto per capire se l’adattamento è corretto. Un periodo di prova tipico è di 90 giorni, ma può essere più breve o più lungo a seconda del ruolo.

A causa del sistema di lavoro "at-will", un periodo di prova non modifica drasticamente i termini di cessazione. Puoi comunque licenziare un dipendente dopo il periodo di prova. Tuttavia, stabilisce un’attesa chiara di valutazione delle prestazioni durante i primi mesi di lavoro.

Orari di lavoro & straordinari

Il Fair Labor Standards Act (FLSA) è la legge federale che regola gli orari di lavoro e gli straordinari negli Stati Uniti.

• Una settimana lavorativa standard è di 40 ore.
• Qualsiasi ora lavorata oltre le 40 in una settimana deve essere pagata come straordinario.
• La tariffa di pagamento degli straordinari è di almeno 1,5 volte la normale retribuzione del dipendente.

Alcuni dipendenti sono "esenti" dal pagamento degli straordinari. Questo si applica di solito ai dipendenti con salario fisso in ruoli dirigenziali, amministrativi o professionali che soddisfano criteri specifici. Si deve essere consapevoli che alcuni stati hanno leggi sugli straordinari proprie, più favorevoli rispetto alla legge federale.

Festivi pubblici e regionali

Gli Stati Uniti hanno numerosi giorni festivi federali. Tuttavia, i datori di lavoro privati non sono obbligati a concedere ai dipendenti giorni di riposo retribuiti durante queste festività. La maggior parte delle aziende osserva comunque le festività principali.

Ecco un elenco dei giorni festivi federali negli Stati Uniti:

Alcuni stati e città hanno festività ufficiali proprie oltre a quelle federali.

Assunzione di Contractors negli Stati Uniti

Assumere contractors indipendenti può essere un modo flessibile per portare competenze specializzate per progetti specifici. I Contractors sono responsabili delle proprie tasse e non ricevono gli stessi benefici degli impiegati.

È fondamentale classificare correttamente i lavoratori. Errata classificazione di un dipendente come contractor indipendente può portare a sanzioni gravi, inclusi tasse arretrate e multe. L'Internal Revenue Service (IRS) ha linee guida rigorose per determinare lo status di un lavoratore.

Un Employer of Record (EOR) può aiutarti a mitigare il rischio di errata classificazione. Un EOR assume legalmente i lavoratori per tuo conto, assumendosi la responsabilità di paghe, tasse, benefici e conformità alle leggi sul lavoro. Questo ti consente di collaborare con talenti negli USA senza gli oneri legali e amministrativi dell’impiego diretto.

Navigating compensation and payroll negli Stati Uniti può sembrare complesso. Ognuno dei 50 stati ha le proprie regole e bisogna seguire sia le leggi federali che quelle statali. Si tratta di comprendere tutte le parti dello stipendio di un dipendente, includendo ciò che si aggiunge e ciò che si detrae. Sbrogliare questa matassa è fondamentale per gestire un business conforme e di successo.

Cicli di retribuzione & struttura salariale

Negli Stati Uniti, si può pagare i propri dipendenti con diversi calendari. I più comuni sono settimanale, quindicinale, semestrale o mensile.

• Settimanale: Si paga i dipendenti ogni settimana, ottenendo 52 buste paga all’anno. È comune in settori come edilizia e servizi di ristorazione.
• Quindicinale: Si paga i dipendenti ogni due settimane, per un totale di 26 buste paga all’anno. Molte aziende nei settori sanitaria e tecnologico usano questo schedule.
• Semestrale: Si paga i dipendenti due volte al mese, di solito il 15° e l’ultimo giorno del mese. Questo significa 24 buste paga all’anno ed è spesso usato per dipendenti con uno stipendio fisso.
• Mensile: Si paga i dipendenti una volta al mese, per 12 buste paga all’anno.

La struttura salariale dipenderà dal fatto che i tuoi dipendenti siano a salario fisso o orario. Uno stipendio è un importo fisso pagato ad ogni periodo di retribuzione. Una retribuzione si basa su una tariffa oraria, quindi il totale dipende dal numero di ore lavorate.

Straordinari & minimi

The Fair Labor Standards Act (FLSA) è la legge federale che stabilisce le regole per gli straordinari e il salario minimo.

Il salario minimo federale è attualmente $7,25 all’ora. Tuttavia, molti stati e città hanno propri tassi di minimo più elevati. Quando il tasso statale o locale è più alto, è obbligatorio pagare il tasso più alto.

Per gli straordinari, la FLSA richiede di pagare ai dipendenti non esenti 1,5 volte la loro tarifa oraria regolare per ogni ora lavorata oltre le 40 in una settimana lavorativa. Una settimana lavorativa è un periodo fisso di sette giorni consecutivi. È importante sapere che non esiste un limite legale al numero di ore che un dipendente può lavorare in una settimana, purché venga correttamente pagato per gli straordinari.

Alcuni dipendenti, spesso in ruoli dirigenziali, amministrativi o professionali, sono considerati "esenti" dalle regole sugli straordinari. Questo dipende di solito dalle loro mansioni e dal livello di retribuzione.

Tasse e contributi dell'Employer

Come Employer of Record negli Stati Uniti, sei responsabile del versamento di diverse tasse sulla retribuzione. Questi sono i tuoi contributi e non vengono detratti dagli stipendi dei dipendenti. Le principali tasse federali sono per la Sicurezza Sociale, Medicare e l’indennità di disoccupazione.

Tasse e detrazioni dei dipendenti

Dovrai anche trattenere alcune tasse dagli stipendi dei tuoi dipendenti e versarle al governo. Queste detrazioni includono tasse federali, statali e talvolta locali.

Negli Stati Uniti, i benefici per i dipendenti e i congedi sono una combinazione di programmi richiesti dal governo e vantaggi specifici dell'azienda. Ciò significa che il vostro pacchetto di benefici può variare molto da un datore di lavoro all'altro. Mentre alcuni benefici sono obbligatori per legge, molte aziende offrono benefici aggiuntivi per attrarre e mantenere i migliori dipendenti.

Congedi di legge

Gli Stati Uniti non hanno una legge federale che richieda un congedo retribuito per i dipendenti. Tuttavia, il Family and Medical Leave Act (FMLA) offre a alcuni dipendenti fino a 12 settimane di congedo non retribuito e protetto dal punto di vista lavorativo all'anno per specifiche ragioni familiari e mediche. Per essere idonei, è necessario aver lavorato per il proprio datore di lavoro per almeno 12 mesi, per almeno 1.250 ore negli ultimi 12 mesi, e in una località in cui l'azienda impiega 50 o più dipendenti entro 75 miglia.

Al alcuni stati e città hanno proprie leggi che richiedono ferie malattia retribuite o congedi familiari.

Festività pubbliche & festività regionali

Il governo degli Stati Uniti riconosce diverse festività federali, ma ai datori di lavoro privati non è richiesto di concedere un congedo retribuito per queste occasioni. Tuttavia, la maggior parte dei datori di lavoro offre ferie pagate.

Ecco le festività federali per il 2026:

Alcuni stati e città hanno anche proprie festività ufficiali.

Benefici supplementari tipici

Per attrarre e trattenere i dipendenti, molte aziende offrono benefici oltre a quelli richiesti dalla legge.

Come può aiutare un EOR con la definizione dei benefici

Configurare un pacchetto di benefici competitivo negli Stati Uniti può essere complesso. Un Employer of Record (EOR) può aiutarti a navigare tra le diverse leggi federali, statali e locali.

Un EOR può:

• Garantire che tu rispetti tutti i requisiti legali.
• Aiutarti a progettare un pacchetto di benefici attraente per i dipendenti.
• Gestire l'amministrazione del tuo programma di benefici.
• Risparmiare tempo e risorse.

Collaborando con un EOR, puoi offrire ai tuoi dipendenti un ottimo pacchetto di benefici senza il problema di gestirlo da solo.

Parliamo di come lasciare andare un dipendente negli Stati Uniti. Il processo, spesso chiamato terminazione o offboarding, è più di un semplice arrivederci. Prevede una serie di passaggi per garantire che la separazione venga gestita in modo professionale e legale. Un processo di offboarding senza intoppi aiuta a proteggere la tua azienda e a trattare il dipendente in uscita con rispetto. Questo vale sia nel caso in cui la persona si dimetta sia se decidi di licenziarla. Negli Stati Uniti, la maggior parte dei rapporti di lavoro è "at-will", cioè che tu o il dipendente potete terminare il rapporto in qualsiasi momento, per qualsiasi motivo, purché non sia illegale. Tuttavia, avere un processo di offboarding chiaro e coerente è una scelta intelligente.

Periodo di preavviso

Negli Stati Uniti, generalmente non c'è un obbligo legale di dare un preavviso a un dipendente prima della cessazione del rapporto. Questo è dovuto alla dottrina del lavoro "at-will" che si applica in tutti gli stati ad eccezione di Montana.

Tuttavia, ci sono alcune eccezioni:

• Contratti di Lavoro: Se hai un contratto di lavoro con un dipendente, potrebbe specificare un periodo di preavviso richiesto.
• Politiche Aziendali: Le politiche della tua azienda potrebbero stabilire che fornirai un certo periodo di preavviso.
• Accordi Sindacali: Gli accordi di contrattazione collettiva spesso prevedono regole sui periodi di preavviso.

Pur non essendo legalmente obbligatorio, fornire un preavviso di due settimane è una cortesia comune. Può aiutare a mantenere un rapporto positivo e dare al dipendente il tempo di prepararsi alla transizione.

Trattamento di fine rapporto

Simile ai periodi di preavviso, generalmente non sei obbligato a offrire una buonuscita. La Fair Labor Standards Act (FLSA) non lo richiede.

Ecco alcune situazioni in cui potrebbe essere richiesto un trattamento di fine rapporto:

• Politiche Aziendali: Se il manuale del dipendente o le politiche aziendali promettono un trattamento di fine rapporto, devi fornirlo.
• Contratto di Lavoro: Un contratto con un dipendente potrebbe includere un pacchetto di buonuscita.
• Licenziamenti di Massa: Alcuni stati hanno leggi che richiedono un trattamento di fine rapporto in caso di licenziamenti collettivi o chiusure di stabilimenti.

Anche quando non è obbligatorio, molte aziende scelgono di offrire un trattamento di fine rapporto. Un'offerta tipica è di una o due settimane di paga per ogni anno di servizio del dipendente. Offrire un pacchetto di buonuscita può essere un gesto di buona volontà. Può anche essere utilizzato come incentivo affinché il dipendente in uscita firmi una liberatoria riguardante eventuali rivendicazioni contro la tua azienda.

Come Rivermate gestisce uscite conformi

Da Rivermate, ci assicuriamo che ogni uscita di un dipendente venga gestita in modo corretto e compassionevole. Comprendiamo che navigare nelle complessità dell'offboarding può essere sfidante. La nostra piattaforma semplifica il processo per te.

Ecco come possiamo aiutarti:

• Documentazione Conforme: Ti forniremo le lettere di cessazione e altri documenti necessari per garantire il rispetto di tutte le normative legali.
• Calcolo dell’Ultima Paghetta: Ti aiutiamo a calcolare con precisione l’ultima paga, comprensiva di eventuali ferie maturate, per rispettare le leggi statali.
• Gestione dei Benefici: Ti guidiamo nel processo di gestione dei benefit, come la continuazione dell'assicurazione sanitaria sotto COBRA.
• Guidance Passo a Passo: La nostra piattaforma ti accompagna in ogni fase del processo di offboarding, dalla decisione iniziale all'intervista di uscita finale.

Crediamo nel trattare ogni dipendente con dignità, anche durante la loro uscita. Il nostro obiettivo è rendere il processo il più fluido possibile sia per te che per il membro del team in uscita.

Navigating nel mondo dei visti e dei permessi di lavoro negli Stati Uniti può sembrare complesso. Fondamentalmente, un visto permette a un cittadino straniero di viaggiare in un porto di ingresso negli Stati Uniti e di richiedere il permesso di entrare nel paese. Un permesso di lavoro, invece, è un'autorizzazione a lavorare legalmente negli Stati Uniti. Esistono molti tipi di visti, ognuno con il proprio insieme di regole e requisiti.

Visti di lavoro & realtà della sponsorship

Sponsorizzare un visto di lavoro negli Stati Uniti è un impegno significativo per qualsiasi employer. Un Employer of Record (EOR) può semplificare questo processo, ma ci sono alcune realtà pratiche da considerare.

Cosa può tipicamente sponsorizzare un EOR:

• Acquisizione di Visti Semplificata: Un EOR può rendere il processo di ottenimento del visto più trasparente e diretto, soprattutto per aziende che non hanno una entità legale negli Stati Uniti.
• Green Card: Per le aziende che desiderano assumere o trasferire dipendenti negli USA in modo permanente, un EOR può sponsorizzare le green card, che concedono lo status di residente permanente.

Cosa in genere un EOR non può sponsorizzare:

• Auto-sponsorizzazione: Questo è raro e di solito riservato a persone con abilità straordinarie, imprenditori o investitori. La maggior parte dei visti di lavoro richiede uno sponsor employer.
• Visti senza una chiara relazione employer-dipendente: L'EOR agisce come datore di lavoro legale, quindi il ruolo e le responsabilità del dipendente devono essere chiaramente definiti.

Percorsi pratici verso la sponsorship:

Il percorso più comune per l'occupazione negli Stati Uniti avviene tramite sponsorship diretta da parte della società presso cui il soggetto lavorerà. Tuttavia, un EOR può essere un partner prezioso in questo processo, gestendo le complicazioni amministrative e legali. Questo è particolarmente utile per le aziende nuove nella sponsorship di lavoratori stranieri o che non dispongono di un grande team HR.

Conformità ai viaggi d'affari (visite a breve termine)

Per viaggi di lavoro a breve termine negli Stati Uniti, il visto B-1 è l'opzione più comune. È importante comprendere le regole di questo visto per garantire la conformità.

Cosa si può fare con un visto B-1:

• Consultare con partner commerciali.
• Partecipare a una convention o conferenza scientifica, educativa, professionale o d'affari.
• Negoziare un contratto.
• Partecipare a formazione a breve termine.

Cosa non si può fare con un visto B-1:

• Impegnarsi in un'occupazione.
• Ricevere uno stipendio da una fonte statunitense.
• Rimanere negli Stati Uniti indefinitamente.

Punti chiave di conformità:

Per essere idonei a un visto B-1, è necessario dimostrare quanto segue:

Il periodo iniziale di soggiorno è tipicamente da uno a sei mesi, con un massimo di un anno, comprese eventuali estensioni.