Employer of Record in Stati Uniti d'America

Le aziende straniere sono storicamente entrate nell'economia più grande del mondo non solo per il suo favorevole clima di business, ma anche grazie alle sue numerose aziende leader, imprenditori e talenti altamente istruiti.

L’America è stata un mercato di assunzione attraente per decenni. Famosa per le sue competenze approfondite, una leadership capace e innovazione, è stata una pioniera nel reclutamento di talenti di alto livello nei settori finanziario, commerciale, manifatturiero e tecnico.

Un fattore importante che influenza l’occupazione negli Stati Uniti sono i diversi poteri legislativi delle singole stati. Ogni stato ha le proprie leggi sul lavoro, obblighi fiscali, benefici obbligatori e regole di gestione della paga. Questo crea una certa complessità per le aziende che assumono lavoratori negli Stati Uniti in diversi stati. Se non gestito correttamente, ciò può portare a errori finanziari e di conformità costosi.

Le leggi sul lavoro negli U.S.A. sono più flessibili rispetto a quelle di alcuni paesi europei o sudamericani. Per esempio, negli Stati Uniti non esiste un congedo di maternità o malattia obbligatorio a livello federale. Tuttavia, alcuni stati ne prevedono tali benefici.

Navigare in questo sistema di doppia normativa sul lavoro può essere una sfida per i datori di lavoro alle prime armi e potrebbe ritardare un’entrata rapida nel mercato statunitense. Tuttavia, c’è un modo più semplice ed efficiente per espandere la tua attività. Collaborare con un Employer of Record (EOR) in America, che agirà come entità legale nel paese e assumerà dipendenti internazionali per tuo conto. Ad esempio, Rivermate si occupa di onboarding, paghe, tasse e amministrazione dei benefici, mentre tu gestisci le relazioni quotidiane con i dipendenti.

How an Employer of Record (EOR) Works in United States of America

L’uso di un EOR per assumere negli U.S.A. è un processo semplice. L’EOR diventa l’employer legale, mentre tu mantieni il controllo sul lavoro del tuo dipendente.

Ecco come funziona di solito:

1. Trovi dipendenti statunitensi. Recluti e selezioni la persona che desideri assumere negli U.S.A.
2. L’EOR redige un contratto conforme. L’EOR crea un accordo di lavoro che segue tutte le leggi sul lavoro statunitensi pertinenti.
3. L’EOR onboarding il tuo nuovo assunto. Gestiscono tutta la documentazione necessaria, tra cui moduli fiscali e verifica dell’idoneità lavorativa (Form I-9), richiesta dal U.S. Citizenship and Immigration Services (https://www.uscis.gov/i-9).
4. Gestiscono paghe e benefici. L’EOR elabora le paghe, trattiene le tasse corrette e amministra i benefici dei dipendenti. Questo include contributi per Social Security e Medicare come richiesto dall’Internal Revenue Service (https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/understanding-employment-taxes).
5. Tu gestisci il lavoro quotidiano del dipendente. Sei responsabile dei compiti, delle prestazioni e dell’integrazione del dipendente nella cultura aziendale. L’EOR si occupa degli aspetti HR e legali dell’impiego.

Why use an Employer of Record in United States of America

L’utilizzo di un EOR negli U.S.A. offre un modo semplice ed efficiente per costruire un team. Rimuove le principali barriere dell’espansione in un nuovo paese, permettendoti di concentrarti sui tuoi obiettivi di business.

Ecco alcuni vantaggi chiave:

• Evitare di creare un’entità giuridica. Puoi assumere competenze locali senza i tempi e i costi di stabilire un’entità legale nel paese.
• Restare conforme alle leggi sul lavoro. La legge sul lavoro negli U.S.A. è complessa, con regole a livello federale, statale e anche cittadino. Un EOR comprende queste normative e garantisce che tu rimanga conforme.
• Semplificare paghe e tasse. L’EOR gestisce tutti gli aspetti relativi alle paghe, compreso il trattenimento e la presentazione delle tasse, che può essere complicato negli Stati Uniti.
• Offrire benefici competitivi. Gli EOR possono aiutare le aziende a rimanere competitive strutturando pacchetti di compenso di mercato.
• Ridurre i rischi. L’EOR assume i rischi legali dell’impiego, proteggendoti da potenziali multe e sanzioni per non conformità.

Assunzione di una forza lavoro globale in America richiede una comprensione acuta di come interagiscono le leggi federali e statali. I datori di lavoro alle prime armi negli Stati Uniti commettono frequentemente l'errore di presumere che il paese operi sotto un quadro normativo nazionale sull'occupazione, portando a errori che aumentano i oneri finanziari.

Ogni stato ha una struttura completa di benefici obbligatori che influisce sulla ritenuta fiscale e sui benefici di sicurezza sociale. I dipendenti statunitensi si aspettano che i datori di lavoro siano trasparenti riguardo alla retribuzione e spesso richiedono una ripartizione di salario, tasse e benefici. Inoltre, alcuni stati sono più focalizzati sulla sanità, sui benefici pensionistici o sui bonus. Tutto ciò deve essere preso in considerazione quando si redigono i contratti di lavoro.

Ruoli altamente specializzati come Chief Technology Officers, Leaders Operativi e Senior Software Managers sono posizionamenti comuni per aziende internazionali. L'onboarding standard nel paese richiede tra una e tre settimane. Tuttavia, per posizioni senior o posizioni che coinvolgono equity e benefici complessi, potrebbe richiedere più tempo.

Consiglio esperto: Contratti di lavoro chiari, ben redatti e con ripartizioni di salario sono preferiti dai lavoratori statunitensi. Questo aiuta a creare fiducia con il candidato e facilita decisioni di assunzione più rapide.

Contratti di lavoro & clausole obbligatorie

Negli Stati Uniti, non è sempre necessario avere un contratto di lavoro scritto. Molti rapporti di lavoro si basano su una semplice lettera d'offerta. Tuttavia, per ruoli chiave, è una buona idea un contratto formale. Offre chiarezza sia a te che al tuo dipendente.

La maggior parte dei contratti di lavoro negli Stati Uniti sono a tempo indeterminato. I contratti a termine sono meno comuni e generalmente usati per progetti specifici.

Ecco alcune clausole comuni da includere:

• Descrizione del lavoro: Delinea chiaramente il ruolo e le responsabilità del dipendente.
• Compenso: Dettaglia il salario, i bonus e qualsiasi altra forma di pagamento.
• Benefici: Menziona assicurazioni sanitarie, piani pensionistici e altri vantaggi.
• Confidenzialità: Include un accordo di non divulgazione per proteggere le informazioni della tua azienda.
• Cessazione: Spiega le condizioni sotto le quali entrambe le parti possono terminare il rapporto di lavoro.

Periodi di prova

I periodi di prova sono comuni negli Stati Uniti, ma non sono legalmente obbligatori nella maggior parte degli stati. Servono come periodo di prova per te e il nuovo assunto per valutare se l'adattamento è corretto. Un periodo di prova tipico è di 90 giorni, ma può essere più breve o più lungo a seconda del ruolo.

A causa del sistema di occupazione "at-will" (libero di terminare il rapporto in qualsiasi momento), un periodo di prova non cambia drasticamente i termini di risoluzione. Puoi comunque licenziare un dipendente dopo il periodo di prova. Tuttavia, esso stabilisce un'aspettativa chiara sulla valutazione delle prestazioni durante i primi mesi di lavoro.

Orario di lavoro & straordinari

The Fair Labor Standards Act (FLSA) è la legge federale che regola le ore di lavoro e gli straordinari negli Stati Uniti.

• La settimana lavorativa standard è di 40 ore.
• Qualsiasi ora lavorata oltre le 40 in una settimana deve essere pagata come straordinario.
• La tariffa di pagamento degli straordinari è almeno 1,5 volte la paga normale del dipendente.

Alcuni dipendenti sono "esenti" dal pagamento degli straordinari. Questo si applica di solito ai dipendenti salariali in ruoli direzionali, amministrativi o professionali che soddisfano criteri specifici. Tieni presente che alcuni stati hanno proprie leggi sugli straordinari, che possono essere più favorevoli di quelle federali.

Festività pubbliche & regionali

Gli Stati Uniti hanno un certo numero di festività federali. Tuttavia, i datori di lavoro privati non sono obbligati a concedere ai dipendenti giorni di ferie retribuiti per queste festività. La maggior parte delle aziende osserva comunque le festività principali.

Ecco un elenco delle festività federali negli Stati Uniti:

Festività	Data
Capodanno	1 gennaio
Compleanno di Martin Luther King, Jr.	Terzo lunedì di gennaio
Compleanno di Washington (Giorno dei Presidenti)	Terzo lunedì di febbraio
Memorial Day	Ultimo lunedì di maggio
Juneteenth National Independence Day	19 giugno
Independence Day	4 luglio
Labor Day	Primo lunedì di settembre
Columbus Day	Secondo lunedì di ottobre
Veterans Day	11 novembre
Thanksgiving Day	Quarto giovedì di novembre
Christmas Day	25 dicembre

Alcuni stati e città hanno loro proprie festività ufficiali oltre alle festività federali.

Assunzione di Contractors negli Stati Uniti d'America

In America, l'Internal Revenue Service (IRS) stabilisce linee guida chiare per l'operato di un contractor indipendente. Un contractor è classificato come un individuo o entità commerciale autonomo che ha il controllo completo sulle attività operative.

I Contractors in America potrebbero non ricevere uno stipendio standard, benefici o strumenti di lavoro dalla società cliente, e devono pagare le proprie tasse e contributi di sicurezza sociale. Queste disposizioni chiare evitano la classificazione errata dei lavoratori.

Se viene segnalata una errata classificazione, e si scopre che un lavoratore è in realtà un dipendente, possono esserci multe salate. I datori di lavoro dovranno anche pagare al dipendente i benefici non ricevuti.

Un Employer of Record (EOR) può aiutarti a mitigare il rischio di errata classificazione. Un EOR assume legalmente i lavoratori per tuo conto, assumendosi la responsabilità di pagamenti, tasse, benefici e supporto per la conformità. Questo ti permette di lavorare con talenti negli Stati Uniti senza gli oneri legali e amministrativi di un impiego diretto.

In America, la retribuzione è determinata dalle leggi statali sul lavoro. Ogni stato può stabilire requisiti minimi salariali e benefici obbligatori. Questo può rappresentare un enorme carico amministrativo per l'assunzione internazionale in più stati. Per evitare costosi errori, si consiglia di cercare assistenza da un team locale di supporto HR.

Cicli di paga e struttura salariale

Negli Stati Uniti, puoi pagare i tuoi dipendenti secondo diversi tempi di pagamento. I più comuni sono settimanale, bisettimanale, semestrale o mensile.

• Settimanale: Paghi i dipendenti ogni settimana, risultando in 52 buste paga all'anno. Questo è comune in settori come edilizia e servizi di ristorazione.
• Bisettimanale: Paghi i dipendenti ogni due settimane, per un totale di 26 buste paga all'anno. Molte aziende in sanità e tecnologia usano questo cronogramma.
• Semestrale: Paghi i dipendenti due volte al mese, solitamente il 15 e l'ultimo giorno del mese. Questo significa 24 buste paga all'anno ed è spesso utilizzato per dipendenti retribuiti con salario fisso.
• Mensile: Paghi i dipendenti una volta al mese, per 12 buste paga all'anno.

La tua struttura salariale dipenderà dal fatto che i tuoi dipendenti siano con contratto a salario o a ora. Uno stipendio è una somma fissa pagata ogni periodo di paga. Un salario si basa su una tariffa oraria, quindi il totale della retribuzione dipende dal numero di ore lavorate.

Straordinari e minimi

The Fair Labor Standards Act (FLSA) è la legge federale che stabilisce le regole per gli straordinari e il salario minimo.

Il salario minimo federale è attualmente di $7.25 all'ora. Tuttavia, molti stati e città hanno tariffe di salario minimo più alte. Quando la tariffa statale o locale è superiore, devi pagare la tariffa più alta.

Per gli straordinari, l’FLSA richiede di pagare ai dipendenti non esenti 1,5 volte la loro tariffa oraria regolare per tutte le ore lavorate oltre le 40 in una settimana lavorativa. Una settimana lavorativa è un periodo fisso di sette giorni consecutivi. È importante sapere che non esiste un limite legale sul numero di ore che un dipendente può lavorare in una settimana, purché venga adeguatamente retribuito per gli straordinari.

Alcuni dipendenti, spesso quelli in ruoli dirigenziali, amministrativi o professionali, sono considerati "esenti" dalle regole sugli straordinari. Questo di solito dipende dalle loro mansioni e dalla retribuzione.

Tasse e contribuzioni dell'Employer of Record

Come Employer of Record in U.S., sei responsabile del pagamento di diverse tasse di paga. Queste sono tue contribuzioni e non vengono detratte dagli stipendi dei dipendenti. Le principali tasse federali sono per la Previdenza Sociale, Medicare e disoccupazione.

Tassa	Aliquota Employer 2026	Note
Social Security	6.2%	Su salari fino a $184.500 per dipendente.
Medicare	1.45%	Su tutti i salari dei dipendenti, senza limite.
Disoccupazione Federale (FUTA)	6.0%	Su i primi $7.000 di salari di ogni dipendente. Potresti ricevere un credito fino al 5.4%, rendendo effettiva la tassa allo 0.6%.
Disoccupazione Statale (SUTA)	Variabile per stato	Le aliquote e i limiti salariali sono stabiliti da ogni stato.

Tasse e trattenute dei dipendenti

Devi anche trattenere alcune tasse dai salari dei tuoi dipendenti e inviarle al governo. Queste trattenute includono tasse federali, statali e talvolta locali.

Tassa/Trattenuta	Aliquota Dipendente 2026	Note
Social Security	6.2%	Su salari fino a $184.500.
Medicare	1.45%	Su tutti i salari.
Tassa addizionale Medicare	0.9%	Su salari superiori a $200.000 per singoli contribuenti. Questa non è coperta dall'Employer of Record.
Imposta sul Reddito Federale	Variabile	Basata sui guadagni del dipendente e sulle informazioni del loro modulo W-4.
Imposta sul Reddito Statale	Variabile	Dipende dallo stato in cui lavora il dipendente. Alcuni stati non hanno imposta sul reddito.
Altre Trattenute	Variabile	Può includere contributi a piani pensionistici come un 401(k), premi per l'assicurazione sanitaria e Health Savings Accounts (HSAs).

Negli Stati Uniti, i benefici per i dipendenti e i congedi sono una combinazione di programmi richiesti dal governo e vantaggi specifici dell'azienda. Ciò significa che il vostro pacchetto di benefici può variare molto da un datore di lavoro all'altro. Mentre alcuni benefici sono obbligatori per legge, molte aziende offrono benefici aggiuntivi per attrarre e mantenere i migliori dipendenti.

Congedi di legge

Gli Stati Uniti non hanno una legge federale che richieda un congedo retribuito per i dipendenti. Tuttavia, il Family and Medical Leave Act (FMLA) offre a alcuni dipendenti fino a 12 settimane di congedo non retribuito e protetto dal punto di vista lavorativo all'anno per specifiche ragioni familiari e mediche. Per essere idonei, è necessario aver lavorato per il proprio datore di lavoro per almeno 12 mesi, per almeno 1.250 ore negli ultimi 12 mesi, e in una località in cui l'azienda impiega 50 o più dipendenti entro 75 miglia.

Al alcuni stati e città hanno proprie leggi che richiedono ferie malattia retribuite o congedi familiari.

Festività pubbliche & festività regionali

Il governo degli Stati Uniti riconosce diverse festività federali, ma ai datori di lavoro privati non è richiesto di concedere un congedo retribuito per queste occasioni. Tuttavia, la maggior parte dei datori di lavoro offre ferie pagate.

Ecco le festività federali per il 2026:

Festività	Data
Capodanno	1 gennaio
Compleanno di Martin Luther King, Jr.	19 gennaio
Compleanno di Washington (Giorno dei Presidenti)	16 febbraio
Memorial Day	25 maggio
Juneteenth (Giornata dell'Indipendenza Nazionale)	19 giugno
Festa dell'Indipendenza	4 luglio
Festa del Lavoro	7 settembre
Columbus Day	12 ottobre
Giorno dei Veterani	11 novembre
Giorno del Ringraziamento	26 novembre
Natale	25 dicembre

Alcuni stati e città hanno anche proprie festività ufficiali.

Benefici supplementari tipici

Per attrarre e trattenere i dipendenti, molte aziende offrono benefici oltre a quelli richiesti dalla legge.

Benefici di legge	Benefici non di legge (supplementari)
Previdenza Sociale e Medicare	Assicurazioni sanitarie, odontoiatriche e visive
Assicurazione contro la disoccupazione	Piani pensionistici (come un 401(k))
Infortuni sul lavoro	Congedo retribuito (vacanze, malattia)
Family and Medical Leave Act (FMLA)	Assicurazione vita
	Assicurazione disabilità
	Programmi di benessere

Come può aiutare un EOR con la definizione dei benefici

Configurare un pacchetto di benefici competitivo negli Stati Uniti può essere complesso. Un Employer of Record (EOR) può aiutarti a navigare tra le diverse leggi federali, statali e locali.

Un EOR può:

• Garantire che tu rispetti tutti i requisiti legali.
• Aiutarti a progettare un pacchetto di benefici attraente per i dipendenti.
• Gestire l'amministrazione del tuo programma di benefici.
• Risparmiare tempo e risorse.

Collaborando con un EOR, puoi offrire ai tuoi dipendenti un ottimo pacchetto di benefici senza il problema di gestirlo da solo.

In America, i datori di lavoro adottano il principio di ‘at-will’ termination. Tuttavia, ciò non esime i datori di lavoro dall’obbligo di condurre un processo di offboarding corretto. L'offboarding consiste nel fornire avviso all’impiegato, finalizzare i pagamenti di salario e ferie, e una buonuscita (opzionale).

Periodi di preavviso

Negli Stati Uniti, in generale, non esiste un requisito legale per comunicare un preavviso all’impiegato prima della cessazione del rapporto di lavoro. Questo è dovuto alla dottrina dell’at-will employment che si applica in tutti gli stati tranne il Montana.

Tuttavia, ci sono alcune eccezioni:

• Contratti di lavoro: Se hai un contratto di lavoro con un'impiegato, potrebbe specificare un periodo di preavviso richiesto.
• Politiche aziendali: Le politiche della tua azienda potrebbero stabilire che si fornisce un certo preavviso.
• Accordi Sindacali: Gli accordi collettivi di lavoro spesso prevedono regole sui periodi di preavviso.

Sebbene non sia legalmente richiesto, fornire un preavviso di due settimane è una cortesia comune. Può aiutare a mantenere una relazione positiva e dare all’impiegato il tempo di prepararsi alla transizione.

Indennità di licenziamento

Analogamente ai periodi di preavviso, in generale non è richiesto offrire un’indennità di licenziamento. Il Fair Labor Standards Act (FLSA) non lo impone.

Ecco alcune situazioni in cui potrebbe essere richiesta un’indennità di licenziamento:

• Politiche aziendali: Se il manuale del dipendente o le politiche dell’azienda promettono un’indennità di licenziamento, devi fornirla.
• Contratto di lavoro: Un contratto con un impiegato può includere un pacchetto di buonuscita.
• Licenziamenti di massa: Alcuni stati hanno leggi che richiedono un’indennità di licenziamento in casi di licenziamenti di massa o chiusure di stabilimenti.

Anche quando non obbligatorio, molte aziende scelgono di offrire un’indennità di licenziamento. Un’offerta tipica è di una o due settimane di paga per ogni anno lavorato in azienda. Offrire una buonuscita può essere un gesto di buona volontà. Può anche essere usato in cambio della firma da parte dell’impiegato di una liberatoria su eventuali reclami contro la tua azienda.

Come Rivermate gestisce uscite conformi alle normative

In Rivermate, ci assicuriamo che ogni uscita di un impiegato venga gestita correttamente e con empatia. Comprendiamo che navigare tra le complessità dell’offboarding può essere difficile. La nostra piattaforma semplifica il processo per te.

Ecco come aiutiamo:

• Documenti conformi: Ti forniamo le lettere di cessazione e altri documenti necessari per garantire il rispetto di tutte le normative legali.
• Calcolo dell’ultimo stipendio: Ti aiutiamo a calcolare con precisione l’ultimo pagamento, includendo eventuali ferie maturate, per rispettare le leggi statali.
• Gestione dei benefici: Ti guidiamo attraverso il processo di gestione dei benefici, come la continuazione dell’assicurazione sanitaria sotto COBRA.
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Crediamo nel trattare ogni impiegato con dignità, anche durante la loro fase di uscita. Il nostro obiettivo è rendere il processo il più fluido possibile sia per te che per il membro del team in uscita.

Fondamentalmente, un visto consente a un cittadino straniero di viaggiare verso un portale di ingresso negli Stati Uniti e richiedere il permesso di entrare nel paese. Un permesso di lavoro, d'altra parte, è un’autorizzazione a lavorare legalmente negli Stati Uniti. Esistono molti tipi di visti, ognuno con le proprie regole e requisiti.

Visti di lavoro e realtà dello sponsoring

Sponsorizzare un visto di lavoro negli USA è un impegno significativo per qualsiasi employer. Un Employer of Record (EOR) può semplificare questo processo, ma ci sono alcune realtà pratiche da considerare.

Cosa può generalmente sponsorizzare un EOR:

• Acquisizione Visto Snella: Un EOR può rendere il processo di ottenimento del visto più trasparente e semplice, soprattutto per aziende che non hanno una entità legale negli USA.
• Green Card: Per aziende che cercano di assumere o trasferire dipendenti negli USA in modo permanente, un EOR può sponsorizzare le green card, che conferiscono lo status di residente permanente.

Cosa generalmente un EOR non può sponsorizzare:

• Auto-sponsorizzazione: Questo è raro e solitamente riservato a individui con abilità straordinarie, imprenditori o investitori. La maggior parte dei visti di lavoro richiede uno sponsor da parte di un employer.
• Visti senza un chiaro rapporto di lavoro tra employer e employee: L’EOR agisce come legale employer, quindi il ruolo e le responsabilità del dipendente devono essere chiaramente definiti.

Percorsi pratici per lo sponsoring:

Il percorso più comune per l’occupazione negli USA è tramite uno sponsoring diretto da parte dell’azienda presso cui si lavorerà. Tuttavia, un EOR può essere un partner prezioso in questo processo, gestendo le complessità amministrative e legali. Questo è particolarmente utile per aziende che sono nuove nello sponsoring di lavoratori internazionali o che non dispongono di un grande team HR.

Conformità ai requisiti di viaggio d’affari (visite a breve termine)

Per brevi viaggi di lavoro negli USA, il visto B-1 è l’opzione più comune. È importante conoscere le regole di questo visto per garantire la conformità.

Cosa si può fare con un visto B-1:

• Consultarsi con partner commerciali.
• Partecipare a conferenze o convegni scientifici, educativi, professionali o aziendali.
• Negoziare un contratto.
• Partecipare a formazione a breve termine.

Cosa non si può fare con un visto B-1:

• Impegnarsi in un’attività lavorativa.
• Ricevere uno stipendio da una fonte statunitense.
• Rimanere negli USA indefinitamente.

Punti chiave sulla conformità:

Per essere eleggibili per un visto B-1, bisogna dimostrare quanto segue:

Requisito	Descrizione
Scopo del Viaggio	Il viaggio deve essere per attività di affari legittime.
Soggiorno Limitato	Si deve pianificare di rimanere per un periodo specifico e limitato.
Fondi Sufficienti	È necessario disporre di abbastanza denaro per coprire le proprie spese.
Residenza Estera	Si deve avere una residenza fuori dagli USA che non si intende abbandonare.

Il periodo iniziale di soggiorno è tipicamente da uno a sei mesi, con un massimo di un anno, comprensivo di eventuali estensioni.