Navigating working time regulations in the United States involves understanding a combination of federal and state laws. The primary federal law governing wages and hours is the Fair Labor Standards Act (FLSA), which establishes standards for minimum wage, overtime pay, recordkeeping, and child labor. While the FLSA provides a baseline, individual states have the authority to enact their own laws that may offer greater protections or have different requirements, particularly concerning areas like rest breaks and specific industry rules.
Employers operating in the U.S. must comply with both federal FLSA requirements and any applicable state or local labor laws. This dual layer of regulation necessitates careful attention to detail to ensure compliance across different jurisdictions where employees are located.
Standard Working Hours and Workweek Structure
Under the Fair Labor Standards Act (FLSA), the standard workweek is defined as a fixed and regularly recurring period of 168 hours – seven consecutive 24-hour periods. There is no federal limit on the total number of hours an employee aged 16 or older may work in a workweek. However, the FLSA establishes the principle that hours worked in excess of 40 in a workweek must be compensated at an overtime rate for non-exempt employees.
The concept of a "standard" workweek often refers to the 40 hours that serve as the threshold for triggering overtime pay under federal law. Many full-time positions are structured around this 40-hour week, typically spread over five eight-hour days, but other arrangements are common and permissible as long as overtime is paid for hours exceeding 40 in a workweek for non-exempt staff.
Overtime Regulations and Compensation Requirements
The FLSA mandates that non-exempt employees receive overtime pay at a rate of no less than one and one-half times (1.5x) their regular rate of pay for all hours worked over 40 in a workweek. This applies to most hourly employees. Certain employees may be exempt from FLSA overtime requirements based on their job duties and salary level. Common exemptions include executive, administrative, professional, outside sales, and certain computer-related occupations, provided they meet specific tests related to their job duties and are paid on a salary basis above a certain threshold.
The salary threshold for the white-collar exemptions is subject to change, but as of early 2025, employers must ensure exempt employees meet the applicable salary level test in addition to the duties test. Calculating the regular rate of pay for overtime purposes can be complex, as it must include most types of compensation paid to the employee, not just their hourly wage.
| Condizione | Tasso di pagamento per l'overtime (Federal FLSA) |
|---|---|
| Ore lavorate oltre 40 in una settimana | 1.5x Tasso di paga regolare |
| Applicabile a | Dipendenti Non Esenti |
| Ore settimanali massime (Federal FLSA) | Nessun limite federale |
Rest Periods and Break Entitlements
La legge federale (FLSA) non richiede ai datori di lavoro di fornire pause per i pasti o riposi ai dipendenti. Tuttavia, se un datore di lavoro sceglie di offrire brevi pause (solitamente da 5 a 20 minuti), la legge federale considera queste come tempo di lavoro compensabile che deve essere pagato. Le pause per pasti genuine (tipicamente di 30 minuti o più) non sono generalmente considerate tempo di lavoro e non devono essere pagate, a condizione che il dipendente sia completamente sollevato dall'incarico allo scopo di mangiare un pasto regolare.
È fondamentale notare che molti stati degli USA hanno leggi che richiedono ai datori di lavoro di fornire pause per i pasti e/o riposi. Queste leggi statali variano significativamente riguardo alla durata delle pause, quando devono essere fornite (ad esempio, dopo un certo numero di ore lavorate) e se devono essere pagate. I datori di lavoro devono rispettare le leggi dello stato in cui i loro dipendenti lavorano.
Night Shift and Weekend Work Regulations
La legge federale (FLSA) non richiede ai datori di lavoro di pagare un salario più alto ai dipendenti che lavorano di notte o nei fine settimana, esclusivamente a causa dell'orario o del giorno della settimana. Qualsiasi pagamento premium per lavorare in orari sgraditi è generalmente una questione di accordo tra il datore di lavoro e il dipendente, o può essere richiesto dalla legge statale, da un accordo collettivo di lavoro o da politica aziendale.
Sebbene l'FLSA non imponga un pagamento premium per questi turni, le ore lavorate durante le notti o i fine settimana contano comunque ai fini del totale delle ore settimanali per determinare l'idoneità al pagamento dell'overtime se il dipendente è non esente e lavora oltre 40 ore nella settimana lavorativa. Alcune leggi statali o locali, o regolamenti specifici di settore, potrebbero avere disposizioni relative al lavoro notturno o nel fine settimana, ma questa non è una richiesta federale generale.
Obblighi di Registrazione del Tempo di Lavoro per i Datori di Lavoro
L'FLSA richiede ai datori di lavoro di mantenere registrazioni accurate di salari, ore e altre condizioni di impiego per i dipendenti non esenti. Questi registri sono essenziali per dimostrare la conformità ai requisiti di salario minimo e di pagamento dell'overtime. Sebbene l'FLSA non richieda un formato specifico per questi registri, specifica le informazioni che devono essere registrate.
Le informazioni chiave che i datori di lavoro devono generalmente registrare per i dipendenti non esenti includono:
- Nome completo del dipendente e numero di previdenza sociale
- Indirizzo, incluso il CAP
- Data di nascita (se sotto i 19 anni)
- Sesso e occupazione
- Ora e giorno della settimana in cui inizia la settimana lavorativa del dipendente
- Ore lavorate ogni giorno
- Totale ore lavorate ogni settimana
- Base su cui vengono pagati i salari del dipendente (ad esempio, "$9 all'ora", "$440 a settimana")
- Tasso di paga oraria regolare
- Guadagni giornalieri o settimanali a tariffa normale
- Guadagni totali per l'overtime nella settimana lavorativa
- Tutte le aggiunte o detrazioni dal salario
- Salario totale pagato in ogni periodo di paga
- Data di pagamento e periodo di paga coperto dal pagamento
Questi registri devono essere conservati per un periodo specificato, tipicamente tre anni per i registri di paga e due anni per i registri su cui si basano i calcoli salariali (come i fogli presenze). La registrazione accurata è un requisito fondamentale di conformità ed è cruciale in caso di controversie salariali o audit.
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