Imposte sul lavoro in Stati Uniti d'America

Il sistema fiscale degli Stati Uniti è un quadro complesso che coinvolge governi federali, statali e talvolta locali, ognuno dei quali applica varie imposte su individui e imprese. Per i datori di lavoro, navigare in questo sistema implica principalmente le imposte sul payroll, che includono tasse di ritenuta sui salari dei dipendenti e il pagamento delle tasse a carico del datore di lavoro. Comprendere queste obbligazioni è fondamentale per la conformità normativa e la regolare conduzione aziendale, sia che si impieghino lavoratori nazionali che stranieri.

I dipendenti, a loro volta, sono soggetti all'imposta sul reddito sui propri guadagni, che viene generalmente riscossa tramite ritenute fiscali da parte del datore di lavoro durante l’anno. Possono anche essere responsabili della loro quota di alcune tasse sul payroll. La responsabilità fiscale finale dei dipendenti si determina al momento della dichiarazione dei redditi annuale, dove possono considerare varie detrazioni e crediti per ridurre potenzialmente il reddito imponibile.

Obblighi del Employer of Record e Tasse Sociali e sul Payroll

I datori di lavoro negli Stati Uniti sono responsabili di diverse tasse fiscali federali sul payroll, principalmente sotto l’Federal Insurance Contributions Act (FICA) e il Federal Unemployment Tax Act (FUTA). Molti stati impongono anche proprie tasse di disoccupazione (SUTA) e possono avere ulteriori tasse sul payroll.

Le tasse FICA finanziano i programmi di Social Security e Medicare. Sia i datori di lavoro che i dipendenti contribuiscono al FICA. Per il 2025, si prevede che le aliquote siano simili a quelle del 2024, ma sono soggette a conferma ufficiale.

Tassa Social Security: Questa parte finanzia le prestazioni di pensione, invalidità e per i superstiti. L’aliquota è divisa equamente tra datore di lavoro e dipendente. Per il 2024, l’aliquota è del 6,2% per entrambi, per un totale del 12,4%. Questa tassa si applica solo fino a un limite di base salariale annuale. La base salariale per il 2024 è $168.600, e il limite per il 2025 è previsto essere più alto, annunciato più avanti nel 2024.
Tassa Medicare: Questa parte finanzia l'assistenza ospedaliera. L’aliquota è anch’essa divisa equamente tra datore di lavoro e dipendente. Per il 2024, l’aliquota è dello 1,45% per entrambi, per un totale del 2,9%. Non esiste un limite di base salariale per la tassa Medicare regolare.
Tassa Medicare Addizionale: Si applica un’ulteriore tassa del 0,9% sui salari superiori a una certa soglia ($200.000 per singoli, $250.000 per coniugi che presentano una dichiarazione congiunta, $125.000 per coniugi che presentano separatamente). Questa tassa addizionale è applicata solo al dipendente; il datore di lavoro non ha una quota corrispettiva, ma è responsabile della ritenuta sui salari sopra la soglia.

Il FUTA è una tassa federale che, insieme ai sistemi di disoccupazione statali, fornisce un’indennità di disoccupazione ai lavoratori idonei. L’aliquota standard del FUTA è del 6% sui primi $7.000 di stipendio di ogni dipendente all’anno. Tuttavia, i datori di lavoro solitamente ricevono un consistente credito (fino al 5,4%) contro la loro responsabilità fiscale federale per il pagamento tempestivo delle tasse di disoccupazione statali, riducendo effettivamente l’aliquota FUTA allo 0,6% nella maggior parte dei casi. Le aliquote delle tasse di disoccupazione statali (SUTA) variano molto da stato a stato e dipendono da fattori quali il settore dell’impresa e la storia delle richieste di disoccupazione.

Requisiti di Ritenuta dell’Imposta sul Reddito

I datori di lavoro sono obbligati a trattenere l’imposta sul reddito federale dai salari dei dipendenti in base alle informazioni fornite dal dipendente sul Form W-4, Employee's Withholding Certificate. Questo modulo aiuta i datori di lavoro a determinare l’importo corretto di tasse da trattenere, considerando lo stato fiscale del dipendente, il numero di dipendenti a carico e eventuali altri aggiustamenti o richieste di ritenute aggiuntive.

L’imposta sul reddito federale è progressiva, cioè livelli di reddito più elevati sono tassati a aliquote più alte. Le soglie e le aliquote fiscali vengono aggiornate annualmente per l’inflazione. Le soglie fiscali del 2025 verranno rese note più avanti nel 2024, ma si prevede che manterranno una struttura simile a quella del 2024.

Ecco un esempio delle soglie fiscali federali del 2024 per i singoli (le soglie del 2025 saranno diverse):

Aliquota Fiscale	Reddito Imponibile (Singoli)
10%	$0 a $11.600
12%	$11.601 a $47.150
22%	$47.151 a $100.525
24%	$100.526 a $191.950
32%	$191.951 a $243.725
35%	$243.726 a $609.350
37%	Oltre $609.350

I datori di lavoro utilizzano le tabelle di ritenuta fornite dall’IRS, combinate con le informazioni del W-4 del dipendente, per calcolare l’importo dell’imposta sul reddito federale da trattenere da ogni busta paga.

Molti stati e alcune giurisdizioni locali impongono anche tasse sul reddito, richiedendo ai datori di lavoro di trattenere tasse statali e locali secondo le regole specifiche e i moduli di ritenuta dei dipendenti (che variano a seconda della località).

Deduzioni e Detrazioni Fiscali dei Dipendenti

Sebbene i datori di lavoro siano principalmente interessati alle ritenute sulla base delle informazioni fornite dal dipendente (come il Form W-4), i dipendenti possono ridurre il loro reddito imponibile complessivo attraverso varie detrazioni e deduzioni quando presentano la dichiarazione annuale dei redditi.

Il modo più comune per i dipendenti di ridurre il reddito imponibile è utilizzando la detrazione standard o deducendo le spese dettagliate. La detrazione standard è un importo fisso variabile in base allo stato civile e viene aggiornata annualmente per l’inflazione. Per il 2025, si prevede che gli importi della detrazione standard saranno superiori a quelli del 2024.

Ecco gli importi della detrazione standard del 2024 (le cifre del 2025 saranno diverse):

Stato Civile	Detrazione Standard (2024)
Singolo	$13.850
Coniuge che presenta separatamente	$13.850
Congiunta	$27.700
Capofamiglia	$20.800
Vedovo/a con diritto a.(Qualifying Widow(er))	$27.700

I dipendenti possono scegliere di dedurre le spese dettagliate se la somma delle spese ammissibili (come tasse statali e locali fino a un limite, interessi su mutui, contributi di beneficenza e alcune spese mediche) supera l’importo della detrazione standard.

Alcune deduzioni possono influenzare anche il netto in busta pay e potenzialmente i calcoli del W-4, come i contributi pre-tassa ai conti pensionistici (come 401(k)) o ai conti di risparmio sanitario (HSA), e le detrazioni sui premi di assicurazione sanitaria pagati tramite un piano di mensa.

Scadenze per la Conformità Fiscale e la Presentazione delle Dichiarazioni

I datori di lavoro devono rispettare scadenze rigorose per il versamento delle tasse trattenute e la presentazione dei moduli fiscali sul payroll. Il mancato rispetto di tali scadenze può comportare sanzioni e interessi.

Le principali forme di rendicontazione federale e le scadenze generali includono:

Form 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return: Riporta le tasse di reddito, le tasse di Social Security e Medicare trattenute dai salari dei dipendenti, e la quota del datore di lavoro per Social Security e Medicare. Le scadenze sono di solito l’ultimo giorno del mese successivo alla fine del trimestre (30 aprile, 31 luglio, 31 ottobre, 31 gennaio).
Form 940, Employer’s Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return: Riporta la responsabilità fiscale annuale del FUTA del datore di lavoro. La scadenza è di solito il 31 gennaio dell’anno successivo.
Form W-2, Wage and Tax Statement: Riporta il salario annuale del dipendente e le tasse trattenute. I datori di lavoro devono consegnare le copie ai dipendenti entro il 31 gennaio dell’anno successivo e inviare copie all’Amministrazione della Previdenza Sociale (SSA) entro lo stesso termine.
Form W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements: Un modulo riepilogativo inviato alla SSA insieme alle copie di tutte le W-2. La scadenza è il 31 gennaio.

La frequenza di versamento delle tasse (quotidiana, semilavorativa, mensile) dipende dall’importo della responsabilità fiscale. Le responsabilità maggiori richiedono versamenti più frequenti. I requisiti di rendicontazione e versamento delle tasse sul payroll statali e locali variano a seconda della giurisdizione.

Considerazioni Fiscali Speciali per Lavoratori e Aziende Straniere

Assumere lavoratori stranieri o operare come azienda straniera negli Stati Uniti comporta complessità fiscali aggiuntive.

Classificazione del Lavoratore: Determinare se un lavoratore straniero è un Resident Alien o Non-Resident Alien ai fini fiscali è fondamentale, poiché si applicano regole fiscali diverse. La residenza si determina generalmente tramite il test della green card o il test della presenza sostanziale.
Treaty fiscali: Gli Stati Uniti hanno trattati fiscali con numerosi paesi che possono ridurre o eliminare le tasse USA su certi tipi di reddito, inclusi stipendi. I datori di lavoro devono considerare le disposizioni dei trattati quando determinano le ritenute per i dipendenti non residenti.
Ritenuta sui Non-Resident Alien: Il reddito pagato a non-residenti stranieri è generalmente soggetto a un’aliquota fissa del 30%, salvo diversa previsione del trattato. I dipendenti non residenti potrebbero dover presentare il Form 8233 (Exemption From Withholding on Compensation for Independent Personal Services of a Nonresident Alien Individual) o il Form W-8BEN per richiedere benefici previsti dal trattato o confermare lo stato di straniero.
Numeri di identificazione: I lavoratori stranieri necessitano di un numero di identificazione fiscale negli USA. Gli Resident Alien usano generalmente il Social Security Number (SSN). I Non-Resident Alien che non hanno diritto a un SSN ma necessitano di un TIN statunitense per motivi fiscali possono ottenere un ITIN (Individual Taxpayer Identification Number).
Aziende Straniere: Una azienda straniera operante negli Stati Uniti può essere soggetta all’imposta sul reddito societario USA se è considerata coinvolta in un’attività commerciale negli USA e realizza reddito collegato efficacemente a tale attività. Il concetto di “permanent establishment” secondo i trattati fiscali determina spesso se una società straniera ha una presenza tassabile negli Stati Uniti. Assumere lavoratori in US contribuisce a stabilire una presenza fiscale.