Tasse in Stati Uniti d'America

Il sistema fiscale degli Stati Uniti è un quadro complesso che coinvolge governi federali, statali e talvolta locali, ognuno dei quali impone diverse tasse su individui e imprese. Per i datori di lavoro, navigare in questo sistema riguarda principalmente le tasse sul payroll, che includono le imposte trattenute dai salari dei dipendenti e il pagamento delle tasse a carico del datore di lavoro. Comprendere queste obbligazioni è cruciale per la conformità normativa e per un'operatività aziendale fluida, sia che si impieghino lavoratori nazionali o stranieri.

I dipendenti, a loro volta, sono soggetti all’imposta sul reddito sui loro guadagni, che viene generalmente riscossa tramite le trattenute del datore di lavoro nel corso dell’anno. Possono anche essere responsabili della loro quota di alcune tasse sul payroll. La responsabilità fiscale finale dei dipendenti si determina al momento della presentazione della dichiarazione dei redditi annuale, in cui possono considerare varie detrazioni e crediti per ridurre potenzialmente il reddito imponibile.

Obblighi dell'Employer of Record per la Social Security e le Tasse sul Payroll

I datori di lavoro negli Stati Uniti sono responsabili di diverse tasse sul payroll federali, principalmente ai sensi dell’Employment Contributions Act (FICA) e dell’Employment Security Tax Act (FUTA). Molti stati impongono anche proprie tasse di disoccupazione (SUTA) e possono avere ulteriori tasse sul payroll.

Le tasse FICA finanziano i programmi di Social Security e Medicare. Sia i datori di lavoro che i dipendenti contribuiscono al FICA. Per il 2025, ci si aspetta che le aliquote siano simili a quelle del 2024, ma sono soggette a conferma ufficiale.

• Tassa sulla Social Security: Questa parte finanzia pensioni, invalidità e benefici per i superstiti. La aliquota è ripartita equamente tra datore di lavoro e dipendente. Per il 2024, la percentuale è del 6,2% per entrambi, per un totale del 12,4%. Questa tassa si applica solo fino a un limite di base salariale annuale. La base salariale per il 2024 è di $168.600, e il limite per il 2025 si prevede essere più alto, annunciato più avanti nel 2024.
• Tassa Medicare: Questa parte finanzia l’assistenza ospedaliera. La aliquota è anch'essa divisa equamente tra datore di lavoro e dipendente. Per il 2024, è del 1,45% per ciascuno, per un totale del 2,9%. Non c’è un limite di base salariale per la tassa Medicare ordinaria.
• Tassa Medicare Addizionale: Una tassa addizionale dello 0,9% si applica ai salari superiori a una certa soglia ($200.000 per single filers, $250.000 per coniugi che presentano congiuntamente, $125.000 per coniugi che presentano separatamente). Questa tassa supplementare è applicata solo al dipendente; il datore di lavoro non ha una quota equivalente ma è responsabile della trattenuta sui salari sopra la soglia.

FUTA è una tassa federale che, unitamente ai sistemi di disoccupazione statali, fornisce indennità di disoccupazione ai lavoratori idonei. L’aliquota standard del FUTA è del 6% sui primi $7.000 di ogni salario annuale di ogni dipendente. Tuttavia, i datori di lavoro di solito beneficiano di un credito significativo (fino al 5,4%) contro la loro responsabilità fiscale federale grazie al pagamento puntuale delle tasse di disoccupazione statali, riducendo di fatto l’aliquota FUTA allo 0,6% nella maggior parte dei casi. Le aliquote delle tasse di disoccupazione statali (SUTA) variano molto da stato a stato e dipendono da fattori come il settore di appartenenza del datore di lavoro e lo storico delle richieste di disoccupazione.

Requisiti di Trattenuta dell’Imposta sul Reddito

I datori di lavoro sono tenuti a trattenere l’imposta sul reddito federale dai salari dei propri dipendenti in base alle informazioni fornite dal dipendente sul Modulo W-4, Certificato di Trattenuta del Dipendente. Questo modulo aiuta i datori di lavoro a determinare l'importo corretto di imposta da trattenere, considerando lo stato di filing del dipendente, il numero di dipendenti a carico e eventuali altre modifiche o richieste di trattenute aggiuntive.

L’imposta sul reddito federale è progressiva, cioè i livelli di reddito più elevati sono tassati a aliquote più alte. Le soglie e le aliquote fiscali sono aggiornate annualmente per l’inflazione. Le soglie fiscali del 2025 saranno rilasciate più avanti nel 2024, ma si prevede che seguiranno una struttura simile a quella del 2024.

Ecco un esempio delle soglie dell’imposta federale sul reddito per il 2024 (le soglie del 2025 saranno diverse):

Aliquota	Reddito Imponibile (Single Filers)
10%	$0 a $11.600
12%	$11.601 a $47.150
22%	$47.151 a $100.525
24%	$100.526 a $191.950
32%	$191.951 a $243.725
35%	$243.726 a $609.350
37%	Oltre $609.350

I datori di lavoro utilizzano le tabelle di trattenuta fornite dall’IRS, combinate con le informazioni del W-4 del dipendente, per calcolare l’ammontare di imposta federale sul reddito da trattenere da ogni assegno.

Molti stati e alcune giurisdizioni locali impongono anche tasse sul reddito, richiedendo ai datori di lavoro di trattenere tasse sul reddito statali e locali secondo le regole specifiche di ogni stato e i moduli di trattenuta dei dipendenti (che variano a seconda della località).

Detrazioni e Permessi Fiscali dei Dipendenti

Sebbene ai datori di lavoro interessi principali siano le trattenute basate sulle informazioni fornite dal dipendente (come il W-4), i dipendenti possono ridurre il loro reddito imponibile complessivo attraverso varie detrazioni e permessi quando presentano la dichiarazione dei redditi annuale.

Il metodo più comune per i dipendenti di ridurre il reddito imponibile è adottare la detrazione standard o dettagliare le detrazioni. La detrazione standard è un importo fisso variabile in base allo stato di filing ed è aggiornata annualmente per l’inflazione. Per il 2025, gli importi della detrazione standard sono prevedibilmente più alti rispetto al 2024.

Ecco le cifre della detrazione standard del 2024 (gli importi del 2025 saranno diversi):

Stato di Filing	Detrazione Standard (2024)
Singolo	$13.850
Coniugi che presentano separatamente	$13.850
Congiuntamente	$27.700
Capofamiglia	$20.800
Vedovo(e) qualificato(i)	$27.700

I dipendenti possono scegliere di dettagliare le detrazioni se la somma delle spese ammissibili (come tasse statali e locali fino a un limite, interessi sul mutuo, contributi caritatevoli e alcune spese mediche) supera l’importo della detrazione standard.

Alcune detrazioni possono anche influenzare il take-home pay e potenzialmente i calcoli del W-4, come i contributi previdenziali pre-tassati ai piani pensionistici (come il 401(k)) o ai conti di risparmio sanitario (HSA), e le detrazioni per le assicurazioni sanitarie pagate tramite piani di ristorazione.

Scadenze per la Conformità Fiscale e la Presentazione delle Dichiarazioni

I datori di lavoro hanno scadenze rigorose per il versamento delle tasse trattenute e la presentazione delle dichiarazioni relative al payroll. La mancata osservanza può comportare sanzioni e interessi.

Le principali forme di segnalazione federale e le scadenze generali includono:

• Modulo 941, Dichiarazione Trimestrale Federale del Datore di Lavoro: Riporta le tasse sul reddito, le tasse sulla Social Security e Medicare trattenute dai salari dei dipendenti, così come la quota di responsabilità del datore di lavoro per Social Security e Medicare. La scadenza è di solito l’ultimo giorno del mese successivo alla fine del trimestre (30 aprile, 31 luglio, 31 ottobre, 31 gennaio).
• Modulo 940, Dichiarazione Annuale delle Tasse di Disoccupazione Federali (FUTA): Riporta la responsabilità fiscale annuale del datore di lavoro per FUTA. La scadenza è di solito il 31 gennaio dell’anno successivo.
• Modulo W-2, Certificato delle Retribuzioni e delle Tasse: Riporta i salari annuali del dipendente e le tasse trattenute. I datori di lavoro devono consegnare le copie ai dipendenti entro il 31 gennaio dell’anno successivo e presentare le copie all’Amministrazione della Sicurezza Sociale (SSA) entro la stessa data.
• Modulo W-3, Trasmissione delle Certificazioni delle Retribuzioni e delle Tasse: Un modulo riepilogativo presentato alla SSA assieme alle copie di tutte le W-2. La scadenza è il 31 gennaio.

La frequenza di versamento delle tasse (quotidiano, bisettimanale, mensile) dipende dall’ammontare della responsabilità fiscale. Responsabilità più elevate richiedono versamenti più frequenti. Le norme locali e statali relative alla segnalazione e al versamento delle tasse sul payroll variano da giurisdizione a giurisdizione.

Considerazioni Fiscali Speciali per Lavoratori e Società Straniere

L’impiego di lavoratori stranieri o l’attività di una società straniera negli Stati Uniti comportano ulteriori complessità fiscali.

• Classificazione dei Lavoratori: Determinare se un lavoratore straniero sia un Resident Alien o un Non-Resident Alien ai fini fiscali è fondamentale, poiché si applicano regole fiscali differenti. La residenza è generalmente determinata dal green card test o dal substantial presence test.
• Convenzioni Fiscali: Gli Stati Uniti hanno accordi fiscali con molti paesi che possono ridurre o eliminare le tasse statunitensi su determinati tipi di reddito, inclusi i salari. I datori di lavoro devono considerare le disposizioni delle convenzioni quando determinano le trattenute per i dipendenti non residenti.
• Ritenuta d’Acconto per Non-Resident Aliens: Il reddito pagato ai non-residenti è generalmente soggetto a una ritenuta fissa del 30%, salvo che una convenzione fiscale preveda aliquote ridotte o esenzioni. I dipendenti non residenti potrebbero dover presentare il Modello 8233 (Esenzione dalla Ritenuta sui compensi per servizi personali indipendenti di un non-residente alieno) o il Modello W-8BEN (Certificato di Stato Estraneo del Beneficiario Effettivo per il Ritenuta e la Segnalazione Fiscale negli Stati Uniti) per richiedere benefici convenzionali o confermare lo status straniero.
• Numeri di Identificazione: I lavoratori stranieri necessitano di un numero di identificazione fiscale statunitense (TIN). I residenti alieni di solito usano un Social Security Number (SSN). I non-residenti che non sono eleggibili per un SSN ma necessitano di un TIN possono dover ottenere un Individual Taxpayer Identification Number (ITIN).
• Società Straniere: Una società straniera che opera negli Stati Uniti può essere soggetta all’imposta sul reddito societario statunitense se è considerata impegnata in un U.S. trade or business e ha reddito effettivamente collegato a tale attività. Il concetto di “stabile organizzazione” secondo le convenzioni fiscali determina spesso se una società straniera abbia una presenza tassabile negli Stati Uniti. L’impiego di lavoratori negli USA può contribuire a stabilire tale presenza.

Navigare queste considerazioni speciali richiede attenzione ai dettagli e una buona comprensione della legislazione fiscale statunitense e delle convenzioni fiscali rilevanti.