Tasse in Stati Uniti d'America

Il sistema fiscale degli Stati Uniti è un quadro complesso che coinvolge governi federali, statali e talvolta locali, ognuno dei quali impone varie tasse su individui e imprese. Per i datori di lavoro, navigare in questo sistema riguarda principalmente le tasse sul payroll, che includono le ritenute fiscali sui salari dei dipendenti e il pagamento delle tasse a carico del datore di lavoro. Comprendere questi obblighi è fondamentale per la conformità e il buon funzionamento delle attività, sia che si impieghino lavoratori domestici o stranieri.

I dipendenti, a loro volta, sono soggetti all'imposta sul reddito sui loro guadagni, che viene generalmente raccolta tramite le ritenute fiscali effettuate dal datore di lavoro durante l'anno. Possono anche essere responsabili della loro quota di alcune tasse sul payroll. La responsabilità fiscale finale dei dipendenti si determina quando presentano la dichiarazione dei redditi annuale, dove possono considerare varie detrazioni e crediti per ridurre potenzialmente il reddito imponibile.

Obblighi del Employer of Record e Tasse sul Payroll

I datori di lavoro negli Stati Uniti sono responsabili di diverse tasse sul payroll federali, principalmente ai sensi del Federal Insurance Contributions Act (FICA) e del Federal Unemployment Tax Act (FUTA). Molti stati impongono anche proprie tasse di disoccupazione (SUTA) e possono avere ulteriori tasse sul payroll.

Le tasse FICA finanziano i programmi di Social Security e Medicare. Sia i datori di lavoro che i dipendenti contribuiscono a FICA. Per il 2025, si prevede che le aliquote siano simili a quelle del 2024, ma sono soggette a conferma ufficiale.

• Tassa Social Security: Questa quota finanzia pensioni, invalidità e benefici per i superstiti. L'aliquota è divisa equamente tra datore di lavoro e dipendente. Per il 2024, l'aliquota è del 6,2% per entrambi, per un totale del 12,4%. Questa tassa si applica solo fino a un limite di base salariale annuale. La base salariale del 2024 è di $168.600, e il limite del 2025 dovrebbe essere più alto, annunciato più avanti nel 2024.
• Tassa Medicare: Questa quota finanzia l'assicurazione ospedaliera. L'aliquota è anch'essa divisa equamente tra datore di lavoro e dipendente. Per il 2024, l'aliquota è dell'1,45% per entrambi, per un totale del 2,9%. Non esiste un limite di base salariale per la tassa Medicare regolare.
• Tassa Medicare Addizionale: Si applica un'ulteriore tassa del 0,9% sui salari che superano una certa soglia ($200.000 per singoli, $250.000 per coniugi che presentano congiuntamente, $125.000 per coniugi che presentano separatamente). Questa tassa aggiuntiva è applicata solo al dipendente; il datore di lavoro non ha una quota corrispondente ma è responsabile della ritenuta sui salari sopra la soglia.

FUTA è una tassa federale che, insieme ai sistemi di disoccupazione statali, fornisce indennità di disoccupazione ai lavoratori idonei. L'aliquota standard della FUTA è del 6% sui primi $7.000 di salario di ogni dipendente all'anno. Tuttavia, i datori di lavoro generalmente ricevono un credito significativo (fino al 5,4%) contro la loro responsabilità fiscale federale per il pagamento tempestivo delle tasse di disoccupazione statali, riducendo efficacemente l'aliquota FUTA allo 0,6% nella maggior parte dei casi. Le aliquote delle tasse di disoccupazione statali (SUTA) variano notevolmente da stato a stato e dipendono da fattori come il settore di attività e la storia delle richieste di disoccupazione dell'azienda.

Requisiti di Ritenuta dell'Imposta sul Reddito

I datori di lavoro sono obbligati a trattenere l'imposta sul reddito federale dai salari dei loro dipendenti in base alle informazioni fornite dal dipendente sul modulo W-4, Certificato di Ritenuta del Dipendente. Questo modulo aiuta i datori di lavoro a determinare l'importo corretto di imposta da trattenere, considerando lo stato di presentazione, il numero di dipendenti e eventuali altri aggiustamenti o ritenute supplementari richieste.

L'imposta sul reddito federale è progressiva, cioè livelli di reddito più elevati sono tassati a aliquote più alte. Le fasce e le aliquote fiscali vengono aggiornate annualmente per l'inflazione. Le fasce fiscali del 2025 saranno pubblicate più avanti nel 2024, ma si prevede che seguiranno una struttura simile a quella del 2024.

Ecco un esempio delle fasce fiscali federali del 2024 per i singoli (le fasce del 2025 saranno diverse):

Aliquota	Reddito Imponibile (Singoli)
10%	$0 a $11.600
12%	$11.601 a $47.150
22%	$47.151 a $100.525
24%	$100.526 a $191.950
32%	$191.951 a $243.725
35%	$243.726 a $609.350
37%	Oltre $609.350

I datori di lavoro utilizzano le tabelle di ritenuta fornite dall'IRS, combinate con le informazioni del W-4 del dipendente, per calcolare l'importo dell'imposta sul reddito federale da trattenere da ogni stipendio.

Molti stati e alcune giurisdizioni locali impongono anche tasse sul reddito, richiedendo ai datori di lavoro di trattenere tasse sul reddito statali e locali secondo le regole specifiche di ciascuno stato e le modalità di ritenuta del dipendente (che variano in base alla località).

Deduzioni e Detrazioni Fiscali dei Dipendenti

Mentre i datori di lavoro sono principalmente interessati alla ritenuta basata sulle informazioni fornite dal dipendente (come il modulo W-4), i dipendenti possono ridurre il loro reddito imponibile complessivo attraverso varie detrazioni e detrazioni quando presentano la dichiarazione dei redditi annuale.

Il modo più comune per i dipendenti di ridurre il reddito imponibile è adottando la detrazione standard o detraendo le spese dettagliate. La detrazione standard è un importo fisso che varia in base allo stato di presentazione ed è aggiornata annualmente per l'inflazione. Per il 2025, si prevede che gli importi della detrazione standard siano superiori a quelli del 2024.

Ecco gli importi della detrazione standard del 2024 (gli importi del 2025 saranno diversi):

Stato di Presentazione	Detrazione Standard (2024)
Singolo	$13.850
Coniuge che presenta separatamente	$13.850
Coniugi che presentano congiuntamente	$27.700
Capofamiglia	$20.800
Vedovo(a) qualificato	$27.700

I dipendenti possono scegliere di detrarre le spese se il totale delle spese ammissibili (come tasse statali e locali fino a un limite, interessi ipotecari, contributi di beneficenza e alcune spese mediche) supera l'importo della detrazione standard.

Alcune detrazioni possono anche influenzare il netto in busta paga e potenzialmente i calcoli del W-4, come i contributi pre-tasse ai conti pensionistici (come 401(k)) o ai conti di risparmio sanitario (HSA), e le detrazioni per i premi di assicurazione sanitaria pagati tramite un piano di ristorazione.

Scadenze per la Conformità Fiscale e la Rendicontazione

I datori di lavoro hanno scadenze rigorose per il versamento delle tasse trattenute e la presentazione delle dichiarazioni fiscali sul payroll. La mancata osservanza di queste scadenze può comportare sanzioni e interessi.

Le principali forme di rendicontazione federale e le scadenze generali includono:

• Form 941, Dichiarazione Fiscale Trimestrale del Datore di Lavoro: Riporta le imposte sul reddito, le tasse Social Security e Medicare trattenute dai salari dei dipendenti, oltre alla quota del datore di lavoro di Social Security e Medicare. Le scadenze sono generalmente l'ultimo giorno del mese successivo alla fine del trimestre (30 aprile, 31 luglio, 31 ottobre, 31 gennaio).
• Form 940, Dichiarazione Fiscale Annuale del Datore di Lavoro per la Disoccupazione Federale (FUTA): Riporta la responsabilità fiscale annuale FUTA del datore di lavoro. La scadenza è generalmente il 31 gennaio dell'anno successivo.
• Form W-2, Certificato di Salario e Tasse: Riporta i salari annuali di un dipendente e l'importo delle tasse trattenute. I datori di lavoro devono consegnare le copie ai dipendenti entro il 31 gennaio dell'anno successivo e inviare le copie all'Amministrazione della Sicurezza Sociale (SSA) entro lo stesso termine.
• Form W-3, Trasmissione delle Dichiarazioni di Salario e Tasse: Modulo riepilogativo presentato alla SSA insieme alle copie di tutti i W-2. La scadenza è il 31 gennaio.

La frequenza di versamento delle tasse (giornaliera, semilavorativa, mensile) dipende dall'importo della responsabilità fiscale. Responsabilità più elevate richiedono versamenti più frequenti. I requisiti di rendicontazione e versamento delle tasse sul payroll statali e locali variano a seconda della giurisdizione.

Considerazioni Fiscali Speciali per Lavoratori e Aziende Straniere

Assumere lavoratori stranieri o operare come azienda straniera negli USA introduce ulteriori complessità fiscali.

• Classificazione del Lavoratore: Determinare se un lavoratore straniero è un residente alieno o un non-residente alieno ai fini fiscali è fondamentale, poiché si applicano regole fiscali diverse. La residenza si determina generalmente tramite il test della green card o il test della presenza sostanziale.
• Trattati Fiscali: Gli USA hanno trattati fiscali con molti paesi che possono ridurre o eliminare le tasse statunitensi su alcuni tipi di reddito, inclusi i salari. I datori di lavoro devono considerare le disposizioni dei trattati quando determinano le ritenute per i dipendenti non residenti.
• Ritenuta per Non-Residenti: Il reddito pagato ai non-residenti è generalmente soggetto a una ritenuta del 30%, salvo che un trattato fiscale preveda aliquote ridotte o esenzioni. I dipendenti non residenti potrebbero dover presentare il modulo 8233 (Esenzione dalla Ritenuta su Compensi per Servizi Personali Indipendenti di un Non-Residente) o il W-8BEN (Certificato di Stato Straniero del Beneficiario per la Ritenuta e la Rendicontazione Fiscale negli Stati Uniti) per richiedere benefici del trattato o confermare lo status di straniero.
• Numeri di Identificazione: I lavoratori stranieri necessitano di un numero di identificazione fiscale statunitense. I residenti alieni usano tipicamente il Social Security Number (SSN). I non-residenti che non sono eleggibili per un SSN ma necessitano di un TIN statunitense per fini fiscali potrebbero dover ottenere un Individual Taxpayer Identification Number (ITIN).
• Aziende Straniere: Una società straniera operante negli USA può essere soggetta all'imposta sul reddito societario statunitense se si considera impegnata in un'attività commerciale negli USA e ha un reddito effettivamente collegato a tale attività. Il concetto di "stabile organizzazione" ai sensi dei trattati fiscali spesso determina se una società straniera ha una presenza tassabile negli USA. Assumere lavoratori negli USA può contribuire a stabilire una presenza tassabile.

Navigare queste considerazioni speciali richiede attenzione ai dettagli e una buona comprensione della legge fiscale statunitense e dei trattati fiscali rilevanti.