Employer of Record in Regno Unito

Il Regno Unito è sempre stato un mercato del lavoro forte, stabile e progressista perché offre un'accesso all'Europa ed è sostenuto da solide relazioni commerciali. Le aziende che entrano nel mercato del lavoro del Regno Unito trovano un ampio bacino di competenze locali specializzate in servizi finanziari, tecnologia, scienze della vita e servizi professionali.

Per secoli, il Regno Unito ha avuto leggi sul lavoro complete che proteggono i lavoratori del Regno Unito. Queste protezioni sono così radicate nella cultura lavorativa britannica che sono automaticamente presupposte sia dalle aziende che dai lavoratori. L’assunzione globale sarà strettamente monitorata secondo le leggi locali sull’occupazione, e le operazioni aziendali dovrebbero mirare a comprendere le implicazioni di queste leggi sul lavoro prima di finalizzare i contratti di lavoro.

Le operazioni commerciali sono attratte dal Regno Unito per le competenze di alto livello che si concentrano principalmente in centri finanziari e tecnologici come Londra e Manchester, con Birmingham e Bristol che offrono anche opportunità attraenti. Birmingham, in particolare, sta vedendo un aumento significativo della domanda nel mercato dei videogiochi, nello sviluppo software, nella manifattura e nella fintech.

Attualmente, nel Regno Unito c’è una carenza nel settore sanitario e nell’industria dell’ingegneria e delle costruzioni. I lavoratori remoti e i Contractors occupano molte di queste posizioni con competenze scarse, ma il Regno Unito ha anche aperto queste industrie ai professionisti stranieri tramite il visto lavorativo britannico.

Per una transizione senza problemi nel mercato del lavoro del Regno Unito, un Employer of Record (EOR), come Rivermate, è una società che assume legalmente i lavoratori per tuo conto e si occupa dei contratti di lavoro nel Regno Unito, di payroll nel Regno Unito e della conformità fiscale. Questo include lavoratori remoti, Contractors o dipendenti a tempo pieno. Questa configurazione ti permette di assumere talenti locali, testare il mercato e scalare rapidamente senza il costo di creare una entità legale nel Regno Unito.

Come funziona un Employer of Record (EOR) nel Regno Unito

L’utilizzo di un EOR nel Regno Unito segue un processo semplice. L’EOR diventa il datore di lavoro legale, mentre tu ti concentri sulla gestione del tuo team.

Ecco come funzionerà:

• Trovi il candidato: Sei responsabile della ricerca e della selezione della persona che vuoi assumere.
• L’EOR assume il candidato: L’EOR fornisce un accordo di lavoro conforme alla normativa britannica e assumerà ufficialmente il dipendente.
• Onboarding: L’EOR gestisce il processo di onboarding, assicurando che tutta la documentazione necessaria sia compilata correttamente. Questo processo richiede 1-2 settimane se il lavoratore è residente nel Regno Unito, e 3-4 settimane se il lavoratore è fuori dal Regno Unito.
• HR e Payroll: L’EOR gestisce tutte le attività amministrative HR, tra cui l'elaborazione del payroll, la gestione delle tasse sul lavoro e le contribuzioni all’Assicurazione Nazionale, come richiesto dalla legge britannica.
• Conformità: I servizi di EOR garantiscono che tutti gli aspetti della relazione di lavoro siano conformi alle leggi sul lavoro britanniche, come il Employment Rights Act 1996 e il Equality Act 2010. Puoi trovare ulteriori informazioni sulle responsabilità del datore di lavoro sul sito ufficiale del governo del Regno Unito (https://www.gov.uk/browse/employing-people).
• Gestisci il dipendente: Dirigi le attività quotidiane, i progetti e le performance del dipendente, proprio come faresti con qualsiasi altro membro del team. Ogni volta che vuoi verificare questioni di lavoro o di payroll, puoi farlo sulla piattaforma facile da usare di Rivermate.

Perché usare un Employer of Record nel Regno Unito

Usare un EOR nel Regno Unito riguarda risparmio sui costi e riduzione dei rischi, soprattutto se non sei familiare con le normative sul lavoro britanniche. Questo rende molto più semplice espandere il tuo team globale.

Ecco alcune ragioni principali per usare un EOR:

• Rimani conforme: L’osservanza delle leggi sul lavoro del Regno Unito è strictamente monitorata dal governo. Un EOR conosce le normative, dai orari di lavoro ai contributi pensionistici, garantendo che tu sia sempre in conformità. Ciò include l’adesione a leggi come il National Minimum Wage Act 1998.
• Risparmia tempo: Un EOR gestisce le attività amministrative del lavoro. Questo ti permette di onboarding rapidamente nuovi membri del team e di espandere la forza lavoro nel Regno Unito entro 1-2 settimane.
• Offri migliori benefici ai dipendenti: Gli EOR possono spesso fornire pacchetti di benefici competitivi, tra cui assicurazioni sanitarie e schemi pensionistici, aiutandoti ad attrarre e trattenere i migliori talenti.
• Riduci i rischi: L’EOR si assume la responsabilità legale per l’occupazione, eliminando pratiche discriminatorie che ti costerebbero finanziariamente (come la errata classificazione dello status del dipendente).

Il modello di prezzo trasparente di Rivermate elimina la complessità con una tariffa mensile unica e competitiva per dipendente. A differenza dei tradizionali fornitori PEO, i nostri prezzi in Regno Unito includono supporto completo delle Risorse Umane, amministrazione dei benefit, gestione della conformità e accesso al nostro cruscotto proprietario per analisi della forza lavoro in tempo reale. Nessun costo nascosto, nessuna spesa di configurazione: prezzo chiaro che si adatta alle esigenze della tua azienda, garantendo al contempo la piena conformità legale in Regno Unito.

Quando si assumono dipendenti nel Regno Unito, la prima cosa da tenere presente è che il mercato del lavoro è altamente competitivo. I candidati più richiesti (specialmente quelli con competenze rare) tendono ad accettare le offerte di lavoro rapidamente. Ciò significa che potresti perdere il candidato preferito se non hai fornito un pacchetto retributivo competitivo fin dall'inizio.

Un dettaglio sorprendente per i datori di lavoro alla prima esperienza nel Regno Unito è che la natura del lavoro su contratto viene spesso verificata attraverso audit del lavoro. Questi audit garantiscono che i lavoratori ‘off-payroll’ paghino le stesse tasse sul reddito degli altri dipendenti (come previsto da IR35). Pertanto, non è automaticamente la soluzione migliore per assumere lavoratori nel Regno Unito. Le definizioni di un contractor vengono applicate rigorosamente, e le aziende possono finire per pagare arretrati per errori di classificazione e sanzioni.

Inoltre, i lavoratori nel Regno Unito sono molto consapevoli dei loro diritti e dei benefici obbligatori previsti dalle leggi sul lavoro. Le offerte di lavoro dovrebbero includere tutti questi benefici obbligatori, e elementi come bonus di performance, che sono un grande incentivo per i talenti di alto livello.

Contratti di lavoro & clausole essenziali

Nel Regno Unito, devi fornire ai dipendenti una dichiarazione scritta dei dettagli dell'impiego. Questo documento funge da contratto di lavoro.

Ecco alcune clausole essenziali da includere:

• Titolo del lavoro e responsabilità: Definisci chiaramente il ruolo del dipendente e le sue principali mansioni.
• Salario e termini di pagamento: Specifica il tasso di retribuzione, lo stipendio e eventuali strutture di bonus.
• Orari di lavoro: Delinea gli orari di lavoro previsti, compresi orario di inizio e fine.
• Ferias e congedo per malattia: Dettaglia il diritto alle ferie e alla politica di pagamento in caso di malattia. I dipendenti a tempo pieno hanno diritto legalmente a un minimo di 28 giorni di ferie retribuite all'anno, comprensive di giorni festivi.
• Periodi di preavviso: Specifica il preavviso richiesto sia da te che dal dipendente per la risoluzione del contratto. Per i dipendenti che hanno lavorato fino a un mese e fino a due anni, il periodo di preavviso minimo previsto dalla legge è di una settimana.
• Pensione e benefici: Includi informazioni sui contributi pensionistici e altri benefici come l'assistenza sanitaria privata.
• Riservatezza: Inserisci una clausola per proteggere le informazioni sensibili della tua azienda.

Periodi di prova

I periodi di prova sono comuni nel Regno Unito e vengono usati per valutare l’idoneità di un nuovo dipendente a un ruolo.

• Durata: Un tipico periodo di prova dura tra tre e sei mesi.
• Nessun obbligo legale: Anche se non è richiesto dalla legge, è una prassi comune per molti datori di lavoro.
• Diritti dei dipendenti: I dipendenti in prova conservano comunque diritti statutari, come il diritto al salario minimo nazionale e protezioni contro la discriminazione.
• Licenziamento: È più facile licenziare un dipendente durante il periodo di prova se non si adatta al ruolo.

Orari di lavoro e straordinari

Il Working Time Regulations 1998 regola gli orari di lavoro nel Regno Unito.

• Limite settimanale: La maggior parte dei dipendenti non può lavorare più di una media di 48 ore alla settimana.
• Opt-out: I dipendenti possono scegliere di lavorare di più firmando un accordo di opt-out.
• Pause di riposo: I lavoratori hanno diritto a una pausa di riposo di 20 minuti se lavorano più di sei ore al giorno.
• Pagamento degli straordinari: Non esiste un obbligo legale di pagare i dipendenti per gli straordinari. Tuttavia, il loro pagamento medio per le ore totali lavorate non deve essere inferiore al salario minimo nazionale. Qualsiasi accordo sul pagamento degli straordinari dovrebbe essere incluso nel contratto di lavoro.

Festività nazionali e regionali

Il numero di giorni festivi, noti come bank holidays, varia nel Regno Unito.

• Inghilterra e Galles: 8 giorni festivi
• Scozia: 9 giorni festivi
• Irlanda del Nord: 10 giorni festivi

Ecco l’elenco dei bank holidays del 2025 per Inghilterra e Galles:

Assunzione di contractors nel Regno Unito

Nel Regno Unito, si presta particolare attenzione a garantire che i contractors operanti tramite intermediari (come i servizi Employer of Record) paghino le stesse tasse di altri dipendenti.

Le aziende assumono spesso lavoratori autonomi credendo che possano pagare le proprie tasse. Un altro motivo per farlo in questo modo è che i contractors non hanno diritto agli stessi diritti dei dipendenti, come il diritto al pagamento obbligatorio delle ferie.

Per classificare correttamente i contractors nel Regno Unito, devono superare il test di status chiave stabilito da Her Majesty’s Revenue and Customs (HMRC). Un contractor deve avere pieno controllo sul proprio lavoro, il diritto di sostituzione (qualcuno altro può svolgere il lavoro) e mutualità di obblighi (il diritto di accettare/rifiutare determinate attività). Qualsiasi lavoratore che non superi questo test può essere riclassificato come dipendente.

Con un Employer of Record, non dovrai gestire questo rischio. Che siano un contractor indipendente, membro di un team distribuito o un dipendente a tempo pieno, i nostri esperti nel Regno Unito assicurano che soddisfino i criteri di classificazione corretti.

Gestire la retribuzione e la busta paga nel Regno Unito significa seguire un sistema strutturato. Il sistema Pay As You Earn (PAYE) del governo è al centro di questo processo. Come datore di lavoro, calcoli e detrai le tasse e i contributi necessari dallo stipendio dei tuoi dipendenti prima di pagarli. Successivamente, invii queste detrazioni a HM Revenue and Customs (HMRC). Questo processo garantisce che le imposte sul reddito e i contributi all'Insurance Nazionale dei dipendenti siano pagati direttamente al governo.

Cicli di paga & struttura salariale

Nel Regno Unito, di solito paghi i dipendenti su base mensile. I pagamenti vengono generalmente effettuati tra il 25 e il 30 del mese. Sebbene esistano schemi di pagamento settimanali e quindicinali, il più comune per i dipendenti a salario è quello mensile.

Lo stipendio di un dipendente include il salario base più eventuali guadagni aggiuntivi. Questi possono includere:

• Pagamento degli straordinari per le ore extra lavorate
• Bonus per le prestazioni
• Indennità per esigenze specifiche come viaggi o alloggio

Devi fornire una busta paga dettagliata per ogni periodo di paga che mostri il salario lordo, tutte le detrazioni e il netto finale.

Straordinari & minimi

Gli straordinari nel Regno Unito sono gestiti attraverso il contratto di lavoro. Qualsiasi lavoro svolto oltre le ore standard è considerato straordinario. Le specifiche del pagamento degli straordinari sono determinate dall'accordo tra te e il tuo dipendente.

Il Regno Unito ha un salario minimo nazionale e un salario di vita nazionale, aggiornati regolarmente. Le tariffe dipendono dall'età del dipendente. A partire da aprile 2025, le tariffe orarie minime sono:

• £12.21 per i dipendenti di 21 anni e oltre
• £10.00 per i dipendenti di 18-20 anni
• £7.55 per i dipendenti di 16-17 anni
• £7.55 per gli apprendisti

Tasse e contributi del datore di lavoro

Come datore di lavoro, sei responsabile di diversi contributi. Questi vengono calcolati come parte del processo di payroll.

Tasse e detrazioni dei dipendenti

Anche i dipendenti hanno detrazioni prelevate dal loro stipendio lordo. Sei responsabile di calcolare e trattenere queste somme.

In the United Kingdom, you must provide certain benefits and leave to your employees. Understanding these legal requirements is the first step. Many employers also offer extra benefits to attract and keep the best talent. This approach shows you value your team and invests in their well-being.

Congedo statutario

Per legge, devi fornire diversi tipi di congedo retribuito.

• Annual Leave In the UK, full-time employees get 28 days of paid annual leave. This can include public holidays. Part-time workers receive the same leave on a pro-rata basis.
• Sick Pay You are required to pay Statutory Sick Pay (SSP) to eligible employees who are off work due to illness. From 6 April 2026, SSP is payable from the first full day of sickness absence and will be available to all employees regardless of earnings. The weekly rate of SSP will be £123.25 or 80% of the employee’s average weekly earnings, whichever is lower.
• Maternity and Paternity Leave Eligible employees can take up to 52 weeks of maternity leave. For the first six weeks, they receive 90% of their average weekly earnings. Paternity leave is up to two weeks.
• Parental Leave Parents can also share up to 50 weeks of leave and 37 weeks of pay through Shared Parental Leave (SPL).
• Carer's Leave Employees can take up to one week of unpaid leave per year to care for a dependent.

Festività pubbliche e festività regionali

While employees are entitled to 5.6 weeks of paid leave, there is no automatic legal right for them to have public holidays off. An employee's contract should state whether they get paid time off for these holidays. Below are the public holidays for 2026.

Benefici supplementari tipici

Per competere con i migliori talenti, molte aziende offrono benefici oltre il minimo legale. Questi sono noti come benefici non statutari o fringe benefits.

Come un EOR può aiutare con l'implementazione dei benefici

In qualità di datore di lavoro legale con sede nel Regno Unito, un Employer of Record comprende meglio le leggi sul lavoro del Regno Unito e i benefici obbligatori rispetto a chi non è familiare con le normative sul lavoro del paese. I vantaggi di avere un esperto nel paese ricadono su di te quando vuoi assumere qualcuno che vive nel Regno Unito o inviare un top talent nel Regno Unito per lavorare a un progetto.

Ecco come un EOR aiuta con i benefici:

• Fornisce Pacchetti Competitivi Gli EOR hanno esperienza nel mercato locale. Possono consigliarti sui benefici supplementari che attirano i migliori candidati nel tuo settore.
• Semplifica l'Amministrazione Dall'iscrizione dei dipendenti ai piani pensionistici alla gestione delle richieste di congedo, l'EOR si occupa del lavoro quotidiano. Questo ti libera per concentrarti sui tuoi obiettivi di business.
• Offre Tariffe Migliori Poiché gli EOR gestiscono benefici per molti dipendenti di diverse aziende, spesso possono accedere a tariffe migliori per assicurazioni e altri vantaggi.

Le procedure di cessazione non sono la prima cosa a cui si pensa quando si entra in onboarding con un nuovo membro del team. Tuttavia, sono spesso la fase dell’occupazione che costa di più alle aziende straniere. Il Regno Unito è un ambiente favorevole ai dipendenti e protegge fortemente i diritti dei suoi lavoratori. Ciò è particolarmente vero in materia di cessazione. Si prevede che le aziende rispettino i periodi di preavviso e il pagamento di eventuali indennità di licenziamento (se dovute).

Periodi di preavviso

Nel Regno Unito, è necessario concedere ai dipendenti un periodo di preavviso minimo prima che il loro rapporto di lavoro termini. Questo periodo di preavviso legale dipende dalla durata del loro servizio.

• Da un mese a due anni di servizio: 1 settimana di preavviso
• Da due a dodici anni di servizio: 1 settimana di preavviso per ogni anno completo di servizio
• Dodici o più anni di servizio: 12 settimane di preavviso

Il vostro contratto di lavoro può specificare un periodo di preavviso più lungo, ma non può essere più breve del minimo stabilito dalla legge. Se il contratto prevede un periodo più lungo, bisogna seguirlo.

Indennità di licenziamento

Nel Regno Unito, l’indennità di licenziamento è più comunemente associata alla ridondanza. Se si rende redundante il ruolo di un employee, potrebbe aver diritto a un’indennità di ridondanza statutaria.

Per essere idoneo, un dipendente deve:

• Aver lavorato per voi almeno due anni consecutivi.
• Ricoprire un ruolo che è realmente ridondante.

L’importo dell’indennità di ridondanza statutaria si basa sull’età del dipendente, sulla paga settimanale e sulla durata del servizio.

Ecco come viene calcolata:

Ci sono limiti all’importo della paga settimanale e al numero totale di anni che possono essere considerati. Per il 2025, la paga settimanale massima è di £719.

Come Rivermate gestisce le uscite conformi

Nel Regno Unito, i nostri esperti HR di Rivermate gestiscono in modo professionale il processo di offboarding, con rispetto e riservatezza, per garantire che la reputazione del vostro brand venga mantenuta. Ovunque possibile, mirano a mantenere un buon rapporto tra il dipendente e la vostra azienda durante il processo di uscita.

Facciamo ciò attraverso:

• Documentazione Chiara: Forniamo un preavviso scritto di cessazione, enunciando chiaramente il motivo e la data finale di impiego.
• Trasferimento delle Conoscenze: Aiutiamo a creare un piano affinché il dipendente in uscita consegni i propri compiti e responsabilità. Ciò garantisce una transizione fluida per il resto del team.
• Recupero dei Beni: Forniamo istruzioni su come il dipendente deve restituire tutta la proprietà aziendale, come laptop, telefoni e badge di accesso.
• Accesso ai Sistemi: Ci assicuriamo di revocare l’accesso del dipendente a tutti i sistemi e software aziendali per proteggere i tuoi dati.
• Pagamento Finale: Collaboriamo con te per elaborare il pagamento finale del dipendente, inclusi eventuali rate di ferie non usufruite o altri diritti.

Quando non si dispone di conoscenze interne sul sistema di visti e permessi di lavoro del Regno Unito, ciò può ostacolare la rapidità con cui si seleziona un dipendente. I processi sono chiaramente definiti dall'ufficio UK Visas and Immigration, ma ci sono stati cambiamenti significativi nel visto per Lavoratori Qualificati per i cittadini non britannici.

Molti lavori per lavoratori qualificati non sono più eleggibili per il visto, e per altri lavori, le soglie di reddito per ottenere il visto sono state aumentate. Anche i lavoratori stranieri devono avere una sponsorizzazione da parte di un'azienda UK, e queste sponsorizzazioni devono rispettare criteri minimi.

Quindi, può un Employer of Record (EOR) sponsorizzare il tuo visto? Sì, ma solo se l'EOR possiede una licenza di sponsor. Un EOR agisce come datore di lavoro legale e può gestire le complessità della sponsorizzazione del visto, inclusa la gestione della documentazione necessaria e la conformità. Tuttavia, non tutti gli EOR possiedono questa licenza. Prima di collaborare con un EOR, devi confermare che siano un detentore di una licenza di sponsor di Classe A.

Ecco alcune vie pratiche per i visti di lavoro:

• Visto per Lavoratori Qualificati: Questo è per le persone con un'offerta di lavoro in una professione qualificata idonea. Devi rispettare i requisiti di salario e di conoscenza della lingua inglese.
• Visto per la Mobilità di Business Globale: Questa via è riservata ai dipendenti di multinazionali che vengono trasferiti a una filiale nel Regno Unito.
• Visto per Lavoratori Temporanei: Questa categoria copre una gamma di lavori a breve termine, tra cui lavori creativi, di beneficenza e religiosi.

Altri visti non richiedono sponsorizzazione da parte del datore di lavoro. Questi sono generalmente per persone con qualifiche o background specifici. Esempi includono il visto per Individui ad Alto Potenziale e il visto per Laureati.

Conformità ai viaggi d'affari

Puoi visitare il Regno Unito per affari fino a sei mesi senza visto, ma le attività che puoi svolgere sono limitate. Queste visite di breve durata sono per attività come partecipare a riunioni, conferenze o negoziare accordi. Non puoi svolgere lavori retribuiti o non retribuiti per un'azienda britannica o come lavoratore autonomo.

Per i viaggi d'affari frequenti, è importante comprendere le implicazioni fiscali. Un accordo di Short Term Business Visitor (STBV) può semplificare gli obblighi fiscali e di payroll. Questo accordo con le autorità fiscali del Regno Unito, HMRC, permette una distensione delle normali esigenze di payroll, a condizione che vengano rispettate certe condizioni.

Per rimanere compliant, dovresti:

• Conoscere le regole: Comprendere quali attività sono consentite durante una visita di lavoro.
• Monitorare il tuo tempo: Mantenere un registro dei giorni trascorsi nel Regno Unito per motivi di lavoro.
• Ottenere i giusti consigli: Se non sei sicuro dei tuoi obblighi, cerca consulenza esperta su norme fiscali e di immigrazione.