Employer of Record in Malaysia

Un Employer of Record (EOR) in Malesia assume legalmente l'impiego dei lavoratori per conto tuo. Ciò significa che puoi assumere talenti in Malesia senza dover creare una entità locale. Un EOR si occupa di tutte le responsabilità legali e HR legate all'impiego. Questo include la gestione delle buste paga, delle tasse, dei benefici e della conformità alle leggi sul lavoro malesiane. Utilizzare un EOR come Rivermate semplifica la tua espansione nel mercato malesiano. Puoi concentrarti sulla gestione delle attività quotidiane del tuo team, mentre l'EOR si occupa dell'onere amministrativo.

Come funziona un Employer of Record (EOR) in Malesia

Un EOR semplifica l'assunzione in Malesia. Ecco come funziona tipicamente il processo:

1. Trovi il Talento. Recluti e selezioni il candidato che desideri assumere in Malesia.
2. L'EOR Assume il Tuo Candidato. L'entità locale malesiana dell'EOR assume legalmente il dipendente. Gestiscono il contratto di lavoro, assicurandosi che sia conforme alle leggi sul lavoro locali.
3. Inizia l'Onboarding. L'EOR gestisce l'intero processo di onboarding. Questo include la raccolta dei documenti necessari e l'impostazione di buste paga e benefici.
4. Gestiamo HR e Buste Paga. L'EOR si occupa di tutte le attività amministrative. Questo include il calcolo degli stipendi, la trattenuta delle tasse e il versamento dei contributi obbligatori. In Malesia, ciò significa gestire i pagamenti al Employees Provident Fund (EPF), Social Security Organisation (SOCSO) e Employment Insurance System (EIS).
5. Gestisci il Tuo Team. Dirigi le attività quotidiane e le responsabilità del tuo dipendente. Il dipendente lavora per la tua azienda, ma è legalmente impiegato dall'EOR.

Perché usare un Employer of Record in Malesia

Utilizzare un EOR in Malesia offre un vantaggio strategico. Permette alla tua azienda di accedere rapidamente ed efficacemente ai talenti malesiani. Eviti i tempi e i costi di creare una entità legale nel paese. Questo ti consente di testare il mercato o assumere ruoli chiave senza un impegno importante.

• Entrare nel Mercato più Velocemente. Puoi assumere dipendenti e avviare le operazioni in giorni, non mesi. Questo ti dà un vantaggio significativo sui concorrenti.
• Garantire la Conformità Totale. La legge sul lavoro in Malesia è complessa. Un EOR conosce le normative locali, come l'Employment Act 1955, e garantisce la tua conformità. Questo riduce al minimo i rischi legali. Puoi trovare informazioni ufficiali sulle normative sul lavoro sul sito del Ministry of Human Resources (https://www.mohr.gov.my/index.php/en/).
• Ridurre i Costi. Creare una entità legale comporta investimenti significativi. Un EOR offre un'alternativa economica. Eviti spese legali, costi di registrazione e la necessità di personale amministrativo locale.
• Accedere alla Competenza Locale. Gli EOR forniscono supporto esperto su questioni HR locali. Gestiscono i contributi obbligatori come EPF e SOCSO. Il sito ufficiale dell'EPF (https://www.kwsp.gov.my/en/employer) offre informazioni dettagliate sugli obblighi del datore di lavoro.
• Offrire Benefici Competitivi. Un EOR può fornire ai tuoi dipendenti pacchetti di benefici locali competitivi. Questo ti aiuta ad attrarre e trattenere i migliori talenti nel mercato malesiano.

Il modello di prezzo trasparente di Rivermate elimina la complessità con una tariffa mensile unica e competitiva per dipendente. A differenza dei tradizionali fornitori PEO, i nostri prezzi in Malaysia includono supporto completo delle Risorse Umane, amministrazione dei benefit, gestione della conformità e accesso al nostro cruscotto proprietario per analisi della forza lavoro in tempo reale. Nessun costo nascosto, nessuna spesa di configurazione: prezzo chiaro che si adatta alle esigenze della tua azienda, garantendo al contempo la piena conformità legale in Malaysia.

Assunzioni in Malaysia sono un ottimo modo per accedere a una forza lavoro diversificata e qualificata. L'economia del paese sta crescendo, rendendolo un luogoAttraente per espandere le attività. Per assumere con successo, è necessario conoscere le leggi locali sul lavoro e le pratiche culturali. La principale normativa che disciplina l'occupazione è l'Employment Act 1955, che copre aspetti come i contratti, le ore di lavoro e le retribuzioni. È importante precisare correttamente questi dettagli per garantire la conformità e attrarre le migliori persone per il tuo team.

Contratti di lavoro & clausole imprescindibili

Se prevedi di assumere qualcuno per più di un mese in Malaysia, devi fornire un contratto di lavoro scritto. Questo documento stabilisce aspettative chiare sia per te che per il tuo dipendente, contribuendo a prevenire future incomprensioni. Pensalo come la base della tua relazione lavorativa.

Il tuo contratto di lavoro dovrebbe includere diverse clausole chiave per essere conforme e chiaro:

• Dati Personali: Nomi completi e indirizzi sia del datore di lavoro che del dipendente.
• Titolo e Descrizione del Lavoro: Una descrizione chiara del ruolo e delle responsabilità del dipendente.
• Data di Inizio: La data ufficiale di inizio del lavoro.
• Compenso: La retribuzione del dipendente, eventuali indennità e frequenza di pagamento.
• Orario di Lavoro: Dettagli sugli orari di lavoro standard e eventuali politiche di straordinario.
• Permessi e Conguagli: Informazioni su ferie annuali, malattia e festività pubbliche.
• Clausola di Termine: Le condizioni per terminare l'impiego, inclusi il preavviso richiesto.

Periodi di prova

In Malaysia, i periodi di prova non sono richiesti dalla legge, ma sono una pratica comune. Un periodo di prova dà a te e al tuo nuovo dipendente il tempo di verificare se la collaborazione funziona. È una fase di prova per valutare le loro competenze e l'idoneità culturale all’interno della tua azienda.

La durata di un periodo di prova è a tua discrezione, ma di solito dura tra tre e sei mesi. Per ruoli più senior o tecnici, potrebbe estendersi fino a 12 mesi. È importante dichiarare chiaramente i termini del periodo di prova, inclusa la durata e il processo di conferma, nel contratto di lavoro. Ricorda, i dipendenti in prova hanno gli stessi diritti di quelli confermati, e non puoi licenziarli senza motivo valido.

Orario di lavoro & straordinari

Le ore di lavoro standard in Malaysia sono limitate a 45 ore settimanali e 8 ore quotidiane. Ogni lavoro svolto oltre questi orari è considerato straordinario. La legge stabilisce inoltre che un dipendente non dovrebbe lavorare più di cinque ore consecutive senza almeno una pausa di 30 minuti.

Gli straordinari devono essere retribuiti a una tariffa più alta. Ecco una ripartizione semplice delle tariffe minime di pagamento degli straordinari:

C'è un limite sugli straordinari, che sono max 104 ore al mese. Questo aiuta a proteggere il benessere dei dipendenti.

Festività pubbliche & regionali

I tuoi dipendenti in Malaysia hanno diritto a giorni festivi retribuiti. Il paese celebra una miscela di festività nazionali e specifiche di stato. È importante conoscere quali festività si applicano ai tuoi dipendenti in base alla loro posizione.

Ecco le festività pubbliche nazionali per il 2025:

• Capodanno: 1 gennaio
• Capodanno cinese: 29 e 30 gennaio
• Hari Raya Aidilfitri: 31 marzo e 1 aprile
• Festa del Lavoro: 1 maggio
• Vesak Day: 12 maggio
• Compleanno del Yang di-Pertuan Agong: 2 giugno
• Hari Raya Haji: 7 giugno
• Islamic New Year (Awal Muharram): 27 giugno
• Giornata della Merdeka (Indipendenza): 31 agosto
• Commemorazione di Maulidur Rasul (Nascita del Profeta): 5 settembre
• Giornata della Malaysia: 16 settembre
• Diwali: 20 ottobre (eccetto Sarawak)
• Natale: 25 dicembre

In aggiunta, ci sono varie festività di stato, come i compleanni dei governatori statali, che devono essere prese in considerazione.

Assunzioni di contractors in Malaysia

Puoi anche assumere contractors indipendenti in Malaysia per progetti o servizi specifici. Questo offre flessibilità, poiché puoi accedere a competenze specializzate senza l’impegno a lungo termine di assumere un dipendente a tempo pieno. I contractors sono lavoratori autonomi, cioè gestiscono le proprie tasse e non hanno diritto agli stessi benefici dei dipendenti.

Quando assumi un contractor, hai bisogno di un contratto chiaro che definisca l'ambito di lavoro, i deliverables e le condizioni di pagamento. Tuttavia, fai attenzione a come classifici i lavoratori. Un'errata classificazione di un dipendente come contractor può portare a sanzioni legali e finanziarie significative. La legge valuta il rapporto di lavoro reale, non solo il contratto. Fattori come il controllo del datore di lavoro e la dipendenza finanziaria del lavoratore sono considerati.

Un Employer of Record (EOR) può aiutarti a mitigare questo rischio. Un EOR assume legalmente i lavoratori per tuo conto, assicurando che siano classificati correttamente e che tu rispetti tutte le leggi sul lavoro locali. Questo ti permette di concentrarti sulla gestione quotidiana del team senza preoccuparti delle complessità legali dell’occupazione.

In Malesia, la retribuzione del tuo dipendente è più di un semplice salario base. Include una varietà di componenti che devi gestire correttamente per rimanere conforme alle normative. Pensalo come un pacchetto che comprende il loro pagamento regolare, eventuali indennità extra e altri benefici. Sei responsabile di calcolare accuratamente la retribuzione, effettuare le deduzioni corrette e assicurarti di pagare i tuoi dipendenti puntualmente.

Cicli di paga & struttura salariale

Il ciclo di paga più comune in Malesia è mensile. Dovresti pagare i tuoi dipendenti entro il 7° giorno del mese successivo. Sebbene il pagamento mensile sia standard, alcuni settori, specialmente quelli con lavoratori orari, potrebbero utilizzare cicli settimanali o bisettimanali.

La retribuzione totale di un dipendente è tipicamente composta da alcune componenti chiave:

• Salario Base: Questo è l'importo fisso concordato nel contratto di lavoro.
• Indennità: Potresti offrire pagamenti extra per cose come trasporto, alloggio o pasti. La maggior parte di queste sono imponibili.
• Bonus: Bonus di performance e di fine anno sono anche comuni.

Straordinari & minimi

L'Employment Act del 1955 disciplina molti aspetti dell'impiego in Malesia. A partire da febbraio 2025, il salario minimo è MYR 1.700 al mese.

Le ore di lavoro normali sono tipicamente 8 ore al giorno e 45 ore alla settimana. Se i tuoi dipendenti lavorano più di questo, devi pagarli per gli straordinari. La tariffa degli straordinari è solitamente 1,5 o 2 volte la loro tariffa oraria.

Tasse e contributi del datore di lavoro

Come datore di lavoro in Malesia, devi effettuare diverse contribuzioni per i tuoi dipendenti. Sei tenuto a registrarti con il Employees Provident Fund (EPF), l'Organizzazione di Sicurezza Sociale (SOCSO) e l'Inland Revenue Board of Malaysia (LHDN).

Ecco una ripartizione delle tue contribuzioni:

Tasse e deduzioni dei dipendenti

Sei anche responsabile di dedurre alcune somme dagli stipendi dei tuoi dipendenti. Questo include i loro contributi ai fondi di sicurezza sociale e l'imposta sul reddito.

Ecco cosa dedurrai dallo stipendio dei tuoi dipendenti:

In Malesia, benefici e congedi sono semplici e centrati sul benessere dei dipendenti. La legge fornisce una base solida di congedi e protezioni obbligatorie. Molte aziende aggiungono poi benefici extra per attrarre e mantenere ottime persone. Pensalo come un sistema a due strati: ciò che è richiesto dalla legge e ciò che le aziende offrono per distinguersi.

Congedi statutari

L'Employment Act del 1955 è la principale normativa che stabilisce gli standard minimi per i congedi dei dipendenti in Malesia. Queste regole si applicano a tutti i dipendenti che hanno un contratto con un datore di lavoro.

Ecco una panoramica dei congedi che devi fornire:

• Congedo annuale I membri del tuo team hanno diritto a un congedo annuale retribuito in base alla durata del loro impiego presso di te. La quantità di congedo aumenta con gli anni di servizio.

  • Meno di 2 anni di servizio: 8 giorni
  • Da 2 a 5 anni di servizio: 12 giorni
  • Oltre 5 anni di servizio: 16 giorni

• Congedo per malattia I dipendenti possono usufruire di congedo per malattia retribuito quando non stanno bene. Il numero di giorni dipende dalla loro durata di servizio.

  • Meno di 2 anni di servizio: 14 giorni
  • Da 2 a 5 anni di servizio: 18 giorni
  • Oltre 5 anni di servizio: 22 giorni
  • Se è necessario il ricovero ospedaliero, ai dipendenti vengono concessi ulteriori 60 giorni di congedo all'anno.

• Congedo di maternità Le dipendenti femmine hanno diritto a 98 giorni consecutivi di congedo di maternità retribuito.

• Congedo di paternità I dipendenti uomini sposati ricevono 7 giorni consecutivi di congedo di paternità retribuito.

Festività pubbliche e festività regionali

In Malesia, i dipendenti hanno diritto ad almeno 11 festività pubbliche retribuite in un anno solare. Cinque di queste sono festività nazionali obbligatorie. Le restanti sei possono essere scelte dal datore di lavoro da un elenco di festività pubbliche ufficializzate. Alcune festività si osservano a livello nazionale, mentre altre sono specifiche di certi stati.

Benefici supplementari tipici

Per attrarre e mantenere il talento, molte aziende in Malesia offrono benefici che vanno oltre i requisiti legali. Ecco un confronto tra ciò che è richiesto dalla legge (statutario) e ciò che le aziende spesso offrono come benefit aggiuntivi (non statutario).

Come può aiutare un EOR nell'organizzare i benefici

Configurare un pacchetto di benefici conforme e competitivo in un nuovo paese può essere complesso. Un Employer of Record (EOR) semplifica questo processo per te.

Un EOR agisce come datore di lavoro legale per il tuo team in Malesia. Ciò significa che gestiamo tutti i requisiti amministrativi e legali relativi alle risorse umane e ai benefici.

Ecco come possiamo aiutarti:

• Garantire la conformità Ci assicuriamo che il tuo pacchetto di benefici rispetti tutti i requisiti della normativa sul lavoro malese. Questo include tutto, dai congedi statutari ai contributi alla sicurezza sociale.
• Offrire pacchetti competitivi Forniamo approfondimenti sulle aspettative del mercato locale. Questo ti aiuta a offrire benefici supplementari che attirano i migliori talenti in Malesia.
• Gestire l'amministrazione Gestiamo le attività quotidiane di amministrazione dei benefici. Questo include l'iscrizione dei dipendenti, la gestione delle richieste di congedo e l'elaborazione delle richieste di rimborso.
• Semplificare il payroll Gestiamo il sistema di paghe, assicurando che tutti i contributi e le detrazioni per i benefici siano calcolati correttamente e pagati puntualmente.

Usare un EOR ti permette di concentrarti sui tuoi obiettivi aziendali. Puoi essere certo che il tuo team in Malesia è ben curato e che sei pienamente conforme alle leggi locali.

Quando un dipendente lascia la tua azienda in Malesia, è necessario seguire un processo strutturato chiamato termination e offboarding. Questo garantisce che la gestione dell’uscita avvenga in modo professionale e legale. Il processo coinvolge tutto, dal dare il corretto preavviso alla gestione del pagamento finale. La legge malese, principalmente l’Employment Act 1955, stabilisce le regole per assicurare che il processo sia equo per tutti. Un offboarding senza intoppi ti aiuta a mantenere una buona relazione con il dipendente in uscita e protegge la tua azienda.

Periodi di preavviso

Devi fornire ai dipendenti un preavviso scritto prima della fine del loro rapporto di lavoro. La durata del preavviso di solito dipende dalla durata del servizio del dipendente. Se il tuo contratto di lavoro specifica un periodo di preavviso, dovresti seguirlo. In assenza di ciò, l’Employment Act 1955 prevede i seguenti minimi:

• Meno di 2 anni di servizio: preavviso di 4 settimane.
• Da 2 a 5 anni di servizio: preavviso di 6 settimane.
• 5 o più anni di servizio: preavviso di 8 settimane.

Puoi anche scegliere di pagare il dipendente in luogo del preavviso. Questo significa che gli paghi lo stipendio per il periodo di preavviso, e lui può lasciare immediatamente.

Indennità di licenziamento

In Malesia, i dipendenti possono avere diritto all’indennità di licenziamento, specialmente in casi di riduzione del personale o chiusura dell’azienda. La somma si basa sulla durata del servizio:

• Meno di 2 anni di servizio: 10 giorni di salario per ogni anno di servizio.
• Da 2 a 5 anni di servizio: 15 giorni di salario per ogni anno di servizio.
• 5 o più anni di servizio: 20 giorni di salario per ogni anno di servizio.

I dipendenti licenziati per cattiva condotta, che si dimettono volontariamente o vanno in pensione, non hanno diritto all’indennità di licenziamento.

Come Rivermate gestisce uscite conformi

Quando collabori con noi, non devi affrontare da solo la complessità della legge sul lavoro malese. Gestiamo l’intero processo di offboarding per garantire che tutto sia conforme e senza intoppi.

Ecco come aiutiamo:

• Verifica di conformità: Assicuriamo che ogni fase del processo di termination segua le ultime leggi e regolamenti malaysiani.
• Documentazione: Gestiamo tutta la documentazione necessaria, dal preavviso di licenziamento al calcolo del pagamento finale.
• Comunicazione chiara: Ti aiutiamo a comunicare in modo chiaro con il dipendente in uscita per evitare malintesi.
• Pagamento finale: Assicuriamo che lo stipendio finale del dipendente, inclusi eventuali indennità di licenziamento e ferie non usufruite, venga calcolato correttamente e pagato puntualmente.

Ci occupiamo dei dettagli così puoi concentrarti sulla gestione della tua attività.

Navigare nel sistema di visti e permessi di lavoro della Malesia è semplice quando si comprendono i requisiti. Per chiunque desideri lavorare nel paese, ottenere il pass giusto è il primo passo. Il tuo employer will typically handle the application process, as you need a job offer before you can apply for a work permit. The main work visa is the Employment Pass, but there are other permits for different types of work.

Visti di lavoro & realtà dello sponsorship

An Employer of Record (EOR) può essere il tuo legale employer in Malesia e sponsorizzare il tuo visto di lavoro. Questa è una soluzione pratica se la tua azienda non ha una entità legale nel paese. Un EOR gestisce la domanda per il tuo permesso di lavoro, insieme alla retribuzione e ad altri requisiti legali.

Tuttavia, ci sono alcune realtà da tenere a mente:

• Gli EOR hanno limitazioni. Non tutte le aziende in Malesia possono assumere lavoratori stranieri. La capacità di sponsorizzare un visto dipende da fattori come la situazione finanziaria dell'azienda e il settore. Ciò significa che la capacità di uno EOR di sponsorizzarti è legata alla propria registrazione aziendale e a eventuali quote governative.
• Il Employment Pass è la via principale. Per lavori a lungo termine e qualificati, il Employment Pass (EP) è il visto più comune. È suddiviso in categorie in base al salario mensile.
• Hai bisogno delle qualifiche giuste. Per essere idoneo a un EP, generalmente è necessario un diploma universitario e un'esperienza lavorativa rilevante.

Ecco una semplice panoramica dei pass più comuni:

Conformità ai viaggi d'affari

Se stai visitando la Malesia per attività di affari a breve termine, devi seguire le regole per rimanere conforme. Non puoi lavorare con un visto turistico standard.

Per incarichi professionali a breve termine, il Professional Visit Pass (PVP) è la scelta corretta. Pensalo come un pass per competenze temporanee. Avresti bisogno di un PVP se:

• Fornisci servizi specializzati.
• Conduci formazione per un'azienda locale.
• Partecipi a riunioni di lavoro.

La cosa principale da ricordare sul PVP è che rimani impiegato dalla tua azienda fuori dalla Malesia. La società malese agisce come tuo sponsor per il pass. Il PVP è tipicamente valido fino a 12 mesi ed è pensato per incarichi a breve termine, non per un impiego a lungo termine.