Employer of Record in Malaysia

Malaysia offre alle aziende globali un importante punto di ingresso nel mercato del Southeast Asian. Non solo dispone di professionisti altamente qualificati nei settori della tecnologia, assistenza clienti e processi aziendali, ma ha anche un’economia stabile in crescita. Con il suo crescente focus sullo sviluppo delle competenze, è diventata un importante hub commerciale della regione.

Klang Valley, con Kuala Lumpur come sua capitale, è il centro economico più trafficato della Malaysia e ospita importanti infrastrutture, tra cui l'Aeroporto Internazionale di Kuala Lumpur. Johor, nel sud, è il secondo più grande hub commerciale del Paese ed è collegato alla città finanziaria globale della regione (Singapore) tramite collegamenti stradali e ferroviari.

I dipendenti malaysiani in questi hub di business e commercio parlano spesso più lingue, tra cui inglese, malese e mandarino. Ciò colloca la Malaysia in una posizione unica, offrendo supporto clienti e servizi condivisi agli Stati Uniti, in Europa e nel resto dell’Asia.

Per le aziende straniere, esiste il potenziale di costruire team remoti a un costo molto inferiore rispetto a Singapore o Australia. Sono inoltre presenti incentivi fiscali attraenti per le aziende, e molti settori concedono il 100% dei diritti di proprietà straniera, dando alle compagnie globali il controllo completo sulle proprie operazioni.

Mentre il quadro occupazionale della Malaysia è ben strutturato, non è restrittivo come quello di alcuni paesi europei. La Malaysia incoraggia gli investimenti internazionali e la creazione di posti di lavoro per i propri cittadini da parte di aziende straniere. Entrare nel mercato richiederà alle aziende di istituire una propria entità legale o di utilizzare un Employer of Record (EOR) in Malaysia.

Un EOR è un'azienda di hiring globale che agisce già come entità legale in Malaysia. Per questo motivo, è in grado di assumere dipendenti per conto di aziende internazionali più facilmente rispetto a se un’entità straniera dovesse configurarla autonomamente. Con l’aiuto di un partner di assunzione in Malaysia, come Rivermate, la vostra espansione nel mercato malaysiano sarà più rapida, più efficiente e conforme alle leggi e regolamentazioni del lavoro locali.

Come funziona un Employer of Record (EOR) in Malaysia

La responsabilità di un EOR in Malaysia è quella di agire come datore di lavoro legale nel paese, occupandosi della conformità e dell'amministrazione HR, mentre la vostra azienda si occupa delle relazioni lavorative quotidiane.

1. Trovate il Talento. Reclutate e selezionate il candidato che desiderate assumere in Malaysia.
2. L’EOR Assunzione il Vostro Candidato. L’entità locale di Rivermate in Malaysia assume legalmente l’impiegato. Gestiscono il contratto di lavoro, i benefici per i dipendenti e la conformità con l’Employment Act malaysiano.
3. Inizia l’Onboarding. L’EOR gestisce l’intero processo di onboarding. Questo include la raccolta dei documenti necessari e l’istituzione di pagamenti e benefici. Questo processo richiede 1-2 settimane, ma se coinvolge l’immigrazione, può estendersi fino a 8 settimane.
4. Gestiamo Risorse Umane e Payroll. In Malaysia, ciò significa gestire i pagamenti al Employees Provident Fund (EPF), alla Social Security Organisation (SOCSO) e al sistema di assicurazione contro la disoccupazione (EIS). Calcoliamo anche gli stipendi e tratteniamo le tasse.
5. Gestite il Vostro Team. Avete il pieno controllo delle responsabilità lavorative dei vostri dipendenti e dell’assegnazione dei compiti. Il dipendente si conforma ai processi e alle politiche interne della vostra azienda.

Perché usare un Employer of Record in Malaysia

Collaborare con un EOR in Malaysia presenta una serie di vantaggi strategici che attirano le aziende straniere. Facilita l’ingresso nel mercato, offrendo accesso a infrastrutture, talenti e opportunità di investimento.

• Entrate più Veloci nel Mercato. Potete assumere dipendenti e avviare operazioni in giorni, non mesi. Questo vi dà un vantaggio significativo sui concorrenti.
• Garantite la Conformità Totale. Un EOR conosce le normative locali, come l’Employment Act 1955, e garantisce la vostra piena conformità con questa legge. Informazioni ufficiali sulle regolamentazioni occupazionali sono disponibili sul sito del Ministero delle Risorse Umane (https://www.mohr.gov.my/index.php/en/).
• Riduzione dei Costi. Creare una società richiede mesi e un investimento finanziario considerevole. Un EOR rappresenta un’alternativa economica. Evitate spese legali, costi di registrazione e il bisogno di personale amministrativo locale.
• Accesso a Competenza Locale. Un EOR ha competenze HR locali ed è strettamente connesso alle sfumature del mercato del lavoro. Gestiscono i contributi obbligatori come EPF e SOCSO. Il sito ufficiale dell’EPF (https://www.kwsp.gov.my/en/employer) offre informazioni dettagliate sugli obblighi del datore di lavoro.
• Offrite Benefici Competitivi. L’espansione globale richiede una conoscenza delle pratiche di assunzione locali, dei benefici ai dipendenti e di come sono strutturati i pacchetti salariali competitivi in Malaysia. Un EOR sa cosa serve per assicurarsi i migliori talenti nel Paese.

Il modello di prezzo trasparente di Rivermate elimina la complessità con una tariffa mensile unica e competitiva per dipendente. A differenza dei tradizionali fornitori PEO, i nostri prezzi in Malaysia includono supporto completo delle Risorse Umane, amministrazione dei benefit, gestione della conformità e accesso al nostro cruscotto proprietario per analisi della forza lavoro in tempo reale. Nessun costo nascosto, nessuna spesa di configurazione: prezzo chiaro che si adatta alle esigenze della tua azienda, garantendo al contempo la piena conformità legale in Malaysia.

Con il mercato dei talenti competitivo di Malaysia in crescita ogni anno, il paese ha un grande potenziale per entrare nel mercato del Sud-Est asiatico. Professionisti qualificati in sviluppo software, supporto clienti, finanza e marketing digitale sono facilmente reperibili nei principali hub commerciali come Kuala Lumpur, Penang e Johor.

La concorrenza per assicurarsi i migliori posti di lavoro in Malaysia è feroce, con professionisti altamente qualificati che spesso competono direttamente per attirare pacchetti salariali elevati con benefici redditizi. Nell’industria tecnologica della Malaysia, ciò ha portato all’aumento dei costi occupazionali. Con l'automazione che minaccia fino a 600.000 posti di lavoro nel settore finanza, assistenza clienti e IT in Malaysia, il governo ha iniziato a ridirezionare risorse per riqualificare i dipendenti. Ciò significa che esiste il potenziale affinché le aziende straniere possano beneficiare delle iniziative di sviluppo delle competenze della Malaysia.

In Malaysia, le normative locali sull’occupazione garantiscono ai lavoratori diritti statutari, tra cui un salario minimo, un massimo di ore lavorative e ferie annue retribuite. Inoltre, i datori di lavoro devono contribuire al sistema di assicurazione contro la disoccupazione e al fondo pensionistico dei dipendenti.

I datori di lavoro alle prime armi in Malaysia sono spesso sorpresi dall’applicazione a livelli differenziati delle normative sull’occupazione. Le protezioni sono fortemente applicate ai gruppi a basso reddito e ai lavoratori ad alto reddito. Ciò regola gli straordinari per alcuni ruoli, i benefici minimi per le competenze scarse e requisiti rigorosi per le ferie minime.

L’accordo di lavoro deve rispettare gli standard sia delle normative sul lavoro sia della cultura aziendale malese, il che significa che deve essere redatto secondo le pratiche commerciali malaysiane. Non è obbligatorio, ma è considerata una best practice redigere il contratto di lavoro in inglese e nella lingua locale preferita quando si assume un cittadino malese.

Contratti di lavoro & clausole obbligatorie

Se hai intenzione di assumere qualcuno per più di un mese in Malaysia, devi fornire un contratto di lavoro scritto. Questo documento stabilisce aspettative chiare sia per te che per il dipendente, aiutando a prevenire futuri malintesi. Pensalo come la base della tua relazione di lavoro.

Il tuo contratto di lavoro dovrebbe includere diverse clausole chiave per essere conforme e chiaro:

• Dati Personali: Nomi completi e indirizzi sia dell’azienda che del dipendente.
• Titolo e Descrizione del Lavoro: Una descrizione chiara del ruolo e delle responsabilità del dipendente.
• Data di Inizio: La data ufficiale di inizio del lavoro.
• Compenso: Lo stipendio del dipendente, eventuali indennità e frequenza dei pagamenti.
• Orario di Lavoro: Dettagli sugli orari di lavoro standard e eventuali politiche sugli straordinari.
• Diritti alle Ferie: Informazioni su ferie annue, ferie per malattia e festività pubbliche.
• Clausola di Risoluzione: Le condizioni per terminare l’impiego, incluso il periodo di preavviso richiesto.

Periodi di prova

In Malaysia, i periodi di prova non sono richiesti dalla legge, ma sono una pratica comune. Un periodo di prova ti dà, insieme al tuo nuovo dipendente, il tempo di vedere se l’abbinamento funziona. È una fase di prova per valutare le sue competenze e l’adattamento culturale all’interno della tua azienda.

La durata di un periodo di prova è a tua discrezione, ma generalmente dura tra tre e sei mesi. Per ruoli più senior o tecnici, potrebbe estendersi fino a 12 mesi. È importante dichiarare chiaramente i termini della prova, inclusa la sua durata e il processo di conferma, nel contratto di lavoro. Ricorda, i dipendenti in prova hanno gli stessi diritti dei dipendenti confermati, e non puoi licenziarli senza un motivo valido.

Orari di lavoro & straordinari

Le ore di lavoro standard in Malaysia sono limitate a 45 ore settimanali e 8 ore giornaliere. Qualsiasi lavoro svolto oltre queste ore è considerato straordinario. La legge stabilisce anche che un dipendente non dovrebbe lavorare più di cinque ore consecutive senza almeno una pausa di 30 minuti.

Gli straordinari devono essere retribuiti a una tariffa superiore. Ecco una semplice ripartizione delle tariffe minime di pagamento per gli straordinari:

C'è un limite sugli straordinari, che è fissato a 104 ore al mese. Questo aiuta a tutelare il benessere dei dipendenti.

Festività pubbliche & regionali

I tuoi dipendenti in Malaysia hanno diritto alle festività pubbliche retribuite. Il paese celebra un mix di festività nazionali e specifiche di stato. È importante conoscere quali festività si applicano ai tuoi dipendenti in base alla loro ubicazione.

Ecco le festività pubbliche nazionali per il 2025:

• Capodanno: 1 gennaio
• Capodanno cinese: 29 e 30 gennaio
• Hari Raya Aidilfitri: 31 marzo e 1 aprile
• Festa del lavoro: 1 maggio
• Giornata Wesak: 12 maggio
• Compleanno del Yang di-Pertuan Agong: 2 giugno
• Hari Raya Haji: 7 giugno
• Islamic New Year: 27 giugno
• Merdeka Day (Festa dell’indipendenza): 31 agosto
• Commemorazione del Profeta Muhammad (Maulidur Rasul): 5 settembre
• Giornata della Malaysia: 16 settembre
• Deepavali: 20 ottobre (eccetto Sarawak)
• Natale: 25 dicembre

Oltre a queste, ci sono varie festività di stato, come i compleanni dei sovrani statali, di cui devi tener conto.

Assunzione di contractors in Malaysia

È possibile assumere contractors indipendenti in Malaysia, ma ci sono rischi associati di cui le aziende straniere dovrebbero essere consapevoli. Questi rischi sono la mal classificazione dei lavoratori, obblighi fiscali, restrizioni sull’immigrazione (contractors stranieri) e restrizioni sul controllo operativo.

Ai sensi dell’Employment Act del 1955, un contractor è una persona indipendente che non ha impegni a lungo termine con un solo datore di lavoro. Lavora in modo autonomo, gestisce il proprio lavoro, paga le proprie tasse e fornisce i propri benefits. Deve anche gestire le proprie ore di lavoro, fornire le proprie attrezzature e fatturare alla tua azienda i servizi svolti.

Il mancato rispetto di queste condizioni può portare a mal classificazione dei lavoratori. In tal caso, potresti essere responsabile di pagamenti arretrati, salari, contributi statutari e benefits al lavoratore.

Le implicazioni sono ancora più complesse per le aziende straniere e includono costi non gestiti, problemi di proprietà intellettuale e rischi reputazionali. Con un Employer of Record, le possibilità di mitigare questi rischi sono molto maggiori rispetto a gestirli da soli. Possono assumere contractors e gestire le sfide amministrative e di conformità, mentre tu puoi stabilire un budget fisso per il lavoro del contractor e mantenere le linee di comunicazione tra la tua azienda e il loro lavoro molto ben definite.

In Malaysia, la retribuzione del tuo dipendente è più di semplicemente il suo salario base. Include una varietà di componenti che devi gestire correttamente per rimanere conforme alle normative. Pensalo come un pacchetto che comprende il loro pagamento regolare, eventuali indennità aggiuntive e altri benefici. Sei responsabile di calcolare con precisione la retribuzione, fare le detrazioni corrette e assicurarti di pagare i tuoi dipendenti puntualmente.

Cicli di paga & struttura salariale

Il ciclo di paga più comune in Malaysia è mensile. Dovresti pagare i tuoi dipendenti entro il 7° giorno del mese successivo. Sebbene il pagamento mensile sia standard, alcune industrie, specialmente quelle con lavoratori orari, potrebbero usare cicli settimanali o bisettimanali.

La retribuzione totale di un dipendente è tipicamente composta da alcune voci chiave:

• Salario di Base: Questo è l'importo fisso su cui concordi nel contratto di lavoro.
• Indennità: Potresti offrire pagamenti extra per cose come trasporto, alloggio o pasti. La maggior parte di queste sono imponibili.
• Bonus: Bonus di prestazione e bonus di fine anno sono anche comuni.

Straordinari & minimi

La Employment Act del 1955 disciplina molti aspetti dell'occupazione in Malaysia. Da febbraio 2025, il salario minimo è MYR 1.700 al mese. Questo si applica a tutti i datori di lavoro, compresi quelli con meno di cinque dipendenti.

Le ore di lavoro normali sono tipicamente 8 ore al giorno e 45 ore alla settimana. Se i tuoi dipendenti lavorano più di questo, devi pagare loro gli straordinari. La tariffa degli straordinari è solitamente 1,5 o 2 volte la loro tariffa oraria.

Tasse e contribuzioni del datore di lavoro

Come datore di lavoro in Malaysia, devi effettuare diverse contribuzioni per i tuoi dipendenti. Sei obbligato a registrarti presso il Employees Provident Fund (EPF), l’Organizzazione di Sicurezza Sociale (SOCSO) e l’Inland Revenue Board of Malaysia (LHDN).

Ecco una ripartizione delle tue contribuzioni:

Tasse e detrazioni del dipendente

Sei anche responsabile di detrarre alcune somme dagli stipendi dei tuoi dipendenti. Questo include i loro contributi ai fondi di sicurezza sociale e le imposte sul reddito.

Ecco cosa detrai dal pagamento dei tuoi dipendenti:

In Malesia, benefici e congedi sono semplici e incentrati sul benessere dei dipendenti. La legge fornisce una solida base di congedi obbligatori e protezioni. Molte aziende poi si costruiscono su questo con benefici aggiuntivi per attrarre e mantenere grandi persone. Pensalo come un sistema a due livelli: ciò che è richiesto dalla legge e ciò che le aziende offrono per distinguersi.

Congedo statutario

The Employment Act of 1955 è la principale normativa che stabilisce gli standard minimi per il congedo dei dipendenti in Malesia. Queste regole si applicano a tutti i dipendenti che hanno un contratto con un datore di lavoro.

Ecco uno sguardo ai congedi che devi fornire:

• Congedo Annuale I membri del tuo team hanno diritto a un congedo annuale retribuito basato sulla durata del loro impiego. La quantità di congedo aumenta con gli anni di servizio.

  • Meno di 2 anni di servizio: 8 giorni
  • Da 2 a 5 anni di servizio: 12 giorni
  • Oltre 5 anni di servizio: 16 giorni

• Congedo per Malattia I dipendenti possono prendere un congedo per malattia retribuito quando sono malati. Il numero di giorni dipende dalla loro durata di servizio.

  • Meno di 2 anni di servizio: 14 giorni
  • Da 2 a 5 anni di servizio: 18 giorni
  • Oltre 5 anni di servizio: 22 giorni
  • Se è necessaria l'ospedalizzazione, i dipendenti ottengono altri 60 giorni di congedo all'anno.

• Congedo di Maternità Le dipendenti femmine hanno diritto a 98 giorni consecutivi di congedo di maternità retribuito.

• Congedo di Paternità I dipendenti maschi sposati ricevono 7 giorni consecutivi di congedo di paternità retribuito.

Festività pubbliche e festività regionali

In Malesia, i dipendenti hanno diritto a un minimo di 11 festività pubbliche retribuite in un anno solare. Cinque di queste sono festività nazionali obbligatorie. Le restanti sei possono essere scelte dal datore di lavoro da una lista di festività gazettate. Alcune festività sono osservate a livello nazionale, mentre altre sono specifiche di alcuni stati.

Benefici supplementari tipici

Per attrarre e mantenere talenti, molte aziende in Malesia offrono benefici che vanno oltre i requisiti legali. Ecco un confronto tra ciò che è richiesto dalla legge (statutario) e ciò che le aziende spesso offrono come vantaggi aggiuntivi (non statutario).

Come un EOR può aiutare a impostare i benefici

Senza la comprensione dei benefici statutari della Malesia e delle normative sul lavoro, è difficile per le aziende straniere strutturare un pacchetto salariale competitivo. Collaborare con un EOR in Malesia ti dà accesso a un team di esperti che comprendono cosa funziona nel mercato del lavoro malesiano. Possono aiutare come segue:

• Assicurare la Conformità Rendiamo sicuro che il tuo pacchetto di benefici soddisfi tutti i requisiti delle leggi sul lavoro malezien. Questo include tutto, dal congedo statutario ai contributi di sicurezza sociale.
• Offrire Pacchetti Competitivi Forniamo approfondimenti sulle aspettative del mercato locale. Questo ti aiuta a offrire benefici supplementari (come benefici sanitari e di pensione) che attraggono i migliori talenti in Malesia.
• Gestire l'Amministrazione Gestiamo le attività quotidiane di amministrazione dei benefici. Questo include l'iscrizione dei dipendenti, la gestione delle richieste di congedo e l'elaborazione delle richieste di rimborso.
• Semplificare la Stipendia Gestiamo la paga, assicurandoci che tutti i contributi e le detrazioni per i benefici siano calcolati correttamente e pagati puntualmente.

Utilizzare un EOR ti permette di concentrarti sui tuoi obiettivi aziendali. Puoi essere sicuro che il tuo team in Malesia è ben curato e che sei pienamente conforme alle leggi locali.

Quando un dipendente lascia la vostra azienda in Malesia, è necessario seguire un processo strutturato chiamato terminazione e offboarding. Questo garantisce che l'uscita venga gestita in modo professionale e legale. Il processo riguarda tutto, dalla comunicazione corretta del preavviso alla gestione del pagamento finale. La legge malese, principalmente l'Employment Act 1955, stabilisce le regole per assicurare che il processo sia equo per tutti. Un buon offboarding aiuta a mantenere un buon rapporto con il dipendente in partenza e protegge la vostra azienda.

Periodi di preavviso

È necessario fornire ai dipendenti un preavviso scritto prima della fine del rapporto di lavoro. La durata del preavviso dipende generalmente dalla durata del servizio del dipendente presso di voi. Se nel contratto di lavoro è specificato un periodo di preavviso, bisogna rispettarlo. In mancanza, l'Employment Act 1955 prevede questi minimi:

• Meno di 2 anni di servizio: 4 settimane di preavviso.
• Da 2 a 5 anni di servizio: 6 settimane di preavviso.
• 5 o più anni di servizio: 8 settimane di preavviso.

È inoltre possibile optare per il pagamento in sostituzione del preavviso. Ciò significa che si paga al dipendente lo stipendio relativo al periodo di preavviso, e il dipendente può lasciare immediatamente.

Indennità di fine rapporto

In Malesia, i dipendenti possono avere diritto a un'indennità di fine rapporto, soprattutto in casi di ridondanza o chiusura dell’attività. La cifra si basa sulla durata del servizio:

• Meno di 2 anni di servizio: 10 giorni di salario per ogni anno di servizio.
• Da 2 a 5 anni di servizio: 15 giorni di salario per ogni anno di servizio.
• 5 o più anni di servizio: 20 giorni di salario per ogni anno di servizio.

I dipendenti licenziati per misconduct, che si dimettono volontariamente o vanno in pensione non hanno diritto all’indennità di fine rapporto.

Come Rivermate gestisce uscite conformi

Quando collabori con noi, non devi affrontare da solo le complessità della legge occupazionale malese. Gestiamo l'intero processo di offboarding per garantire che tutto sia conforme e senza intoppi.

Ecco come aiutiamo:

• Controllo di conformità: Verifichiamo che ogni fase del processo di terminazione segua le ultime leggi e regolamenti malesi.
• Documentazione: Gestiamo tutta la documentazione necessaria, dal preavviso di licenziamento al calcolo del pagamento finale.
• Comunicazione chiara: Ti aiutiamo a comunicare in modo chiaro con il dipendente in partenza per evitare fraintendimenti.
• Pagamento finale: Assicuriamo che lo stipendio finale del dipendente, comprensivo di eventuali indennità di fine rapporto e ferie non utilizzate, venga calcolato correttamente e pagato puntualmente.

Navigare nel sistema di visti e permessi di lavoro della Malesia è semplice quando si comprendono i requisiti. Per chiunque voglia lavorare nel paese, ottenere il pass giusto è il primo passo. Il tuo datore di lavoro si occuperà generalmente della procedura di richiesta, poiché hai bisogno di un'offerta di lavoro prima di poter richiedere un permesso di lavoro. Il visto di lavoro principale è il Employment Pass, ma ci sono altri permessi per diversi tipi di lavoro.

Visti di lavoro & realtà sulla sponsorizzazione

Un Employer of Record (EOR) può essere il tuo datore di lavoro legale in Malesia e sponsorizzare il tuo visto di lavoro. Questa è una soluzione pratica se la tua azienda non ha una entità legale nel paese. Un EOR gestisce la richiesta del tuo permesso di lavoro, insieme alla gestione della busta paga e ad altri requisiti legali.

Tuttavia, ci sono alcune realtà da tenere a mente:

• Gli EOR hanno limitazioni. Non tutte le aziende in Malesia possono assumere lavoratori stranieri. La capacità di sponsorizzare un visto dipende da fattori come la situazione finanziaria dell'azienda e il settore industriale. Ciò significa che la capacità di uno EOR di sponsorizzarti è legata alla propria registrazione aziendale e alle eventuali quote governative.
• L’Employment Pass è il percorso principale. Per lavori a lungo termine e specializzati, l’Employment Pass (EP) è il visto più comune. È suddiviso in categorie in base alla tua retribuzione mensile.
• Hai bisogno delle qualifiche giuste. Per essere idoneo a un EP, di solito ti serve una laurea universitaria e un'esperienza lavorativa pertinente.

Ecco una semplice suddivisione dei pass più comuni:

Conformità ai viaggi d’affari

Se visiterai la Malesia per attività di affari a breve termine, devi seguire le regole per rimanere conforme. Non puoi lavorare con un visto turistico normale.

Per incarichi professionali a breve termine, il Professional Visit Pass (PVP) è la scelta corretta. Pensalo come un pass per competenze temporanee. Ti servirebbe un PVP se:

• Offri servizi specializzati.
• Svolgi formazione per un'azienda locale.
• Partecipi a riunioni di lavoro.

La cosa più importante da ricordare sul PVP è che resti dipendente dalla tua azienda all’estero. L’azienda malese agisce come sponsor del pass. Il PVP è generalmente valido fino a 12 mesi ed è pensato per incarichi temporanei, non per un impiego a lungo termine.