Cessazione in Malesia

Gestire le cessazioni di rapporto di lavoro in Malesia richiede un'attenta osservanza delle leggi locali sul lavoro, principalmente regolamentate dall'Employment Act 1955 (come modificato) e dai principi stabiliti attraverso la giurisprudenza della Industrial Court. I datori di lavoro devono navigare tra requisiti specifici riguardanti i periodi di preavviso, le motivazioni per la cessazione, l'equità procedurale e le eventuali indennità di fine rapporto per garantire la conformità e mitigare il rischio di contestazioni legali. Comprendere queste normative è fondamentale per qualsiasi azienda che operi o impieghi personale in Malesia.

Gestire correttamente il processo di cessazione non è solo una necessità legale, ma influisce anche sulle relazioni con i dipendenti e sulla reputazione dell'azienda. I datori di lavoro devono assicurarsi che ogni cessazione avvenga per giusta causa e con il dovuto procedimento, offrendo chiarezza e equità al dipendente interessato rispettando gli obblighi statutari.

Requisiti sui Periodi di Preavviso

Il periodo di preavviso minimo richiesto per la cessazione di un contratto di lavoro in Malesia è stabilito dall'Employment Act 1955, in base alla durata del servizio del dipendente. Questo si applica a meno che il contratto di lavoro non specifichi un periodo di preavviso più lungo, nel qual caso prevale il periodo contrattuale. Ciascuna delle parti (datore di lavoro o dipendente) può terminare il contratto fornendo il preavviso richiesto o pagando un'indennità in luogo del preavviso equivalente alla retribuzione per il periodo di preavviso.

I periodi di preavviso minimi statutari sono i seguenti:

Durata del servizio (con l'attuale datore di lavoro)	Periodo di preavviso minimo
Meno di 2 anni	4 settimane
2 anni ma meno di 5 anni	6 settimane
5 anni o più	8 settimane

È importante notare che il contratto di lavoro può specificare periodi di preavviso più lunghi di questi minimi statutari. In tali casi, si deve rispettare il periodo contrattuale più lungo. Il pagamento in luogo del preavviso deve essere calcolato sulla base della retribuzione lorda del dipendente per il periodo di preavviso.

Calcolo e Diritti sull'Indennità di Fine Rapporto

L'indennità di fine rapporto, spesso chiamata anche benefici di cessazione e licenziamento, è generalmente pagabile ai dipendenti idonei i cui contratti vengono terminati in determinate circostanze, come ridondanza o chiusura aziendale. I dipendenti licenziati per cattiva condotta o che si dimettono di solito non hanno diritto all'indennità di fine rapporto statutaria. L'idoneità e il calcolo sono principalmente regolamentati dal Employment (Termination and Lay-Off Benefits) Regulations 1980.

Le tariffe minime per i benefici di cessazione sono basate sulla durata del servizio del dipendente:

Durata del servizio (con l'attuale datore di lavoro)	Tasso minimo di indennità di fine rapporto
Meno di 2 anni	10 giorni di retribuzione per ogni anno di servizio
2 anni ma meno di 5 anni	15 giorni di retribuzione per ogni anno di servizio
5 anni o più	20 giorni di retribuzione per ogni anno di servizio

• Base di calcolo: I "giorni di retribuzione" sono generalmente calcolati sulla base della retribuzione giornaliera media del dipendente nei 12 mesi precedenti la cessazione.
• Calcolo pro-rata: I benefici per anni incompleti di servizio sono calcolati su base pro-rata, arrotondando al mese più vicino.
• Applicabilità: Questi benefici sono generalmente applicabili ai dipendenti coperti dall'Employment Act 1955 (coloro che guadagnano sotto una certa soglia o impegnati in lavori manuali). Tuttavia, i contratti di lavoro o accordi collettivi possono prevedere benefici più generosi applicabili ad altre categorie di dipendenti.

L'indennità di fine rapporto rappresenta un costo significativo durante esercizi di ridondanza e deve essere calcolata e pagata correttamente per evitare controversie.

Motivi di Cessazione Con e Senza Causa

La cessazione del rapporto di lavoro da parte del datore di lavoro può essere generalmente categorizzata in base alla presenza di "giusta causa o scusa".

• Cessazione Con Causa: Si verifica quando un datore di lavoro termina un dipendente per motivi legati alla condotta o alle performance del dipendente.

  • Cattiva condotta: Gravi violazioni delle regole aziendali, politiche o termini di impiego (ad esempio disonestà, insubordinazione, molestia).
  • Performance scadente: Fallimento costante nel rispettare gli standard di performance richiesti nonostante siano stati forniti avvertimenti e opportunità di miglioramento.
  • Incapacità medica: Incapacità di svolgere le mansioni a causa di malattia o infortunio prolungato, soggetta a requisiti legali specifici. La cessazione con causa richiede che il datore di lavoro dimostri la motivazione del licenziamento e che sia stato seguito un procedimento equo.

• Cessazione Senza Causa: Si riferisce generalmente a una cessazione per esigenze operative legittime del datore di lavoro, non imputabili al dipendente.

  • Redundancy: Il datore di lavoro non necessita più della posizione del dipendente a causa di ristrutturazioni, ridimensionamenti, automazione o chiusura dell’attività. La ridondanza deve essere genuina e non un licenziamento mascherato.
  • Chiusura dell’azienda: L’attività cessa le operazioni. In caso di ridondanza, i datori di lavoro devono seguire criteri di selezione equi e fornire preavviso e, eventualmente, indennità di licenziamento come richiesto dalla legge o dal contratto.

La cessazione di un dipendente senza giusta causa o scusa, o senza aver seguito la procedura corretta, può portare a una richiesta di licenziamento ingiustificato.

Requisiti Procedurali per una Cessazione Legale

Indipendentemente dai motivi di cessazione, i datori di lavoro devono rispettare l’equità procedurale per garantire che il licenziamento sia legittimo. La mancata osservanza del dovuto procedimento è un errore comune che può portare a richieste di licenziamento ingiustificato.

I passaggi procedurali chiave, in particolare per la cessazione con causa (cattiva condotta o performance scadente), spesso includono:

1. Indagine: Condurre un’indagine approfondita e imparziale sulla presunta cattiva condotta o sui problemi di performance. Raccogliere prove e intervistare le parti rilevanti.
2. Lettera di Show Cause: Inviare una lettera al dipendente che espliciti chiaramente le accuse o i problemi di performance, le clausole specifiche del contratto o della politica violate, e offrire al dipendente l’opportunità di spiegare la propria condotta o performance entro un termine stabilito.
3. Risposta del Dipendente: Considerare la spiegazione scritta o verbale del dipendente.
4. Inchiesta Interna (Opzionale ma Raccomandata per Cattiva Condotta): Per accuse di cattiva condotta grave, è altamente consigliato tenere un’inchiesta interna (una riunione formale interna). Questo permette al dipendente di presentare il proprio caso, chiamare testimoni e controinterrogare i testimoni aziendali davanti a una commissione. Sebbene non sia strettamente obbligatorio ai sensi dell’Employment Act, la Industrial Court spesso considera sfavorevolmente l’assenza di un’inchiesta interna nei casi di cattiva condotta.
5. Decisione: Sulla base dell’indagine e della risposta del dipendente (e dell’inchiesta interna, se svolta), il datore di lavoro prende una decisione sull’azione appropriata, che può includere il licenziamento.
6. Lettera di Licenziamento: Se si decide per il licenziamento, inviare una lettera chiara che espliciti il motivo, la data effettiva, e i dettagli relativi al preavviso (o pagamento in luogo) e ad altri diritti finali (ad esempio stipendio residuo, paga per ferie).
7. Pagamento Finale: Assicurarsi che tutti i pagamenti finali, inclusi stipendio fino alla data di cessazione, pagamento in luogo del preavviso (se applicabile), ferie maturate e indennità di fine rapporto (se applicabile), siano calcolati e pagati prontamente.

Per la ridondanza, la procedura prevede l’identificazione dei ruoli ridondanti, l’applicazione di criteri di selezione equi e obiettivi (spesso chiamati LIFO - Last In, First Out, anche se altri criteri possono essere usati se giustificati), la fornitura di preavviso e il pagamento delle indennità di licenziamento.

Mantenere una documentazione dettagliata durante tutto il processo è fondamentale. Ciò include note di indagine, lettere di show cause, risposte dei dipendenti, verbali di riunioni o inchieste e la lettera finale di cessazione.

Protezioni dei Dipendenti contro il Licenziamento Ingiustificato

I dipendenti in Malesia sono protetti contro il licenziamento ingiusto. La Sezione 20 dell’Industrial Relations Act 1967 consente a un dipendente che ritiene di essere stato licenziato senza giusta causa o scusa di presentare rappresentazioni al Director General of Industrial Relations.

Gli aspetti chiave di questa protezione includono:

• Conciliazione: Il Dipartimento delle Relazioni Industriali tenterà prima di risolvere la disputa tramite conciliazione tra datore di lavoro e dipendente.
• Rinvio alla Industrial Court: Se la conciliazione fallisce, il caso può essere rinviato alla Industrial Court.
• Onere della Prova: In sede di Industrial Court, l’onere della prova ricade sul datore di lavoro che deve dimostrare che il licenziamento è stato per giusta causa o scusa e che è stato seguito il dovuto procedimento.
• Rimedi: Se l’Industrial Court ritiene che il licenziamento sia ingiustificato, può ordinare il reintegro del dipendente nella sua posizione precedente o concedere un risarcimento monetario in luogo del reintegro. Il risarcimento include tipicamente salari arretrati (limitati a un certo periodo, di solito 24 mesi) e indennità di fine rapporto (se applicabile).

Gli errori comuni che portano a richieste di licenziamento ingiustificato includono prove insufficienti di cattiva condotta o performance scadente, mancata possibilità di ascolto del dipendente (mancanza di dovuto procedimento), uso della ridondanza come pretesto per licenziare un dipendente indesiderato, e mancata osservanza delle procedure disciplinari interne o dei requisiti statutari. I datori di lavoro devono affrontare il licenziamento con diligenza e garantire che tutti i requisiti legali e procedurali siano rispettati.