Pourquoi vous devriez externaliser la paie pour votre petite entreprise

Traiter la paie est l'une de ces tâches. Bien qu'elle soit considérée comme une tâche relativement simple et straightforward, la gestion de la paie peut représenter une énorme charge pour votre entreprise, surtout lorsque une stratégie efficace pour gérer cela n'est pas en place.

Vos employés s’attendent également à ce que leur soient fournis leur salaire, leurs avantages et autres formes de soutien aussi puntuellement et efficacement que possible. Ces raisons expliquent principalement le nombre important de obstacles logistiques et de formalités administratives qui accompagnent le traitement de la paie.

Une question qu’un propriétaire d'entreprise se pose lors du lancement de son activité est de savoir s'il doit externaliser la paie ou la gérer en interne. Externaliser la paie soulage énormément vos épaules mais augmente aussi vos coûts. Alors, que faut-il considérer avant de décider d’externaliser la paie ?

Qu'est-ce que la paie ?

Avant de faire la distinction entre la paie en interne et la paie externalisée, et d’analyser quelle option vous convient le mieux, il est d’abord nécessaire de comprendre en détail ce qu’est la paie.

La paie est simplement une liste d’employés à qui une entreprise doit des salaires, des rémunérations ou des bonus. La gestion de la paie peut être effectuée hebdomadairement, bimensuellement, ou mensuellement, selon ce que l'entreprise juge le plus efficace pour ses opérations. Les salaires dus sont souvent calculés par le département de paie de l'entreprise.

Il est important qu’un petit entrepreneur comprenne la paie car celle-ci est soumise aux réglementations fédérales, étatiques et locales. Le respect des lois sur la paie est non négociable pour toute entreprise. Ensuite, la paie et les taxes de paie peuvent aussi avoir un impact significatif sur le revenu net d'une société. Une entreprise peut perdre une somme considérable d’argent si la gestion de la paie est faite de manière irréfléchie. Enfin, les employés attendent également que leur employeur leur verse le montant correct au moment opportun. Des erreurs dans les déductions ou retenues, ainsi que des préoccupations concernant la ponctualité, peuvent avoir un impact substantiel sur le moral des employés.

Il y a tout simplement beaucoup en jeu dans les opérations de paie. Les entreprises devraient donc avancer prudemment lorsqu’elles décident quel système de paie utiliser.

Qu'est-ce que la paie externalisée ?

L'externalisation de la paie consiste essentiellement à engager des personnes extérieures à votre organisation pour exécuter vos responsabilités liées à la paie. Lorsque vous externalisez la paie, vous payez des experts formés professionnellement pour gérer le processus de paie de votre entreprise de A à Z. Idéalement, le service de paie embauché prendra en charge toutes les tâches administratives et de conformité associées au paiement des employés.

Cependant, les responsabilités et devoirs complets du département doivent être précisés dans le Contrat de service. Cela peut également inclure la déclaration et le paiement des taxes de paie en votre nom.

Qu'est-ce que la paie en interne ?

Contrairement à la paie externalisée, la gestion de la paie en interne ne cherche pas l’aide d’organisations tierces extérieures à l'entreprise. Le département qui gère la traitement de la paie pour l’organisation est interne. En d’autres termes, le personnel chargé de réaliser les opérations de paie est considéré comme employé. Les agents de paie en interne relèvent souvent du département des ressources humaines ou du département des finances de l'entreprise.

Quels sont les avantages et inconvénients de la paie externalisée ?

Avantages

Avant d’aborder les avantages et inconvénients de l’externalisation de la paie, il est d’abord important de comprendre que ces raisons, ou toutes celles-ci, ne s’appliquent pas nécessairement à toutes les petites entreprises. Rivermate recommande néanmoins qu'une analyse minutieuse du système de paie idéal pour votre société soit effectuée.

Plus précis

Comme mentionné précédemment, il incombe aux employeurs d’assurer que la paie est effectuée correctement et ponctuellement, c’est-à-dire dans les délais. Pour la majorité des employés américains, cela représente une nécessité non seulement pour le moral des employés mais aussi pour le paiement de leurs factures.

Dans une enquête menée par l'American Payroll Association, 69 % des employés aux États-Unis déclarent que si leurs chèques de paie sont retardés d’une semaine seulement, ils ne pourraient pas payer leurs factures. Si ce problème persiste, le non-respect des délais de paiement pourrait nuire aux relations avec les employés et favoriser le turnover.

L’externalisation de la paie peut vous aider à maintenir la précision et à automatiser les opérations essentielles pour produire les bulletins de paie à temps, à chaque fois.

Garantir la conformité

L’un des principaux avantages de l’externalisation de la paie est qu’elle réduit le temps consacré à la conformité et à la gestion des risques. Votre agence de régulation du service de revenus national impose des pénalités pour impôts sur l’emploi pouvant atteindre des millions de dollars chaque année, et il est crucial que toutes les lois et règlements liés à la paie soient respectés. Lorsque vous décidez d'externaliser la paie, il est essentiel d’engager un fournisseur qui agit comme votre partenaire en conformité fiscale de la paie tout en s’engageant à réduire le risque d’amendes fiscales.

La déclaration et le paiement des taxes peuvent être gérés par une société professionnelle de paie et de ressources humaines. Une entreprise spécialisée dans ce type de conformité connaîtra également les changements dans la réglementation fiscale.

Économies de temps

Les départements RH et de paie consacrent environ 36 heures par semaine aux opérations liées à la conformité, comme suivre les propositions réglementaires et élaborer/communiquer de nouveaux règlements. De plus, 26 % des petites entreprises consacrent entre trois et cinq heures par mois au traitement manuel de la paie.

La plupart, sinon toutes, des prestataires de services de paie tiers offrent une base de données centralisée pour la paie et les informations de présence. Cela automatise et rationalise non seulement les processus de paie, mais réduit aussi le temps consacré et permet à votre service de paie supposé de se concentrer sur la stratégie et d’autres préoccupations internes.

L’externalisation de la paie vous aide à retrouver un temps crucial dans votre journée de travail. Vous serez plus productif et aurez plus de temps à consacrer à des activités plus importantes pour votre entreprise. La grosse liste de choses à faire ne vous semblera plus aussi intimidante.

Inconvénients

Comme pour les avantages évoqués ci-dessus, les inconvénients peuvent ou non s’appliquer à votre petite entreprise. Il est toujours important de consulter votre équipe de direction.

Coûts élevés

L’approche standard pour la plupart des prestataires de services de paie tiers consiste à facturer par chèque, ou en d’autres termes, par employé. Pour les plus grandes entreprises comptant des milliers d’employés, cela peut sembler une option coûteuse. Les petites entreprises, en revanche, ont généralement moins de 100 employés. Cela signifie qu’elles ont plus de chances de réaliser des économies en externalisant simplement la gestion de la paie.

Cependant, l’idée de payer et embaucher une organisation tierce pour effectuer des tâches que votre propre société aurait pu faire gratuitement reste. Vous supportez toujours des coûts importants lors de l’externalisation de la paie.

Les prestataires de services de paie facturent souvent un frais par chèque, qui varie entre 1 et 5 dollars pour chaque paye traitée.

Moins de sécurité

Pour gérer la paie, aussi bien les équipes internes que les prestataires externes ont besoin d’accéder à des informations sensibles telles que les données bancaires des employés, les plannings, etc. Envoyer ces données à un prestataire tiers peut augmenter vos risques de violation de la sécurité.

Si vous décidez d’utiliser un service de paie externalisé, assurez-vous de vérifier leurs normes de sécurité et ne travaillez qu’avec des prestataires fiables.

Responsabilité assumée par votre organisation

Si un prestataire ne paye pas les taxes de l’organisation dans les délais ou de manière appropriée, l’organisation reste responsable de ces taxes. Si vous ne les payez pas, votre société peut faire face à des amendes ou pénalités de conformité.

Heureusement, de nombreuses entreprises de gestion du travail offrent la gestion de la paie ainsi que la conformité fiscale. En tant qu’agent de déclaration, le prestataire calculera, soumettra et paiera vos taxes en votre nom.

Est-il judicieux d'externaliser la paie ?

Autant Rivermate aimerait donner une réponse définitive, cela dépend vraiment de votre société.

Il est plus judicieux d’effectuer d’abord une analyse approfondie des risques et des bénéfices de l’externalisation de la paie avant de rendre une décision. Il est crucial d’évaluer les dangers et les récompenses, ainsi que leur impact potentiel sur les processus de votre organisation.

Certains professionnels des RH, par exemple, peuvent être réticents à laisser un tiers accéder aux données propriétaires de l’entreprise pour le traitement de la paie et la déclaration fiscale. Il est donc essentiel de faire preuve de diligence et de s’informer sur les méthodes de sécurité employées par un service d’externalisation de la paie.

Cependant, de nombreux prestataires d'externalisation de la paie et des RH comprennent combien la sécurité des données est cruciale pour les entreprises. Ils utilisent des protocoles de sécurité standard de l’industrie et subissent des tests et certifications rigoureux, comme SOC 1 Type 2 audits, régulièrement pour assurer la protection des données clients.

D’ailleurs, beaucoup de sociétés d'externalisation de la paie et des RH réalisent que la sécurité des données est essentielle. Elles emploient des méthodes de sécurité standards de l’industrie et se soumettent à des tests et certifications rigoureux, comme les audits SOC 1 Type 2 de façon régulière pour garantir la sécurité des données.

Comprendre l’expertise et l’expérience qu’un fournisseur de services de paie et RH peut offrir dans cette collaboration en est un autre exemple. Nombre de ces entreprises exigent que leurs collaborateurs soient certifiés par l’American Payroll Association (APA).

Cette certification évalue et certifie la connaissance de la personne en matière de gestion de la paie. Certaines sociétés de services de paie disposent aussi d’un département spécialisé en conformité fiscale. Ces professionnels en taxes de paie gèrent tous les paiements et déclarations de taxes de votre société. Ils assistent pour les taxes fédérales, étatiques et locales afin de garantir la conformité de votre entreprise.

Rivermate recommande de répondre d’abord à ces cinq questions avant de prendre une décision concernant le système de paie que vous emploierez :

1. Si nous faisons la gestion manuelle de la paie, cela nous fait-il perdre du temps que nous pourrions consacrer à des initiatives stratégiques ?
2. Notre système de paie est-il efficace ?
3. Payons-nous les chèques de paie de nos employés dans les délais ?
4. Avons-nous des problèmes de conformité en matière de paie ?
5. Les risques liés à l’embauche d’un fournisseur tiers de gestion de la paie dépassent-ils ses avantages ?